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作者：李紅單位：臺金高速公路建設指揮部

一座現代化城市地面交通錯綜復雜，地下管線密如蛛網，各種管線、設施組成了一個有機結合的極為復雜的綜合體，工程檔案就是這個復雜整體的一面鏡子。道路的規劃、建設、生產、生活、管理、維護等，任何一項工作，如果沒有交通工程檔案工作的配合和支持，都將是寸步難行。交通工程檔案管理包括檔案的廣泛收集、系統整理、妥善保管、提供利用、專題編研等工作。隨著社會經濟、城市建設的不斷發展，交通工程檔案需要存儲和傳播的信息量越來越大，信息的種類和形式越來越豐富，傳統檔案管理的機制顯然已不能滿足這些需要。因此，人們提出了數字化檔案管理的設想。

1數字化檔案管理的內涵與功能

檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。數字化檔案管理是一種運行在高速寬帶網絡上的、可跨庫檢索的海量數字化信息資源庫群，對有價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數據等多媒體信息進行收集，進行數字化加工、存儲和管理，實施知識增值，并提供基于網絡的電子存取服務。數字化檔案管理系統是計算機可處理的、有序組織的信息集合，也可看成是存儲數字信息的倉庫。它使用數字技術進行信息資源的組織和管理，能夠存儲海量信息，用戶可以通過網絡高效方便地查詢、檢索信息以獲得信息服務，并且其信息存儲和用戶訪問不受時間和地域限制。其基本功能包括：

1.1提高經濟效益社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾。數字化檔案管理使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

1.2提高辦公效率數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上已成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供利用的信息控制中心。

1.3提高檔案的利用率由于傳統的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確地查找到自己需要的檔案，網絡化的實現，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。

2數字化檔案管理存在的誤區

根據筆者的工作經驗，數字化檔案管理在給我們帶來便利的同時也存在一些誤區與問題，歸納起來主要有以下4個方面：（1）檔案數字化建設階段重硬件投入，輕軟件投入。很多部門中許多領導認為數字化建設搞的好就是機房建的豪華，服務器買的高級，網速快。而對于應用系統的建設卻不愿意投入必要的資金，導致光有一堆機器，卻沒有一個合適的應用系統使用而使機器閑置率高的局面。（2）傳統檔案數字化過程不夠嚴謹，致使檔案質量不高。檔案數字化軟硬件已經建成的基礎上對傳統紙質檔案進行掃描排序等數字化加工的過程不夠嚴謹，致使檔案丟失或者錯誤的現象較多，在日后使用的過程中仍然需要查閱原始紙質檔案，違背了檔案數字化管理的初衷。（3）管理、應用人員素質低，導致系統資源閑置。即使有了很好的軟硬件環境，可是對于使用人員卻沒有進行適當的培訓，導致使用人員的抵觸情緒，不愿意或者根本就不會使用該系統，或者是使用效率極其低下。（4）忽視安全管理，導致數字化檔案受損或丟失。沒有進行必要的日常備份或者病毒等檢查，一旦遇到機器出現故障或者病毒入侵，造成數據的丟失而無法恢復現象時有發生。檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、人員培訓、查詢管理、安全措施等各個環節。

3數字化檔案的電子化建設與管理

3.1硬件建設硬件系統首先應具有良好的平滑升級能力。配置光纖連接磁盤陣列，保證系統的高性能。存儲系統（包括磁盤陣列）應具有較高的可擴展性，可在線擴充，有很好的保護功能。其次硬件系統應具有高可靠性。所采用的磁盤陣列產品在結構及硬件組成上應完全是冗余設計，不存在單點故障，確保整套系統的安全運行。磁盤陣列可采用不同的RAID保護級別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統應用的連續性。系統數據安全性要求很高，可根據用戶的需要，完成數據的隔離或共享。可通過增加應用軟件來支持物理通路的冗余連接，以提高系統的安全性。由于日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此系統應采用雙服務器、磁盤陳列存儲，高速掃描儀集中掃描，光盤和磁帶雙備份的解決方案。

3.2軟件建設軟件開發需經過詳細的需求調研，在傳統檔案管理員與軟件系統分析師之間建立良好的通道，軟件設計真正做到改造傳統流程，規范傳統流程，使應用系統在后臺錄入與前臺查詢，系統管理等各個環節不出差錯。軟件開發完成后應經過全面反復調試方可投入使用。

3.3傳統檔案的數字化轉換包括檔案整理、掃描錄入、檔案質檢、檔案再整理歸檔四部分。這是一項基礎性工作，工作量大，繁瑣，特別是檔案整理部分容易出錯。因此需要領導高度重視，投入必要的人力與物力，通過個人責任制等各種辦法使具體承擔該項工作的人提高責任心，確保檔案數字化的準確率。

3.4檔案管理系統的日常運作對具體承擔掃描錄入與查詢的崗位工作人員進行專門培訓，使他們能夠熟練操作該系統。根據數字檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數字化檔案建設安全、有序地開展。

3.5檔案管理系統的安全措施檔案作為一種特殊的文獻資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理，也包括軟件的安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打好基礎。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要派專人負責管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致丟失。有條件的地方，最好能夠做到異地容災系統，并適當進行災難恢復演練，保證在系統癱瘓或者數據丟失的情況下能夠及時恢復正常運轉；軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理等各種安全控制方法，有效保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。同時為了確保檔案資料的萬無一失，對電子文件與紙質文件實行“雙套制”保存，在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，將電子文件和紙質文件以文本方式和影像方式共存。

4數字化檔案管理的發展前景

數字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發，與傳統載體的檔案相比，數字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動。數字化檔案的管理、研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉變。今后，隨著計算機網絡的進一步發展，信息高速公路的進一步拓寬，數字化檔案管理將會得到更好的發展。