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檔案智慧管理范文第1篇

1 智慧檔案管理系統的層次

智慧檔案管理系統是智慧檔案館的重要組成部分，根據檔案機構的定位不同，管理系統可以分為三個層次：（1）機構檔案信息管理。主要是對本單位已經形成或將要形成的生產、活動信息進行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機構檔案信息傳播管理。這是在機構檔案信息管理的基礎上，增加檔案信息的傳播功能，關注將信息轉化為生產力，及時地捕捉檔案信息資源，并及時審核、歸檔并傳播，支持機構或相關部門最大限度地利用檔案信息資源。（3）機構檔案信息能力管理。機構檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個層級達到檔案為現實生活提供信息決策、指導生產生活的最終目的。同時，可以解決機構需要什么樣的信息，機構擁有什么樣的信息，機構內外的檔案信息存在什么樣的關系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機構的信息進行對照等。

檔案機構信息管理系統應該根據自己機構的實際情況進行功能設計，這樣能夠保證檔案機構一方面保存本機構重要信息的功能，同時還擔負起對檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發和利用檔案資源。

2 智慧檔案管理系統的資源

智慧檔案管理系統建設的前提就是檔案資源庫的建設。數據庫所包含的資源是檔案機構提供服務和決策的基礎，數據庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務的深度和廣度。

2.1 原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會議記錄、政策法規等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。這兩種方式各有優劣，掃描和拍照相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標引、檢索，并且部分特殊檔案不能進行拍照和掃描。第二種檔案數字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。

2.2 原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統比較早的企業，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。數字檔案移庫的方法包括數字遷移和數字仿真兩種：（1）數字遷移指的是將系統的軟件、硬件遷移到整個新的系統軟件中，從而可以保證數字資源在新的系統中能夠被識別和利用。（2）數字仿真是指一個計算機或者一個系統對另外一個計算機或者系統進行全部或部分模擬，也就是在新的系統中建設一個兼容原始數據、設備及管理軟件的允許環境。這兩種方式各有優劣，數字遷移技術是將數據整個升級到新的軟件中，但是在轉移過程中，容易造成部分數據和格式的丟失，造成信息失真。而數字仿真則不會出現這種情況，但是相當于在整個新的系統中開發出單獨的模塊來使用這部分數據，這在檔案信息利用過程中容易出現多種格式的數據模式。

2.3 新歸檔檔案。隨著機構的發展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。

3 智慧檔案管理系統功能設計分析

根據檔案工作流程，智慧檔案管理系統的功能應該包含安全認證、存儲、組織、檢索和擴展，其中擴展體現出來的是智能化特征，但是安全認證、存儲、組織、檢索這些環節是智能化服務的基礎，同時將一些新興的技術手段如RFID、語義關聯性、知識庫等運用到相關環節，最終實現檔案管理和使用的智能化。

3.1 安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統的軟件安全，軟件安全主要體現在系統文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統的修改都應該記錄下操作員工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權限保留在管理系統的最高權限。

3.2 檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。（1）建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續上傳、批量上傳，并且支持從其他系統導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。（2）建立規章制度保證什么文件什么人在什么時間應該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統的資源完整性，并建立相應的激勵機制、約束制度和傳播保護政策，即檔案的隱私性。支持機構成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉換，同時還要提供保存格式到傳播格式的轉換功能。

3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。系統應按照多種模式進行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統的檔案組織方式都是按照年代進行的。智慧檔案信息系統在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。

3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統的檢索要提供多樣檢索途徑，關鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時輔以分類檢索，檢索的手段應該包含主題、部門、領域、責任者和年代，關鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠將關聯度較高的檔案職能推送給用戶。

檔案信息的保密性和隱私性決定了檔案資源傳播需要一定的條件。系統應該設置一個保密權限字段，從某個時間點開始可以對機構開放、從某個時間點開始對社會開放的功能，這個時間點的設置在檔案入庫的時候就根據其保密年限進行設置。

檔案智慧管理范文第2篇

1.地質資料檔案是地質工作者工作成果的重要體現。地質工作優先于其他行業，是一項最基礎的工作，是社會經濟發展的保障和先行者。伴隨可持續發展概念的提出，沒有任何一個國家的經濟發展不依靠礦物原料。在社會工業化發展進程中，人們常常通過地質找礦。而地質工作者工作的最終成果便是地質資料。因此，對地質資料的收集和管理顯得尤為重要。經濟社會的發展對地質工作的依賴說到底就是對其成果的依賴，地質資料具有重大的使用價值。

2.地質資料檔案的使用價值。首先，地質資料具有三個鮮明特點：其一，地質資料是上游產品。地質資料是上游產品主要體現在其價值伴隨經濟增長而增長。若社會發展進步快，則對礦產資源的需求量大，從而使得對地質資料信息的需求量就越大；反正，則其使用價值變小。其次，地質資料是多環節產品。地質資料檔案是多環節產品的原因有幾點：（1）形成周期長；（2）投入成本高；（3）專業技術強。無論哪一個礦床的地質資料形成都需要一個漫長的過程，每一個技術環節都是極其復雜的，其都具有不同的使用價值。三是潛在價值大。通過在原有的地質資料檔案上的探究，進一步加強工作力度便能得到地質成果。綜上所述，地質工作越來越受到人們的重視，地質資料的需求決定了其社會地位和價值。

二、地質資料檔案社會化服務的現狀

伴隨信息技術的飛速發展和在全國各行業中的應用，“數字國土”正被逐漸推廣。《圖文地質資料數據庫》項目改變了地質資料的存儲方式，人們可以更為方便的對相關資料進行查閱。國務院《關于加強地質工作的決定》頒布后，國土部門首先對涉密資料進行逐步清理。建立、建全地質資料網絡服務體系；成果地質資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質資料的社會化服務提供了充分的政策依據、技術標準和規范。

三、地質資料檔案社會化服務存在問題及解決對策

1.地質資料檔案社會化服務存在問題。（1）資料管理與服務跟不上時代步伐。我國現今的地質資料管理分為國家和省級管理。即國土資源部對全國的地質資料進行統一的管理，各省國土資源廳對基層的地質資料進行統一管理。由于管理重點及職責分工上的差別，使得資料管理的責任不明確，交叉管理的現象存在。（2）資料匯交不及時。資料匯交不及時主要體現在地質成果資料匯交一次驗收合格率過低；管理體制不順，地質資料管理部門長期以來隸屬政、企不分的地礦部門管理，從而使部分匯交人擔心自身利益受損而拒交資料；法制觀念不強，對匯交的地質資料的有關規定不了解法律制度不完善，匯交人擔心資料匯交后權益得不到法律保護；匯交管理手段不硬，缺乏有效制約拒交、欠交的辦法。（3）落后的社會化服務方式。

檔案智慧管理范文第3篇

（一）造假

一段時期的政治形勢，重要領導的某些思想常能影響整個社會的風氣，甚至能掀起很大的社會浪潮。而檔案管理就深受上個世紀以及時期的影響，出現許多造假、虛報、編造等許多不規范的社會管理現象。管理不規范現象形式變化多端，但這些管理造假者大都有著相似或者相同的目的，即表現自己的工作績效或者突出領導的“政績”以及獲取利益。

（二）形式主義

在我國經濟政治以及綜合國力的高速發展的同時，社會管理的形式主義就是一個比較突出的的現象，這種現象已經引起人們的高度注意，大眾也已經意識到這種現象所能帶來的社會危害。文字性文件和領導會議講話是管理的根本。但現實的管理過程中，常常被形式主義的管理方式所掌控：不少文件和領導講話缺乏創新性與現實性，大假空是其基本特點。

（三）記錄失誤

對于使命和責任的把握程度上的不足與失誤常常出現在現代管理工作當中，管理人員不負責任管理態度是造成這一現象重要原因之一。目前社會存在的管理不足、記錄失誤以及模糊概括等情況，這與現在有些人私利心態嚴重，被金錢和權力蒙蔽了正義的雙眼現象有關。

二、社會管理不規范對管理檔案價值的影響

（一）造假對管理檔案價值的影響

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性。檔案的屬性決定了檔案的真實性，一份檔案如果失去了真實性，則該檔案也就失去了它所具有的價值。管理檔案價值中，檔案的真實記錄性質被造假管理嚴重削弱，對于需要通過檔案來評估的人和事造假檔案也就失去了其本身的意義所在

（二）形式主義對管理檔案價值的影響

形式主義是現代社會的檔案管理過程中普遍存在的一種現象，檔案管理者往往以一種不負責任的態度進行檔案記錄，使得檔案與真實情況有著較大的差距，在實際管理中的指導思想、戰略以及統籌規劃等不能通過檔案管理真實有效的體現出來。檔案的形式主義管理不但使檔案喪失真實性還會導致管理的抽象化。檔案的形式主義管理造成許多管理者對檔案管理利用失去動力，管理者往往拋棄現有檔案，以一種主觀的態度思想去指導工作，造成有檔不用，檔案擺設現象的出現。然而，管理檔案的目的就是使后來者能夠很好的依據利用它，被充分利用就是它的價值所在。

（三）記錄失誤對管理檔案價值的影響

現在社會管理存在管理要求低、規范力弱的普遍現象，相關管理領導任由隱瞞真實情況或避重就輕記錄的現象出現在管理檔案過程中，這樣的行為會嚴重導致檔案社會記錄不足，檔案工作在實際社會中的作用也得不到體現。

三、針對社會管理不規范現象的對策

（一）管理規范化

對檔案的社會管理進行規范化，從源頭上杜絕檔案造假現象的發生。相關管理部門要制定詳細的檔案管理制度并嚴格實施，成立檔案管理監督部門，對檔案的社會管理進行嚴格的監督。另外，各地的檔案管理部門還應根據當地檔案管理出現的問題針對性的進行分析討論，聽取專家意見，同時還可以通過向有關部門提出創新性意見或者建議，引起領導以及政府的重視。

（二）立卷歸檔審查

建立完善的立卷歸檔審查系統，及時補充管理檔案的不足，以免因檔案的缺漏造成重大失誤。嚴格的立卷歸檔審查工作能夠及時有效的幫助管理檔案發現問題，從而針對性的提出科學有效的解決方案。對查出的檔案造假、真空記錄等問題，要求相關部門及時修改補救。

（三）開展檔案質量評估工作

檔案智慧管理范文第4篇

（菏澤市城市綜合開發辦公室，山東 菏澤 274000）

【摘要】社會管理失范是常見的社會問題，對檔案價值管理產生了較大的影響。本文通過對社會管理失范進行論述，并分析了社會管理失范對檔案價值管理產生的影響，從而提出了提升檔案價值的方法，具體闡述如下。

關鍵詞 社會管理；檔案價值；影響

社會失范主要指不規范的社會行為，而人們對行為規范標準有著不同的理解，社會失范管理狀況對檔案價值影響頗深。檔案是企業運行軌跡的真實反映，也是了解信息資源的有效途徑。因此，為了最大限度地發揮檔案的價值，必須加強對社會失范行為的管理工作。

1　社會管理失范概述

從字面意義上講，社會失范就是沒有或缺少社會規范。從社會學方面講，就是由于社會生產力與生產關系不平衡引起的社會現象，即人們的物質生活水平發展速度較快，而精神文化程度有待進一步提升。總之，社會失范是對人們價值觀的反映，社會失范是任何社會時期都會存在的一種現象。當社會分工發展水平和道德發展程度不相匹配，某些方面受到不到有效控制，從而產生了失范現象。在被動遵守行為向主動擁護轉化的過程中，人們處于一個全新的生活環境中，他們賴于生存的準則與規范失去了意義，人們的生活環境和價值結構發生了根本性的改變，同時現行文化和道德中沒有明確規定達成目標所應采取的方法和形式。當人們不能用符合規定的手段去實現這些目標時，就會通過虛構、機械服從、形式主義、逃避以及反抗等方式來達到目的，社會失范因此產生。

2　社會管理失范對檔案價值管理產生的影響

2.1　檔案記錄形式呆板，缺少創新性

管理形式雷同性強是社會失范的突出癥結之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴重降低了檔案的內在價值。現階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補性進一步加強，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領導的言論，還是文件的內容都要求具有真實樸質的特點，嚴禁出現“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領導演講和文件中大多出現了缺乏實用性、創造性的觀點，從而導致檔案中出現重復記錄的現象。比如在不同級別的文件中屢次出現“科學發展”、“人本主義精神”和“和諧團隊”等方面的內容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進行管理，對增強單位競爭力無益，不利于企業的個性化發展。

2.2　檔案信息失真，可靠性降低

真實性體現了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現明顯的信息失真和浮夸現象。比如，在現代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經濟數據；有些行政領導為了減少自身責任，少報或者隱報管轄內的安全責任事故或者自然災害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構出的文字或者數字記錄活動情形，無實質性的檔案價值。管理過程失真，是為達到某種不正當的目的，而將真實的記錄進行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規范的實踐過程。

2.3　檔案內容缺失，完整性差

在現實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴重影響了檔案管理內容的完整性。社會失范易導致人們做出一系列的不規范行為，比如，在會議上，某些單位領導為了推脫自身責任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關記錄人員對自己的發言不予記錄。在這種情況下，檔案內容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據。在社會管理缺失的環境下，各級領導對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發展。

受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠發展及其不利。

3　提升檔案價值的方法

3.1　優化管理內容，改變虛假的記錄習慣

在不同的社會中，檔案始終發揮著重要作用，傳統的檔案是密閉的、獨有的，檔案中的技術和經驗可以成為企業對外競爭的優勢，也容易導致企業陷入孤獨的境況。在現代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進步。如何使公共的檔案管理經驗成為單位特有的競爭性力，必須結合單位實際情況，對檔案管理辦法進行革新。比如，對于單位內外部的技術文件、重大過失的處理方法進行收錄，并進行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻類型，設定保存期限，同時按照國家相關檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。

3.2　建立檔案管理體制，靈活創建管理機構

開展檔案工作，必須要有相應的組織機構保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業的發展情況相對應。目前，管理體制均有了很大的轉變，從單位的發展趨勢來看，一方面，單位內部各部門之間的聯系日益緊密，朝著團隊化組織方向發展，企業檔案的管理權逐漸公開化，單位領導需要進行統一設定設置專業的管轄部門，強調檔案管理的獨立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結合的方式，即單位內部設立自上而下的檔案管理機構體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進行綜合管理。

3.3　創新檔案管理方法，吸收時代元素

檔案管理方法關系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優秀的管理方法。傳統的檔案管理方法已經成形若干個范式，并在相應的時期促進了單位的發展。但是隨著社會的不斷前進，信息化逐漸成為當今的發展趨勢，又創造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應根據不同的檔案種類，確定相應的檔案管理方法。比如，對于數量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進行存儲，對于數據原始檔案，通過建立數據庫進行存儲，對于機密性較強的檔案則可利用以上兩種方法進行儲存。

4　結束語

綜上所述，文中主要通過“檔案記錄形式呆板，缺少創新性”、“檔案信息失真，可靠性降低”、“檔案內容缺失，完整性差”三個方面論述了社會管理失范對檔案價值的影響，并提出相應的方法，以提高檔案管理工作的質量。

參考文獻

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［2］李潔怡．淺析管理檔案價值中社會管理失范的影響與對策探討[J]．文史月刊,2012,(S3):76-77C．

［3］吳蘊慧．敦煌社會經濟文獻及其檔案價值研究[J]．檔案,2013,(03):47-50．

檔案智慧管理范文第5篇

（一）工作任務驟增，管理體制分割，認識存在偏差

由面向城市至覆蓋農村，工作量的增長是幾何級的，且社會保障體系涉及民政、衛生、勞動人事和工會、殘聯等多個部門，實踐中許多從業人員仍然采用傳統手動管理方式，習慣報批審簽，對建立社會保障體系檔案檔案的數字化、信息化認可度低，且相關管理知識比較缺乏，認識程度不高。

（二）檔案管理頂層設計缺位，全局性技術支持不力

作為政府及檔案主管機關，對社會保障體系的檔案管理尤其是信息化建設頂層設計缺失。社會保障政出多門，簡單依靠這些部門建立統一標準和規范顯然是不可能的。

（三）基層建設相對滯后，軟硬件設施均不完善

由于歷史和現實的原因，我國基層公務人員素質特別是過渡型公務員素質相對較低，由于區域性的經濟差異，我國某些地方的計算機和網絡普及力度不夠，部分地區未實現辦公自動化和局域網的建設，基層數據錄入傳輸尚有困難。

二、實現社會保障體系檔案管理信息化策略分析

檔案管理的信息化不局限于是簡單的運用計算機技術，也不只是紙質檔案數字化，其內涵在于檔案管理信息化是以實現檔案信息資料的高度共享和資料網絡化為目標，進而引起管理模式的轉變。

（一）以人為本，增強管理者信息化管理意識和提高檔案工作人員的綜合素質

社會保障體統檔案管理現代化的靈魂是管理者觀念的現代化，只有管理者樹立依靠科學管理和科技進步的思想觀念，形成符合時代潮流的檔案意識，才能變被動式服務為主動式服務、開放式服務。與此同時檔案工作人員的素質高低直接影響到檔案管理水平的優劣，通過管理者的主觀能動作用，多途徑、強手段加強培訓、學習，使其能力見長、水平見高，以不換思想就換人、不換能力就換崗的勇氣和決心重視檔案工作者，從而更好地使社會保障檔案管理適應社會經濟發展的需要。

（二）完善設施聯動，規范標準體系，建立信息服務平臺

社會保障體系檔案管理應當借鑒已有的成果和經驗，將檔案與互聯網、辦公自動化等系統連通，完善計算機網絡和數據庫系統，擴大現代信息設施覆蓋面。全局層面上應制定統一的標準規范化體系，使檔案信息化建設有章可循。檔案管理主管部門層面應組織研發和強制推廣相關管理軟件，推廣云技術服務平臺，通過數據的聚合、分布和虛擬化操作，探索實現區域聯網，實現信息資源共享。

（三）探索實施社會保障體系檔案管理的“第三方”運作模式

當前國際社會對管理服務由社會“第三方”行業組織運作方興未艾，90年代美國、日本便實現了全國民政信息的聯網。而我國黨和政府習慣包攬了許多管不了也管不好的事情，市場化、社會化服務相對弱化。