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電子檔案歸檔管理辦法范文第1篇

關鍵詞：會計檔案 管理辦法 變革內容

中圖分類號：F233；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）11-0079-01

為規范會計檔案管理工作，統一會計檔案管理制度，財政部和國家檔案局于1984年6月1日聯合了《會計檔案管理辦法》（財預字【1984】85號）；1998年財政部下發《關于印發的通知》（財會字【1998】32號）；于1999年1月1日起施行該辦法。這對各行政事業單位及其他經濟組織會計檔案管理規范化，更好地為社會經濟地發展有依有據，起到了積極的作用。2015年12月11日，財政部和國家檔案局聯合印發了新的《會計檔案管理辦法》，并從2016年1月1日起施行。

一、新《會計檔案管理辦法》實施的意義

就高校而言，舊的《會計檔案管理辦法》已無法適應新形式的需要，主要表現在：1.各高校的會計信息已大量使用會計電算化管理，沒有明確而又統一、規范的電子會計檔案管理辦法，使電子會計檔案管理多樣化。2.各高校由于題科研經費的不斷增加，會計核算量也隨之大增。近些年會計檔案的數量逐年遞增，憑證柜、檔案盒等會計檔案的管理成本也隨之不斷增加。3.國家有關部門根據經濟迅猛發展的新形式的需要，對會計法規、法律不斷進行充實、更新、調整；原《會計檔案管理辦法》已不完全適應會計法規、法律的調整變化。

所以更新舊的會計檔案的管理辦法，適應改革的需要，出臺新的會計檔案管理辦法更是當務之急。新的《會計檔案管理辦法》的實施，肯定了電子會計檔案的法律效力。實現電子化管理；倡導綠色、低碳的電子介質存儲會計檔案，旨在推動互聯網新的經濟快速發展的形勢下，以適應改革發展的需要，優化會計檔案管理工作，使會計檔案管理工作更上一層樓。

二、新的《會計檔案管理辦法》創新及變革部分內容

1.新的《會計檔案管理辦法》，細化了會計檔案組織領導的相關規定，完善了會計檔案的概念和范圍，增加了電子會計檔案的相關規定。第八條對電子檔案管理有了新規定，是重大變革，未來電子會計憑證的歸檔，實現電子化管理。第十二條增加了對接收電子會計檔案的規定，要求單位檔案管理機構接收電子會計檔案時必須對其的準確性、安全性、完整性等進行檢測，符合要求才能接收。將電子會計檔案納入了會計檔案管理的范圍，填補了以往會計檔案管理無電子檔案的空白，增加電子檔案這部分內容，有利于推動互連網經濟的蓬勃發展。

2.新的《會計檔案管理辦法》，允許符合條件的會計檔案不再打印，沒有一味地要求所有的會計檔案都必須打印成冊。這樣做既節約了會計憑證的整理成本和管理成本，又符合國家綠色環保低碳生活的倡導。

3.新的《會計檔案管理辦法》，確立了會計檔案的法律地位，其中第三條增加了 “包括通過計算機等電子設備形成傳輸和存儲的電子會計檔案”的規定，有利于推動電子會計信息數據的挖掘和發展，為政府決策和管理提供便捷有用的會計信息。

4.新的《會計檔案管理辦法》調整了會計檔案的歸檔時間及會計檔案的保管期限。第十四條將會計檔案的保管期限調整為10年、30年兩類，第十六條對會計檔案銷毀進行了修改“形成會計檔案鑒定意見書”。完善了會計檔案的銷毀程序，增加了鑒定銷毀環節。即根據實際鑒定結果銷毀或繼續保存。到了保管期限的會計憑證，經過鑒定沒有利用價值便可銷毀；有利用價值繼續保留。十七條“會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行”。十八條增加“由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷”。銷毀程序嚴格由相關部門互相監督，疏而不漏。

5.新的《會計檔案管理辦法》進一步落實了基層單位管理會計檔案的具體職責。在第五條里增加了規定：“單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案”；第六條刪除了原來的《會計檔案管理辦法》里，會計憑證中的匯總憑證與其他會計憑證、會計賬簿中的輔助賬簿、財務報告中的“包括會計報表附表、附注及文中說明、其他財務報告。增加了半年度財務會計報告，納稅申報表與會計檔案鑒定意見書，這是對會計檔案范圍的界定。

6.新的《會計檔案管理辦法》第二十三條增加了需要移交給建設項目接受單位的憑證有關的規定，更加切合實際，易于操作；二十四條對會計檔案的交接上也增加了“特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交” 充實了會計檔案交接內容。

7.新的《會計檔案管理辦法》第二十七條，二十九條等對會計檔案有其他要求，明確了對違反本辦法規定的單位和個人由“縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門”進行處罰。明確了不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的管理也應參照本辦法。新的《會計檔案管理辦法》適用范圍很廣。

三、新的《會計檔案管理辦法》不完善之點滴

1.新的《會計檔案管理辦法》檔案的保管期限全部延后，其將會計憑證、會計賬簿及會計檔案銷毀清冊等均延期保管15年。在高校，超期保管的會計檔案，占據儲存空間太大，浪費經濟資源比較嚴重。各高校財務處的會計憑證年年遞增，學校的檔案室儲存空間很有限，只有部分的空間是儲存會計檔案的，其他檔案柜無法容放會計憑證。高校各單位按人員配置辦公室，根本沒有多余的儲存空間，存放檔案。只好放在財務處的辦公室或檔案室一部分；放不下的檔案另找存放地點。為了檔案規范化管理，年年買憑證柜、檔案盒等既增加了檔案管理的成本，因存放地點的分散，查找檔案也不太方便。所以筆者認為，只要不牽扯到未結債權債務的憑證，還是按保管期為十五年，就可銷毀。一來可以節約檔案管理成本，二來也可騰出一些存儲空間，放置新憑證，加速周轉，便于查找，提高工作效率。

電子檔案歸檔管理辦法范文第2篇

【關鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養

一、電子文件的特性

電子文件是人們在社會活動中形成,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。紙質檔案的管理工作經過長期實踐,已總結出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時產生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中,它對計算機有很強的依賴性。在當今電子文件的環境中,文件的形式特征和內容特征均發生了變化,電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要,利用辦公自動化系統對電子文件進行快速、便捷的自由組合分類。

二、電子文件的管理

首先,重視電子文件的歸檔工作。強化人們對電子文件歸檔管理的意識,各級領導應把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機構為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門為節點的檔案管理網絡體系,真正做到職責明確、上下聯動、保障有力。電子文件與紙質文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題,與紙質文件具有同等作用。不僅要加強對這方面專業知識的學習,應積極與相關技術人員和形成電子文件的部門加強聯系,提前介入,并按照歸檔的要求,開展業務指導和協調,協助制定有關制度,保證電子文件的歸檔質量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來源廣泛,形成者不僅有業務管理部門的承辦人,還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時,還要布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。

其次,加強收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎,電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質檔案。當正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求或從保留文件重要修改過程的信息來考慮時,則應對起輔助作用或正式作用的草稿文件進行收集和整理,并與其相應的紙質文件之間建立標識關系,尤其是對無紙化系統生成的電子文件應該制定嚴格的措施,必要時應在收集整理過程中制作成紙質拷貝件或制成縮微品,避免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規定》,從資料收集開始就落實到責任人,確保了電子文檔的真實性、完整性、系統性。

三、電子文件的利用

在檔案網絡化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內容的手段發生了根本變化。檔案工作人員要運用信息技術手段和新的管理辦法來實現有效的服務,按照檔案管理現代化的要求,實現文書檔案、會計檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發揮計算機的管理優勢,提高工作效率。加強檔案信息化建設,為方便快捷服務創造條件。按照國家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統一管理,建立電子檔案管理制度,實現電子檔案標準化,以便使各類文件管理系統都能和檔案管理系統通過接口緊密連接起來,以便將來電子目錄進入檔案部門后實現數據共享,逐步實現檔案信息網絡化,達到資源共享。檔案信息化是國家信息化建設的重要內容,檔案信息化可為各行業、單位提供日常工作所需的共享數據,逐步形成決策咨詢系統,對實現管理的科學化、規范化、高效化將起到重要的推動作用。

四、電子文件的保存問題

電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時間短,缺乏實際保存的驗證,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復制,以防止信息損失。建議磁盤每2年、光盤每5年復制一次并按原來編號保存。

五、電子檔案管理人員的培養

首先,重視吸納專業型的人才充實到檔案管理隊伍中來。其次,加大現有培訓力度,采取走出去和引進來的雙向方式,開展電子計算機知識、數字信息技術的強化培訓,盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現狀。最后,適時組織人員到兄弟單位參觀學習,取長補短,切實提高檔案人員的業務水平。

參考文獻

電子檔案歸檔管理辦法范文第3篇

關鍵詞:高等學校檔案管理;27號令;專項經費

中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:1009-2374(2009)21-0173-02

一、權威辦法,責權分明

2008年9月1日,教育部和國家檔案局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》,并作為中華人民共和國教育部第27號令正式下達公布(以下簡稱“27號令”)。“27號令”是在反復醞釀、廣泛征求各方面意見基礎上形成的高校檔案管理辦法。與1989年10月10日施行的《普通高等學校檔案管理辦法》(國家教育委員會第6號令,以下簡稱“6號令”)相比,“27號令”更加完善全面,并具有很強的時效性。

“27號令”第一章為總則共5條,重點闡釋了“27號令”制定出臺的目的、范圍、要求、權限和職責。具體來講,制定實施“27號令”的目的是“規范高等學校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案”;范圍主要包括高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。“27號令”同時要求,“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作,學校應當加強管理,將之納入學校整體發展規劃”。“27號令”對于權限的規定是“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作”。各有關部門的主要職責分為四條:一是貫徹執行國家的有關法律法規和方針政策,批準學校關于檔案工作的規章制度;二是促進檔案信息化建設,促進檔案工作與學校其他工作同步發展;三是建立健全相關檔案機構,落實人員編制、檔案庫房、設備及經費等;四是研究決定高校檔案工作中的問題,等等。

由此可見,5條總則,可以說是徹底地解決了教育行政部門和檔案業務部門長期以來存在的管理職責不明確的問題,不僅邁出了我國高等院校檔案管理體制改革的重要一步,而且翻開了高校檔案工作快速發展的嶄新一頁。

二、重在機構設置,力在待遇保障

“27號令”與“6號令”不同的是,將“6號令”的第二章“領導體制”和第三章“高校檔案工作人員”合并,即“27號令”的第二章“機構設置與人員配備”,共分8條,主要強調機構設置的條件職責和編制待遇。在“機構設置的條件職責”中,重點闡釋了高校檔案機構設置的條件和職責,明確了機構的性質和要求。如第六條檔案館設置的條件要同時符合三點,其一,建校歷史必須是在50年以上;其二,學校全日制在校生規模要達到1萬人以上;其三,已集中保管的檔案和資料應當不少于3萬卷(長度300延長米)。未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。第七條高校檔案機構是“保存和提供利用學校檔案的專門機構,應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施”。第八條將“任務”改換為“職責”,同時增加了這樣兩條職責:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作”和“有條件的高校檔案機構,可以申請創設愛國主義教育基地”。這是“27號令”的與時俱進的重要體現,也是學校檔案館發展的必由之路,更是檔案工作逐步得到重視的信號。在“編制待遇”中,主要強調專職檔案工作人員的配備和待遇問題,這是對“6號令”的進一步完善,摒棄了“6號令”中的含糊和缺陷。如第十二條明確規定,高校檔案專職工作人員,實行專業技術職務聘任制或者職員職級制,享受與學校教學、科研和管理人員得同等待遇。第十三條則規定了在特殊情況下,檔案工作人員的應有的待遇和保障,支出,應當對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員采取有效的防護措施,防止職業中毒事故的發生,保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇,并可以按照有關規定予以補助。這是“27號令”充分體現“以人為本”思想的關鍵之處,也是我國檔案事業逐步向國際檔案接軌的標志。

三、求全求新,旨在完善

“27號令”將“6號令”中的第五章文件材料的歸檔、移交和接收工作與第六章檔案管理合并為“檔案管理”一章,分為13條,而且把“6號令”中第五章第十八條重新整合定義列為第一條,明確要求“高等學校應當建立、健全檢查、考核與及評估制度,定期對檔案工作進行布置、檢查、總結、驗收,明確崗位職責,強化責任意識,等等。可以見出“27號令”制定的初衷和力度,這是“6號令”不能相比的。

在第二十五條中明確了“歸檔范圍”,強調“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”。其意義有二:一是拉開了檔案信息化建設的序幕;二是本著對歷史負責的原則,將“紙質檔案材料和電子檔案材料”視為同等重要的程度,彌補了“6號令”只重紙質材料,不重電子材料的弊端。其次是將“6號令”中的9類,細化為11類。在把“6號令”中第一類黨政管理類分列為黨群類和行政類兩類,同時增加了學生類。究其意義有二:一是黨政分列有利于檔案的收集與整理,并能體現兩者同等重要的意義;二是將學生類單獨列類,延伸了檔案歸檔的深度和廣度,不僅可以豐富發展學校檔案,而且可以凸顯學生檔案的歷史價值,這是對歷史、對人負責的重大改革;第三是第七章附則,第四十一條則規定了本辦法適用范圍是:各類普通高等學校和成人高等學校,說明具有很強的針對性、科學性和可操作性。

在第十七條中,“27號令”延承“6號令”第二十二條歸檔材料應當“質地優良,書繪工整,聲像清晰,符合有關規范和標準的要求”的基礎上,增加了“電子文件的歸檔要按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行” ,可見其要求的嚴厲性、執行的強制性。

第三章中的另一個特色是第二十條“關于檔案材料的保管期限“,“27號令”闡釋道:“高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》確定檔案材料的保管期限。”這樣規定的好處是,排除了異議、統一了標準,使高校的檔案保管有了明確的依據。

由此可見,作為第三章的“檔案管理”,“27號令”給我們明確了一個理念,那就是檔案管理按照“旨在完善,重在建設”的發展思路,必須做到求全求新。

四、擴大利用范圍,增強服務功能

在“檔案的利用與公布”上,“27號令”的“公布”與“6號令”的“開放”存在者明顯差異,看上去是詞匯的更換,實際是服務范圍和服務功能的轉變。“27號令”在第三十條和第三十二條闡釋道:“高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案,一般不提供原件。如有特殊需要,應當經檔案機構負責人批準。加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件,與原件具有同等效力”。“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件,用于公益目的,不得收取費用;用于個人或者商業目的的,可以按照有關規定合理收取費用。社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案,高校檔案機構應當無償和優先提供”。

概括起來,意義有四:一是強調了“加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件,與原件具有同等效力”,“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”;二是明確提出“高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件,用于公益目的的不得收取費用;用于個人或者商業目的的,可以按照有關規定合理收取費用”;三是要求高校檔案機構應充分挖掘檔案資源,“采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等),積極開展檔案宣傳工作”,以豐富大學文化和大學精神文明建設的內涵。“有條件的高校檔案機構,可以申請創設愛國主義教育基地”,更好地為高校教學、科研及師生和社會服務。這些規定,對于拓展高校檔案工作服務的嶄新領域和強化檔案工作的服務功能有著重要的作用和意義。

五、設立專項經費,走檔案管理信息化之路

第五章“條件保障”,盡管“27號令”僅有3條,但是標準很高。其特點體現在兩個方面:一是引入《檔案館建設標準》(建標103-2008),對不符合檔案事業發展需要或不符合檔案保管要求的館庫,要按照這一標準及時進行改擴建或者新建;二是要求高等學校“將高校檔案工作所需經費列入學校預算,保證檔案工作的需求”,“設立專項經費,為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。”一個要求、一個標準,簡明扼要地道出了高校檔案事業可持續發展的必由之路,即設立專項經費、走檔案管理信息化之路。只有這樣高校檔案事業才能優質、高效地發展,才能真正提高檔案工作服務于學校和社會的能力。

綜上所述,“27號令”作為最新的高等學校檔案管理辦法,不僅體現了一定的法律法規效應,而且具有超前的指導性。我們有理由相信,隨著檔案研發利用力度的日益加強和政策法規的逐步完善,高校檔案改革發展定會取得前所未有的重大突破,折射出特殊的價值和意義。

參考文獻

[1]教育部國家檔案局第27號令.高等學校檔案管理辦法.2008-08-21.

電子檔案歸檔管理辦法范文第4篇

（一）檔案收集意識弱

具體體現在以下三個方面。一是許多領導只關心企業的經濟效益，很少關心企業檔案管理工作，似乎該部門的存在，只是一種擺設，沒能充分認識到檔案工作對企業發展的作用。二是檔案管理人員由于不被重視，工作熱情不高，長此以往也逐漸淡化了檔案收集意識，只是被動坐收檔案。三是基層部門更缺乏主動收集整理歸檔的意識致使部分資料原件及關鍵資料散落丟失。

（二）歸檔文件不齊全

多年來這一問題一直嚴重制約著企業檔案收集管理質量，一些企業只關心紅頭文件，不太關心其它文件的收集如企業在日常工作中所形成的調查報告、典型材料、統計報表、公證書、合同協議等；注重了行政職能部門的相關材料，而對生產、研發過程中產生的文件資料缺乏跟蹤、指導。同時不少企業觀念陳舊僅熱忠于紙質文件的收集，對一些新型載體的檔案，如照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等的收集不夠重視、不夠熟悉，收集質量也得不到保證[1]。此外，一些重要的會議記錄如黨委會、辦公會記錄等以問題不能歸檔而留存在有關部門。值得注意的是部分科技人員從各自利益出發拒絕移交檔案，檔案私存問題較為普遍。凡此種種不勝枚舉。

（三）檔案收集范圍窄

企業檔案收集部門除了對一定范圍內的檔案進行收集外，對于以下類型的檔案還缺乏有效的收集：一是對突發事件的檔案收集，如工傷事故、自然災害損失、設備故障維修等；二是對會議檔案收集，包括各種表彰、重要會議發言、經驗總結等。三是對實物檔案的收集，如獎牌、錦旗、字畫等。四是電子檔案信息的采集，這些資料大部分仍留在各相關部門并隨時間的推移而丟失。五是新形勢下歸檔范圍也相應擴大，收集內容也在不斷變化中。

二、檔案收集工作的主要難點

（一）檔案收集工作艱巨復雜

檔案是企業經營活動的真實依據，信息資料不僅繁多，而且檔案內容要求真實、及時、完整，使得企業檔案收集工作艱巨而復雜。《企業檔案實體分類法》中將企業檔案分為黨群、行政管理、生產管理、基礎建設、職工檔案、產品及科研類等，直接涉及到企業管理的各個方面，在企業檔案資料中，一般科研項目及基建工程項目等專業性較強。因此，要做好檔案的收集工作，除了需要一批高素質的檔案管理人員之外，還需要企業的各個部門協同進行。

（二）檔案收集工作保障機制不健全

雖然企業內部建立了檔案管理的各項規章制度，但檔案工作制度依然不夠完善，還缺乏對檔案工作監督和保障。部分領導存在著“重業績、輕檔案”的錯誤思想，這對企業檔案部門進行立卷歸檔工作造成了很大的影響。

（三）檔案收集工作面臨著新挑戰

隨著計算機網絡技術的普及，企業檔案在辦公自動化的帶動下出現了大量以光盤、磁盤為存儲介質的文件，使傳統的紙質檔案逐漸被多載體并存的形式所替代。新形式下，現代化的電子文檔及檔案收集的網絡管理方式對傳統檔案收集工作帶來了新的挑戰，鑒定電子檔案的真實性、電子檔案多種多樣的保存格式、軟件的升級等問題都對企業檔案收集工作帶來了很大的困難。

（四）檔案工作管理不力

由于檔案不對企業產生直接效益，所以一些企業領導不太重視檔案工作的建設，檔案管理明顯滯后。表現在收集阻力大、部門不配合、資料不齊全等。同時許多員工也缺乏檔案知識，缺少處理相關業務的能力，不能有效收集保存有用的資料，各種資料隨意丟放無人保管，無法保證收集到完整、全面、真實的檔案資料，檔案管理工作極為被動。

三、加強企業檔案收集的措施

（一）加強“兩法”學習，開展檔案宣傳工作

企業檔案工作者應加強學習《檔案法》和《企業檔案管理辦法》。在企業領導的支持和帶領下，大力開展檔案宣傳教育工作，如舉辦《企業檔案管理辦法》的專家講座、知識競賽，經常開展檔案立卷歸檔檢查和評比工作等，結合企業的實際情況，將檔案工作服務于各個部門、各項工作中，從而有效發揮檔案存在的價值，讓企業員工了解檔案收集與管理工作的重要性必要性，自覺做到遵法守法，努力提高歸檔意識[2]。

（二）建立檔案工作保障機制，確保檔案事業健康發展

建立檔案工作保障機制，應健全檔案工作管理制度，遵循“依法治檔”的管理辦法，真正落實《企業檔案管理辦法》中提出的“把檔案收集和立卷歸檔工作納入企業的各個部門職責范圍、把檔案工作納入企業整體的發展規劃、企業在檢查、總結及驗收各項工作中，對檔案工作也要進行檢查、總結和驗收。”同時，為加強企業檔案服務，應強化行政制約措施并將檔案工作納入年終考核范圍。

（三）提高檔案管理人員素質，加強檔案工作的監督指導

加強企業檔案的監督指導能有效的保證檔案收集的完整性和全面性。檔案工作人員只有通過熟悉國家和企業關于檔案收集工作的辦法、原則、政策以及任務，及時更新知識，不斷提高自身素質、業務能力及服務水平，才能更好的監督指導企業檔案工作。同時還應充分掌握和了解對各個部門、各個階段檔案工作所存中的問題及情況，熟悉各種檔案資料的作用及價值并主動下基層耐心細致地幫助各部門檔案兼職人員提高業務水平。只有這樣，上下聯動才能促使檔案更好地服務于企業的各項工作中。

（四）加強組織領導，改進薄弱環節

要改變企業普遍存在的檔案工作管理不力的局面，企業領導必須高度重視，檔案人員也應經常與部門領導溝通、匯報并將企業檔案利用所產生的效益及時反饋給相關領導，讓他們充分認識到檔案工作的重要性和必要性，從而取得領導的支持和幫助。在此基礎上應健全高效的檔案管理網絡組織并正常行使職能，同時一定要將檔案管理制度真正落到實處。若企業管理制度形同虛設措施不能到位，檔案的管理工作也無法跟上，也就很難收集到掌握在員工個人手中的重要檔案資料[3]。尤其在遇到崗位調動、人員分流等情況下，一些重要資料往往被帶走或直接丟棄，企業將面臨重大的損失。

（五）創新檔案工作服務機制，不斷適應形勢變化需求

企業檔案收集工作是否順利，關鍵在于檔案部門提供檔案利用的服務質量以及企業關于檔案工作的相關制度保障。優質的檔案服務可促使企業內部員工對檔案的認知和熱愛，從而促進檔案收集工作的順利開展。當前計算機網絡技術、管理信息化、辦公自動化的迅速發展，使檔案收集工作在服務與創新過程中得到了技術保障。為此檔案工作人員應加強檔案信息現代化建設，努力實現檔案收集及提供服務的現代化模式，其中包括建設檔案全文數字化和建設檔案目錄數據庫，從而為企業員工查閱檔案提供更多的方便。此外，還應利用網絡平臺積極探索電子文檔的收集與歸檔集中一體化管理，以實現企業檔案的創新管理與服務。

電子檔案歸檔管理辦法范文第5篇

[關鍵詞] 電算化會計檔案；雙套制；永久共存

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）03- 0013- 03

1 雙套制是電算化會計檔案的基本管理模式

20世紀90年代以來，伴隨醫院現代化建設的發展，電子計算機技術在醫院財務管理領域廣泛滲透，雙套制替代傳統單一的紙質檔案管理，逐步成為醫院電算化會計檔案的基本管理模式。

所謂雙套制，是指“電子和紙質兩套文件雙雙歸檔，形成兩種介質的兩套檔案，并且所生成的電子文件的專用軟件必須一同歸檔”。

財政部、國家檔案局1999年1月1日頒布實施的《會計檔案管理辦法》，從制度上肯定了電算化會計檔案是雙重信息載體的特性，明確了電算化會計檔案的管理范圍不僅包括“計算機打印輸出的傳統紙質記賬憑證、會計賬簿、財務報告等專業會計核算材料”，還包括“機內會計數據、軟盤等備份的會計數據、系統開發資料和會計軟件系統 ”。

在電算化會計環境下，會計檔案存貯載體發生了巨大變化。從紙質文件到電子文件的出現，是檔案存儲方式的變革，也是檔案管理范式的轉變。電子和紙質兩種檔案在共處中既相互沖突，又相互融合。這種優勢互補，并行發展的模式，要求在推進電子檔案管理的同時，也要重視紙質檔案的管理和研究，對傳統檔案管理理念與現代管理技術進行科學整合，尋找出一條既符合時代要求，又符合科技發展特征的醫院電算化會計檔案管理之路。

2 電算化會計檔案的優勢和不足

電算化會計檔案信息的形成、歸檔、管理和利用不受時空和載體傳遞的限制，實現了資源共享。磁性介質的采用，有效避免了手工記錄中易出現的重復記錄現象，簡化了管理環節，豐富了儲存空間。

擴展了信息處理功能，實現了無紙化查閱、自動檢索、自動管理和自動計算、分析，強化了會計數據的完整性、準確性和及時性；促使會計檔案工作規范化，提高了效率；減少錯誤，提高了會計工作的質量；有利于充分發揮會計的職能，及時反映（據估計約有70%的信息來自會計部門），為醫院領導決策當好參謀助手。滿足了社會對會計檔案信息的系統性、時效性、管理模式、方法和利用等多方面的需求，體現了會計檔案發展的方向。

然而，電算化會計檔案具有易篡改、易滅失、易偽造等自然缺陷，難以鑒定原件，很難辨別經濟業務的原貌，無法保證會計信息的真實性。未經授權的人員出于私利或不正當目的，有可能復制、偽造或銷毀一些重要的會計數據而不留任何痕跡。會計信息的完整性、安全性因此受到挑戰。電子文件磁性記錄介質易破損，也使其記錄信息的可靠性難以保障。

3 紙質會計檔案的優勢和不足

在我國，自東漢蔡倫造紙，東晉桓玄頒以紙代簡令以來，紙張一直作為主要的檔案信息載體被使用。紙質檔案是會計檔案信息儲存的傳統標志。

紙張具有較強的耐久性和穩定性。紙質文件一旦形成，其紙張、字跡材料、字跡三者不但各有特性，且不易分離。

紙質檔案具有信息與載體相依附的特點，從當時使用的文件直接轉化而來，客觀記錄了以往的歷史情況。原始性是紙質檔案的根本優勢。

從法律角度講，紙質檔案的字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內容真偽易于判別，可以在法庭上作為司法鑒定的依據，能從技術及法律的角度嚴格保證會計憑證的原始性和真實性，具有無可爭議的法律效力。

現階段電子化會計資料打印成紙質文檔后，經當時當事會計人員和有關責任人員簽名，形成歸檔保存的電算化會計檔案的紙質副本。2009年1月總后衛生部頒布《軍隊醫療機構電子病歷管理辦法》，2010年3月衛生部頒布《病歷書寫基本規范》，均認可打印簽名后的紙質病歷具有手寫病歷同等法律效力。由于紙質會計檔案和紙質病歷都是紙質檔案，新版《會計檔案管理辦法》也從制度上肯定了打印后的紙質會計檔案，上述文件都可以作為打印簽名后的紙質會計檔案具有手寫文件同等法律效力的重要政策依據，使電算化會計檔案有了法規上的應用依從。

紙質檔案存在的主要問題是：信息容量小，信息記錄方式單一，檔案介質占據空間大，查找檢索不便，清點移交歸檔工作量大，裝訂成冊和流轉繁瑣不便，管理上存在“潮、蛀、火、盜”等風險。面對社會越來越高的發展要求，在信息存載和信息處理上漸顯乏力，日益滯后。

4 雙套制的主要任務是保證電算化會計檔案法證作用的實現

新版《會計檔案管理辦法》指出，“會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據”。證據即憑證。憑證作用是會計檔案的的基本價值和主要作用。

在經濟犯罪案件的查處中，常常通過對會計檔案資料的審查、核對、比較和分析，來收集涉案證據。

在司法訴訟過程中，從會計檔案中收集的能夠反映刑事訴訟案件資金及其運動過程，證明與資金有關案件事實的會計報表、會計賬簿和會計憑證所記載和反映的事實，是證明犯罪行為的有力證據，在經濟犯罪的證明中起著舉足輕重的作用。

隨著經濟的發展，不同類型經濟組織之間的經濟交往日益頻繁，經濟環境變得復雜，經濟違法犯罪和經濟糾紛問題日趨增多。在經濟案件和經濟糾紛的審理過程中，具有憑證作用的會計檔案往往成為法院審理的重點，會計檔案的法律憑證作用日益突出。

檔案的本質特征是歷史的原始記錄，注重的是原本、原稿。 在目前的法律條件下，“原件”是證據法的一個非常重要的問題。按照法律規定，只有書面形式的紙質會計檔案才有法律效力。

電算化會計檔案往往以無紙形式的電子數據作為基礎，難以對其原件進行鑒定，它的法律憑證作用難以實現。

由于電算化會計檔案的法律憑證作用難以實現，它在法庭上不可避免地要遇到證據上的法律障礙，它的合法性必然受到質疑。為了保證會計檔案的法律效力，較為妥善的辦法是把電算化會計檔案的合法性建立在傳統紙質會計檔案的基礎之上，實行兩套檔案同時歸檔保存的雙套制。通過雙套制，合理利用保存紙質檔案以及法律認可 “機打紙質會計檔案”的法律效力等同于紙質檔案的技術手段和管理方法，滿足電算化會計檔案原件形式的法律要求，保證電算化會計檔案的合法性。

雙套制盡管可以保證會計檔案法證作用的實現，但它在帶來兩種文件形態相輔相成的同時，也帶來幾乎雙倍的工作量和相關財力、物力的消耗，并且隨著時間的積累，造成醫院運營成本的不斷升高，形成醫院經營管理中的一個大問題。

談到這個問題，我們可以先拿電算化會計檔案雙套制和醫院電子病歷進行一番比較。電子病歷也叫電子病歷檔案，它也和電算化會計檔案一樣存在“原件難以鑒定”的現實問題。為了保證病歷的法律效力，醫院目前也對電子病歷實行雙套制管理，同樣也給醫院帶來運營成本不斷提高的問題。由于電子病歷在醫院使用的范圍最廣，用量最大，雙套制所帶來的紙張和計算機耗材成本數量的增大也是電算化會計檔案所無法比擬的。據測算，醫院實行電子病歷雙套制管理，給醫院所帶來的效益增長遠遠快于成本的上升。總體來看，電算化會計檔案雙套制的成本消耗比起電子病歷要小得多。而且，雙套制保障會計檔案的法律效力，會給醫院帶來良好的社會效益，也有助于提高醫院的經濟效益，其正面效果明顯超過了負面效應。

5 會計憑證是醫院電算化會計檔案雙套制永久化的決定因素

會計檔案包括會計賬簿、會計報表和會計憑證，都是會計檔案核算過程中形成的歷史記錄，分為原始和記賬兩種憑證。原始憑證是記賬憑證的基礎，記賬憑證是對原始憑證內容的概括和說明。

原始憑證的內容具有不可更改性和真實性。《中華人民共和國會計法》規定：“原始憑證記載的各項內容均不得涂改。記賬憑證應根據經過審核的原始憑證及有關資料編制”。

原始憑證不需要借助其他任何材料就能直接說明問題，在法律上具有無可爭辯的證明效力，是確鑿的“證明證書”。

原始憑證具有特殊的歸檔保管規則，它要求其原件必須作為記賬憑證的“附件”，脫機粘貼在記賬憑證的后面并注明張數。打印好的記賬憑證及其所附的原始憑證原件，必須按照編號順序裝訂成合格的會計檔案，并加具封面，由裝訂人在裝訂線處蓋章后一并歸檔保存。

這種情況同其他紙質檔案是明顯然不同的。其他紙質檔案在是否需要輸入的問題上是不受任何限制的，并且在其內容輸入計算機成為電子文檔之后，如果電子檔案已經采用可靠技術手段解決了電子檔案符合法律、法規要求的原件形式問題，達到2005年4月1日頒布的《中華人民共和國電子簽名法》第二條有關數據電文書面形式的要求，就可以將其內容直接在機內存檔和使用，不再需要打印出紙質副本。這樣，紙質檔案便會被徹底淘汰。

由上可知，一方面，兩種會計憑證之間互為條件的特殊關系，要求它們必須不可分離地一塊歸檔保存；另一方面按照原始憑證特殊的保管規則，它必須以 “粘貼于機打記賬憑證之后”的方式脫機存在，從而導致原始憑證即紙質檔案既沒有必要，也絕無可能被電子檔案所取代。由于原始憑證即紙質檔案得以永久保存，以同時保存兩套檔案為特征的雙套制因而也會永久存在。在這里，檔案界關于一般電子檔案雙套制都有 “過渡”性質的共識，即雙套制僅僅存在于“電子檔案自身的缺陷被徹底解決之前”的觀點被顛覆了！

兩種檔案永久共存既是電算化會計檔案雙套制的重要特點，也是電算化會計檔案同其他電子檔案的重要區別。

6 討 論

電算化會計檔案代表了會計檔案現代化的發展方向。但是，它的合法性因其原始性難以鑒定而受到質疑。實行雙套制，將紙質檔案和電子檔案同時歸檔保存，正是為了滿足它的合法性要求。從這個意義上看，雙套制是電算化會計檔案長期發展過程中必須經歷的過渡階段。在尚未找到解決電子檔案自身缺陷的解決辦法之前，雙套制始終是一種“較為穩妥的變通辦法”。

由于原始性決定檔案的憑證作用，具有原始性的紙質檔案可以在當前經濟犯罪案件和經濟糾紛處于上升勢頭的復雜形勢下，保證檔案法證作用的實現，維護權益人和醫療機構的合法權益。發展尚不成熟的電算化會計檔案，顯然不符合形勢發展的要求。這一點正是實行電算化會計檔案雙套制的關鍵理由。

電算化會計檔案是決定雙套制過渡期長短的主要矛盾。由于電算化會計檔案存在著自然缺陷，從根本上制約了雙套制的總體發展過程。就是說，如果電算化會計檔案自身的缺陷得到了解決，其合法性也會隨之解決，雙套制也就失去了存在的必要性；否則，電算化會計檔案的合法性必須繼續建立在紙質檔案的基礎之上，雙套制仍有其存在的合理性和必要性。

在電算化會計檔案條件下，永久保留的兩種檔案雖然各具優勢，相互沖突。但他們之間的矛盾不是采取不可調和的“一方克服另一方”，或“同歸于盡”的激烈解決形式，而是創造出一種“相互融合，永久共存，優勢互補，并行發展”的和諧新形式。這種形式是由會計憑證之間所存在的特殊關系和原始憑證的特殊歸檔保存規則所決定的。可以說，會計憑證對電算化會計檔案雙套制的整體發展過程產生了深遠的影響，不僅對雙套制本身，對和雙套制有關的檔案意識、管理理念、管理模式和管理方法等都產生了根本的影響。

雙套制的核心要處理好電子和紙質兩種會計檔案的接軌問題，讓兩種載體相互配套，并軌運行，實現其理想動作境界，避免出現兩者機械相加的現象，使內部管理達到真正相融。為此，必須做好兩者銜接工作，處理好技術的融合發展、檔案管理改革、人才培養方向、思想觀念更新等諸多矛盾，“在技術手段保證，安全性尚不完備的條件下，通過把電子化內容打印出紙張并手工簽字的做法，能夠很好地解決現階段電子檔案與紙質檔案有接軌問題”。

針對電算化會計檔案需要永久性實行雙套制的特點，提出如下對策和建議：

一要高度重視醫院會計檔案工作人員的選用與培養。把掌握現代化計算機技術、傳統紙質檔案管理技術和潛在創新意識及能力的復合型人才作為今后人才培養的主要方向。既要依靠檔案立卷工作的骨干，也要補充具備計算機、財會、檔案管理等學歷背景的專業技術人才。加強會計檔案人員的繼續教育，提高他們掌握和運用現代信息技術和傳統紙質檔案管理技術的意識和技能，逐步滿足雙套制模式下現代醫院檔案工作的發展需要。

二要努力提高檔案人員的職業道德水準，建立科學的績效考核制度，強化各項規章制度，嚴格防止惡意修改軟件程序、篡改數據、非法取得口令等不良行為的發生。

三要強化電算化會計系統網絡環境的管理維護工作，保障電算化網絡環境的安全運行，保證電子載體物理上安全，電子檔案內容邏輯上準確，使兩種檔案發揮同等社會效益。

四要做好電算化會計檔案的收集、管理、保存、整理和利用工作，建立嚴格的借用制度、定期備份制度和分權限調用制度等，保證會計檔案的安全，減少人為修正的可能。

五要建立和加強電子文件管理制度，逐步實現電算化會計檔案管理的標準化和制度化，推進檔案工作現代化的步伐。

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