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關鍵詞:大型文化活動;項目特征;階段;控制
在我國,通過會議、展覽、節日和體育等大型活動帶動城市旅游和社會經濟的發展日益流行,會展、節慶、體育競賽等事件活動也日益成為城市和地方政府發展戰略的重要部分。隨著2008年北京奧運會和2010年上海世博會的成功舉辦和積極籌辦,我國對類似大型活動的認識和研究亟待加強。研究大型文化活動的管理及其質量控制,對于我國日益增加的類似大型文化活動的申辦、籌辦和舉辦具有借鑒意義。本文以大型文化活動項目的運作進行比較研究,分析同類文化活動的特點,從理論上探討大型文化活動正確劃分管理階段,加強過程控制,提高其服務質量、管理水平和顧客的滿意度問題。
一、大型文化活動項目特征
根據國際上的研究,在人均GDP跨越1000美元時,精神消費類支出開始大大上升。我國目前人均GDP在1000多美元,北京已接近3000美元,人們對文化、教育和娛樂的消費需求開始逐漸增長,國外一些地區的文化產業已經成為區域或城市的支柱產業。
在大型文化活動項目的運作過程中,綜合性的大型活動越來越多,單純的慶典或者展覽減少,開展活動時要考慮諸多的因素,包括社會環境、法律法規、觀眾參與程度、收益狀況等。現在政府也把大型文化活動作為其經濟發展、國家建設、目的地營銷等戰略的一部分。有的城市以活動帶動旅游,形成了長期穩定的城鎮發展模式。企業也逐漸從單純的平面媒體廣告轉向綜合性活動營銷,而從事大型文化活動的企業,包括國有、合資和外資公司,在文化事業向大型文化活動的轉變過程中,也逐漸與國際接軌,借鑒同外經驗,注重策劃和可行性研究,開始目標市場的細分,招商融資工作的投入,加大了市場競爭能力。
現代大型文化活動項目也有可行性研究,策劃設計、實施舉辦等過程,同時具有與以往項目及其他行業顯著不同的特點:
(一)項目發起的復雜性與綜合性
一個文化項目的產生,從簡單的創意到立項審批,涉及到多方面知識,不但要在相應的領域具有較高的藝術水準,而且需要考慮到目標受眾的需求、贊助企業的需求、國家的法規政策及導向,以及本企業的優劣勢等。它不像建筑項目,需求明顯,較易識別,一個大型文化活動的項目目標確定要經過多個回合,需要詳盡的調研,利益相關方的目標整合才可以明確。我國文化需求的增長在與日俱增,瞬息萬變,而又缺乏市場運作經驗,相關數據和信息較匱乏,項目發起難度相應增加。在市場化運作時,需要考慮更多的市場因素,比起其他行業,對產品的獨特性要求更高。這就要求項目策劃和審批的決策者具有綜合的素質。
(二)項目策劃的藝術性和技術性
一般而言,大型文化活動項目的策劃從項目發起就開始了,在國外,一般藝術類項目的發起是策劃人負責制,同時負責項目的具體策劃。對于綜合性的大型文化活動,其策劃人員和項目的發起人可能不同,但一般要求項目發起人要具備一定的項目策劃能力。相對于交通項目其技術性多半包含在設計中,而文化項目的技術含量就體現在策劃中,發起人應該懂得與策劃內容相關的技術支持,比如現有的電子設備水平、運輸技術等。在策劃項目的同時,還要考慮市場結合點,藝術和市場相結合
(三)項目實施結果的不可修改性和風險性
―般大型文化活動項目已經確定,日程確定之后,一旦舉辦或者開展,其結果就具有不可修改性。比如一個展覽、一臺演出,即使不是現場直播,可是對于直接現場的觀眾來說,其結果具有不可修改性。特別是有的大型活動不可能有預演,不像IT項目中軟件開發,可以一次次地模擬運行檢驗,所以其風險性比較大,一個疏忽可能造成不可彌補的損失,所以其策劃和控制尤為重要,作為項目一次性的特征更為明顯。
(四)項目舉辦具有嚴格的審批程序
大型文化活動項目都有嚴格的審批程序,不但其活動名稱、場所、渠道需要審批,甚至具體的內容都要進行有關的審核或備案,有的項目還需要交通、消防、公安、環衛等部門的協助。在涉外項目中,其審批程序更為嚴格,所以在大型文化活動運作過程中,審批是一項很重要的工作。
二、大型文化活動運作階段劃分與控制
(一)項目發起階段
可以由策劃人員、市場人員發起,通常依據客戶的直接需求或者分析得到的間接需求發起項目,一般是比較有前景的項目設想,這項工作一般是由部門內完成。
(二)可行性研究階段
在提出項目設想之后,就要進行一定的調研和可行性研究,也是項目的初期策劃階段。在這個階段,要通過分析國內外市場大環境、項目的藝術要求、擁有的資源平臺,初步明確項目戰略目標,選定主要的客戶群,對項目的損益進行概算或估算,主要進行定性分析。
(三)項目策劃階段
通過可行性研究之后,形成項目建議書。此時可以申請公司立項,同時申請專有的項目啟動資金。如果獲得審批通過,就要進行項目策劃,項目策劃不但要保證活動的文化藝術性,而且要在策劃方案中體現目標市場營銷、項目贊助的基本亮點。使活動項目真正從市場中來,到市場中去,通盤考慮。
項目策劃的前期階段是項目孵化階段,包括需求分析,形成的階段性成果為項目建議書。項目策劃的工作程序有:
第一,研究市場需求,包括市場信息和客戶信息:捕捉收集國內外同行、文化機構信息;收集相關的傳媒、娛樂、歷史、藝術、考古、體育等專家或明星的信息;收集私人收藏家及個人文化經營者的信息資料;跟蹤、收集政府有關大型文化活動的政策及相關的文化信息;關注國內外文化市場動態,并收集有關藝術館經營的信息資料。
第二,尋找并提出項目建議。分析信息和文化市場需求,提出有意義的文化項目策劃案;承接政府、主管上級,以及相關政府機構、集團、中心的提議、命令和委托的相關項目;承接合作單位或意向合作單位的文化項目提議。
第三,部門內部立項,形成滾動小組。
第四,調研、咨詢、討論,完善項目策劃的思路。
第五,撰寫項目建議書,并提交完整的策劃文案作為項目建議書的附件。
(四)項目規劃階段
即項目實施部門針對項目滾動,進行項目實施規劃,比如組建項目團隊,完成進度、資源和質量規劃,就如何保證實施策劃的內容進行規劃,更多的傾向于管理與運作知識。
(五)項目實施控制階段
即按照項目規劃,一步步地把項目策劃的內容變為現實。重要的是項目的推廣工作與實施操作,通過媒體或市場營銷,完成項目的門票、贊助和招商工作;必要時通過變更程序處理出現的問題。
項目實施的目標:計劃、組織和控制項目的工作內容、時間進度、人力和財力。
第一,籌備階段。一是組織專家進行討論、分析、測評、認定;針對分析論證結果,對項目建議書作必要的修改;撰寫可行性分析報告。二是申報政府批文的撰寫,包括活動的背景、意義、時間、內容、地點、組織方式、總體規模和風格、經費預算及資金來源等內容;隨時注意行文去向,追蹤政府批文,注意與主管領導溝通批文的進展程度,爭取回復意見的時效性和獲準幾率。三是立項決策是根據可行性論證中形成的專家、投資與財務及法律等方面的意見召開會議,對項目做出決策:投資決定、投資預算、合作方式、項目實施的組織結構。四是組建項目管理機構,指定項目小組成員和主管領導。五是理解項目定義,制定粗略工作計劃,項目經理填寫“項目定義報告”除工作細分結構之外的部分,報主管領導批準。
第二,實施階段(填寫項目定義報告)一是制定實施計劃是預測未來、確認任務、估計可能碰到的問題,并提出完成任務和解決問題的有效方案、措施與手段,以及所必需的各種活動和工作成果的過程。項目經理需要制定詳細的工作計劃,包括工作細分結構表、項目時間進程表、風險評價表等,同時要制定變更管理的相關程序。二是項目經理對項目計劃的完整性、合理性、可行性進行核對,簽署計劃,讓項目負責人在項目計劃上簽字,承擔責任。然后對全體項目人員做實施動員。三是項目小組共同開始實施項目的管理,項目經理要注意人員與資源的計劃與協調,建立有效的溝通與管理渠道。四是依據項目計劃控制項目的實施,根據需要對項目計劃作適當調整。對于正式展出或演出前的演練,特別是對重大活動或應客戶要求進行彩排演練,注意相關費用是否在預算之列;搜集客戶、觀眾、主管領導提出的修改意見,對方案進行適當調整,注意在對客戶或領導答復和承諾修改方案時,相關費用和時間是否允許;得到客戶或領導對最終方案的書面確認或會議口頭確認。五是項目全面實施要注意現場維護的管理,比如正式展出、演出或開幕,現場的維護,發生風險時按照風險管理計劃處理。
(六)項目收尾階段
這是很重要的一個階段,即項目按計劃實施完了直至所有善后工作的完成。它對于資源處理和經驗積累都具有非常重要的意義。收尾階段的工作包括項目收尾和交付品項目的交接,形成的階段性成果為項目總結報告、項目團隊成員績效評估書、項目后評價報告。
項目驗收,對完成的工作成果或項目活動結果重新審查;整理最終交付品;總結評價,并撰寫報告;整理相關文檔,并歸整管理;填寫項目團隊成員的績效考評報告。
項目交接的工作內容包括:提交最終交付品和進行項目后評估,并撰寫報告。
參考文獻:
一、現狀及問題
(一)交叉學科處境尷尬
交叉學科處境尷尬,培養的人才往往全能之無能。文化產業涉及的領域非常廣泛,就目前世界上一些主要國家,如美國、英國、日本等國家來說,其對于文化產業內涵和外延的界定也各有不同。我國的文化產業及相關產業的范圍領域,也在一直調整和補充中。具體到人才培養目標的制訂上,盡管不同的高校各有側重,但有一點是相同的,即文化產業培養的是既要懂文化,又要懂經營和管理,甚至還要有一定藝術才能以及創意策劃學知識的“復合型人才”。學者費振華也曾撰文指出,紛繁的文化產業,讓部分高校難以對人才培養目標進行準確定位,他們針對這些主干產業,開設了涉及多個行業的多門相關課程,力求做到面面俱到,培養具有寬廣知識覆蓋面的綜合性人才。
(二)人才培養的現實誤區
在制訂人才培養計劃時,很多專業都非常強調個體能力的塑造和培養,強調學生獨立學習、獨立思考、獨立完成任務的能力。但是就文化產業管理專業來說,人人都是英雄卻是一個很大的現實誤區。道理非常簡單:一個文化創意項目、一套演出策劃方案、一條旅游線路規劃等,都不可能單靠一個人的力量來完成。在現實的教育實踐中,許多高校都采取由團隊成員共同完成的方式,只是這樣的“合作”,大部分都是來自于學科背景完全相同的不同成員的“集體勞動”,離真正的合作還有一些距離。
(三)有產業無文化的普遍現狀
除了以上提及的問題之外,目前在高校文化產業管理人才的培養中,還存在著對學生文化素養的極大忽視和缺失的現象。賴聲川先生在自己的著作《賴聲川的創意學》中,提到“其實不只是創意教育,綜觀現代教育體系,似乎都從明信片的右邊出發,令人訝異地遺忘了左邊。現代教育體系并不負責左邊‘智慧’教育,在這‘不負責’中隱藏著一種共識:智慧無法或不該被教導”。很多高校深諳文化知識對于整個產業的源頭作用,表面上也會在課程設置上做出強調和傾斜,開設一些諸如《文化史》《藝術史》《藝術鑒賞》之類的課程,但課程沒有形成一個完整的體系,在課外也沒有進行專門的鞏固和強化,領導不重視,導致學生對此類課程的輕視和排斥,多米諾骨牌的最末端,就是學生作品中核心要素的缺失。
二、國外文化產業管理人才培養模式
歐美國家早在20世紀60年代就開始出現了“藝術管理”以及相關專業,經過近半個世紀的發展,不管是在學科建設、理論構建以及高校招生、人才培養方面,這些先進的國家都積累了大量經驗,有非常多的思路和方法值得我們借鑒。高迎剛在《歐美國家藝術管理人才培養模式探析》一文中對歐美國家藝術管理人才培養的模式的特點,做了系統歸納。從師資構成來說,歐美高校的藝術管理專業教師一般都有豐富的藝術管理從業經歷;從對學生的入學要求來說,歐美國家的學校提供的主要是藝術管理及相關專業的碩士學位,一部分學校提供學士學位,很少有學校提供博士學位;從專業培養目標來說,藝術和管理二者缺一不可,但是卻是按照具體的就業方向進行有目的的專業化、細分化培養,滿足不同機構對人才的需求;從課程設置來說,本科生主要偏向經營管理等實用性很強的課程類的學習,而研究生階段,則需要學生在入學前有藝術學習經歷的基礎上,專注于將藝術和管理融合在一起的能力培養。
三、國外人才培養經驗對當下中國的啟示
與發達國家相比,我國的文化產業管理專業,不管是從專業建設、師資培養還是課程體系調整,都存在較大差距,而這些方面又與人才培養和最終成型關系深遠。筆者非常贊同文化產業管理人才的研究生培養,只有在有了一定文化素養和基本技能之后,文化產業管理需要的“復合型”人才才能得到最大可能的實現。而就本科生的培養來說,則更需要調整思路,轉變現有的培養模式,從學生個體的能力和需求出發,不強求成為各個專業的通才,有意識地將專業細分,側重學生純粹能力的培養,然后再自上而下進行資源整合,強調不同專業背景人才的共同協調協作能力,方能在目前混沌的狀態中找尋到一條清晰的思路。
四、系統化人才培養模式的可行性之路
(一)系統論的個體與整體之間的關系
系統的思想來源已久,在將近半個世紀的時間里,對于系統論的研究以及該理論給其他各個領域帶來的觀照,從沒有中斷過。系統強調整體與局部、局部與局部、整體與外部環境之間的有機聯系,具有整體性、動態性和目的性三大基本特征。作為一種指導思想,系統論要求把事物當作一個整體或系統來考察。其核心觀點即在于強調萬事萬物的整體性,并強調整體與部分之間的關系,認為整體是部分的整體,而部分也是整體的部分,二者密不可分。系統中的各個要素不能獨立存在,并且自身都有著不可替代的作用,同時各個要素之間相互聯系,相互影響,共同組成了一個不可分割的整體。
(二)文化產業管理系統化人才培養模式的可行性分析
1.文化產業管理專業人才具備個體與整體的特點。誠如上文分析,不論是在企事業單位,還是文化傳播公司,能勝任文化管理、文化經營、文化市場運作、文化項目策劃、文化經紀、貿易、咨詢、國際文化交流與傳播、文化資源的保護與開發利用等工作的應用型、復合型、研究型專業人才,都不可能是單個的個體而應該是集體合力。而不管是國內還是國際經驗,筆者認為都違背了系統論的觀點,人才培養的策略不是過于注重個體能力的伸展,就是面面俱到式的整齊劃一,沒有充分考慮到個體與整體的關系,在充分發展個人、實現個人專才的同時,能夠通過自上而下的牽引,將具有不同專業特長的個體融入到整體中來,各自在具體的領域發揮優勢,同時齊力實現整體的最大化目標。從現實經驗出發,一個優秀的創意項目,從前期的構思階段開始,就應該由不同專業背景的“出點子者”“分析點子者”“點子推廣者”,乃至于“點子執筆者”和“包裝包裝者”等共同合力打造。比如“出點子者”,應該是具有比較厚實的文化素養、對社會、對人生具有敏銳的觀察力和思考力,能夠準確判斷出什么有價值而什么沒有價值的“文化型”人才;“分析點子者”,則是具有比較扎實的研究問題、分析問題能力,能熟練運用各種調查方式取得第一手數據資料,對前者的“點子”進行科學驗證的“科學型”人才;“點子推廣者”,則是具備熟練的市場學、經濟學、營銷學等相關知識,對經過評估的“點子”進行切實有效的推廣的“操作型”人才;“點子執筆者”,是具有較厚實的寫作功底和嚴密的邏輯思維能力的“作家型”人才;而“包裝包裝者”的不可或缺,是因為一份完美的策劃案,離不開會熟練使用各種文檔編輯、圖片美化,甚至于視頻包裝的“技術型”人才。這樣的人才可以重合,但絕不可能只由一個人、或者一種人完全勝任。
2.文化產業管理系統化人才培養思路。從學生個體的能力以及專業培養的目標出發,筆者認為要培養出能夠適應社會需要的專業型、復合型人才,需要將個性化培養以及整體性協作結合起來,一方面重視個體專業特長的塑造和養成,另一方面培養學生的團隊意識和集體解決問題的能力,以實現個體的“專業”和整體的“復合”,培養出能夠真正適應社會需求的人才隊伍。首先在個體培養方面,目前大多數高校對每個學生的培養計劃都是一致的,在專業課程類別上,也一般分為專業基礎課、專業必修課和專業選修課。對于此,筆者建議可以在課程類別中將“專業選修課”調整為“專業限選課”。此類課程不同于專業課和選修課,一方面不具有專業課程的強制性,同時也缺少選修課程的自由性。為了多渠道培養專業型人才,學校可以對文化產業管理專業學生應該具備的素質進行歸類,提煉出諸如“文化素養”“科學分析”“傳播推廣”“文案寫作”以及“藝術技能”“多媒體設計”等方面的培養方向,同時在限選課中分模塊設置可以培養學生諸種能力養成的課程,并要求學生按照自己的興趣和特長選擇相應模塊進行學習,以期在共同的專業背景下,學習形成不同的專業特長,從一般的“通才”向具體的“專才”轉化。從整體“復合”方面,要對教師的授課方式做出調整,對于專業基礎課以及專業課,可以以課堂授課的方式為主,輔以課外實踐的方式;但是對于專業限選類課程來說,則需要在基本掌握了理論知識后,讓學生脫離課堂,進行大量的訓練和實踐。對于這部分的授課和學習,可以參考研究生導師培養的制度,為每個模塊配備一位專職導師,除課堂授課外,主要負責下達任務給學生,同時做好指導、督促、評價等工作,通過大規模的實戰經驗,讓學生能夠基本掌握每個模塊的具體專業素養。在培養學生形成不同的專業特長的同時,可以以學院或系所為單位、成立工作室制度,制訂工作計劃,并按照項目化培養的方式,將具體任務細分,由不同專業素養的學生分別完成“出點子”“分析點子”“點子推廣”,乃至于“點子執筆”和“點子包裝”等全部流程的工作,每類學生只負責單項流程的任務,但是在各自的流程中,每個學生都需要充分發揮特長,合力完成最后的工作目標。
五、結語