企業人事檔案制度管理
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企業人事檔案制度管理范文第1篇
（一）企業人事檔案管理方法落后
盡管從總體上看，我國各類企業都十分重視人事檔案管理工作，但仍然存在著管理方法落后的問題。有的企業對人事檔案管理過于簡單，只是對企業員工的姓名、性別、年齡等信息進行簡單的記錄，而對企業員工德、能、勤、績等方面的記錄較少，無法真實反映企業員工的個人成長經歷和歷史業績。還有一些企業對人事檔案管理盡管雖然記錄比較詳細，但具有較強的格式化，還缺乏分類管理的意識，這種傳統的管理方法不利于形成健全和完善的員工檔案管理體系，無法為企業檔案開發利用奠定良好的信息基礎。
（二）企業人事檔案管理質量較低
盡管我國企業人事檔案管理日益步入規范化，但很多企業檔案管理質量較低，企業員工的檔案缺乏真實性。有的企業人事檔案管理存在著員工信息前后不符的問題，導致企業人事檔案無法更加真實、有效的反映員工的個人信息，不利于企業人事檔案的應用。還有一些企業對于“流動性”較大的員工，根本不建立人事檔案，存在著嚴重的“棄檔”現象。而企業人事檔案的保存更是企業人事檔案管理中的薄弱環節，歸檔立卷工作不及時，查找企業員工檔案十分費時費力，增加了企業人事檔案的管理成本。
（三）企業人事檔案管理模式單一
從我國企業特別是中小企業人事檔案管理情況來看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理體系不健全，很多企業還沒有使用檔案管理軟件，計算機、照相機、掃描儀、移動硬盤等現代化檔案管理設備十分匱乏，導致企業人事檔案管理只能靠人工的方式。還有一些企業人事檔案缺乏“開放性”，對人事檔案實行“封閉化”管理，除了企業管理層和檔案管理人員，其他部門以及廣大員工根本無法接觸到人事檔案，導致企業人事檔案的開發利用嚴重不足。
二、我國企業人事檔案管理問題的原因分析
（一）觀念制約
我國企業人事檔案存在上述問題的原因盡管多種多樣，但最為根本的原因是企業對人事檔案管理缺乏重視，還沒有將企業人事檔案管理上升到“人才強企”的戰略高度，因而企業領導層和管理層對人事檔案管理工作不夠重視，在人力、物力、財力的投入方面較少，檔案管理工作更多的是采取“兼職”的辦法被列為捎帶手去做的事情，不利于企業人事管理工作科學發展。這也直接導致很多企業沒有健全和完善人事管理制度，人事管理具有較大的隨意性，監督考核工作也不健全，因而導致企業人事管理工作不夠規范、方法陳舊、模式單一，制約了企業人事檔案管理工作更好的開展。
（三）人員制約
人是生產力中最活躍的因素，企業人事檔案管理的好壞，很大程度是由企業人事檔案管理人員的綜合素質所決定。一方面，由于企業對人事檔案管理工作不夠重視，這就直接導致企業人事檔案管理人員配備不到位，即使配備了專（兼）職人事檔案管理人員，也由于缺乏激勵和約束機制，導致企業人事檔案管理人員工作態度不夠積極，無法將更多的精力用于企業人事檔案管理，更多的是在應付差事。另一方面，由于企業具有特殊性，因而對人事檔案管理人員也提出了特殊要求，人事檔案管理人員既要具備檔案管理知識和管理能力，同時還必須對企業生產、經營等活動更加了解，但我國很多企業人事檔案管理人員不注重加強學習和管理創新，導致很多重要的人事資料無法歸檔，影響了企業人事檔案管理的科學化。
三、完善我國企業人事檔案管理機制的思路
（一）創新企業人事檔案管理理念
理念具有先導性作用。完善我國企業人事檔案管理機制，首先必須在理念創新上狠下功夫。企業領導層和管理層要從推動“人才強國”和“人才強企”戰略的角度，高度重視企業人事檔案管理工作，既要加大企業人事檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為企業人事檔案管理奠定堅持基礎；又要加強對企業人事檔案的組織領導，經常關注和過問企業人事檔案管理工作，幫助解決企業人事檔案管理過程中遇到的問題和矛盾，為企業人事檔案管理工作營造良好環境。
（二）完善企業人事檔案管理制度
制度具有長期性、穩定性、規范性的重要作用，制度是帶有根本性、長期性、穩定性和規范性功能的行為規范。完善企業人事檔案管理機制，必須進一步健全和完善企業人事檔案管理制度。一方面，企業要著眼于新形勢、新任務對企業人事檔案提出的新要求，積極推動企業人事檔案管理制度創新，對于已經過時和落后的制度要進行修改和完善，比如對于企業人事檔案的搜集必須將“取之有據、棄之有理”作為重要原則，確保人事檔案管理更加規范。另一方面，應進一步強化企業人事檔案管理制度的執行力，確保人事檔案的搜集、歸檔、利用等更加規范。
（三）優化企業人事檔案管理模式
健全和安全的企業人事檔案管理模式，對于完善企業人事檔案管理機制至關重要。要建立企業人事檔案協調機制，將企業人事檔案納入到企業各部門的工作內容之中，只要是涉及到人事方面的資料，都應交由人事檔案管理人員進行統籌；要建立企業人事檔案管理內容，對于企業員工的個人資料、基礎材料、業績材料、科技成果材料以及不良表現等材料進行歸檔，通過細化管理完善人事檔案內容；要加強企業人事檔案“信息化”建設，購置信息化建設的硬件設備和軟件程序，優化信息資源，強化開發利用。
（四）打造企業人事檔案管理隊伍
企業人事檔案管理工作具有較強的政策性、保密性和專業性，因而必須由專業人員從事。企業要著力于加強企業人事檔案管理工作，引進和培養一批既具有檔案管理能力、又具有企業管理能力、更具有較強職業素質的復合型人才，特別是要加強對人事檔案管理人員的教育和培訓，著力提升他們的大局意識、責任意識和職業道德，真正通過人事檔案管理人員素質的提升推動企業人事檔案管理工作取得新成效。
企業人事檔案制度管理范文第2篇
關鍵詞：人事檔案管理 人力資源管理 作用
一、人事檔案管理和人力資源管理
人事檔案管理通俗的講就是管理人事檔案的活動，主要包括收集、統計和保管人事檔案，是專門記錄個人的經歷的檔案，也是一個人在社會生活的記錄和反映。
人力資源管理指的是從企業的實際出發，主要是對企業員工進行招聘、培訓，然后再使用的活動，從而發揮員工的積極作用，為企業做出貢獻，創造價值。
二、人事檔案管理在人力資源管理中的重要性
人事檔案管理作為人力資源管理的基本內容，是人力資源部門有效且科學的管理人事的基礎。其一，科學化的人事檔案為人力資源管理提供最基本的員工信息，方便人力資源部門的管理。其二，科學化的人事檔案管理有利于人力資源合理分配企業員工，有效發揮員工的作用，為企業做最大化的貢獻。其三，科學化的人事檔案管理可以提高人力資源管理的有效性，提高企業人力資源部門的管理水平。
三、人事檔案管理的缺陷對人力資源管理的妨礙作用
1.不真實的人事檔案材料嚴重阻礙了人力資源管理的合理配置。真實性是人事檔案管理的最基本的原則，沒有數據和信息的真實，人事檔案管理就失去了意義。在現在的年代，各種造假的學歷、證明和簡歷充斥著人力資源市場，這給人事資源管理工作帶來了巨大的干擾，嚴重影響企業對未來人力資源的預測和分析，導致企業失去人才，給企業帶來巨大的損失。
2.人事檔案管理方法落后。人事檔案管理的有效性影響人力資源的科學管理。如果人事檔案管理方式落后，就會導致企業花費更多的精力和人力財力去管理，降低企業管理的有效性，阻礙企業的發展進步。又加上現在企業員工流動性強，如果人事檔案管理不科學的話，增添企業人力資源管理的負擔，降低工作效率。
3.人事檔案管理方式簡單，材料缺失或者不集中，內容雷同。人事檔案內容的大同小異的話，就會阻礙企業發現人才，影響人力資源的開發。人事檔案是一個人在社會生活上的真實反映，所以人事檔案內容應該全面真實并且反映個人的真實面貌，這樣人力資源管理就會更有效且迅速地了解企業員工，發現人才。如果人事檔案內容都大致一樣就反映不出員工的經歷和真實面貌，看不出員工個性，對人力資源管理來說就失去了參考價值。另外，如果人事檔案內容缺失或者零散，也同樣對人力資源分析和發現人才帶來嚴重影響，從而影響企業員工的晉升和發展，這樣就影響企業員工的工作積極性，導致企業發展效率不高。
四、完善人事檔案管理工作，為人力資源管理服務
1.提高人事檔案管理人員的專業化水平。企業要注重人事檔案管理人員的專業水平，聘請專業的人事檔案管理人員，提高企業人事檔案管理的水平，同樣要求人事檔案管理人員要不斷汲取專業知識，不斷發展，適應新的現代化人事檔案管理制度。并要積極加強與企業各部門的聯系，隨時了解員工動態。這樣就可以為人力資源管理帶來及時有效的數據，還可以滿足現代化企業要求，適應現代員工變動頻繁的要求，更好地為人力資源管理服務。
2.建立科學化的人事檔案系統。建立科學化的人事檔案系統不僅可以提高企業人力資源管理水平，還可以發揮優化配置企業員工，發揮企業人才的作用。所以一定要更新企業人事檔案管理制度，去除掉那些不符合公司實際、落后又繁瑣的制度，建立適合公司實際情況的人事檔案管理系統，促進企業人事檔案管理的科學化、規范化水平。此外，就是要保證員工真實的人事檔案和檔案的完整性，堅決避免雷同的人事檔案材料和內容，發揮人事檔案在人力資源管理中的積極作用。
3.領導階層要樹立建立科學化的人事檔案理念。建立科學化的人事檔案管理系統，需要企業領導層的大力支持和高度注視。如果企業領導層沒有建立科學化的人事檔案制度的意識，甚至覺得人事檔案沒有那么重要，那么建立科學化的人事檔案制度的希望幾乎是零，所以企業領導層一定要明白建立現代化的、科學化的人事檔案的重要性，積極招聘專業的人事檔案管理人員，改變落后的人事檔案思想和制度。這樣就會加快企業建立科學化的人事檔案管理制度的進程，更好地為企業人力資源管理服務，提高企業管理水平和有效性，最大化地發揮企業人才的巨大作用。
綜上所述，不合理的人事檔案管理就會阻礙企業人力資源管理，阻礙企業的發展進步，完善的人事檔案管理有利于提高人力資源管理。所以本文主要提出以上建議，希望可以促進企業發展。
參考文獻
[1]任勝云，范利.從現代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].云南檔案，2009（7）
企業人事檔案制度管理范文第3篇
摘要：人事檔案是企業員工的經歷、政治思想、工作能力、平時表現和職位調動的記錄文件。之所以要建立企業人事檔案，是因為它能夠更真實、全面地反應一個人的真實履歷，對于人才的評價和管理具有深遠的意義。然而，隨著時間的遷移，過多的人員數量和頻繁的職位調動給人事檔案管理帶來了許多挑戰。只有在充分掌握人事檔案管理本質的情況下，結合社會發展的需要對人事檔案管理加以改進和完善，才能讓其發揮應有的作用。
關鍵詞 ：企業；人事檔案管理；問題；發展；完善
一、當前企業人事檔案管理中存在的問題
隨著社會的發展與進步，我國的檔案管理工作在近些年取得了明顯的進步，管理的效率和水平大大提高，但由于種種因素的制約，目前我國的企業人事檔案總體上依舊沿襲了計劃經濟時代所特有的管理方式，現有管理制度依然存在很多弊端。首先，我國人事檔案是由政府認可的具有檔案管理能力的企業或上級主管部門負責管理，所以可以進行檔案查詢工作的人員多數是企業的領導層或者是人事部門的相關負責人員。這一缺陷的直接體現是，許多在職員工都不清楚相伴一生的職工檔案里裝的是什么材料，更不要提去查閱自己的在職檔案記錄了。所以，提高檔案管理的透明度對提高我國人事檔案管理的執行力十分重要，是當前工作中首要解決的問題。
隨著我國改革開放的不斷深入，市場經濟已經取代計劃經濟，現有的人事檔案管理制度暴露出越來越多的問題，主要體現在以下幾個方面：其一，單一的企業人事檔案管理方式已經不再適應我國企業中職工形式多樣化的現狀；其二，陳舊、呆板的企業人事檔案管理制度與現有企業靈活多變的用人方式不相協調；其三，社會的發展、工作性質和種類的擴充，現有企業人事檔案管理的內容已經不夠完善。
二、企業人事檔案管理的完善策略
1.提高對檔案管理重要性的認識。隨著社會分工的不斷細化以及現有工作的不斷擴充，為了適應新的經濟發展形勢和企業現狀，必須要提高對人事檔案管理重要性的認識。因為人事檔案本身是最真實的歷史和最具說服力的佐證，它的內容真實地反映了一個人的經歷、品德及成長過程。企業人事檔案管理工作具有如下價值：第一，起著推動企業發展的作用，在管理企業人事的同時加快了企業發展的步伐；第二，通過企業人事檔案管理的完善能夠提高企業的核心競爭力；第三，是企業人力資源管理的重要手段和重要組成部分。
2.完善人事檔案管理制度。現有人事檔案管理制度存在許多問題，要想提高我國企業人事檔案管理的效率就必須不斷完善管理制度。首先，應該明確進行檔案管理工作的具體部門，避免出現多頭管理的狀況，以提升檔案管理工作的有效性。其次，將封閉的檔案管理模式開放化，這樣一方面可以加強人們對檔案管理的認識，另一方面可以有效監督檔案管理工作的正常開展。最后，為了適應我國現有的企業人事現狀，應該設立相應的人事檔案分理處，專職進行企業人事檔案的管理工作。此外，為了將管理工作最優化，應該將人事檔案管理工作與人員使用分離開來，以便于實現最優化管理。
3.提高檔案管理人員的業務素質。除了完善的管理制度，要想高效地進行企業人事檔案管理工作還需要擁有高素質的檔案管理人員。雖然現在管理工作都有相關技術或系統進行輔助，但是操作主體始終是人，如果檔案管理人員專業素養不夠，勢必會造成人事檔案管理工作出現差錯，影響人事檔案管理工作的質量。在培訓檔案管理人員時應該注意從理論和實際著手，一方面要從理論上加強檔案管理人員對工作性質和工作內容的認識，另一方面應該培養相關人員具體操作的業務能力。
4.加強檔案管理的信息化建設。我國現有的人事檔案管理效率較低，為了提升人事檔案管理工作的質量，應該在管理工作中加入信息化元素。檔案管理的信息化建設具有重要意義，它不僅可以提高檔案管理的速度，同時它還提升了檔案管理的準確性。在將企業人員的信息錄至計算機的同時，需要對不同人員的檔案信息進行分類以方便管理。另外，為了更有效地進行人事檔案管理工作，有關人力資源的電子網絡的建立十分必要。通過計算機強大的存儲功能可以對企業不同人員的錄用、調用及時做出詳細記錄，還能集中管理各個部門的人事檔案，大大提高了管理的效率。
綜上所述，符合我國國情的企業人事檔案管理工作應該趨向信息化、動態管理之路。只有提升檔案管理的信息化水平才能提高管理工作的效率，加強檔案的動態化管理才能最大限度地提高管理工作的有效性。所以，完善的制度、高素質的檔案管理人員和高效率的工作手段是出色完成檔案管理工作的可靠保證。
參考文獻
[1]黃丹妮.我國企業人事檔案管理研究[J].廣西民族大學,2007(4)
企業人事檔案制度管理范文第4篇
一、企業人事檔案管理工作的現狀
當前，通過調查綜合企業人事檔案管理工作的發展狀況，不難發現企業對人事檔案管理工作的重要性認識不足、人事檔案的管理模式及管理理念落后。在企業人事檔案管理工作中，部分企業對其重視程度不夠，將檔案管理工作看作是過期的文件資料，沒有充分理解檔案管理工作對于企業自身發展的重要意義。其次，由于企業人事檔案的管理模式及管理理念落后，導致工作人員不能嚴格的按照相關的規定進行工作，人事檔案管理工作的效率相對較低。企業人事檔案管理工作的現狀并不樂觀，企業為了獲得更為廣闊的發展前景，應及時的轉變人事檔案管理的重要性，以便可以進一步提升企業的競爭力。
二、企業人事檔案管理重要性分析
（一）企業人事檔案管理對企業發展的重要性
在企業內部，只有通過人事檔案進行專業的數據分析，才能全面的了解每位員工的基本情況以及工作狀況，才能及時的發現員工工作中存在的問題。只有通過人事檔案才能客觀的評價每位員工的綜合能力，并為管理者作出最終的正確決策提供有價值的依據。對于企業的發展而言，人才的儲備是其發展的重要基礎，只有有效的管理人才及科學的進行人才計劃的儲備，才能使企業獲得良好的發展機遇。企業人事檔案管理工作實施的目的，最終是為企業進行人力資源的管理及開發工作服務，同時借以調動干部、職工的工作積極性。
（二）企業人事檔案管理對個人的重要性
在日常工作中，對于個人而言，企業人事檔案就是我們的職工檔案，是我們在企業的不同階段工作狀況的真實記載，也是每位員工的歷史證明。隨著社會經濟的快速發展，我國的企業不斷增加，員工的流動性逐漸提高。加強企業人事檔案管理的工作，已經成為企業管理工作中不可或缺的內容，企業人事檔案管理對個人的重要性不言而喻。因此，在企業人力資源管理工作中，重視人事檔案管理對于員工的切身利益及未來發展都會產生重要的影響。
三、企業人事檔案管理的策略分析
（一）重視人事檔案管理工作，加大宣傳力度
為了更好的促進企業人事檔案管理工作順利的進行下去，結合實際的工作狀況，深入探究企業人事檔案管理的策略，是一項必不可少的工作。重視人事檔案管理工作，加大宣傳力度，是相對有效的一種工作方式。人事檔案作為一種專門的檔案，其中涉及到干部檔案、工人檔案等內容，企業必須在實際工作中重視檔案管理的工作，從每個工作環節入手，嚴格按照相關規定進行工作。將重視人事檔案管理工作，加大宣傳力度的態度，納入企業文化管理工作的內容中。
（二）轉變傳統的管理模式，進行信息化建設
對于企業的發展而言，轉變傳統的管理模式，進行信息化建設，能夠促使企業檔案實體管理向信息化管理進行過渡，并不斷的豐富企業人事檔案管理的方式，提高人力資源管理部門的工作效率，為企業的發展儲備更多的優秀人才。轉變傳統的管理模式，進行信息化建設，可以從根本上改善企業人事檔案管理工作的發展，使企業獲得更好的發展空間。
（三）構建完善的企業人事檔案管理制度
在進行企業人事檔案管理的工作中，構建完善的企業人事檔案管理制度，是確保企業人事檔案管理工作順利開展的物質保障。在進行企業人事檔案管理的工作中，通過建立完善的人事檔案管理制度，包括索要制度、檢查核對制度、補充材料制度等，確定人事檔案不同時期的工作重點，及時的處理好人事檔案管理工作中出現的問題。
其次，重視人事檔案從存到用的過渡工作，拓寬檔案的利用途徑，合理的將人事檔案進行公開，促進管理者可以更好的挖掘優秀的人才。因此，在未來一段時間內，企業為了更好的適應激烈的市場競爭活動，重視構建完善的企業人事檔案管理制度，并強化人事檔案管理的工作至關重要。
（四）構建科學有效的人事檔案分類系統，擴充檔案內容
企業在進行人事檔案管理工作的過程中，嘗試構建科學有效的人事檔案分類系統，擴充檔案內容，可以相對有效的提高人事檔案管理工作的效率。構建科學有效的人事檔案分類系統，擴充檔案內容，需要企業在初步整理人事檔案資料時，應按照員工入職后的工作時間進行收集，力求將企業員工的檔案材料條理化和系統化。這樣一來，企業管理者在進行人事檔案查閱的過程時，就可以直觀的看到每位員工的薪酬福利信息及工作業績。
其次，在進行人事檔案分類時，工作人員應及時的對企業前期的人事檔案資料進行核查，以免出現不符合要求的材料進入人事檔案，給企業進行人事改革工作帶來不必要的問題。此外，在完善企業人事檔案管理工作的同時，還應嚴格按照《干部檔案工作條例》中的相關規定，對人事檔案的材料進行合理、科學的分類。
（五）增強服務意識，把握檔案利用的工作
在企業發展的過程中，人事檔案越來越重要，企業對于人事管理工作更加重視。目前，相對傳統、單一的人事檔案管理模式已經無法有效的發揮檔案應有的服務效能。為了更好的促進企業人事檔案管理工作效率的提高，企業必須增強服務意識，把握檔案利用的工作。在具體的工作環節中，將增強服務意識，把握檔案利用的工作理念切實落實到實際的工作中，才能為進一步進行人事檔案管理工作做好基礎性的鋪墊工作。加強企業人事檔案的利用和傳遞，是進行人事檔案管理工作必須重視的問題之一。
其次，當企業有關部門在查詢員工檔案時，檔案管理人員應按照規定及時的進行答復，同時通過多種檔案提供利用方式，并且在此過程中，注意準確、適度及保密這三個檔案查閱到的原則。
（六）提高檔案人員的職業素質
企業人事檔案制度管理范文第5篇
摘要 隨著國內人事制度改革工作的不斷深入，人事檔案的利用率也迅速提高。加之當今互聯網和信息技術應用的普及，計算機管理技術也不斷深入各層管理，檔案已不僅僅以單一的紙質形式存在，而將會以各種形式的電子文件形成信息化管理。企業人事檔案管理人員應準確領會領導意圖找準工作方向，強化使命責任意識、主動服務意識、創新發展意識和動態管理意識，全力做好人事檔案管理工作。
關鍵詞 人事檔案 信息化 管理
一、企業人事檔案管理應具備的“四種意識”
（一）使命責任意識
使命責任意識是指檔案管理人員從事企業人事檔案管理應具有的責任心和使命感這是做好人事檔案工作的前提。人事檔案管理的特殊性和重要性決定了檔案管理人員必須以高度的責任心和強烈的使命感完成日常工作一是深刻理解人事檔案對企業員工的重要性，強化檔案管理人員的使命感。
（二）主動服務意識
要甘于奉獻、甘于寂寞。能夠從事干部人事檔案管理工作是組織的信任，是組織對個人能力的肯定，一定要沉下心來、靜下心去，認真細致地做好每一項材料的收集整理鑒別工作，確保經手的檔案材料真實完整。
（三）創新發展意識
人事檔案管理要想滿足企業提出的不同需求，必須保持創新和發展。檔案管理人員應積極適應時代的要求，樹立創新發展意識，學習新知識，充實新內容，使用新手段，從而促進人事檔案事業的進步。
（四）動態管理意識
在現代企業管理中，由于人力資源配置和使用的流動性更強，員工調進調出的頻率更高，職務調整節奏更快，這需要人事檔案管理人員必須樹立動態管理意識，了解檔案收集規律，及時對人事檔案進行更新和維護，有力保障企業對人力資源的適時需求。
二、企業人事檔案管理中存在的問題
（一）管理制度不完善
人事檔案管理不嚴格，標準不規范，缺乏起碼的檔案管理制度，如交接手續不嚴密，重視程度不夠等，這樣就造成了檔案管理工作的責任不明確和管理的混亂等。
（二）效率低
基于各種舊觀念的束縛，以往傳統的人事檔案管理還停留在紙質的檔案素材上，依靠手工操作，在檔案建立檢索時，嚴重阻礙了操作效率，既費時又費力。
（三）未合理達到資源共享
一般來說，大部分人事檔案管理部門還是沿用的手工檢索查閱，再加上目前檔案管理人員自計算機與互聯網知識處在薄弱環節，相對的信息化程度較低.只停留在一些較簡單的操作上，而面對信息化的繁雜技術就顯得有些力不從心了，研究與開發就更不值得―提了。同時，人事檔案信息管理未設有明確的標準加以規制，導致了各科室數據通用性能只低不高，加劇了重復勞動的現象。
三、完善人事檔案管理的對策
（一）完善人事檔案管理制度是信息化的基礎
人事檔案信息化管理中，要不斷更新原有制度，尤其是那些不能緊跟形勢、不能適應新任務的制度，要推陳出新，及時建立相對科學合理的人事檔案信心管理制度，確保人事檔案管理工作更加規范化。另外，在檔案信息的的收集方面，要注意完整性與及時性，并要保證檔案信息的查準率，同時，要科學、嚴謹的對檔案進行整理歸檔，在各個環節實施過程中，嚴謹防范檔案的安全問題，尤其是對檔案新天界的內容進行及時、主動的補充、更新。
（二）實現檔案數字化
沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置，為社會提供高效、優質的服務。利用計算機技術對人事檔案進行信息存貯、查找，進而實現網絡化管理。
（三）實現信息資源共享
介于人事檔案管理的覆蓋面較廣泛，所接觸的管理對象以及服務對象有一定的社會性，導致了人事檔案的來源趨向于復雜性。人事檔案的利用可謂是無孔不入哦，像是外資、國有企業管理、技術人才的招聘，合格或優秀人才的選拔或職位變遷，以及應屆畢業生的就業甚至是國家公務員的考核或任職都與認識檔案息息相關。采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，南單一的途徑變為開放式的交流模式。
