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社會化管理論文范文第1篇

1.后勤管理的產權關系不清晰

高校后勤管理的社會化是通過組建高校后勤服務公司、實體、中心或集團，用企業化、集約化、專業化的管理形式，提供高效的后勤保障服務。因此，實現后勤管理的企業化經營，做到與高校分離是社會化改革的關鍵所在。目前，在高校后勤管理社會化的改革中，雖然后勤管理的經費和人員與學校已經分離，但是后勤管理部門的資產仍歸高校所有，使得后勤管理實體的產權關系不清晰。后勤管理實體的人員和資金在與高校分離后，高校卻抓住后勤的資產不放，造成以企業管理方式運行的后勤管理實體在自負盈虧的模式下，無法明確與高校之間的產權關系。

2.后勤管理社會化的體制不完善

“后勤社會化改革的長期性和缺乏市場競爭的后勤管理觀念導致后勤管理機制不合理和管理體制不健高校后勤管理社會化改革中存在的問題及對策徐光偉全”目前，高校后勤管理的體制還很不完善，其主要表現為監督和經營的體制不完善。部分部屬或省屬的高校的主管部門在管理過程中，只是按照國家的相關政策去進行宏觀調控，而一些具體的管理政策是由高校自行制定，這樣一來，后勤管理的社會化改革也就變成這些高校獨立的管理行為，使得高校的主管部門也無法對其進行監督，而高校中有監督職能的部門受到專業水平和經驗等方面的種種限制，往往無法與后勤部門進行有效的協調，對于監督也起不到作用，因此造成高校的后勤管理工作在社會化改革的進程中出現諸多問題。另外，很多高校原有的后勤管理部門在社會化改革的過程中被后勤集團代替，在實際的運作過程中，后勤集團經常會將自己作為管理部門，通過管理代替服務與經營，使后勤部門的經營過程過于行政化，忽視了經濟效益和成本核算的重要性，從而導致經濟效益差、員工沒有積極性，與后勤集團的經營目的和服務宗旨嚴重偏離。

3.后勤管理社會化的制度不健全

對學生食堂與學生公寓管理的規章制度是目前高校后勤管理社會化過程中最為缺乏的。在學生食堂的運營管理中，高校沒有相關的規章制度進行約束，很多承包方由于過分追求利益，從而降低成本，服務質量也隨之下降。此外，高校也沒有明確的規章制度來保障學生公寓的用水、用電，對于違章用水、用電的現象無法做到完全禁止，因此管理方常常會為了節約成本，而違規的停電停水，對于學生們的正常的學習和生活會造成嚴重的影響。

4.后勤管理隊伍的專業水平偏低

目前，高校的后勤管理人才資源匱乏，現有管理人員普遍存在基本素質低、文化水平差等問題，他們對于高校的后勤管理工作知之甚少，所以很難適應社會化改革的新形勢。對此，高校的后勤管理部門應不斷加強管理隊伍的建設，提高管理人員的素質，推動社會化改革的發展進程。

二、推動高校后勤管理社會化的相關對策

1.更新管理觀念，提高后勤管理及服務的水平

在社會化改革中，高校的后勤管理人員一定要更新觀念，將為高校師生提供優質的服務作為目標，提高自身的服務意識，同時要加強監督，注重收集和匯總學校師生對后勤工作的意見和建議，對于存在的問題要采取及時有效的措施進行改進，銜接好后勤管理實體與學校之間的關系，從而將社會化改革落到實處，提高后勤管理工作的服務水平。

2.加強隊伍建設，提高后勤管理人員素質

我國高校的后勤工作人員通常是由臨時工及部分后勤管理人員組成的，他們的待遇普遍較低，使得他們的工作積極性不高，因此，在聘用人員時，要選擇專業素質較高的人員作為管理者，提高這些人員的待遇，并給他們提供培訓和學習機會，不斷提高他們的管理水平，對于普通工作人員，要采取一些有效的獎懲機制，激發他們工作的積極性和主動性，提高他們的服務意識和服務水平，從而使后勤隊伍的整體素質得到提高。

3.健全監督體系，促進后勤管理的社會化

在高校后勤管理的社會化改革中，對于后勤服務的質量、價格以及管理水平都不能通過行政指令進行強行監督，而是要進行有系統、有計劃、有組織的監督。這就必須要建立健全消費者的監督體系，并且嚴格貫徹執行該體系，才能使高校后勤管理社會化改革的方向有所保障。

三、結語

社會化管理論文范文第2篇

基層群眾文化因為有著廣大群眾作為活動主體，所以保證了整個文化活動的影響力和作用，通過進行群眾文化活動，可以帶動整個社會向著優秀文化發展。這是和人民息息相關的事情，所以能夠充分調動每一個人的參與積極性，在有足夠的文化活動設立后，社會管理就會在無形中進入一個全新的局面。群眾是一個不斷變化的群體，而這個群體的變化性也就促進了社會管理的靈活性，社會管理的主要任務和目標是保證社會安定，人民富裕，開創一個適合國家和政府發展的有利環境，所以，群眾文化活動和社會管理二者之間是密切結合的，密不可分的。通過群眾文化活動的開展，就會方便社會管理，讓社會管理變得更加順暢。但需要注意的是，如今的時代不斷變化，社會管理不能固守傳統模式停滯不前，需要根據人民大眾不斷變化的需求來重新創造，這也就要求群眾文化在組織和落實的過程中要積極創新和改革。通過對基層群眾文化的創新，能為社會發展注入更大的活力，切實的推動社會在新的軌道上前進。通過分析可以看出，群眾文化活動和社會管理創新之間是一個相輔相成的關系，進行合理的、積極的群眾文化活動創新可以促進社會管理的進步，相管理的進步又可以輔助群眾文化活動的進行[2]。

二、加強群眾文化活動的具體措施

群眾文化活動的惠及面是十分廣泛的，并且人民群眾需要的文化是通俗易懂的，而不是晦澀難解的。在加強群眾文化活動開展時，應該緊抓重點。根據我黨的工作報告可以看出群眾文化工作的宗旨十分明確，就是要“千方百計地把基層群眾的文化活動搞豐富、搞熱鬧”。這個宗旨雖然看起來簡單，但是實施起來有著一定的困難。在進行基層群眾文化建設時，要盡量將文化活動和重大節日相結合，用群眾樂于接受的、喜聞樂見的方式來實現。像是我國的傳統節日例如春節、端午、清明、重陽等民族節日，都可以被豐富利用起來，進行有規模有組織的群眾文化活動。文化類型可以選擇為憑吊烈士、參觀主題展覽、參觀博物館科技館、開展讀書演講比賽，或者是開展猜燈謎、紅歌會、免費戲劇場、放映電影等緊扣主題的文化活動。既可以弘揚我國的傳統文化，又可以同時提升群眾的文化素養，便于社會管理的創新和進一步發展。在進行群眾文化活動開展時，應該充分認識到基層群眾的重要性，像是很多偏遠山區，因為交通閉塞等原因，很難進行與之有關的文化活動，導致當地出現長時間的文化素養較低、文化水平低等現象，對當地的社會管理造成了嚴重的阻礙。在進行群眾活動時，應該高度關注諸如此類的偏遠地方，盡量將群眾文化活動惠及到我國的各個角落。其次，在進行群眾文化活動時，應該將“統一建設”和“基層需求”緊密結合在一起。根據報道，很多地方因為進行的文化活動不能貼近當地群眾的最基本需要，而出現了文化活動無人參與的現象，針對這個情況，就要求進行文化活動的有關政府和部門應該全面的、深刻的了解老百姓最迫切的需要，從而根據老百姓的需要來制定一系列的活動方針，只有將群眾文化建設立足在廣大人民最基本的需求上，才能將進行群眾文化活動的效果優勢最大化，而不會造成不必要的資源浪費。同時，不管在何時何地進行文化建設，都應該發揮政府的主導作用，貫徹落實科學發展觀等科學觀念，堅持“以人為本”的要求，走創新發展道路。

三、結語

社會化管理論文范文第3篇

（一）檔案管理信息化模式實效性較低

一些社會保險經辦機構和工作人員面對當前現代信息技術潮流，對實體檔案也進行了數字化、信息化處理，借助計算機系統瀏覽檢索。但是缺乏對社會保險檔案信息化建設的深刻認識，只重視管理系統的建設，重藏輕用，而忽視了檔案信息資源的開發利用，導致社會保險檔案信息化利用效能低下。

（二）信息保密性及安全系數不高

隨著信息網絡技術的普及及使用，社會保險檔案信息風險不斷增加，網絡病毒和木馬、網絡黑客入侵、工作人員無意泄漏、電磁泄漏等都威脅著信息安全，社會保險檔案的保密性及安全系數較低。

（三）檔案信息管理人才缺乏

社會保險經辦部門中缺少檔案管理知識熟練、信息化技術水平高的工作人員，各級政府也忽視了對檔案管理信息化人才的培養，導致檔案管理信息化建設受阻。

二、推進社會保險檔案信息化管理的舉措

（一）建立完善的社會保險檔案管理信息化機制體制

建立起社會保險檔案管理信息化機制，就需要創新完善檔案管理制度，統一檔案管理標準，在科學的制度管理下進行管理，優化整合資源，實現檔案的資源共享。

（二）創新社會保險檔案管理工作信息化的服務方式

要使這項工作順利進行，就需要創新服務方式，運用社會保險信息資源和的先進技術，實現計算機信息管理，啟用公共網絡服務系統，為社會保險檔案信息化提供優質服務。

（三）提高檔案管理人員的專業技術水平

要加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高檔案管理隊伍的業務技能和計算機應用水平，確保檔案管理人員具有高度專業化技能，能熟練應用加密或數字簽名技術對電子文件進行歸檔、備份、保存，保證檔案管理信息化工作正常進行。

（四）健全社會保險檔案管理信息數據，加強信息網絡安全控制

社會保險檔案管理工作量大、內容多、關系復雜，管理難度大，這就需要建立健全社會保險檔案管理信息數據庫，可以快速準確的找到相應的資料信息，提高檔案管理的有效性。同時加強網絡安全防范和保護措施，保證網絡資源不被非法使用和非法訪問。強化硬件防護技術，對電子檔案當定期檢測和拷貝，避免人為失誤操作，防止數據丟失，確保社會保險檔案信息安全。

（五）提高檔案信息資源利用率

社會化管理論文范文第4篇

內容摘要：本文認為工礦企業的物業管理要有自己的的發展模式。21世紀，是中國物業管理行業進入發展、完善和成熟的重要階段，在這個階段將會出現一個競爭激烈、管理完善、服務理念提升的時期。對石化行業的物業管理來說，質量理念和品牌理念的角逐、市場環境的變化、競爭格局的形成、高新技術的應用、消費觀念的更新，要求物業管理企業從服務觀念到服務方式，從經營理念到市場定位，都要作出相應的改革，才能適應發展的需要。物業管理企業應當在國內物業管理規章制度不斷健全、物業管理市場容量不斷擴展的機遇下，堅持“以人為本”服務理念，不斷創新服務平臺，才能獲得市場。

關鍵詞：改革嘗試良性發展精干高效以人為本根深蒂固資源配置環境意識規模效益

中國石化集團公司管轄的油田、煉油化工企業屬于典型的獨立工礦企業，由于社會經濟、地理環境和生產的特點所決定，承擔著沉重的社會負擔。煉油化工企業多建在遠離城市的郊區，生活區往往自成體系，石油企業由于油區分布廣，居民區分散建設，沒有城市依托，企業不得不建設自我封閉、包羅萬象的社會服務系統。到2000年底，石化集團社會服務系統擁有固定資產原值200多億元，從業人員20余萬人。物業系統是社會服務部分的主要內容，擁有居住面積4300多萬平方米，住宅總數超過66萬套，各類物業公用基礎設施和文體娛樂活動設施等超過4萬個，資產原值超過20億元。從事物業管理工作的人員達到近8萬人。

1998年經國務院決策，石油和石化兩大行業進行了重組，實現了上、中、下游業務一體化經營。為了適應國際化競爭需要，尋求更大發展，1999年開始，石化集團對內部業務和資產進行了重組。將核心業務中的優良資產從集團公司剝離出來，改制成中國石化股份有限公司，并于2000年10月在紐約、倫敦、香港三地成功上市。占從業人員60%的非核心業務和大量的不良資產作為存續企業留在了母體，主要包括專業化施工、生產后勤輔助、多種經營和社會服務四部分。在過渡期，對存續企業實行關聯交易、限額虧損、定額補貼的經營管理政策。社會服務部分的改革目標是將來與企業分離，在條件成熟時最終移交政府、回歸社會。國家關于企業辦社會的指導方針和企業體制的重大變化對物業管理系統提出了新的要求。像石油石化這樣缺乏城市依托的獨立工礦區，物業管理行業今后的發展方向是什么？應采取什么樣的發展模式和對策？本文擬就這些問題作粗淺的探討。

一、石化集團物業管理的探索和實踐

伴隨著石化集團重組改革的進程，作為社會服務部分重要內容的物業管理系統也進行了改革嘗試，取得了一定的進展。一是形成了專業化的物業管理隊伍。按照石化集團重組改制的總體要求，企業辦社會部分的人員、資產從原來的主營生產單位分離出來，組建了專門的社區管理和服務機構。例如，在油田企業管理層設有公共事業管理部門，分片設立若干社區管理中心（二級單位），下設物業管理公司或物業管理站，負責居民小區的日常管理工作。二是物業管理的覆蓋面大大拓寬。目前小區物業管理和服務涉及的內容包括房屋的維修、基礎設施、公共設施的管理，小區環境的綜合治理，治安、環衛、綠化、交通、消防管理，向居民提供日常生活服務，組織開展健康有益的康樂活動，豐富社區文化生活等。三是按照關聯交易的原則物業公司形成了新的經營運行機制。物業管理公司做到了經費來源規范、成本明晰、費用開支透明。物業管理費支付結算實行業主（即主營單位）與服務方（即物業管理公司、站）共同簽認制度。物業管理單位實行了獨立核算，實行以滿意率指標為主的綜合考核。四是形成了合理的服務定價機制。定價是業主和委托服務方關注的焦點。為了體現公正、公平、公開的精神，服務價格確定的原則是；有國家定價的按國家規定的價格執行，無國家定價的按市場價格執行，既無國家定價又無市場定價的按照實際成本+合理利潤定價，以上情況都不適用的通過雙方協商定價。

物業管理改革的實踐證明，對獨立工礦企業的居民小區實行物業管理，得到了主營單位和廣大居民的支持擁護，總體效果是好的。一是礦區面貌有了很大的改觀。居民的生活質量、環境質量有了明顯的提高，廣大職工更加安居樂業。二是礦區的城市化水平有了顯著的提高。實行物業管理，解決了過去長期存在的各自為政、重復建設的狀態，為居住小區統一規劃、集中建設、優化資源配置創造了條件。物業管理工作進一步拓展了社區的綜合服務功能，加快了礦區城市化的進程。三是有力地促進了企業的社會主義精神文明建設。創建國家級、省級和城市文明居住小區活動是社會主義精神文明建設的有效載體，物業管理工作是創建文明居住小區的重要內容。在創建文明居住小區的過程中，通過居民的參與，有利于塑造他們的文明意識、環境意識和健康向上的行為規范。四是解放了主營單位的生產力，促進了生產發展和經濟效益的提高。實行物業管理，實現了企業生產經營與社會服務系統的分離，主營單位徹底擺脫了生活后勤方面的后顧之憂，便于集中精力抓好生產經營。同時，物業管理系統與主營單位在資產、資金、人員上做到了三個分清，明晰了成本，有效地解決了過去存在的生活后勤擠占生產成本問題。

石化集團雖然已經開始了物業管理的實踐和探索，但總體上尚處于起步階段，還沒有完全擺脫行政型、福利型的運行模式。物業管理經費的來源主要是行政性補貼，個人支付的費用很少。物業公司的造血功能不足，尚未建立起企業化經營、社會化服務、自立生存的良性發展的機制。由于職工的收入水平不高，居民的支付能力不足，加之根深蒂固的福利觀念的影響，在礦區還沒有形成足以支撐物業管理公司自立生存的服務市場。從物業管理隊伍本身看，也存在著總體素質不強、管理手段落后等問題。

二、獨立工礦區物業管理的定位和基本思路

物業管理是市場經濟的產物。這一行業在深圳、廣州、上海、北京等城市迅速崛起和迅猛發展的事實證明，物業管理在我國具有強大的生命力。在獨立工礦企業推行物業管理，是符合建立現代企業制度的改革方向、順應社會發展趨勢、呼映職工群眾對改善居住環境質量要求、促進礦區經濟和文化繁榮的重大舉措。推行物業管理的目的，是向業主提供有效且經濟的服務，最大限度的提升和發揮物業的使用價值和最大效用，為居民提供優美、舒適、寧靜、快樂、健康的生活環境。物業管理聯系著千家萬戶，物業管理活動既是物業公司通過提供優質服務獲得合理報償的企業經營行為，同時又是社區文化建設的重要內容。從貫徹“三個代表”要求的政治高度認識和看待物業管理工作，把物業管理與建設文明礦區，塑造有理想、有道德、守紀律的公民，創造溫馨、和諧、安居樂業的良好氛圍結合起來，促進物業管理工作向規范化、市場化、專業化、社會化的健康軌道發展。

根據獨立工礦企業的特點、社會發展趨勢和物業管理本身的發展規律，獨立工礦企業物業管理發展的基本思路是：以社會主義市場經濟為導向，以產業化發展為目標，以提升物業價值和改善居民的居住環境為根本出發點，從獨立工礦企業的實際出發，循序漸進、分步運作，努力促進物業管理方式從行政管理型向經營管理型轉變，服務性質由職工福利型向市場經營型轉變，經費來源以單位支付為主向居戶支付為主轉變，服務方式由內部封閉型向社會開放型轉變，實現物業管理經濟目標和社會目標的協調發展。

獨立工礦企業的物業管理應分三步走，第一步，實現專業化管理。將企業內部的生活服務系統與生產經營系統相分離，成立專門的物業管理機構和管理隊伍，按事業性管理，按合同制和甲乙方方式運作，通過物業管理的專業化提高服務質量。第二步，實行模擬企業法人運作。物業管理公司經濟上獨立核算，經費來源以產權單位支付為主、個人繳納為輔，實行經費補貼、模擬法人經營和市場化運作。第三步，實行產業化發展、企業化經營、市場化運作。在住房制度改革到位、房屋產權歸個人所有的基礎上，物業管理費用暗補改明補，進入個人工資總額，由個人支付物業管理費用。在居民收入、支付能力大幅度提高的情況下，物業服務市場比較發育，服務價格到位，物業公司以優質的服務獲得合理的報酬，實現自立生存，自我發展。

三、獨立工礦企業物業管理發展模式探討

石化集團大多數石油化工企業的物業管理已經邁入了第二步，預計還需要經過較長的服務市場發展發育過程，才能跨入第三步。在向產業化發展的進程中，筆者認為，獨立工礦企業的物業管理應采取以下的發展模式和策略：

1．走“建管一體化”之路，形成以建養業、以業促建的良性發展機制。對房地產項目從開發建設、銷售到售后管理，實行一體化運作是許多開發商采取的成功做法。通過良好管理和優質服務創造開發商信譽和品牌、以提升物業價值、進而促進商品房的銷售、取得良好的經濟效益，反過來再為物業管理提供必要的經費支持，這是以建養業、以業促建的良性發展機制。隨著我國住房制度改革的到位，在獨立工礦企業取消實物性分房、實行貨幣化分配之后，住宅建設必須按房地產開發的方式運作，這必然面臨房屋銷售的問題。借鑒城市開發商的做法，將商品房開發和物業管理相結合，實行建管一體化模式是獨立工礦企業物業管理發展之初的必經之路。

2．走“一業為主、多元化經營”之路，廣開財源。服務市場不發育、物業管理收入來源不足是獨立工礦企業物業公司生存發展的最大障礙。拓寬收入渠道，彌補經費不足，必須實行“一業為主、多元經營”的經營策略。獨立工礦企業物業公司開展多元經營有許多有利條件，特別是發展居住小區的社區服務業大有可為。獨立工礦區因遠離城市，許多社區服務項目無法依托城市供給，因此物業公司可以發揮自身優勢組織開展各種形式的家政服務、養老服務、餐飲服務、商業服務、教育培訓服務、醫療衛生服務、文化體育服務、家庭裝飾服務、房屋出租等內容，既可以方便居民的生活，又能增加收入來源。

3．走精干高效之路，實現管理手段現代化、服務方式社會化。在實行物業管理的初級階段，物業管理屬于勞動密集型行業，技術含量不高、以自我服務為主。隨著經濟發展和技術進步，物業的技術含量越來越高。尤其是信息化已經開始滲透到各個領域，物業管理行業也不例外。在服務質量要求越來越高、社會分工越來越細的形勢下，物業管理如果不擺脫傳統的勞動密集型產業的管理模式，不用信息技術提升管理手段，仍然采取封閉式的自我服務方式，物業管理公司在市場經濟的條件下就難以生存。因此，用信息技術提升傳統管理手段，走社會化服務、精干高效管理之路，是獨立工礦企業物業管理生存發展的唯一出路。

4．走規模化發展之路，是優化資源配置、降低管理成本的必然選擇。像石油企業這樣的獨立工礦區，居住區分散、規模相對偏小，物業管理機構往往按居住區設置，造成物業管理資源分散，成本偏高，形不成規模效益。隨著服務市場的發展、物業管理公司之間的競爭，通過兼并、重組，走向集約化、規?；俏飿I管理發展的趨勢和生存之道。深圳、上海等地的經驗充分證明了這一點。因此，獨立工礦企業必須適應規模化發展的要求，對物業管理機構有計劃的進行合并重組，以發揮規模效益。

5．加大人才培養力度，努力造就高素質的物業管理人才隊伍。獨立工礦企業物業管理的人員大部分是過去從生產一線分離出來的老弱病殘和閑散人員，知識結構和整體素質已不能滿足新形勢要求。工礦企業物業管理必須按照產業化的發展方向和專業化、社會化、信息化的發展趨勢，重視人才培養，努力造就一支適應市場經濟要求的素質優良的物業管理人才隊伍。

新世紀里，市場意識和市場競爭，對于物業管理行業來說，既是機遇又是挑戰。物業管理企業要生存、要發展，就必須走進市場參與競爭。因此，物業管理企業應當在國內物業管理規章制度不斷健全、物業管理市場容量不斷擴展的機遇下，堅持“以人為本”服務理念，不斷創新服務平臺，才能獲得市場。總而言之，物業管理企業，要想求生存，求發展，就必須為參與市場競爭做好充分的準備，才能在競爭中，贏得市場、占領市場。

參考文獻：

1、楊文士,張雁.管理學原理.北京:中國人民大學出版社,1994.120

2、王芳華,現代企業管理.上海:復旦大學出版社,1989.86-102

3、郭西強，名牌發展戰略理論與實踐.蘭州:甘肅人民出版社1999.27-36

社會化管理論文范文第5篇

[關鍵詞]信息時代 社會組織 文件管理模式 核心要素

中圖分類號：F208 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）03-0321-02

信息時代，文件作為社會組織活動原始記錄，被公認為組織核心資產和信息資源。社會組織發展愈來呈現出對文件管理的重度依賴性特征，對其更提出了越來越高的要求。由此，社會組織理應積極構建切合自身需求的文件管理模式并做持續優化，以促其結構和功能上的動態優化和靜態最優，盡可能實現高標準、高質量、高水平的文件管理。

1 文件管理模式構建與優化的基本戰略框架

這里所謂文件管理模式，是指社會組織內文件管理的整體表現形式，也是文件管理的理論架構、制度架構、功能架構、技術架構等組成的完整結構。已有研究成果表明，歐美發達國家雖重視文件管理，較深入探討了有關細節，尤為關注電子文件管理，卻仍然較少直接且系統地討論類似課題。國內研究現狀與國外些許類似，但除馮惠玲、安小米等以外，更鮮有涉及。

本文認為，當前及可預見的未來，社會組織相對最佳的文件管理模式可表述為充分采用計算機技術為核心的現代信息技術，廣泛借鑒應用系統科學、管理科學、信息科學等相關學科理論，根據社會組織類型文件管理需求特點，應用高水平標準，具體從管理理念、管理手段、管理內容3個方面著手構建高水平的文件管理系統，并與組織內其他管理系統和信息系統協同，以確保組織利益最優化實現。

2 文件管理模式構建與優化的核心要素

2.1 核心要素界定

如上所述，文件管理模式是一個完整結構體系，涉及到所有要素。然而，卻始終圍繞著管理內容這一核心要素，即具體的文件管理實際工作。分析社會組織類型在于確知特定文件管理功能需求；管理標準是用于參考構建高質量的文件管理模式；管理理念是文件管理的理論和方法基礎；管理手段是文件管理的實施工具。這些都是為核心要素直接服務的，也是社會組織文件管理模式構建和優化的終極目標。

2.2 核心要素的三種視角表述

文件管理實際工作這一核心要素可以分別以系統科學、管理科學和信息科學3種理論視角進行闡釋和操作。簡言之，從系統科學角度，包括文件管理系統設計、系統實施、系統維護；從管理科學角度，包括文件生成、登記、保存、利用、處置等所有環節；從信息科學角度，包括文件信息的產生、編碼、傳遞、利用等完整運動過程。

2.3 三種視角闡述的因由

第一，包括各類社會工作在內的所有事物皆可運用多種視角予以審視。因為任何事物和工作同時具有多重屬性，人們可根據自身特定需要和現實條件以一種或幾種視角進行探討研究，以便深度認識和多維應用，文件管理亦是如此。

第二，目前，人們日漸采取跨學科研究方法?？鐚W科研究方法可以簡單歸結為3類，即研究視角、研究方法和理論體系的相互交叉和借鑒應用。由此也產生了3種獲益，一是能對同一事物在某種視角下的更深入認識和應用；二是能從多種視角帶來對同一事物的多維、全面、深入的認識和多種應用；三是在特定情況下可能衍生新的事物或學科。對于本文提出采取3種視角探討文件管理模式構建與優化來說，主要追求前2種獲益。

現代科學研究日益重視跨學科研究，各學科理論研究的界限漸趨模糊，一是基于任何事物同時附含多種屬性這個基本因由；二是為了以上的獲益目的。鑒于此，學科交叉對于各項社會工作的理論研究和實際運作越顯極為必要。

2.4 著重采取系統視角研討核心要素

本文雖認為需采取3種視角對文件管理工作這一核心要素開展研究，然而主要采用系統科學視角進行具體討論，也即將其看成為文件管理系統的構建優化和實際運作。以下從電子文件管理系統的角度就核心要素展開探討，卻同時適用于傳統紙質文件管理，僅在技術層面需做一定程度的區別而已，因為紙質文件管理同樣可看作是系統運作。

采取系統科學視角是基于以下考慮：一是系統科學提供的是一種全景式視角，將某種事物或工作看作一個完整系統予以審視。這在整體性研究文件管理工作方面比管理科學和信息科學視角更顯直接、有效；二是信息時代，文件管理工作主要將表現為電子文件管理系統運作。雖然紙質文件管理將依然存在，但電子文件管理無疑將占據主導地位；三是從更高層系統的視角來看，文件管理系統同時又是社會組織整套系統的有機部分，著重運用系統科學來構建和優化文件系統，對于促進文件系統與其他子系統的協同運作，共同服務于組織效益具有重要意義。

3 系統視角下核心要素具體闡述

3.1 文件管理系統的設計與優化

系統設計需完成以下子任務：A. 調研組織文件管理的功能需求，進而形成系統設計的總則指南；B.確定系統功能、結構和內容以及予以技術實現的整體架構；C.采用合適的系統開發平臺工具和編程語言，配以其他可靠的相關信息技術，將系統設計予以完整實現。

上述每一方面的失誤都將直接導致系統設計的失敗。設計工作可謂是對整個系統的立法，是對整個系統包括結構和功能等在內的所有層面進行全面規劃和參數設置。故此，系統設計工作對于文件管理模式構建與優化最為重要。

系統設計可遵循以下途徑逐次展開：

第一，做好前期調研分析，重在準確獲得以下信息：

A.完整準確的組織結構和管理體系；B.主要業務范圍和發展愿景；C.具體的業務流程；D.組織內信息流程體系；E.現行各類系統的現狀和主要功能（包括現行文件管理系統及其后續的評估報告資料等）；F.總體的財政狀況；G.組織在同行業領域內的相對績效表現。

需對這些資料展開深層次多維分析，將主要形成各種分析報告，得出設計工作所需的關鍵性信息要點，主要是形成組織在當前及未來一定時期內業務發展對于文件管理的功能需求體系，以及相應的元數據體系等。功能需求體系是指文件管理整個流程的有效實現對于系統所提出的功能要求及其完整體系。

與其他管理工作相比，元數據體系對于文件管理功能的可靠實現尤其關鍵。因為，作為文件的背景信息、內容信息和結構信息標識的各類元數據，是有效實現文件管理全流程功能的關鍵因素。

第二，在調研基礎上，著手系統設計工作。

系統設計將綜合運用系統工作和管理工作等方面的先進理念，依據前期調研分析結果，設計出完整的文件管理機制和管理流程的總體架構，其中包括元數據體系、功能體系、協同運作功能、升級和改進空間等構成的技術實現方式完整架構。管理機制是指文件管理的總體原則體系，主要包括如管理層次及相應職責的配置、管理規則體系。因此，管理機制更多地體現為各種原則和規范的體系。

設計工作也可視作為系統搭建一個理想模型，該模型應強調在理念上足夠先進、在功能上足夠強大、在整體架構上足夠優化，且具備較好的協同功能以及足夠的升級空間，等等。

第三，對系統模型予以程序和技術實現。

建立模型后，僅需根據既定的技術實現方案完成系統設計。技術實現方案主要包括系統程序開發工作規劃、相關的網絡通信技術方案、其他軟硬件設施配置，等等。其中，最關鍵的是系統程序開發。

系統設計需在理念上積極借鑒系統科學理論。文件系統符合系統的一般特性和運行規律。宏觀層面上，文件系統主要表現為常規線性系統的高度結構化運行。因此，系統設計中有必要從各方面予以優化，以便在未來實施過程中發揮預期的理想效果。

文件系統同時也是一個有人參與的信息系統，且文件信息蘊含著知識屬性等，都使得系統在微觀方面必然存在一定的軟性特征，主要表現在文件利用工作中，人的因素和信息的知識因素發揮著主導作用，由此導致系統呈現非完全可控的復雜現象。此外，由于文件系統一般會與組織內其他系統實施協同，必然導致極為復雜的協同作用，尤其是當與專家系統等典型非線性系統協同運行時，必然對自身系統產生整體反饋，其影響是非完全可控的。故此，文件系統同樣存在一定的非線性和復雜性，可能對文件管理甚至整個組織管理產生難以估計的優劣影響。然而，作為開放系統， 文件系統在非線性運作中一般會自動適應于環境、自動趨優。這就是為何強調子系統之間應該協同以產生協同效應，其獲益往往超出預期。

3.2 文件管理系統的實施與優化

文件系統實施是系統設計開發的直接目標和具體實現。從實施步驟來說，又可分為調試運行、正式全面啟用2大階段。調試運行對于真實驗證系統工作質量起到決定性作用。嚴格的調試運行將對系統設計工作提供完整報告，真實反映出系統設計工作質量，并具有以下價值：一是調試運行將直接得知已設計的系統能夠較好地勝任既定目標；二是若試運行過程中發現系統設計所應用的理念和技術無法滿足現實需求和未來拓展需要，同時在功能架構這一主要方面存在重大硬傷等等重大問題，將直接導致設計失敗，需做大幅度修改，甚至需要推倒主要架構重新設計，這都將導致系統開發工作超過預定期限。在成本過高的情況下，更將直接導致組織可能無法負擔二次開發的高昂支出，將不得不終止開發工作。

系統調試運行并基本解決了所有關鍵性問題和主要的細節問題之后，可選擇可行方式正式啟用。可行方式主要包括如：A.一次性全面啟用；B.分段啟用方式；C.將新舊系統并行運行一段時間，待新系統實現了穩定運行之后適時撤除舊系統。每種方式各具優缺點，后兩種尤其是最后一種方式的突出優點是穩妥，缺點在于組織必須為此承擔雙系統并行運作的較高成本。

從系統工作視角，實施工作就是通過充分應用系統預置的所有功能，促使系統得到最高效的運作，盡可能獲得最佳效果。換言之，也即充分挖掘文件系統的綜合潛力，并且促其與組織其他系統的協同，促使系統出現非線性作用下的更趨優化的整體效應。

系統實施過程中還需做好培訓。系統開發小組應編制詳盡的系統操作手冊及相關培訓資料。一般是在系統正式啟用的前后提供集中培訓，也可視具體需要適時提供各類后續咨詢或零散培訓。總之，培訓目的在于促使組織內相關職員全面深入了解文件系統，使職員能夠開展標準化、流程化的系統操作，最大程度地發揮系統作用，促進組織業務發展。

另外，還應鼓勵（或在系統設計構建中制定相關激勵制度）職員在系統日常操作過程中，根據組織業務發展潛在的文件需求，以及系統實際運行狀況等，形成相關報告乃至建議等，將為系統的改進升級乃至換代提供直接依據。

3.3 文件管理系統的維護與優化

系統維護也即后續評估和升級對于文件系統同樣重要。一是對于系統的正常運行來說，后期維護是極重要的。剛開發完成的系統雖在當時基本滿足組織發展對系統的功能需求，但隨著組織業務的發展，功能需求必然發生變化。同時，系統在長期運作中，也很可能會顯現出各種深層問題。當綜合評估認為這些需求變化和問題并不對文件系統的功能架構和技術水平等構成致命威脅時，則完全可在現有系統框架下予以持續性升級，這樣不僅能較好地解決問題，成本也較低，對于組織績效來說是至關重要的；二是若現行系統的功能架構和技術水平等關鍵方面已經無法適應組織發展需求時，最好開發全新系統。

詳盡評估是對系統實施過程的直接展示，將為新系統開發工作提供翔實資料，甚至可作為設計工作前期調研分析的直接參考資料。必須根據實際情況，采取高質量評估工具，制定可行方案，采用成熟的評估方法具體開展系統實施的評估工作。評估需從“文件管理功能需求的有效實現”以及“系統的安全高效運作”2個方面綜合審視文件系統的實際表現，同時評估文件管理對于組織發展實際發揮的作用。總之，主要目的在于通過評估獲得原始數據，綜合考察系統運作的整體情況，做出相關研判。

條件許可的情況下，應盡量做好文件系統評估工作，為系統最終處置的相關決策提供依據。當評估認為只需對系統做持續升級時，只需在不觸動主體功能架構的情況下，對系統各方面進行改進。當評估認為需要開發新系統時，則需積極準備。然而，在新系統尚未投入使用之前，仍需做好現行系統的維護工作，以滿足日常業務的需要。

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