前言：本站為你精心整理了高校檔案管理創新路徑范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要:隨著信息時代的到來，互聯網、大數據技術在高校檔案管理工作中全面采用，已成為當今高校檔案管理必備基礎條件，信息新科技對高校檔案管理帶來更高效、便捷同時，也對高校檔案管理提出新要求。

關鍵詞:信息時代;高校檔案管理;互聯網;大數據;創新途徑

隨著信息科技的迅猛發展，幾乎所有產業結構都在短時間內同互聯網技術對接，產業模式因此獲得革新。當前高校檔案管理中互聯網、大數據成為新的管理方式，與傳統人工搜集數據、歸檔、查閱方式相比，信息技術給高校檔案管理帶來質的飛躍。

一、信息技術帶個高校檔案管理新變化

當前，我國高校檔案管理工作已經全面接入互聯網平臺，利用大數據進行管理運作，其數字規范化運營，體現了信息時代檔案管理工作新特點。高校數字檔案管理要求所有存儲數據間彼此關聯互通，如果不能做到關聯，數據間無法聚合，各個系統間的信息將在現實環境中呈現“孤島”現象，無法為用戶提供信息資源支持服務。在信息網絡連通下，大數據技術為高校檔案信息管理提供了強有力的數據分析能力，為所有數據通過網絡能夠聚合、分析提供了必要條件。在大數據條件下，高校檔案能滿足大數據技術要求，能讓高校不同檔案內容匯聚融合，更容易管理，同時還能為這些數據檔案提供分析、可視化，將高校檔案數據管理提升到一個新層次，信息化推送服務更具個性化。在大數據技術環境下，高校檔案管理突破傳統文件周期性技術難題，不會因年限所致被強制銷毀，而是通過網絡連通以數字形式長久存貯，能在任何時候向用戶提供翔實的信息服務[1]。

二、高校信息檔案存在的管理問題

高校信息檔案管理，讓所有原始記錄資料能夠起到“存憑、留史、資政、育人”的特殊作用，這是以前人工檔案管理無法比擬的，但即使如此，高校信息檔案管理仍存在一些問題，主要體現在以下幾點。

1.“信息孤島”現象在一些高校檔案管理中仍然存在。“信息孤島”是指不同類型的信息資源相互獨立，由于缺乏系統鏈接，這些信息無法實現交流共享，如同散落在信息交流之外的一個個獨立孤島存在，因此被稱為信息孤島。這種無法進行及時統計交流的信息資源，曾長時間稱為各高校檔案管理的主要形式，只是在信息技術平臺中，大量信息孤島被互聯網連接，但仍有部分高校檔案信息仍沒有利用互聯網和大數據技術聯通，信息成閉塞孤立狀態。造成這種現象原因主要有：不同機構的信息管理系統存在不兼容問題；其次是高校整體管理存在條塊分割現象，各專業之間缺乏有效溝通，一些專業系統側重某種檔案數據收集，系統形成獨立性，與其他系統信息管理難融合，造成數據鏈格式不匹配。還有的高校中信息管理系統存在代差或不兼容問題，這一部分原因是不同系統供應商不同，機器設備和軟件不兼容，系統間在安裝上存在時間差，新舊設備難以接入，導致高校檔案管理系統對一些科室舊的機器設備無法識別，信息無法導入造成信息采集或傳遞上的阻隔，形成信息孤島現象[2]。

2.高校檔案資源存在數字化、規范化缺失和采集范圍受限現象。當前我國高校管理系統中信息技術已經在快速普及，這為高校檔案數字網絡管理提供了良好的環境和機遇。在大數據技術支持下，我國高校檔案程序數字化得到很大提高，但在應用過程中仍存在一些急需解決的問題。其一是在高校內各種文化交流、活動比賽、專家講座等信息采集和處理、保存仍存在缺陷不足，其原因在于無論校內還是校外，文化、人員交流日益頻繁，給高校檔案管理工作帶來一定壓力，同時高校舉行的各類學習文化娛樂活動中記錄載體多樣，即有筆墨紙張、視頻圖像、音頻難以統一，活動結果形成的各種獎勵實物、證書等也是高校檔案收集的重要組成，很多檔案需要將實物進行數字技術重新收集，如對一些證件進行掃描、拍照等。其二是高校檔案電子采集存在局限性。高校檔案收集整理程序大多仍采用傳統形式，只是運用數字技術手段而已，而有關收集的檔案信息其他渠道并沒有得到重視。如學校官網、校園內論壇、高校外部與所收集檔案有關的信息記錄。另外，對檔案信息的相關報道和評論內容缺乏重視。這一方面體現了高校檔案工作管理需要改進，檔案采集范圍應擴大；另一方面也體現了高校檔案工作人力、技術、設備上的缺乏[3]。

3.高校領導層對高校信息檔案管理缺乏重視。隨著我國高等教育改革的不斷深入，推動了高校檔案信息管理日益普及，信息檔案技術已經在高校建設發展中發揮著越來越重要的作用。雖然新技術、新設備不斷引進，但長久以來形成的陳舊觀念，導致高校管理層對高校檔案工作仍缺乏足夠重視，高校領導更多將精力投入到教學等與高校聲譽直接影響的地方，高校檔案管理被邊緣化成為整個高校工作中的點綴。有的高校領導沒有從認知角度重視高校信息檔案管理工作，也沒有將高校檔案工作納入學校整體發展規劃中來，只是將這一部門作為學校整體的一個可有可無的組成而已，高校決策層對高校信息檔案工作的認知模糊，很大程度上影響了高校信息檔案建設。再者高校信息檔案工作程序急需改進，一些高校檔案室雖然安裝了先進的信息技術設備，但在實際工作中卻不能采用先進的技術手段和互聯網思維進行，致使電子檔案被條塊分割，難以形成整體檔案，一些有價值的檔案電子信息不能及時備份，在系統出現問題需要將原始數據備份歸檔都，無法做到，造成難以彌補的損失。這些人為技術手段的缺失，如果在高校信息檔案建設上重視起來都能避免，但在一些高校檔案管理上仍存在，說明高校檔案建設仍需不斷建設，要從人的思想和技術上進行全面升級[4]。

三、高校信息檔案管理的創新途徑

當前高校檔案信息化管理是建立在互聯網和大數據基礎上的，這就需要高校檔案管理要以信息技術為重點，工作人員要轉換工作理念，熟練掌握互聯網與大數據技術，在工作中以全新流程設計突出檔案管理信息化的科學便捷性。高校領導層也要對高校信息檔案管理建設高度重視，要將高校檔案工作置于高校整個發展建設規劃中來，從人員配備、設施、資金、技術等方面都要進行大力支持。

1.推動高校檔案以“互聯網+”信息形式存在。在高校信息檔案管理中，要重點滲透“互聯網+”思維，打破傳統思想壁壘，以互聯網連通一切，這也是當前整個社會所要面對的現實和發展方向。首先要讓高校領導意識到“互聯網+”對高校檔案建設的重要性，將“互聯網+”思維融入到高校電子檔案建設中，建立高校信息檔案管理制度和規劃，從高校整個發展規劃中體現“互聯網+”檔案管理的重要性。其次，要統一高校下屬各級學院、黨政辦公室電子歸檔標準，要對這些科室人員進行信息技術檔案管理培訓，提升他們的業務能力，從而打破高校內部檔案信息采集、傳遞不暢現象，有效提高高校信息檔案管理效率。在這一點上，高校領導層要賦予高校檔案室更多決策審查權限，由高校檔案管理統一頒布信息數據系統標準，所采用的數據庫必須要與高校檔案室管理心態兼容，各院校和下屬辦公室都要以此標準制定、發送數字信息，以確保做到高校檔案室采集、歸檔和客戶點擊查詢檔案信息做到無縫銜接、高質高效，以保證各類歸檔的電子文件、信息、記錄，實現系統間互操作及信息資源共享，以此發揮互聯網、大數據平臺互聯互動優勢[5]。

2.將“大數據思維”用于高校檔案管理和服務之中。高校電子檔案管理和服務理念更新，要植入大數據思維，從而達到高校電子檔案管理和服務方式的創新。當今時代，大數據技術無處不在，人們的工作、學習、生活已經越來越離不開大數據技術帶來的便捷，高校檔案管理要利用大數據技術優勢，根據用戶需求實現信息檔案數據多維度的融合，在管理運行中需要創新。例如學校科研建設需要做前瞻性設計，會調用檔案對需要進行的科研進行多重數據調研，這就需要檔案室提供以往相關電子數據，利用大數據技術對相關科研進行系統搜集聚合，從多方位、多角度對要開展的科研提供翔實的數據資料。這種數據多維度采集并不僅限于高校檔案室內資料，可通過互聯網進行相關技術數據搜集。這種大數據技術也可運用到對學校教職員工和學生的檔案數據生成系統上，從不同維度記錄某位教師或學生數據檔案，使查閱或評判對比更翔實、準確，有助于全校師生信息管理[6]。構建高校檔案大數據技術服務平臺，是對高校檔案管理服務的有效創新，能實現高效檔案管理智能、自動、網絡化，完全改變了傳統高校檔案管理重視保存的服務理念，更多體現在檔案管理人性化查詢、甄別、收集、歸檔上，同時還可根據客戶要求進行打印、復印、可視化功能服務，服務質量和效率都得到極大提升。在互聯網環境下人機互動更加頻繁，在高校日常學習工作中，網絡技術作用日益增大，新型電子檔案服務需求日漸增多，已經惠及校園建設各個方面。例如用戶在通過高校檔案查詢系統獲得電子身份認證后，可利用查詢系統查詢相關電子檔案，也可在智能手機上下載安裝高校檔案管理APP，隨時隨地登錄校方檔案管理門戶，方便調取查閱檔案，獲得高校檔案管理提供的查詢、咨詢、證明等形式的服務。高校檔案管理工作思維方式的轉變，主動向用戶推送相應的檔案變化信息，實現管理模式創新，為用戶提供主動式、精準的檔案服務。

參考文獻

[1]馬化騰.“互聯網+”:國家戰略行動路線圖[M].北京:中信出版社,2015.

[2]喻國明.互聯網是高維媒介：一種社會傳播構造的全新范式———關于現階段傳媒發展若干理論與實踐問題的辨正[J].編輯學刊,2015(4）.

[3]馮惠玲,趙國俊,劉越男,等.電子文件管理國家戰略芻議[J].檔案學通訊，2006(3）.

[4]裴友泉,馬仁杰,裴斐等.電子文件管理國家戰略的再思考———芻議馮惠玲等同志的《芻議》[J].檔案學研究,2007,96(3）.

[5]陳永生,侯衡,蘇煥寧,等.電子政務系統中的檔案管理：整合共享[J].檔案學研究,2015(6）.

[6]鐘輝新，黃曉斌.基于軟件即服務的企業競爭情報服務模式與應對策略[J].情報理論與實踐,2012,35(7）.

作者:甘萍