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【摘要】本文從心理因素角度研究高職院校檔案管理，發(fā)現(xiàn)高職院校檔案管理工作中存在檔案管理人員缺乏對檔案工作的職業(yè)認(rèn)同感、檔案管理人員存在自卑心理、檔案管理人員在服務(wù)工作中情緒波動大、檔案需求者缺乏檔案意識、檔案需求者對高職院校檔案管理人員存在不信任心理等5個方面的問題。從而提出加強(qiáng)心理暗示，提升高職院校檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感；提倡意義學(xué)習(xí)，增加高職院校檔案管理人員的知識水平；加強(qiáng)情緒管理，提高高職院校檔案管理人員的情緒管理能力；以德服人，提高高職院校檔案管理效率；提高全社會的檔案意識等5種提高高職院校檔案管理水平的策略。

【關(guān)鍵詞】心理因素；高職院校；檔案管理；實探

一、心理因素對高職院校檔案管理工作的影響

隨著知識經(jīng)濟(jì)的到來，管理心理學(xué)理論和檔案管理理論相結(jié)合，研究高職院校檔案管理過程中檔案管理人員和檔案需求者的行為表現(xiàn)和原因，旨在提高檔案管理人員的工作積極性、催化檔案服務(wù)決心、實現(xiàn)最佳檔案服務(wù)效果，提高檔案管理人員的能動性，了解檔案需求者的內(nèi)心想法。如果我們能夠洞察檔案管理人員和檔案需求者的真實心理想法，就相對應(yīng)地能夠制定出管理檔案管理人員、檔案工作的科學(xué)的方法。

二、高職院校檔案管理工作中存在的問題

檔案管理離不開人，檔案服務(wù)離不開人。從心理因素角度研究高職院校檔案管理，就是從管理心理學(xué)角度研究檔案管理人員和查檔者。從心理學(xué)的角度來審視，高職院校檔案管理工作中存在的問題有：

1.高職院校檔案管理人員缺乏對檔案工作的職業(yè)認(rèn)同感

職業(yè)認(rèn)同感是心理學(xué)的專用術(shù)語，一個員工的守信度、積極性、自豪感和責(zé)任感就是受職業(yè)認(rèn)同感的影響。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員存在缺乏對檔案工作的職業(yè)認(rèn)同感的現(xiàn)象，如：覺得檔案工作并不重要，對檔案工作的發(fā)展不認(rèn)可，對自己的檔案工作沒有成就感，對檔案工作的前景缺乏信心，有種被打入冷宮的感覺，總是逃避工作任務(wù)，不安于所處境況，時刻關(guān)注各類人事考試信息，尋找機(jī)會跳槽換到別的單位工作或是調(diào)整在本單位的工作崗位。

2.高職院校檔案管理人員存在自卑心理

在高職院校里，領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)類業(yè)務(wù)工作極為重視，而對檔案管理工作卻比較放松，一般來說，單位領(lǐng)導(dǎo)總將檔案工作全權(quán)交付檔案管理人員處理，由于上級從不進(jìn)行監(jiān)督或評估導(dǎo)致檔案管理工作不受人重視，造成檔案管理人員缺少培訓(xùn)、進(jìn)修、晉升機(jī)會，專業(yè)能力得不到提高，待遇長期得不到改善，久而久之，檔案管理人員產(chǎn)生自卑心理，總覺得理想和現(xiàn)實存在巨大差距，心理由剛開始剛?cè)胄袝r的豪情萬丈變?yōu)橐货瓴徽瘢诠ぷ骱蜕钪腥狈ψ孕牛鍪挛肥治纺_毫無主見，整日毫無生機(jī)，故意疏遠(yuǎn)同事，對集體活動缺乏興趣。

3.高職院校檔案管理人員在服務(wù)工作中情緒波動大

高職院校檔案管理人員在服務(wù)工作中面對形形色色的檔案需求者，面對彬彬有禮、睿智豁達(dá)的檔案需求者，檔案管理人員一般能夠根據(jù)其提供的信息找到目標(biāo)檔案，由于工作順利感到思路明朗，精神舒爽；面對素質(zhì)不高、固執(zhí)粗俗的檔案需求者，由于提供的信息不全或錯誤，檔案管理人員往往不能找到目標(biāo)檔案，由于花了時間和精力卻沒有解決問題，感到苦悶、急躁。消極的情緒不僅能影響工作成效，影響自身的身體健康，甚至?xí)⒉涣嫉那榫w轉(zhuǎn)移到同事身上，影響同事關(guān)系，影響工作氛圍。

4.檔案需求者缺乏檔案意識

根據(jù)漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院檔案領(lǐng)取登記表，在2010年11月10日——2015年10月31日期間，到漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院檔案室辦理檔案派遣的有71人次，這些人均是自費(fèi)畢業(yè)（結(jié)業(yè)）生，至少在2013年前畢業(yè)（結(jié)業(yè)），有的甚至已經(jīng)畢業(yè)（結(jié)業(yè)）20年之久，為何畢業(yè)離校這么久但是檔案仍然遺留在校？經(jīng)過訪談2014年6月1日——2015年10月31日期間到漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院檔案室辦理檔案派遣的13人，他們均表示不知道自己中專階段的檔案還遺留在學(xué)校，由于工作晉升、考取職稱等由相關(guān)部門告知應(yīng)該辦理檔案派遣，才四處打聽咨詢自己的檔案在何處。由此可看出檔案需求者存在麻痹大意，缺乏檔案意識，將對于自己人生及其重要的個人檔案遺留在外，甚至漠不關(guān)心。

5.檔案需求者對高職院校檔案管理人員存在不信任心理

根據(jù)漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院檔案查閱登記表，在2010年11月10日——2015年10月31日期間，到漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院檔案室辦理檔案查閱的有260人次，其中28人次是由我院的教職工陪同辦理查閱手續(xù)。檔案利用工作是檔案管理人員的常規(guī)工作，即使沒有本單位同事的陪同，檔案管理人員也會遵守職業(yè)規(guī)范，按規(guī)定為檔案需求者查閱檔案。這種行為是典型的對檔案管理人員不信任的心理所促成，擁有這種心理的需求者認(rèn)為找與自己和檔案管理人員均熟悉的人引薦或陪同，查檔過程會更加順利，檔案管理人員會認(rèn)真對待他們的查檔需求，接待他們會更加熱情，至少心理上感覺比較有保障。

三、基于心理視角的提高高職院校檔案管理水平的對策

1.加強(qiáng)心理暗示，提升高職院校檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感

心理學(xué)家巴甫洛夫認(rèn)為：“暗示是人類最簡單、最典型的條件反射。從心理機(jī)制上講，它是一種被主觀意愿肯定的假設(shè)，不一定有根據(jù)，但由于主觀上已肯定了它的存在，心理上便竭力趨向于這項內(nèi)容。”[1]暗示潛移默化地影響著我們的生活，恰到好處地運(yùn)用心理暗示可畫龍點睛地提升高職院校檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感。首先增加他暗示，如高職院校領(lǐng)導(dǎo)在公共場合講話時可提及檔案工作的重要性，表示對檔案工作的支持和重視，這可提高整個單位的檔案意識，增強(qiáng)高職院校檔案管理人員的自主地位和職業(yè)認(rèn)同感；其次，高職院校檔案管理人員可加強(qiáng)正面的自我暗示，如每天工作的第一件事就是對自己說“檔案是歷史的化石，做好檔案工作是功在當(dāng)前，利在千秋的事”等等，以此加強(qiáng)愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德，激發(fā)內(nèi)部潛能，消除不利于工作的情緒，發(fā)揮高職院校檔案管理人員力量。

2.提倡意義學(xué)習(xí)，增加高職院校檔案管理人員的知識水平

1978年美國教育心理學(xué)家奧蘇泊爾（D.P.Ausubel）認(rèn)為：學(xué)習(xí)可以分為意義學(xué)習(xí)和機(jī)械學(xué)習(xí)，其分類的依據(jù)是學(xué)習(xí)者原有知識結(jié)構(gòu)與新知識的關(guān)系。“意義學(xué)習(xí)就是將符號所代表的新知識與學(xué)習(xí)者認(rèn)知結(jié)構(gòu)中已有的適當(dāng)觀念建立非人為的和實質(zhì)性的聯(lián)系。”[2]高職院校檔案管理人員的認(rèn)知結(jié)構(gòu)中已有檔案及相關(guān)專業(yè)的知識，熟悉檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的理論，當(dāng)檔案管理人員學(xué)習(xí)有關(guān)檔案知識的內(nèi)容時，很自然地與原有認(rèn)知結(jié)構(gòu)中相應(yīng)的表象、觀念建立起聯(lián)系。比如檔案管理人員在學(xué)習(xí)歸檔文件的“編號”時，應(yīng)該把握“對歸檔文件的每頁紙進(jìn)行編號”，在回顧已掌握的理論知識后，通過自己的觀察后換種方式進(jìn)行表述成“對歸檔文件的有字的頁面進(jìn)行標(biāo)號，沒字可不編”，從而牢固掌握了新知識。意義學(xué)習(xí)的方式有利于高職院校檔案管理人員在重溫舊知識的基礎(chǔ)上，將新知識融入舊知識中形成系統(tǒng)的知識網(wǎng)絡(luò)。

3.加強(qiáng)情緒管理，提高高職院校檔案管理人員的情緒管理能力

可通過以下三個途徑提高高職院校檔案管理人員的情緒管理能力：一是保持良好的心態(tài)，相信正能量的廣泛性，高職院校檔案管理人員良好的情緒培養(yǎng)需要大環(huán)境的熏陶，不可被反面?zhèn)€例束縛住前進(jìn)的腳步；二是提高承受挫折的能力，檔案工作具有極強(qiáng)的機(jī)要性，在面對形形色色的查檔者時，需要檔案管理人員保持高度的警惕性和責(zé)任性，當(dāng)被誤解或是工作不順心時，要微笑著面對挫折，保持穩(wěn)定的情緒，以防做出過激的言行而造成不必要的麻煩；三是學(xué)會調(diào)整情緒，當(dāng)工作不順利時，對產(chǎn)生的不良情緒應(yīng)該及時進(jìn)行消化，用心關(guān)注自己的情緒，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有細(xì)微的變化時，要尋找產(chǎn)生情緒變化的原因，以便對癥下藥，千萬不要忽視、壓抑自己的情緒，可找領(lǐng)導(dǎo)、同事宣泄心中的不愉快，或是寫日記，參加體育運(yùn)動，文體娛樂休閑等活動轉(zhuǎn)移注意力，使得不良的情緒有一個排泄的出路，從而穩(wěn)定住情緒。

4.以德服人，提高高職院校檔案管理效率

以德為先是中國古代管理心理思想的一個重要特征，先人崇善賢人治事，看重管理者的思想道德，以儒家為代表的古代管理心理學(xué)思想認(rèn)為“德的主要內(nèi)容是仁、義、禮、智、信，考察德的指標(biāo)有十一項，即：強(qiáng)志、重信、輕財、守道、明察、誠實、自省、實干、謙虛、睿智、無私”。高職院校檔案管理人員應(yīng)該培育優(yōu)秀的道德品質(zhì)，嚴(yán)以律己，寬以待人，勤勤懇懇，任勞任怨，認(rèn)真細(xì)致，以高度責(zé)任感對待工作，對檔案需求者不搞區(qū)別對待，無論認(rèn)識或不認(rèn)識的、有經(jīng)熟人引薦或沒有熟人引薦的都一視同仁，急他人之所需，才能擁有較大的影響力和樹立良好的威信，樹立高職院校的形象，無愧檔案事業(yè)。

5.提高全社會的檔案意識

全社會檔案意識的提高是做好檔案管理工作的前提，也是歸屬。全社會檔案意識的提高能為做好檔案業(yè)務(wù)工作提供適宜環(huán)境，提高檔案意識也屬于檔案業(yè)務(wù)工作之一。提高全社會檔案意識也絕非一朝一夕所能達(dá)成，需要全社會的共同努力。首先，檔案主管部門及檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)擴(kuò)大檔案的宣傳，通過在公共場所舉辦宣傳、咨詢、有獎燈謎競猜等方式讓檔案走進(jìn)人們的視線，為人們了解檔案提供途徑；其次，檔案業(yè)務(wù)部門如高職院校檔案部門應(yīng)依托檔案業(yè)務(wù)工作，以做好檔案宣傳工作，自己的實際工作成效代表著檔案界的形象，以嫻熟、熱情、負(fù)責(zé)的態(tài)度換來檔案需求者的了解、信任、支持。

參考文獻(xiàn)

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作者:吳君君 單位:漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院辦公室