檔案數字化工作要求
前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇檔案數字化工作要求范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發(fā)現更多的寫作思路和靈感。
檔案數字化工作要求范文第1篇
城建檔案數字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉化為數字化載體那么簡單。數字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數字化后的城建檔案信息在計算機環(huán)境下,通過數據庫管理系統(tǒng)和網絡通信技術等現代化數字信息管理手段進行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價值。如果對城建檔案數字化建設認識不全面,對計算機信息管理相關功能缺乏清楚的認識;不能按照計算機信息管理系統(tǒng)建設的要求進行規(guī)劃,就會造成建設初期因缺乏規(guī)劃,無法充分發(fā)揮作用。事后還要進行再次建設,從而使投入資源嚴重浪費。
(二)基礎條件限制,對城建檔案數字化水平和質量產生根本的影響
城建檔案數字化工作是一項復雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎條件作為保證,如人員、技術、設備和經費等。由于受到單位幵展城建檔案數字化工作基礎條件的限制,城建檔案數字化工作的水平必然會受到一定的影響。
(三)城建檔案數字化標準和規(guī)范有待細化
在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標準規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關檔案數字化的國家標準目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質檔案數字化技術規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數字化技術規(guī)范》是直接針對檔案數字化工作的。這兩個標準都屬于行業(yè)標準,對檔案數字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導意義。但是,在實際工作中,僅僅依靠這兩個標準是不夠的。還需要制定符合實際情況的具體標準和規(guī)范。比如有關城建檔案數字化工作實施的細則、有關城建檔案數字化的流程及工作要點和質量管理辦法等。以便強化數字化工作中的技術要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數字化工作質量的控制。
(四)城建檔案數字化人員素質有待提高
在城建檔案數字化建設中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質的高低直接影響著城建檔案數字化的質量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數字化加工人員的素質對城建檔案數字化工作的影響最大。
(五)安全問題直接影響
城建檔案數字化的質量城建檔案數字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實體城建檔案的安全問題,其二是計算機及網絡安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數字化加工過程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數字化加工成果是存儲在計算機數據庫中的,成果的管理和利用需要在計算機系統(tǒng)中和網絡環(huán)境下進行,這就涉及到計算機及網絡安全問題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預防等。
二、城建檔案數字化質量控制中問題的對策
(一)采取措施保障
城建檔案數字化的基礎條件城建檔案數字化離不幵相關基礎條件的保障。沒有良好基礎條件作保障,城建檔案數字化的質量難以提高。基礎條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據國家制定的相關法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領導部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設項目城建檔案驗收辦法》中規(guī)定,“項目城建檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未經城建檔案驗收或城建檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目竣工驗收”。《中華人民共和國行業(yè)標準科學技術研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達科研計劃時,同時向課題組下達建檔任務。城建檔案部門負責對建檔工作進行監(jiān)督、指導”。這些要求使得各級領導對城建檔案工作的重視程度加大。
(二)做好城建檔案數字化建設前期調研與組織規(guī)劃
1.開展館藏城建檔案情況調研
館藏城建檔案信息調查是開展城建檔案數字化的前期工作之一。主要是對實體館藏城建檔案的管理情況進行洋細調研。進行城建檔案數字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質量的城建檔案信息服務。
2.正確選擇數字化軟件選擇
城建檔案數字化管理軟件是城建檔案數字化工作的一項重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數字化建設之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務的基礎。因此,應當根據單位或部門對城建檔案數字化所需要達到的目標,結合各個城建檔案管理軟件開發(fā)部門開發(fā)的城建檔案管理軟件的技術特性正確選擇。一般應選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了城建檔案數字化管理的最新技術。適合于今后對城建檔案數據資源的遷移和通過網絡進行交換。另外,還應考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時就應當選擇功能各自獨立,操作時只顯示相關功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強城建檔案信息的安全保密的要求。
3.正確確定城建檔案數字化加工范圍
城建檔案數字化建設工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數字化加工的范圍。《中華人民共和國行業(yè)標準紙質城建檔案數字化技術規(guī)范》對城建檔案數字化對象的確定原則是“應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質城建檔案文獻才能進行數字化。”其中的原則包括:符合國家法律法規(guī)的原則、價值性原則。價值原則主要指“應永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數字化加工的范圍制定合理的城建檔案數字化加工方案城建檔案數字化加工工作開展之前應該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務、完成每一項任務所需要的設備和質量要求;以及達到要求應采取的措施。加工流程的制定應當根據前期調研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數字化加工的方式、設備和人員等情況制定。
4.依據國家制定的標準
結合實際設定相應加工標準和參數依據國家制定的標準,結合實際設定符合本單位實際需要的標準和相應參數,建立規(guī)章制度是城建檔案數字化質量控制的又一關鍵。目前,國家制定的檔案數字化標準有《紙質檔案數字化技術規(guī)范》和《縮微膠片檔案數字化技術規(guī)范》。在實際工作中應以國家標準為依據,制定符合本單位實際的城建檔案數字化具體標準和規(guī)范以及相應參數。標準和參數的設定應充分考慮到本單位工作情況、數字化管理軟件的功能等。但是,現在的計算機技術已經有了巨大發(fā)展,計算機存儲容量發(fā)展到T時代;用戶對數字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標準參數的設置進行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應當根據城建檔案部門城建檔案數字化基礎條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數做適當調整。以滿足管理和利用需求為基礎。
5.加強城建檔案從業(yè)人員的培訓
提高業(yè)務素質城建檔案數字化工作中人員素質的高低直接影響數字化建設的質量。為保證數字化工作能高質量完成。必須在開展工作之前對從業(yè)人員進行一定的培訓。參與城建檔案數字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應采取不同的培訓內容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎的城建檔案管理人員的培訓,主要是加強應用新技術設備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責任心的教育。城建檔案數字化加工人員一般都具有一定的計算機操作和數據庫應用能力。針對他們的培訓內容主要是有關城建檔案管理的基本知識,以及數字化加工過程中相關參數和要求控制方法等。使他們能夠依據制定好的數字化加工標準和參數開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強城建檔案工作安全意識方面的教育。
6.加強城建檔案數字化安全管理制度和方法的制定
工作城建檔案數字化加工過程中應重視安全問題。加強安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應從管理和技術兩方面采取措施。首先,加強規(guī)章制度的建設。其次,采取措施從技術手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數字化系統(tǒng)服務器和客戶端計算機與外網實現物理隔絕。防止網絡入侵和黑客攻擊;加強計算機病毒的檢查;對城建檔案數據庫進行定期備份。另外,嚴格選拔數字化加工人員。要求參與城建檔案數字化工作的人員具有責任心和較強業(yè)務素質。對數字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認識。
(三)做好城建檔案數字化轉換的前期整理工作
城建檔案進行數字化加工的首要工作是對傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數字化轉換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據以確定的城建檔案數字化加工范圍,對具體城建檔案進行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數字化加工的對象。
(四)加強城建檔案數字化各環(huán)節(jié)的登記制度
城建檔案數字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質量都對下一環(huán)節(jié)和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結束后填寫《紙質城建檔案數字化加工過程交接登記表》,詳細記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。在城建檔案掃描工作結束后應填寫《紙質城建檔案數字化轉換過程交接登記表》,登記掃描的頁數,使實際掃描頁數與城建檔案整理時填寫的文件頁數一致。
(五)加強各個環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗收及評估
城建檔案數字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環(huán)節(jié)進行檢查、監(jiān)督、驗收及評估。這是城建檔案數字化質量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數字化成果質量的關鍵手段。通過檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數字化工作的各個環(huán)節(jié)能夠按照預先設定的技術要求正常進行,對出現的問題能夠及時發(fā)現并通過調整各項參數等方式加以解決。驗收包括各環(huán)節(jié)的驗收和總體驗收。各環(huán)節(jié)的驗收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開展。總體驗收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數字化過程中,城建檔案的掃描質量、城建檔案信息的真實完整性、城建檔案數字化成果等通過制定評價指標、評價標準等進行綜合測試和評價。
(六)注重城建檔案信息的深層次加工
城建檔案從傳統(tǒng)載體轉化為數字載體的過程中,應注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數字化工作簡單化、形式化。城建檔案數字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內容包括:文件名稱、責任者、文號、頁號等。城建檔案數字化中如果僅是將這些信息轉化到數據庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現出數字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優(yōu)勢。城建檔案數字化應充分體現計算機數字庫管理系統(tǒng)對信息管理所帶來的優(yōu)勢。城建檔案數據庫管理系統(tǒng)通過元數據對城建檔案信息進行描述。可以表現城建檔案文件的來源機構的層次關系,也可以通過主題標引實現城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數字化加工中應該加強對城建檔案著錄信息的關注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標引信息描述,因為通過主題標引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。
三、結束
檔案數字化工作要求范文第2篇
隨著水利建設迎來跨越式發(fā)展的同時，形成了大量具有重要保存價值的文字、圖表、圖紙、聲像、實物等資料，以桐鄉(xiāng)市水利局為例，現擁有室藏六大門類傳統(tǒng)檔案，涉及文書、科技、行政執(zhí)法、水資源、會計、特種載體等方面，是桐鄉(xiāng)水利建設成果的歷史記錄，也是未來水利事業(yè)更大發(fā)展的重要信息資源和決策依據。
隨著信息技術的普及，對檔案的傳統(tǒng)管理模式和利用方式提出了挑戰(zhàn)，轉變水利檔案傳統(tǒng)工作理念和管理模式勢在必行，桐鄉(xiāng)市水利局檔案室緊跟數字化建設步伐，已完成室藏檔案數字化案卷級、文件級全文掃描并掛接圖像。現結合檔案工作實際，談談水利檔案數字化建設工作的實施。
一、實施水利檔案數字化工作的前期工作
1.加強領導，規(guī)范管理是實施水利檔案數字化工作的保障
任何工作的開展都離不開領導重視和支持，水利檔案數字化也一樣，局領導具備良好檔案意識，建立檔案領導小組，健全檔案工作網絡，完善檔案數字化管理制度和工作流程規(guī)范，使檔案數字化工作有章可循；在日常工作中，促進檔案數字化工作與其他業(yè)務科室工作同計劃、同布置、同落實、同考核，把檔案數字化工作納入全局工作計劃，作為年度工作考核內容，列入相關人員的崗位職責。
2.因地制宜，制定實施方案是實施水利檔案數字化工作的前提
水利檔案數字化建設是為了更好地管理和利用檔案信息，發(fā)揮檔案信息的快捷傳遞、方便利用等優(yōu)勢，由于水利工程檔案數量大、形式多，只有推行檔案數字化建設，才能有效地保護傳統(tǒng)載體檔案原件。我們對室藏存量保管期限在永久、長期的檔案摸底統(tǒng)計，約有19多萬頁需要數字化，如此巨大的工作量僅靠本局檔案員是難以完成的。我們制定“自建與外包相結合”的方案：（1）目錄數據庫建設和新增檔案全文數字化由局檔案室負責；（2）存量檔案數字化全文掃描采用外包方式；（3）目錄數據庫和全文數據庫兩方面同步建設；（4）為加強檔案數字化外包安全管理，要求外包方在數字化過程中嚴格遵守《檔案數字化外包安全管理規(guī)范》。
3.加強投入，完善設施是實施水利檔案數字化工作的后盾
水利檔案數字化需要一個比較長的過程，我們根據實際情況，設立了檔案數字化專項資金；引進了“龍宇”網絡版數字化檔案管理系統(tǒng)，搭建了科室之間的網絡應用平臺，在檔案信息輸入、處理和輸出、登記備份過程中實現同步數字化，在獲得許可權限下還可通過網絡查閱檔案，實現檔案資源共享；硬件方面：建成了符合安全技術標準的微機房，配置了檔案專用服務器、更新了計算機、高性能雙面打印機、高速掃描儀、數碼相機、防磁柜等現代化檔案辦公設備，確保檔案數字化建設順利進行。
二、水利檔案數字化工作的實施
1.建立統(tǒng)一規(guī)范體系
將室藏檔案數字化工作質量落實到每個環(huán)節(jié)，對六大門類檔案數字化的技術標準和業(yè)務規(guī)范實行統(tǒng)一，按照《桐鄉(xiāng)市紙質檔案數字化操作規(guī)范（試行）的通知》、《桐鄉(xiāng)市綜合檔案室電子目錄數據庫結構與交換格式（試行）》的要求，確定工作流程：各業(yè)務科室形成的數字檔案由各科室按分類號在龍宇軟件中錄入案卷目錄及卷內目錄，以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份圖像文件命名為檔案目錄數據庫中該份文件的檔號；設定掃描技術要求：永久或長期保存的采用彩色模式掃描、普通文件采用黑白二色，分辨率選擇200dpi；一般紙質過薄或超厚的采用平板掃描，紙張狀況好的采用高速掃描方式以提高工作效率；圖像先掃成JPG格式，經過圖像處理之后，采用多頁tiff格式存儲；用于批量掛接代替原件保存、利用及移交綜合檔案室。保證水利檔案數字化工作質量。
2.建立高質量的數據庫
加強基礎工作，建立準確完整的目錄數據庫和全文數據庫。一是按照局檔案分類方案，按目錄進行規(guī)范條目錄入，共錄入電子目錄 2.6萬條，基本實現室藏檔案目錄機檢，滿足快速檢索利用的需要；二是對2001年以來室藏的永久、長期（30年）檔案利用外包方式進行掃描和掛接，共完成全文掃描掃描19.7萬幅，并全部在桐鄉(xiāng)市檔案局進行了登記備份；三是加強數字化工作質量控制，在檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據校對、數據掛接、整理還原、案卷入庫時層層把關，確保掃描件符合桐鄉(xiāng)市紙質檔案數字化操作規(guī)范的要求，目錄數據與全文數據掛接準確無誤，使檔案查詢效率高、使用方便快捷，提升檔案信息資源服務經濟建設的水平。
3.建立數字化后期保障機制
檔案數字化工作要求范文第3篇
一、成立數字化工作小組
數字化工作是一個系統(tǒng)工程，不是說有了人、設備和館藏就可以順利的開展數字化工作了，其中涉及到諸如數字化范圍的確定、相關數字化標準的確立以及檔案中的知識產權和隱私權的界定、存儲格式和長久保存等問題，因而必須成立專門的工作小組來統(tǒng)籌規(guī)劃數字化工作并解決數字化過程中會遇到的一系列問題，小組的成員必須包括熟悉館藏和利用情況的工作人員、相關技術人員和法律人才等等。
二、確定數字化的范圍
由于歸檔范圍制定的比較寬泛，同時各個檔案館對接收檔案的數量也沒有限制，因而在中國，檔案的進館率高達60％-70％，而在美國則僅有3％-5％。有此可以看出，中國檔案館館藏量是很大很豐富的，同時也不排斥一些資源重復建設和沒有進館價值的檔案的存在，因此，如果對所有的館藏都進行數字化，不僅會使其工作量和投資規(guī)模在整個數字檔案館建設中占很大比重，同時也會使得數字檔案館建設在很長時間內都會局限在檔案數字化工作中，這樣數字化工作所產生的實際效益和其大筆投入就會形成鮮明對比。
事實上，檔案數字化的目的不外乎兩點：即保護和利用。無論出于何種目的，都只需要進行有限范圍的數字化工作。需要用數字化副本的方式加以特別保護的瀕危檔案只是少數，況且這種方式也無法從根本上解決這類檔案的長久保管問題，受數字載體物理壽命和技術壽命的限制，這些瀕危檔案的數字化副本可能比其原件更加脆弱；至于為建立數字檔案館、便于利用而進行數字化，則必須從實際利用率的角度對擬數字化檔案進行投入效益分析，畢竟在數字檔案的壽命期內其網絡利用頻度足以抵償其不菲成本的也只是少數。由上可以看出，沒有必要對所有非數字館藏進行數字化。
筆者認為，數字化工作小組要根據館藏特色和利用統(tǒng)計等本館的實際情況來確定數字化的范圍，可以把選擇的角度確定在四個方面：一、對最能體現檔案館館藏特色的檔案進行數字化；二、對檔案館中最為珍貴的檔案進行數字化；三、對館藏檔案中咨詢和利用頻率最高的檔案進行數字化；四、對瀕危、經過鑒定確認具有極其重要保存價值的檔案進行數字化。
確立數字化范圍的工作，絲毫不比數字化轉換存儲和保管維護工作輕松，有時可能需要對每份文件進行再次鑒定，同時，在此過程中，收集、整理、保管、鑒定和利用等環(huán)節(jié)中存在的一些問題也會暴露出來，這些問題的解決也是要在此階段完成的。這是一項基礎性工作，對隨后開展的工作而言，是質量的保障，也是提高效率的基礎，是不容忽視的。
三、不能忽視檔案數字化時涉及的著作權保護問題
數字檔案館在資源采集、加工、利用和網絡傳播等過程中會涉及到一系列法律問題，比如公民的知情權、檔案所有者和產權人的知識產權以及隱私權等。其實，在進行檔案數字化工作時也會涉及到著作權問題，這點人們通常在數字檔案館的利用階段或是發(fā)生糾紛時才開始關注。筆者認為，在數字化工作開展之前，檔案著作權問題就應當引起關注。
檔案數字化權是檔案著作權人專有的一項權利，在1999年12月國家版權局頒發(fā)的《關于制作數字化制品的著作權規(guī)定》中規(guī)定：“將已有的作品制成數字化制品，不論已有作品以何種形式表現和固定，都屬于復制行為”，而復制權是著作權人的專有權，由此可見數字化權的專有權地位已得到國家權威部門的確認，不容更改。在進行數字化工作之前，數字化工作小組需要按照相關法律規(guī)定，對待數字化檔案的著作權所有者進行界定，合法取得檔案數字化權。
首先，要區(qū)分待數字化的檔案是否受著作權法保護。
一方面，著作權法所稱作品，是指文學、藝術和科學領域內具有獨創(chuàng)性并能以某種形式復制的智力成果。根據著作權法的有關規(guī)定，在檔案館中有大量具有著作權意義的作品檔案，如立檔單位的年鑒、產品工藝設計、工程項目設計文件、個人生活中的聲像材料等等。這些都是受著作權法保護的客體，但也是社會感興趣、利用率較高的檔案。檔案館不能因為著作權問題而剝奪了人們的利用權利，這就造成了著作權和公民知情權的矛盾。另一方面，根據著作權法規(guī)定，法律法規(guī)等不享有著作權保護的、超過著作權保護期的、著作權保護地域范圍以外的檔案資源不需要考慮著作權問題。因而，區(qū)分待數字化的檔案是否受著作權法保護后，就可以集中力量解決那些受著作權保護的檔案所涉及到的問題。
其次，在進行數字化時要區(qū)分哪些行為是“合理使用”，哪些不屬于“合理使用”。
我國著作權法規(guī)定“圖書館、檔案館、紀念館、博物館、美術館等為陳列或者保存版本的需要，復制本館收藏的作品”，屬于合理使用作品；這就說明如果數字化的目的是為了陳列或者保存檔案，則屬于合理使用。如果檔案館對傳統(tǒng)檔案進行數字化，不僅是為了保存版本的需要，而且是為了建立數字檔案館，便于網上利用，事實上就可能超出了合理使用的范圍，這就要按照著作權法的規(guī)定采取相應的措施。
第三，在數字化的過程中，要區(qū)分是直接轉化行為還是二次加工的編研行為。
所謂直接轉化，就是通過掃描等技術手段將原始檔案信息數字化的行為。處理后的數字化檔案無論從視覺感知還是信息內容都是與檔案原件保持高度一致的，數字化工作者并沒有進行創(chuàng)作性的智力勞動，所以這種數字化的行為，可認定為復制行為，因而可以按照有關復制行為的法律規(guī)定來保護相應的著作權。
所謂二次加工，就是將檔案按照國家規(guī)定、社會需求、工作要求和一定的編排體例進行適當編輯加工的數字化工作。這時的數字化行為已經不是復制的行為，屬于數字化手段下的檔案編研的范疇。在此過程中，要同時注意兩方面的著作權保護問題：一方面，對原始檔案進行利用、刪減、更改的過程，要按照《檔案法》和《檔案管理辦法》的規(guī)定進行，同時要依據著作權法的規(guī)定保護檔案作者的有關權利；另一方面檔案工作者的編撰活動也付出了自身的智力勞動，依據法律規(guī)定，對數字化后的檔案信息應享有相應權利，也要對照著作權法的規(guī)定予以確認。
數字化工作是建立數字檔案館的基礎性工作，數字內容對數字檔案館來說是至關重要的，可以說是日后檔案館良好運行的一個保障，因而各級檔案館在建立數字檔案館時，應當將數字化工作作為數字檔案館總體規(guī)劃的一個重要組成部分，而在數字化之前應該做好必要的準備工作。
參考文獻
1、羅軍：《論檔案信息資源開發(fā)中的著作權保護》，《檔案與建設》，2002(4)。
2、戴定麗：《試論數字檔案館建設中的版權問題》，《檔案》，2002(3)。
3、賈妹：《數字檔案館與著作權問題初探》，中國期刊網。
4、鄒悅：《數字檔案資源建設中的著作權問題研究》，中國期刊網。
檔案數字化工作要求范文第4篇
關鍵詞：檔案信息化；安全控制；思考
中圖分類號：TB
文獻標識碼：A
文章編號：1672-3198（2012）08-0181-02
1 檔案信息化安全控制工作的意義
檔案信息化安全控制是通過對檔案數字化過程中存在的不安全因素和潛在風險進行預先分析，從技術和管理上采取措施，根據工作中人、物、環(huán)境等因素的運動規(guī)律，避免安全事故發(fā)生的行為過程。
2 檔案信息化工作存在的潛在風險
（1）保密安全責任意識不強。在開展檔案信息化建設工作中，一些單位保密安全責任意識薄弱，對做好保密安全工作不夠重視，相關保密安全制度缺位或者不健全、不完善，工作中也存在對保密安全制度執(zhí)行不嚴格的問題。一些單位對工作人員做好保密安全教育和管理的力度不夠，檢查監(jiān)督工作弱化，部分工作人員存在“見密不知密、知密不保密”的現象。
（2）工作中造成對實體檔案或檔案信息資源的損害。在開展檔案信息化工作過程中，受主客觀因素影響會出現丟失、污染、破損、斷裂檔案原件，刪除、篡改檔案信息等問題，尤其是館藏年代久遠的部分珍貴歷史檔案在工作中更容易遭受破壞，造成無可挽回的損失。
（3）網絡信息系統(tǒng)存在安全隱患。有些單位在網絡信息系統(tǒng)建設初期考慮不周，使用時也沒有將保密安全放在首位。信息系統(tǒng)本身的計算機及網絡等有關設備、部件、軟件在技術上的某些不完善也存在不安全因素。比如沒有按照保密要求建設檔案信息系統(tǒng)，沒有將存儲、處理、傳遞檔案信息的計算機及網絡系統(tǒng)按照保密要求進行物理隔離和管理，造成泄密隱患等。另外信息系統(tǒng)應用軟件中的不安全漏洞，計算機及網絡設備在工作中產生的電磁泄露，對存儲過秘密信息的計算機及介質沒有按照保密規(guī)定進行管理等都是存在的潛在風險。
因此，在檔案信息化工作中如何保障檔案原件和檔案信息的安全，如何科學設置數字化工作流程，采用怎樣的管理方式和管理手段，使用怎樣的技術作為支撐就成為檔案信息化工作中安全控制的主要內容。
3 如何做好檔案信息化工作中的安全控制
（1）建立健全規(guī)章制度。
“沒有規(guī)矩，不成方圓”，建立健全保密安全規(guī)章制度是做好檔案信息化工作的基礎和保障。要依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》、《信息安全技術信息系統(tǒng)災難恢復規(guī)范》等有關法律法規(guī)和標準，制定檔案數字化中的檔案安全保管和保密工作規(guī)章制度。同時，要建立和逐步完善各工作崗位的責任制，細化數字化工作過程中各工序間的檔案交接手續(xù)，建立安全檢查檔案，使工作的各個環(huán)節(jié)都做到有章可循，有案可查，達到明確責任分工，規(guī)范程序運作的目的，從制度上保障各項工作環(huán)節(jié)的絕對安全。
（2）加強對工作人員的教育管理。
要結合本地區(qū)、本單位實際，制定具體的工作方案，日常工作中要不斷加強對檔案信息化保密安全工作的教育指導和監(jiān)督檢查力度。一是切實增強工作人員的責任意識。要認真組織學習有關檔案安全的規(guī)章制度，使這些制度變成數字化工作人員的行為準則。要嚴格落實工作責任制，做到分工明確、責任到人。二是增強安全意識。要教育工作人員悉心愛護每一份、每一頁實體檔案，使其充分認識到檔案的不可復制性。三是增強保密意識。要嚴格遵守各項保密制度，對工作人員進行保密教育培訓，簽訂《崗位保密責任書》，特別對部分未開放檔案和檔案資料，要重點做好保密教育工作，加強管理和檢查力度。
（3）選擇安全的檔案數字化加工場所。
數字化加工場所是保障檔案信息化工作安全的重要條件。數字化加工要在檔案館指定的安全場所內進行，加工場所的選擇首先要考慮便于檔案實體的保管，即加工場所盡量選擇距離檔案實體保管位置近的地方，減少檔案實體的運行時間和運輸距離。其次，要在加工場所配備先進的數字化加工設備，以提高工作效率和質量，最大幅度減少差錯率。萊山區(qū)檔案館近幾年來不斷加大對數字化工作設備的資金投入，配備了先進的計算機及高速掃描設備，提高了工作效率，推動了檔案信息化工作快速進展。第三，加工場所應安裝高強度的安防與保密設施，整個加工場所的監(jiān)控要不留死角，重要部位的安防要有所側重。比如檔案掃描軟件、操作顯示器等要有特寫，要能記錄下操作人員每一步操作過程，以備以后查考。要安裝防磁泄漏功能或加裝干擾設備，消除通過磁泄漏而產生的安全隱患。同時，數字化加工場所要配備消防系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)等，并嚴格加工場所人員的出入。另外，嚴禁在工作場所使用與工作無關的任何電器設備，禁止在加工場所內吸煙，在加工工作臺飲水、就餐等，防止各類檔案安全事故的發(fā)生。
（4）加強對數字化工作的質量安全管理。
形成質量高、效果好、安全穩(wěn)定的數字檔案信息是檔案信息化工作的核心，要實現檔案原件與經過數字化加工后的檔案信息完全相符，就必須抓好紙質檔案數字化加工的質量安全管理。由于檔案實體在載體形態(tài)、館藏時間、內容質量等方面不盡相同，就要求我們在認真執(zhí)行檔案數字化標準的前提下，因地制宜，實事求是，搞好區(qū)別對待。近幾年來，萊山區(qū)檔案館通過不斷實踐探索，總結經驗，逐步摸索出了一套切合實際的數字化加工標準。工作中我們對紙質檔案數字化一般采用二值模式掃描，掃描分辨率要求一般在300dpi。掃描結束后，我們拿出專門時間對掃描圖像進行去污、拼接、糾偏等后期處理。對于個別紙張幅度太大或實物等無法掃描的檔案實體，我們采用數碼相機拍攝的方法生成圖像，最大限度地保證圖像信息的高質量。數字化后形成的圖像文件，一般采用TIFF格式存儲，存儲時的壓縮率的選擇，在保證圖像清晰可讀的前提下盡量減少存儲容量為準則。
照片檔案數字化時，彩色照片宜采用“RGB”模式。黑白照片采用“灰度”模式。分辨率一般應不低于600dpi。數字化后所形成的圖像文件，一般采用TIFF格式存儲，采用LZW格式壓縮。錄音帶數字化時選用44.1kHz，16bit來進行立體聲采樣，數字化后存儲格式應為wav或mp3。錄像帶數字化時數據傳輸率應不低于4Mb/s，采用MPEG2壓縮存儲標準。
（5）加強對網絡服務器、終端電腦的安全管理。
一是確保電腦服務器機房的安全保密。機房中存有內部局域網、地方政務網、外部互聯(lián)網及信息數據庫服務器等核心硬件設備，因此確保機房的安全尤為重要。要嚴格執(zhí)行有關機房規(guī)章制度，嚴格進出機房登記手續(xù)，無關人員嚴禁進入機房。要加強設備管理，精心維護保養(yǎng)，對各類服務器適時檢查，發(fā)現問題及時解決，確保服務器的高效運行。二是檔案數字化工作要確保安全，所有的操作必須在一個封閉的網絡中進行，與所有的外網要實現物理隔斷。三是加強對終端計算機的管理。要設置使用者密碼、配備殺毒軟件，及時升級病毒庫。要給計算機加裝顯示器干擾器、電磁輻射干擾器、安裝行為管理軟件、保密系統(tǒng)等高級別的安全控制設備和手段。要封閉電腦usb接口，拆除光驅設備，對外來移動存儲介質必須進行病毒查殺。各終端電腦禁止使用個人的u盤、移動硬盤等存儲介質，數據遷移、臨時備份等工作統(tǒng)一采用具有安全功能的專用介質。
（6） 數字化數據庫的維護、整理及數據備份。
檔案數字化工作要求范文第5篇
關鍵詞：檔案信息化建設；信息安全技術；必要性；數字化
隨著數字時代的來臨，檔案信息化建設也步入了快速通道。管理微機化、館藏數字化、信息共享化，已成為當今檔案工作發(fā)展的趨勢。檔案管理信息化建設是時代賦予檔案管理部門新的任務和使命，是檔案資料管理向檔案信息的一種轉化，是由單一的管理工作向為社會服務性工作轉化的一個具體過程。檔案管理信息化，有利于檔案調取、檔案共享、人才隊伍建設等方面的工作開展，更符合我國現代社會的發(fā)展需求，也是檔案管理工作的最新發(fā)展方向。
一、檔案信息化建設的必要性
（一）形勢發(fā)展需要
21世紀是信息化的時代，檔案也是信息時代的重要組成部分，數字化是檔案信息化的重要手段。檔案館是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實用價值的信息資源庫，這就要求檔案工作在收集、保管、保護和利用手段等方面做出調整，能夠更好地去適應社會發(fā)展的形式。
（二）檔案安全保障
傳統(tǒng)載體檔案在數字化后，將來的整理、編目、統(tǒng)計、查閱、編研、開發(fā)等各項工作，都可不再動用檔案，并可對檔案進行封存管理，從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數，從而保障檔案實體的安全。
（三）社會需求強烈
人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需求量不斷增加，如土地、婚姻、工齡等民生檔案。
二、檔案信息化建設的核心是檔案數字化
（一）數字化工作為檔案信息化提供數據生命
對于檔案信息化來說，數據就是一切，就是檔案信息化的生命，而檔案數字化工作就是產生檔案數據的必要手段。以市檔案館為例，早在2009年底就啟動了數字檔案館項目，陸續(xù)通過數字檔案館軟件、硬件項目以及檔案數字化掃描項目的建設，建立數字檔案館管理系統(tǒng)，同時投入大量人力、物力積極開展檔案數字化工作，并在檔案數字化過程中，嚴格按檔案信息數字化的三原則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則，嚴把質量關對館藏檔案進行全文信息的數字化掃描工作，為檔案的保存和開發(fā)利用打下了扎實的基礎。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。
（二）檔案數字化是傳統(tǒng)檔案的一次變革
傳統(tǒng)載體檔案在數字化的過程中，將會對檔案原件進行相應的整理、編目、統(tǒng)計、修復裱糊等各項工作，等于說把原始檔案通過技術手段再重新修整了一次，并且在完成數字化以后，可以對原始檔案進行封存管理，從而減少對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數，保障檔案的安全。開展檔案數字化工作，實質上是向數字化要安全、要效率，用數字化保安全。
三、檔案信息化^程中存在的問題及對策
（一）檔案數字化的標準不統(tǒng)一
檔案信息化過程是一個由傳統(tǒng)手工操作管理向計算機自動管理轉變的一個過程，然而檔案的整理、分類、編目等工作仍舊按原本紙質檔案手工管理的思維在進行，用這個思維來實現檔案的信息化，是有差別的，會造成檔案現代化管理上的混亂，尤其是在檔案數據庫建設上更為明顯。有非常多的部門和單位都有本行業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)，產生檔案的門類也非常多，比如國土、民政等等，檔案整理以及數據庫的建設都有自己的行業(yè)標準，這就造成綜合檔案館的檔案管理系統(tǒng)難以很好地兼融這些數據，或者修改、返工，造成人力、物力的大量浪費。
（二）檔案人員隊伍急待提高
檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。檔案人員隊伍的現狀：一是從事檔案數字化工作的人員隊伍參差不齊、極不穩(wěn)定；二是各立檔單位的檔案員隊伍中的基層檔案員基本都是兼職狀態(tài)。
（三）信息安全技術不夠完善
知識經濟、信息時代的腳步已清晰可聞，新興的計算機技術的發(fā)展更是一日千里。計算機的云計算技術、虛擬化技術、智能化技術等等在檔案方面的應用還不夠；檔案信息安全技術還需要不斷完善，各地區(qū)安全策略及措施都各自為政，這些都影響了檔案信息的安全。
四、對檔案信息化中存在問題的對策。
（一）必須轉變觀念
把檔案信息化工作的思考角度應該由紙質檔案手工整理的方向過渡到計算機自動化管理的模式，并加強標準建設，由國家或者省市一級建立一個相對固定的國家級標準的數字庫，建設時把按大檔案的概念來考慮檔號的設置、字段設置、檔案的分類等等，把所有檔案都納入到這個標準中來，然后再按專業(yè)的檔案門類進行細分，這樣所有的檔案數據都可以非常方便地導入導出，那么市級、省級甚至國家級的大檔案中心可以一揮而就。
（二）著重加強檔案隊伍建設
要加強檔案工作人員的責任心建設、素質培養(yǎng)、安全意識的教育，制定完善的檔案管理制度，把各項制度落到實處；要有針對性地對檔案數字化加工企業(yè)和基層立檔單位檔案員進行專門的培訓，不僅要做好檔案實體整理的工作，更要了解檔案信息化的過程，了解各種檔案新載體的物理性能，掌握基本的網絡安全策略和知識；建立現代化檔案管理人才的培養(yǎng)制度，培養(yǎng)融檔案知識、計算機管理知識、信息安全等知識于一體的高端人才，來引領檔案事業(yè)的現代化發(fā)展。
（三）加強檔案新技術的應用
