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【摘要】人事檔案管理信息化已隨著我多信息化的全面發展而成為一種趨勢。本文分析事業單位人事檔案信息化管理的必要性，我國事業單位人事檔案管理中存在的問題及應對措施。

【關鍵詞】人事檔案；事業單位；管理信息化；問題

1.加強事業單位人事檔案信息化管理的必要性

1.1加強事業單位人事檔案信息化管理體現了人力資源管理的社會價值。

事業單位人事檔案管理工作是根據國家法律履行社會基本職能的一項重要工作，其社會屬性決定了它的價值。這項工作所包含的內容呈現多元化特征，包括事業單位工作人員的身份、自理、工作表現等基本情況，這些情況與員工的待遇、組織關系及社會保證等密切相關，所以科學的關系顯得至關重要。

1.2加強事業單位人事檔案信息化管理是深化人力資源改革的重要保證。

目前我國事業單位人事檔案管理因受多種歷史原因的影響而存在一定的問題，如事業單位工作人員配置不合理，人員冗雜，且因為許多社會職能較弱的機構的設置導致機構精簡不合理。要實現人力資源的改革提高工作效率，必須加強事業單位人事檔案信息化管理。

2.我國事業單位人事檔案管理中存在的問題

2.1軟硬件基礎參差不齊。

我國各地、各級、各部門對人事檔案信息化的需求不同，但是事業單位人事檔案管理開發軟件不能互通各自為政，這就造成了通用、規范的管理軟件的開發落后。不少單位計算機、掃面議、網絡等人事人事管理的基礎配備尚不齊全，而主要采用手動模式，計算機只起到輔助作用，這就在一定程度上阻礙了人事管理的信息化發展。

2.2缺少統一的信息化管理標準。

科學統一的管理標準是實現事業單位人事檔案管理信息化的基礎。在實際檔案管理過程中，各個單位只從自身利益出發，無法形成統一的管理標準，不能實現數據共享，從而阻礙了人事檔案管理的信息化進程。

2.3管理方式落后。

目前仍有許多單位人事管理工作仍處于傳統的手工、半手工階段，缺乏系統的信息化操作，即便有電子檔案，也只是局限在基本信息的記錄上。當前的檔案整理、分類方法及著錄標準相對落后，已不能滿足事業單位人事檔案數字化的要求。

2.4檔案管理缺乏信息化人才。

當前，各大高校紛紛開展信息技術相關課程，培養現代信息人才。但是，其發展速度仍趕不上社會信息化需求。在事業單位檔案管理上，人才短缺尤其嚴重。由于該行業突出，檔案管理單位多為國家性事業單位，工資待遇不高，所以在人才競爭中缺乏優勢。且認識管理者受年齡局限，信息知識接受較慢。這些綜合因素的影響，導致了檔案管理人才的缺乏和管理信息化發展較慢。

2.5人事檔案利用水平低。

人事檔案管理的目的在于利用，當前我國人事檔案管理存在著重保密、輕利用的問題，人事檔案開發利用度不夠。人事檔案中可供公開查閱的內容極少，且處于被動服務的狀態，只有需要者上門才予提供查閱。這種相對保守的管理方式無法充分發揮人事檔案的利用價值，并使檔案管理更加落后。

3.事業單位人事檔案信息化管理的途徑

3.1加強管理，實現檔案管理系統的信息化。

要實現人事檔案管理的信息化，就要建立健全的管理軟件技術。在檔案管理過程中，要結合事業單位人事管理的特征，逐步建立方便快捷。技術含量高的管理系統，做好檔案的手機、分類、鑒定、保管及調用等各項工作，并逐步實現自動化、信息化、數字化。只有不斷極強事業單位人事檔案管理與社會生產經營活動之間的關系，才能實現檔案管理與單位生產經營活動的相統一，從而實現資源共享。

3.2做好人事檔案信息入檔及修復工作。

做好人事檔案管理工作，必須高度重視檔案生成、收集、驗證、歸檔及利用等每一個環節。另外，管理人員要對檔案進行核查和修復，出現問題時及時更正或修復，必要時與紙質檔案進行對比，以加強檔案的真實性、準確性和權威性。

3.3重視認識檔案管理信息化的數據路建設。

建立數據庫要嚴格遵守相關規定，建立科學、規范的企事業單位檔案內容數據庫。檔案入庫前要注意鑒別，確保檔案方便利用，同時減低入庫成本。還要重視數據庫的權限管理工作，確保檔案的有效安全利用。

3.4加強人事檔案信管理的安全性。

首先在制度上，要建立相應的安全標準與制度法規，不斷完善信息安全的保障體系。要不斷規范檔案借閱機制，建立起檔案數據的備份和恢復機制，使檔案信息的存儲和使用安全得以保證。其次是在人員上，要加強事業單位人事檔案管理人員的信息安全教育和技術培訓，增強其信息保密意識，提高其信息安全使用技能。再次在檔案信息儲備上，紙質檔案要與信息檔案分開存儲。

3.5重視培養人事檔案信息化管理的人才。

人事檔案的信息化是一個不斷優化的過程，要逐步實現信息化管理，必須重視培養高素質的檔案管理人才，增強管理人員的檔案管理知識與信息技術知識。同時加強管理人員的繼續教育與再教育，以適應不斷發展的人事檔案管理信息化需求。

結束語

事業單位的穩定發展關系著國民經濟的發展與人民生活水平的提高，關系著社會穩定與和諧，人事檔案管理信息化管理是當前信息化發展的要求，對人事檔案服務于社會體制改革與創新中標重要意義。目前我國事業單位管理步伐不斷加快，人事檔案的數量和復雜度也逐漸增高，這就要求事業單位采用現代科學的管理方式和信息技術，加強管理人才的培養，建立科學的人事檔案管理體系，逐步實現單位人事檔案管理的信息化。

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作者：何赟 單位：海南省高級體育運動技術學校