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摘要：辦公自動化是不僅僅是辦公室內部的一場革命，同時它也深入地影響了人們的各種觀點。辦公自動化是一種以計算機技術和網絡技術為核心的辦公方式，對秘書工作產生了深刻的影響，使秘書工作從傳統秘書工作向現代秘書工作轉變。這些影響主要體現在，辦公自動化提高了秘書工作的效率和質量，促進了秘書工作職能的提升。本文認為，辦公自動化也可能會使秘書過度依賴，因而秘書在工作中應該避免這些消極影響。

關鍵詞：辦公自動化；秘書工作；影響

引言

辦公自動化的出現掀起了一場辦公革命，它極大地改變了秘書工作的理念、流程、職能，使秘書工作也因此實現了信息化、系統化。辦公自動化已經成了現代秘書工作的一部分，它的出現不但減輕了傳統秘書工作的壓力，還促使秘書工作順利完成了自我升級。隨著信息技術的進一步發展，辦公自動化也將隨之不斷發生更新換代，并且進一步促進秘書工作的高科技化。因此，研究辦公自動化對秘書工作的影響，并且在此基礎上分析秘書應該如何應對辦公自動化的浪潮，對于辦公自動化和秘書工作都具有重要的意義。

因此，本文就是在這樣的背景下，針對辦公自動化對秘書工作的影響展開一些研究。本文在研究過程中充分運用了理論分析、實證分析的研究方法，在理論聯系實際的基礎上，詳盡分析了辦公自動化對秘書工作的影響。希望本文的研究成果能夠對我國辦公自動化的發展進程以及提高秘書工作的效率方面能夠產生一些良好的影響。

一、辦公自動化基本理論

（一）辦公自動化的概念

辦公自動化是隨著當代信息技術的出現而出現的。辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。

在行政機關、企事業單位工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

我國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人一機信息處理系統。

筆者認為，這個概念科學地揭示了辦公自動化的內涵，因此，本文的討論是基于這個概念展開的。

（二）辦公自動化的層次

辦公自動化分為三個層次，分別是：事務型辦公自動化系統、信息管理型OA系統、決策支持型OA系統。

（1）事務型辦公自動化系統。

這一層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統。辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統計、報表處理、個人數據庫等。這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用程序之間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智能化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，柜臺或窗口系統，銀行業的儲蓄業務系統等。事務型或業務型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環境。

（2）信息管理型OA系統。

信息管理型OA系統是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統，是把事務型（或業務型）辦公系統和綜合信息（數據庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業單位的綜合數據庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業單位的綜合數據庫包括工商法規、經營計劃、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。作為一個現代化的政府機關或企、事業單位，為了優化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數據庫。這個數據庫建立在事務級OA系統基礎之上，構成信息管理型的OA系統。

（3）決策支持型OA系統

決策支持型OA系統是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：1、集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。2、智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。3、多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。4、運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。

（三）辦公自動化的作用

辦公自動化在企事業單位的日常運行中發揮了重要的作用，基本滿足了人們對于效率和質量的雙重需求。而在以往，工作效率和工作質量是一對很難調和的矛盾，必須依靠人自己來解決。但是辦公自動化的出現改變了這一狀況，使人們從繁重的手工勞動中解放了出來?？傮w上看，辦公自動化的作用主要體現在以下幾個方面：

（1）提高辦公效率

以電子計算機為中心形成的信息處理系統是辦公自動化的標志，辦公自動化的功能之一就是數據處理。例如：企業的庫存管理、報表統計、帳目計算、情報檢索，甚至單位的日常事務管理等大量的數據信息處理。在以往，這一切數據的處理都必須依靠各自獨立的部門的多位員工，通過統計、計算，手工制成報表上報領導。而今借助OA數據處理功能中的各個子系統，各部門只要1人就能及時、準確地把報表傳輸給領導。以便領導盡快做出判斷。所以，辦公自動化是精簡單位人員的有力措施，能極大地提高辦公效率。[①]

這種利用高科技來處理信息的手段顯然優越于人工處理的方式，事實上，信息技術就是憑借其高效率，才改變了人們原來的工作方式，在固定的時間內完成比人工操作多好幾倍的工作量。

（2）提高辦公質量

辦公自動化在實現高效率的同時并沒有降低其質量，相反還在程度上提高了辦公質量。辦公自動化依托的是當代的計算機技術，利用計算機強大的信息處理技能來實現信息高效、精準地處理。在傳統的秘書工作中，秘書必須在紙張上用筆起草、核算、修改等，整個流程是單線程的，而且由于人自身的因素，整個過程中難免會發生錯漏。但是在辦公自動化的辦公環境下，信息處理系統能夠最大程度上避免這些疏漏。事實上，利用計算機進行文件復制、傳輸，一般是不會出現錯誤的。

（3）促進辦公面貌的轉變

辦公自動化促進了辦公面貌的整體改變，使整個辦公過程呈現出條理化、系統化。而在以往，辦公室里可能堆滿了紙張、文件、書籍、草稿等，整個辦公室凌亂不堪。這些狀況嚴重影響了辦公的效率和質量，在這樣的工作環境里，工作人員難免會產生一些錯誤，此外還會造成精神的過分緊張和焦慮。

辦公自動化則很大程度上改變了這種面貌。在采用了辦公自動化的企事業單位的辦公室里，人們見到是是一副有條不紊的景象，人們利用高科技的通信手段實現信息的互通和共享。在這樣的工作環境中，人的精神也比較輕松、愉快，工作起來不用像以前那樣承受巨大的壓力，有利于促進員工的身心健康。

（4）促進觀念轉變

辦公自動化同時也促進了人們觀念的轉變。以員工招募這個環節來說，以往用人單位可能會選擇那些字寫得工整漂亮的人員來擔任相關工作。但是現在用人單位更傾向于將工作崗位給那些熟悉辦公自動化、熟悉信息處理的人員。

對于秘書來說，辦公自動化也改變了他們的觀點，能否使用和駕馭辦公自動化操作，使他們首先要考慮的事。

二、辦公自動化對秘書工作的影響

上文簡要介紹了辦公自動化的一些理論，筆者認為，辦公自動化對秘書工作產生了重大的影響，因為秘書是整個辦公場所的核心，秘書工作是辦公室工作的主要組成部分。因此，在接下來的論述中，本文將詳細介紹辦公自動化對秘書工作的影響。

三、秘書工作應對辦公自動化的策略分析

從上文的分析可以看出，辦公自動化對秘書工作產生了深遠的影響，這些影響既有正面影響又有負面影響，但是主要是積極的影響。在辦公自動化被廣泛采用的今天，秘書以及企事業單位自身也應該對辦公自動化作出一定的回應，只有這樣才能充分發揮辦公自動化的作用。筆者認為，秘書工作對辦公自動化的應對主要體現在以下幾個方面：

此外，秘書在辦公自動化的環境下同樣需要具備統籌安排各項事務的能力，秘書可以充分利用辦公自動化環境提供的設備進行記錄、通聯、籌劃各種事項，但是需要加強協調能力，以便將領導的計劃付諸實施。

結語

本文研究了辦公自動化的基本概念，在此基礎上分析了辦公自動化對秘書工作的影響，本文的主要觀點是，辦公自動化對秘書工作的影響非常大，既有積極影響也有消極影響，但是總體上說辦公自動化對于提高工作效率和工作質量有著重要的意義。辦公自動化只是一種工作手段，其本身不能代替人們發揮創造性，因此，秘書在工作過程中應該加強自身綜合素質的提高，不能過度地依賴于辦公自動化。辦公自動化對于秘書的心理素質和協調能力提出了更高的要求，需要秘書在工作中積極應對，以更好地完成秘書工作。

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