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第一章總則

第一條城市社區檔案是指社區黨組織、社區居民委員會、民間組織等組織和居民在為實現社區“居民自治、管理有序、服務完善、治安良好、環境優美、文明祥和”等實踐活動中直接形成的，對國家、集體和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

第二條為加強和規范城市社區檔案管理，更好地為和諧社區建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市居民委員會組織法》及國家有關法律、法規，結合本省實際情況，制定本辦法。

第三條城市社區檔案工作是發展社區基層民主、維護社區居民切身利益、推進社區各項建設的重要基礎性工作。社區各級組織應當重視檔案工作，加強領導，將檔案工作納入和諧社區建設內容，促進檔案工作與社區各項工作同步協調發展。

第四條市、縣（市、區）檔案行政管理部門和民政部門及街道辦事處、鎮人民政府應積極通過工作考核或目標管理等手段加強對所轄區域內社區檔案工作的監督和指導。

第二章檔案機構及其職責

第五條社區黨組織、居民委員會應依法建立健全檔案工作，明確檔案工作分管領導，設立綜合檔案室，并確定專人集中統一管理本社區各類檔案。檔案管理人員應具有高中以上學歷，并經過檔案業務培訓。

第六條社區綜合檔案室的主要職責：

（一）宣傳、貫徹和執行黨和國家有關檔案工作的法律法規和標準規范；

（二）集中統一管理本社區的全部檔案和資料；

（三）積極提供檔案利用，為社區的各項工作和居民生產、生活服務；

（四）指導、監督本社區各組織機構文件材料的歸檔、整理工作。

第七條對在開展社區檔案工作中成績顯著的單位和個人，由當地人民政府給予表彰和獎勵。

第三章檔案管理

第八條各社區應根據本辦法的規定，建立健全檔案的收集、保管、利用、鑒定等制度，實現檔案管理制度化、規范化。

第九條凡是由社區黨組織、社區居民委員會、社區居民代表會議、社區議事協商委員會以及社區民間組織等在工作活動中形成的，具有查考保存價值的，或關系居民切身利益的各種文字材料，都應歸檔保存，任何單位和個人不得據為己有或擅自銷毀。

第十條一個社區為一個立檔單位，社區黨組織、社區居民委員會和下屬單位所形成的全部檔案組成一個全宗。全宗名稱由鎮或街道和所在社區名稱組成。

第十一條社區檔案按門類可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、社區居民檔案、特種載體檔案等。

社區居民檔案指社區或上級部門針對居民，以及居民家庭成員在生產、生活中直接形成的具有保存價值的各類檔案。

以上各類檔案的具體歸檔范圍和保管期限劃分參照《*省城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》（見附件）執行。

第十二條各社區在居民自治過程中形成的各種載體和形式的文件材料應及時立卷歸檔，集中保管。特別是社區民主選舉、民主決策和民主議事協商等重大活動，以及涉及社區居民切身利益的決定事項，應按照有關規定形成規范的會議記錄或書面材料并歸檔保存。

第十三條社區各類文件材料應按時歸檔。文書材料于次年6月底前歸檔；科技文件材料在科技活動結束后1個月內歸檔；會計材料由會計部門在會計年度終了后保管1年，于次年3月底前歸檔；社區居民文件材料在形成后3個月內歸檔；特種載體文件材料在活動結束或辦理完畢后隨時歸檔。

第十四條鼓勵社區、居民向當地檔案館捐贈、寄存或轉讓其所有的，對國家和社會具有保存價值的檔案材料。

第十五條城市社區各類檔案按下列規則進行分類編號：

（一）文書檔案按年度——問題（社區黨建、居民自治、社會事務、社區服務、社區治安等）進行分類，參照《歸檔文件整理規則》，以件為單位，按年度——問題——保管期限排列編號；

（二）科技檔案中的基建檔案按工程項目分類整理，按項目——時間排列編號；設備儀器檔案按型號分類整理，按型號——時間排列編號；

（三）會計檔案按年度——類別（報表、賬簿、憑證、其他）分類整理并排列編號；

（四）社區居民檔案按居民小組或門牌、樓號分類，以戶為單位進行整理，按居民小組——樓號——門牌順序排列編號；

（五）特種載體檔案中的聲像檔案按載體形式分類整理，按載體形式——年度排列編號；實物檔案以件為單位，按時間順序跨年度大流水編號整理。電子檔案按國家有關規定整理。

第十六條城市社區各類檔案整理質量的基本要求：

（一）文件材料裝訂結實、整齊，無金屬物；

（二）區分不同價值；

（三）盒內文件或卷內文件排列有序；

（四）備考表填寫真實、清楚；

（五）歸檔文件目錄或卷內文件目錄填寫清楚、準確。

第十七條開展社區測評、考核評比等活動需要檔案材料時，應通過復制等方式制作，不得隨意拆卷。

第十八條社區綜合檔案應設專室或專柜保管，采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲等措施，確保檔案的安全。

第十九條檔案管理人員應定期對檔案及保管狀況進行全面檢查，并形成安全檢查記錄，確保檔案不丟失、不損壞；如有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現象時，應及時修補、復制或進行其它技術處理。對特種載體檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案的完整。

第二十條社區檔案應實行專人保管。檔案室應建立全宗卷，以積累存貯本社區有關檔案的整理說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。

第二十一條社區檔案室應建立各種檔案統計臺賬，對檔案的收進和移出、保管數量、借閱和利用效果、銷毀等情況，進行及時、準確統計和登記。

第二十二條社區應建立檔案鑒定工作小組，根據《*省城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》，對已到期檔案進行及時的鑒定。鑒定工作小組由檔案室和有關業務部門的人員組成，鑒定后應形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應清點核對并編制《檔案銷毀清冊》，經必要的審批手續后按規定銷毀。禁止擅自銷毀檔案。

第二十三條檔案管理人員調離工作崗位時，應在離職前辦妥檔案交接手續。

第四章檔案開發與利用

第二十四條社區檔案室應建立和健全檔案借閱利用制度，并為檔案的利用創造條件，簡化手續。除涉及國家機密、商業秘密和個人隱私等不應向社會公開外，社區檔案室應為社區居民和社會公眾利用檔案提供方便。借閱利用時應遵循借閱利用手續，并及時做好檔案借閱登記和檔案利用效果登記。利用者不得涂改、污損檔案，不得泄密，未經批準，不得擅自抄錄、復制檔案。

第二十五條社區檔案室應圍繞社區中心工作和居民利用需求，加強檔案信息資源的開發利用，積極開展檔案編研工作，定期公布檔案開放目錄。

第二十六條社區檔案管理應積極采用計算機等先進技術，逐步實現檔案管理的信息化、現代化。

第二十七條社區各級組織和居民發現檔案損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等違法行為時，應上報當地政府和檔案行政管理部門予以依法查處。