檔案信息管理規定
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檔案信息管理規定范文第1篇
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.123
財會部門是保證醫院穩定發展的重要部門，同時它還是我國經濟結構的重要組成部分。伴隨網絡信息技術在醫院當中的應用，推動了醫療體制改革的順利開展，實現醫院會計檔案的信息化管理是時展的必然需求，一方面可以優化醫院對資金的管理，另一方面還有助于醫院的管理與考核，因此，我們應當加強對醫院會計檔案管理的重視[1]。從當前形勢看，部分醫院在會計檔案管理工作中還存在著一些缺陷，本文簡要闡述了醫院會計檔案管理現狀，分析了醫院會計檔案信息化管理的優勢，并分別從提升醫院會計檔案信息管理意識、培養醫院會計檔案信息管理人才等方面，提出提升醫院會計檔案信息管理工作效率的措施。
1醫院會計檔案管理現狀
1）醫院缺少專門負責檔案管理的部門。目前，一部分醫院雖設立了專門管理會計檔案的部門或者是設立了獨立的會計檔案的部門，但是管理的規范性不足，導致一些會計檔案在達到保管時限之后，未能及時移交到檔案部門，導致財務部門檔案存放的空間不足。此外，其他部門可能會到財務部門借閱原始檔案，會加重檔案部門的財務檔案管理壓力。國家財政部為此調整了會計檔案管理規定，會計檔案先由財務部門保存1年，保管的期限不得超過3年，當到達保管期限之后，需要第一時間將檔案移交至檔案部門，采取針對性地保管[2]。
2）檔案管理工作的信息化程度不高。伴隨我國信息技術的飛速發展，大部分企業轉把會計檔案轉變為性形式的資源進行保管。但因為醫院會計檔案的管理人員通常是財務工作者，他們雖然財務知識豐富，但是對臨床知識的了解不多，信息技能水平不高，檔案管理工作的信息化程度不理想，隨著時間的推移，檔案的數量越來越多，未能充分發揮出信息技術在醫院會計檔案管理中的應用價值。
2醫院會計檔案信息化管理的優勢
1）信息化專業性?，F階段，大部分醫院的會計檔案信息管理都憑借專業會計軟件與硬件技術開展日常工作，此外，信息技術在醫院財務工作中的使用也取得了理想的效果，比方說資金的預算管理與使用等等，這些工作在信息技術的支持下都可以在短時間內得到處理。為此，促進醫院會計檔案的信息化管理，能夠在很大程度上提高醫院財務會計工作的專業性。
2）信息化全面性。醫院是國家的重要公共設施，它的組織比較龐大，涉及許多工作內容，檔案管理的復雜程度較重，因此，在管理醫院會計檔案期間，不可以只考慮某一個方面，需要從大局上考慮，同時管理。需要仔細觀察各個部門的現狀和優點，不放過任何細節，之后采取信息化技術管理醫院的會計檔案，此種做法可以降低醫院的成本，同時還可以有效避免人力資源浪費現象的發生。除此之外，因為每天醫院都會保存大量的數據信息，因而醫院使用信息化的方式管理會計檔案，可以在一定程度上降低數據處理的復雜程度[3]。
3）信息化高效性。實現醫院會計檔案管理的信息化，可以提升數據統計與核算的效率，同時還可以對收集的數據信息展開分析，第一時間提供適宜的建議。和人工管理相比，信息化的管理方法可以避免數據處理中的失誤，提升工作的準確性。
3提升醫院會計檔案信息管理工作效率的措施
1）提升醫院會計檔案信息管理意識。當前形勢下，醫療改革在我國如火如荼的進行，在此次改革活動中，共有兩個工作重點，一個是醫院會計檔案管理的信息化，另一個是醫院會計檔案管理的科學化，醫院的所有員工都應當轉變過去的思維模式，逐漸形成會計檔案管理信息化意識。第一，醫院領導應當加強對會計檔案管理信息化的重視，革新管理的理念，客服之前對于紙質檔案的依賴，意識到信息化管理在促進醫院科學發展方面的價值。第二，醫院需大力宣傳會計檔案管理信息化，給醫院的所有員工滲透信息化的管理理念，使其體會到檔案信息化管理的高效性和方便性。定期舉辦一些培訓活動和講座活動，令醫院的每個科室都可以加入到會計檔案的信息化管理活動中。第三，醫院的檔案管理工作人員應及時革新工作觀念，堅持以人為本的服務原則，樹立起自身的責任意識，把為醫院員工服務當作自身的責任，落實好各項會計檔案信息收集與管理的相關工作，全面發揮出信息技術的應用價值，提升會計檔案管理的工作效率和服務質量，最大限度地發揮會計檔案信息管理的價值。
2）培養醫院會計檔案信息管理人才。為了實現醫院會計檔案信息管理的發展，需要注重對相關工作人員的技能培訓，提高他們操作計算機的能力，同時提升他們的業務水平。為此，醫院在人才招聘期間，應下意識地選擇那些具有較強會計檔案信息化管理能力的人才，同時定期組織相關的工作人員參加培訓活動，使其樹立終身學習的意識，愛崗敬業，熟練掌握各種信息技術，進而達到會計檔案信息化管理的目標[4]。
3）健全醫院會計檔案信息管理設施。要想實現醫院會計檔案的信息化管理，離不開基礎設施的支持，醫院應加大對人力和物理方面的投入，為檔案工作的順利進行奠定良好的工作基礎。醫院應當改善會計檔案管理工作人員的工作環境，成立獨立的檔案室，同時配置先進的軟硬件設施，強化基礎設施的建設。醫院還應當加強對會計檔案信息管理網絡平臺的艱澀和，yulu.cc建立準確度高的會計檔案數據庫，把原有的紙質檔案轉變成數字化檔案和電子化檔案，為查閱者提供足夠的便利。
4）優化醫院會計檔案信息管理制度。對于醫院來說，提升會計檔案管理工作的規范性十分必要，不得不依據相應的流程對檔案信息進行管理，醫院應根據實際情況設計有關的檔案信息管理體系，無論是會計信息檔案的保管、查閱還是歸檔工作，都必須依據相應的制度展開，不僅可以提高會計檔案信息管理的工作效率，還可以確保會計檔案信息管理的工作落到實處，確保管理過程有據可查。此外，醫院還需進一步優化檔案信息管理的流程，然后把這個流程貫徹落實到醫院的所有員工，讓全體員工在制度規定的引導下組織檔案的信息化工作，在出現突發狀況時可以有效應對，解決出現的各種問題，更好地維護醫院與患者的利益[5]。
檔案信息管理規定范文第2篇
1對檔案信息化的認識
《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，由國家檔案局于2016年4月1日頒布并印發，綱要確定了檔案事業發展的指導思想和目標：到2020年，實現以信息化為核心的檔案管理現代化，加快檔案管理信息化進程，持續推進數字檔案館建設，全國50％的縣建成數字檔案館或啟動數字檔案館建設項目。檔案信息化已經成為檔案管理研究中的熱門話題，各種檔案管理信息化的方案、建議不斷涌現，研究不斷深入，形成了檔案管理信息化的熱潮，推動著檔案管理中的信息化不斷前進。目前，全國各地主要檔案館和各高校檔案館都已經裝備了計算機、掃描儀、打印機等基本的硬件，同時計算機大都安裝了辦公自動化軟件，基本可以實現文本、數字、圖形、圖像輸入、輸出的信息化；并且隨著國家和城市網絡化的建設，各地主要檔案館和各高校檔案館也都實現了寬帶網絡互通。目前信息化的硬件基本具備，而且隨著計算機技術和通訊技術的快速發展，信息化硬環境建設將不斷完善。但目前檔案管理、利用的信息化工作仍處于較低水平，僅限于檔案館內部文本、數字、圖形、圖像的輸入與輸出，可以說，只是實現了檔案管理技術手段上的變化，檔案管理的主要思路、方法并沒有改變，這是制約我們進一步推動檔案信息化的重要障礙。究其原因，在于我們在檔案信息化過程中，重硬環境建設，包括硬件、軟件和網絡建設，而忽視了檔案信息化的軟環境建設，包括檔案信息化中的觀念更新，管理規范、數據標準、技術規范、相關法律、法規體系建設、人才隊伍建設等。
2檔案信息化的軟環境要求
2．1更新觀念，由管理型向服務型轉變
檔案信息化建設是實現檔案資源社會共享的基礎，檔案信息化的建設，有助于從根本上提高檔案服務質量，強化檔案信息的社會需求，有助于實現檔案的實體模式向信息管理模式的轉變，社會發展到今天，經濟全球化進程加快，科技進步日新月異，檔案管理要針對新形式下產生的新問題積極探索，要解放思想，轉變觀念，充分認識到信息化為檔案事業的發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇，檔案管理理念也正以傳統的物本管理向人本管理轉變，在不斷探索如何利用信息時代的有利條件，充分展現人的創新性和靈活性，促進管理和服務的發展。面對社會的發展被動服務已不能滿足人們的需求，因此，檔案信息化的建設為檔案資源的社會共享提供了條件。
2．2管理和標準規范建設
檔案管理和開發應用的標準規范建設是檔案管理信息化的關鍵和核心，目前我們的檔案管理信息化實踐中，由于沒有相應的數據標準和技術規范，在文件的命名、存儲方式、數據格式、使用的軟件平臺等方面各行其是，不要說利用網絡進行資料自動交換，即使是在大量的計算機文件中尋找特定的檔案資料也成了一件困難的事情。例如，在文字檔案中插入一幅圖像，經常只注意文字存儲的格式，而忽略了插入圖像的格式，這對于查找圖像來源，確定圖像的原始性，就十分不利，而原始性、真實性是檔案的基本屬性；又例如，由于個人使用計算機習慣的不同，基本按個人習慣給文件命名，隨著時間推移和資料的大量積累，尋找文件變得越來越難，這些都是我們在日常工作中經常遇到的問題。因此，檔案信息化管理和標準規范建設必須盡快提到議事日程上來。標準是對一定范圍內的重復性事物和概念所做的統一規定。它以科學、技術和實踐經驗的綜合成果為基礎，以獲得最佳秩序、促進最佳社會效益為目的，經有關方面協商一致，由主管機構批準，以特定形式，作為共同遵守的準則和依據。對于檔案信息化管理來說，所謂標準和規范主要包括管理規范和技術規范兩大部分。管理規范主要包括檔案資料建設和使用中的一些管理規定，如數字檔案相關術語、定義，標準的制訂原則、程序，檔案信息的分類、代碼，檔案原始性保證、利用方式，檔案使用定價、安全性保證等方面的規定和規范。檔案信息化管理和標準規范有一定基礎。我國的“檔案法”，各級相關管理部門和檔案館制訂的各類檔案資料管理規定在相當程度上可以在檔案信息化管理和標準規范中引用，有一部分可能需要修訂，還有一些新的規定和規范需要制訂。技術規范與標準是關于保證管理規范能夠具體落實的各種規范性的技術方法的規定和規范，如信息化檔案館軟硬件基礎設施建設標準、軟件系統工作平臺標準、文件存儲格式、元數據標準、數字水印、加密算法等。技術規范與標準引用國家計算機信息管理相關標準就足夠使用，基本上不需要新制訂，其中一部分標準和規范可能根據實際需要修改，以適應檔案信息的特殊要求。檔案技術規范與標準方面相對困難的是如何理解和落實的問題。由于檔案管理工作者大多計算機水平有限，對于國家計算機信息管理相關標準中的一些術語和技術難點理解上有困難，如果產生畏難情緒，可能影響計算機信息管理相關標準的落實。因此，一方面，檔案管理工作者要不斷提高自己的計算機水平，另一方面，在相關標準引用過程中，加以適當的注解，以方便計算機水平相對較低的使用者使用。
2．3檔案信息人才隊伍建設
根據檔案信息化的不同要求，檔案信息人才隊伍的建設也需要分層次、有序地進行。一般來講，可以把檔案信息化人才分為3個層次。2．3．1檔案信息化建設研究型人才。檔案信息化建設研究型人才。高層次的研究型人員是檔案信息化建設的主要人才，這部分人才是檔案信息化建設的主力軍，完成架構檔案信息化建設的理論和檔案信息化建設的標準，研究新技術、新方法在檔案領域的應用等工作。因次，要充分發揮高等院校師資力量雄厚，在傳統的檔案專業課程設置中增加計算機課程的份量，同時，各專業檔案館要積極創造條件。吸引計算機專業的畢業生到檔案館工作。2．3．2檔案信息化管理人才。檔案信息化建設是一個系統工程，需要一個可行的目標，良好的運行機制，有效的組織和協調，需要掌握信息化建設的現狀、問題及發展方向。因次檔案信息化的實施將帶來檔案管理創新的巨大機遇，將打破原有管理體系和管理模式，檔案信息化管理人才的培養就顯得由為重要。要建立系統的培訓計劃，分層次，對檔案管理人員進行培訓，使我們的檔案管理人員能夠在深厚的檔案學基礎理論下，創新更科學更先進的管理方法，指導檔案信息化工作的有序開展。2．3．3檔案信息化實用操作人才。知識經濟時代對人才的基本要求是知識和能力。檔案信息化建設的本質也是逐步實現檔案保管由實體型向信息開發型轉變，檔案信息化建設過程中對知識與能力的要求在朝著復合型和全方位的方向發展，因此，檔案信息化人才不僅應具有技術性知識和能力，還具有全程化參與的能力。應當看到，當檔案信息化建設到一定階段后，對檔案人員數量的要求將會相對減少，而對人員能力的要求將會不斷提高。檔案信息化實際操作人員要必須懂得現代化管理的基本知識、熟練操作計算機，了解網絡知識，靈活使用檔案管理軟件，熟悉從計算機網絡系統環境控制、電子文件形成到文檔歸檔、編研、提供利用等一系列環節的工作。
總之，檔案管理的信息化已經成為一種趨勢，與其他行業的信息化相比，檔案管理信息化目前正處在起步階段，我們應該借鑒其他行業信息化的經驗教訓，在大力推進硬環境建設的同時，重視軟環境建設，既重視信息化觀念、管理規范和標準，以及人才隊伍建設，使檔案管理的信息化少走一些彎路，以加快檔案管理信息化的步伐。
作者:洪涓 單位:集美大學
［參考文獻］
檔案信息管理規定范文第3篇
1、面臨的問題
（1）管理手段不夠先進，缺乏標準化運作程序和智能化管理服務手段。由于危險品運輸市場回報率高，導致“黑車”、“黑倉庫”鋌而走險。例如，2009年9月2日，山東省臨沂市山東金蘭現代物流發展有限公司（金蘭物流基地）F3區的臨沂市運恒貨物托運部的貨物發生燃燒并引起爆燃，共造成18人死亡、10人受傷。事后調查主要原因：一是無證從事危險品運輸和存儲；二是現場管理混亂，安全意識差。
（2）信息化管理水平不高。目前我國?；沸袠I只有少數企業實現了信息網絡管理，大多數企業信息管理水平不高，個別企業還沒有建立自己的信息管理系統，嚴重影響了企業向現代物流發展的速度。
2、交通運輸部門對危險品的監管職責
根據《中華人民共和國道路運輸條例》、《道路貨物運輸及站場管理規定》和《道路危險貨物運輸管理規定》，交通運輸部門依法負有組織危險品運輸和實施行業管理的職責，表現在：
（1）批準或核定參與危險品運輸的企業資質、駕駛員、押運員、卸貨員從業資格證，建立企業、車輛、從業人員技術檔案和管理檔案，規范、管理道路運輸經營市場。
（2）負責貨運站場經營資質許可，監督貨運站經營者健全和落實安全生產責任制，規范貨運站場經營準入機制。
（3）負責對道路貨運經營和貨運站經營進行監督與執法，主要包括：①負責相應的及由其核發道路運輸經營許可證的貨運站企業的日常監管，上報全市貨運站統計情況；②按照經營許可證核定的許可事項經營規定，不得隨意改變貨運站用途和服務功能，按照操作規程提供服務，按照公平公正、誠實守信的要求經營；③危險品運輸車輛駕駛人員是否隨車攜帶有效的《道路運輸證》、從業資格證等有關證件；④非經營性道路危險貨物運輸單位是否對外承攬危險品運輸業務；⑤道路危險貨物運輸企業（單位）是否非法轉讓、出租危險貨物運輸許可證件；⑥是否投保承運人責任險及投保的承運人責任險是否已過期；⑦對出入貨運站車輛進行安全檢查，防止超載車輛或者未經安全檢查的車輛出站，保證安全生產；⑧貨運站經營者是否按照貨物的性質、保管要求進行分類存放，危險貨物是否單獨存放，保證貨物完好無損；⑨進入貨運站經營的經營業戶及車輛、經營手續是否齊全。禁止無證經營的車輛進站從事經營活動。
二、危險品網絡化信息管理與服務系統建設內容
1、業務流程
從業務流程上分，系統主要分為運輸管理、進出貨運站核查管理和貨運站倉儲管理3個環節；從系統功能上分，系統主要有業務管理、實時監控和安全輔助支撐3大模塊。
2、功能設計各模塊簡要說明如下：
（一）業務管理
（1）客戶業務受理。該模塊為貨運站與客戶人機交互模塊，用戶通過該模塊可完成訂單、貨物運單等相關業務網上預處理。
（2）貨物跟蹤。該模塊用于追溯貨物運輸信息。
（3）場站出入核查管理。該模塊為本系統的核心模塊，在基礎數據庫和超載超限設備、自動識別設備等技術手段支撐下，用于完成車輛出入站資質審核（包括企業、從業人員）、車輛是否超限運輸。
（4）倉儲管理。該模塊用于完成危險品出入庫管理，記錄貨物、貨位、盤點等物流信息。
（5）黑名單管理。該模塊用于對瞞報、謊報危險品運輸，多次超載超限運輸，無證經營等違反相關法律法規的托運人、承運人、從業人員和運輸車輛，建立黑名單制度，向社會公眾公布。
（6）信息查詢。該模塊主要用于對貨運站內貨物相關信息查詢。主要包括：貨場危險品運輸企業，入貨場車輛，貨場危險品從業人員，車輛在途狀態，車輛行駛歷史軌跡，單證信息，貨場貨物，貨場貨位，企業、車輛、從業人員違章和黑名單信息等查詢。
（7）統計分析。該模塊用于統計貨運站內貨物信息。主要包括：危險品運輸企業類型統計，運輸車輛，各類從業人員，出入貨場貨物品種、數量、流時、流向和違章處罰信息等統計分析。
（二）實時監控
（1）車輛在途監控。通過與車載終端（集成GPS、GPRS、加速度傾角等傳感器）、GIS、短信系統集成，實現對在途運輸中危險品進行位置、行車路線、行車速度、通行時間等全過程監控，提供對報警信息快速反應能力。
（2）貨物在庫視頻監控。針對危險品倉儲管理中對環境、溫度、濕度、擺放方式等特殊要求，在危險品貨運站倉庫內采取24小時定點視頻監控。
（3）危險品泄露自動報警監控。根據不同類型危險品倉庫，應用氣體檢測、液體檢漏等檢驗設備，對危險品可能發生的意外事故進行實時報警。
（4）違規處罰監控。動態實時監測貨運站核查系統檢驗出的違規信息。
（5）系統運行日志監控。對危險品網絡化信息管理服務系統各用戶、操作進行監控，確保系統健康、有效運行。
（三）安全輔助管理
應圍繞事故處理快速響應機制，對安全行車知識進行管理，為企業安全運行管理部門自救提供及時、準確和有效的途徑。
（四）用戶網上服務管理
為服務于社會公眾客戶，本系統具備用戶網上服務功能。該模塊用于向貨運站提交訂單等業務申報、托運/訂購貨物信息跟蹤、客戶信息查詢和統計、公共物流信息服務等功能。
3、關鍵技術
1、貨運站及其危險品管理模式研究
由于歷史原因，現行眾多貨運站場手續不全，管理不規范。在本系統建設時，通過調研分析當前貨運站和危險品管理中存在的主要問題及其成因，從技術創新和管理創新等角度提出可行的解決方案，研究與之相適應的業務流、信息流和管理模式。
2、異構系統信息集成共享技術研究
基于危險品管理的信息復雜廣泛，部分貨運站、行業管理部門先后開發了基礎業務應用系統，這些系統業務數據的存儲方式、數據管理系統、體系結構均存在異構性。如何將這類業務數據和系統進行有效集成共享，是本系統應解決的關鍵技術。系統需要集成共享的業務系統主要包括：
（1）與外網系統對接：受理客戶申報業務、黑名單企業、車輛、從業人員以及提供客戶業務查詢、統計分析結果；
（2）與各省運政系統對接：獲取危險品運輸車輛、企業、從業人員等基礎數據，并將其違章信息、黑名單信息反饋至運政業務系統；
（3）與各省GPS監控中心共享集成：獲得轄區內運輸車輛在途信息；
（4）與貨運站現有管理系統集成：充分利用部分技術成熟的貨運站倉儲管理、車輛調度等物流管理功能；
（5）與公安、安監、衛生、環保等部門信息平臺集成：形成統一的危險品應急處理機制。
3、貨運場站危險品監管技術研究
根據項目總體設計，危險品網絡化管理服務系統總體采用三級B/S架構，客戶端通過瀏覽器實現各級系統業務操作，在貨運站業務管理的3級節點，則采用車牌識別、RFID電子標簽、視頻監控、超載超限等設備，此類設備往往是基于C/S架構，如何將B/S業務系統和C/S監控系統有效集成，是系統需要解決的關鍵問題。
4、系統可擴展技術應用研究
本系統的研究主要針對危險品物流管理現存的問題以及構建統一信息監控平臺，所遵循的業務規范和技術手段均為從現實需求出發。系統研究時應考慮未來一段時間內業務延伸和技術革新對系統帶來的影響。例如隨著RFID在貨物跟蹤領域技術深入研究和廣泛應用、GPS監控中心全國或區域性聯網聯控、危險品檢驗系統廣泛投入使用，本系統應預留功能接口，具有適度可擴展性。
5、建設標準研究
為加強對貨運站的管理，近年來行業管理部門先后出臺了《道路貨物運輸及站場管理規定》、《危險品貨物運輸管理規定》等管理規定，明確了交通部門對貨運站、危險品運輸的資質審批和監督查驗職責，但由于缺乏相應的查驗設備和信息化手段，普通車輛偷運危險品、危險品車輛/貨物亂停亂放、超載運輸，以及由此引發的傷亡事故時有發生。為規范建設、共享管理，本系統建設時應同步啟動建設標準研究，主要包括：
（1）貨運站進出站核查系統建設規范；
（2）危險品倉儲監控建設規范；
（3）危險品網絡化信息管理服務系統開發指南；
（4）數據交換標準（本系統開發遵循已有的行業或國家數據標準，增加或修訂其他業務標準）。
三、結論
檔案信息管理規定范文第4篇
因此，為了適應新時期高校改革發展的需要，教學檔案管理部門要進一步強化教學檔案的信息化管理水平，重視管理人員隊伍的培訓，不斷增強管理者的社會服務意識，提高教學檔案利用效率，為高校的發展提供有力的保障。
1.轉變思想觀念，加大宣傳力度以爭取領導支持。
高校教學檔案信息化管理不僅需要現代化的信息技術，更重要的是教學檔案管理部門和管理者要樹立現代管理思想和管理理念。在教學檔案管理過程中，要運用現代化的信息管理技術和管理手段。然而，我們知道用現代信息技術取代傳統的手工操作是一個口積月累，循序漸進的過程，絕非一朝一夕的事情，而在這個改變的過程中更需要一個現代管理思想和管理理念來指引的。因此，在目前高校教學檔案管理的過程中，轉變落后的思想觀念尤為重要。
當然，在轉變思想觀念時，教學檔案工作者并非要全盤拋棄已往的思想觀念，而是在堅持優良的傳統教學檔案管理方式和管理理念的同時，要敢于引進現代檔案管理思想和管理理念。只有圓滿地實現了現代信息技術與先進管理理念在教學文件、教學檔案管理領域的合理契合，教學檔案信息化管理才可能實現，高校教學檔案工作才能更好地適應新時期的要求。
另外，高校教學檔案工作者在轉變思想觀念的同時，還要加強對教學檔案的宣傳力度，提高全校師生的檔案意識，尤其是要借宣傳之機，轉變一些領導重教學輕檔案的觀念。在宣傳之際，要適時地將教學檔案信息化管理工作的進展情況和在教學檔案信化管理過程中遇到的問題及時地向領導匯報，爭取領導在政策和經費上的大力支持，為推動教學檔案信息化管理奠定基礎。
2.高校教學檔案管理的標準化和規范化建設。
目前，高校教學檔案的管理思想、管理手段和管理辦法等方面存在著許多問題，這些問題制約著高校教學檔案信息化管理的發展。為了促進高校教學檔案信息化管理，實現教學檔案信息的最大社會效益，高校教學檔案管理部門必須加強教學檔案管理的標準化和規范化建設。作為檔案事業系統中的一部分，我們要將高校教學檔案管理納入到整個檔案事業系統中去，接受國家檔案管理標準化和規范化的宏觀指導。因此，國家檔案管理標準化和規范化的要求對高校教學檔案管理具有同樣的指導作用。
檔案管理標準化和規范化，是指為了管理檔案工作而“制定、批準和實施的有關檔案形成、歸檔和檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面應遵循的政策、規定、準則、方法等”。檔案管理的標準化和規范化，相當于信息化高速公路上的“交能規則”，檔案信息化管理工作要時刻遵守這些規則，否則，檔案信息內容在檔案管理系統和網絡中就不可能安全暢通的運行了。
教學檔案管理標準化和規范化是實現教學檔案信息化管理的重要前提。要實現教學檔案信息化管理，首先要統一檔案信息的輸入格式、輸入項目、輸入代碼符號和輸入代碼的轉換規則。由于標準化是分層次的，有國家標準和地方標準，因此要在高層次上制訂相關的檔案管理標準和規范，這樣才能利于高校教學檔案的信息化管理和教學信息更為廣泛地交流和共享。
筆者在廣泛閱讀有關檔案信息管理標準化和規范化建設的基礎上，將教學檔案管理的標準化和規范化總結為以下二個方面的內容：
第一，教學檔案管理性標準化和規范化。
教學檔案規范化管理，是指高校行政部門和檔案部門根據現實要求，由檔案部門管理人員對教學檔案進行科學地、系統地、動態地管理，以便教學檔案發揮更大社會效能，更好地為高校教學和社會發展服務。它包括“計算機安全法規與標準，數字檔案信息資源合法性的確認等，它需要國家檔案行政管理部門統一制定并推廣實施，以保證電子文件/檔案信息的統一規范和資源共享”。
目前，由國家相關部門頒布制定的，有關計算機安全和檔案信息資源管理的法規與標準有：《中華人民共和國信息系統安全保護條例》、《計算機信息系統保密管理規定》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《計算機信息系統保密管理暫行規定》等。
第二，教學檔案業務性標準化和規范化。
業務性標準規范是對檔案管理業務處理的規范，它包括檔案的術語標準及管理規范。高校教學檔案管理業務的規范根據《中國檔案分類法》、《中國檔案主檔詞表》、《高等學校檔案工作規范》和《高等學校檔案管理辦法》等制度規定，先剔除重份及無保管價值的教學文件材料，再對案卷按標準進行規范組合，最后結合實際和相關法規對教學檔案進行規范著錄，這也是教學檔案信息化管理中的一項重要基礎工作?？傊虒W檔案業務性標準化和規范化要求教學檔案管理人員在管理檔案時要做到：教學檔文件材料收集的完整性、文件材料鑒別的準確性、文件材料整理的有序性、檔案保管的安全性和用戶利用時的方便性等五個方面。
第三，教學檔案管理技術性標準化和規范化。
檔案信息管理規定范文第5篇
關鍵詞:中國人民銀行;會計檔案現狀;管理中存在的問題改進管理意見建議
近年來,隨著基層人民銀行會計工作整體水平的不斷提高,會計檔案管理工作得到了明顯加強,檔案的查證、依據和史料作用發揮更加突出。但是,當前基層人民銀行會計檔案管理工作仍存在著資源消耗大、查詢調閱不規范、管理難度大,磁介質、光介質檔案因系統升級而失效等問題,應加以關注和不斷改進完善。
一、當前人民銀行基層行會計檔案管理的現狀
目前,基層人民銀行會計檔案的管理涉及會計、事后監督和檔案管理等部門,基本職責分工如下:一是會計部門按照會計制度的要求裝訂會計檔案,由會計檔案專管員保管;辦理會計檔案的調閱、銷毀工作;將達到一定時限的會計檔案移交檔案管理部門。二是檔案管理部門接收會計部門移交的會計檔案并按規定予以管理。三是按會計基本制度的規定,由分管行領導審批,會計部門組織銷毀會計檔案的事宜。
目前,會計檔案的保存有紙介質、磁介質、光介質三種物理形式,保存的主要形式和管理重點仍然是紙介質檔案,磁介質及光介質會計檔案的保管期限與相應的紙介質會計檔案相同;無明確期限規定的磁介質、光介質會計檔案,比照類似會計檔案進行管理,比如同城電子支付系統備份數據,基層行比照會計核算系統日終備份數據要求保存30天?；鶎尤嗣胥y行會計檔案的日常管理規定和流程主要有以下幾個方面:
1.會計檔案的保管。各種物理形式的會計檔案均由會計部門檔案專管員負責保管,采用紙介質以外形式保存的會計檔案,仍同時保存一份紙介質的會計檔案。
對紙介質會計檔案的保管要求為:需配置專用檔案鐵皮柜,所有會計檔案入柜保管,能夠做到防火、防潮、防蟲蛀鼠咬。目前基層人民銀行在紙介質會計檔案保管分工中的做法各異,部分行所有的會計檔案一直由會計部門管理;部分行將會計檔案管理一定年限(或次年、或隔年) 后移交本行檔案室;也有的行雖然將會計檔案移交行檔案室,但仍由會計部門負責管理。
對磁介質會計檔案的保管要求:堅持雙備份、異地防磁存放。目前,各行在磁介質會計檔案管理的實際操作中普遍存在一些問題。比如,個別行核算系統數據未做到雙備份,個別行備份磁介質、光介質數據未進行異地存放等。目前,筆者所在的鷹潭市中心支行已將自2007年運行全國支票影像交換系統以來的會計核算系統備份數據刻錄到光盤中,做到數據雙備份。
2.會計檔案的查閱。目前,基層人民銀行均能夠嚴格按照會計檔案管理的規定辦理會計檔案的查閱工作。嚴格建立并執行會計檔案查閱的審批、登記制度。會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據,以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外,均為紙介質會計檔案。
3.會計檔案的復制。目前,個別行對紙介質會計檔案的復制只存在一種情況,即為了能夠在規定的期限內有效保存會計檔案,對目前由郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存。磁介質會計檔案的復制由于各行會計部門應用系統的操作環境不同,復制所有磁介質檔案的工作量及成本都較大,部分行未按照要求做到6個月復制1次。
4.會計檔案的銷毀。會計檔案的銷毀工作目前僅限于紙介質會計檔案,有的行存在部分已超過保存期的磁介質會計檔案(如會計核算系統月終備份數據),但未進行過銷毀。各行銷毀紙介質會計檔案系按照《中國人民銀行會計基本制度》的規定,報上級行批準后自行銷毀,即縣支行報地市中心支行批準后自行銷毀,地市中心支行報省會城市中心支行批準后銷毀。
二、基層人民銀行會計檔案管理工作中存在的問題
1.現行的會計檔案管理制度滯后,不能適應形勢發展需要。目前人民銀行會計檔案管理執行的是總行2005年制定、2006年1月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,該制度與1987年頒發的《中國人民銀行會計制度(試行本)》的管理規定相比,內容相差無幾,并未在其中對會計檔案有專門的指導條款。但隨著人民銀行會計管理制度改革和會計電算化的迅猛發展,人民銀行會計資料的內容、形式也發生了較大的變化,使部分會計檔案歸類入檔十分困難,迫切需要新的法律規章予以規范指導。
2.會計檔案管理部門分散,統一管理流于形式。據調查,目前基層人民銀行會計檔案雖然大部分已由事后監督部門集中保管,但具體管理部門還是事后監督部門,沒有實行檔案管理部門統一管理,在調閱資料時也是由事后監督部門管理,以致會計檔案與全行檔案的統一管理流于形式。在這種管理現狀下,容易造成會計檔案入檔不及時、歸類不正確、登記不完整,內部人員調閱檔案不履行審批程序,隨意性大,存在會計檔案遺失的風險;容易造成組柜管理或個人管理,使一部分會計檔案出現漏檔現象。同時,會計檔案由各部門分散管理,不可避免地在管理條件上受到了限制,不具備檔案管理的安全措施,難以達到檔案管理“四防”、“四無”的基本標準。
3.會計檔案管理未與核算系統升級同步,磁介質檔案調閱難度大。大部分磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的,調閱磁介質會計檔案需要在特定的、舊的運行環境中進行。但是,隨著應用系統版本的升級、換代、更新,部分磁介質會計檔案已無法調閱,失去了檔案管理與有效使用的真正意義。
4.內部保密管理制度與司法執行存在矛盾,會計檔案密級管理難度大。為了防止會計檔案丟失和泄密,中國人民銀行頒布的《銀行會計檔案管理辦法》規定,各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續。此規定在實際操作中的執行難度較大。如司法部門在執行公務時,強制將會計憑證調出,如果不同意將按妨礙執行公務處理,給檔案管理帶來困難。
5.會計檔案監督檢查不到位,日常管理工作仍存在漏洞。會計檔案是會計工作檢查的一項內容,但在部分基層人民銀行在實際會計工作檢查過程中,普遍只查看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于檔案的歸類是否正確,入檔是否及時,壘面、簿宴核對是否相符,是否具備安全措施等檢查得較少,造成監督管理的漏洞。
三、改進基層人民銀行會計檔案管理工作的意見建議
1.出臺專門的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,進一步完善會計檔案管理制度。一是依據會計檔案管理工作的變化和新形勢的需求,制定統一的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,及時對相關管理規定予以修訂和完善,有效解決現有的會計檔案管理規定多分散在多個會計制度及業務管理辦法中而不便于查閱的問題,切實加強人民銀行系統的會計檔案管理。二是明確會計檔案管理的對象和范圍。現有會計檔案管理存在多處空白點,比如在會計檔案保存的物理形式上對光介質會計檔案的管理是一個空白點,同時需要對磁介質、光介質的有效性進行界定,并明確銷毀方式,切實防止管理漏洞。三是明確管理職責。要求無論是紙介質會計檔案,還是磁介質、光介質會計檔案,都要嚴格按照會計檔案管理的有關規定入檔、歸類、調閱和銷毀,切實保證會計檔案的安全,達到“四防”、“四無”標準。
2.不斷改進現行的會計檔案管理的手段和方式,不斷提高央行檔案管理效率和水平。應明確基層人民銀行紙介質會計檔案應由本單位檔案管理部門統一管理。不斷改進磁介質、光介質的備份、調閱、管理方式,使磁介質、光介質會計檔案的調閱盡可能不受特定應用環境的限制,實行雙備份,堅持異地保管,定期復制,防止磁化及老化。三是要進一步完善全國支票影像交換系統(IAS)中相關檔案管理的功能。在目前尚未建立完善的會計檔案電子化管理系統的現實情況下,可采取過渡形式,對IAS系統的查詢和歸檔功能進行完善,實現IAS系統多條件查詢、歷史查詢、模糊查詢、查詢統計、查詢結果集中顯示、保存查詢結果等功能,為建立獨立的會計檔案電子化管理系統積累經驗。
3.切實加大會計檔案的檢查力度,有效堵塞日常管理的薄弱環節。對會計檔案管理工作的檢查,要像檢要空白憑證一樣進行實地盤查,從檔案登記薄記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性、入檔的及時全面性,以及簿實核對是否相符、銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面檢查,確保會計檔案保管妥善、存放有序、查閱方便,嚴防毀損、散失和泄密。
4.完善司法部門調閱會計檔案審批制度,進一步加強基層人民銀行會計檔案的保密管理。首先,要加強檔案管理人員的保密安全教育,提高管理人員的保密安全意識,確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全;其次,要完善司法部門調閱登記制度,強化查閱登記審批和復印、復制的過程監督,明確使用期限和要求,有效防止會計信息不泄密;再就是要加強與司法部門的溝通聯系,進一步規范司法執行中的人民銀行會計信息管理,確保中央銀行的信息安全。
參考文獻:
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