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一、高校電子檔案管理存在的問題

（一）高校各級領導和基層組織檔案管理意識薄弱

高校各級領導和基層組織檔案管理意識薄弱，主要表現在：第一，不嚴格遵守《檔案法》和《檔案法實施辦法》中關于權利和義務的約定。第二，沒有對檔案的管理建設進行全面地規劃，有的甚至不配合各級檔案機構和人員的工作。第三，在公文起草和簽發中使用鉛筆、圓珠筆等不符合檔案管理要求的書寫工具。

（二）高校電子檔案服務的層面狹隘

許多高校的電子檔案管理部門把為學校的黨政部門服務作為其主要任務，狹隘的服務面導致電子檔案的利用率低。電子檔案的管理人員缺乏積極主動的服務意識。在業務上表現生疏，盡管是電子檔案，查閱的速度還是偏低。這些都會直接影響檔案的利用率。其次，高校在電子檔案方面的宣傳力度不夠，師生對電子檔案的使用意識模糊。

（三）專業管理人才缺乏，技術水平落后

目前，根據調查，90%以上的高校電子檔案管理人員沒有接受過專業的、系統的、正規的計算機網絡知識培訓。他們缺乏專業系統的電子檔案管理知識。同時，高校也缺乏先進的技術設備及相關的軟件。相對與高校優秀的教學資源來說，大部分高校在電子檔案管理方面的計算機水平是落后的。

（四）電子檔案存在安全隱患

網絡本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網絡上的任何信息都是通過重重傳輸分段傳送至目的地的，其中的任何站點都可以攔截、讀取或者破壞信息。同時，網絡與應用技術的發展日新月異，隨著新技術的產生會不斷產生新的應用方式，而安全技術總是在對抗中產生的，是滯后的。因此，這就給電子檔案的管理帶來了不安全的因素，甚至會產生泄密的風險。這樣就會給電子檔案的管理造成一定的影響。

二、解決高校電子檔案存在問題的對策

（一）加強和提高領導對電子檔案管理的重視和關注

領導對電子檔案管理的重視和關注是搞好高校電子檔案管理的基礎。電子檔案管理工作是一項瑣碎、細致的工作，做起來是很不容易的，這就需要全體師生的理解和配合。同時，電子檔案的管理工作也不是孤立的，需要人力、物力的積極配合。因此，領導的支持和配合是很有必要的，領導越是重視和關注對電子檔案的管理，老師和同學們的檔案意識就越強。首先，高校領導應該把電子檔案管理列入議事日程，做到有計劃、有條理、有記錄、有總結。其次，是切實解決電子檔案管理中涉及的人、財、物等。第三，建立相關的電子檔案管理制度，由專人負責電子檔案的管理，從而真正做到關心電子檔案、形成電子檔案、保管電子檔案，使電子檔案管理處于良性循環狀態。

（二）拓寬高校電子檔案服務層面，提升服務質量

高校電子檔案的管理人員首先應該改變服務理念。要具有創新精神、創新意識和創新能力。克服工作中教條主義和經驗主義的禁錮，積極改變不適應電子檔案發展的條條框框。逐步樹立競爭意識、用戶意識和科技意識，為高校電子檔案管理打下良好的思想基礎。第二，要根據高校教師和學生的需求，建立跟蹤服務、預約服務、查詢服務等不同的服務類型。第三，改進服務方法，更新服務手段。隨著高校體制的改革和發展，電子檔案已經變得越來越重要。這就要求電子檔案管理人員將那些重要的、使用頻率高的電子檔案整理出來，利用網絡傳遞、發送信息，實現資源的共享。

（三）提升電子檔案管理人員素質

電子檔案的管理人員作為電子檔案管理的主體，其素質高低直接影響電子檔案管理的進行。有學者認為：“可靠的政治素質、高尚的道德素養、必備的專業知識、良好的心理素養、精湛的技術素養和較強的科研素養是對電子檔案管理人員提出的新要求”。因此，高校電子檔案管理人員必須提高自身的素質。首先，需要電子檔案管理人從思想上認識到檔案管理的重要性。其次，要具有高度的責任感、創新能力和計算機知識。第三，電子檔案管理人員要不斷用新知識充實自己，不斷提高專業知識和業務能力。

（四）加強網絡保護，提高信息安全

第一，可以采用網絡加密技術。采用加密技術可以保證電子檔案內容的非公開性。電子檔案在傳輸的過程中通常采用“雙密鑰碼”進行加密，即加密和解密要用不同的秘鑰，所以，即使在傳輸的過程中被第三者截獲，也很難從截獲的密文中破解出原文，這對電子檔案具有很好的保護作用。第二，身份驗證。為了防止無關人員進入電子檔案管理系統，因此，很多系統要對用戶進行身份驗證。第三，防火墻技術。防火墻就是用來阻擋外部不安全因素影響的內部網絡屏障，其目的就是防止外部網絡用戶未經授權的訪問，使被保護的網絡和信息不受到侵害，能進一步保證高校電子檔案的安全。

作者：姜楠單位：長江師范學院數學與計算機學院