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檔案管理工作計劃范文第1篇

檔案管理工作是企業的基礎工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務的嚴峻性。我將努力在最短的時間內完成領導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規范化、專業化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發展同步。

現將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。

一、對公司檔案室現存檔案進行了解

作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。

二、對公司檔案室現存檔案進行分類、整理。

通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現存檔案的大致內容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經驗對檔案室現存檔案進行分類、整理，做好卷內目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規定前提下，根據公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業的經營管理和各項工作服務。由于現存檔案基本沒有卷內目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。

三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。

具體工作計劃為以公司現有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規定；6檔案保密規定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。

    四、根據新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集

       在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。

五、  檔案管理辦法試行、修改

在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發現一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。

檔案管理工作計劃范文第2篇

以《檔案法》和《江蘇省檔案管理條例》為指針，認真貫徹實施《常熟市教育系統學校歸檔辦法》，圍繞學校“團結一致謀改革、凝心聚力求質量”的工作重點，強化率先、競爭、責任、效率、質量意識，運用新的檔案管理軟件加強學校檔案工作的管理，力求為學校教育發展提供優質服務。

二、工作目標、任務：

以《檔案法》頒布為契機，有計劃、有步驟地開展學習、宣傳、貫徹活動，增強全校教職員工的法制觀念和檔案意識，強化行政執法的力度，提高全員執法的自覺性，推動學校檔案工作向高標準持續發展。

1.組織學校全體教職員工和檔案管理網絡人員認真學習《檔案法》，參照蘇州市檔案局學習、宣傳、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》活動實施方案，進行有計劃、有組織地宣傳、學習和落實。

2.在認真學習、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》的基礎上，結合學校政治學習對全校教職員工進行宣傳、學習，通過印發宣傳材料、做檔案知識測試卷，提高法制意識和檔案意識。

3.按照《常熟市教育系統學校歸檔辦法》收集好各處、室、組等部門所形成的文件、材料，按分類方案進行裝訂、分類、排列、編號、裝合，并在今年8月底，完成年度各種檔案資料的立卷工作，寫好立卷說明及簽定報告。

4.做好檔案臺帳，對各項內容認真填寫，為迎接一年一度的檔案法規性檢查作好準備。

5.及時收取、處理各類文檔資料，為學校提供優質服務。

6.配合學校做好各類評估、評審、考核工作。

7.根據學校發展情況，及時做好資料的匯編、索引的延續工作，為學校擴大社會效益。

三、工作安排：

第一季度：

1.制訂學校年工作計劃

2.收集本校年各科室所形成的文件、材料

3.做好本校新年度的文書處理工作

第二季度：

1.整理本校年文件資料，按《常熟市教育系統學校歸檔辦法》規定做好裝訂、分類、排列、編號、裝合工作，確保門類齊全，完成立卷任務

2.參加教育系統開展的檔案法制宣傳周活動

3.檢查本校檔案保管情況，如有不到位之處，及時向校領導匯報處理

第三季度：

1.做好本校檔案編制專題匯編及索引的延續工作

2.做好局檔案室、協作組來校年度檢查的準備工作

3.做好年度安全檢查工作，迎接局檔案室對本校檔案安全情況的考核

第四季度：

1.收集本校各室所形成的文件、材料

檔案管理工作計劃范文第3篇

內容摘要:電算化會計系統的檔案管理在整個會計電算化工作中起著重要的作用。良好的檔案管理是電算化后會計工作連續進行的保障;良好的檔案管理是電算化會計系統維護的保證;良好的檔案管理是保證系統內數據信息安全完整的關鍵環節;良好的檔案管理是會計信息得以充分利用,更好地為管理服務的保證。

關鍵詞:會計電算化 檔案 管理 知識

會計電算化的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存貯的會計數據和程序的軟盤及其他存貯介質,系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。電算化會計系統的檔案管理在整個會計電算化工作中起著重要的作用,因此,要把會計電算化檔案的管理工作做好,就要了解和掌握以下幾個方面的知識:

一、會計電算化檔案管理的意義

1、 良好的檔案管理是電算化后會計工作連續進行的保障。會計檔案是各項經濟活動的歷史記錄,也是檢查各種責任事故的依據,只有會計檔案保存良好,才能連續反映單位的經濟情況,才能了解單位經營管理過程的各種弊端、差錯、不足,才能保證信息前后期的相互利用,才能保證系統操作的正確性、可繼續培訓性和系統的可維護性。

2、 良好的檔案管理是電算化會計系統維護的保證。電算化會計系統是一個非常龐大的系統,就是其中的一個子系統也是非常復雜的,而且其還跨越了會計與計算機兩方面的專業知識,了解與維護系統非常困難。所以,如果沒有保存完整的系統開發文檔,系統的維護將非常困難,甚至不可能。

3、 良好的檔案管理是保證系統內數據信息安全完整的關鍵環節。當系統程序、數據出現故障時,往往需要利用備份的程序與數據進行恢復;當系統處理需要以前年度或機內沒有的數據時,也需要將備份的數據拷貝到機內;系統的維護也需要各種開發文檔。因此,保存良好的檔案是保證系統內數據信息安全完整的關鍵環節。

4、 良好的檔案管理是會計信息得以充分利用,更好地為管理服務的保證。讓會計人員從繁雜的事務性工作中解脫出來,充分利用計算機的優勢,及時為管理人員提供各種管理決策信息,是會計電算化的最高目標。只有良好的檔案管理,才可能在出現各種系統故障的情況下,及時恢復被毀壞的數據;只有保存完整的會計數據,才可能利用各個時期的數據,進行對比分析、趨勢分析、決策分析等。

二、會計電算化檔案的生成與管理

1、 數據資料的生成與管理

機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表,應按有關財會制度使用、保管。

現金、銀行記賬憑證和轉賬憑證包括機制憑證和手編記賬憑證兩種, 機制憑證在輸入計算機后要打印輸出,采取匯總的方式與手編憑證同樣裝訂成冊,妥為保管。

現金、銀行日記賬每天打印;銀行余額調整表每月打印一次;總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次;現金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次,并同該本記賬憑證一起裝訂;會計報表、計算表、分析表,按管理要求和時間打印輸出,經有關財會人員審核無誤后簽字生效。

由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時,必須補充打印,并要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章,財務主管簽字蓋章認可。

2、數據備份管理

由于會計核算數據的重要性,必須經常進行備份工作,在日常工作中,準備三套軟盤循環使用,隔日進行備份,以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。

3、會計檔案管理

打印輸出的憑證、賬冊、報表,必須有會計主管的簽章才能存檔保管。為保證備份數據的安全,備份軟盤必須貼上寫保護標簽,裝入盤套,放進硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。由打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理;隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件,和以上軟件的備份磁盤,作為會計檔案保管。

各類會計檔案的出借,均必須經過會計主管審批同意并簽章,如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性,應制作該備份磁盤的復制件,使用復制件進行操作。

必須加強會計檔案的保密工作,任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、賬冊、備份磁盤等的行為,將受到行政處分,情節嚴重者,將追究其法律責任。

三、電算化會計檔案管理應注意的問題

鑒于電算化會計檔案具有上述區別于傳統會計檔案的特點,在電算化會計檔案的管理工作中,除了傳統會計檔案管理應注意的問題外,還應特別注意以下幾個問題:

1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料,如果沒有保存完整的軟件文檔,系統的維護將非常困難,甚至不可能。

2.針對電算化會計檔案受質量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大,易受破壞的特點。在管理時應注意:在選用保存會計檔案的存貯介質時,應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質;對存放在存貯介質上的會計檔案應寫好保護字樣,存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所;對存放往年會計檔案的介質應定期復制雙份存放在不同的地點;對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換;對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。

3.針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點,在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施,防止對會計檔案進行修改;對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應至少一式兩份分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放,以防止某一方面存貯介質損壞造成數據丟失或單方面修改會計數據。

4.針對電算化會計檔案和軟件版本密切相關的特點,在對電算化會計檔案進行管理時應注意保存各種版本軟件系統的軟件檔案和相應的磁性介質或光盤會計檔案。在具體進行操作時可在存貯介質的標簽上注明軟件的版本號,保存會計檔案的介質上標明與哪個版本的會計軟件相對應。

5.針對電算化會計檔案必須借助于特定的環境才能再現的特點,在進行管理時必須注意組織力量編寫一套電算化會計檔案管理軟件,以便對往年資料進行管理;同時利用電算化會計檔案處理方便、快捷、直觀,對管理和決策支持性好的特點,利用保存完好的各個時期的數據,進行財務分析(趨勢分析、對比分析)和預測,為企業的經營管理服務。

參考文獻:

1、《會計電算化原理與應用》清華大學出版社 毛華揚 陳旭等編2005.3

2、會計電算化系統會計檔案管理制度中國作者(未知) 2007.7

檔案管理工作計劃范文第4篇

關鍵詞：檔案管理基礎工作；檔案管理；作用；建議

伴隨著信息化時代的不斷普及，我國現階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數字化不斷邁進，檔案基礎管理工作作為現代化檔案管理工作中的一個重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進我國現代化管理的進程。

1 檔案管理基礎工作在檔案管理工作中的重要作用

1.1 使檔案管理工作變得標準規范

n案的標準，規范是現代化檔案管理的一個基本的要求，檔案管理基礎工作通過將檔案進行分類整理從而可以實現檔案規范化的這一要求，方便對檔案信息的查閱，同時做好檔案管理基礎工作還可以使檔案的管理實現分部門分事項的針對性的管理，提高檔案管理的精準性。然而現階段一些單位并沒有充分認識到檔案管理基礎工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財力，從而導致很多企業的檔案管理基礎工作出現問題，出現整體不規范分類不準確等各種情況。例如由于單位對檔案管理工作的不重視的原因，導致在檔案的基礎工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現錯誤，檔案管理基礎工作沒有做好會影響檔案的完整性，也不利于檔案的規整，非常不利于現代化的檔案管理。

1.2 檔案管理基礎工作可以保障檔案檢索的準確性

檔案管理的基礎工作不僅要求檔案基礎工作人員做好檔案的規范性，還要確保檔案檢索的準確性。在檔案管理基礎工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過程中保證檔案內容的準確性，提供關鍵詞或者相關的內容概括，對于檔案中內容不完整的內容要進行重新編寫，方便用關鍵詞或者內容概括進行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術的不斷普及，檔案檢索技術也在不斷的進步，檔案管理基礎工作可以利用現代化的檢索技術提升檔案管理的水平。

1.3 檔案管理基礎工作保障檔案管理的利用率

檔案管理基礎工作要求檔案規范并且方便檢索查找，這就會有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎工作沒有做好，就會限制檔案更好的發揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業會經常用到，使用率非常高，而有的檔案相對使用率就會低，因此在檔案管理基礎工作進行歸納整理分類過程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對比較重要的，使用率高的檔案內容，然后再對使用率較低的內容進行分類整理保存，同時注意不能因為檔案的使用率較低就不整理，要確保檔案內容的完整。

2 檔案管理基礎工作現狀

2.1 檔案管理人員的整體素質不夠高

現階段我國很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對年輕人他們的對新知識的接收能力會比較弱，因此就會很難接受新的現代化的檔案管理知識，無法適應檔案現代化管理對員工素質的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現代化的不斷普及，對檔案管理人員的素質提出了新的要求，而現階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現代化的檔案管理知識，檔案管理的知識結構比較傳統落后，對計算機知識的掌握也比較缺乏，傳統的檔案管理方法無法適應現代化的檔案管理要求。

2.2 檔案管理不夠規范

檔案管理基礎工作的一個重要的途徑就是檔案的檔號，然后在實際的檔案管理基礎工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，很多員工缺乏專業的檔案分類整理知識，導致很是多員工在進行檔案管理基礎工作時行為不規范，例如在檔案管理基礎工作中，可能會出現缺少目錄號或者檔號的命名不規范等一些列的問題，導致檔案不能及時查找。另外，還有的情況是檔案的標題命名非常不合理，導致檔案內容和檔案標題形成巨大反差，使單位很難精準的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業知識的缺乏也會導致員工在對檔案進行整理分類時，出現分類不準的情況，使檔案資源變得非常混亂，無法更好的為人們提供服務。

2.3 檔案管理的現代化技術普及度較低

現階段我國的檔案管理大部分還沒有普及計算機管理，還是以人工度檔案進行整理歸檔，而人的精準率很顯然不能和現代化的計算機相比，這樣就不可避免的會出現一些人為的失誤。另外，現代化技術的普及率較低，導致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過程中由于內容的漏洞導致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問題都限制了檔案的現代化管理進程。

2.4 檔案保管不當造成缺失

現在很多的檔案還沒有完全實現實體向電子檔案的轉化，很多的實體檔案由于單位對檔案管理的不重視導致出現保存不當的現象，有些檔案已經出現少頁，缺角等情況，甚至有些檔案已經完全丟失，無法找回。

3 有效展開檔案管理基礎工作的幾點建議

3.1 提高檔案管理工作人員的素質

檔案管理工作人員的素質很大程度上影響著檔案管理基礎工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養和職業道德的建設，使檔案管理人員認真履行自己應該履行的責任，做好自己的工作。另外要加強檔案管理人員專業知識的建設，一方面是檔案管理方面的專業知識，通過提升工作人員檔案專業知識確保檔案工作人員能夠對檔案進行合理的整理分類，操作規范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現代化發展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計算機知識，因此需要加強對員工計算機知識的培訓，通過一些現代化的技術的應用來輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎工作。

3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作

在檔案管理工作中需要嚴格要求檔案工作的每一個流程，從開始到結束，檔案工作是從公文開始進行的，因此就需要在起草公文的時候就進行嚴格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個流程都有明確的記錄。對于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個傳閱過程都有詳細的記錄，隨時可以查閱到文件的去向，方便文件的及時收回，單位領導需要清楚地知道文件的信息報告和處理結果。檔案管理工作應該對文件處理的每一個具體的流程都進行管理，每一份文件的記錄都應該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。

3.3 推進檔案管理基礎工作向現代化邁進

要想更好的展開檔案管理基礎工作，就需要充分應用現代化的科技技術來提高檔案管理基礎工作的效率，尤其是在進行檔案管理的檢索時，運用現代化的檢索技術可以有效的提高工作效率，通過關鍵詞，目錄等進行檢索方便快捷。另外，推進檔案管理基礎工作現代化建設，可以很多程度上避免一些人為的出現的錯誤，提高了檔案信息的準確率。通過現代化技術對檔案信息整理劃分，統一劃分，逐步使檔案管理信息化。當然在檔案管理信息化的同時一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現在網絡環境比較復雜，還有可能會受到病毒入侵，存著一些網絡安全隱患，所以在對電子檔案保存時一定要注意電子檔案的安全性儲存，提升對電子檔案的維護水平。

3.4 加強對檔案管理基礎工作的管理監督力度

檔案管理基礎工作的有效展開需要加強對檔案管理的監督力度，明確每個員工的具體職責，由專人負責檔案管理的監督工作，對檔案管理工作人員的工作情況進行定時或者不定時的抽查，確保每個員工都認真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎工作的具體操作步驟，嚴格要求員工按照具體的檔案操作流程來進行檔案管理工作，確保檔案的規范性，避免出現一些列整理分類的差錯。

3.5 提升員工的檔案意識和服務意識

首先對檔案管理工作人員進行經常性的培訓，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養員工的服務意識，無論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務精神，現階段伴隨著信息化時代的不斷普及，檔案管理工作越來越趨向于可以網上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務，優質的服務保證檔案管理工作的有效展開。

3.6 將之前的案卷進行重新整理

現階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對檔案的整理提出了新的要求，因此對之前的一些整理并不規范的檔案需要進行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務，適應現代化的檔案管理。在將之前的檔案進行整理的時候應該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時對于那些沒有卷內目錄，沒有頁碼，缺少案卷標題或者案卷標題不清楚的檔案要將缺失的內容進行添加，從而確保檔案的規范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。

4 結語

綜上所述，檔案管理基礎工作作為現代換檔案管理中的一個重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎工作有助于確保檔案的規范性，準確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務，提升檔案管理水平的同時推進現代化管理的進程。

⒖嘉南

[1]于夢.淺談檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.

[2]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015，03：189.

[3]許麗英.淺談檔案管理基礎工作在現代化管理的作用[J].經營管理者，2015，11：264.

[4]徐剛領.檔案管理基礎工作在現代化檔案管理中的作用[J].中國衛生標準管理，2015，25：16-17.

檔案管理工作計劃范文第5篇

Key words:university; construction file;management

摘　要:高校基建檔案是高校進行整體規劃和建設管理的重要組成部分。針對當前高校基建檔案建設工作中 存在的主要問題及原因進行分析，并對解決這些問題的具體做法進行探討，提出了加強基建檔案科學化管理的建 議.

關鍵詞:高校;基建檔案;管理

凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形 成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學校基本 建設工作的真實原始紀錄，是學校檔案的重要組成部 分，也是學校的寶貴財富。做好高校基建檔案管理，逐 步完善管理方法具有現實意義.

一、高校基建檔案建設的特點和作用

(一)基建檔案的特點 基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價 值性等特點以外，還具有它獨有特點.

1.成套性。完整的基本建設項目檔案形成，需要 每一個環節的文字或圖紙記錄，完整性決定每一個單 項工程與整體工程項目之間的檔案文件材料是一個相 對獨立而又不可分割的有機整體，故高校基建檔案具 有成套性的特點.

2.專業性。基本建設過程涉及到設計、勘探、施 工、安裝、消防等專業技術活動中產生的歷史記錄是唯 一的，也是今后維修、驗收、審查唯一依據，故高校基建 檔案具有專業性的特點.

3.實用性。基本建設完成后，建筑物的結構、性質 等方面可以在檔案中體現，建筑物的產權認定及以后 維修、擴建、改建、解決土地糾紛和相關管理工作，基建 檔案也起到證明作用，故高校基建檔案管理工作具有 實用性的特點.

4.滯后性。由于基本建設項目完成是一個周期 長、投資大的工程建設過程，且涉及面寬而廣，在實際 操作過程中又存在有彈性因素，因而基建檔案自然滯 后于所反映的基建項目，故高校基建檔案管理工作具 有滯后性特點.

(二)基建檔案的作用 作為記錄和承載學校歷史建設沿革的基建檔案， 在高校發展建設中發揮著越來越重要作用。它的主要 作用體現在: 1.憑證作用。俗話說的好:“空口無憑，立字為 證”。高校基建技術檔案是一個學校建校過程中形成 的所有資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預算、記 錄等技術資料，它客觀地記載當時的歷史情況，反映學 校基本建設的完整過程，這些技術資料具有憑證作用.

2.參考作用。基建檔案對查考過去情況，掌握歷 史材料，研究有關事物發展規律，起到廣泛參考作用.

完整系統的基建檔案會給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來的建設者有益的參考與 啟迪。可以通過考查過去的資料，研究和探究事物發 展的規律，在工作中吸取精華、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建檔案記載了房產、地產以及設 備產權形成的全過程，是學校界定產權關系的法律依 據和法定根據，用好基建檔案可以避免和解決產權糾 紛.

二、高校基建檔案管理中存在的主要問題

(一)檔案管理工作滯后，跟不上管理發展需要 檔案管理工作是保證檔案記錄連續性、真實性和 完整性的可靠保證。忽視基建項目檔案形成的各個環 節，勢必影響基本建設檔案的成套性和完整性。隨著 檔案管理現代化進程的加速，無論是管理理念、控制手 段，還是技術設備都發生很大變革。但是高校在硬件 設施和檔案人員素質方面，與檔案現代化管理的要求 還有一定差距。比如目前很多高校基建檔案員都是兼 職檔案員，兼職檔案員遇到工作忙的時候，對基建檔案 無暇顧及。往往造成對檔案資料簡單裝訂、沒有系統 專業化地按照要求管理等簡單化現象，造成檔案資料 不完整，直接影響了基建檔案質量，跟不上高校改革與 發展的需求.

(二)檔案管理意識淡薄，歸檔質量不高 在實際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理 意識不強，基建檔案會存在許多問題。首先，歸檔的文 件內容質量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有 憑證作用、法律效力的關鍵文件都是復印件，或者一些 簽字、蓋章都不全，失去原有作用。其次，文件歸檔材 料、紙張大小不統一，個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字 跡模糊。另外，還有些工程項目檔案內容失實，圖物不 符，不少材料分散在承辦人和技術員手中，需向知情人 詢問才得已糾正，其中設計變更、施工記錄等散失最為 常見。一直以來，高校對基建檔案工作的認識還遠遠 不夠，檔案部門自身的宣傳力度也不夠，造成一些基建 管理人員檔案管理意識淡薄，存在“重建設，輕檔案” 的思想。甚至還出現建筑物竣工后，經手人員將建設 資料隨便鎖進自己的柜子，沒有及時把資料移交給檔 案員歸檔的現象，造成竣工資料的不完整性，影響了歸 檔的質量.

(三)缺乏有效管理機制，造成管理偏差 基建項目一般要經過立項、設計、施工、竣工等階 段，項目文件資料形成周期長，涉及單位廣，專業技術 性強，從而造成收集、整理難度增大。資料從產生到歸 檔經歷相當長的一段時間，并經過許多環節，其中每一 環節的差錯都直接地影響圖紙的齊全、完整、準確性.

為加強和規范基建的檔案管理工作，各高校會制定出 相關管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差異， 許多高校所制定的基建檔案規范大相徑庭，出現所制 定的規范及制度只有輪廓沒有細則，造成管理人員在 實施檔案管理過程中出現了偏差，使所管理的基建檔 案工作跟不上改革與發展的需要，影響了基建檔案的 完整、準確和系統性.

三、加強高校基建檔案科學化管理的對策 隨著社會主義市場經濟體制和民主法制的確立和 不斷完善，檔案管理逐步走上了正軌。如何加強高校 基建檔案資料的科學化管理，使其在審計、監督、管理、 驗收以及學校未來改擴建、維修等方面發揮更大的效 用，筆者以為應從以下幾方面加強管理:

(一)加強基建檔案工作領導 國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》中 第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學校的重要基 礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發 展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。”可見，檔案管 理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部 分，領導對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作 的主要因素。這就要求學校領導高度重視基建檔案工 作，在人員、經費、設施上給予大力支持，切實將檔案工 作納入學校的目標管理，加大檔案執法力度，認真研究 和解決檔案工作中的實際問題.

(二)提高檔案人員素質 搞好工程建設，要把提高檔案人員的素質放在重 要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是 否具有良好的愛崗敬業精神和服務態度。基建管理部 門作為基建檔案的產生和使用部門，檔案人員更應當 自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任 心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質 訓練、加強科學管理，要從基建管理和檔案管理兩方面 進行專業學習知識和培訓，不斷提高檔案管理人員的 業務水平及檔案管理能力.

(三)完善基建檔案管理制度 完善基建管理的各項規章制度，是做好基建工程 檔案歸檔的關鍵。一個工程項目的檔案資料收集齊全 與否，完善制度是關鍵。將基建檔案工作納入日常管 理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這 是保證基建檔案工作規范化、標準化、制度化前提。[2] 高校要結合本校的工作實際，制定出一套切實可行的 規章制度，并經常進行檢查、督促。在實際運作中，因 基本建設檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業技術 性強，所有參建單位的檔案工作質量更應該及時地進 行約束和指導。工程建設項目完成后，不論

是總承包 還是分包，不論建設工程項目大小，必須堅持工程項目 建檔工作按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗 收同步;堅持檔案部門與基建部門相結合，齊抓共管做 好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領導 到位;指定項目專職檔案人員到位;落實項目施工、安 裝編制竣工技術資料、圖紙的人員到位.

(四)做好基建檔案工作“三同步”管理 “三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要 求，其內涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工 作同步進行;工程建設過程中，要與竣工材料的積累、 整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收時，要與提交 一整套合格的施工圖的驗收同步進行。[3]在制定本單 位或本部門的規定、規范、細則等規章制度的同時，應 建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂 合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工 單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項 工作以及竣工驗收應提供的檔案資料及資料套數，從 而克服管理工作的無章可循、無據可依的混亂現象，使 基建檔案進入正常化管理.

(五)實現檔案工作網絡化管理 隨著高校對計算機技術及網絡技術的全面普及使 用，利用數據庫技術和多媒體技術對基建檔案進行管 理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設與管理服 務。目前高校基本建設檔案的管理工作，已經進入從 經驗管理向先進科學技術管理階段，傳統的檔案管理 方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查 找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利 用基建檔案為學校服務。如果參與了高校網絡整體建 設，實現檔案工作網絡化管理，基建檔案將更好地被管 理和利用，更好地適應現代化管理需要.

四、結語 基建檔案是高校的寶貴財富，是高校基本建設工 作的真實記錄和歷史憑證，也是今后維護、管理、改建、 擴建和資產評估的依據，隨著時間推移，人們會越來越 認識到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要 性。因此，我們必須做好基建檔案建設及管理工作，把 好質量關，維護基建檔案的完整、準確、系統、安全，不 斷地提高業務水平和服務質量，使高校檔案為我們國 家的經濟發展和高等教育事業發展提供更好的服務， 做出更大貢獻.

參考文獻 [1]陳傳華，劉學應.對高校基建檔案管理的認識[J].科技情報開發與經濟， 2005， 15(10): 236-237.