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一、高校中心工作對(duì)檔案工作的需求情況

1.科研項(xiàng)目檔案歸檔驗(yàn)收是科研項(xiàng)目課題結(jié)題驗(yàn)收的必要條件，是高校科研工作的客觀要求。國(guó)家科技部《關(guān)于加強(qiáng)“十一五”科技計(jì)劃項(xiàng)目總結(jié)驗(yàn)收相關(guān)管理工作的通知》規(guī)定，項(xiàng)目課題完成后，要按照專業(yè)分級(jí)管理的原則，由相應(yīng)的檔案管理部門對(duì)準(zhǔn)備歸檔的科研文件材料進(jìn)行審查驗(yàn)收。未經(jīng)檔案部門審查驗(yàn)收或科研文件材料歸檔不符合要求的項(xiàng)目課題，不得進(jìn)行結(jié)題驗(yàn)收。

2.建立相對(duì)完整的學(xué)生檔案是著眼于未來的長(zhǎng)遠(yuǎn)需求。一些高校在組織建校周年慶典、畢業(yè)生返校、優(yōu)秀畢業(yè)生介紹乃至教學(xué)評(píng)估時(shí)往往都需要學(xué)生在校期間的信息。但目前普遍的做法是學(xué)生人事檔案“隨身走”，檔案館只保存其成績(jī)、學(xué)歷、論文等少量管理信息，在校期間關(guān)于生活、學(xué)習(xí)和參加各種活動(dòng)的記錄材料、獲獎(jiǎng)材料等都被學(xué)生帶走，甚至丟掉了，這是很大的損失。許多用人單位已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了這個(gè)問題，希望檔案工作能夠進(jìn)一步關(guān)注記錄學(xué)生在校期間表現(xiàn)的檔案文件材料的收集，方便日后利用。

3.國(guó)家、行業(yè)等有關(guān)信息化建設(shè)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求，以及高校數(shù)字化校園建設(shè)，都對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了相應(yīng)的需求。2002年11月，《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》確定了“十一五”期間全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)，即本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)。國(guó)家檔案局出臺(tái)的《電子文件管理細(xì)則》等系列標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了電子文件形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全過程原數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)、捕獲、著錄的一般要求，為電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化、電子文件中心、文檔管理、檔案管理等系統(tǒng)提供了成熟的電子文件全過程管理的要求和設(shè)計(jì)模式。教育部出臺(tái)的《信息技術(shù)學(xué)習(xí)、教育和培訓(xùn)——高等學(xué)校管理信息》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(報(bào)批稿)，旨在規(guī)范定義各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)元素，為高等學(xué)校管理信息化建設(shè)提供重要指導(dǎo)，使高等學(xué)校在數(shù)據(jù)建模、信息采集、加工處理、數(shù)據(jù)交換的過程中有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息優(yōu)化管理和資源共享，幫助使用者方便、快捷、規(guī)范地建立應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，滿足信息系統(tǒng)的建設(shè)需求。

4.樹立檔案證明的權(quán)威性是高校和社會(huì)的緊迫需求。辦公自動(dòng)化條件下產(chǎn)生的電子信息具有易復(fù)制和易更改性，導(dǎo)致傳統(tǒng)意義上的檔案的原始性和唯一性受到挑戰(zhàn)，嚴(yán)重威脅到高校歷史的真實(shí)傳承和信息證明的有效性。《高等學(xué)校檔案管理辦法》(以下簡(jiǎn)稱《辦法》)第三十二條關(guān)于“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”的要求，就是要維護(hù)高校檔案的原始唯一性，樹立檔案證明的權(quán)威性。《辦法》明確了高校檔案形成與出具檔案證明的責(zé)任，即高校其他各單位是辦事機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)形成檔案；而檔案機(jī)構(gòu)是高校檔案的保管機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)出具檔案證明。《辦法》要求：檔案文件材料一旦形成即歸檔，由檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理；所有檔案證明一律根據(jù)高校檔案機(jī)構(gòu)保存的檔案出具，從根本上抑制電子信息的非預(yù)期修改，杜絕偽證的發(fā)生。這是在現(xiàn)代辦公條件下，高校工作對(duì)檔案管理的一項(xiàng)十分重要且緊迫的需求。

二、高校檔案工作服務(wù)高校中心工作存在的問題

1.一些主管機(jī)關(guān)沒有把國(guó)家、行業(yè)有關(guān)項(xiàng)目檔案的要求納入到相關(guān)的規(guī)定之中。

2.一些高校檔案管理體制、機(jī)制和檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全。檔案的收集、積累、立卷、歸檔制度不完善，檔案管理職責(zé)及分工不明確，導(dǎo)致各類檔案歸檔率、歸檔文件材料的完整率和有效性與歸檔要求嚴(yán)重不符。一些文件材料散存在檔案形成部門或個(gè)人手中，甚至有一些文件材料嚴(yán)重丟失或損毀。在接受評(píng)估、檢查、認(rèn)證時(shí)，學(xué)校不得不投入大量的人力、物力和財(cái)力進(jìn)行檔案的收集、整理，有時(shí)需要以補(bǔ)記和追記的方法補(bǔ)充文件材料，更為嚴(yán)重的問題是編造材料，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性。

3.部分高校檔案工作者的基本素質(zhì)不能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。一些學(xué)校的檔案人員對(duì)學(xué)校中心工作的內(nèi)容、流程和方法不了解，對(duì)上級(jí)的要求標(biāo)準(zhǔn)不掌握，不能適應(yīng)不斷發(fā)展變化的工作需要，在開展檔案工作中還處在“基層歸啥我收啥”、“我有啥提供啥”、“缺東少西都與我沒關(guān)系”、“看堆守?cái)偂钡臓顟B(tài)，無法按要求和規(guī)范完成檔案管理相關(guān)工作任務(wù)，這勢(shì)必嚴(yán)重影響檔案工作服務(wù)學(xué)校中心工作的效果。

4.一些高校領(lǐng)導(dǎo)和信息化管理部門對(duì)電子信息易復(fù)制、易更改的特點(diǎn)認(rèn)識(shí)不到位。電子文件、電子信息的這些特點(diǎn)會(huì)導(dǎo)致傳統(tǒng)意義上檔案的原始記錄性、真實(shí)有效性和法律唯一性被顛覆，造成高校對(duì)外信息和歷史留存信息的不一致，嚴(yán)重威脅高校檔案佐證歷史的有效性。

三、高校檔案工作更有效地服務(wù)學(xué)校中心工作的建議

高校檔案工作應(yīng)全面貫徹落實(shí)國(guó)家檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和相關(guān)要求，完善頂層設(shè)計(jì)，建立健全檔案工作服務(wù)學(xué)校中心工作的管理機(jī)制。

1.高校的各級(jí)主管部門要按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，認(rèn)真履行監(jiān)管職能，建立高校檔案工作監(jiān)督檢查長(zhǎng)效機(jī)制，對(duì)高校檔案管理體制機(jī)制的建立情況、檔案管理隊(duì)伍和檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)情況、檔案管理規(guī)章制度制定情況、檔案資源建設(shè)情況以及檔案工作服務(wù)學(xué)校中心工作的情況等進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。要把檢查結(jié)果作為評(píng)價(jià)高校辦學(xué)水平和能力、考核高校工作成果和業(yè)績(jī)的重要指標(biāo)和條件加以應(yīng)用，全面提升檔案工作的地位，使之更好地發(fā)揮服務(wù)高校中心工作的作用。

2.高校要貫徹落實(shí)國(guó)家、行業(yè)和地方有關(guān)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定和要求，把項(xiàng)目檔案驗(yàn)收納入各主管部門負(fù)責(zé)管理和驗(yàn)收的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目、科學(xué)研究項(xiàng)目等項(xiàng)目管理的規(guī)章制度或工作要求中，使之成為項(xiàng)目驗(yàn)收的必要條件之一加以約束和控制。必要時(shí)可以制定項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的專門規(guī)定，使項(xiàng)目檔案驗(yàn)收科學(xué)、規(guī)范、客觀、公正。

3.高校要把檔案信息化建設(shè)和數(shù)字檔案館(室)建設(shè)納入數(shù)字校園建設(shè)，統(tǒng)一規(guī)劃，同步建設(shè)。要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子文件的全過程控制，既要保證定稿文件準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔，又要保證定稿文件生成過程的源代碼、日志等原始數(shù)據(jù)的同步歸檔，確保辦公自動(dòng)化條件下形成的檔案齊全完整，維護(hù)檔案的原始記錄性。要全面落實(shí)“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”的要求，維護(hù)高校信息的真實(shí)有效性和檔案證明的權(quán)威性，維護(hù)高校歷史的真實(shí)性。

4.引進(jìn)、培養(yǎng)人才，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案管理的必由之路，這對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)高校檔案人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)，強(qiáng)化電子檔案制作、接收、保管、應(yīng)用等方法和技術(shù)的學(xué)習(xí)，以應(yīng)對(duì)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用。

作者：祁欣單位：黑龍江省教育廳