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財務檔案歸檔要求范文第1篇

一、健全檔案管理的制度和組織架構

系統建立在制度的基礎上，檔案管理有很強的制度要求。2011年，人大修訂的《檔案法》對檔案管理有明確的要求。財務檔案管理是比較特殊的一種，《會計法》規定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。”財政部的檔案局也制定了會計檔案管理辦法，對各類財務憑證保管期限都有具體的相關規定。因此，企業制定檔案管理制度至少要明確部門職責、流程、保管期限、銷毀、監控、懲罰等內容。

檔案管理組織架構是系統管理的重要內容。一般來講，具體單位都設有檔案管理機構，有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門，但也有企業技術部門是檔案管理的職能部門，主要是技術部門的檔案文件較多。檔案管理綜合部門的職責主要有負責安排和協調檔案部門工作，配備與任務相適應的專職檔案人員。同時，有檔案儲存的各有關部門及企業分廠設相應的兼職檔案員，業務受檔案部門指導，按時完成檔案部門所交辦的有關檔案工作。

二、完善檔案管理部門的工作內容和責任

做好檔案管理的系統性工作，要明確相關部門的工作內容和責任。企業檔案工作堅持實行集中統一管理的原則。承擔負責檔案管理的職能部門要負責本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導、監督和檢查。企業要設置檔案室，檔案室的專職檔案人員負責企業檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷工作。財務會計類檔案的管理有其獨特的地方，會計類檔案按會計檔案的歸檔范圍進行歸檔，財務部門負責整理，立卷裝訂成冊，在年度終了后，一般由財務部保管一年后，再編造清冊，歸集到專門的檔案室。財務檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴格執行國家有關檔案工作的法規、法令和政策，維護檔案的完整與安全。

對于檔案管理人員來講，職責和責任很重要，檔案工作是企業管理基礎工作的重要組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務，應列入檔案工作的職責范圍，并有相應的經濟責任制作保證。同時要不斷提高檔案人員的素質，積極開展業務培訓。

三、完善檔案歸集的流程

檔案管理的流程非常重要，首先要確定哪些是檔案?w集的范圍，就是說什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說來有本企業財務憑證、報表、其他財務相關資料；本企業內部形成的文件材料有利用或保存價值的；本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料；本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料并有保存和使用價值的；本企業執行、辦理的外來文件材料并有保存和使用價值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。分類是可以設置二級分類科目，二級科目可以按時間進行分類。

對于檔案歸檔時間，不同企業有不同的要求，主要根據檔案的時效性來確定歸檔時間，比如科研技改和課題類的資料可以完成1～2月后歸集；文書類、管理性的文件可以在第二年進行歸檔；財務類的檔案一般在下一年再進行歸檔；有些工藝變更、新品鑒定等時間性很強的資料可以隨時歸檔；基建項目文件材料一般在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。檔案歸檔手續一般要簡潔并且完備，一般來講，歸檔資料的收集工作由單位內部各部門的兼職檔案員負責。凡屬應歸檔的各類文件材料，材料必須完整、正確、統一。

財務類的資料比較特殊，做好財務檔案管理工作必須對財務檔案做合理的分類，從財務角度來講，可以分為會計憑證、賬簿、報表報告、其他資料等。檔案部門接收保管的會計類檔案，原則上應保持原卷冊的封裝，如果發現需要重新裝訂時，一般應當會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

四、細化檔案的使用、復制及銷毀管理

資料歸集后，調取和使用是經常發生的事情，特別是經常要復制一些圖紙和復制財務數據和資料，這種情況下，應由申請部門填寫申請單，經有關部門負責人審核后方能復制，需出檔案庫房復制的文件應由責任檔案管理員負責監督復制。

檔案保管期限的確定和銷毀環節也很重要。原則上講，對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存，對企業在一定時期內有利用價值的檔案，分別為長期或短期保存。一般管理類、科技類、人事類、特殊載體類檔案保管期限定為永久、定期兩種，定期實行標時制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各種會計檔案的保存期限，分為永久和定期保管，按國家規定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種，各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

檔案的銷毀要有專門的流程，必要時要成立鑒定小組，對保管期限已滿，并確定無保存價值的檔案，經過鑒定小組鑒定寫出鑒定報告，由公司負責人批準后，即可銷毀。

確定銷毀的檔案，要編制銷毀清單，在檔案目錄上注明注銷并報送檔案部門備案。銷毀工作由檔案管理人員執行，銷毀時應指定專人（一般兩人以上）銷毀和監督，以防發生意外。會計檔案的銷毀按會計檔案管理制度執行。

其他方面，企業要對檔案要經常檢查、清理，并做好統計工作，確保檔案完整、齊全。檔案保管房間要保持整潔、通風，積極做好“八防”工作：防火、防盜、防塵、防光、防高溫、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切斷電源，關好門窗，確保檔案管理房間的安全。

財務檔案歸檔要求范文第2篇

關鍵詞：會計檔案；科學管理；財會部門

會計檔案是指機關、企業、事業單位或其他經濟組織的財會部門或會計人員在經濟活動中直接形成的并按照統一規律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎工作規范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎工作。規范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。

1會計檔案的特點及作用

1.1會計檔案的特點

會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現如下：

（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。

（2）內容的專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。

（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

1.2會計檔案的作用

會計檔案作為一種經濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務信息，其合法經營的全部經濟活動和經營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業單位對外融、投資，都需要向協作單位提供幾年的有關會計數據，而會計數據也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務方面的確鑿證據。第四，國家統計部門的統計數據中也有相當一部分來源于財務數據。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經濟、社會的發展，經濟活動更加多樣化和復雜化，會計檔案則保留了全部經濟活動的痕跡，為日后分析經濟情況、總結經驗教訓提供依據。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構和企事業單位及時、準確、全面地提供高質量的會計信息。

2會計檔案科學管理工作中存在的問題

2.1對會計檔案管理工作的重要性認識不夠

有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業務，輕會計檔案管理，存在會計業務與會計檔案管理相脫節的現象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規定的。

2.2會計檔案管理制度不夠健全

有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業經營機制不斷轉換，經營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現，而與之配套的包括會計檔案管理在內的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監管機制和監管辦法。目前，我國在企業會計檔案管理方面的相關法律、法規主要有《會計法》、《檔案法》中的少數內容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規定與建立現代企業制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現代企業制度需要的會計檔案法律規范。在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制改革日益深化的大環境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現建立現代企業制度的要求。

2.3會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范

會計檔案不規范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。

2.4會計檔案管理人員綜合素質有待進一步提高

就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設法偷稅。這不僅給國家稅收征管設置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

3完善會計檔案管理工作的對策

3.1統一思想，加強領導，提高認識

各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門的，應在會計機構中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作。《會計檔案管理辦法》第3條規定，國家機關，社會團體，企業、事業單位，按規定應建賬的個體工商戶和其他組織。應當依照本辦法管理會計檔案。第4條規定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導……”有關法律法規明確規定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

3.2制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度

要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產劃分、固定資產、債權債務、經濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用

3.3規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

3.4加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質

會計檔案管理人員的綜合素質既包括思想素質、業務素質。又包括職業道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業務水平，使企業會計檔案的管理和監督職能更加有效、更加科學、更加適應建立現代企業制度的要求。

4結語

在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關信息在質量上得到較大提高，進而對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到至關重要的作用。

參考文獻：

[1]財政部、國家檔案局.會計檔案管理辦法[M].北京：工商出版社，1984.

[2]馬秀英.談會計檔案管理的規范[J].天津財會，2007，（4）：40-41.

[3]張雪珍.會計管理體制改革中的會計檔案管理[J].財會通訊，2007，（7）：73-74.

[4]時立真.試析改善職業院校財務檔案管理的措施[J].內蒙古水利，2006，（3）：112-113.

財務檔案歸檔要求范文第3篇

【關鍵詞】 優撫醫院； 財務檔案； 管理

財務會計檔案是各機關、企業、事業單位進行經濟活動的原始記錄和真實反映，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是各單位的重要檔案之一。當前，在國家注重優撫醫院發展總體方針的指導下，優撫醫院在各項經濟活動及經營過程中積極尋求社會效益與經濟效益同步增長的最佳途徑，因而作為優撫醫院各項經濟活動真實記錄的財務檔案就顯得更為重要，財務檔案管理工作已成為優撫醫院管理工作的重要組成部分。現筆者就如何搞好優撫醫院財務檔案管理談談自己的體會。

一、要明確優撫醫院財務檔案管理的范圍

優撫醫院財務檔案管理的范圍從狹義上講包括：醫院會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務預算、財務決算等書面形式的會計核算資料，上級部門下發的會計文件、制度、法規等財務管理資料，隨著會計電算化的發展，很多磁質的會計資料也成為財務檔案的管理范疇；從廣義上講，還包括收費票據存根、作廢單據等。具體地說：一方面，優撫醫院財務檔案管理滲透在日常財務管理的每一個方面；另一方面，完備、有序的財務檔案管理為醫院財務管理提供了原始、真實的資料。優撫醫院財務檔案管理的第一步是按照文件規定和有關要求辦理相關業務，第二步是財務檔案管理的具體操作，即日常對財務檔案資料的收集、整理、分類和存檔保管。財務檔案管理必須做到明確責任，嚴格執行規章制度。

二、財務檔案的收集要及時、完整

（一）會計資料的收集

1.會計環節：要及時出齊當日預處理會計憑證，憑證內容要正確無誤，能清楚地反映會計業務的內容，并確保附件完整。每月月底將處理完的會計資料和會計報表裝訂成冊，年底將每月憑證及賬表等一并送交會計檔案人員進行整理歸檔。

2.出納環節：要以“當日業務當日清”為原則，借、貸款完畢的憑證要及時登記現金、銀行存款日記賬，結出當日余額，與實有現金庫存核對無誤，并要定期與銀行對賬單核對。經編制“未達賬調節表”調節余額核對相符后，將借、貸款憑證按月逐日編號裝訂成冊。出納、會計主管或財務科負責人簽章后，年終同現金、銀行存款日記賬一起順序歸類，存檔保管。

3.檔案整理環節：財務檔案整理必須以會計業務為主線，明確各崗位會計檔案管理責任，從會計檔案內容的準確性、及時性，到歸檔手續的完備性、有效性，再到保管技術的先進性，環環相扣，節節相關，隨會計業務過程一同進行。總之，財務檔案材料應具有連續性、系統性、綜合性、完整性，凡具有保管價值的會計事項記錄、核算資料，都應收集齊全，裝訂成冊，立卷編號，不能缺少和遺漏。財務管理類的財經文件、財會制度、經濟合同、審計資料、竣工決算審計書等，這些資料在會計檔案中缺一不可。整理立卷時，發現缺少的資料，檔案管理人員應立即向有關當事人追回或采取必要的措施補救。

（二）其他財務檔案資料的收集

優撫醫院的其他財務檔案資料包括各種收費票據存根、作廢票據等，由于醫院的特殊性質，這類資料在優撫醫院中大量存在。對于這類資料，平時也要進行收集、整理，對于各種文件性的財務資料要分門別類，收到后及時編號，重要的還要進行復印，及時送交檔案管理部門，以防止丟失；對于會計人員交接清單和會計檔案銷毀清單也必須按會計檔案管理要求及時整理歸檔；對于各種收費票據，使用完后也要由專職人員記錄好收費票據號碼，整理后統一保管，這對于以后錯誤查證、分清責任會起到不可估量的作用。

三、財務檔案管理要設置專職專人

優撫醫院財務會計檔案管理工作在明確會計業務各崗位檔案處理要求的基礎上，要指定專門會計人員全面負責財務檔案管理，并保持相對穩定。專職檔案人員要負責財務檔案資料的收集、裝訂、保管、存貯、分類編目和銷毀，提供會計檔案的借閱和提出有關財務檔案管理的建議。因此，財務檔案管理人員必須由具有系統財務專業知識和檔案管理相關知識、經驗的會計人員擔任，切不可隨意更換。要做好優撫醫院財務檔案管理工作，還必須建立規范化的財務檔案室，由分工負責的會計人員管理，從日常會計資料的收據、發票到憑證、賬簿、報表、會計文件進行全面管理，都要做好明細分類，編寫存檔目錄和分類卡片，登記財務檔案收和出的詳細記錄，完善管理各種財務檔案。

四、優撫醫院財務檔案管理要技術化、正規化

在實際工作中，優撫醫院的個別單位對財務檔案管理重視程度還不夠，有的沒有專門的檔案室，有的雖有配備齊全的檔案室，但存放無序的現象時有發生，不方便查找。要使醫院檔案管理正規化，首先應該形成主管領導―財務處長―專管人員為一體的正規化體制，重視財務檔案管理，不斷改進管理方法，如迅速培養專業財務檔案管理人員。同時，在檔案存載媒體上，除外來原始憑證需紙化歸檔外，應利用現代計算機和網絡技術實現財務資料在院內范圍聯網。比如，門診收費處收據資料全部存貯在院信息中心服務器中，從患者交費、收據生成開始，收據資料就自動歸檔，存入財務檔案管理系統的相應空間位置。對于財務文件，上級主管部門下發到院保密室或財務科時，檔案管理人員要同時進入財務檔案管理系統進行登記。在計算機辦公自動化、無紙化技術安全支持的情況下，既保證了財務檔案資料的及時、準確、完整，又提高了檔案管理的工作效益，更為及時查找、保管各期內任何資料提供了極大方便，提高了檔案利用率，為優撫醫院的可持續發展提供了保證。

財務檔案歸檔要求范文第4篇

一、

文書處理程序：

目 的：為進一步加強和健全企業綜合檔案管理工作，規范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業的檔案材料完整齊全，能更好的維護企業利益，反映企業的歷史面貌，記錄企業的業績文秘資源網，為企業開拓經營提供服務。

參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》（××字[2002]第111號）

附 件：《檔案庫房管理制度》

《檔案補充修改制度》

《檔案借閱及檔案材料復印制度》

《檔案鑒定與銷毀制度》

《檔案的統計制度》

《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》

《工程經濟檔案內容及責任分工》

（一）

收文：

1、上級機關下發的文件資料，應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應及時送到綜合辦統一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。

2、綜合辦收到文件后，應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序及時辦理收文手續和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。

3、文件由公司領導批辦后，按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理，并將承辦結果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。

4、文件傳閱要嚴格登記手續，加速公文運轉，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字，并及時送還綜合辦。

5、涉及幾個部門合辦（合閱）的文件，要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負責在辦完后立卷歸檔。

6、嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規定的范圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發生，應立即逐級上報，嚴肅處理。

（二）

發文：

1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。

2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發、編印、校核、用印、登記、分發等，均要有相應人員簽字。

3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發出的正式文件，均按業務性質歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發。如需其他部室會簽的文件，由主管部室會同相關部室會簽，會簽后再報公司領導簽發。

4、擬稿需按照公司統一要求的格式，使用統一規定的發文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經公司領導簽發后，由主管部室送綜合辦編發公文文號并打印分發。

5、文件、資料、報表的打印，要嚴格按有關規定辦理，主管部室負責校對，公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。

6、發文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。

（三）

歸檔：

1、 公司設立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案人員（各部室資料員、內業），檔案室歸口綜合辦。

2、 歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。

（1） 收集：對經核對已齊全的收發文件由檔案室協助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。

（2） 整理：遵循文件材料自然形成規律，保持文件之間的有機聯系。檔案室協助各部室對應歸檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。

（3） 檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，根據檔案保管期限規定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定，確定其保存價值，分為永（Y）、長（C）、短（D）三種歸檔文件。

（4） 排列：部室同一保管期限、同一類文件按發文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復可為一件。排列順序為：批復在前，請示在后；轉發文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。

（5） 裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。

（6） 編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號、機構、保管期限等，以固定文件位置。

（7） 編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表，經部門經理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續。

3、 歸檔范圍內的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。

4、 由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負責妥善保管證件及文件。

5、 重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集并整理、歸檔。

6、 公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業務范圍（責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關規定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內形成的應歸檔的文件材料分類立卷，由部門經理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。

7、 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年。保管期滿后，由財務部編織會計檔案移交清冊，經部門經理審核簽字后，歸檔備查。

8、 工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷，由技質部負責組織鑒定歸檔工作。

9、 設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。

10、

人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批復后，10～20天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時歸檔。

11、

凡可利用現代化辦公手段進行計算機存檔的文件（如：工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等），各部室應按季度上報綜合辦，由綜合辦統一刻錄光盤備份存檔。

12、

涉及多部室聯合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。

（四）

利用：歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關規定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》）。

（五）

統計：詳見附件《檔案的統計制度》。

（六）

保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

（七）

銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

二、

印信管理程序：

1、 分公司印鑒、介紹信及營業執照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業執照原件及復印件都要通過綜合辦。

2、 綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現漏洞，加強對印鑒、介紹信及營業執照的管理。

3、 印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續及用印登記，方能辦理。

4、 分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續。

5、 需使用營業執照原件或復印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續。營業執照原件借出原則上不得復印，并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。

6、 介紹信開出，內容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應一致，如介紹信開出后未用，應交回綜合辦，附于存根備查。

7、 介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告，涉及重要事項，還應通知前往辦事的單位，以防事故。

8、 須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經公司主管領導批準。

9、 各部室印鑒（包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等），應由各部室專人保管，部門經理監督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續。

10、 如工作業務需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經理填寫《用印審批表》，報公司主管領導簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續。

11、 印鑒不準出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時清洗保養，以確保蓋印清晰。

12、 公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責任。

三、

公函郵寄程序：

1、公司公函（包括財務匯票、工程檔案、合同文本等）需使用EMS（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統一辦理。

2、一般公函（對時間及安全系數要求不高的），本著降低成本減少辦公費用的原則，由各部室按平信自行郵寄。

3、公函辦理EMS郵寄時，經手人要嚴格登記手續，綜合辦應及時處理，保證當日遞送，不得拖延。

4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發出的各種信函，因私郵寄不予辦理。

四、

辦公設備及用品使用程序：

范 圍：公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目 的：為了節約開支杜絕浪費，確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。

參考文件：總公司《行政辦公設備管理規定》（××字[2002]第125號）

1、 辦公設備由綜合辦根據需要，經主管領導批準后統一購置。

2、 辦公設備由綜合辦會同采購部統一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護和保養。

3、 辦公設備損壞由綜合辦查明原因，聯系維修，并建立相應的維修臺帳。

4、 辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認，殘體由綜合辦處置。

5、 辦公設備使用要嚴格按照操作規程嚴禁自行拆卸部件。

6、 辦公用品由綜合辦統一購置管理。

7、 辦公用品要根據實際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領用手續。

8、 特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經領導批準后統一購置。

9、 綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置，并將采購物品分類進帳。

五、

圖書購置、借閱程序：

1、 圖書資料由各部室經理編制購書計劃，報公司主管領導批準，由各部室自行購置。

2、 購置圖書后，購置人應持圖書及發票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續，由綜合辦在發票聯簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續。

3、 圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。

4、 綜合辦應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序，在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。

5、 借閱人員應愛護圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。

六、

信息傳遞程序：

1、 公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業經濟運行中起著重要意義。

2、 對于總公司下行的信息（包括Fax、E-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統一查收，并做好記錄，報呈公司領導后下發相關部室承辦。

3、 各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯系，接到有關信息后，應立即作好記錄，將記錄內容及時傳達到有關部門和人員，并及時處理有關事項。

財務檔案歸檔要求范文第5篇

一、電算化會計檔案對高校的重要性

電算化會計檔案是一個單位綜合檔案的重要部分，它既具有原始憑證性與連續性，又具有嚴密性、專業性和廣泛性等特點。電算化會計檔案由單位控制、管理，并在高校管理決策中發揮重大作用。

1.電算化會計檔案是真實記錄高校經濟業務事項的證明材料。記錄經濟業務的財務體系是由最初的會計憑證發展到會計賬簿，再發展到會計報表的，最終形成的會計報表是各項經營事項的反映，由它匯集成的資料是高校過去運行管理的經驗。

2.電算化會計檔案是高校進行財務分析的直接依據。在經濟活動過程中，高校獲得的各項業務指標的具體情況都會被詳細地記錄在高校的會計檔案里，以便為以后的財務預決算與高校內部經濟管理等活動提供重要參考。

3.電算化會計檔案是高校解決經濟糾紛、懲治腐敗的重要依據。會計檔案記錄了高校詳細的經濟活動與賬目往來，司法部門可以通過對高校會計檔案的調查來監督它們的經營活動，稽查違法亂紀的行為，防止貪污受賄活動，保護國家和高校財產不被侵犯。可以說高校完整的會計檔案是經濟領域內堵塞漏洞、懲治腐敗的重要依據。

二、電算化會計檔案管理現狀分析

1.檔案載體的特性帶來的問題。以電子數據狀態保存于硬盤、軟盤等磁性介質中的會計檔案和會計電算化軟件安裝光盤等計算機系統檔案很容易被損壞、修改、復制和失效，而導致會計檔案信息失真、泄露，甚至被破壞，從而使會計檔案失去價值。計算機軟件系統本身也存在漏洞，如會計電算化操作人員的權限設置不嚴格、沒有對數據庫保存的數據加密以及計算機病毒侵害與黑客攻擊等等。

2.計算機財務軟件版本使用不一致。由于財務軟件開發商之間沒有統一的開發標準，使得市面上的財務軟件種類繁多，而財務人員熟悉的財務軟件又是有限的，不能對每一款軟件都很了解，這就在使用時可能會出現錯誤。另一方面由于會計制度、會計準則的變化也會使財務軟件不斷發生變化。

3.電算化會計檔案管理制度不健全。現行單位對電算化會計檔案收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等缺乏明確的規章制度，加之以電子形式存儲的會計檔案的易損性和易修改性，從而導致會計檔案信息資源不能被準確無誤地運用。

4.缺乏現代化的會計檔案管理人才。電算化會計檔案管理涉及計算機應用、會計、檔案管理等多方面的專業知識，不僅要求檔案管理人員既懂得計算機操作，又要懂得會計和檔案管理專業知識，并能對財務部門的立卷管理進行指導。因此，很多檔案管理工作人員由于自身整體素質不足，對檔案管理需要用到的專業知識有所欠缺。而目前復合型電算化會計檔案管理人才相當匱乏，不能滿足電算化會計檔案管理要求。

三、完善高校電算化會計檔案管理的對策

為了更好的實行信息化環境下會計檔案的管理，解決上述問題，我們認為可以從以下方面加以綜合考慮，找出應對策略。

1.加強會計資料控制，確保財務數據安全。會計資料是單位的經濟機密，一旦泄漏將給單位帶來不可估量的損失，而磁性介質的可復制性又使會計資料極易泄漏而不易發現，會計電算化系統的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應立即受到嚴格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應由會計檔案保管員負責保管；打印資料在系統的操作日志上有所記錄后（包括記錄輸出時間、文件頁數及操作人員姓名）及時送達指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內容，以便日后備查；確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質存放的數據要保存雙備份。同時，應健全必要的防治計算機病毒的措施。

2.統一財務管理軟件，理順數據對應關系。選擇財務軟件不僅要選擇軟件功能好的，還要看軟件的開發者是否具有好的信譽、充足的開發資金和足夠的能力。也要注意會計電子檔案與選擇的財務軟件版本要保持一致，將會計電子檔案的格式隨著文檔技術的發展不斷升（下轉第31頁）（上接第18頁）級，使在任何時候形成的電子檔案都具有兼容性。同時，會計信息化檔案不同于普通的會計電算化檔案，它還包括通過會計數據運算和分析而得出的高校決策所需的參考信息，因此在對會計信息化檔案進行保存時，還應注意這些信息與會計數據的對應關系，便于更好達到內控的目的。

3.健全會計檔案管理制度，完善歸檔借閱銷毀程序。從會計檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等建立切實可行的管理制度。第一，建立電算化會計檔案的歸檔制度。首先保證資料齊全、立卷規范并及時歸檔。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管，按類別和時間順序對紙質會計檔案、機讀會計數據以及會計電算化軟件系統名稱、版本以及與之配套的安裝光盤等計算機系統檔案進行立卷歸檔。第二，建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續制度。查閱會計檔案需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定辦理借閱手續，外單位查閱本部門會計檔案要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人同時批準，并且做詳細的查閱記錄。第三，保管期滿需要銷毀的電算化會計檔案，應經批準后編制銷毀清冊，有關部門派人監督，方可進行銷毀。

4.加強檔案人員培訓，提高檔案管理水平。會計檔案工作需要不斷完善、優化，建設一支高素質的會計檔案干部隊伍，是會計檔案科學管理的重要基礎。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。因此，除了要加強搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要通過每年的輪訓學習更新知識，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念，使高校會計檔案的管理職能更加有效、更加科學、更加適應建設現代大學管理制度的要求。