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一、對高校學籍檔案進行科學管理的必要性

科學管理是由美國的管理學大師泰勒提出的，指的是高效率的管理。高校學籍檔案具有原始和真實性的特點，這決定了管理人員必須謹慎保管學籍檔案。應充分認識到學籍檔案管理的重要性，以更加審慎的態度進行檔案記錄工作。學籍檔案的動態變化性也加重了管理人員的日常工作量，要求管理人員積極學習信息技術，掌握數字化技能，使學籍檔案管理向信息化、現代化發展。最后學籍檔案使用頻繁的特點要求管理人員提高辦事效率，以盡可能快的速度完善學籍檔案，滿足學生對學籍檔案使用的需要。

二、高校學籍檔案科學管理對策

（一）提高管理人員的職業素養

高校學籍檔案實現科學管理的首要環節就是進行完善的人力資源管理，注重對學籍檔案管理人員職業素養的培訓，提高其科學管理意識，具體來說，主要有以下幾個方面：首先是在意識層面對管理人員加以培養，使管理人員認識到學籍檔案管理工作的重要意義，愿意全身心投入到學籍檔案管理工作中，為組織貢獻創新性管理方法，使學籍檔案管理更加有效率。其次是在技能層面，注重培養管理人員的專業技能，包括使用信息化工具的能力、熟悉辦公軟件等。同時也應該培養管理人員的溝通技能，使其了解到學籍檔案管理部門與其他部門的密切關聯性，在進行學籍檔案記錄時需要得到其他包括教務處在內的其他部門的支持，注重與其他部門的溝通工作。

（二）實現管理信息化

在信息化全球化的今天，學籍檔案管理也應該與時俱進，采用現代化的先進信息技術，提高辦事效率。信息化的學籍檔案管理主要體現在兩個方面，一方面是學籍檔案記錄的信息化，另一方面是學籍檔案管理的信息化。首先在學籍檔案記錄方面，以往手動的記錄方式帶來的弊端主要有記錄速度慢、更新不方便、字跡易褪色難以保存等，而利用計算機軟件對學籍檔案進行記錄，形成數據庫，則不僅提高了效率也可以克服傳統方式造成的檔案難以保存的缺陷。其次在學籍檔案管理方面，傳統的管理方式是對學籍檔案做標記，在使用時從大量檔案中手動尋找，浪費時間的同時也為加大了工作量。而利用信息系統建立學籍檔案管理平臺，在使用檔案時可以直接在平臺上搜索，利用電腦對目標檔案進行查找，節省人力的同時也實現了準確高效的管理目標。

（三）完善學籍檔案管理規章制度

完善高校學籍管理規章制度，嚴格落實各項制度，使學籍檔案管理做到有章可依、有法可循。具體來說，首先是管理人員應積極學習檔案管理相關法律法規，結合本校特點和學籍檔案的獨特性，制定符合實際情況的學籍管理制度。其次是要保證學籍檔案在錄入、歸類、保存過程中的規范化，包括所用表格、書寫用語等都應有嚴格的規范，只有這樣才能保證學籍檔案的客觀性和真實性。最后是在制定學籍檔案管理規章制度以后，應做到嚴格執行，保證學籍檔案管理的科學性和高效率。

作者：吳學慧單位：內蒙古河套學院