檔案資料管理措施
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檔案資料管理措施范文第1篇
對于事業(yè)單位來講，檔案的資料管理工作是其十分重要的內容之一，同事業(yè)單位的平時工作存在密切的關聯(lián)。當前，事業(yè)單位中的資料檔案管理工作存在很多不足之處，嚴重影響了事業(yè)單位的自身發(fā)展。相關工作人員需要對其進行分析，制定相應的處理方法，提高檔案管理工作的水平，進而保證事業(yè)單位健康、穩(wěn)定的進行工作。本文簡要論述了優(yōu)化事業(yè)單位中資料檔案管理工作的相關內容，僅供參考。
【關鍵詞】
對于事業(yè)單位來講，其是為民眾提供服務的，同普通的企業(yè)區(qū)別的是，其具有公益性與服務性的特點，且并不以資金收益為主要目的，而是以增進社會發(fā)展，為人們群眾提供服務為根本目標。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，存在很多因素限制其發(fā)展，這些因素中有制度因素，也有人為因素。例如：在事業(yè)單位中，任務較多，設計內容較復雜，需要的原料也很多，這就無疑加重了檔案管理的作業(yè)量；再例如：事業(yè)單位在運行期間，透明化程度較低，隱藏性較為嚴重，很難深入對其進行了解，在平時的工作與檢查期間，就需要進行嚴格的規(guī)范要求，從而為檔案的管理工作再次提升了難度。對于事業(yè)單位來講，其檔案管理的水平同其發(fā)展的程度之間存在密切的關聯(lián)，在平時工作中發(fā)揮著十分關鍵的作用。從而可見，增強事業(yè)單位的檔案管理工作，優(yōu)化資料管理模式就成為了相關工作人員應重視的問題，以下很對其相關內容進行論述，僅供參考。
1 在事業(yè)單位中，進行資料檔案管理工作的意義
事業(yè)單位所涉及到的內容相對較多，所以需要保存的數(shù)據(jù)資料也很多，檔案的整理工作數(shù)量較大。因為當前事業(yè)單位的運轉缺乏透明化與陽光化，很多都具有隱秘性，因此，進行平時的檢查工作時，就需要利用資料進行反應。對于事業(yè)單位來講，資料檔案的完成程度與質量同事業(yè)單位的工作水平之間存在密切的關聯(lián)。因此，檔案資料管理是事業(yè)單位十分關鍵的構成環(huán)節(jié)之一。依照當前的管理思想來看，資料檔案的管理程度也能夠間接反應事業(yè)單位整體的管理程度。所以，事業(yè)單位中的管理從業(yè)人員需要對檔案管理的意義及緊迫性進行深入認識，創(chuàng)建完善的檔案管理標準，認真落實日常檔案管理。假如發(fā)現(xiàn)資料檔案中存在不符合標準的內容，則反應出在事業(yè)單位的整體管理方面存在不足。
2 對事業(yè)單位的資料檔案管理進行優(yōu)化的方法
2.1 增強員工專業(yè)水平，提升員工自身素養(yǎng)
想要保證事業(yè)單位中的資料檔案管理工作良好開展，首先就需要增強員工的專業(yè)水平，提升員工的自身素養(yǎng)。對于資料檔案的管理人員來講，應具備專業(yè)的檔案管理水平，同時具備一些人員管理及相關能力，熟練的電腦操作能力，熟練掌握我國的方針政策。所以，事業(yè)單位在選擇檔案管理從業(yè)人員時，應嚴把質量關，細心選取專業(yè)人才，同時在員工上崗前進行專業(yè)培訓。另外，從事檔案管理的人員應具備獨立的觀念，遵紀守法，樹立良好的職業(yè)責任感，努力踏實。檔案管理從業(yè)人員應時常尋味自己的內心，保證資料記錄管理整潔、全面、及時。對平時的工作進行自省，保證書寫標準、規(guī)范，不存在遺漏、錯誤問題。另外，應記錄好各個層面管理人員的意見與建議，并將其落實到工作中，善于總結，不斷奮進，用科學嚴謹?shù)膽B(tài)度與飽滿的熱情投入工作。
2.2 仔細劃分管理責任，明確進行分工
當前，對于事業(yè)單位中的資料檔案管理從業(yè)人員來講，清楚認識到自身的責任是保證管理良好開展的基礎，唯有員工清晰認識到自己應該做什么，才可以做到有針對性、有方向性的向著目標發(fā)展。在事業(yè)單位中，資料檔案的管理工作一般需要做的主要包含以下內容：其一，對自身企業(yè)相關項目的圖表、資料進行整理，對企業(yè)計劃中的圖紙、表格、文件等進行分類留存；其二，對日常工作人員的計劃制定及審核進行檢查；其三，對管理人員的工作工作情況及檔案記錄進行檢查；其四，依照一定循序記錄企業(yè)活動的資料檔案，為將來使用提供依據(jù)；其五，同企業(yè)中的各個部門進行交流，做好有關聯(lián)誼工作；其六，保存好文件、標準的管理工作，同時經(jīng)過批準的文件，當員工借閱時，應做好出借記錄；其七，為了確保資料數(shù)據(jù)不被泄露，管理人員應控制企業(yè)員工進出資料房間；其八，認真做好工作記錄，保證完成企業(yè)安排的各項事宜；其九，檔案資料管理人員在發(fā)送資料、圖紙時，應留存一份同項目清單共同存檔等。事業(yè)單位中的資料管理人員應清楚認識到自身責任，將工作落到實處。
2.3 嚴抓管理標準，保證有據(jù)可依
在事業(yè)單位進行資料檔案管理工作時，應行走于高效、標準化的路途上，進而需要創(chuàng)建完善的檔案管理標準。其也是優(yōu)化事業(yè)單位資料檔案管理的基礎。想要對事業(yè)單位的資料檔案管理進行優(yōu)化，就需要先弄明白資料管理的范圍及權限。
對于事業(yè)單位的檔案管理工作來講，其范圍十分明確，依據(jù)自身企業(yè)的項目特點，一般包含以下內容：其一，平時工作的內容；其二，相關文件數(shù)據(jù)的整理與分析；其三，人事管理的制度等。因此，應做好保密。依據(jù)事業(yè)單位對資料檔案管理的標準，不可以隨便透露同企業(yè)相關的文件與機密。不是檔案管理從業(yè)人員，不可以私自查閱資料與檔案，如果由于工作需求，則需要經(jīng)過相關領導的同意才能夠進行查閱，并且做好記錄。檔案需要在檔案柜中整齊排放，不可以存放同檔案不相關的事物。保證做到查詢快捷、保存安全。如果有人員需要借閱檔案，則應嚴格依照流程辦理，做好記錄。如果一些關鍵文件損壞，則查閱時不可應用原件，而應用復印件替代。
3 總結
總而言之，對與事業(yè)單位來講，資料檔案的管理程度對企業(yè)自身的發(fā)展有著嚴重的影響，相關檔案管理從業(yè)人員應不斷完善自身，提升職業(yè)道德素養(yǎng)與責任感，不斷改進檔案管理標準，并進行落實，從而提高事業(yè)單位管理水平，促進事業(yè)單位進一步發(fā)展。
【參考文獻】
[1]賀琳琳.優(yōu)化事業(yè)單位檔案資料管理的措施之我見[J].東方企業(yè)文化，2013（15）.
檔案資料管理措施范文第2篇
關鍵詞：檔案；資料；管理，措施
中圖分類號：TU984 文獻標識碼：A 文章編號：
1前言
工程資料發(fā)揮著不可替代的重要作用，工程文件資料是對工程施工全過程的真實記錄，是進行工程過程管理、交工驗收和竣工結算的重要依據(jù)和基礎,并為工程竣工后的使用功能、工程擴建、改建和維修提供重要依據(jù)。是質量責任人的有效法律憑證，為工程管理決策者提供準確、直接的工程信息。在資料收集的過程中，需要依靠行業(yè)標準和程序文件的運行來有效控制資料的完整性、有效性、真實性，在工程文件歸檔資料的審核鑒定過程就需要資料管理人員具有過硬的專業(yè)水平，對工程知識有一定的了解，熟悉《建筑工程施工質量驗收統(tǒng)一標》、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》和企業(yè)體系文件運行的要求。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
2檔案文件記錄、控制工作的主要內容 2.1記錄控制工作:對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理、立卷、歸檔。還應對記錄的分類標識、保存、保護、檢索、保存期限和處置做出規(guī)定。為工程質量的檢驗，環(huán)境、職業(yè)健康安全的績效及管理體系有效運行和改進提供客觀的證據(jù)。
2.2加強文件控制工作：資料管理人員負責本單位所有與質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系有關的文件的控制管理，進行管理體系文件的接收、發(fā)放、有效性識別、有關更改、回收、銷毀等工作。在工作中，經(jīng)常出現(xiàn)由于工作人員的不細心，導致過期文件、規(guī)范、圖集等資料沒有及時銷毀或更新，文件的接收、發(fā)放登記不齊全，重要文件不能有效識別的事情發(fā)生。
2.3 企業(yè)內部人員借閱檔案室的文件，應實行檔案借閱審批手 續(xù)，詳細注明借閱文件的名稱、編號，借閱單位名稱，借閱時間和歸還時間，借閱人必須本人簽字方可。
2.4 企業(yè)作廢的文件應以書面形式公布于企業(yè)的內部宣傳窗口，詳細注明作廢文件名稱、編號、版次、作廢時間，及代替文件的名稱和編號，作廢文件應有部門主管的批示。
2.5 對有效性文件的識別應單獨歸類，填寫有效文件控制清單，并不定期檢查文件的有效時間，超過有效時間的文件，應進行銷毀，并做好銷毀記錄。
2.6在企業(yè)運營中，部門與部門之間，項目部與業(yè)主、監(jiān)理、設計之間，各部門人員之間，所發(fā)放、收集的文件均應填寫收、發(fā)文登記表，確認文件落實到具體的個人。填寫的資料應完整，字跡應工整。
2.7 文件的更改應注明被更改文件的名稱、編號、版次、更改原因，以及被更改內容。
3程序文件及體系運行在項目審核中容易出現(xiàn)的問題
我公司每年3月參加企業(yè)的內部審核，4月參加外審，9月參加集團的內審，10月參加集團公司的外審，每季度公司還會組織項目巡查，這一系列的檢查活動，都是為了保證項目體系的有效運行，質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全三大目標控制在有效范圍內的前提下，加強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，在循環(huán)的檢查中，使企業(yè)管理水平達到國家和地方標準，通過對新規(guī)范、標準的學習，使之更加的專業(yè)化，規(guī)范化。但是在資料文件的形成階段和收集過程中容易被忽視的地方.
3.1項目各級管理人員或專業(yè)分包人員未能及時向項目總工或專業(yè)工程師提供各自的相關資料，導致資料形成時間滯后。移交資料的過程中，未能逐個填寫移交資料，收、發(fā)文登記不及時，若資料遺失，易出現(xiàn)雙方推卸責任的情況。
3.2隱蔽工程的資料填寫的不完整，施工用原材料和輔材收集不夠齊全，復試材料存在時間差。建筑工程的內在質量只能通過查看施工過程中形成的資料來獲取信息，若不夠完整、準確，資料對工程質量的內部描述就不夠清楚，也不能作為有據(jù)的參考。通常容易忽視建筑輔材收集的齊全性（如：焊絲、膨脹螺栓、套筒、管件等），對隱蔽工程內容的細節(jié)描述也不夠清楚，施工記錄間斷，如此就不能發(fā)揮檔案資料的查證作用。
3.3 施工組織設計和施工專項方案里列出的規(guī)范、圖集存在過期未作廢的情況，項目部未能及時更換新的規(guī)范、圖集。對有效文件的識別控制不及時，甚至存在有的有效文件沒有出現(xiàn)在有效文件控制清單里面。
3.4 各層管理人員對施工工藝和工序的標準要求存在投機性，在施工過程中，有的施工工序或管理程序比較繁瑣，一些剛進入施工企業(yè)的青年同志缺乏約束性，以繁化簡。而一些分包管理人員為追求利益最大化，偷工減料，簡略施工工藝的要求，或套用作廢的標準規(guī)范，造成質量隱患。需要項目部人員加強監(jiān)管，保證施工質量。
3.5企業(yè)現(xiàn)行質量、職業(yè)健康安全與環(huán)境管理體系文件及其日常運行記錄等的管理內容在項目上得不到重視。任何一個項目都具有唯一性、一次性和不可逆轉的特點。在項目運行中，不需要歸檔的過程性管理資料的收集留存得不到重視，除重點工程和評優(yōu)工程外，一般工程項目往往把這些工作當成應付檢查的作業(yè)，通常是在被確定審查的前幾日，項目部人員才進行大批量突擊趕補，如此一來，質量、職業(yè)健康安全與環(huán)境管理體系文件運行的本意就被曲解了，也發(fā)揮不了其作用。
4施工企業(yè)對工程項目檔案管理的措施
4.1加強項目職能考核，確立檔案責任制
工程文件資料的管理項目經(jīng)理為第一責任人，完整與正確性由項目總工（主任工程師）負責,資料員負責資料收發(fā)、核查、匯總、整理、編制、移交、歸檔。項目經(jīng)理應負責對項目文件資料工作的分工和管理，協(xié)調好同業(yè)主、管理公司、監(jiān)理及分包等單位的資料管理管理，同時協(xié)調項目經(jīng)理部內部相關人員的資料編制、收集、歸檔、保管、整理的之間的關系。與建設單位在簽訂工程合同時，合同中應對工程竣工檔案的編制責任、編制份數(shù)、移交期限及編制費用做出明確的規(guī)定；項目總工（主任工程師）應每月組織商務、技術、生產、材料、質量、安全、分包單位等有關部門（人員）召開一次文件資料管理例會，對文件資料工作進行總結，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調解決，并應至少每月一次對資料內容的正確性等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時改正。項目經(jīng)理部設專職資料員，負責技術資料的收集、報驗、分類整理、歸檔、保管及發(fā)放工作。擔任該崗位人員須是經(jīng)過培訓并取得上崗證后方可從事該項管理工作。資料員負責收集工程所在地有關工程文件資料管理的要求和規(guī)定，并及時將有關信息提供給上一級資料室。
4.2加強對施工技術資料的要求與控制
施工技術資料的控制應從施工和質量策劃文件開始，項目總工（主任工程師）及專業(yè)工程師提供施工組織設計、專項施工方案、技術措施、技術總結、技術交底、安全技術交底、圖紙會審、設計變更、洽商記錄、工程質量處理記錄、竣工圖紙等資料。施工技術資料的填寫、收集、整理必須與工程同步，內容完整、項目、子項簽章齊全有效，每一個分項工作進行，每一個驗收批次，項目的安全，技術，材料，資料等人員都必須及時完成各自工作，確保每一個工序的施工與資料文件形成同步、完整、有效。還應對專業(yè)分包工程施工技術資料進行不定期檢查和知道，不合格的內容應責令限期整改，分包移交的資料應填寫移交清單。
檔案資料管理措施范文第3篇
關鍵詞：工程 項目 管理 資料 重要性
中圖分類號：TL372 文獻標識碼： A
在進行建筑工作檔案管理的時候，需要結合建筑工程檔案的真實情況以及管理人員的需要，主動的去整理和歸納一些需要的信息，這些都是需要在檔案中完整的呈現(xiàn)的，需要將這些信息整理統(tǒng)計成一份科學完善的報表，提供給管理決策人員作出科學的判斷，為項目工作的實施提供有力的保障。
一、工程項目資料的管理工作中存在的問題
（一）企業(yè)工程項目資料管理中存在管理意識薄弱
工程項目的負責人以及管理人員對于工程資料的認識不到位，管理意識薄弱。不能將對資料的有效管理落實到實處僅是口頭說說。主要工作內容放在了抓工期、抓工程的質量、以及工程的安全等方面。認為只要按時保質保量地完成項目建設就可以，完全沒有認識到項目工程資料的重要性以及實用性。從而導致了工程的建設之中檔案資料的整理以及管理。
（二）施工單位的疏忽
對于施工建設過程中的資料，施工單位不是一步一步按照施工的每個具體環(huán)節(jié)來記錄產生資料，大多數(shù)的情況是在這個項目工程將要竣工的時候在突擊弄資料。這樣不能真實有效地記錄工程中的每個環(huán)節(jié)的具體內容就使得工程資料的真實性大大減弱。不能真正起到工程資料的有效實用價值。
（三）對建筑工程中檔案資料的管理不到位
建筑工程的檔案資料包含了多方面的數(shù)據(jù)資料，其中包括管理、施工、設計、質檢等部門。 各部門分工合作， 致使檔案資料完整存在相當大的難度。例如，在工程施工或竣工驗收過程中，檔案管理人員必須到現(xiàn)場才能對有關施工問題的檔案規(guī)整記錄，檔案資料記錄的全面性和準確度才能得到保證。如若不然，施工過程中的檔案就得不到及時整理，或者在工程竣工驗收過程中出現(xiàn)差錯，而且這些差錯很難被發(fā)現(xiàn)。
（四）建筑工程中檔案的管理制度不健全
目前，施工企業(yè)的檔案管理依據(jù)是 20 世紀 80年代末國家有關部門頒布的城市建設檔案管理規(guī)定，該規(guī)定對檔案資料管理的具體步驟沒作詳細規(guī)定。 雖然有的地區(qū)制定了相關的制度，但是宣傳不到位，施工企業(yè)管理人員對此沒有給予足夠重視，直接導致了建筑工程檔案資料管理制度無法落實。
二、項目工程資料管理的重要性表現(xiàn)在以下幾個方面
（一）項目工程資料對于城市的發(fā)展建設具有重要的意義
建筑是一個城市最主要的一部分，項目工程資料在城市的規(guī)劃和建設中形成了對國家和社會具有一定價值的文字、聲像以及圖紙等等重要的文件資料。這些資料是傳承這個城市文明的有效的載體，項目建設資料的有效記錄是對城市中的建筑的全過程中的每個環(huán)節(jié)的真是記錄，是一筆很寶貴的資源。與其說是對于工程的一種記錄不如說是一座值得后人借鑒的知識寶庫，通過在我們生活的城市中的建筑的有效詳實地記錄無形中形成了一種潛在的生產力。通過記錄在以后對它的研究、管理甚至開發(fā)利用，會有效推動城市的發(fā)展以及我國經(jīng)濟社會的而發(fā)展，為社會創(chuàng)造出更多的財富造福大眾。
（二）建筑工程檔案資料管理職責應該得到規(guī)范
一個合格的建筑工程檔案資料管理從業(yè)人員只有明確了自身的工作目標，才能提高工作效率。就當前建筑行業(yè)的發(fā)展形勢來看，建筑工程檔案資料管理從業(yè)人員的職責是：搜集、記錄、規(guī)整企業(yè)相關部門的檔案資料和數(shù)據(jù)；對工程施工部門的施工過程、進度進行檢查；檢查工程中的各項檔案資料的記錄情況；對工程建設的有關資料做好記錄，在需要時能夠及時找到；檢查各部門的工作進展程度；加強與企業(yè)管理人員的聯(lián)系，對于建筑工程設計中有更改的地方做好跟蹤記錄；對企業(yè)圖紙、文件等要妥善保管，對借出去的資料要做好相關記錄；獲得企業(yè)領導許可以后到其他企業(yè)借閱資料；建筑工程的檔案資料多為機密性文件，檔案管理從業(yè)人員要對進出資料室的人員進行盤查；對于企業(yè)安排給個人的其余的工作也要認真完成。 只有檔案資料管理工作得到保障，建筑企業(yè)的其他工作才得以更好開展。
（三）對建筑工程中檔案資料管理制度進行優(yōu)化
建筑工程中的檔案資料管理是一個龐大的工程，要想保證管理的有效性，就必須采用制度化的管理措施，使得檔案資料的管理更加規(guī)范合理。 這成為建筑工程順利實施的堅強后盾。 要進行檔案管理制度的優(yōu)化，首先要對檔案管理的范圍做一個界定。 建筑工程中的檔案資料界限明確，它主要包含了建筑工程資料、設備檔案、有關工程建設的內部資料等，其機密程度很高，對于這些資料的管理必須要嚴格保密。 作為一個合格的建筑工程檔案資料管理從業(yè)人員，必須要有良好的職業(yè)道德和扎實的專業(yè)基礎，對企業(yè)的檔案資料根據(jù)企業(yè)制度進行妥善保管，并且實施嚴格保密制度，不得有任何故意泄露公司機密的行為。
三、加強工程項目資料的管理的措施
（一）提高建筑工程中檔案資料管理從業(yè)人員的素質
要做好建筑工程中檔案管理工作，首先要從提高從業(yè)人員素質做起。 檔案資料管理從業(yè)人員必須接受相關的專業(yè)教育，對建筑工程的相關知識和國家政策有一定的了解，有一定的計算機操作能力。因此，企業(yè)在進行檔案資料管理從業(yè)人員的選拔時一定要嚴格，不能，要對所選人員進行崗前培訓。此外，檔案資料管理從業(yè)人員要具有高度的責任感，按照國家法律和公司規(guī)定辦事，認真負責，做好自己的本職工作。
（二）建筑工程檔案資料管理職責應該得到規(guī)范
建筑工程檔案資料管理從業(yè)人員的職責是：搜集、記錄、規(guī)整企業(yè)相關部門的檔案資料和數(shù)據(jù)；對工程施工部門的施工過程、進度進行檢查；檢查工程中的各項檔案資料的記錄情況；對工程建設的有關資料做好記錄，在需要時能夠及時找到；檢查各部門的工作進展程度；加強與企業(yè)管理人員的聯(lián)系，對于建筑工程設計中有更改的地方做好跟蹤記錄；對企業(yè)圖紙、文件等要妥善保管，對借出去的資料要做好相關記錄；獲得企業(yè)領導許可以后到其他企業(yè)借閱資料；建筑工程的檔案資料多為機密性文件，檔案管理從業(yè)人員要對進出資料室的人員進行盤查；對于企業(yè)安排給個人的其余的工作也要認真完成。 只有檔案資料管理工作得到保障，建筑企業(yè)的其他工作才得以更好開展。
（三）對建筑工程中檔案資料管理制度進行優(yōu)化
建筑工程中的檔案資料界限明確，它主要包含了建筑工程資料、設備檔案、有關工程建設的內部資料等，其機密程度很高，對于這些資料的管理必須要嚴格保密。對于需要借閱檔案資料的人員要進行嚴格盤查，不得讓其他人員直接接觸檔案資料。 如果該人員獲得了企業(yè)領導的批準需要進行相關檔案資料的查閱，檔案資料管理人員必須對他的證件進行仔細查閱，確認無誤后才能允許他查閱檔案資料，并做好有關記錄工作。 對于整理好的檔案資料要排列整齊有序，切不可亂堆亂放，也不要把不相關的雜物和檔案資料放在一塊，確保檔案查找方便、快速。 要注意檔案資料的外借時間，對于借閱期限已滿但是還未歸還的檔案資料要及時追回。 為了保證檔案資料的完整性和清晰度，對容易破損的資料要加以保護。 檔案資料管理人員應運用現(xiàn)代化的知識理念提高工作效率。
四、結束語
我國的建筑業(yè)在持續(xù)不斷地發(fā)展，在得到了發(fā)展機遇的同時也面臨了一些問題。建筑資料是對我國建筑具有很重要作用的一項資料，但是這項工作的管理現(xiàn)在面臨著一些問題，本人結合工作經(jīng)驗對這項工作的重要性以及應如何開展工作進行了論述，希望對以后工作有所幫助。
參考文獻
[1]歐一興.淺談建筑施工單位技術資料管理的重要性.中國房地產業(yè)，2011年第3期
檔案資料管理措施范文第4篇
1.1相關人員檔案意識薄弱。
眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業(yè)主的檔案資料非常多。在短時間內如果沒有出現(xiàn)工程質量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結束工程，但在短時間內，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。
1.2建筑工程檔案資料管理質量低下。
作為建筑工程管理的重要環(huán)節(jié)，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當前，很多建筑企業(yè)對于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優(yōu)化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3缺乏嚴謹?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制。
因施工企業(yè)和建筑企業(yè)的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設輕管理”的現(xiàn)象。很多企業(yè)的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規(guī)范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設方提供專業(yè)化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制，因此，監(jiān)理方還要對工程檔案資料的管理負起責任。嚴把各個環(huán)節(jié)的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2加強建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識。
當前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統(tǒng)的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監(jiān)理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業(yè)知識的情況下，進一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務標準、工作要求，強調建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發(fā)揮作用。
2.2建立并完善檔案資料管理的相關機制。
缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業(yè)共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業(yè)的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據(jù)市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業(yè)的服務領域。
2.3明確分工，協(xié)調相關業(yè)務。
建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規(guī)定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規(guī)定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業(yè)的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續(xù)的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。
2.4打造綜合素質較高的工程檔案資料管理團隊。
建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業(yè)務能力強，綜合素質高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業(yè)應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關專業(yè)人士進行培訓，成立相關的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規(guī)范，對檔案管理工作的標準進行規(guī)劃。
3結語
檔案資料管理措施范文第5篇
作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過程真實寫照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，闡述了廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設的內容，論述了加強此項檔案資料管理的重要性，提出了新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設的路徑。
關鍵詞
廣電事業(yè)；檔案資料；管理；制度
隨著我國改革開放進程的不斷推進和我國經(jīng)濟社會的迅猛發(fā)展，我國廣播電視事業(yè)取得了長足發(fā)展。可以這樣說，人們的生產生活過程中幾乎無時無刻不受到廣播電視的影響，廣播電視和網(wǎng)絡一樣，是人們須臾不可缺少的信息資訊來源渠道，在提供新聞信息服務和開展輿論監(jiān)督、促進社會公平正義方面發(fā)揮了越來越重要的作用。作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過程真實寫照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，只有我們敢于積極面對新形勢對廣播電視節(jié)目檔案資料管理帶來的挑戰(zhàn)，尋求政府及其相關部門的支持配合，探索管理制度建設的方法，結合當前廣播電視事業(yè)發(fā)展的實際做好廣播電視節(jié)目的檔案資料管理工作，才能更好且更充分地挖掘廣播電視節(jié)目檔案資料在促進經(jīng)濟、社會、政治發(fā)展中的巨大潛能價值，實現(xiàn)新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理的效益最大化。
一、廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的內容
新形勢下的廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設，其制度建設的范圍應包括廣播電視節(jié)目檔案資料管理工作的流程規(guī)范、管理技術的提高兩個方面，通過規(guī)范管理流程、提高管理技術，實現(xiàn)廣播電視節(jié)目檔案資料管理的標準化、科學化，提升檔案資料的利用效益，從而更好地滿足廣播電視采編人員的需求，最終達到促進廣播電視事業(yè)更好更快地發(fā)展的目的。因此，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的內容可概括為如下兩個方面。
1.規(guī)范檔案管理的流程。
規(guī)范檔案管理的流程，是進行廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的重要內容。廣播電視節(jié)目檔案是一種專門檔案，與一般的文書檔案、藝術檔案有著巨大的區(qū)別，具有自身獨特的特點。比如，廣播電視節(jié)目具有靈活、廣泛、新穎、快捷等特點，而廣播電視節(jié)目檔案資料具有多樣性的顯著特征，主要是其內容牽涉經(jīng)濟、社會、政治、科教文衛(wèi)體等眾多領域，而如何通過規(guī)范其管理的流程更好地管理此類檔案，也就成為當前檔案管理工作中亟待加以研究解決的重大問題。實際上，廣播電視節(jié)目檔案資料雖然具有自身的顯著特征，但是其管理的過程中依然必須遵循一般的檔案管理規(guī)律。正因如此，按照廣播電視節(jié)目檔案資料現(xiàn)代化管理的流程，切實強化相關制度建設，強化對廣播電視節(jié)目檔案資料的前端控制、過程控制、后續(xù)開發(fā)方面的制度建設，對廣播電視節(jié)目檔案資料效能的發(fā)揮大有裨益，其流程管理方面的制度建設也就成為一項十分重要的事項[1]70。
2.促進管理技術提升的制度構建。
除了切實規(guī)范檔案管理流程之外，促進管理技術提升的制度構建，同樣是新形勢下推進廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的重要內容。當前，信息技術等現(xiàn)代技術不斷推進和發(fā)展，這極大地方便了廣播電視節(jié)目檔案管理技術的提升。網(wǎng)絡技術、信息技術等現(xiàn)代技術發(fā)展十分迅速，可謂“一日千里”，在這樣的情況下，如何及時通過運用現(xiàn)代信息技術、網(wǎng)絡技術以提升廣播電視節(jié)目檔案資料管理效能，也就成為管理過程中必須引起高度重視的問題。管理人員由于意識、能力等各方面的限制，廣播電視節(jié)目檔案資料管理人員的管理技術無法跟上現(xiàn)代信息技術的情形較為普遍，這就導致管理效能無法提升。因此，通過健全完善制度體系，及時提升管理人員的現(xiàn)代信息技術能力，通過運用現(xiàn)代信息技術強化廣播電視節(jié)目檔案資料管理，成為每一名廣播電視行業(yè)管理者尤其是節(jié)目檔案資料管理者及其主管領導應該具備的重要意識，以此更好地實現(xiàn)節(jié)目檔案資料管理部門和采編部門之間的良性互動，讓各種資料得到高效處理和運用[2]27。
二、新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的重要性
目前，廣播電視節(jié)目日益豐富。與之相適應的是，廣播電視節(jié)目檔案資料的種類也越來越豐富而多樣化，且數(shù)量呈現(xiàn)幾何級的增長，人們對此類資料的利用頻率、利用價值均在不斷增長。在此新的形勢下，人們已經(jīng)充分認識到了切實強化廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的緊迫性、重要性。然而，當前我國在此方面的實際情況是，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設在新的形勢下已經(jīng)逐步凸顯出更多的問題，比如內容較為滯后、缺乏體系性、執(zhí)行力明顯不足等，部分廣播電視管理機構所制定的制度已經(jīng)遠遠落后于時代的發(fā)展，無法滿足現(xiàn)代化管理的需求，其可操作性、指導性、依據(jù)性嚴重欠缺的情形較為常見，這些問題如若不加以解決，必將嚴重影響我國廣播電視事業(yè)的健康、長遠發(fā)展。信息技術、網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展，促使人們將這些新技術運用到廣播電視節(jié)目檔案資料管理的過程中，我國許多廣播電視專業(yè)機構對此問題作出了積極的探索實踐。在實踐中目前已經(jīng)被廣為運用的媒體資產管理系統(tǒng)，融合了數(shù)字技術，有力地促進了我國廣播電視節(jié)目檔案資料管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化進程，極大地提升了節(jié)目檔案資料的使用效益，促進了廣播事業(yè)的發(fā)展。但是，目前我國的媒體資產管理系統(tǒng)還不夠健全完善，其處于積極的探索過程之中，在功能模塊上還顯得“碎片化”、“孤立化”，不利于分享和交流，極大地浪費了人力、物力和財力，對于今后我國廣電媒體資產管理統(tǒng)一平臺的建立、廣電事業(yè)的長足發(fā)展帶來了極大的困擾，這些問題亟待通過制度完善予以解決。因此，切實加強新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度的建設，系不斷促進我國廣電事業(yè)發(fā)展、滿足廣大人民群眾廣電文化需求的現(xiàn)實需要[3]45。
三、新形勢下加強廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的路徑
加強新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設，能夠更加及時全面地總結廣電節(jié)目檔案資料管理工作中的經(jīng)驗，通過制度保障更進一步地完善和規(guī)范廣電節(jié)目檔案資料管理工作的開展，更好地發(fā)揮廣電節(jié)目在提供信息資訊、服務社會大眾、滿足人民群眾精神文化生活需求方面的作用。
1.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理重要性認識。
當前我國切實加強了廣電管理制度，對廣電節(jié)目的播出實施嚴格的審查制度，少數(shù)廣電節(jié)目還因未弘揚主旋律、主題思想存在偏差等因素而被管理機構禁播，廣電節(jié)目管理制度體系逐步規(guī)范化。但是，當前廣電節(jié)目的檔案資料管理制度建設還無法適應新形勢下廣電事業(yè)健康長遠發(fā)展的需要，檔案資料管理制度的欠缺和滯后對廣電事業(yè)發(fā)展、滿足群眾廣電文化需要帶來嚴重障礙，其根源在于對廣電檔案資料管理重要性的認識不足。據(jù)此，當前應不斷更新觀念、提升意識，充分認識到廣電節(jié)目檔案資料管理對廣電事業(yè)發(fā)展的極端重要性，將其作為事關廣電事業(yè)發(fā)展前途命運的關鍵性工作狠抓落實，為更加深入推進新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設提供思想認識上的保障，讓廣電節(jié)目檔案資料管理成為廣電經(jīng)營模式、發(fā)展趨勢、改革創(chuàng)新的權威憑證，同時通過這些節(jié)目檔案資料真實客觀記錄時展的軌跡[4]26。
2.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度。
目前，檔案管理的現(xiàn)代化手段不斷豐富，比如通過光盤、U盤、電子文件、網(wǎng)絡存儲等現(xiàn)代化手段進行檔案管理，這極大地方便了管理人員、提高了檔案資料管理的工作效率。但由于電子檔案存儲方式存在穩(wěn)定性差、容易喪失磁性而丟失數(shù)據(jù)等問題，電子檔案如果保存的磁場、溫度、濕度等不符合要求，再加上管理方法的不科學規(guī)范，便容易導致數(shù)據(jù)資料的丟失，造成無法挽回的損失。為此，在現(xiàn)代化管理手段不斷豐富的情形下，必須對廣電節(jié)目檔案資料的管理予以高度重視，嚴格要求、從嚴管理，以規(guī)范和嚴格的條款對此項管理工作進行有效約束，切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度，包括歸檔、保管等方面的具體規(guī)定必須予以進一步健全完善，同時切實加大監(jiān)督檢查力度，及時發(fā)現(xiàn)、糾正管理中的不規(guī)范行為，避免由于管理不規(guī)范而造成不必要、無法挽回的損失[5]36。
3.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理科學化程度。
目前，我國廣電節(jié)目檔案資料管理制度存在科學化程度較低的問題，管理的不科學導致查找資料較為困難，嚴重制約了廣電節(jié)目檔案資料的利用效益。同時，因為管理的不科學容易導致紙質檔案資料的霉變、數(shù)字化檔案資料的喪失和改變。因此，必須改變當前我國廣電節(jié)目檔案資料管理科學化程度較低、系統(tǒng)性較差的弊病，對檔案資料的管理從整理到歸檔、從基本的查詢到有效的開發(fā)利用，均應形成科學、系統(tǒng)管理體系結構，切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理的科學化程度，以科學化的管理提升檔案資料利用質效。作為廣電事業(yè)的管理者，必須改變當前依然存在的對檔案資料管理投入人、財、物較少的現(xiàn)狀，加大對廣電節(jié)目檔案資料管理的支持力度，加大在此方面的投資力度，改善管理硬件、軟件兩個方面的工作環(huán)境，向科學管理要效益、要回報。
4.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理一體化程度。
廣電節(jié)目檔案資料是廣電人辛勤工作換來的寶貴資料，能夠真實、客觀記錄時代進程，這些資料隨著時間的推移而越發(fā)彌足珍貴，如若由于管理不善而導致毀損、喪失，就會造成無法彌補的損失。相反地，通過采取切實有效措施加以妥善管理，這些廣電節(jié)目檔案資料就會在今后的適當時間被加以利用，成為廣電部門乃至全社會的巨大精神財富。除此之外，部分廣電節(jié)目資料在今后能夠從其他不同的視角進行再開發(fā)，對之前的舊有素材從新的角度進行闡述，實現(xiàn)廣電節(jié)目資料的“循環(huán)利用”。然而，從目前的情形而言，在此方面的重視程度還遠遠不夠，導致廣電節(jié)目資源的極大浪費。為此，必須通過加快廣電節(jié)目檔案資料管理一體化進程的方法，以網(wǎng)絡信息技術的應用建立不同部門之間溝通協(xié)作和資源共享的平臺，各部門在自有數(shù)據(jù)庫的基礎上融入跨部門的數(shù)據(jù)總庫，以管理的一體化實現(xiàn)廣電節(jié)目檔案資料的多重備份、循環(huán)利用，避免資料的損毀、喪失，同時提升資料利用效益。
5.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理專業(yè)化程度。
廣電節(jié)目檔案資料管理工作的極端重要性決定了必須由高素質、專業(yè)化的人員進行管理，但由于認識上的不到位等諸多綜合因素，導致管理人員專業(yè)化程度明顯欠缺，許多非檔案專業(yè)的人員從事此項工作，甚至部分廣電檔案機構沒有專門人員進行管理，而是由兼職人員從事節(jié)目檔案資料的管理，嚴重影響了管理質效。基于這樣的現(xiàn)實狀況，必須切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理的專業(yè)化程度，打造過硬隊伍建設，培養(yǎng)更多的業(yè)務管理人才，切實提升新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的質效，更加充分發(fā)揮其各種效用。要認真把好管理人員的“入口”關，讓更多的專業(yè)人員從事此項管理工作。切實強化對管理人員的在職教育培訓，實現(xiàn)管理人員觀念的及時更新、專業(yè)知識技能的及時充實提高。加強職業(yè)認同感、責任感教育，讓管理人員能夠主動適應新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的新要求。
作者：楊秀紅 單位：山西省臨汾市廣播電視臺
參考文獻
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