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1.堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路
檔案管理的根本目的在于檔案利用要加強檔案的開發利用,實現信息資源的共享。檔案的利用的高效準確的基礎一定需要做好檔案的基礎管理。因此,檔案人員要在信息的整理、搜集、保管等方面做足功夫,同時,做好檔案的編目、檢索、編研工作,健全檔案文件的資料,為檢索工具提供完整的信息。此外,在做好信息完善的基礎上,強化檔案保管工作,隨時為需要者及時提供需要的信息。對于一些重要的檔案,要要備有微縮或復制件。同時加強檔案庫房設施建設,減少外界條件對檔案造成的損害。檔案管理工作是在做好基礎工作的基礎上適應社會發展變化進行新途徑的改革,改革意在提高檔案管理的水平,將傳統的方式方法不能適應社會的部分摒棄,充分發揮檔案管理的作用。全面做好檔案管理工作,不僅提高單位的管理水平,還能為社會的進步和經濟的發展做些貢獻。
2.檔案管理檔案信息管理
2.1管理對象不是所有的文件都要進行檔案管理,下面幾個情況就不能成為檔案管理資源:第一,一些不值得保存的檔案,統一起來沒有形成資源;第二,一份或是多份信息或是館藏信息同樣不能作為檔案管理資源;第三,對于一些沒有組織、沒有順序的檔案;檔案信息包括內延和外延信息內容,以及和其相關的設備、人員、資金等,由此可以看出,檔案信息資源的概念要更加綜合化,比起檔案的概念來說。因此,檔案資源管理要從長遠的眼光和角度去看,重視所包含信息的揭示與開發,并且要打破傳統的管理模式,走出單一檔案管理部門各自為政的局面。
2.2管理手段檔案管理的手段呈現著多元化、集成化的發展特點,管理手段有行政手段、經濟手段、法律手段、教育手段、技術手段等。運用信息技術進行檔案管理,并且取得很好的效果,主要由于:
首先,由信息技術自身的特點決定。信息技術是先導科學技術中新興的技術領域,是高技術中的先導技術。它的發展與信息要素的作用在人類社會中日益突現是分不開的。為了開發信息資源,人們利用科學技術廣泛地采集分析、處理、利用來自自然界及社會的信息,并積累形成了信息技術。信息技術也就是指運用信息科學的原理和方法研究信息的產生、獲取、變換、傳輸、存儲、處理和利用的工程技術,又稱信息工程。閉其中主要包括微電子技術、計算機技術、多媒體技術、通信技術、網絡技術等。這些技術使得人們在處理信息時得心應手,再加上信息又與人們的生產活動、經濟社會生活密不可分,因而信息技術具有極為廣泛的適應性和極強的滲透性。它廣泛地應用于生產制造、產品設計、辦公業務、家庭生活、教育、科研、金融、氣象、軍事、大眾傳播等領域。作為與信息要素有直接聯系的檔案信息資源管理更會受到信息技術的深刻影響和滲透。
其次,由檔案信息資源管理的內在要求決定。檔案管理是可操控性。檔案信息是可以加工和利用的,這也是檔案信息資源管理的特征。由于檔案信息資源是記錄人類生產活動而產生的,人類也可以利用或是加工它。隨著信息化社會的到來,科學技術在日新月異的發展,各行業的發展都在借助科技的順風船進行改革創新,檔案管理也不列外。正因此檔案信息資源管理利用信息技術的手段進行加工利用,才能將大量的、有利用價值的信息動態的為人所用,豐富了人類資源的財富。建立檔案資源信息管理就是為了實現檔案信息資源的共享,對所有的資源信息進行整體、統一、管理,最大程度的提高信息的利用管理,因此,檔案信息資源管理改革要圍繞這一目標進行。實現這一管理目標就要應用大量的計算機技術、多媒體技術、互聯網技術,新型技術是實現檔案資源信息管理的有效途徑,能使信息檢索更加的高效,而且信息的儲存量大。檔案信息資源管理需要利用信息技術,再加上信息技術的適應性和滲透性使得檔案信息資源管理與現代信息技術緊密地結合在一起。這將會使檔案事業發生根本性的轉變,越來越處于無法替代的地位。這是傳統檔案管理單一化、手工為主的管理手段無法做到的。
3.結語
檔案管理廣泛的應用于各種領域,新時期的發展下,對于檔案信息管理提出了更高的要求,要順應社會的發展變化和時代的需求,應用先進的科學技術,解決檔案管理工作中存在的不足,提升管理質量和水平。作為領導者或是檔案參與人員,要努力的完善檔案管理水平,不斷不斷的研究學習進行改革創新,才能不斷促進行業的不斷提升。
作者:關莉莉單位:吉林建筑大學