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會計檔案保管注意事項范文第1篇

[關鍵詞]電子檔案;辦公;整理;保護

1電子檔案的整理

1.1文書電子檔案整理

一是內部文件。以年份、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤;第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范,應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應以統(tǒng)一的數據庫結構和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內文件目錄,便于計算機對盤內文件查找。

二是外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進入網絡,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如分類號、檔號等,然后進入檔案數據庫。如要查詢,則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

1.2科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多,可以先按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理,然后再按項目歸檔。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入,對紙質文件的實體進行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時,應附上電子文件內容說明和注意事項。

1.3會計電子文件整理

一是工資單。工資以光盤形式歸檔時,應附有紙質的每月的工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等,同時還應附有移交清單,作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

二是賬簿。會計賬簿內容已進入計算機管理系統(tǒng),現在看到的實物實際上是計算機的打印件,計算機賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期,負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強賬簿的真實性和憑證作用。

2電子檔案的保護

2.1優(yōu)盤或大容量移動硬盤的保護

一是統(tǒng)一配發(fā)優(yōu)盤或大容量的移動硬盤,并賦碼,專碼專人專用,登記造冊,列入資產。二是加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件的優(yōu)盤或移動硬盤不帶病毒。三是對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。四是在條件允許時,及時將存儲電子文件的硬盤載體更換成光盤,便于長久保存。

會計檔案保管注意事項范文第2篇

關鍵詞：優(yōu)化；事業(yè)單位；資金安全防范體系

中圖分類號：F830.45 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）01-0-01

優(yōu)化單位資金安全管理防范的基礎要確立合理的切實可行的資金安全管理制度。要加強內控制度建設，對資金運行要有剛性約束，有利于形成良好的資金管理環(huán)境，保證資金安全有效運轉。制度一經確定，就應立即執(zhí)行，體現制度的嚴肅性和權威性。

一、嚴格落實不相容崗位分離制度

《中華人民共和國會計法》規(guī)定：各單位應當建立、健全本單位內部會計監(jiān)督制度。單位內部會計監(jiān)督制度應當符合下列要求：記賬人員與經濟業(yè)務事項和會計事項的審批人員、經辦人員、財物保管人員的職責權限應當明確，并相互分離、相互制約。這就要求出納與會計分管，出納與審核分管。出納不得兼任會計檔案保管和收入、支出、費用、債券債務賬目的登記工作；會計職務與審計職務相分離；支票與密碼分管，支票審核與支票簽發(fā)相分離，支票保管與印章保管相分離，財務專用章與人名章分管；票據保管與票據使用分離；不得由一人辦理貨幣資金業(yè)務的全過程。

二、審核復核制度

要落實審核復核制度，須明確審核與復核的關系。審核主要是根據國家的政策、法規(guī)、制度等對資金活動的合法性進行詳細、周密的審查、核對，看是否按照預算執(zhí)行，資金來源是否可靠，手續(xù)是否完備，內容是否完整，著重偏向原始憑證的審查，屬于事前監(jiān)督。復核是再次核算檢查，運用于日常的賬務處理中，主要包括對記賬憑證、會計賬簿、會計報表以及賬目核對等業(yè)務的檢查，屬于事后監(jiān)督。嚴格落實審核復核制度，能夠對資金活動進行多層把關，準確發(fā)現財務管理和會計核算的薄弱環(huán)節(jié)，有效防范資金風險。

三、賬目核對制度

核對賬目是資金安全管理中的基礎性工作，是防止賬務差錯、及時糾偏、查漏補缺的重要措施，要充分發(fā)揮其監(jiān)督作用，防范資金風險，保證資金安全運行。賬目核對制度主要包括：出納與會計對賬制度，財務部門與事業(yè)部門對賬制度，財務部門與銀行對賬制度，上下級財務部門之間對賬制度。在實際工作當中，要切實加強賬目核對制度的監(jiān)督作用，防止因人為因素造成的風險。不僅要重視對賬結果，更要強調對賬過程，防止從中弄虛作假。要按照相互分離、相互制約的原則，指定專人面對面對賬，避免因經辦人員具有對賬員和操作員雙重職責造成管理失控、制度懸空，而達不到對賬制度應有的防范作用。

四、崗位輪換制度

財務崗位輪換制度能夠加強會計監(jiān)督和財務管理，是提高財務人員業(yè)務水平的重要手段。實行崗位輪換必須制定輪換管理辦法，規(guī)范輪換程序。財務人員要對本職崗位工作做出詳細的業(yè)務寫實，包括工作流程、注意事項、與其他崗位配合方式等內容，為崗位輪換做好準備；定期或不定期對財務人員進行系統(tǒng)化、專業(yè)化的崗位知識培訓，形成一種崗位輪換的內在動力，彌補業(yè)務空白區(qū)；合理確定輪換期限，一般出納工作崗位1-2年輪換一次，其他會計崗位可3-4年輪換一次；不僅單位內部之間定期進行崗位輪換，相關單位之間也要進行跨單位輪崗，促進經驗交流。

五、現金安全管理制度

要根據《中華人民共和國會計法》和《會計準則》，結合單位實際情況，制定現金管理制度，嚴格現金使用范圍，落實現金限額管理制度，超出限額存入銀行，減少現金存儲風險；規(guī)范現金結算行為，禁止挪用現金和左收現金，禁止以“白條”抵作庫存現金；嚴格執(zhí)行現金盤點制度，出納每日根據日記賬盤點庫存現金，并與賬目核對，制作現金盤點表，出納會計簽字以示確認，財務部門負責人要定期或不定期抽查盤點現金，防止出現長短款，確保賬款相符。

要制定現金提取審批制度，根據現金提取數量明確審批權限，規(guī)范審批程序，在提前現金時要注意安全保衛(wèi)工作，防止搶劫事件發(fā)生；合理規(guī)定現金預算制度，確保需要現金時有可供使用的現金，與銀行簽訂應急資金保障協議，在戰(zhàn)時或執(zhí)行特殊任務時，能及時足額提取現金，保證使命任務的順利完成；完善現金保管制度，所有現金保管單位或部門都必須配備“三鐵一器”，有條件的可以推行可視化監(jiān)控系統(tǒng)，創(chuàng)新警戒手段，提高安保級別，制定現金限制接觸措施，嚴謹未經授權人員直接接觸現金、辦理現金業(yè)務，明確現金管理職責，確保資金安全使用。

六、重大支出集體決策制度

會計檔案保管注意事項范文第3篇

眾所周知，經濟越發(fā)展，會計越重要。是的，會計是一門理論性和實踐性結合緊密的學科。對于一名即將畢業(yè)走上工作崗位的大學生來說，學好會計學的相關理論知識，并強化對會計手工賬實務的操作尤為重要。

本次會計實務手工賬操作是根據工業(yè)企業(yè)的會計核算資料對企業(yè)會計流程進行有序仿真演練，從制證和審核會計憑證，到編制會計報表，完成一個企業(yè)會計核算的全過程，理論結合實際，縮短書本知識與實踐的距離，為我們大學生順利就業(yè)以及勝任會計崗位的相關工作奠定堅實的基礎。

二、實驗步驟：

（一）、實驗概況：

時間：20xx年2月——20xx年6月

地點：xxx實驗室

模擬的企業(yè)：xx公司

（二）、核心:賬務處理程序表

（三）、具體步驟：1.建賬2.填制和審核會計憑證3.登記賬簿4.成本核算5.對賬和結賬6.編制會計報表7.歸檔和會計檔案的保管。

1.建賬。首先，我們填了封皮扉頁的必備內容。其次，本次實驗我們根據期初余額填寫了總賬（訂本賬）、明細賬（活頁賬），設置了庫存現金日記賬、銀行存款日記賬。最后，將已經填寫好會計科目名稱的口取紙貼到明細賬本的合適位置上，以便后來查閱。注意的事項：①開好扉頁。②預留頁碼。

2.填制和審核會計憑證。

（1）原始憑證填制要求：①填制項目要全，手續(xù)合法。②書寫要規(guī)范。書寫金額的漢字應使用：零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等大寫數字，不應使用小寫、諧音或簡寫。

（2）記賬憑證填制要求：①日期準確②順序編號③摘要簡明易懂④正確使用會計科目⑤規(guī)范地填好金額。a金額應和所附原始憑證一致。b沒有角分的數字要補“00”。c最后一行合計數前要加“￥”符號。⑥劃去空行。記賬憑證中無數字的空白行次應用斜線劃銷，從貸方最后數字的下一行劃至借方合計數的上一行。⑦注清附件張數。要用大寫。⑧“過賬符號”欄，是根據該記賬憑證登記有關賬簿后，在該欄劃“√”，表示已經登記入賬，避免重登、漏記，在沒有登記賬之前，該欄沒有記錄。⑨最后由填制人及其相關人員簽字或蓋章。

（3）審核會計憑證。審核憑證是否合規(guī)，不合規(guī)應重開。

（4）錯誤憑證的更正。原始憑證：①隨意涂改無效。②記載的內容有誤，應由開具單位重開更正，并加蓋其單位印章。③金額有誤，不得更正，只能由開具單位重開。記賬憑證的更正：填制時（未入賬），應當重新填制。

3.登記賬簿。①根據審核無誤的記賬憑證逐筆登記相應的賬戶，并隨手結出期末余額。如果無余額的應在余額欄內用“”表示，并在“借或貸”欄填寫“平”字。②登記賬簿必須使用藍黑簽字筆，字跡清晰。③不得空行跳頁。萬一發(fā)生隔頁，應加蓋“此頁空白”印章；萬一發(fā)生跳行，應將空行的金額欄打斜線注銷，或注明“此行空白”印章。④對發(fā)生的記賬錯誤，采用錯賬更正法

予以更正，不等隨意涂改，挖補等。⑤根據科目匯總表登記總賬。具體步驟:根據記賬憑證，做“T”字型賬戶，加總合計本期發(fā)生額。然后，將其填到科目匯總表中。最后，錄入試算平衡表中，加總合計，看“期初余額”、“本期發(fā)生額”、“期末余額”的借貸方是否平衡。如果不平衡，就要檢查，更正錯誤，使其平衡；如果平衡，應根據科目匯總表登記總賬。鑒于本次業(yè)務的特殊性，在字號欄只需要寫“科匯1”、在摘要欄寫“匯總1-87筆經濟業(yè)務”。

4.成本核算。生產成本在完工產品和在產品之間分配。本次產品核算采用逐步綜合結轉分步法。

5.對賬、結賬。（1）對賬主要包括：①賬證核對。賬簿記錄與原始憑證、記賬憑證中的字號、內容、金額及記賬方向是否一致。②賬賬核對。總賬與明細賬、日記賬及其有關賬戶之間的核對。③賬實核對。核對會計賬簿記錄與財產實有數額是否相符。

（2）結賬。月結和季結，數字上下兩端均劃單紅線；年結數字下端劃雙紅線，以示封賬。注意事項:①開始結賬前應在本會計期間最后一筆業(yè)務下劃一單線，從摘要欄劃至余額欄分位為止。②年末如有余額，在年結線下摘要欄填寫“結轉下年”，發(fā)生額、余額均不填寫；如無余額，空置不填。③本期只有“期初余額”的賬戶，直接“結轉下年”。④全月只有一筆業(yè)務的賬戶，不結轉本月合計數，只需要“本年累計”，如有余額，還需“結轉下年”；如沒有余額或余額為零，則不用結轉。

6.編制會計報表。本次實驗省去“一注”。本應編制“四表一注”：資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表和財務報表附注。

注意事項：①注意資產負債表列有些項目特殊的報填列方法。②我國企業(yè)利潤表采用多步式。

7.歸檔和會計檔案的保管。

三、心得體會：

本學期的實驗，使我具備了一定的基本實務操作能力。時間雖短，但收獲頗豐。它使我真正接觸到了賬本、憑證，使我親手進行了會計實務手工賬的操作，使我對會計實務的認識從感性認識上升到了更深刻的理性認識。

會計檔案保管注意事項范文第4篇

【關鍵詞】電子檔案 整理 保護

企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分,必須適應現代企業(yè)和新時期的發(fā)展需要,檔案工作人員亦應創(chuàng)新思路,開拓檔案管理的各項功能,掌握探索電子檔案的整理與保護新方法。目前,電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,為了做好這項工作,應按檔案種類分別整理組盤。

一、電子檔案的整理

目前,電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,為了做好這項工作,應按檔案種類分別整理組盤。

1.文書電子檔案整理

(1)內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。一是按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤。二是將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范,應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應以統(tǒng)一的數據庫結構和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內文件目錄,便于計算機對盤內文件查找。(2)外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進入網絡,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號、檔號等,然后進入檔案數據庫。如要查詢,則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

2.科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多,可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理,然后再按項目歸檔。(1)基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入,對紙質文件的實體進行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。(2)設備檔案。企業(yè)引進技術和購置各種設備時,外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,國內設計院設計的產品也逐步實行了cad設計,而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時,應該附上電子文件內容說明和注意事項。

3.會計電子文件整理

(1)工資單。工資以光盤形式歸檔時,應附有紙質的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等,同時還應附移交清單,作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

(2)賬簿。企業(yè)會計賬簿內容已進入計算機管理系統(tǒng),現在看到的實物實際上是計算機的打印件,計算機賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期,負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強賬簿的真實性和憑證作用。

二、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存,在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是,刻錄儀一時還難以普及,所以,軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點,必須制定保護措施。

1.軟磁盤的保護

(1)統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存。

(2)把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質量軟磁盤往往不到1年,就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品,所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃。

(4)加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經常置于保護狀態(tài)。

(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

(6)在條件允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。

2.光盤的保護

(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對濕度40%-65%。(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉儲一次,轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。

三、確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念

會計檔案保管注意事項范文第5篇

    1.1 原始數據在錄入中計算機對其準確性無法進行

    判斷

    會計電算化是使用專用的會計軟件,利用計算機進行數據的輸入,計算機是在應用程序的控制下進行工作的,這樣然后對輸入完成的數據進行整理和加工,然后進行數據的存儲工作。在會計電算化中,所有的記賬、編制會計報表和財務分析工作都是在計算機程序中自動進行的。因此,在會計電算化中只要保證財務軟件是穩(wěn)定運行的,在記賬方面就不會出現差錯。但是,要實現計算機對數據進行處理和分析就一定要將原始的數據輸入到計算機中,在輸入原始數據的時候出現錯誤,計算機是無法進行識別的,這樣就會導致以后的工作中都會出現錯誤,從而導致會計信息出現失真的情況。為了更好的保證會計信息的真實性和準確性,在進行原始數據輸入的時候一定要做到真實并完全復核。同時,要在事后對原始數據和錄入數據進行經常性的復查和審核工作,確保錄入數據的真實性和準確性。只有這樣才能保證會計信息的質量,為會計評價結果的實效性提供

    保障。

    1.2 操作人員的權限設置或權限分配不夠明確

    會計電算化在進行操作的時候,對操作人員的權限一定要進行嚴格的設置,很多的會計軟件在操作的過程中都是有無痕化操作風險的,這樣就會使得一些人員在進行操作的時候出現錯誤的操作也很難發(fā)現。在傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)中,對經濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都是有相關的人員進行審核和簽章的,這種情況下,會計的信息都是以紙質的形式進行保存,對會計憑證和賬簿進行修改是可以從不同的筆跡進行責任的劃分的。但是在實行了電算化以后,傳統(tǒng)的手工記賬方式就被會計軟件取代了,憑證、賬簿和報表都是計算機自動完成的,在任何人對計算機軟件進行操作的時候,都會影響計算機輸出的結果,而且通過輸出的結果是很難對責任進行劃分的。為了更好的保證電算化的準確性,對不同的人員要授予不同的權限,這樣可以更好的明確責任,同時也可以更好的對會計電算化工作進行管理,在人員權限設置上可以更好的實現企業(yè)的內部控制,對每個操作人員的權限進行設定,這樣就可以更好的避免系統(tǒng)中的數據被篡改,同時也可以避免操作人員對使用的程序技能型數據庫的更改。因此權限的嚴格設置和合理的分配才是保證會計結果真實性的重要手段。

    1.3 會計檔案保管方面存在缺陷

    現在,很多的企業(yè)都實現了會計電算化,企業(yè)在進行會計資料保管的時候都是存在著一些問題的,比如將計算機中的會計資料使用打印機打印出來,打印出來的資料在一段時間后就會出現字跡逐漸模糊的情況,這樣的資料在保管中根本就無法達到保存的期限。目前很多的企業(yè)都是采用這種做法對企業(yè)的會計檔案進行保管的,對計算機中的電子檔案不進行備份,這樣會導致檔案保存中出現不完整的情況。現在對會計檔案進行保管,可以通過數據備份的方式來進行,可以實現在保存時間上相對長久。要對數據備份方式的檔案管理提出更高、更規(guī)范的要求,同時要多份多點備份,以免因硬件的問題,而帶來不可逆轉的損失。

    1.4 會計分工模式存在著問題

    很多的企業(yè)在實行了會計電算化后,對會計人員的分工還是停留在原有的分工模式上,這樣就使得電算化工作中無法得到保證。在實行了電算化后,很多的財務部門沒有對實際的工作內容進行調整,這樣就使得電算化系統(tǒng)在實行中,系統(tǒng)的維護和管理工作也是由會計人員來擔任的,這對會計電算化的發(fā)展是非常不利的,由于分工不明確,或是權限交互控制做得不到位,致使會計人員在工作中可能會出現舞弊的情況,而且這種舞弊更具隱蔽性和無痕性。因此必須有獨立的系統(tǒng)管理與維護部門,來維持軟件及硬件的正常運轉,使會計電算化的強大功能和無比的優(yōu)勢得以充分的發(fā)揮。

    2 解決的具體措施和辦法

    2.1 合理設置并調整組織機構及人員分工

    企業(yè)實現了會計電算化后,應對原有的組織機構進行適當的調整,以適應計算機會計系統(tǒng)的要求。財務內部控制的關鍵在于不相容職務的分離,計算機會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業(yè)務,都不能由一個人或一個部門經手到底,必須分別由幾個人或幾個部門承擔。企業(yè)用于計算機會計系統(tǒng)的計算機應盡可能是專用的,企業(yè)應對計算機的使用要建立一整套管理制度,以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。有了明確的分工,才能保障會計信息的安全,因為計算機的運行和更改的無痕性,合理的分工和相互的制約就更顯重要,以減少差錯的舞弊。計算機會計系統(tǒng)有關的資料應及時存檔,同時要建立起完善的硬件保障與系統(tǒng)維護體系,加強檔案管理與文件備份工作。

    2.2 完善各項制度建設,保障會計信息安全

    制訂嚴格的機構和人員崗位管理制度、系統(tǒng)操作的各項制度和相應的控制措施、健全檔案管理制度。

    對各類操作人員必須制定崗位責任制,重點工作崗位必須實現職權分離,有效地限制和及時發(fā)現錯誤違法行為,杜絕舞弊現象發(fā)生。嚴格制訂系統(tǒng)操作的各項制度和相應的控制措施。對于系統(tǒng)操作環(huán)境,必須制訂一套完整而嚴格的操作規(guī)定。操作規(guī)定應明確職責、操作程序和注意事項,形成一套電算化系統(tǒng)文件,和具有可操作性的管理規(guī)范。同時建立健全檔案管理制度,這些檔案主要是指各種賬簿、報表、憑證和其他會計資料等。系統(tǒng)開發(fā)時就要對這些資料進行不同的存檔和安全保管、保密工作。檔案管理一般通過制定與實施嚴格的檔案管理制度來實現。

    2.3 加強會計人員隊伍的培訓及選擇合適的財務軟件

    會計電算化要求財務人員不僅要扎實掌握會計基礎知識,熟悉本單位經濟工作運行的模式、規(guī)范、要求和規(guī)律,要對本單位財務工作的具體要求和所要達到的目的和成果了如指掌,同時還要對計算機和財務管理知識有深刻的了解。只有掌握了比較豐富的財務技能和管理知識,才能根據本單位的自身特點,利用電算化會計的優(yōu)勢和特點,為單位經濟預測、決策和控制等管理工作服務。所以,在是常工作中,企業(yè)就應該注意培養(yǎng)“會計計算機管理”型的復合型人才,以促進會計電算化的順利發(fā)展,滿足電算化會計對人員素質的要求。與此同時,在選擇會計管理軟件時也要特別注意,選擇那些系統(tǒng)能力強、具有良好的二次開發(fā)功能便于突出本行業(yè)本單位工作特點、與其他的相關的軟件兼容性好、升級方便快捷的電算化軟件。計算機會計系統(tǒng)應在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關人員進行培訓,提高這些人員對系統(tǒng)的認識和理解,以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。