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電子檔案信息范文第1篇

關鍵詞：檔案信息 電子化現狀必要性

前言：檔案信息電子化就是用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案信息電子化對檔案管理的影響是深遠的，也是檔案發展的必然結果。

1.檔案信息電子化的現狀

我國檔案管理應用信息電子化得時間不是很久，在應用上仍存在著很多問題。

1.1 軟件缺少通用性

在全國各大檔案管理部門，使用的辦公設備的型號完全是根據自己的喜好而配置的，缺乏統一性，形成一種檔案管理各自為政的局面，所開發的軟件也只適合一定的范圍，缺乏通用性，這位管理帶來了不便，而且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，因此，電腦將無法完成信息的管理，著嚴重阻礙了信息電子化的進程和發展。

1.2 無法實現檔案信息資源共享

我國的檔案管理部至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，我國現有的電子信息規范性、開發性、服務性、共享性較差，無法到達用戶的共享要求以及同行業之間的共享。

1.3 基礎工作的標準化、規范化有待提高

要想實現檔案信息管理電子化，檔案信息管理的基礎工作必須達到一定的規范和標準，但由于社會、經濟、技術等多種原因，我國檔案信息管理自動化工作尚無統一標準，都是各自的系統適應各自的工作或者適應某一個專業，無法全面的實施、推廣。

1.4 管理方法意識有待提高

部分檔案管理人員在檔案的收集整理上仍按照最初的方式，這無法適應檔案信息電子化的發展要求。

1.5 管理人員的素質仍需提高

檔案信息電子化仍需要專業的人去管理，只有專業素質的人才才能實現電子信息化，因此，檔案信息管理人員要求有較高的專業素質以及對計算機知識達到一定的水平，從我國目前的電子信息化發展來看，需要的是專業型的復合知識人才，實現真正的檔案信息電子化。

2.檔案信息電子化的發展

隨著電子信息不斷的進入各個行業的管理，現在的辦公都是無紙化辦公，這算是辦公的最大變革，這對檔案管理是一個沖擊，檔案從紙質閱讀到現在的機讀文件是一個很大的進步。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。眾多檔案利用者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

3.檔案信息電子化出現的必然性

3.1 檔案信息電子化將提高信息的利用率

檔案管理部門是為社會上需要信息的人提供信息為目的，傳統的檔案管理均為紙質的資料，使用者需要到檔案管理室去一本本的查閱，一段段的摘抄，電子信息化的出現，改變這一現狀，一切實現網上辦公，利用電子設備提高應用信息的利用率。

3.2 提高信息的時效性

相較于傳統的信息加工模式，檔案信息電子化大大提高了這一速度從文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及時效性。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3.3 經費限制的障礙消失了

檔案信息電子化投入的經費是一次投入，多次產出，與傳統手工編研信息成果出版相比節省了很多的經費。

3.4 檔案信息電子化的傳播速度快

檔案信息電子化的電子信息結果可以通過電子的形式迅速的傳播到需要的用戶手里，節約成本的同時擴大了社會的影響，增加了服務的范圍，檔案管理部門的工作效率也得到了很大的提高。

3.5 縮短與國際化接軌的進程

檔案信息通過檔案信息電子化可以更快的與國際最新的相關技術接軌，雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但各行各業都應該意識到他是社會發展的總方向，要做高提前的應對措施，適應這一歷史的必然選擇，在信息高速公路通車的時候可以做到最好的應對。

4.檔案信息電子化的建議

面對檔案信息化進程的不斷加快，伴隨出現的問題也亟待解決，主要有以下幾方面的建議

4.1 做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略

具體的操作就是通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

4.2 正確面對電子文件的保存

從理論上看，電子文件的保存性肯定好于傳統性的文件，電子文件不存在磨損等傳統的問題。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

4.3 使檔案管理向立體化方向發展

以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。

4.4 重視人員的結構調整

我國對檔案文化的重視程度是足夠的，但是我國檔案人員的素質要緊跟時代的步伐，要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。這是適應檔案信息電子化得根本對策，必然途徑。

電子檔案信息范文第2篇

[論文摘要]隨著全球和國內信息化技術的廣泛應用和城市經濟的飛速發展，現代辦公呈自動化、無紙化發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數字化建設，已成為城建檔案事業發展的必然要求。

追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

一、城建檔案信息電子化數字化的現狀

城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。

2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄

各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。

4.城建檔案信息網絡技術有待提高

城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。

7.城建檔案網絡建設資金缺乏

數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。二、城建檔案信息電子化的發展趨勢

現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。

3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產出，節約經費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。

電子檔案信息范文第3篇

【關鍵詞】電子檔案；傳統檔案；互補共存

21世紀以來，我國的信息技術進入了迅速發展的階段，隨之而來的是電子信息技術在各個行業的廣泛運用，而在檔案管理方面，信息技術也帶來了相當大的影響，并且催生了一種新的檔案保管方式——電子信息檔案。現今社會正處于一個從傳統紙質檔案向電子信息檔案過渡的中間階段，如何順利做好其銜接工作、實現紙質檔案同電子檔案之間的互補共存顯得尤為重要。

一、傳統紙質檔案與電子信息檔案的異同

（一）傳統紙質檔案與電子信息檔案的相同點

傳統的紙質檔案的載體是紙張，容易受到潮濕、高溫、有害氣體等外在因素的影響，嚴重影響紙張的保存質量，使字跡模糊、紙張發霉等，容易導致資料或信息的丟失。而電子信息檔案多以硬盤或光盤、磁帶為載體，潮濕與高溫等同樣能造成載體出現各種程度的損壞，同樣會造成資料或信息的嚴重丟失。所以說無論是傳統的紙質檔案還是電子信息檔案，都應該選擇一個非常合適的保管環境，保障資料的安全，同時也應該用其它方式來做好資料的備份。

（二）傳統紙質檔案與電子信息檔案兩者的差異

1.在載體方面兩者的差異

傳統的紙質檔案是以各種紙張為載體，資料信息與其所在的實物紙張是沒有辦法分離的；電子信息檔案是以各種硬盤、光盤為載體，以數據的形式存儲，這種資料信息是可以隨時復制與轉存的。

2.在檔案保管方面兩者的差異

傳統的紙質檔案對溫度與濕度要求較高，安全方面以防潮防火為重點，比如庫房墻壁采用防潮效果較好的建筑材料，用來記錄檔案的工具采用壽命比較長的紙張及不易揮發的墨水，同時做好日常的防火工作。電子檔案主要依托于計算機設備及電子技術存在，其保管工作除了在載體防潮、防盜、防靜電方面需要注意，還應該對數據傳送過程進行嚴格地控制保管，如建立安全的服務器、設置安全權限、數據加密等，以免造成資料數據的流失。

二、傳統檔案與電子檔案互補共存的必然性

傳統的紙質檔案無法替代及容易鑒定的這些特性，使檔案信息有更好的安全性與穩定的性，同時極具法律效力，在各種機構中都有著非常權威的地位，在這一點上，與電子檔案相比，有著非常大的優勢，所以在發展電子檔案的同時也更應該加強對紙質檔案的管理水平。

電子檔案極易復制與傳輸的這一特點，使電子檔案資料有更好的開放性，同時電子檔案極易篩選，相關工作從開始到結束的一系列過程都通過電腦來實現，使檔案管理人員的工作時間能夠得到一個更為合理地利用，在對信息的調用上，也擺脫了傳統地域上與時空上的限制，極大地提高了相關人員的效率。從這一點上看，電子信息檔案是檔案管理上的一個必然趨勢。

傳統紙質檔案與電子信息檔案各有各自的優缺點，在實際的工作中，檔案管理人員需要揚長避短，將兩者進行合理地搭配，找到一個互補共存的檔案管理辦法，使檔案管理工作更加高效。

三、傳統檔案與電子檔案如何實現互補共存

（一）做好傳統檔案與信息檔案的轉化工作

在傳統紙質檔案與電子信息檔案之間，兩者是可以進行互相轉化的。電子信息檔案可以通過打印成紙張的方式，快速的轉化為紙質檔案，從而提高檔案的簡單直觀性，使檔案達到不同的利用效果；同樣的，紙質檔案也可以通過掃描或計算機輸入的方式，快速地轉化為電子信息檔案，從而提高檔案工作的高效性。所以說傳統檔案與電子檔案兩者之間是可以互相轉化的，我們可以利用這種方式來做好資料的備份，為兩者的共存選擇一個合適的臨界點。

（二）培養全面的檔案管理人才

傳統檔案與電子檔案的共存是必然的，在這一大的發展方向下，也要求有一批緊跟時展步伐，專業的全面型的檔案管理人才。現階段，我國檔案相關工作人員想要適應檔案事業與信息技術的發展，就必須積極的學習新的知識結構，引進學習消化新的信息技術。在熟練掌握傳統檔案管理方法的同時，也能熟練掌握電腦知識及相關存儲設備的使用，具備全面的管理水平，擔負起將傳統檔案與電子檔案完美結合的重任。

（三）對電子檔案運行過程科學控制

電子檔案的運行都是通過電子技術、計算機設備來實現的，而電子信息在其根本上有其所固有的無痕刪改與可復制的特點，所以電子檔案的安全管理方面變得非常重要。因此，要加強相關工作人員的安全意識，加大所有相關計算機設備的安全管理力度，設立一套對電子檔案運行全過程的記錄監管制度，從信息的收集開始，到信息的傳遞、轉換，一直到存儲，都要對其進行記錄，從而在開放性的電子檔案管理中，保證信息的完整與原始性，從而保障電子檔案管理的穩定與正常運行。

（四）現代檔案實行雙套制

想要達到傳統檔案與電子檔案的共存，必須有一個比較完善的檔案管理方案。傳統檔案與電子檔案在收集的方式、時間以及其保護、利用、儲存等方面都不相同；同時，傳統檔案與電子檔案之間是可以互相轉換的，所以我們必須建立兩套相互聯系又互相獨立的管理方式，兩種檔案分別利用、分別運行、分別存儲，所以在管理時一定要使兩者之間可以聯系，要建立兩個方式之間的通道，使二者能通過一方很快找到另一方。所以，根據傳統檔案與電子檔案的特點，我們可以實行保險又簡單的雙套制，可以相互聯系的兩套不同的管理制度。

四、結語

在社會發展中，傳統檔案向電子檔案過渡的中間階段，傳統紙質檔案仍然是檔案管理中重要的組成部分，傳統紙質與電子檔案這兩者之間，仍然需要共同存在、共同發展。為此，相關的檔案管理工作人員必須做好傳統紙質與電子檔案的銜接工作，使兩者之間能夠達到一個最為合理的共存關系，這樣才能使檔案管理工作發揮出其應用的效用。

參考文獻

[1]趙暉.城建電子檔案與傳統紙質檔案的管理異同分析[J].城建檔案，2012（07）.

電子檔案信息范文第4篇

【關鍵詞】電子檔案；開放利用；信息安全保障；問題與對策

引言

電子檔案是一種基于數字化技術所建立的一種信息管理平臺，在檔案管理工作中應用數字化的技術與平臺，不僅可以提高信息數據的使用效率，還可以讓檔案管理本身更加安全、有效。因為檔案開放利用的現象，許多檔案的查詢便利性得到提升，但是其安全保障也遭受了一定的影響。對此，探討電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策具備顯著意義。

1電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題

1.1電子檔案信息安全問題

網絡安全是電子檔案信息安全的基本前提和保障，基于網絡的電子檔案信息安全管理的要求前提必然是網絡本身的安全性，電子檔案的信息安全可以從以下三個方面實現直接體現：①電子檔案信息的長效性，數字檔案對于網絡的依賴性較為明顯，如果網絡發生故障，則電子檔案內的信息也會隨之遭受影響，想要確保電子檔案信息的長效性，就務必提升網絡的維護力度以及安全程度[1]；②電子檔案的完整性。電子檔案的信息主要是儲存在網絡當中，所以在遭受病毒和黑客攻擊的情況下，會導致電子檔案內的信息完整性遭受破壞，出現被篡改、刪除的安全問題；③電子檔案信息的真實性。電子檔案在開放利用的過程中遭受篡改的可能性較高，因為任何的檔案使用者都有可能按照自身的思維去改變和決定檔案當中的信息內容，這也是開放性利用的環境下電子檔案信息安全的主要問題。

1.2影響電子檔案信息安全的主要因素

就當前網絡環境而言，應當電子檔案信息安全的主要因素主要有三個方面。①網絡的安全性。網絡本身的不安全性必然會導致電子檔案內信息安全性遭受破壞和影響；②外部環境的安全性。例如電子檔案的硬件設備在發生故障時，必然會導致電子檔案的信息發生丟失、停運以及損壞等可能性；③電子檔案信息的不及時性。電子檔案信息仍然有較為明顯的不及時性，在許多領域中檔案的更新和修改速度有待提升。

2電子檔案開放利用中信息安全保障改進對策

通過上述關于電子檔案開放利用過程中信息安全保障所呈現的問題可以發現，想要真正提高信息安全程度，就需要在開放利用環境之下提高電子檔案的管理質量，并從根本上著手，優化國家的信息網絡安全性，構建網絡的安全屏障[2]。例如采用以下幾個方面的措施：①構建穩定的網絡環境，提高網絡本身的安全性，例如在網絡當中構建各種安全管理技術，例如路由安全技術、訪問控制技術、密碼技術、安全管理技術、系統漏洞技術、病毒查殺技術以及防火墻技術等；②構建安全可靠的檔案基礎，尤其是提高計算機等硬件設備的防火防水防震動等能力，從而確保電子檔案開放利用過程中信息的安全性；③改進電子檔案管理理念，從根本上提高對檔案管理的重視程度。意識是行動的導向，為了持續創新和完善電子檔案管理利用發展平臺的功能，確保檔案管理可以推動社會發展，提高數字化檔案管理意識成為必要措施。無論是在普通員工還是管理者中，都必須充分認識到檔案管理的重要性，并構建行之有效的管理制度進行管理，尤其是明確電子安全信息管理的目標和方式，管理措施、管理內容以及管理要求等，明確每一個電子檔案信息安全管理部門的職責以及任務，例如法律法規支撐、環境與設備安全支撐、人力資源支撐以及安全防護技術支撐等，促使電子檔案安全管理逐漸成為信息安全保障的目標。

3總結

綜上所述，電子檔案開放利用在很大程度上可以推動檔案發展，并且顯著優化檔案的儲存效率、使用效率以及修改和共享效率，是檔案管理必然的發展方向。但是，我國當前電子檔案在信息安全管理層面仍然存在一些問題和不足，想要提升電子檔案信息的安全性以及資源共享有效性，務必保障電子檔案安全的管理重要性，并通過不斷的優化和創新，提高信息安全保障效果，推動電子檔案長遠發展。

參考文獻

[1]余建國.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J].信息化建設，2015，23（12）：5001~5002.

[2]吳新麗，常樂，江丹.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J].青年與社會，2014，23（2）：150.

電子檔案信息范文第5篇

關鍵詞：檔案；風險；管理；安全

人事檔案隨著人事制度的改革，其工作也發展到了網絡化和信息化的階段，基于電子化的認識，檔案的管理模式發生了從管檔案到提供服務的過渡轉變。同時，信息化的環境下各種各樣的危險因素和隱患都會導致人事檔案信息的泄露、篡改等，影響到人事檔案的真實性、完整性、系統性。有鑒于此，本文主要對人事檔案在信息時代的安全策略進行研究。

一、電子檔案信息的基本特征

電子檔案信息屬于檔案信息,除了網絡化特征的共享性、流動性之外，還具有檔案信息的基本特點：

（一）本源性特征。電子檔案信息是基于人類生活和生產中的記錄信息，其具有十分顯著的本源特征。這也是電子檔案信息和非檔案信息的本質區別。

（二）回溯性特征。信息檔案中的記錄內容是對已經產生的一些歷史、活動等信息的記載，這個過程作為一種記錄性的內容具有明顯的回溯特征。相對于紙質檔案，其回溯功能更為簡便。

（三）聯系性特征。電子檔案信息中便顯出時間、形式、來源、內容上的關聯，盡管是以文件單體的形式形成，但卻是以文件組合的形式而存在和運動的。因而，具有顯著的聯系特征。

（四）分散性特征。在微觀上，電子檔案的形成有著階段性、過程性的特點，在時間和內容上被分散和分割。因而，在整體上看信息內容雜亂、零散。在宏觀上電子檔案的形成數量和內容上多樣化、層次不一，職能不同，檔案的形成具有分散性和廣泛性。除此之外，電子檔案還具有網絡和計算機軟硬件的依賴性特征，存儲的高密度特征、信息構成的復雜性特征等。

二、電子人事檔案信息的安全需求

人事檔案是反映個人的社會經歷和工作實踐的信息記載，也是一個人技術水平、業務素質、工作能力和思想品質的反映，無論是國有的企事業單位的錄用還是民營公司的招聘中，都無一例外的會對個人的檔案信息進行查閱。人事檔案信息依賴于計算機的操作系統、軟件和硬件以及計算機技術和網絡技術，因而對互聯網具有較大的依賴性，而互聯網是一個開放式的平臺，安全保障是重點。總的來說，人事電子檔案的安全需求在以下幾點：

（一）實體安全保護。實體安全保護指的是電子人事檔案的存儲的載體，也就是計算機的硬件平臺，系統設備和相關的物理設施。實體安全是電子人事檔案的前提，實體的安全若無法保證，整個電子檔案的安全就無從談起。

（二）軟件安全保護。軟件安全保護主要是保障電子檔案信息在一定的軟件環境下的安全操作，使檔案信息避免被篡改、復制或是惡意的破壞。主要包括軟件的自身安全、存儲安全、通信安全以及使用運行安全等。

（三）信息內容的安全。這里主要指的是電子檔案信息的數據安全。這是電子檔案安全中的最重要的內容，包括數據的完整性保護、存儲數據庫的保護、檔案數據的完整有效性等。

（四）網絡安全。網絡安全保護主要是針對計算機網絡及其節點面臨的威脅和網絡的脆弱性而采取的防護措施。

三、影響電子人事檔案安全的因素

網絡環境下，電子人事檔案的管理存在著許多的隱患和潛在的危險，主要影響因素表現在以下幾個方面：

（一）電子人事檔案的信息基礎設施落后。這里主要包括計算機的網絡系統、通信系統和電力分配系統等，這些系統對信息的安全至關重要。但是，實踐中當前的硬件設施條件無法匹配完全管理的需要，使得人事檔案的信息管理工作任務繁重，許多設備常常故障運行、運行環境較差、設備的兼容性較差、信息保存的環境惡劣，導致人事系統中的數據不可讀取、丟失或被毀壞，嚴重威脅到電子人事檔案的安全。

（二）電子人事檔案的軟件系統環境薄弱。在最初的軟件環境的構建中就忽視了一些漏洞的存在，存在嚴重的漏洞風險，加上軟件自身的安全缺陷和設計初期的遺留問題，給電子人事檔案留下了致命的短板。此外，網絡管理人員在人事檔案的流轉中未能發揮作用，對信息的基本加密、傳送和存儲處理等控制措施沒有安全配置，導致了人事信息受到安全威脅。

（三）人事信息的管理不善。檔案的安全管理法規和制度尚未健全，加之管理人員的業務素質、責任心等因素的影響都將給人事信息的管理帶來安全風險。

（四）不法分子的惡意攻擊。由于主觀和客觀上的原因，導致了許多不法分子惡意的攻擊、損毀、竊取和篡改人事信息的案例，網絡黑客頻繁地攻擊計算機系統，破壞數據庫。主觀上的盜取信息這無疑是最為嚴重的安全風險。

四、保證電子人事檔案安全的對策

無論是實體的安全還是虛擬的安全，當前電子人事檔案的管理上和技術上都存在著一些明顯的缺陷和不足。為了應對安全風險，保證電子人事檔案的安全，應從以下幾個方面展開對策：

（一）強化人事檔案的安全意識。無論是檔案的管理人員、系統的平臺維護人員還是信息的使用人員，都應樹立科學的檔案安全意識，將防御和防治結合起來，以防為主，防治結合的方針要嚴格貫徹，提升人員的責任感、安全感。認識到檔案管理的重要性和網絡安全的重要性，開展安全教育，將檔案安全貫徹到每個人的頭上。

（二）建立檔案信息安全的保障體系。簡單地從每一個環節上保障安全是不夠的，需要聯動地將每個環節都聯系起來，建立一個整體性的保障體系措施。因而需要從戰略角度來構建保障體系，考慮法律制度、法規條文、組織管理、產業發展、基礎設施等，將技術措施、管理措施、法律約束融合為一體，讓保障體系在根本上保障信息安全，確保信息的不泄密、不損壞、不丟失。

（三）完善相應的技術標準。規范化信息標準主要是針對數據庫的運行規范、信息的使用規范做出一定的約束限制，避免因為主觀上的失誤導致信息的安全風險，通過多種形式制定適合于自身的保護和保密制度，將技術和法規協調，實現人事工作的安全協調，共同防護安全風險。

（四）建立安全保障機制。前面的措施主要的都是防范措施，一旦發生了信息的泄露或是發生了安全風險，如何來積極應對也應提前規劃布局。人事信息的管理部門應完善和出臺適用自身信息安全的預警系統和響應機制，對可能發生的危機和后果進行提前預判和估計，做好應急準備，完善防范手段，提升安全處置能力。建立人員的管理制度、技術管理制度、病毒防護制度等。加強日常安全風險排查活動，進行必要安全風險的演練，開展各式各樣的安全培訓活動，提升防護和防治技能。大數據時代，信息的電子化的趨勢給檔案館帶來了一定的改變和沖擊，檔案信息的收集和管理也出現了一些新的問題，其中最為突出的當屬信息的安全問題。研究電子檔案的信息安全是對傳統檔案管理研究的拓展，這對檔案學的相關研究和發展理論有著一定的推動作用。在未來的實踐中，檔案安全應作為主要的研究方向，進一步從多角度、多維度展開深入研究。

參考文獻：

[1]何莎.電子檔案的形成及保護[J].檔案.2011(02)