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高校數(shù)字檔案范文第1篇

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；數(shù)字檔案；檔案管理

我國獨(dú)立學(xué)院誕生于90年代末期，其發(fā)展迅速，截止至今在全國已有300多所。獨(dú)立學(xué)院建校較晚，建設(shè)檔案工作起步晚，獨(dú)立學(xué)院既要面臨的是檔案的初見的困難，又在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的要求下，進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的雙重難題，即是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。

1 天津市獨(dú)立學(xué)院檔案管理與建設(shè)的現(xiàn)狀分析

針對(duì)天津市的十所獨(dú)立學(xué)院檔案建設(shè)情況進(jìn)行調(diào)查，并對(duì)其檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析。調(diào)查結(jié)果表明，檔案管理作為一項(xiàng)暫時(shí)看不到效益的基礎(chǔ)工作，不被學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視，并且工作基礎(chǔ)薄弱。從調(diào)研情況看獨(dú)立學(xué)院檔案工作存在以下共性問題。

缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學(xué)歷史不長，公眾的檔案意識(shí)不足。從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到各系、處室等部門對(duì)檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨(dú)立學(xué)院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進(jìn)行檔案臨時(shí)管理，流動(dòng)性大，不利于檔案的建設(shè)與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業(yè)出身，同時(shí)還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨(dú)立學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展。

缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規(guī)范。由于檔案意識(shí)薄弱，又沒有制度制約，責(zé)任不清，檔案材料不能統(tǒng)一整齊歸檔，有的落在個(gè)人手中，有的工作人員覺得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎(chǔ)上變動(dòng)，為以后檔案的收集帶來了困難。

獨(dú)立學(xué)院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫房設(shè)備還不完善，有的沒有專門的庫房，有的也是一個(gè)小庫房，也都沒有購買干濕機(jī)器對(duì)庫房的干濕度控制，庫房條件相對(duì)簡陋。軟件方面，沒有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質(zhì)檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來不便，檔案自動(dòng)化管理程度不高。

總體而言，檔案資料是獨(dú)立學(xué)院在其發(fā)展過程中直接形成的原始記錄，是學(xué)院發(fā)展中最重要的載體之一，是衡量教學(xué)質(zhì)量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學(xué)評(píng)估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現(xiàn)狀看，獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀總體形勢不容樂觀。

2 構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案館對(duì)策

1、建立規(guī)章制度，強(qiáng)化管理，提高工作效率

一是獨(dú)立學(xué)院應(yīng)該有檔案管理專門部門，強(qiáng)化管理工作。二是根據(jù)《高校檔案管理辦法》建立檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實(shí)體分類法，以及一系列安全管理、服務(wù)借閱等制度，細(xì)化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個(gè)環(huán)節(jié)做到依規(guī)辦事。

2、加強(qiáng)專兼職檔案人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，提高檔案工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作者的素質(zhì)是檔案管理與建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具有一支技術(shù)強(qiáng)和穩(wěn)定的專、兼職檔案管理人員隊(duì)伍，在日常工作要加強(qiáng)專、兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓(xùn)，每年舉辦檔案員評(píng)比活動(dòng)，組織學(xué)院有關(guān)方面對(duì)各部門檔案的整理情況進(jìn)行評(píng)比，評(píng)選檔案工作先進(jìn)個(gè)人，調(diào)動(dòng)工作人員積極性，同時(shí)也是展示優(yōu)秀檔案整理標(biāo)本，互相促進(jìn)學(xué)習(xí)的平臺(tái)。

3、加快獨(dú)立學(xué)院檔案建設(shè)

獨(dú)立學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)，是隨著信息化發(fā)展，計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用，“電子政務(wù)”開展，順應(yīng)時(shí)展而產(chǎn)生的。加快數(shù)字檔案建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)方式是獨(dú)立學(xué)院檔案工作在大數(shù)據(jù)的生態(tài)背景下面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化建設(shè)將分散的以不同形式記載的檔案、地區(qū)不同的檔案信息以數(shù)字的形式存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)的方式連接，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享與最大化的利用。

4、創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，不少檔案館已經(jīng)開通微博、微信公眾平臺(tái)，利用此平臺(tái)提供檔案相關(guān)政策解讀、檔案原件展示、檔案服務(wù)咨詢、檔案利用等服務(wù)，并取得了不錯(cuò)的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺(tái)主要介紹其館藏資源、編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內(nèi)容，同時(shí)也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺(tái)使公眾能隨時(shí)隨地獲取檔案相關(guān)信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務(wù)，同時(shí)也是對(duì)檔案工作起到宣傳作用。

5、基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，構(gòu)建檔案館APP移動(dòng)服務(wù)

互網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和覆蓋，數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展的當(dāng)下，移動(dòng)數(shù)據(jù)終端設(shè)備為檔案的服務(wù)、利用提供了新的方式，檔案服務(wù)應(yīng)順勢而為，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢，創(chuàng)新服務(wù)方式。檔案APP與微信公眾平臺(tái)、微博等相比，能夠形成更專業(yè)化、專題化的檔案服務(wù)體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進(jìn)行更新維護(hù)，但其更具有長遠(yuǎn)意義。獨(dú)立學(xué)院檔案館更應(yīng)該抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展機(jī)遇，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，構(gòu)建檔案館APP移動(dòng)服務(wù)。

總之，管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的步伐，為獨(dú)立學(xué)院的持續(xù)發(fā)展服務(wù)，為師生提供高質(zhì)量快捷的服務(wù)。在全國檔案數(shù)字化發(fā)展的背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”是一個(gè)發(fā)展機(jī)遇，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，不斷升級(jí)檔案館（室），創(chuàng)新檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

高校數(shù)字檔案范文第2篇

【關(guān)鍵詞】檔案館；網(wǎng)絡(luò)安全；管理策略

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容。只要有網(wǎng)絡(luò)的地方，網(wǎng)絡(luò)安全就是一個(gè)無法回避的問題。我國高校檔案館使用的檔案管理軟件主要有兩種：一種是購買商業(yè)化的檔案管理軟件，一種是采用高校檔案館與軟件技術(shù)人員聯(lián)合開發(fā)的檔案管理軟件，但無論使用哪種軟件，都存在著系統(tǒng)的安全性能先天不足的問題。

1 影響高校檔案信息安全的因素

1.1 網(wǎng)絡(luò)級(jí)因素

網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行系統(tǒng)的物理設(shè)備存在著不同程度的安全隱患，包括主機(jī)硬件系統(tǒng)本身的安全漏洞、不穩(wěn)定性、意外損壞及外界環(huán)境（如地震、閃電、風(fēng)暴等）對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行可靠性的影響。

1.2 數(shù)據(jù)級(jí)因素

數(shù)據(jù)級(jí)因素包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)存貯、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換以及各類電子文件的保管和異地存貯等，主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問題。

1.3 應(yīng)用級(jí)因素

檔案管理信息系統(tǒng)的用戶管理層次的不規(guī)范性，操作人員安全配置不當(dāng)，用戶安全意識(shí)不強(qiáng)，口令選擇不慎以及用戶將自己的帳號(hào)隨意轉(zhuǎn)借他人或與別人共享等造成檔案信息泄密、原始信息被篡改等均屬應(yīng)用的因素。

1.4 計(jì)算機(jī)病毒

計(jì)算機(jī)病毒是一種能夠修改別的程序，且把自身的復(fù)制品包括進(jìn)去的可執(zhí)行的計(jì)算機(jī)程序，“傳染”性很強(qiáng)，具有破壞程序、刪除文件甚至破壞系統(tǒng)的能力。它通過網(wǎng)絡(luò)傳播，其傳播速度、傳播范圍和破壞性等方面都是其它媒體傳播病毒所不能比擬的。由于每個(gè)單位或部門的檔案信息都是通過局域網(wǎng)接入INTERNET的，網(wǎng)絡(luò)的共享性和開放性，使用的TCP/IP協(xié)議的缺陷和操作系統(tǒng)的安全漏洞等決定了網(wǎng)上信息的安全存在不足。另外軟件的設(shè)計(jì)也存在安全隱患，都會(huì)遭到病毒的侵蝕，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓。

1.5 人為的惡意攻擊

俗稱黑客行為，是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所面臨的最大威脅。它們可以分為以下兩種：一種是主動(dòng)攻擊，即以各種方式有選擇地破壞數(shù)據(jù)的原始性和完整性；另一種是被動(dòng)攻擊，它是在不影響網(wǎng)絡(luò)正常工作的情況下，進(jìn)行截獲、刪除、竊取、破譯以獲得重要機(jī)密信息。這兩種攻擊均可對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)造成極大的危害，并導(dǎo)致信息的機(jī)密數(shù)據(jù)泄漏。

2 確保高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全的措施

2.1 提高安全意識(shí)

俗話說“防患于未然”，為確保我們的計(jì)算機(jī)不受到惡意侵害，我們要設(shè)的第一道防線便是要增強(qiáng)我們的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。要定期對(duì)檔案員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)培訓(xùn)，要熟悉面臨的各種安全威脅，要定期檢查安全升級(jí)和軟件補(bǔ)丁，不要將未保護(hù)的移動(dòng)設(shè)備接入網(wǎng)絡(luò)，不要輕易嘗試來歷不明的軟件等。

2.2 網(wǎng)絡(luò)級(jí)安全策略

確保支撐系統(tǒng)運(yùn)行物理設(shè)備的安全是網(wǎng)絡(luò)安全的根本。其包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)如網(wǎng)絡(luò)布線、網(wǎng)絡(luò)連接、局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)環(huán)境的構(gòu)建、設(shè)備的選型及其各個(gè)環(huán)節(jié)安全策略的考慮。人們往往會(huì)根據(jù)需要采用適當(dāng)?shù)姆阑饓υO(shè)備及網(wǎng)絡(luò)管理軟件來確保局域網(wǎng)的內(nèi)外用戶的訪問權(quán)限和網(wǎng)絡(luò)上數(shù)據(jù)包的檢測與過濾；選用可靠的硬件安全設(shè)備保證整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，如磁盤陣列等設(shè)備的采用來保證一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障而不會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓問題等等。

2.3 數(shù)據(jù)級(jí)安全策略

數(shù)據(jù)級(jí)安全主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問題。針對(duì)影響數(shù)據(jù)安全的各種因素，在建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，首要考慮的是選擇什么樣的操作系統(tǒng)來確保應(yīng)用系統(tǒng)的安裝和運(yùn)行，目前主流的操作系統(tǒng)有Unix、Windows和Linux，他們各自有其優(yōu)越性，安全問題也各有特點(diǎn)，關(guān)鍵是如何選擇滿足用戶實(shí)際需求的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。當(dāng)然考慮檔案原數(shù)據(jù)的存放規(guī)則和保管策略也是非常重要的問題之一，需要一定的保管制度來約束。這些都是檔案應(yīng)用系統(tǒng)能夠安全運(yùn)行的根本保障。

2.4 應(yīng)用級(jí)安全策略

應(yīng)用級(jí)安全主要取決于檔案部門所采用的應(yīng)用系統(tǒng)的用戶模型的定義模型和使用規(guī)則。一般情況下，檔案管理信息系統(tǒng)的用戶模型分多個(gè)層次、多個(gè)角色、多種功能或多種形式混合使用，來分別定義用戶權(quán)限。系統(tǒng)常常按功能權(quán)限劃分為系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)操作和數(shù)據(jù)瀏覽等3大類用戶：每類用戶角色的定義可以按照各業(yè)務(wù)職能的實(shí)際需求，對(duì)其操作權(quán)限和操作功能進(jìn)行定義，如單位領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案工作人員、兼職檔案員（學(xué)校歸檔單位）等。但不論采用哪種用戶模型，要求應(yīng)用級(jí)的安全至少包括兩項(xiàng)功能：一是對(duì)系統(tǒng)中各個(gè)功能模塊的操作權(quán)限的定義，另一個(gè)是對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分層管理和操作權(quán)限的定義。

3 保障高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全的方案

3.1 網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的安全方案

一是要制定安全防范措施。如在硬件上，要配備智能UPS（不間斷電源設(shè)備），防止斷電造成數(shù)據(jù)丟失和文件損壞。二是要嚴(yán)格遵守工作制度和操作規(guī)程，保障操作安全、接入安全和應(yīng)用服務(wù)安全。三是要建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，充分考慮軟件、硬件性能，合理設(shè)置網(wǎng)絡(luò)和軟件安全運(yùn)行環(huán)境參數(shù)，及時(shí)備份數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。四是要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全管理技術(shù)的研究和應(yīng)用，如防火墻技術(shù)、防改技術(shù)、防病毒技術(shù)等，快速排除各類故障。五是制定規(guī)范的管理制度，健全系統(tǒng)管理體制，通過法律的手段，嚴(yán)厲懲治破壞公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的行為。

3.2 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全技術(shù)方案

采取的主要方法是物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。最理想的方案是數(shù)字檔案館的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間要實(shí)行物理隔離，內(nèi)網(wǎng)和專網(wǎng)之間要實(shí)行邏輯隔離。在具體操作中，要注意應(yīng)用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防病毒、CA論證、加密傳輸、VPN、漏洞檢測和監(jiān)測預(yù)警、備份恢復(fù)等一系列安全技術(shù)[4]。

3.3 防火墻安全解決方案

防火墻是設(shè)置安全策略，控制（允許、拒絕、檢測）出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)包，它本身具有較強(qiáng)的抗攻擊能力，可以實(shí)現(xiàn)以下幾種安全功能：一是限制未被授權(quán)的用戶進(jìn)入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，過濾掉不安全的數(shù)據(jù)包；二是防止入侵者接近本系統(tǒng)的防御設(shè)施；三是限定內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶訪問特殊站點(diǎn)；四是為監(jiān)視Internet安全提供方便。服務(wù)器通過特定的端口對(duì)外提供服務(wù)，如Web服務(wù)的8089端口等，避免了外界用戶對(duì)服務(wù)器其他端口訪問的可能性。如果檔案館需要數(shù)據(jù)服務(wù)器特別指定用戶，可以采用防火墻用戶認(rèn)證及用戶規(guī)則來限制，這樣除了經(jīng)過已認(rèn)證的用戶外，所有本局域網(wǎng)以外的用戶在訪問內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時(shí)都需要通過防火墻進(jìn)行過濾和篩選，使用時(shí)可以通過對(duì)客戶端IP地址或者網(wǎng)卡的MAC地址進(jìn)行判斷和識(shí)別，以及通過對(duì)可疑數(shù)據(jù)包的檢測進(jìn)行過濾，以保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。這種方式是用防火墻的路由模式來實(shí)現(xiàn)的。檔案館內(nèi)部的PC統(tǒng)一使用內(nèi)部定義的網(wǎng)址如192.168.X.X，通過防火墻的NAT功能訪問互聯(lián)網(wǎng)，外界不能直接訪問到檔案館內(nèi)部的PC，減少被攻擊的可能性。

3.4 檔案管理信息系統(tǒng)的安全方案

數(shù)字檔案信息的錄入和維護(hù)主要依靠管理信息系統(tǒng)所提供的各項(xiàng)功能來完成，由于用戶角色的不同，權(quán)限的差異，要求應(yīng)用系統(tǒng)能夠提供一套完整的用戶安全管理策略，以保證檔案信息的完整性和安全性。其主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是要采用成熟先進(jìn)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行結(jié)構(gòu)；二是對(duì)系統(tǒng)用戶按照工作需要進(jìn)行角色和等級(jí)的區(qū)分；三是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全管理級(jí)別如保密、開放等狀態(tài)按照檔案法規(guī)定和實(shí)施細(xì)則進(jìn)行多級(jí)安全管理，以區(qū)別不同類型用戶的訪問。

3.5 設(shè)備故障的安全防范

數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無法保持原有的有續(xù)的存貯狀態(tài)的危害極大。因此要求系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初應(yīng)充分考慮到系統(tǒng)的安全應(yīng)急措施、數(shù)據(jù)的異地備份等管理策略。當(dāng)發(fā)生計(jì)算機(jī)設(shè)備故障時(shí)，是以保護(hù)數(shù)據(jù)為主要目的還是兼顧數(shù)據(jù)和運(yùn)行系統(tǒng)二者的安全？可以根據(jù)自己的工作需要和資金分配情況進(jìn)行選擇。如果是以保護(hù)數(shù)據(jù)為主要目的而采取的較為經(jīng)濟(jì)的方法往往是“冷備份”機(jī)制，其缺點(diǎn)是不同步，占用存貯空間較大，優(yōu)點(diǎn)是操作簡單，恢復(fù)起來較快，但最新數(shù)據(jù)會(huì)丟失；如果系統(tǒng)為雙機(jī)“熱備份”機(jī)制，就可以比較好地保證系統(tǒng)應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)相對(duì)較為安全。“熱備份”的優(yōu)點(diǎn)是投資大，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)，系統(tǒng)運(yùn)行不間斷，當(dāng)一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障時(shí)，另外一臺(tái)能夠及時(shí)替代其工作，不至于由于系統(tǒng)維修而耽誤業(yè)務(wù)工作的開展。

4 結(jié)束語

隨著數(shù)字化教育基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，數(shù)字化檔案館已成為高校檔案館的發(fā)展的趨勢。數(shù)字檔案館的安全問題引起了人們的高度重視。數(shù)字檔案館在建設(shè)初期采取防火墻、防病毒、漏洞掃描和入侵檢測等常用方法的同時(shí)，提高檔案館相關(guān)人員安全防護(hù)意識(shí)、加強(qiáng)管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全的知識(shí)水平、提供必要的安全技術(shù)培訓(xùn)，也顯得尤為重要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]鄭薇，馬景復(fù).高校檔案館網(wǎng)絡(luò)安全措施[J].中國教育信息化，2007，4.

[2]許文輝.論數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)安全問題根源[J].蘭臺(tái)世界，2007，4.

高校數(shù)字檔案范文第3篇

關(guān)鍵詞：高校；檔案館；數(shù)字化；建設(shè)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字化檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地展現(xiàn)了高校管理工作的整個(gè)過程，是高校各項(xiàng)工作記錄、參考、總結(jié)的依據(jù)。進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的檔案數(shù)字化建設(shè)是非常必要的。高校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)等工作提供保障。隨著高校信息化建設(shè)進(jìn)程的快速推進(jìn)，為了滿足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質(zhì)量和效率。而檔案數(shù)字化建設(shè)的合理開展，可以在確保高校檔案建設(shè)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提升檔案管理效率。因此，如何有效地加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前高校值得深入思考的重要課題。

一、構(gòu)建數(shù)字化檔案館的必要性和緊迫性

高校檔案數(shù)字化主要利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等技術(shù)，將高校各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網(wǎng)絡(luò)信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務(wù)，使高校檔案原始資料得到充分和及時(shí)利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。并且能夠使得管理更加規(guī)范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發(fā)生；相比較傳統(tǒng)檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財(cái)力成本。在在檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之后，是檔案上的內(nèi)容會(huì)被進(jìn)行掃描和整理，再將數(shù)字化的資料進(jìn)行歸類，通過計(jì)算機(jī)設(shè)備錄入到學(xué)校的數(shù)據(jù)庫中，通過數(shù)據(jù)庫的方式來對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，這樣就能夠在短時(shí)間內(nèi)迅速實(shí)現(xiàn)查找和搜索。減少了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案服務(wù)質(zhì)量，便于檔案無限制存儲(chǔ)，提高了檔案利用率，節(jié)約了成本，節(jié)省了空間，方便了維護(hù)，還能實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)和資料共享。通過對(duì)數(shù)字檔案信息的開發(fā)、處理、傳遞和廣泛利用，充分發(fā)揮數(shù)字檔案效用，提高檔案的利用價(jià)值。因此，高校檔案部門應(yīng)該充分發(fā)揮高校的優(yōu)勢，積極創(chuàng)造條件建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)時(shí)收集各類電子文件及各種有保存價(jià)值的數(shù)字化檔案材料，同時(shí)要在網(wǎng)上、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用。

二、高校圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的原則

（一）效益性。之所以要進(jìn)行圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是為了實(shí)現(xiàn)便捷、高效的收藏、管理、存儲(chǔ)和利用檔案信息資源。基于此，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，效益性原則是必須要堅(jiān)持的，統(tǒng)籌兼顧，實(shí)現(xiàn)圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，降低檔案數(shù)字化建設(shè)的成本，最大限度地提升資金的利用效率，并保證在整個(gè)圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，資金具有良好的充足性，最終充分的發(fā)揮檔案數(shù)字化對(duì)高校圖書館，乃至是對(duì)高校的重要作用。

（二）一致性。高校圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期、龐大、系統(tǒng)的工程，涉及的學(xué)科比較廣泛，由于建設(shè)周期長，建設(shè)中，載體、形式、門類以及數(shù)量都具備多樣性及巨大性，需要多個(gè)部門及多領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)人才的支持，由此一來，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，就必須保證涉及到的部門及人員協(xié)同一致，在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的指引下，完成檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

三、高校圖書館數(shù)字化檔案建設(shè)的途徑與措施

（一）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入。高校圖書館在進(jìn)行檔案信息收集時(shí)，依據(jù)自身工作專業(yè)性、服務(wù)性以及學(xué)術(shù)性的特點(diǎn)，將收集范圍適當(dāng)?shù)脑黾樱ＷC信息收集的全面性、多樣性，同時(shí)，對(duì)于收集完成的信息進(jìn)行有效的整理和存儲(chǔ)。高校圖書館檔案數(shù)字化的建設(shè)需要與國家的法律法規(guī)相符合，并實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，保證分類的科學(xué)性，主題標(biāo)引的準(zhǔn)確性。對(duì)高校圖書館檔案進(jìn)行管理時(shí)，建立完善的管理制度，提升檔案管理工作的科學(xué)性，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性與安全性。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。高校圖書館在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，需要利用信息技術(shù)，檔案編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等均需要利用此項(xiàng)技術(shù)，同時(shí)，檔案收集和登記也需要利用信息技術(shù)。通過信息技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)復(fù)雜立卷程序簡單化，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，可以將數(shù)字化資料傳送給各個(gè)部門，各部門依據(jù)自身的要求完成檔案管理。在檔案領(lǐng)域中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用促使數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用越來越深入，并且應(yīng)用效率也越來越高，傳統(tǒng)單一的收集、整理和保存檔案工作變得更為多元化，信息服務(wù)管理層次也更加深入。

（三）充分開發(fā)利用資源。開發(fā)與利用是為檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的，通過檔案數(shù)字化資源的開發(fā)與利用，促進(jìn)圖書館及其他各項(xiàng)工作的發(fā)展，也因此使得檔案的作用充分發(fā)揮。檔案數(shù)字化建設(shè)中，依據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，提升了檔案信息的查詢速度，促使使用者隨時(shí)隨地利用圖書館檔案信息資源，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。

（四）加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)。人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和數(shù)字化技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)和人才培養(yǎng)；高校檔案部門要重視打造一支高素質(zhì)、專業(yè)化的人才隊(duì)伍。要加強(qiáng)檔案工作人員的理論知識(shí)培養(yǎng)，確保他們具備扎實(shí)的檔案專業(yè)理論知識(shí)；同時(shí)要注意提高他們計(jì)算機(jī)技術(shù)等數(shù)字化檔案處理能力；要定期組織高校中那些具有發(fā)展?jié)摿Φ那嗄隀n案管理人才去積極參加專題講座、學(xué)術(shù)交流以及業(yè)務(wù)研討會(huì)等盡快提升他們掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的水平和能力

（五）做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。高校檔案管理部門要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的推進(jìn)力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價(jià)值。n案數(shù)據(jù)庫包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲(chǔ)等與數(shù)據(jù)庫相關(guān)的數(shù)字資源處理。數(shù)字檔案信息加工包括數(shù)字檔案信息整理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)字檔案信息錄入、數(shù)字檔案信息集成等基本功能。數(shù)字信息轉(zhuǎn)換的主要功能是將經(jīng)過加工處理的各類非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息轉(zhuǎn)換成能被數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進(jìn)行處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息。這個(gè)功能主要是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息導(dǎo)入功能加以實(shí)現(xiàn)的。

（七）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下要重視檔案信息的安全保障。除了形成一套法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系外，還需有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動(dòng)控制。為了保證密級(jí)檔案的安全性，需設(shè)置安全密碼，為其上一把放心鎖。對(duì)于非開放性檔案根據(jù)其性質(zhì)界定不同密級(jí)檔案的查閱人員范圍，設(shè)置不同的密碼和訪問權(quán)限，普通密級(jí)的檔案密碼可提供給有查閱權(quán)限的人員，絕密級(jí)的檔案可不上網(wǎng)或只在本單位內(nèi)部的局域網(wǎng)上按查詢權(quán)限訪問。為保證網(wǎng)站的正常運(yùn)行，需安裝殺毒軟件和“ 防火墻” ，以抵御黑客的襲擊。要不斷研究和探索新的安全防護(hù)技術(shù)，如對(duì)“ 元數(shù)據(jù)”的研究、拷貝與遷移技術(shù)的應(yīng)用等。

參考文獻(xiàn)

[1]張強(qiáng).高校檔案數(shù)字化建設(shè)探究[J].檔案天地.2016，（10）.

高校數(shù)字檔案范文第4篇

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;管理;作用

傳統(tǒng)的檔案一般是采用以紙質(zhì)為主，以案卷的形式存放于檔案庫房中，一般來說檔案利用率不高。而新形勢下的高校數(shù)字化檔案是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等多媒體科技來實(shí)現(xiàn)檔案的采集、記錄、錄入、管理、利用，是一種通用性強(qiáng)、操作性高、實(shí)時(shí)性好、利用率高的新型檔案管理方式。通過這種方式可以實(shí)現(xiàn)高校各個(gè)部門網(wǎng)絡(luò)資源的共享性，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案每一次利用查閱都要把紙質(zhì)檔案借閱出來，利用完后再歸還，多次借閱造成紙質(zhì)檔案的破碎、丟失等不安全因素，既實(shí)現(xiàn)了檔案的共享，又保證了檔案的安全，大大提高了文檔服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源共享。通過這種數(shù)字化檔案管理，提高了檢索速度，提高了效率，擴(kuò)大了查詢范圍，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防火墻等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理，大大提高了檔案的利用率和保密性。

一、高校檔案管理數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展、科技發(fā)展、高校發(fā)展的必然

第一檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，最終實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、同時(shí)設(shè)備技術(shù)操作簡單，存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便，安全有效，并且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)備份，這將大大提高了檔案的安全性和完整性。第二建立了數(shù)字化檔案管理，可以把高校的校園網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、檔案管理系統(tǒng)、高校圖書管理系統(tǒng)等進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)就可以充分利用高校各個(gè)部門的多方資源，達(dá)到資源共享，更好的為高校師生服務(wù)，真正做到了讓檔案滲入到高校發(fā)展的領(lǐng)域，使廣大師生更好的認(rèn)識(shí)檔案、管理檔案、利用檔案。第三高校一直以來都是是社會(huì)科技發(fā)展的前沿領(lǐng)域，各種新技術(shù)、新科技、新設(shè)備都在這里可以很好的利用，高校的師資隊(duì)伍也是有著良好的教育和學(xué)歷背景，所以高校在接觸新知識(shí)，獲取新信息方面，有著得天獨(dú)厚的優(yōu)越條件，這給需要技術(shù)、需要計(jì)算機(jī)的數(shù)字化檔案管理提供了很好的產(chǎn)生背景。

二、數(shù)字化檔案管理對(duì)高校檔案產(chǎn)生的影響

第一，對(duì)高校檔案利用產(chǎn)生的影響。由于數(shù)字化檔案管理是通過計(jì)算機(jī)等多媒體來進(jìn)行檔案的管理，所以每一位查詢利用者只要有一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以不受任何時(shí)間、空間的限制，只要不是涉及加密文件就都可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱檔案信息，這就大大改變了傳統(tǒng)手工翻閱查詢檔案，費(fèi)時(shí)、且不容易查到等缺點(diǎn)，提高的檔案的利用率和減少了查閱檔案時(shí)間。第二，對(duì)高校檔案業(yè)務(wù)工作的影響。檔案要想規(guī)范管理、有效利用，最重要就是要加強(qiáng)對(duì)檔案的收集。

那么，怎么才能有效開展數(shù)字化檔案管理工作？筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面著手：

第一、加強(qiáng)對(duì)檔案人員的各項(xiàng)培訓(xùn)。這個(gè)培訓(xùn)既包括檔案知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)又包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)。信息化背景下檔案信息化建設(shè)需要既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又了解自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而傳統(tǒng)的檔案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高檔案工作人員的工作積極性，要在工作中調(diào)動(dòng)他們?cè)敢鈱W(xué)習(xí)新的技術(shù)、新的科技手段來加強(qiáng)檔案的利用的思想，首先思想上要引起重視。第二、加強(qiáng)檔案工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。數(shù)字化檔案工作是一項(xiàng)新技術(shù)、新信息的工作，要想開展好這項(xiàng)新的檔案管理模式就必須學(xué)了必要的常規(guī)高校檔案管理制度和檔案管理辦法外，還要學(xué)習(xí)適應(yīng)新形勢下的檔案信息化相關(guān)的知識(shí)，只有學(xué)習(xí)了必要的檔案知識(shí)，也掌握了信心化技術(shù)以后才能適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。再次基礎(chǔ)上還應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)檔案鑒別的學(xué)習(xí)，數(shù)字化檔案在保存過程中受著磁盤、光盤等載體的影響，必須通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，雖然這種方式速度快、節(jié)省時(shí)間空間，但是也要考慮到在實(shí)際工作中收到技術(shù)的不同影響，有可能會(huì)產(chǎn)生信息的不全或者錯(cuò)誤，這就要求我們檔案管理人員對(duì)檔案的真實(shí)性有一定的鑒別能力。第三、加大對(duì)檔案資金的投入。高校的領(lǐng)導(dǎo)，尤其是負(fù)責(zé)分管檔案的主要領(lǐng)導(dǎo)要定期了解檔案工作，聽取相關(guān)檔案負(fù)責(zé)人的工作匯報(bào)，學(xué)校要制定本校檔案管理辦法，用制度要管理檔案、用科技要提高檔案管理水平。其次要提供檔案的必要物質(zhì)支持，為學(xué)校檔案管理配置先進(jìn)設(shè)備，還要積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才作為檔案管理人員。充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，把加快學(xué)校數(shù)字化檔案工作作為一項(xiàng)重要的工作來開展。第四、及時(shí)調(diào)整更新檔案信息。高校一般學(xué)生多、教師多、學(xué)校檔案類別多，一般包括行政、黨群、教學(xué)、科研、設(shè)備、基建、外事、人事等，所以學(xué)校管理對(duì)象、管理類別也是很繁多，每年學(xué)生招生人數(shù)、畢業(yè)人數(shù)，教職工的新近與退休、教學(xué)課程的增減、財(cái)務(wù)信息的更新、基建維修項(xiàng)目的增加、行政事務(wù)的開展等，各項(xiàng)類別要想統(tǒng)計(jì)清楚，完整的了解這些情況，按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是每年各個(gè)部門上交檔案室后，通過查閱才能了解這些情況，而現(xiàn)在數(shù)字化檔案，各部門主要涉及的情況有所改變，通過計(jì)算機(jī)查詢就可以反映當(dāng)前的情況，但這就要求各部門要及時(shí)把更新改變后的情況及時(shí)更改。第五、加強(qiáng)檔案數(shù)字化保密保管。由于檔案的數(shù)字化載體的不同，它同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管條件，保密要求都有著不同的要求。一般傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要求檔案室有防霉、防蟲、溫濕度計(jì)等要求，而且保密性一般是指檔案借閱要有登記、檔案管理人員要遵守相關(guān)的檔案保密法，不得隨便把檔案借閱給外人，超過檔案借閱期限必須歸還等等。而數(shù)字化檔案往往可能及時(shí)磁盤、光盤等等這些占用空間小、存儲(chǔ)空間大的數(shù)字文件，要對(duì)他們保管，一般就要更多的考慮系統(tǒng)的安全，系統(tǒng)的備份等。此外，由于數(shù)字化檔案可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查閱，所以就更應(yīng)該加大網(wǎng)絡(luò)的安全性，在錄入檔案的同時(shí)，要確保檔案信息不丟失、不能被非法篡改等。

隨著技術(shù)的發(fā)展、科技的創(chuàng)新，高校的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案建設(shè)在今后的高校檔案管理中的作用一定是會(huì)日益增加，檔案本身就是記錄歷史發(fā)展，是我們保存歷史、傳承歷史、證明歷史的依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在不容易收集、不利于保存、不方便查閱等缺點(diǎn)，已經(jīng)不能適應(yīng)于歷史的發(fā)展了，而數(shù)字檔案有著空間小、存儲(chǔ)多、查閱方便快速等優(yōu)點(diǎn)也被越來越多的高校所接受。但是這種新技術(shù)也對(duì)檔案管理人員的水平提出了新的要求。如何利用好這種新技術(shù)把檔案利用價(jià)值發(fā)揮的更好，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動(dòng)化水平，提高辦公效率，更好地發(fā)揮檔案資料的作用已成為檔案部門實(shí)現(xiàn)信息現(xiàn)代化管理的主要問題，這就要求高校檔案管理人員更要努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代要求，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和自動(dòng)化的需要，為社會(huì)發(fā)展提供良好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

高校數(shù)字檔案范文第5篇

一、加快高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

數(shù)字化檔案管理是指通過計(jì)算機(jī)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫（照片、音頻、視頻等），以數(shù)字化為載體的檔案信息存儲(chǔ)提取模式。高校近年來發(fā)展迅速，學(xué)生數(shù)量和教職工數(shù)量逐年增加，這種增長使得高校檔案處于不斷變化的狀態(tài)，檔案的維護(hù)和更新需要更多的人力和物力資源，高校檔案管理工作面臨越來月大的挑戰(zhàn)。而高校檔案記載的信息對(duì)于學(xué)生、教師和高校來說都是十分重要的，因此，提高高校檔案管理的效率在檔案管理工作中占有著重要的地位。而目前幾乎所有高校的檔案管理，都面臨傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案并存的過渡階段，目前高校檔案的存儲(chǔ)主要還是以紙質(zhì)檔案為主，電子信息管理手段還僅被運(yùn)用于檢索、備份等一些輔助的功能，電子信息技術(shù)處理信息的高效、穩(wěn)定性在目前高校檔案管理中還沒有完全發(fā)揮優(yōu)勢。問題的原因是檔案管理人員對(duì)于數(shù)字化檔案管理的重要性仍缺乏充分的認(rèn)識(shí)。

（一）高校檔案數(shù)字化是信息時(shí)展的要求

社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案的借閱需求不斷增加，紙質(zhì)的檔案已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需求，必須建立完全、快速的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)平臺(tái)，達(dá)到檔案信息的共享，便于直接快速的查閱。高校檔案數(shù)字化能夠大大減少檔案人員在建立檔案時(shí)的編研工作量，使得檔案管理人員有更多的時(shí)間去進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理的工作，提升檔案的管理效率。檔案管理工作將變得方便、快捷、高效，檔案的查閱以及整理都將變得十分方便，提高高校內(nèi)部辦公效率。

（二）高校檔案信息數(shù)字化是數(shù)字化校園的必然結(jié)果

在社會(huì)數(shù)字化的背景下，高校作為技術(shù)發(fā)展的前沿已普遍開展數(shù)字化改革，高校檔案部門的數(shù)字化也是其中重要的組成部分。檔案信息的數(shù)字化會(huì)將大量的檔案信息寫入計(jì)算機(jī)中，并實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享，這種方式使廣大師生足不出戶就能夠獲得大量的信息為其所用。

（三）高校檔案數(shù)字化是完善檔案管理的重要途徑

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案管理模式創(chuàng)新的方向。在將傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)化的過程中，必須打破檔案管理的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理的科學(xué)優(yōu)化。檔案數(shù)字化能夠大量節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，有效減少紙質(zhì)檔案存在和查閱過程中的損毀。而且檔案數(shù)字化可以縮短信息加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。

二、高校檔案管理數(shù)字化存在的問題及對(duì)策分析

應(yīng)當(dāng)看到，高校檔案管理數(shù)字化目前仍存在一些問題。例如，一個(gè)突出的問題是數(shù)字化檔案的利用率有待提高。一些高校并沒有把數(shù)字化檔案的管理當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，檔案管理人員仍遵循傳統(tǒng)觀念和管理模式，文檔的檢索和借閱仍然主要依靠人工來完成，使得計(jì)算機(jī)等多媒體硬件成為 “高檔打字機(jī)”。使得投入的人力和物力的價(jià)值沒有得到充分體現(xiàn)，電子文檔的使用效率不高而造成雙重的浪費(fèi)。其次，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)與校內(nèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的兼容性問題有待解決。為保證數(shù)字化檔案信息處理的方便利用，前提是建立信息資源共享系統(tǒng)。目前高校內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理部門使用的檔案管理系統(tǒng)來源往往不同，有時(shí)候并不兼容，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，造成檔案電子文件歸檔困難。上述問題出現(xiàn)的原因在于缺少科學(xué)規(guī)范的數(shù)字化檔案工作制度和專業(yè)化的數(shù)字化檔案管理人才。另外，有些單位數(shù)字化檔案管理缺乏硬件投入，檔案管理軟件的采購和開發(fā)比較混亂也是困擾檔案數(shù)字化進(jìn)一步拓展，影響檔案數(shù)字化的重要原因。為此，在實(shí)際的工作中需要把握以下幾點(diǎn)：

（一）首先要正確認(rèn)識(shí)電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。電子檔案采用電子編碼技術(shù)，其具體內(nèi)容和關(guān)鍵信息可以編輯修改而且不留痕跡，電子檔案的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子檔案在建立的過程中要特別注意加密保護(hù)，隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息和身份驗(yàn)證，切實(shí)避免文件在傳輸和處理過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，確保電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（二）盡快建立健全檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)

新型載體的應(yīng)用和計(jì)算機(jī)智能化管理，必然要求信息處理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化。在實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代信息管理轉(zhuǎn)變的過程中，必須遵守嚴(yán)格的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，即檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化。其標(biāo)準(zhǔn)通常由檔案行政管理部門制定、頒布、實(shí)施，這是檔案管理信息化的可靠保障。同時(shí)，各單位也應(yīng)充分發(fā)揮自身能動(dòng)性，根據(jù)自身?xiàng)l件和檔案管理的特點(diǎn)制定詳細(xì)科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化管理打好框架，夯實(shí)基礎(chǔ)。

（三）不斷改進(jìn)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)

電子文檔具有與紙質(zhì)檔案不同的技術(shù)特性，檔案數(shù)字化管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)以及具體實(shí)施辦法最終都要依賴軟件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，因此要重視以軟件系統(tǒng)為中心的電子檔案的綜合管理方法。在管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，依據(jù)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，充分綜合文件檔案業(yè)務(wù)部門、管理部門及技術(shù)開發(fā)部門的意見，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通過技術(shù)手段把相關(guān)的管理性措施納入系統(tǒng)中，并根據(jù)實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，不斷通過軟件系統(tǒng)來滿足檔案管理數(shù)字化的功能需求，確保電子檔案的真實(shí)有效。

（四）加快硬件基礎(chǔ)建設(shè)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等高新技術(shù)作為載體，需要加大資金投入來引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。電子新產(chǎn)品的開發(fā)周期越來越短，如出現(xiàn)老版本不兼容、存儲(chǔ)格式淘汰等硬件和軟件的過時(shí)問題會(huì)引發(fā)一系列不良結(jié)果，要及時(shí)對(duì)系統(tǒng)關(guān)鍵設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代和升級(jí)，以確保信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（五）突出數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)的重要基礎(chǔ)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，必須做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，必須嚴(yán)格做到正確、科學(xué)、規(guī)范。這一方面要求每個(gè)檔案工作部門必須做到根據(jù)制定得著錄規(guī)則和細(xì)則，在搞好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證歸檔電子文件真實(shí)、完整、有效。另一方面，在檔案管理數(shù)字化過程中，要注意館與館之間檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的數(shù)據(jù)交換方式、信息分類編碼、系統(tǒng)匹配、功能設(shè)置和通訊規(guī)程等的統(tǒng)一性，從一開始就要樹立建設(shè)館際共享的數(shù)據(jù)庫長遠(yuǎn)目標(biāo)。

（六）不斷提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要重視對(duì)檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化新技術(shù)的業(yè)務(wù)能力和技能素質(zhì)的培養(yǎng)。而且數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展日新月益，要不斷督促檔案管理者加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)知識(shí)、多媒體知識(shí)和相關(guān)的學(xué)科知識(shí)的學(xué)習(xí)，做到熟練地掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和基本的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理者的隊(duì)伍建設(shè)，適時(shí)引入激勵(lì)考核機(jī)制，為檔案管理數(shù)字化管理工作提供人才保障。

三、切實(shí)加強(qiáng)數(shù)字化背景下高校檔案的保護(hù)

電子檔案信息的獲取和共享必須借助局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)，不可避免地帶來信息安全問題。電子檔案其內(nèi)容信息具有可變性，且修改后不易被察覺，使得如何保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、原始性是極大的挑戰(zhàn)。因此，切實(shí)加強(qiáng)數(shù)字化背景下高校檔案的安全性工作，包括防止泄密、防止數(shù)據(jù)丟失和病毒入侵，是高校檔案管理信息化建設(shè)過程中的重大問題和挑戰(zhàn)。要做好上述工作，需把握以下原則：

（一）提高數(shù)字化檔案管理人員的安全防范意識(shí)

首先，要提高檔案管理工作者的法律法規(guī)意識(shí)，嚴(yán)格按照《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)范檔案資源管理，確保檔案管理的高效運(yùn)作、安全使用。其次，檔案管理單位要對(duì)數(shù)字化檔案的管理和制定詳細(xì)的規(guī)則和規(guī)范，從而規(guī)范檔案信息者和傳遞者的行為。再次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密安全意識(shí)培訓(xùn)，檔案管理人員必須對(duì)安全操作規(guī)程做到了心中有數(shù)，時(shí)刻做好安全防范措施，并重視對(duì)密碼技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高安全防范意識(shí)和防范能力。另外，對(duì)數(shù)字化管理人員的配備應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，突出責(zé)任意識(shí)、紀(jì)律意識(shí)和信息道德品質(zhì)，又要精通計(jì)算機(jī)知識(shí)，把合格的管理人員委派到關(guān)鍵崗位上。

（二）提高系統(tǒng)安全防范技術(shù)能力

一方面，要依托傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信息保密技術(shù)，如最常用的是數(shù)據(jù)密碼法在電子檔案的建立、使用和存儲(chǔ)過程中進(jìn)行安全保護(hù)。另一方面，要充分發(fā)揮新型網(wǎng)絡(luò)信息安全保密方法的功能，進(jìn)行以下幾種防范能力的開發(fā)：（1）授權(quán)控制。對(duì)網(wǎng)上信息用戶權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，設(shè)置不同用戶對(duì)各類信息的訪問權(quán)限，實(shí)行檔案信息獲取的分層管理。（2）數(shù)字簽名驗(yàn)證。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中采用數(shù)字簽名，動(dòng)態(tài)驗(yàn)證用戶身份與數(shù)據(jù)的真實(shí)性，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性，防止入侵者假冒、篡改；（3）智能卡技術(shù)。根據(jù)安全實(shí)際要求，可以將數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、安保功能制作集成電路芯片，開發(fā)智能卡管理功能；（4）安裝防火墻。組織非法用戶訪問，控制進(jìn)、出兩個(gè)方向的通信，借以保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)不受外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊，并防止內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的用戶向外泄密。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)據(jù)備份制度，提高系統(tǒng)容災(zāi)能力

影響數(shù)字化檔案安全的因素眾多，有諸如網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒及軟件缺陷等，也可能存自然災(zāi)害等原因造成的存儲(chǔ)設(shè)備硬件損壞。因此，必須嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，有效防止這些因素對(duì)系統(tǒng)造成損害，確保既有的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和關(guān)鍵業(yè)務(wù)在檔案管理系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難后可以迅速恢復(fù)的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。在實(shí)際執(zhí)行數(shù)據(jù)備份過程中，隨著時(shí)間的增長需要備份的文件數(shù)量越來越多，因此備份中心面臨巨大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)難題。如何安全、科學(xué)地保存這些數(shù)據(jù)，是備份工作的關(guān)鍵。可以依托數(shù)字檔案館平臺(tái)，采取海量數(shù)據(jù)在線存儲(chǔ)（如磁盤陣列）和脫機(jī)載體存儲(chǔ)相結(jié)合的辦法。