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檔案人事托管范文第1篇

[關鍵詞] 檔案交接 檔案管理 重要性

On the Relation of the Importance of File Handover Work in File Management

YIN Li-hua

(Harbin obtain employment service center of Heilongjiang province agricultural reclamation, Harbin, Heilongjiang, 150036)

Abstract: Human resources market is a professional department managing personnel files. In the file handover process which is the most basic daily business, if the leadership is not strict, the supervision is not adequate and the handover procedures are not tight, it will give rise to ambiguous limits and responsibility. It is not conducive to the healthy development of human resources market and the paid utilization of personnel files.

Key words: File Handover; File Management; Importance

人力資源市場面對的是單位和普通群體，而且也不同于企事業單位管理人事檔案，人力資源市場是重視服務性和社會性的窗口單位。所以做為最基礎的檔案交接工作。的確是日常工作中重要的一個環節。現就人事檔案內部與外部交接時遇到的問題及解決辦法做以下闡述：

一、內部交接

1、領導不重視沒有嚴格把關。

新老檔案人員交接時，檔案交接手續還未辦妥，中間又發生了接收、轉移、借（查）閱的檔案，領導沒有及時的進行監督。導致檔案數量和后加入檔案材料時出現偏差。檔案人員內部工作交接不僅僅是一把鑰匙的交接。也可以看成是單位領導的一項重要的事務性工作，如果出現問題，難推其責。

2、雙方交接手續不嚴密。

如果按照單位紀律和崗位職責而言，檔案人員的交接應是一項手續及其嚴密、責任及其重要大的工作。如果移交手續不按程序辦事，沒有清點檔案數量，交接雙方及監交簽字蓋章生效，就忽視了檔案交接工作中的重要事項，忽視了檔案交接工作的基本要求。出現問題勢必會影響人力資源市場檔案托管人員的個人利益，后果可想而知。

3、其他歷史材料沒有完全交接

借閱與轉走的檔案雖然在移交清單中也有體現，但檔案管理人員在交接時卻沒有附加上歷史材料這一項。導致與借閱人失去聯系，催收起來困難重重。轉走的人員也因沒有登記表就不能方便日后核查。所以說檔案的移交除了領導的監督、手續的嚴密之外，還有其他歷史材料的交接。

二、外部交接

1、沒有對檔案材料進行詳細的登記

在企業用人社會化管理的今天，一份檔案要經過幾個人才市場。由于每次交接時沒有對重要的材料做必要的登記。有些存檔案人員遺失了資料，各單位之間就會互相推委，造成責任不清，界限不明。沒有形成良性循環。這是檔案管理人員失職的表現，不利于人才市場的良性發展。

2、交接過程中沒有提示存檔人員所缺材料。

接收檔案，不是收了就完事大吉，除了詳細的做好移交登記，還要檢查所需要材料。如果缺項少項，有責任向存檔人員說明情況，盡快補充，否則不利于日后檔案材料的有償利用。“死檔”的發生也會明顯的增加。

3、忽視加強檔案交接中的思想教育工作

日常工作中領導的不重視，忽視加強檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現的問題，沒有得到及時反饋和解決。使得一些檔案管理人員責任心不強。

不論是內部檔案管理人員的交接還是外部對基層單位和普通群體的交接，領導的監交工作也很重要，不能單純的把檔案交接看成是檔案人員以及檔案人員與托管人員的交接，從而對這項工作很少過問。使監交職能沒有得到發揮，監交工作不嚴格，工作程序不完整。造成重要的失職。

檔案人事托管范文第2篇

關鍵詞:檔案 知情權 服務意識

1995年國家人事部首次提出“人事”, 這是人事管理大膽改革的舉措,是為了適應社會主義市場經濟的發展需求而推行的一種新型的人事管理社會化方式。與之相關的人員的人事檔案管理工作由人事機構負責,則標志著人事檔案管理的規范化、系統化、社會化,改變了人事檔案純屬單位所有的弊端。但是隨著人事制度的進一步推行,人事檔案在的過程中逐漸出現了一些問題。如何使人事檔案制度更加完善,是擺在我們面前的一項新任務。

一、目前人事檔案過程中存在的問題

1.人員對人事檔案重要性認識不足

有些人事人員對人事檔案的重視程度不夠,認為只要有一份好工作就行了,檔案可有可無,對個人檔案采取忽視的態度,有些人連自己的人事檔案在哪都不清楚,還有的認為自己的檔案不在本人所屬的單位,而由檔案機構管理,覺得不放心,甚至有些人還認為自己和非人事人員不一樣, 沒有歸屬感。人員不重視個人檔案只會使自己的權益無法得到保障,人員的這些思想觀念如不轉變,必然會給人事檔案工作帶來負面影響。

2.人事機構對人員的檔案材料補充、收集、更新緩慢

社會實踐活動日新月異,人事人員的經歷不斷變化,其人事檔案的內容也需要連續不斷地補充與更新,才能真實地反映其現實面貌。而目前的狀況是人事機構對人員的檔案補充、收集、更新緩慢。各類人員在工作中形成的業績考核、職稱考評、繼續教育、獎懲、工資晉升等方面形成的材料十分豐富,如果這些材料收集工作不到位、不及時,就會導致許多歸檔范圍內的材料流失,破壞人事檔案的完整性。自2004年以來,我單位對招收的200多名醫務人員實行人事,在查閱這些人員的人事檔案時,我們發現不少人員的檔案材料中缺少年度考核表、轉正申請表,晉升工資表,資格考試報名表等原單位材料,大多數有的只是學生檔案、人事人員關系托管表等材料,而且大多數檔案是散裝的,很容易造成材料丟失。這不僅給我單位的聘用工作帶來很大的困難,而且直接影響了人員的職稱評定、工資套改等。

3.人事機構與用人單位職責不明確,檔案管理制度不健全

人事機構與用人單位工作職責不明確,在具體操作實施時不能落實協調機制,就會造成銜接工作的斷層。這在不同程度上影響了人員的人事檔案管理,以致不能充分發揮人事檔案的作用。機構檔案管理模式仍側重于一般的接收保管、存放,機構與用人單位銜接不緊,對人員的檔案重接收,輕開發利用,檔案大多以原有結構存在,而且檔案裝訂不及時,檔案材料散亂無章、雜亂無序,利用極不方便。由于人事檔案是個人成長經歷的真實記載,具有連續性的特點。如果機構的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時, 用人單位對個人的情況就會“一無所知”,從而延誤相關工作。例如在我單位2008年招收的醫務人員中,有一位同志在原單位入了黨,成為預備黨員,這在檔案中有記載,但是機構沒有及時把信息提供給我單位,所以該同志預備黨員預備期的正常轉正就受到了影響。

4.人事檔案機構未能轉變服務觀念

現如今部分人事檔案機構始終未能轉變“你求我”的觀念,對人員動向掌握不明,與人員缺少溝通聯系,有高高在上的思想,服務態度過于生硬。用人單位和機構之間常常在材料收集、歸檔時產生誤差,因為檔案存在機構,用人單位管檔人員對檔案內容缺乏了解,而機構在接收用人單位轉來材料時基本不審不看,責任心不強,服務意識差,這就造成檔案內容不全或信息偏差,嚴重影響了檔案信息質量。很多具體繁瑣的事務讓用人單位檔案員代辦,如催繳費、催促人員回學校或生源地轉遞學生檔案、人員流向匯報、轉正定級通知等。

二、加大對人事檔案中存在問題的整改力度

1.提高對人事檔案的重視程度,實現人事人員的知情權

切實執行現有規章制度,大力宣傳人事檔案機構及其職責范圍,將有關人事檔案政策和規章制度讓人員知曉,讓更多的人知道人事檔案機構及其職責,人事人員檔案管理原則、管理范圍、對象及轉遞、收集、整理利用規定等,讓更多的人事人員了解檔案托管的實際意義。只有將人事檔案托管在人事檔案機構的人才能享受到某些應有的待遇,如身份保留、工齡連續計算、轉正定級等。在一定范圍內將不屬于保密范疇的檔案內容向人員公開,實現公民知情權,讓當事人對自身的檔案狀況有清晰的了解,認識到檔案是自己的業績、信用等方面的一個體現,逐步改變人員對檔案的神秘感和漠視感,增強人員的檔案價值意識,提高對人事檔案的重視程度,從另一方面對人事檔案的真實性和完整性也起到很好的監督作用。

2.及時收集人員的檔案材料,全面準確真實地反映其個人現實情況

如何全面和及時地收集材料,是檔案工作的重中之重。機構與用人單位要注意溝通信息,建立健全人事檔案信息交換聯系制度,建立人事檔案材料收集網絡,機構把需歸檔材料的內容及范圍以書面形式發到用人單位,定期聯系,用人單位對人員在工作中形成的人事材料及時收集、鑒定、登記,年終和機構進行檔案移交, 以保證人員的人事檔案真實性和完整性,全面、準確、真實地反映人員的現實情況,以提升人事檔案的利用價值。

3.明確機構與用人單位的職責,規范檔案管理的操作程序

人員的人事檔案管理工作須由用人單位和人事檔案機構合作才能完成。所以這就要求雙方在管理工作上觀念要有所轉變,用人單位要積極配合人事檔案機構做好檔案材料的收集工作,人事檔案機構也不能僅僅停留在檔案保管上,雙方都要在檔案管理方面做好協調工作,著力解決職責不清、范圍不明、關系不順、程序不規范、信息反饋不及時等問題,弄清楚哪些是機構的職責、哪些是用人單位的職責。制定出可操作的具體措施,明確人事機構和用人單位的職責范圍、工作程序等,建立健全一整套包括材料收集、人事檔案保管與保護、鑒別、查(借)閱、轉遞、與人員和用人單位定期聯系等方面的規章制度。做到有章可循,有法可依,規范管理,使人事人員的人事檔案管理逐步實現法制化、規范化和科學化。

4.增強服務意識,提高檔案管理人員自身素質,優化人事檔案機構的服務質量

檔案管理工作是一項政策性、專業性很強的工作。檔案管理人員是人事檔案工作的主體,必須熟悉國家人事政策和法律法規,了解人事制度,掌握人事檔案專業知識和業務技能。檔案管理人員一定要不斷提高自身素質,切實轉變工作作風,增強服務意識,提高服務質量,特別注重解決或多或少地存在的官僚思想和居高臨下、服務態度生硬等現實問題,由現在的被動式服務向主動服務轉變,不斷拓展、延伸服務功能,主動與用人單位及人員溝通、聯系,搭建一個雙方充分了解的平臺,營造一個和諧的工作環境,為用人單位和人事人員提供優質、方便、快捷、高效的服務。

5.實現人員人事檔案信息化管理,發揮人事檔案的信息功能

人事檔案信息開發是促進人力資源合理配置的重要手段,人事檔案機構在處理好開發利用和保密的前提下,建立人員人事檔案管理信息系統和相應的信息連接,實現網絡共聯,憑借網絡優勢,以現代化的網絡化管理模式,實現個人基本信息的聯機網絡檢索和聯網查詢,提高實際利用率,實現信息共享,向企事業單位和政府決策等提供人事人員的基本信息。用人單位可以借助網絡平臺,不受時間、地域的限制,快捷方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案,諸如社會保險繳納、學歷、職稱、履歷等信息,實現人事檔案信息資源共享,既減少了檔案人員工作量, 又使人事檔案信息資源得到充分利用,為促進人力資源的合理配置提供有效的途徑,為用人單位在發展、培養、選拔使用人才上提供堅實可靠的材料。

實行人事檔案制度是人事制度改革過程中的新事物,這項制度的出發點是正確的,關鍵要進一步細化措施,分清職責,規范操作。只有如此,才能真正發揮人事檔案制度的優勢,打造堅實的人才服務平臺,為企事業單位的改革和發展服務。

參考文獻:

1.丁忠利.高校人事工作淺議[j].銅陵學院學報,2004(4).

2.潘中喜.人事與高校用人制度改革[j].北京廣播電視大學學報,2005(2).

檔案人事托管范文第3篇

近幾年來，隨著經濟和社會的發展，流動人員逐漸增多，面對改革的不斷深入，流動人員人事檔案管理也出現了許多新情況、新問題。如何加強流動人員人事檔案管理工作，已成為人事檔案工作和整體性人才資源開發的重要內容之一，也是政府人力資源和社會保障部門適應社會主義市場經濟需要，促進人才合理流動和配置的一項重要工作。

一、目前，我省流動人員人事檔案管理在實際工作中主要存在著以下主要問題

1.流動人員人事檔案多頭管理問題。由于客觀原因，實際上現在省、市、區各級人才交流機構和各級職業介紹機構甚至社保部門都在保管檔案，還包括一些社會中介組織、行業機構所辦的人才交流機構、職業介紹機構都在管理流動人員人事檔案。

2.流動人員對于人事檔案管理的重要性認識不足，民營企業對員工人事檔案不夠重視。很多的流動人員認為檔案在他們求職及職業發展中不重要，而且越是年輕人越是不重視檔案。但同時也反映出檔案管理在黨政機關、事業單位和大型國有企業中的種種管理制度同其他各類非公企業和自主創業人員檔案在用途上的差異大。對于企業來說，多數企業認為人事檔案在很大程度上已經不能幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，這些都影響了流動人員的檔案管理趨向正規化、標準化。

3.有些檔案管理職能不能有效發揮作用。一是檔案的接收在一些方面的限制，比如沒有報到證或者民辦院校畢業生的檔案接收問題等等，二是各省區在彼此間轉遞檔案時對轉正定級的要求，因為目前我們個人托管的檔案很多是在轉遞的時候才根據對方接收單位的要求辦轉正定級，那么現辦、補辦等等問題各省區是如何處理的，全國能否有一個統一的標準，三是政策與收費方面，畢業生畢業后的2年是免費的，那么我們省還沒有做到免費的這些檔案都能有財政支付。可以說人力資源和社會保障部門承擔著合理配置人才資源的職能，如何通過加強流動人員人事檔案管理促進人才流動，規范人才流動，很值得我們研究。

二、努力提高流動人員人事檔案管理的社會化服務水平

為適應社會主義市場經濟和國家實施西部大開發戰略的需要，要提高政府人力資源和社會保障部門公共服務水平，就必須提高流動人員人事檔案管理的社會化服務水平。

1.形成共識，促進發展。做好流動人員人事檔。案管理工作，要加強對流動人員人事檔案轉遞過程的管理，由于現在全國各省區之間檔案流動數量也很大，各省區之間轉遞管理也有一些差異，導致檔案在轉

轉貼于

遞中有些政策不能彼此配套。建議由國家人力資源和社會保障部相關部門牽頭，規范全國各省區之間的有關檔案轉遞方面的要求，通過加強對人事檔案流轉過程的管理來規范、引導人才流動，使人事檔案價值得以體現。

2.實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。流動人員人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規劃化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，內容是否準確、精煉等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

3.由于西北地區經濟發展的現狀不同，對于規。范西部地區流動人員人事檔案管理區別對待，不搞一刀切。

4.分類歸口管理。根據《中華人民共和國檔案法》。《流動人員人事檔案管理暫行規定》，流動人員人事檔案管理遵循集中統一、歸口管理原則，因此流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，目前檔案多頭管理問題比較突出，檔案服務水平參差不齊。很難對流動人員的檔案管理有個統籌統一的標準，要提高流動人員人事檔案管理水平，就需要首先解決檔案管理的問題。

檔案人事托管范文第4篇

【關鍵詞】醫院;人事檔案管理:信息管理

1人事檔案管理的現狀

人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。

1.1人事檔案管理制度相對落后

隨著人事制度的不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

1.2人事檔案管理方式和手段相對落后

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。

2醫院人事檔案管理的設想

隨著醫院規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。

2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識

醫院人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。

2.2加強和完善人事檔案管理制度

實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。

2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源

干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。

2.3.1建立衛生技術人員業務檔案

建立衛生技術人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。

2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化

開放式管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。

2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理系統

建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。

2.4提高檔案管理人員的素質

新形式下要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。

2，5加強人事檔案管理的現代化手段

投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。

人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業績。總之，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫院的戰略規劃，認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。

【參考文獻】

檔案人事托管范文第5篇

一、醫院檔案管理體制改革要走專業化之路

傳統的檔案管理面臨著時代的挑戰和變革，但是，目前，絕大多數的醫院檔案管理體制并沒有隨著形勢的發展而改變，依然保留著傳統的分散式管理模式。如文書檔案歸辦公室管，科研檔案歸科教科管，財務檔案歸財務科管，人事檔案歸人事科管，病歷檔案歸信息科管等。這種分散管理的好處是分工明確，歸口清晰，收集容量，但弊端也十分明顯：一是館藏檔案門類不全，檔案的開發利用受到限制，利用主體的利用需求無法得到充分滿足。二是檔案收集工作受到制約，嚴重影響歸檔質量和收集時間，導到檔案收集不完整。三是不能對檔案實行集中統一的標準化、規范化管理，造成同一單位內各門類檔案質量出現良莠不齊，不利于整體上提升整個單位的檔案管理水平。所以，集中統一的專業化管理是醫院檔案體制改革必由之路。隨著本單位全體檔案人員業務能力、綜合素質的不斷提升，專業化的要求日益高漲，走專業化之路就是讓有志于從事檔案管理人士得以共同進步，共同發展。

二、醫院檔案管理要走傳統保管與數字化并重之路

醫院檔案數字化建設是基于計算機與網絡，將不同載體、不同地理位置的具有應用價值、存檔價值的文本文件、圖片、數據庫文件以及影像、聲音等多媒體文件以數字化的方式儲存為檔案信息，并通過網絡進行聯接，以供應用，從而達到信息資源共享的目的。數字化檔案管理優點主要有：一是信息管理數字化。采用先進數字化存儲技術方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點。二是資源管理虛擬化。通過網絡互聯和檔案館（室）際互借來建設虛擬資源，實現檔案館（室）際互借和文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以使利用者運用超文本及多媒體技術進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取更為及時、準確、系統的信息，從而節省大量的人力、物力和財力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時間長：100年以上；保真性高：而一般的紙介質只能保存10年左右；內容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內容；真正實施在線：授權使用者可以從全球任何角落訪問自己所需要的檔案資料。目前，數字化檔案室只是一個“信息空間”,要靠傳統檔案室的信息資源相互聯接才可以構成,無論知識載體發生怎樣的變化,都需要檔案室對一切知識的記錄進行收藏,不能因為電子文件的方便、快捷而忽視紙質檔案的收藏,雖然電子文件大量產生和應用,數字化檔案室的出現替代不了傳統檔案室固有的一些功能,它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。因此數字檔案館并不會替代傳統檔案館,但可以把它看作是傳統檔案館的一種“新功能”。因此醫院檔案管理要實行紙質文件和電子文件“雙套并重”,在較長的時期內,紙質文件和電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔,數字化檔案用來快捷查閱，紙質檔案用以永久保管，以體現必要時的法律作用和憑證作用。

三、醫院檔案服務模式要形成開放、多元化之路

醫院檔案作為部門檔案，服務對象局限于醫院系統內部。但隨著科技的發展，部門與部門之間的相互交叉滲透的內容越來越多，為此檔案管理人員應該樹立開放、多元化的檔案服務意識，提高醫院檔案的科技質量，拓寬歸檔范圍，加強與相關檔案部門的工作聯系，不斷豐富醫院檔案館藏內容，開放檔案服務范圍，使醫院檔案得到健康發展，實現由單一服務向多元化服務模式轉變，最大限度地發揮醫院檔案的自身功能。

1.檔案管理手段的更新。檔案管理手段的更新是實現檔案事業創新發展的重要因素之一。檔案工作的技術手段是提高檔案工作效率、確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。目前，大多數醫院都建有院內信息網絡中心，檔案可實現計算機網絡管理，如：與行政辦公系統相銜接建立適合醫院檔案管理的軟件，實現文件形成、報送、接收、編目、整理、數據著錄、提供利用等；利用計算機建立檔案目錄數據庫，采用掃描錄入方式進行現行文件和檔案管理一體化，方便全院職工的查找利用；借助醫院的局域網，采用虛擬主機或主機托管的方式運行，逐步將室藏的檔案資料，包括文檔、圖書、圖片、聲像等各類信息資料上網，實現醫院系統的檔案信息資源共享。在檔案工作管理的形式上，為避免各檔案室大而全，小而全，可以把價值小、保管期限短的檔案放到基層，實行分級保管。綜合檔案室只需在網上保留基層檔案信息。這樣既方便基層部門利用檔案的需要，又可避免綜合檔案室因館藏數量龐大而造成庫房緊張，同時還可保證檔案人員有時間開發館藏信息資源、更好地做好服務工作。

2.服務領域上的拓寬。檔案工作者應在實際工作中尋求機遇，努力改變閉門查檔現狀，在服務上變被動等待為主動上門，利用現代化技術提供遠程服務。即利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其它檔案機構聯網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。檔案部門還應拓展服務方式和服務領域，廣泛應用各類檔案，通過對檔案材料的加工、處理，制成書本式、廣告式在社會上發行、宣傳，使其直接轉化為社會需要的優質“產品”。在不涉及單位機密、不影響個人隱私前提下，盡量向本單位甚至社會開放更多檔案資料，實現更多檔案資源的共享，讓檔案為醫院發展服務、為群眾需要服務。還可以多方開辟檔案的服務渠道，通過檔案編研、成果交流、咨詢服務等途徑，將檔案信息主動提供給社會，服務于社會，并通過輿論和社會實踐，擴大檔案工作的影響，使每一社會成員都意識到檔案是全社會的信息資源，為全社會共享。