前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇檔案管理知識要點范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。

檔案管理知識要點范文第1篇

房地產檔案管理的傳統方式就是手工處理，極易使檔案實體在人為或者自然的條件下出現差錯和管理缺陷。而在房地產檔案管理中運用數字化技術，可具備存儲量大、出錯率小、資源共享等優勢，有效彌補傳統管理方式中的不足，由此可知，在房地產檔案管理中運用數字化技術已經成為時展的趨勢。

1 房地產檔案管理中數字化技術運用要點分析

盡管數字化技術具備無可比擬的優勢，但數字化技術運用于房地產檔案管理工作中，還需注意以下幾個問題：

1.1 注意服務理念的創新

傳統的房地產檔案管理方式要求管理人員，只需向客戶提供相應的咨詢和證明等被動型服務即可，缺乏主動服務和優化服務的意識。因此，在運用數字化技術的過程中，房地產企業的檔案管理人員需改變自身的服務理念。

1.2 注意檔案資料整理、收集的漏洞

隨著信息技術與計算機技術的不斷發展，房地產檔案資料隨時處于更新狀況，而在搜集房地產檔案資料的過程中，極易出現信息和資料收集遺漏的現象，因此，需在檔案資料的整理和收集中，采取動態化的信息管理形式，以完善房地產的檔案管理工作[1]。

1.3 注重檔案管理人才的培養

由于房地產檔案管理趨于數字化，因此，需注重對管理人員的技能培訓，并讓其熟練掌握房地產專業知識、檔案管理技術和檔案管理系統維修技術等知識，并加強對檔案管理人員的計算機知識、數據庫管理技能、網絡知識等管理知識的培訓力度，為房地產企業培養一批實用型人才。

2 房地產檔案管理中有效運用數字化技術的策略

2.1 建立健全的管理制度

在房地產檔案管理的過程中，需建立健全的管理制度，從管理人員的培訓到硬軟件的要求等，均需給出明確的規定。檔案管理制度的主要內容有：一是規劃和控制已存儲的數字檔案資料，并對其進行密級分類：將敏感和機密的資料信息進行加密處理，也可將其脫機存儲于一個安全性較高的地方，以此預防房地產檔案資料信息被變更、竊取或者毀壞；二是系統運行環境安全管理制度：包括房地產檔案機房的出入控制、環境條件的保障管理、自然災害的防護、防護設施的管理等內容；三是應用系統運行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作權限的管理、操作監督管理、操作恢復管理、操作規范管理、操作責任管理和應用系統的備份管理及應用軟件的維護安全管理等內容，通過相關的技術，預防數字檔案信息出現竊取、修改的問題，從而增強數字檔案信息的安全性。同時組建信息保管制度，并嚴格將其落到實處；建立房地產的數字化檔案的記錄制度，記載資料信息的搜集、管理及使用等情況，并在記錄中確保信息的真實性[2]。

2.2 規范房地產檔案資料

在房地產檔案資料信息管理中，傳統的手工搜集、整理紙質材料，容易出現材料丟失、儲存不當、資料信息不規范等檔案管理不到位的現象。因此，采取數字化技術對房地產檔案資料進行管理，不但能達到檔案資料紙質管理和信息化管理齊頭并進的目的，而且能使檔案資料管理更加完善，避免或者減少檔案資料遺失、損壞等。同時還可通過視頻、音頻等技術手段，使房地產檔案資料管理更加豐富化、動態化。如圖1。

2.3 建立數據系統和傳輸平臺

在房地產檔案數字化管理的過程中，還需注意以下兩點：一是組建數據庫。可通過掃描儀對紙質檔案進行掃描，將掃描資料組建成數據庫的形式，降低人工錄入出錯率，提高管理人員的工作效率；二是建立傳輸平臺。在房地產檔案信息的數字化管理過程中，需以實現其價值為中心，以此有效利用房地產檔案的數據庫。但是在建立傳輸平臺的過程中，需確保傳輸平臺的安全性、高效性和保密性，從而防止檔案信息在傳輸的過程中丟失，或者人為竊取[3]。

檔案管理知識要點范文第2篇

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671- 5918（ 2015） 08- 0032- 02

doi：10. 3969/j.issn.1671-5918.2015.08-016

[本刊網址]http：//hbxb.net

系部檔案是真實記錄高校二級系部單位全部活動的檔案材料，詳細的記錄該二級單位的發展歷程，同時也是該二級單位的重要信息資源。系部檔案管理是系部日常管理工作的關鍵環節，收集和保存著所有教學檔案、學生檔案、行政檔案和黨員發展檔案等，非常詳細的記錄系部的日常管理工作，有利于為系部領導做出科學決策的智力寶庫，是系部增加效益的重要保證。

一、系部檔案管理科學化的必要性

（一）檔案管理是系部日常管理的根本

檔案管理是系部日常管理工作的根本，管理著全系部的重要檔案信息，包括教學檔案，學生檔案，行政檔案，甚至是未公開未申請專利保護的技術檔案。這些檔案記錄著各項教學活動或科研教學或實踐教學的原始數據，是最有說服力的原始證據。系部檔案管理無序或零亂不規范都有可能給系部造成損失，例如，實驗室實踐數據等流失會造成實驗結果泄漏，重則可能泄漏技術機密；會議記錄丟失會造成領導管理層內部混亂，重則可能涉及人員任命機密；學生檔案不詳細或隨意篡改，影響學生終身評價。因此，必須加強系部檔案管理科學化，避免產生各部不必要的損失，影響系部的生存與發展。

（二）檔案管理是系部信用管理的保證

檔案管理是系部信用管理的保證，真實反應系部的管理水平、財務狀況和科研水平。檔案是我國信用信息的重要組成部分，真實反映了一個單位或個人的信用信息。系部檔案是反應系部真實信用的資源，一套完善的系部檔案可以完整的展示該系部的自身誠信。隨著國家信用體系的完善，反映學生或教師的系部誠信檔案一直備受關注，用人單位希望高校畢業生具有較高的信用，社會科研機構希望信用高的科研人員參與企業技術的開發與研究。因此，必然加強系部檔案的信用化發展道路，時刻牢記系部檔案是個人或單位信用保證的基礎。

（三）檔案管理是系部文化建設的供給

檔案管理是系部文化建設的供給，展現整個系部的精神文明面貌。談到一個單位的文化建設，肯定是從它的淵源歷史開始的。要反映歷史，只能從檔案材料里找。系部檔案是完整反應系部的管理水平，系部文化的提煉離不開系部檔案，檔案是歷史文化的存在形式。因此，只有加強系部檔案管理科學化，才能助推系部校園文化建設。

二、當前高校系部檔案管理的主要困境

（一）系部檔案管理不受重視

高校系部檔案管理普通不受重視，大部分系部領導認為系部檔案管理就是保管資料，整理整理內務的事情，差不多能應付就行。大部分系部師生員工也都認為系部檔案管理就是管理管理學生或教師的日常教學管理工作資料而已，資料齊全與否并不是非常重要的事情。更有甚者，許多系部檔案長期沒人管理，灰塵滿地；或者用兼職管理人員來管理，壓根不懂檔案管理知識，只負責開門，這些都大大限制了系部檔案管理的發展。

（二）系部檔案管理水平不高

高校系部檔案管理水平普遍不高，沒有專業背景的檔案管理員。有些檔案管理人員沒有經過專業的培訓，不懂檔案管理的簡單操作，不熟悉整個檔案管理的流程，連基本的收集、整理、裝訂等技術都沒有掌握。還有些檔案管理人員是由教工家庭兼職，沒有文化，也沒有時間認真歸檔，或檔案收集不及時，不全面就歸檔，造成大部分檔案不全，或數據處理方法不當，造成檔案不真實，嚴重影響檔案的信用管理。

（三）系部檔案管理模式相對落后

高校系部檔案管理模式相對落后，大部分檔案處在分散管理的狀態。目前，全國高校的檔案管理基本都是以部門為陣，教務處有教學檔案，人事處有師資檔案，財務處有財務檔案，科研處有科研檔案，系部有日常教學管理檔案，但各種檔案是分散管理的，且冗余重重復，甚至是不一致。管理模式和管理方法，技術要點不統一，零散無序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式，只管把檔案裝進檔案袋，不管科學性，也不管是不是利用查閱。

（四）系部檔案管理現代化水平不高

高校系部檔案管理現代化水平不高，大部分系部采用人工管理的方法，非常不利用查閱。隨著計算機影像技術的發展，許多檔案可以利用掃描或攝像的技術實現電子文件化，通常檔案管理系統來管理和查閱檔案，這有利用保護原始檔案不受損壞，尤其是紙質材料。全國高校系部檔案管理幾乎沒有實現現代化水平管理，偶爾有幾個，那也是簡單的電子化，沒有充分考慮檔案查閱的方面性，或檔案管理的實質性。

三、改進高校系部檔案管理的措施

（一）加強系部檔案管理認識

系部檔案管理是系部日常教學科研管理的重要環節，應該加強系部檔案管理的認識。系部檔案管理在各項教學質量評估，就業評估，黨建評估，師資水平評估中都發揮著重要的作用，對于提高教學質量，研究教學規律都起到調節作用。應該轉變檔案管理認識，不要傳統的檔案管理認識來看待今天的檔案管理，一貫認為檔案可有可無，任何人都可以做檔案管理工作。檔案管理人員要認真營銷自己，重新樹立“檔案管理人”的形象，心中牢記競爭意識，創新思維，多學習專業知識，使用現代化檔案管理水平來支撐教學、科研工作。

（二）爭取系部師生員工的大力支持

系部檔案管理要想引起重視，就必須爭取系部師生員工的大力支持，牢記系部檔案資料為師生員工服務的宗旨。首先，積極主動爭取系部領導的支持，多為領導獻計獻策，挖掘系部檔案的信息價值，讓系部領導感覺得到系部檔案管理的存在，引起領導對檔案管理工作的重視。然后，大力推廣系部檔案管理的營銷推廣，為廣大師生員工提供服務窗口，實實在在的通過檔案服務來幫助師生員工解決實際問題，為全系部的教學、科研、日常管理提供智力支持，營造出人人重視檔案管理的良好氛圍。

（三）強化檔案管理員隊伍

系部檔案管理看似誰都可以干的工作，但實質上不同的人做檔案管理，結果卻完全不一樣。只有認真負責、具有檔案管理常識的檔案管理員才能收集好，歸類好，保管好系部檔案。目前，大部分高校系部檔案管理員都是由系部辦公室主任或辦公室工作人員兼職或全職，他們熟悉整個系部工作的流程，承擔著辦公室的大量工作。應該強化檔案管理員隊伍，定期開展檔案管理知識的培訓，并且鼓勵檔案管理員安于本職工作，待遇等傾向檔案管理員，另應該保證檔案管理員工作的繼續性，盡量保證檔案管理隊伍的穩定性，提高所有教職員工的檔案管理意識。

（四）加強檔案管理制度建設

系部檔案管理具有檔案管理的基本特征，也具有學校檔案管理的獨特特征。所謂沒有規矩不成方圓，要改進高校系部檔案管理方法，一定要加強檔案管理制度建設，通過規章建制，嚴格規范檔案管理的流程，通過明確檔案管理員的職責，規定檔案服務的內容，明確檔案查閱手續與檔案歸檔等最終時間，建立非常合理的檔案管理制度，讓系部檔案管理進入良性發展軌道。

（五）注重檔案信息資源的開發

系部檔案價值可能不會像文物古董那樣有價值，但系部檔案卻是反應系部一線教學、科研單位的一手資料。在高校教學、科研管理與評估過程中起著不可替代的作用，教學質量評估，系部師資隊伍建設，人才培養計劃建設，課程設置等方面都要依賴于系部檔案。應該注重檔案信息資源的開發，充分發揮系部教職員工的工作積極性，以系部檔案為基礎，做好系部檔案的分析統計工作，探討教學規律。還可以及時參與教學改革課題，提供大數據樣本給相關的就業保障部門或學生管理部門，深入探討學生成績管理，誠信管理，畢業生就業管理等方面的價值。打破傳統檔案價值利用的局限，向社會單位或用人單位或企業單位開放檔案查閱功能，擴大檔案服務內容，給系部檔案信息資源開發一個新的局面。

檔案管理知識要點范文第3篇

【關鍵詞】醫院；人事檔案管理；數字信息化；運用

當前，在我院各級醫院的人事組織與管理工作當中，人事檔案管理憑借其基礎地位與作用，在其中發揮著十分重要的促進作用與影響，無論是在醫院崗位分配、人才錄用方面，還是在職稱評定工作中，均提供了能夠較好滿足實際需求與要求的信息支持。所謂人事檔案，實際就是在一定時期內，對檔案擁有者的各方面經歷（如工作、生活等）給予的一種的全面、真實、流程化、系統化反應，針對醫院人事組織部門來講，其通過對各項所需人事檔案內容的調閱，能夠從整體上、全局層面，對本部門旗下各工作人員的既往經歷以及當前工作實況等內容，有一深刻、細致的了解，因而能夠根據當前實況與需要，更好的開展各項能夠較好滿足當前需求的人事管理工作，推動人力資源工作的規范化、合理化，實現人事檔案管理的科學配置，最大程度提升醫院管理水平，提高各業務層面的實踐操作能力。伴隨我國當前醫療機構體制改革的持續深入，此背景下的醫院人事檔案管理與數字信息化技術整合，顯得尤為迫切，格外重要，有效重大的現實意義與基礎作用。針對各級醫院來講，應結合自身實況及未來發展需要，切實采取各項有效措施，對數字信息化資源進行持續、深入、全面性挖掘，最大化發揮其功效，為醫院發展及人事檔案管理提供更好、更加優質的服務。

1.醫院人事檔案數字信息化的基本內涵

1.1人事檔案數字信息化的基本定義

所謂人事檔案數字信息化，從本質上來講，即以當前計算機科學技術為基礎與軸心，秉持數據庫技術發展趨向，并在信息網絡技術不斷增強的綜合大背景下，通過系統的多元、深層整合而逐漸發展成熟的一種新興的能夠較好滿足今后需要的檔案管理模式。在實際運行中，基于人事檔案管理需要，通過將相關數字信息內容進行有效整合，能把各種多題材、多形式的檔案內容，以一種更為先進、更加高效的數字信息化的形式，不斷記錄下來，并予以保存，然后，用數據庫所具有的龐大功能體系，對這些數字化檔案內容，進行集中化、規范化、系統化管理，此外，在得到相關授權的基本情況下，利用內置的網絡接口，在網絡平臺上，能夠對所需內容，進行實時、準確、細致化查閱，還能根據實際需要進行調用，因而具有較高的資源共享水平，較強大的人事檔案管理效率。

1.2醫院人事檔案管理數字信息化的基本內涵

（1）在醫院所開展的各項人事組織工作中，人事檔案的組織與管理為基礎內容，同時還是其開展工作的前提條件，無論是在預測、人事決策方面，還是在各項管理活動中，均發揮著舉足輕重的作用，在人事檔案管理工作中運用數字信息化技術，能顯著提升整個人事檔案工作的運作效率與管理水平，還能將人事檔案信息資源所具有的內外作用、價值、效能，以一種最為直接、最有效的方式展現出來。（2）醫院人事檔案管理過程中，通過數字信息化管理方式、方法、模式的系統化運用，能夠充分發揮醫院當前各方面優勢，依托自身軟、硬件資源，將有關人事管理的各方面內容，高效化、深層次、準確的完成，比如數據資源錄入、數據儲存、信息查詢及檔案調用等，而通過將檔案信資源進行規范化歸類與整合，所構建完善的、先進的、實用的人事管理系統，能夠實現人事檔案管理整體工作量的大幅降低，實現從繁到簡的跨越。此外，還能及時錄入各類新生成的人事信息，因此，通過數字信息化的運用，能大幅提升人事管理工作時效性。（3）呈信息數字化狀態的醫院人事檔案資源，不僅便于查閱與調取，而且還方便保存與運輸，對于既往紙質檔案信息資源所存在的諸如調用投遞不便、遺失、磨損等問題，能夠較好的將之避免與消除。此外，通過數字信息化管理，能通過多種方式維持檔案資料內容的完整性與保密性，如授權訪問、系統加密等。所以，在醫院人事檔案管理中運用數字信息化技術，能大幅提升前者使用的安全性、完整性與便捷性。（4）無紙化辦公是當前企事業單位積極推崇的一種辦公管理模式，而將數字信息化技術應用于醫院人事檔案管理中，能大幅減少紙張使用量，諸如云儲存等工具，能夠實現各類資源的可重復利用，因而，在人事檔案管理過程中，能使其各項管理成本得到大幅降低。

2.醫院人事檔案數據信息化管理中的突出問題及原因

2.1缺乏長遠發展規劃

針對發展規劃來講，實際就是為了能夠達成人事檔案數據信息化管理目標，而制定的中長期任務目標。對于醫院人事檔案工作而言，如若其未能制定科學、長遠的發展規劃，或在實際運營中與之相背離，那么醫院在此領域實際管理建設當中，便無法從真正意義上做到從實際出來，也就難以切實有效、高效性調動醫院各方面資源（如人財物、政策等），除此之外，如若為制定合理的發展規劃，那么隨之向對應的信息化管理意識、制度等內容，也就無法真正意義上做到與時俱進，長此以往，現實需求越發難以得到滿足。當前，在全部開展人事檔案數據信息化建設的醫院當中，指定有全面信息化規劃的占比為41.23%，制定有發展規劃但不全面占比為34.56%，從整體層面來講，其在規劃占比方面還是相對較高的。但通過現實調查發現，那些制定有相對較全面規劃醫院，以大型化、高水平的綜合性醫院居多，這些醫院具有許多先天優勢，比如軟硬件水平，再比如資金投入，可謂優勢顯著，此外，這些醫院無論是在數據信息化技術上，還是在醫院現有管理與醫護工作之間的相關銜接與整合方面，均已經形成規范、體系，已發展成熟；另外，需指出的是，這些醫院在信息化建設基礎方面，均已經較早完成，現今，已經有著比較快的、高效化的發展速度與規模。而針對那些與之相反，在發展規劃雖然已經制定，但是卻未能收到較小效果的醫院來講，多為信息化建設整體水平偏低，甚至處于停滯狀態，而且還有著較低的人事檔案資料管理工作效率的醫院。對于這些醫院而言，他們非常需要借助于數據信息化技術，來推動自身的建設與深層發展，來提升自身的當前的管理質量與水平。但從本質上來講，這些醫院在推動自身信息化建設方面，未能結合自身實際來開展，在實際操作中，未能將其落實到實處，所開展的信息化建設工作，無論是在執行方案方面，還是在總體發展方向上，均較模糊，因而無法切實提升自身的信息化水平。所制定的規劃好似空中樓閣。

.2.2資金投入不足，重視程度不高

針對人事檔案數據信息化而言，其乃是近年來快速發展且已趨向成熟的一種較新型的技術方法，同時還是一種比較先進的管理理念。在實際數據信息化檔案管理過程中，要想使其變得質量好、水平更高，首先要做的便是，切實將陳舊、落后管理意識、觀念的改變作為出發點與著眼點，能夠切實認識到檔案管理的內在價值與意義，認識到開展此工作的必要性與迫切性，然后積極將之拓展，對醫院現有的各項信息資源與技術進行深化擴展與更新，基于此，開展全面、系統化的數據信息化建設。經相關調查得知，缺乏足夠重視，資金投入嚴重不足，這些已經成為對醫院更好發展造成制約的主要因素，而且還較大程度影響到了人事檔案信息化工作的高效、健康開展。醫院數據信息化建設必備條件，即為信息終端軟、硬件的升級、更新與換代，提供足夠的資金、人力投入，加大在網絡構建等的資金、技術投入。而在實際開展管理工作中，其與醫院日常醫護工作相比較，通常情況下，處在一種相對次要的地位；一些醫院不重視信息化建設，將原本用于此領域建設的資金，挪作他用，通常會將這些資金投入到醫院的傳統部門或環節中，如醫藥管理、病患診治等，而真正意義上用作人事檔案建設的資金，可謂少之又少，所以，許多醫院的人事檔案信息化建設，僅為口頭支票，并未實質性進展，也沒有切實性保障為其提供支撐。此外，一些醫院管理者還存在片面、落伍的建設理念與思維，比如一些管理者認為，只要將網絡、相關軟硬件等內容搞好，便已經算實現了檔案信息化，其并沒有真正意識到，在相關維護工作未能跟進或比較缺乏的情況下，既有軟硬件也無法將其作用發揮出來，甚至還會由此而引發嚴重的檔案信息安全隱患。

2.3人員素質偏低，缺乏復合型人才

在醫院人事檔案數據信息化建設過程中，僅完成軟硬件投入是遠遠不夠的，若離開人員的支持與支撐，那么工作便無法持續進行，工作質量也難以得到有效保證。經相關調查顯示，在許多醫院尤其是基層醫院中，其內部設置的檔案管理部門，較多未得到重視，而是出于各類工作中的次要位置，在人員安排以及崗位設置方面，沒有進行深入、系統化研究與分析，受此影響，此部門的檔案管理軟件或系統，難以將其真實效能，最大化發揮出來。其中，最為突出而且也是最為重要的問題就是，在人事檔案工作各核心崗位上，大多為一些年級偏大的人員，這些人員對檔案數據信息化認識不深，行動力不足，學習與應用檔案信息化系統效率較低。此外，這部分人員存在并不合理的檔案信息管理知識結構，通常并非專業、系統化知識的檔案管理人才，僅為其它行政或后勤部門中以轉崗方式來負責管理檔案的人員，其在檔案管理上，往往不夠專業，也缺乏精準性，因此，面對當前日益發展與更新的人事檔案管理工作，會出現無法適應的情況。

3.醫院人事檔案數據信息化建設與應用對策

3.1完善管理制度建設，始終秉持數據信息化人事檔案管理意識與理念

在建設醫院檔案管理數據信息化過程中，各項工作的前提內容便是，提升檔案管理人員對檔案工作的認識度、重視度與理解度，始終秉持正確的信息化管理理念，制定與醫院實需相符的信息化建設制度。所以，針對醫院管理部門而言，需積極與既有信息化建設資源相結合，與政策資金相融合，制定合理、規范、科學的短、中、長期發展規劃，真正落實醫院人事檔案管理數據信息化建設工作。此外，在執行中，醫院需要對醫療改革未來發展趨向進行深入研究，對醫院當前人事管理工作基本要點、宗旨、特征等，開展全面、系統化分析，針對檔案信息管理查閱、調用及轉入等環節，制定滿足當前與今后發展要求，更為科學、詳盡的管理規范，切實規避隨意篡改、編造檔案的行為，另外，還需積極完善各項流程，避免檔案丟失，通過構建規范化的人事檔案運作與管理制度，提升此方面的實際安全性、高效性與完整性。

3.2適當性增加資金投入，提升信息化人事檔案綜合利用率

首先，對于醫院而言，需以《全國檔案系統信息化建設實施綱要》為基礎，遵照其中所給出的相關規定與要求，為更好開展人事檔案管理工作，提供專業機房，為數字信息化檔案管理工作的高效性、專業性，提供切實保障。醫院須加大投資，為檔案管理部門配置更為先進的檔案管理軟硬件設備，比如檔案管理系統、速印機、電腦登，為醫院更好發展人事檔案數據信息化管理提供充足、基本的物質基礎。其次，人事檔案利用上，需確保各項內容的完整性與真實性，還需保證其動態性與全面性，把醫院人員各方面信息均詳細記錄下來，如業務能力、思想道德及個人經歷等，利用醫院局域網，將人事檔案與醫德醫風考核檔案、生技術考核檔案連接在一起，在制式統一的數字化檔案當中，有目的性的劃歸人事檔案信息，提升人事檔案實用性，增強其準確性，強化其即時性，加大其邊界性，使之能更好、更為準確、更加細致的記錄干部信息，為組織培養工作的更好開展，為優秀干部的選拔，提供切實性便利。

3.3增強人員素質，切實落實人事檔案信息化工作

當前，在數字信息化技術大發展的社會背景下，在醫院人事檔案管理工作中，為了能夠更好、更加全面、細致的推動此方面的建設，提升其質量與水平，首先須從管理者做起，積極引導他們重視人事檔案管理工作，多在管理檔案工作中運用各種實用、高效的數字信息技術。首先，對于人事檔案管理人員來考量，需以一種自覺、主動、積極的姿態，來提升自身的理論知識水平，與強化各方面操作技能，不斷豐富自身知識深度，做到從整體上、從全局上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、對各種事件的綜合分析能力等），除此之外，在日常管理工作中，還需重視并善于運用各種先進的數字軟件，在人事檔案管理實踐當中，全面、深入掌握各種先進的、能切實滿足使用需求的信息管理技能。醫院可根據當前實況，積極組織相關人員，以定期或不定期的方式，組織各種有關人事檔案管理知識學習、技能掌握的培訓活動，增強相關人員的業務水平與操作技能。

4.結語

綜上，在醫院人事檔案管理中，通過數字信息化管理的運用，能使整個醫院人事檔案管理工作，變得更加準確、更具效率，這與時展要求也相適應。將數字信息化應用于醫院人事檔案管理中，除了可以實現醫院人事檔案資源的充分利用外，還能最大程度提升醫院工作人員的工作質量與效率，乃是一種有效且與當前管理要求相符、相適應的管理方式。將數字信息化技術運用于醫院人事檔案工作當中，能將傳統檔案管理中諸多不足，以最高效、最合理的方式解決掉，因而可保障醫院人事檔案管理的實效性，促進醫院發展。

參考文獻

[1]王勇.試論數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性[J].科技創新導報,2015,12(5):211-211.

[2]尕藏卓么.應用計算機網絡進行醫院人事檔案管理是大勢所趨[J].青海教育,2015(10):53-54.

[3]虹.計算機系統在醫院人事檔案信息化管理中的應用[J].科技創新導報,2012(4):44-44.

[4]王瓊.淺談網絡信息化環境下如何做好醫院人事檔案管理[J].江蘇商論,2012(20):183-184.

檔案管理知識要點范文第4篇

檔案管理的現代化主要指管理現代化，管理現代化即管理人才知識現代化和管理方法的現代化。它不僅包括軟硬件建設的具體內容，還包括與社會發展相匹配的整體規劃。現代化文件管理相比于傳統文件管理具有如下優勢：首先，傳統的文件管理更多地分散在規劃、目標設置和人員配置中。而現代化文件管理加強了各個環節之間的聯系，通過系統協調實現共同目標;其次，檔案現代化代表了數字形式的檔案管理工作所涉及的信息，需要通過建立數學模型進行定量分析;最后，在現代信息技術的幫助下，文件管理有效地提高了信息資源的收集、整理、分析和利用的效率，通過強調管理者的主觀能動性，提高應對復雜情況的能力。

二、現代化建設在檔案管理中的應用

1.確保通過基礎設施建設有效利用檔案資源。文件管理基礎結構包括兩大類軟件和硬件。軟件設施基于計算機網絡，具有操作系統的現代管理應用軟件、數據管理系統、信息安全系統等提供科學和標準化的管理模型;后者主要是更新和替換文件管理所需的工具和設備，也因此降低了勞動力成本，與現代社會保持同步。硬件設施的核心是計算機及其網絡結構，包括數據輸入和存儲設備，如掃描儀和移動硬盤。通過構建軟硬件基礎設施，可以減少文件管理實際操作中遇到的障礙。最重要的是確保以通用的標準化形式收集、組織和存儲檔案資源，并且它能被有效和廣泛地使用以實現最大價值。2.通過信息資源建設提高檔案管理的存在價值。文件管理的存在價值是一個龐大而豐富的信息資源數據庫，所有管理工作都基于此。例如以傳統形式對管理單元的檔案資源和人工記錄進行數字化轉換，以網絡數據形式收集、接受和管理它們，并依靠計算機技術對這些數字信息進行全面組織、編輯和分類，從而建立完整的信息資源數據庫[2]。3.通過建立標準規范防范檔案管理的安全風險。由于文件管理工作的所有設備載體都得到了適當的安排，因此通過網絡有效地保護核心信息資源，營造一個高度連接的環境。從風險管理和控制的角度來看，唯一可能給文件管理工作帶來安全風險的只是人為錯誤和制度缺陷。例如，科學合理的管理系統使他們能夠以程序化的方式完成檔案管理，從而有效地減少人為錯誤;標準規范的建立是一系列制度規范，包括管理規范，業務規范和技術規范[3]，以確保檔案管理的快速有序發展。因此，又降低了由于系統缺陷導致的管理失敗等風險因素。

三、檔案管理現代化進程中存在的問題

1.檔案管理現代化意識不高。基層文件管理單位的許多老員工一直使用傳統的方法來工作。他們在日常工作中有豐富的經驗，工作非常熟練。他們認為傳統的管理方法已經非常先進，不需要改進。對于高科技的使用，他們缺乏相關的意識和能力。而且，對于文件管理單元，文件管理人員沒有相應的培訓，這使得他們對文件管理的現代化知識了解甚少，所以文件管理的現代化還沒有落實到位。2.檔案管理標準化程度不高。在實際管理過程中，管理系統復雜，但管理方法卻非常松散。同時，由于歷史原因，不同的文件管理單元基本上負責文件管理，不同文件管理單元的管理級別也大不相同。而且，文件管理單元之間的管理軟件標準還不一致，這使得文件管理的標準化程度不高。存儲的數據并不完美和準確，最重要的一點是數據資源無法真正共享。這對于實現文件管理的現代化非常不利，阻礙了文件管理水平的提高。3.檔案管理現代化人才缺失。從實際情況來看，許多企事業單位的檔案管理人員對現代管理基礎知識掌握不夠，對現代設備操作技術的掌握不夠。此外，當前的文件管理人員非常靈活，其中許多人作為兼職員工進行管理，還有一些文件管理人員年齡偏大。4.檔案管理工作落實不到位。檔案管理工作可以充分反映一個地區的歷史發展過程，為區域經濟提供前提和基礎。在這個階段，中國許多地方的文件管理領域的收集文件種類太多，但專業文件的構建非常稀缺。例如，政治檔案太多，科研檔案太少。電子文件（如圖片和視頻）的集合被忽略。在這種情況下，管理單元的檔案將存在諸如類別不完整、單一資源和信息存儲太少等問題。

四、促進檔案管理現代化的舉措

1.提升檔案管理的現代化意識。檔案管理的現代化主要體現在數據庫的建設上。組織檔案資源并將其輸入數據庫是一項非常困難的任務，這不僅是因為檔案資源的數量很大和復雜性很高，而且也是沒有科學合理的方法。因此，有必要根據原始文件管理進行層次分類：對于具有單個內容和低使用價值的文件，請提交案例文件，對于相同內容，記錄組合級別;對于涉及重要或大型復雜內容的文件卷，將實施文檔級描述。通過這種方式，可以減少一些不必要的描述，提高數據庫構建的速度，并節省大量的財務、人力和物力[4]。2.加大對現代人才的培養和引進力度，提高管理者的素質。建立完善的人才引進機制。在現代檔案管理工作中，人是最重要的因素，管理人員的素質決定了檔案管理工作的水平。充分運用各種現代科學知識和技術進行檔案管理。加強對現有管理人員的培訓，努力提高整體素質。通過各種培訓方法，檔案工作者可以不斷吸收和消化各種有用和相關的知識，并獲得更多有用的現代管理知識和技能。努力培養具有現代管理水平的綜合性、高水平的檔案管理人才。

五、實行檔案管理現代化的意義

1.大幅提高檔案管理的工作效率。在現代化的幫助下，檔案資源以信息和數據的形式存在，并通過網絡進行數據共享、數據檢索、數據查詢等，實現了信息資源的多次利用[6]。此外，由于計算機等現代設備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯率。2.信息資源的開發利用更為順暢。文件管理的對象是信息資源，通過開發和利用信息資源，實現自身價值。通過現代手段，信息資源的存在已經從傳統的文字和圖表轉變為電子數據，實現了內容的豐富和存儲空間的擴展。因此，信息資源的開發和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.顯著提升檔案管理的服務質量。文件管理的最終目標是為各行各業提供信息資源，現代化為實現這一目標提供了極大的便利。比如：現代化建設下的文件管理是以數據庫的形式存儲各種信息資源，這允許快速調用和引用數據，而不受時間和空間的限制，以便于使用和二次開發。

參考文獻

[1]楊麗娜.建設工程檔案管理與工程質量的關系及管理要點[J].企業改革與管理，2016（21）：20+23.

[2]朱峰.關于檔案管理現代化若干問題研究與思考[J].黑龍江史志，2013（17）.

[3]吳后瓊.實現檔案管理現代化的對策探討[J].學理論，2011（4）.

[4]陳偉艷.檔案管理現代化建設淺析[J].黑龍江檔案，2016（1）.

檔案管理知識要點范文第5篇

【關鍵詞】高職院校;信息化;檔案管理;管理創新

目前，隨著檔案信息化建設步伐的加快，數字化、網絡化技術被廣泛應用于人事檔案管理工作。但針對高校的人事檔案信息管理工作來說，則存在著檔案管理人員認識不夠、管理方式傳統落后、缺乏適應性較強的人事檔案管理系統等不足。這些因素嚴重制約了高校信息檔案管理工作向著更長遠的方向發展，影響檔案管理效果。基于此，加強高職院校檔案管理信息化建設顯得尤為重要。

一、當前高職院校信息化檔案管理的要點探析

(一)紙質文件與電子文件歸檔仍需同步重視。電子檔案管理模式下，歸檔載體變得更為多樣，同一份檔案會有紙質與電子兩種形式。因此，電子檔案在安全性上能得到較高的保障。及時電子文件損壞，也有原版紙質原件文件。這也就是為什么在電子化檔案管理模式下，仍需重視對紙質檔案歸檔的原因［1］。在當今高校，檔案管理電子化推進進程進展不一，甚至存在著辦公電子化尚未完全普及的現象。這其中難以推進的原因較為多樣，最常見的原因即為資金不足，更深層次的原因在于國家針對電子檔案的法律管理部分立法尚未完善，雖然其在查閱借取方面較為便捷，但同樣一份文件，紙質版檔案一定比電子版檔案有法律效力。針對這一現狀，高校檔案管理人員應對歸檔檔案所涉及的類別，法律意義，實際效力進行更深一步探討。不論何時，都不應當放松對紙質文件的管理，檔案歸檔時必須保持同步，同時立卷。控制兩者相互歸檔時紙質文件與電子文件能夠相互對應，在數據庫中能找到每一頁的詳細內容。

(二)電子檔案的安全管理需得到加強。檔案安全管理，一方面需要充足的技術支持;另一方面需要檔案管理人員自身具備足夠的安全意識。從數據庫安全方面，軟硬件能否穩定運行，網絡環境是否安全，是否存在數據庫漏洞等內容均是影響因素。故在實際工作中，要做好電子檔案的安全管理，需緊抓如下工作:思想認知維度，要認識到檔案泄露后對于高校對于社會的影響，能夠從工作的各個環節中層層把關、層層負責，強化流程管理［2］。安全技術維度，定期開展對檔案管理系統進行更新，更新其內部病毒防范機制，用戶準入機制等。做到未經授權的用戶無訪問檔案權利，獲得部分訪問權限的用戶僅可開放一定權限;同時在數據傳輸途中，能夠做到數據不被攔截，數據加密等安防性干預。在檔案的閱讀與更改方面，也是影響檔案安全度的重要因素之一，在此將引出安全管理能力的第二點，檔案內容原始性的保證。電子檔案作為數據的集中性表現，其在內容與形式上很容易被改動，不論是出于有意或是無意。故在系統安全性防范文件原始性保存方面，應對具備檔案修改權限的用戶層層限制，最大程度的做到無權限的用戶難以進入，看不見，改不了。通過措施干預保證電子檔案的真實性與完整性。當有關檔案管理細則發生更改時，應當根據文件核心精神，對電子檔案操作模式重新規劃。針對重要程度較高的，且需長時間持續保存的文件，人事任命文件等，辦理權限需交由專人，并單獨設置一監督人員，嚴禁越權辦理，嚴格按照規定操作程序開展工作。從設備配備的安全角度來看，應單獨設置一處理電子檔案的電腦，且接入的網絡屬單獨支線的校園內部網，最大限度地提升專用網絡安全程度。同時，在電子檔案準入制度方面，則應用用戶口令予以約束，定期更換統一的用戶口令，也減少了信息泄露的幾率，即使對于存在檔案管理人員人動的情況，也不會發生檔案信息泄露;從信息存儲安全的角度看，部分高校存在多個校區，但高校整體間的人事檔案信息是共用的，則此時，檔案管理人員需根據學校自身情況及部門設置，選擇是否需要異地存儲，多套備份等［3］。

(三)采取多元化管理措施，保證電子檔案能長期有效保存。電子檔案的儲存完整性受到多方面因素限制，詳細為檔案讀取系統的解碼方式、儲存介質理化性質是否穩定、電子檔案磁盤放置方式能否保證磁盤與磁盤之間不受影響等。具體到實際人事檔案管理工作來說，則需注意以下事項:首先，能否開展對電子檔案的有效維護與檢測。考慮到電子檔案載體較為多樣，各類載體的理化性質有著些許差異，不能按照統一的保管模式管理，同時加之以儲存環境難以受到人為因素調控，則無形中增加了信息儲存的質量風險。另外，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術加以轉換。因此，應對電子文件至少每半年開展一次信息安全性檢測與備份。并將每次驗收與檢測的結果記錄到檔案管理登記表中。這類電子介質存儲的硬盤等載體，均專人、專地儲存，且不得外借。同時建立相關信息管理維護日志，為日后復核工作的開展提供便利。

二、高職院校信息檔案創新化建設的對策與管理干預

(一)人事檔案管理信息化，網絡化。將通過審批的人事檔案全部電子化處理，并錄入數字化檔案信息管理數據庫中。根據檔案類別的不同，予以同類型分類，并建立多種匯總檢索方式，使電子檔案的查找方式能更加多元化。對于特殊類型檔案來說，如保密級別較高的、僅具有一份檔案，對安全保存要求較高的檔案，應在常規保管基礎上，根據檔案密級，設置相關的查閱權限，保證僅有特定人群可對檔案內容予以查看。針對部門間的檔案，其他與之無關的人或部門調取需通過審批，并對調取檔案的目的進行說明，只有被授予使用權限的用戶才能擁有部分查閱權限。這樣嚴密的權限劃分，有助于檔案信息在內部信息共享范圍內，安全的查閱。對于使用者而言，安全性與工作效率均能得到同步提升，而對于管理者而言，通過在檔案信息庫中應用SQL語句編碼方式，可使得檔案的查詢、管理、系統運行數據信息收集變得更為方便，極大地減少了檔案管理日常的工作量。

(二)上級管理部門應強化對檔案管理信息化的重視，增加資金設備與人才投入。人事檔案信息化建設初期需要投入大量的人力、物力、財力，一是在設備上的投入如掃描儀、專用的檔案管理系統、打印機、編碼系統等均需要投入大量的資金。當上述條件均具備后，為滿足檔案管理的要求，需要對系統，設備實時更新。有條件的高校，應結合設備使用主客觀情況，制定相關預算，用足夠的資金保障來更快的推進信息化建設的進程［3］。二是在人才上的投入。檔案管理信息化，一方面需要從業人員具備扎實的檔案管理基礎;另一方面需要從業人員具備能夠滿足工作需要的計算機操作技能。在信息化建設的初期，高校應聯合檔案管理人員，與本校的信息技術教師，共同探討出適宜學校實際情況的信息化管理方式。對于部分軟硬件條件配備不充足的環節，高校應適當借助外部力量，外部軟件研發團隊，共同做好信息化人事檔案的建設。

(三)應用更為簡潔底層編碼語言，充實人事檔案數據庫中的內容。人事檔案是學校長時間的人才資源積累的成果，如若對檔案內容加以合理利用，則能將檔案管理所起到的成效進一步延伸，從而強化其人才信息資源庫的作用［4］。根據學校人事檔案調取的實際需要，研發更多的，滿足實際需要的功能，從而為各類人才提供信息化的服務。在錄入檔案初期，應在檔案內容中將體現人才工作水平的項目著重體現，在擴大檔案信息資源庫的同時，錄入更多高質量的人才信息。

(四)創建新型檔案管理人才考核模式。信息化時代，對檔案管理人才提出了更高的要求。高校必須對檔案管理人員的知識結構予以全面更新，詳細為:信息資源開發素質、計算機能力素質、信息化檔案管理知識素質。將傳統上的紙質檔案管理工作，轉換為電子化檔案管理形式，例如檔案的歸檔、立卷、整理等，傳統方式下人工錄入不僅錯誤率高，且耗費的時間較長，對于檔案錄入字體的清晰度，筆墨選用等方面要求較多，這是傳統檔案管理模式下的弊端。而應用電子化檔案管理模式，則能一站式的將上述工作通過電腦錄入，準確且便捷完成，不必擔心字體錄入不清，選用的筆墨不符合規定等繁雜的要求。故只有將檔案管理與計算機操作技術緊密融合，充分挖掘檔案的價值，才能更好地開展檔案管理工作。當今優秀的檔案管理人員，不僅需要具備細致、嚴謹的管理心態，開展實際工作，還應對檔案中所蘊含的價值予以充分挖掘，總結規律，開展專題研究，著成。在提升自身工作能力的同時，頭腦中的知識也可以不斷更新，這類人才是新時代高校檔案管理所迫切需要的人才，所有檔案管理人員都應向著這一方向發展。故而，在檔案管理人員的考核方面，可按照以下模塊展開考核:檔案管理實踐能力、計算機基礎操作能力、信息化檔案管理能力、與素質拓展模塊的考核［5］。根據考核成績分布，也使得檔案管理人員能夠對自身工作中的薄弱點予以識別，展開針對性地工作訓練。

三、結語

綜上，無紙化辦公是文職工作發展的必然趨勢，更是檔案界發展的主流方向。高校在進行人事檔案管理是越依賴計算機，無紙化進程推進速率也就越快。伴隨著高校每年應儲存、管理的人事檔案越來越多，傳統的純手工工作方式將會帶來巨大的工作量。因此，高職院校應緊跟社會發展信息化的腳步，結合發展實際，革新理念，整合資源，充分挖掘人事檔案所蘊含之價值，為更好地推進人事檔案之于學校發展不斷奮斗，為部門領導和工作人員提供更優質的服務。

【參考文獻】

［1］楊光民．檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢［J］．建筑工程技術與設計，2020，2(24):34，61

［2］孟令穎．創新檔案管理理念實現檔案管理信息化更新［J］．建筑工程技術與設計，2020，5(23):34～35

［3］邵亞偉．“互聯網+”高校黨建檔案信息化管理研究［J］．蘭臺世界，2020，1(8):79～82

［4］梁天峰．電子文件的特性及其歸檔與管理［J］．邊疆經濟與文化，2007，9

［5］閆麗俠．數字化時代構建高校檔案管理的信息化［J］．黑龍江科學，2020，11(15):110～111

［6］趙萱．電子檔案管理應注意的幾個問題［J］．機電兵船檔案，2010，8

［7］羅敏華．淺談建筑企業電子檔案管理工作中應注意的幾個問題［J］．廣東科技，2007，8

［8］郝慶．如何做好電子檔案信息資源的有效管理［J］．華章，2012，5

［9］魏麗．電子檔案在新聞采編中的作用［J］．新聞采編，2013，4

［10］李劍華，于金玲．辦公自動化在檔案管理實踐中的應用［J］．遼寧經濟，2006，12

［11］孫英．淺談高校電子檔案的保存與維護［J］．中國科技信息，2006，14