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檔案管理應急方案范文第1篇

關鍵詞：房產檔案；計算機應用；數據庫

檔案管理是房產管理中的重要組成部分，它不僅是房產交易、權屬登記、解決房產糾紛的主要依據，對于城市房地產發展的決策者和管理者來說也是至關重要的。長期以來，人們一直使用傳統的人工方式管理文件檔案，水平還停留在紙介質的基礎上，這樣的管理方式因其效率低、保密性差、費時費力，已經不能適應時代的發展，這種方式必然被以計算機為基礎的信息管理所取代。

計算機科學的日漸成熟，使其進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。利用計算機對房產檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能夠極大地提高房產檔案管理的效率，也是房產管理科學化、正規化的一個重要條件。

管理系統的設計基礎。面對許多城市房產檔案管理方式相對滯后于房產交易、物業管理、起步較晚，并且積累了大量數據需要錄入的現狀，本系統的開發應使用原型法。即以少量代價，快速的構造一個可執行的軟件系統模型，使用戶和開發人員可以較快的確定需求，采用循環進行的開發方式，對系統模型作連續的精化，將系統需具備的性質逐漸地增加上去，直到所有的性質全部滿足，此時模塊也將發展成為最終產品。

管理系統應做的工作。城市房地產交易的日漸火爆，使對房產檔案的查閱需求也日漸增多。據不完全統計，某些中等城市僅因房產權屬登記調閱檔案產生的業務量，一年就達兩萬余份，這還不包括法律糾紛、抵押登記、房屋拆遷等其它原因的調閱。因此，房產檔案管理系統首先應該做到滿足日常查閱的各項要求，遵循快捷、準確、方便、易于操作的原則，以方便廣大用戶。

其次，房產檔案管理與房產權屬登記管理同屬于房地產管理部門的兩個職能，因此，如何將這兩部分更好的結合起來，提高效率，是房產檔案管理系統的一個極其重要的環節。目前許多城市的房地產交易部門都已經使用了房地產交易權屬管理軟件，但這些軟件只是把檔案管理作為交易權屬的一個附屬模塊或子程序，對檔案信息的數據化停留在粗淺的層次，根本就不能滿足日常交易管理的需求，極大地影響了辦事效率。通過微機聯網，把兩個部門有機地結合在一起，可以極大地方便群眾，提高辦事效率。

最后，我國目前許多城市的房產檔案服務，只是面向于特定的用戶，包括房產交易部門、公檢法等機關事業單位，服務半徑比較小。但是隨著政務公開的不斷深入和廣大群眾法制觀念的不斷提高，房產檔案在一定程度上將向廣大群眾不斷地逐步公開。隨著互聯網的日益普及，使房產檔案公開化的實現多了一個便捷的途徑。因此，房產檔案管理的網絡化，以及由此產生的安全性問題，是本系統的另一個主要環節。

實現管理系統的基本思路。

1、開發平臺：數據庫是存儲數據并對數據進行操作的工具，它的作用在于組織和表達信息。目前隨著計算機技術的不斷提高，面向對象的數據庫編程語言得以飛速發展，許多語言都能方便的實現房產檔案管理系統的要求。2、體系結構：房產檔案信息化主要包括兩個方面：檔案原件及檔案數據的管理。檔案原件作為房產檔案的原始資料有著不可替代的作用，它是檔案數據的來源及房產身份的唯一合法證明。不能因為電腦的普及應用就忽視對原始檔案的管理。電腦的應用只是為檔案的查閱、管理提供一種方便快捷的手段，而不能最終替代原始檔案的地位。

檔案數據是將房產原始資料信息化后的數字化檔案，是為查詢、統計、管理、記錄、其他部門業務接口等目的，從檔案信息里提取的、利用數據庫進行錄入、存放、查詢、管理的信息源，其管理模塊也是房產檔案管理系統的最基本部分，應該包括如下幾個方面：

（1）數據庫的監理：房產基本信息、權屬狀態的多樣性必然導致數據庫監理的復雜性。房產信息可以細分為以下幾類：房產的基本信息，即本房產區別于其它房產的一些特征。包括房屋坐落、建筑面積、建筑結構、層次層數等信息。房產的初始信息，即該房產的初始登記資料。包括建設工程用地許可證、規劃許可證、竣工驗收合格證等政府報批、審批資料。房產的交易信息，即房產的歷次交易登記資料。包括產權人、歷次交易方式、成交價格、產權證號等交易信息。房產的限制信息，即該房產被司法機關、其它政府部門的查封、解封資料，及是否抵押、典當等限制交易資料。如何合理的建立數據庫來保存如此多的房產數據，各數據之間通過哪些關鍵字段來建立內在聯系，是系統開發好壞與否、使用起來效率高低的關鍵。

（2）數據錄入：房產的基本信息主要通過手工錄入來完成，而其余的三種信息必須通過手工錄入和掃描或數碼相機拍攝原始資料，來完成它們的數據化處理。因此，在模塊的開發中，如何盡可能多地考慮錄入員的操作習慣，如何存儲大量的圖像文件，如何高效使用電腦與各種外設的接口是需要解決的主要問題。

（3）數據查詢：本模塊是系統直接對外的一個服務功能，也是系統最終所要實現的目的，首先應該考慮到安全性原則。安全性是檔案管理軟件的首要指標，其中會涉及到個人財產保密、侵犯個人隱私權等法律問題。因此在查詢中應根據不同的權限，獲得不同的查詢內容。其次，方便性原則。查詢應面向不同用戶，提供不同的可以滿足用戶任意多項、任意組合、任意排序的查詢要求，查詢語句動態生成，查詢結果動態生成。

檔案管理應急方案范文第2篇

關鍵詞：房產檔案信息化管理 概述 應用策略

信息技術的飛速發展，對我們社會生活的方方面面都產生了巨大的影響，對于我們實現有效地管理有積極意義。房屋檔案管理工作作為社會工作的一種，必然也會受到信息化技術的影響，房屋檔案工作的管理本身是一項細致而又繁瑣的事情，僅僅依靠人工的管理有很大的局限性。因此當前對于房屋檔案管理工作

就將信息化技術應用其中。另外很多學者在理論和實際方面仍在致力于探究如何更好地將信息化管理技術應用到在房產檔案管理中，以實現房屋檔案管理的有效性。本文結合已有研究以及信息化管理技術在檔案管理工作中的實際應用情況進行研究，分別從房產檔案信息化管理產生的背景、概念、特點以及應用措施方面進行論述，以期對途徑房屋檔案管理工作有借鑒意義。

一、房產檔案信息化管理的概述

（一）房產檔案信息化管理產生的背景

房產檔案作為國家檔案的重要組成部分，通過傳統的方式進行記錄，一方面是工作量大，導致花費巨大的人力、物力以及財力資源。另―方面就是通過傳統的人工記錄往往很容易出錯，記錄信息經常會出現不完整或者是信息出問題的情況，不僅是對資源的花費，更是對各種資源的一種浪費。最后就是，通過人工記錄的信息保存時極其不方便，在進行調閱查看時，所需要的工作周期較長，不能實現管理工作的有效性。在這樣大的背景下，網格信息技術的優勢被人們所意識到，實現二者的結合，成為房產檔案信息化管理的一個必然趨勢，對房產檔案的管理工作而言具有劃時代的意義，就這樣房產檔案信息化管理就應運而生了。

（二）房產檔案信息化管理的概念

何謂“房產檔案信息化管理”？借鑒張寶軍在其文章《對房產檔案信息化建設的認識和思考》對其定義是這樣的：房產檔案信息化管理是利用計算機技掃描技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產檔案資源轉化為數字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲，網絡化的形式聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序的檔案信息系統，及時有效進行管理、提供利用，實施資源共享。管理的實質就是通過資源的有效利用實現利益的最大化。由此可見，房產檔案信息化管理自身的獨特特點或者說是優越性，是我們應該意識到的。

（三）房產檔案信息化管理的特點

1.存儲資料的規范性

信息技術在房產檔案管理中的應用不同于人工錄入，其通過計算機技掃描技術、數據庫技術以及存儲技術等高新技術，使得存儲資料的過程變成一個規范化的過程，對于資料保存的內容格式以及規范性都有很好的保證，存儲檔案信息的過程成為一個不僅僅是簡單的存儲過程，更重要的是成為一個整理的過程，一個規范化、系統化的過程。

2.保存資料的安全性

房產檔案信息存儲在電腦之中，一方面可以避免紙質資料容易破損的缺點，另一方面可以避免由于工作人員工作的不細致導致資料的遺失所帶來的損失。將房產檔案信息存儲在電腦中的安全性較之人工記錄的方式安全性較高。

3.獲取資料的便捷性

使用傳y方式記錄房產檔案信息對于再次查閱記錄信息而言，有巨大的工作負擔，往往所需周期較長，但是通過信息化的方式記錄，只需要操作人員點幾下鼠標的時間就可以實現資料的查詢，這其中的高效、便捷性是我們每一個現代人不可否認的。

另外，房產檔案信息化管理還有許多其它方面的優越性，比如：這種方式實現了圖文的有機結合、便于對一些錯誤信息進行及時修改，另外也是很重要的一方面就是房產檔案信息化管理極大的節省了人力和物力資源，減少了工作成本。房產檔案信息化管理對于實現管理的有效和積極性有很大作用，因此探究房產檔案信息化管理的應用策略就是十分有必要的了。

二、房產檔案信息化管理的應用策略

（一）完善房產檔案管理的技術系統

房產檔案信息化管理不可缺少的工具就是建立完善的房產檔案管理的技術系統。一個有效的技術系統可以起到事半功倍的效果，完善的房產檔案管理的技術系統主要包括信息的錄入系統、信息的存儲系統以及信息的檢索系統。信息的錄入系統要保證信息錄入一要全面，二要準確；信息存儲系統要保證一要內存較大，二要存儲安全；信息檢索系統最主要的就是要便捷有效。從這三方面為房產檔案管理提供技術支持。

（二）提高管理人員的專業技能和素質

每種職業都有其專業性，房產檔案管理工作需要專業人員的專業素質來實現房產檔案管理的有效性。首先管理人員要意識到房產檔案管理的重要性，按時及時做好房產管理工作。其次，也是最重要的一點就是，管理人員的專業技能以及專業素質是做好房產管理工作的必不可缺少的一環。一方面管理人員可以通過自主學習不斷提高自己的專業水平。另一方面，管理人員可以通過參加相關培訓或者是外出學習的方式提高自身的素質。完善房產檔案管理人員作為一種專業人員應該從各方面提高自身素質，為國家的檔案管理建設奉獻自身力量。

檔案管理應急方案范文第3篇

[關鍵詞]物聯網；檔案庫房；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.135

[中圖分類號]TP391.44；TN929.5；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）06-0-01

所謂的物聯網是指將射頻識別（RFID）裝置、紅外感應器、全球定位系統以及激光掃描器等各種信息傳感設備與互聯網結合起來而形成的一個巨大網絡，其能對被監測物品進行智能化的識別、定位、跟蹤、監控和管理。物聯網可以稱之為互聯網基礎上的業務與應用，它作為新一代信息技術的高度集成與綜合運用，影響著檔案管理事業的進步與發展，推動了檔案庫房管理工作的開展。

1 物聯網技術的特點

1.1 互通性

物聯網的互通性主要包括在任意時間上的互通、任意地點上的互通以及任意物體上的互通這3個方面，即物聯網的使用不受時間、空間、物體的限制。它在檔案管理領域中的使用能夠幫助受眾從海量的信息中快捷檢索出所需要的信息，讓世界的萬事萬物都處在一種互聯共享的狀態。

1.2 智能性

物聯網是通過云計算、模糊識別等各種智能化計算技術的運用，來實現對海量數據的智能化處理的工具，其能有效獲取物體的物理化學性質、溫濕度、體積、質量、密度等信息，從而實現物質世界的數字化與網絡化。因此，物聯網具備全面感知的能力，通過智能化的感知性，實現了人與物體、物體與物體之間的信息交流，實現了信息技術的完善。

1.3 可靠性

物聯網由于具備互通性與智能性的特點，讓其能夠對物體進行實時跟蹤與監控，這就使物體的安全性及可靠性得到了保障，與檔案庫房管理的要求相一致。并且，物聯網的使用讓人與物體之間的信息交流成為了可能，這極大地方便了管理者對物體狀態及所處位置的實時監控與了解，就算物體所處的狀態發生了改變，那么物聯網也能對物體進行實時跟蹤監控，并將監控的相關信息及時準確地傳遞給管理者，這有效地保障了物體的安全。

2 物聯網技術對檔案庫房管理的影響

2.1 物聯網推動了檔案庫房管理技術的升級

在檔案管理領域尚未普及物聯網技術時，常規計算機和局域網技術的使用推動著檔案庫房管理工作的開展。但在物聯網技術應用之后，檔案庫房管理工作的開展不僅有常規計算機和局域網技術的支持，還有RFID傳感技術和Zigbee協議技術的輔助。其中，RFID技術是一種通過無線電信號來實現閱讀器和標簽之間進行非接觸雙向數據傳輸的技術，其能有效達到目標識別和數據交換的目的，為管理者獲取檔案信息提供了方便。Zigbee作為一種無線網絡協議技術，其具有低功耗、低成本、支持大量節點等優勢。除此之外，Zigbee協議技術的使用能夠將無線傳感器網絡與RFID技術科學地結合起來，在有效解決了RFID技術通信距離存在局限性問題的同時，促進了RFID技術應用范圍的擴大。

2.2 物聯網促進了檔案庫房管理平臺的優化

物聯網技術的發展影響著檔案管理平臺的深度與廣度，讓檔案管理平臺不僅能夠在檔案機構的內部開展工作，還能借助于互聯網或其他通信網絡技術的使用，為遠程管理者、檔案資料的使用者提供更為便捷、高效的服務。在檔案管理平臺的構建中，檔案管理系統和RFID數據管理系統是其重要的組成部分。其中，檔案管理系統運用在庫房的日常管理工作中，對檔案資料的借查詢、庫房的消防監控以及庫房的溫濕度監控等方面進行管理。RFID數據管理系統的使用為檔案管理系統的開展提供了數據上的支持，這不僅有利于檔案的精確存儲以及借閱人員權限設置等數據的存儲，方便了檔案管理人員工作的開展，還有利于檔案實體與檔案管理系統之間實現物聯，為管理人員對檔案信息做到全面、雙向、實時的管理提供了極大的便利。

2.3 物聯網促進了檔案管理可實現功能的突破

儲位管理功能。儲位管理功能的存在主要借助于RFID數據管理系統，其能夠自動識別即將入庫的檔案信息資料，并通過標簽的存在將檔案信息資料與庫藏資料之間進行一定的數據聯系，根據已有的檔案資料的類型，來為管理者提供即將入庫的檔案資料的排架參考。當檔案管理人員將檔案資料存儲入庫后，下達入庫儲位的指令，RFID數據管理系統會將該位置存儲在信息中。在之后的管理工作中，當工作人員根據存放記憶將檔案資料放入正確的位置時，RFID數據管理系統就會有所感應，并將數據反饋給檔案管理系統，在檔案管理系統中顯示“入庫成功”的指令。但如果管理人員將檔案資料存放錯誤，檔案管理信息系統就會發出警報，令管理者意識到錯誤，及時更正存放位置。

3 遠程功能

遠程功能體現在檔案庫房管理工作中的方方面面，它的存在能夠幫助檔案管理人員隨時隨地通過各種終端設備的使用來對檔案庫房的存放狀態進行掌控，并能在檔案庫房發生異常情況時，管理人員也能通過終端對其進行遠程處理。對于檔案利用者來說，遠程功能的存在能讓其通過多種渠道來獲取權限范圍之內的檔案信息，方便了他們的查詢與使用。

4 跟蹤功能

跟蹤功能的存在能夠幫助檔案管理人員對需要庫藏的檔案資料進行全面、科學、系統的統計，并讓檔案管理人員熟悉了解和掌握檔案資料的總體數量、有效調查卷以及檔案資料的利用率等方面，令管理人員及時發現管理工作中所存在的不足。

主要參考文獻

檔案管理應急方案范文第4篇

關鍵詞：防震減災 檔案管理 應對策略

近幾年中國各個區域對抗震防震工作高度重視，中國地震局下轄的各級單位在防震抗震減災項目中逐漸制定了相應的科研項目檔案，并將材料中的文字、數據和圖表等相關內容融入正在建設的檔案中，予以保存。因為防震減災項目是國家建設的重點，因此整理和保護抗震減災項目的檔案工作是科研機構工作的重點，并將作為建設科學的重要組成部分，展現科研項目的進展和動態，為建設我國科研事業貢獻力量。

一、防震減災科研項目檔案的概述

我國對防震減災的研究面非常廣，除了研究板塊活動的構造、地震預警等，還對地震預測和防御以及海域地震等方面有一定的研究，目前，我國的防震減災科研項目的種類主要有國家高技術研究發展計劃（863）項目、國家重點基礎研究發展計劃（973）項目、自然科學基金、科技攻關、科技支撐計劃等項目，主管部門的分工以及構成結構都是非常清晰明了的，中國地震局屬各研究所是項目的主要承擔單位，除此之外還有省地震局等項目承擔單位。

近年來，由于地震發生的次數增多，為了防止和減少地震對我國帶來的傷害，我國加大了對防震抗災的投資力度，并且進一步地提高了研究種類、數量等方面，這一現象使我國的防震抗災研究項目檔案日益豐富，檔案的全面性也得到了提高。但就目前的狀況來看，我國對防震減災的科研工作的檔案管理還不能夠充分的滿足我國對科研管理工作的長遠發展的需求，因此，我國對科研項目檔案管理的水平提高還需要進行更深的探索與發現。

二、科研項目檔案管理的現狀分析

（一）防震抗災科研檔案的管理系統不規范

從20世紀80年代開始，我國有關部門對科研項目檔案管理的規范性文件相繼發出，這些文件的概括性和普適性都較強。因為科研種類在不斷地增加，我國對于科研項目的各種方面都有了更高的要求，所以在這個階段的普遍性規范文件已經不能夠滿足實際的檔案工作的需求了。在檔案歸檔的方面，仍然是我國科研項目文件材料收集的基礎性的依據，但是科研項目研究的內容日漸豐富和國家對管理工作要求的提高導致了它對檔案收集工作IDE指導作用顯現出了局限性。在檔案整理方面有曾有文案對整理工作提出了明確的要求。根據現階段的情況看來，各類科研項目的檔案都沒有一個固定的編號，在驗收的時候往往是使用的臨時編號，驗收結束后再根據《地震檔案分類表》進行編入。但這種方式不僅容易使檔案丟失，還加大了從業人員的工作量，降低了工作的效率問題。所以在部門驗收前，就應當對各類項目進行一個固定的編碼，驗收后直接進行編入即可。除了這兩個方面，在驗收的過程中也從存在著問題，各類科研項目的主管部門并沒有按照制度形式對檔案驗收進行一個規定，導致驗收條件和驗收程序都不明確。容易使驗收過程中檔案的驗收混亂，和驗收質量不過關。

（二）前端的控制和檔案的過程管理都很薄弱

有文案提出，科研項目檔案管理工作的基本原則之一是科研和建檔工作在任務下達、進度檢查、驗收、報獎考核的“四同步”管理。但是根據實踐顯示，“四同步”的管理中對于前兩個“同步” 都非常難做到，然而大部分的檔案工作主要是在“ 驗收”這一階段集中著。通過對此現象的觀察，發現主要是存在著兩方面的原因，一檔案部門對于科研項目在報批、啟動和執行的情況無法完全掌握，導致該部門無法對工作進行及時的指導、督促和整理收集；二在項目任務和年度或中期檢查的統治下達時，項目主管部門沒有對歸檔要求和進度檢查的要求進行明確提出，導致課題組的人員對檔案工作的重視度不足。

（三）對電子文件材料管理沒有一個規范性，對于檔案處于“重藏輕用”的管理狀態

文件、文檔和其他基礎設施項目，主要是在與簽署、密封等方面集中，這個是文檔具有有效性的重要基礎，由此我們可以看到原始的紙質文件檔案應該在檔案收藏中占據更重要的地位，在正常的情況下電子檔案只是作為紙質檔案的備份，防治紙質檔案丟失或破損出現后，研究內容也隨之丟失的狀況出現。通過防震減災科研項目本身的特點發現，在研究過程中會產生大量的試驗數據、照片、測量資料、觀測的出局、圖紙等各種各類的材料，其中有部分材料是無法形成紙質的檔案，電子檔案的成了保存此類材料的首選，從而可以看出電子檔案它在防震減災科研項目檔案保存的工作中具有不可代替的性質。但是據現狀來看，使用電子收集檔案還沒有得到足夠的重視，課題組的人員往往會大量的收集紙質文件，造成部分重要的材料或者核心的成果沒有歸檔，從而導致科研項目檔案的完整性缺失，利用價值的也會隨之降低。

（四）從事檔案工作的人員缺乏專業性的培訓，并且流動性較大

科研項目檔案管理工作隊伍是有課題組和檔案部門兩部分的人員組成的，這兩部分的成員對于檔案管理工作隊伍也是非常重要的。這兩個部門的人員不僅要對檔案工作流程的非常熟悉，還需要用有良好的檔案工作的技能。在檔案管理的實踐中，一些科研單位中存在部分年齡偏大、工作經驗不足且流動性較大的科研人員，從而導致課題負責人在選擇完成檔案工作的人員時，主要目標放在了正在讀研的研究生身上，但這些研究生對檔案工作的要求并不熟悉，而且鑒于研究生有非常大的流動性，更容易導致項目的文件材料流失，這也對檔案部門的指導，監督工作大大增加了難度。還有，科研項目檔案人員對于文件、文檔和其他基礎設施項目的檔案人員相比之下，科研項目的檔案人員能夠參加學習和培訓的機會非常少，從而導致他們的業務能力沒有辦法得到有效的提高。

三、科研項目檔案管理的應對策略

（一）建立一個規范化的電子文件管理系統，并且做到檔案能夠達到的“藏以致用”程度

在電子文檔的管理上，不僅要看科研項目中所產生的各種數據、圖表等，還要根據科研項目自身的特點分類進行紙質和電子檔的檔案收集和儲存，而且對于它的成果、內容等方面的收集范圍、收集方式以及整理方式都必須要有一個準確的界定，以防收集的過程中出現漏收、重復收集的現象。同時還需要建設一個數據庫，保證電子文檔的完整齊全，這個數據庫除了保證電子文檔的完整性外還需要整合系統內部科研項目的檔案信息資源，并且通過這個數據庫平臺各單位檔案部所儲存的檔案都可以進行查閱，加大了檔案的使用度，達到了檔案“藏以致用”的目標。

（二）科研項目檔案管理的體系建設要加強，還要加強檔案管理的過程

作為地震系統檔案工作的主要部門的中國地震局檔案部，首先應當制定出一個統一的管理方式，針對各種項目不同的需求分別制定管理方式，主要有四個部分，一任務下達；二進度檢查；三驗收階段；四報獎考核，從而以此做到使檔案管理的過程更加良好。對于任務下達的階段，主管部門應該將檔案收集和歸檔的要求與任務同時下達和提出，對于承擔項目的部門需要對項目下達的情況進行及時地了解，并且對與課題組的收集清單的要求，對兼職檔案人員的員工進行檔案工作的培訓等工作，都需要按照規章制度所明確的收集范圍和所的任務書的內容來執行。

（三）科研項目檔案管理的體系建設的系統化管理

在相關部門對其下達檢查通知的時候，不僅要對檔案收集整理的檢查要求進行明確地表示，承擔項目部門還應當按照科研項目的一個進度，來檢查相應的檔案的收集整理進度，除此之外對于文件檔案收集不齊全、不及時的時候要督促課題組的進度，讓其進行補充完善。對于檔案分類、編目等工作不規范時，要及時地給予指導并且要協助其進行整改。除了形式審查外，項目承擔部門還需要協助課題負責人完成工作報告，對檔案進行檢查驗收。驗收通過后，還需要繼續督促課題負責人對驗收報告和驗收意見的提交、成果獎勵的申報等后續工作，從而將項目檔案補充完善。項目承擔部門對于有關部門的需求如實報告歸檔情況，并出具證明，有關部門也應當將其作為科技報將和科研人員提職考核的重要依據。

（四）對檔案管理人員的專業培訓加強

中國地震局應當建立統一領導、科技管理部協助檔案管理體制，才加強對各單位的檔案工作歸口管理和業務指導。制度建設、人員培訓等方面由檔案部門負責，而科技管理部門主要對各類科研項目特點進行檔案歸檔范圍、管理流程等方面進行協助配合。

我國的防震減災項目還處于一個發展積累的過程中，對于防震減災科研項目檔案的建設還存在著很多的問題，這些問題都將會在后期的發展中逐漸的改善和提高，想要我國的防震減災工作達到一個新的高度，在其科研項目發展的過程中就必須不斷地發現問題、提出問題，然后改善問題，而現階段主要存在的問題有科研管理檔案的體系、檔案收集的方式方法、從事檔案工作的人員等方面，只有將這些問題處理妥當之后，才能夠使得我國防震減災科研項目得到更好的發展，使防震減災科研項目檔案越來越完善，越來越豐富。使我國再次面對地震災害時能夠更有效地進行預防和后期的建設等。

參考文獻：

[1] 毛蒞霞.防震減災科研項目檔案管理現狀與對策[J].中國檔案，2014，07：67-68.

檔案管理應急方案范文第5篇

關鍵詞：電子文件；存儲方式；防火墻；檔案

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2009)05-1244-02

A Theory of E-file Security Management

FAN Feng-xin

(Bengbu Naval Petty Officers School of PLA., Bengbu 233012, China)

Abstract: With the extensive application of office automation, more and more E-files have been produced unceasingly. The daily number of E-files is even more than that of paper documents in many working places and departments. Thus, to collect, accumulate and save E-files has become an important task for all departments. In order to satisfy higher demands, entire E-file management should be strengthened to ensure information security. According to the professional, as a whole, enough attention has not been given to E-file management in our country, especially in file institutions and document departments, to develop the extent and the depth of study, which urgently needs high attention of correlative entities to spring into action now.

Key words: e-files; memory way; firewall; document

1 什么是電子文件

所謂電子文件是在指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。與傳統的紙質文件相比較，電子文件有以下特點：

1) 電子文件不再是直觀的紙質文件，對現代化辦公設備的依賴性很高，必須借助于計算機等設備才能閱讀利用；

2) 電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞，可共享，也不再受時間和距離的限制；

3) 電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，對場地要求不高，但對環境的溫濕度、防灰和防磁性的要求很高[1]。

2 電子文件的鑒定

對電子文件的鑒定是我們需要加以著重考慮的問題。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均發生變化。因此，檔案工作人員在電子文件歸檔前，一要認真進行鑒定，區分文件價值，只有對本單位工作具有查考利用價值的，才有必要進行歸檔；二是由于部分電子文件保持期限較長，其讀取軟件的操作系統可能隨著時間的推移不再具有兼容性，因此，同時定期要將有關電子文件的讀取軟件和操作系統同步歸檔。

電子文件的真偽鑒別一直是文件管理和檔案技術的難點。檔案部門所保管的電子檔案，應該是文件的原件或真實的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值[2]。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保證電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據性。檔案部門應將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人，使之與原件相區別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內容的完整性、文件制發法律手續的完整性、法律依據的完整性、文件辦理過程的完整性等等。

由于電子文件進入網絡運行后，其復制是極為便利的。同時也不能排除個別別有用心者對文件或檔案進行篡改。這樣，我們必須認真考慮電子文件的真假識別問題。對此問題，電子文件制發單位可在機內輸入隱形條碼，使之與偽造或復制件相區別。當網上用戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或者依據使用。

3 具體措施

3.1 改革電子文件存儲方式

目前電子文件的存儲方式還是以分散存儲為主，每個終端都存有電子文件。一旦某個終端出現問題，不僅這個終端本身存儲的電子文件要受到損失，而且還可能使其所在的局域網甚至廣域網上所有終端都受到攻擊和破壞。要對其存儲方式進行改革，有三種存儲方式可以選擇:一是無盤工作站方式。各終端不配置硬盤，電子文件以及處理電子文件所需的應用軟件全部存儲在服務器中。二是無密工作站方式。各終端配置硬盤，但不存儲電子文件，電子文件全部存儲在服務器中。三是移動插拔方式。電子文件存儲在移動硬盤、優盤等移動式存儲器上。用戶處理電子文件時，將移動式存儲器插入微機，不處理電子文件時，將移動式存儲器拔下，鎖入保密柜保存。

3.2 完善網絡系統防護措施

網絡系統防護必須一手抓技術，一手抓管理，技術上多種手段設防，管理上多種措施并用，實行綜合治理。尤其應著重抓好"一個隔離，兩層認證，三種能力"。一個隔離，就是內部網必須與外部網實行物理隔離，禁止與國際互聯網進行任何直接或間接的物理連接。兩層認證，一是每個終端必須設置開機密碼，通過密碼認證用戶是否有權使用該終端。二是用戶進入終端后，應進行身份認證，以確認用戶是否有權通過網絡系統處理電子文件。三種能力，一是病毒防護能力。所有服務器和終端，都應安裝正版殺毒軟件，對計算機系統實時進行掃描和檢測，防止計算機病毒進入網絡系統。二是預警監測能力。實時尋找具有網絡攻擊特征和違反網絡安全策略的操作行為，實時報警，阻斷非法的網絡連接。三是應急處置能力。制定應急方案，完善應急機制，建立應急分隊，提高預警反擊和災難恢復能力，確保網絡系統持續安全穩定運行。

3.3 精簡電子文件數量

由于缺乏有效的管控機制，網絡用戶隨意制發和復制電子文件的現象較為嚴重，致使電子文件數量己遠遠超出實際工作需要。為此，在滿足正常工作需要的前提下，必須對電子文件數量實施有效控制[3]。一是要嚴格審批把關。用戶制發和復制電子文件，必須按規定逐級報批，未經批準，不得擅自制發或復制電子文件。二是強化技術手段。對電子文件的下載、復制進行技術控制，切實做到未經審批和不具權限的用戶，無法下載或復制電子文件。三是定期鑒定清理。至少每半年要對電子文件進行一次鑒定，有留存價值的，及時移交檔案部門歸檔保存；不具留存價值的，及時進行清刪，防止失去現實作用的電子文件留存在系統中。

3.4 控制電子文件使用權限

雖然電子文件的資源共享是實現辦公自動化最關鍵的要素之一，但是從國家秘密安全的角度出發，網絡中的電子文件決不應該讓所有用戶都可以隨意訪問，需要對網絡中的用戶權限進行控制?？刂朴脩魴嘞薜姆椒ㄓ校阂皇窃诰W絡層上設置允許用戶訪問服務器或終端的IP地址，不允許訪問的用戶根本無法連接成功。二是將電子文件存放到指定的網絡區域內，該網絡區域只對有使用權限的用戶開放，無權用戶無法進入。三是通過數據列表方式，對每個用戶使用電子文件的權限事先做出限定，不具權限的用戶無法進入或使用電子文件管理系統。四是對電子文件本身進行加密處理，將密碼分配給有權限的用戶，無權用戶無法打開電子文件。

4 電子文件的利用

電子文件管理工作的根本目的在于利用，首先必須建立起一整套科學、嚴謹、合理的電子文件管理制度，實現電子文件管理的標準化和規范化，使電子文件在產生、運行、管理過程中有法可依，有章可循，保障其工作順利開展；其次，要把好數據庫質量關。在數據管理方面應建立健全數據質量管理體系，根據本單位的實際情況，制定嚴格的數據質量考核指標，責任到人，并定期檢查，常抓不懈；三是做到館室共建，應將計算機錄入工作分散到該立檔單位的內設機構。由內設機構負責歸檔文件的計算機錄入，檔案室在接收歸檔文件的同時接收電子目錄，并獎其合并為本單位的檔案目錄數據庫，同時將重要的文件原文掃描，進而向檔案館移交電子目錄，形成檔案館的電子檔案目錄中心。對于檔案館來說，其主要是負責對各立檔單位電子檔案目錄庫的形成、積累、保管、整理的指導和監督；接收和轉換各檔案室移交的電子檔案目錄，形成目錄數據庫；四是充分利用信息安全技術，切實保障檔案信息數據庫的安全，如配置防病毒卡和查殺系統并且要不斷升級；設置密碼、密鑰、防火墻、身份驗證、防寫保護等等，確保電子文件的安全。

參考文獻：

[1] 石劍文.電子文件管理應注意的問題[J].重慶科技學院學報：社會科學版,2007(5):206-207.