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檔案管理基本流程范文第1篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；質(zhì)量管理體系

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2012）16-0190-02

在檔案管理工作體系中，融入ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，無疑使其工作更加具備系統(tǒng)性與專業(yè)性，所以這就需要現(xiàn)代檔案管理工作從業(yè)工作者能夠具備高度從業(yè)素質(zhì)與社會(huì)責(zé)任感，有著踏實(shí)的工作上進(jìn)心以及務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，以此才能在ISO質(zhì)量管理體系理論支持下發(fā)揮出檔案管理工作的實(shí)踐能力及工作水準(zhǔn)。此外，處在目前國(guó)內(nèi)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)濟(jì)逐步提高及其自動(dòng)化領(lǐng)域技術(shù)的愈發(fā)完善的趨勢(shì)下，也無時(shí)無刻不在要求著檔案管理工作必須結(jié)合深刻的理論及基礎(chǔ)方法作為指導(dǎo)其工作順利進(jìn)行的衡量標(biāo)準(zhǔn)。而ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)則正是新時(shí)期下檔案管理工作的重要執(zhí)行依據(jù)與理論基礎(chǔ)。

一、ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)理論基礎(chǔ)簡(jiǎn)述

ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)理論基礎(chǔ)主要包括：為客戶服務(wù)著想、組織管理、強(qiáng)調(diào)集體參與、基本方法及原則、基本體系標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用管理、實(shí)踐改革、以及決策安排等。也就是說，ISO質(zhì)量管理體系主要強(qiáng)調(diào)的是以執(zhí)行文件及其實(shí)踐理論、方法等的建立去為客戶群體服務(wù)，逐步通過體系標(biāo)準(zhǔn)的改革、應(yīng)用實(shí)踐區(qū)展現(xiàn)其現(xiàn)代化全面、周到的服務(wù)，以滿足質(zhì)量管理基本標(biāo)準(zhǔn)，以此才能讓客戶群體放心、滿意；其基本執(zhí)行原則是深化改革及持續(xù)應(yīng)用。如，根據(jù)產(chǎn)品提出一些質(zhì)量要求，就完全可以通過質(zhì)量管理體系的不斷深化改革、實(shí)踐來贏得客戶的一致好評(píng)與滿意。

二、質(zhì)量管理體系主要內(nèi)涵探究

ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是質(zhì)量方面涉及的質(zhì)量控制、質(zhì)量管理、質(zhì)量服務(wù)以及組織指揮等活動(dòng)的管理體系實(shí)踐應(yīng)用。同時(shí)，通過標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的聯(lián)系要素的實(shí)踐及改革，可不斷完善質(zhì)量控制方針，進(jìn)而達(dá)到質(zhì)量生產(chǎn)與質(zhì)量服務(wù)，使客戶及產(chǎn)業(yè)雙方都能滿意。

ISO質(zhì)量管理體系最為顯著的特性就是其文件程序規(guī)范、完整、穩(wěn)定，并且相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件具備程序化性質(zhì)。因此，質(zhì)量管理體系能夠?qū)嵺`的重要標(biāo)志則是體系文件程序規(guī)范與完善；其主要體系構(gòu)成要素則是信息載體與主要操作流程。而這些要素發(fā)揮作用時(shí)，這需要質(zhì)量體系認(rèn)證以及年度審核，進(jìn)而才能決定企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的質(zhì)量成果，是否利于其品牌效應(yīng)擴(kuò)張。

三、質(zhì)量管理體系和檔案管理的密切關(guān)系研究

（一）體系內(nèi)容緊密關(guān)聯(lián)

檔案是直觀反映組織機(jī)構(gòu)單位的活動(dòng)情況、歸檔、備查各種資料或文件的總稱。因此，檔案形成的主要來源自然是組織單位的一切活動(dòng)作為載體，而直觀的保存載體媒介則是圖文、磁盤、以及電子媒介等特殊載體，且總體分為紙質(zhì)載體與電子載體。因此，質(zhì)量體系文件與檔案記錄等一系列工作流程的關(guān)系緊密相連且不可分割。

（二）職責(zé)劃分有區(qū)別及關(guān)聯(lián)

檔案管理和質(zhì)量管理工作的各自職責(zé)范疇劃分清晰、明顯，即檔案管理自身自成體系，質(zhì)量管理體系涉及的相關(guān)工作也包括檔案管理。當(dāng)然，兩者在職責(zé)范疇、組織管理、管理方法等也各有不同，有著明顯差異。但不可否認(rèn)，ISO質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)程序文件與檔案管理工作在專業(yè)名詞、學(xué)術(shù)用語等方面有很多內(nèi)容也極為相似。所以，文件與記錄的相當(dāng)一部分工作流程實(shí)則也屬于“檔案”范疇。

（三）深化管理方法或管理手段

檔案管理工作和質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)有著重要銜接與工作業(yè)務(wù)上的交叉，兩者之間正確實(shí)踐應(yīng)用，可起到良好的制約效果，達(dá)到兩者體系內(nèi)容的依存、輔助作用。因此，為了充分貫徹ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)程序文件及資料資源的整合至關(guān)重要。其需要不斷深化文件生成、審核流程、統(tǒng)一格式等工作改進(jìn)之處，使其更利于保全文件資料的真實(shí)性和可靠性。

四、應(yīng)用質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理的重要促進(jìn)作用

檔案管理體系工作內(nèi)容本身具備嚴(yán)格的操作性、專業(yè)性以及系統(tǒng)性，而應(yīng)用質(zhì)量管理體系執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)能夠使檔案管理工作事半功倍，更能滿足其現(xiàn)代化從業(yè)要求，真正提高檔案管理工作的實(shí)踐效率，保證其執(zhí)行成果完全實(shí)現(xiàn)有章可循與有據(jù)可依，進(jìn)而能夠使從業(yè)工作者責(zé)任明晰，更具高度社會(huì)責(zé)任感，逐步形成一套權(quán)責(zé)利清晰的現(xiàn)代化作業(yè)模式，不斷促進(jìn)從業(yè)水準(zhǔn)與作業(yè)質(zhì)量的大幅度提升。具體而言，在現(xiàn)代化檔案管理中應(yīng)用質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)具備的主要作用彰顯在以下幾方面。

（一）服務(wù)意識(shí)及質(zhì)量觀念的促成

憑借質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)及其理論、執(zhí)行原則、方法等的不斷深化與實(shí)踐應(yīng)用，能夠使現(xiàn)代化檔案管理更能滿足內(nèi)業(yè)工作需求，同時(shí)能夠按照指導(dǎo)原則全面完成質(zhì)量服務(wù)，把服務(wù)工作重心對(duì)象前移，即強(qiáng)調(diào)面向大眾，客戶最終評(píng)價(jià)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否能夠達(dá)到滿意需求。

當(dāng)然，處在當(dāng)前新時(shí)期下，檔案工作者自身也要正確樹立從業(yè)觀念，把質(zhì)量服務(wù)工作做好，以此才能在服務(wù)工作實(shí)踐開展過程中，對(duì)客戶群體的服務(wù)滿意程度做到知根知底，心里有數(shù)，挖掘出主要信息資源，利于內(nèi)部體系工作內(nèi)容的決策實(shí)現(xiàn)及改革。而現(xiàn)代化檔案管理工作配合質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，可進(jìn)一步提高自身工作范疇內(nèi)的資源優(yōu)勢(shì)，建設(shè)客戶關(guān)系網(wǎng)，并利于工作者或員工的服務(wù)觀念與意識(shí)的提高。

檔案反饋的收集、分析與匯編是提升檔案信息資源管理、進(jìn)程執(zhí)行力度、開發(fā)質(zhì)量的重要舉措。憑借反饋信息的整理籌劃、分析與加工匯編，能夠及時(shí)掌握到市場(chǎng)發(fā)展建設(shè)需求，并使得檔案工作的建設(shè)思路更加暢通，從而才能高效地開發(fā)檔案信息資源，使得資源充分利用而非閑置，服務(wù)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)各組織主體。

（二）促進(jìn)工作規(guī)范化

檔案管理工作于ISO質(zhì)量管理體系產(chǎn)業(yè)相關(guān)工作的服務(wù)宗旨及理念，必須具備超強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)、工作責(zé)任觀、以及先進(jìn)的管理模式，這樣才能使質(zhì)量管理等一系列服務(wù)性第三方產(chǎn)業(yè)或者企事業(yè)等有關(guān)組織機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)正規(guī)運(yùn)作。以往，檔案管理工作流程要經(jīng)過繁縟的文件起草、刪減修改、包括打印、傳遞、后續(xù)籌劃及歸檔等都需要紙質(zhì)載體。而經(jīng)過現(xiàn)代質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)配合現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)的強(qiáng)力支持，能夠高效完成文件起草、索引、以及登記、統(tǒng)計(jì)籌劃等工作流程，讓繁縟的檔案工作流程實(shí)現(xiàn)高度自動(dòng)化。因此，質(zhì)量管理體系工作標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)踐開發(fā)運(yùn)用，能夠大幅度提高檔案管理工作的辦公效率及作業(yè)成果與質(zhì)量。

（三）應(yīng)用ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，保證信息資源完整可靠

信息資源是公司或者相關(guān)其他產(chǎn)業(yè)單位的重要寶貴資源。而檔案信息資源更具絕密性，要求真實(shí)、完整、可靠、并且能夠保證公司或者機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，這樣才能使自身組織單位保持良好競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，利于企業(yè)資產(chǎn)的保全，使管理機(jī)制的實(shí)踐性更加突出。同時(shí)，在檔案管理業(yè)務(wù)工作方面，通過質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)作為方法、理論的技術(shù)支持，能夠利于信息安全評(píng)估，降低決策不當(dāng)造成的風(fēng)險(xiǎn)損益，實(shí)現(xiàn)全程控制化動(dòng)態(tài)管理，保全信息資源的可控性與真實(shí)完整性。

五、為提高檔案管理工作成果應(yīng)用ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的主要措施探討

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)，保證工作執(zhí)行成果

信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行的時(shí)代，檔案管理的內(nèi)需建設(shè)尤為重點(diǎn)，即檔案管理內(nèi)涵與外延服務(wù)強(qiáng)度逐步提升，信息屬性已經(jīng)成為時(shí)代反映檔案實(shí)質(zhì)的基本特征。光盤、刻錄、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)工作的輔助作用很大。也就是說，信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)已經(jīng)成為了現(xiàn)代化檔案管理工作各項(xiàng)作業(yè)執(zhí)行的堅(jiān)實(shí)后盾，這就要求檔案管理工作需摒棄傳統(tǒng)僵化、桎梏的觀念及意識(shí)，要具備科學(xué)的現(xiàn)代化從業(yè)思想觀。而推行質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，就是推行全新檔案管理理念，使得檔案管理工作能夠與國(guó)際水準(zhǔn)接軌，逐步更新觀念及充實(shí)體系知識(shí)內(nèi)容等，以此才能提高質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的執(zhí)行質(zhì)量與效率。

（二）在檔案管理中制定執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

檔案的收入過程、啟封、登記時(shí)間、包括借閱操作、歸檔審核等多個(gè)流程都要以質(zhì)量管理作為依據(jù)與憑證。其目的是為了更好的結(jié)合質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案從業(yè)工作，使檔案管理更具現(xiàn)代化、專業(yè)化與系統(tǒng)化。

（三）提高檔案管理質(zhì)量與效率，需強(qiáng)化從業(yè)人員工作素質(zhì)

對(duì)檔案管理工作而言，其工作人員必須要結(jié)合工作流程、自身職業(yè)判斷能力、服務(wù)意識(shí)、社會(huì)責(zé)任感、管理思想、管理手段等進(jìn)行效率化工作。否則，在應(yīng)用質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)踐時(shí)，影響的是整個(gè)檔案管理工作進(jìn)度。因此，為保證從業(yè)人員的素質(zhì)及工作水準(zhǔn)的提高，必須要加強(qiáng)信息化建設(shè)、自身專業(yè)深化、以及掌握各項(xiàng)產(chǎn)業(yè)資歷技術(shù)等，以此才能不斷提高理論水準(zhǔn)，更好地將檔案工作管理的職責(zé)、應(yīng)用到實(shí)踐中去。

六、結(jié)語

ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的不斷深化改革、實(shí)踐應(yīng)用對(duì)檔案管理工作而言，所具備的現(xiàn)實(shí)作用和指導(dǎo)意義非常重大。因此，如何加強(qiáng)檔案工作者及相關(guān)從業(yè)人員的組織能力、從業(yè)素質(zhì)，不斷提高基礎(chǔ)專業(yè)技能顯得異常重要。也就是說，檔案管理工作人員應(yīng)堅(jiān)持“加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、上下聯(lián)動(dòng)、整體推行、積極創(chuàng)新”的基本執(zhí)行方針，重視中高層干部示范作用以及落實(shí)全體人員的基礎(chǔ)與參與作用，最終獲得高效成果。

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檔案管理基本流程范文第2篇

【關(guān)鍵詞】 財(cái)務(wù)共享模式； 會(huì)計(jì)檔案管理； 路徑

財(cái)政部的一項(xiàng)研究(2006)勾勒出財(cái)務(wù)組織的未來：工作重心開始轉(zhuǎn)向以股東價(jià)值創(chuàng)造為基礎(chǔ)參與公司戰(zhàn)略，財(cái)務(wù)變革呈現(xiàn)出以決策支持為導(dǎo)向、面向經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)、優(yōu)化財(cái)務(wù)組織降低成本等趨勢(shì)，并最終構(gòu)筑出一套高效精簡(jiǎn)的企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)。財(cái)務(wù)共享模式的建立正是這些變化中的重要一環(huán)。

企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享模式必然導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)體系、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境發(fā)生變化，引導(dǎo)企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、特別是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行變革。

一、會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境：基于財(cái)務(wù)共享模式下的變化分析

一般認(rèn)為，財(cái)務(wù)共享是成立專門內(nèi)部機(jī)構(gòu)（即財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)，F(xiàn)inancial Shared Service Center，以下簡(jiǎn)稱 “FSSC”），在企業(yè)內(nèi)部提供標(biāo)準(zhǔn)化、高效率的財(cái)務(wù)服務(wù)――基于企業(yè)集中處理規(guī)?；灰椎某杀拘?yīng)。吳一平（2009）進(jìn)一步認(rèn)為，除了提供基于規(guī)模成本效應(yīng)的事務(wù)性處理功能為主的服務(wù)外，財(cái)務(wù)共享所提供的服務(wù)內(nèi)容還應(yīng)包括以提高價(jià)值為主的專業(yè)建議，如稅務(wù)、資金管理等。財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)用具有廣泛意義，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，還可以使企業(yè)集團(tuán)優(yōu)化資源配置、提高系統(tǒng)效率、提高客戶滿意度并強(qiáng)化核心能力等（張瑞君、陳虎、胡耀光、常艷，2008）。

2005年，由于急劇擴(kuò)張帶來的管理壓力，國(guó)內(nèi)大企業(yè)集團(tuán)中興通信等開始推行財(cái)務(wù)共享模式，財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念開始風(fēng)行。財(cái)務(wù)共享模式在企業(yè)財(cái)務(wù)組織中的推行，為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，特別是會(huì)計(jì)檔案管理――環(huán)境帶來重要變化。

1.從會(huì)計(jì)檔案的管理體系上看，財(cái)務(wù)共享模式的建立往往導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理體制重心從原來依賴經(jīng)營(yíng)實(shí)體的屬地化財(cái)務(wù)管理體系變遷到依賴FSSC構(gòu)筑的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，在新體系尚不完善的情況下，推行財(cái)務(wù)共享模式可能會(huì)對(duì)傳統(tǒng)的屬地化財(cái)務(wù)管理體系、特別是屬地化會(huì)計(jì)檔案管理體系形成沖擊。

2.國(guó)內(nèi)大部分FSSC建立的財(cái)務(wù)共享模式大多借鑒西方模式，即依賴建設(shè)影像系統(tǒng)遠(yuǎn)程提供的影像資料（電子會(huì)計(jì)檔案）進(jìn)行操作，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在形成影像資料后受重視程度降低，其收集、整理、保管方式及時(shí)間安排，以及與FSSC生成的記賬憑證是否匹配裝訂等問題既受國(guó)內(nèi)相關(guān)法規(guī)管理，也受企業(yè)建立共享模式后的成本預(yù)算約束。財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理在完整性、合規(guī)性方面受到考驗(yàn)。

3.從會(huì)計(jì)檔案形成過程上看，會(huì)計(jì)檔案形成鏈條正在加長(zhǎng)。推行財(cái)務(wù)共享模式的大企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理模式從橫向的屬地化財(cái)務(wù)管理體系過渡到縱向的FSSC標(biāo)準(zhǔn)化流程管理體系，會(huì)計(jì)檔案的形成從單純?cè)趯俚刈兂蓮膶俚匾恢毖由斓紽SSC，過程長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、鏈條長(zhǎng)，其間介入多種崗位角色如收集、影像化、審核、傳遞、稽核、歸檔、整理、成檔等崗位增多，而各崗位和職責(zé)可能分別隸屬于FSSC或?qū)俚刂黧w，存在交叉現(xiàn)象，使原來基于屬地主體的管理責(zé)任開始模糊，甚至隨著財(cái)務(wù)變革和共享模式建立過程出現(xiàn)缺失。屬地化管理可以輕易發(fā)現(xiàn)剔除的風(fēng)險(xiǎn)問題往往到會(huì)計(jì)檔案歸檔或歸檔環(huán)節(jié)后才發(fā)現(xiàn)，甚或一直無法發(fā)現(xiàn)。

4.會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制和責(zé)任主體發(fā)生變化，F(xiàn)SSC作為會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制的最終主體參與到會(huì)計(jì)檔案形成過程中，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量承擔(dān)整體責(zé)任，會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制已經(jīng)成為FSSC加強(qiáng)內(nèi)部控制并滿足外部監(jiān)管要求的重要環(huán)節(jié)。

5.除紙質(zhì)媒介外，會(huì)計(jì)檔案的形成、保管、調(diào)閱環(huán)節(jié)還出現(xiàn)了電子媒介會(huì)計(jì)檔案。生成電子會(huì)計(jì)檔案可以為會(huì)計(jì)檔案信息存儲(chǔ)、利用等方面創(chuàng)造條件，但也產(chǎn)生了諸如新內(nèi)控防范點(diǎn)設(shè)置、會(huì)計(jì)檔案完全數(shù)據(jù)化（影像化）難度、電子文檔存儲(chǔ)利用合法合規(guī)性、大量自動(dòng)或半自動(dòng)生成的過多集成、系統(tǒng)、清賬憑證等新問題。

二、環(huán)境變遷條件下會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)與內(nèi)涵

（一）會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境發(fā)生的變遷，導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作呈現(xiàn)以下特點(diǎn)

1.從工作地點(diǎn)上看，由于財(cái)務(wù)共享模式建立是變橫向的屬地財(cái)務(wù)管理體系為縱向的FSSC標(biāo)準(zhǔn)化流程管理體系，為符合《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的會(huì)計(jì)檔案裝訂、完整性等要求，并滿足企業(yè)基于共享模式下紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并行情況的內(nèi)控要求，紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案會(huì)從屬地流向FSSC所在地，完成其空間轉(zhuǎn)移過程，無論其轉(zhuǎn)移發(fā)生時(shí)間是會(huì)計(jì)檔案發(fā)生當(dāng)期還是以后各期。

2.從工作范圍上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案從屬地流向FSSC所在地的過程還伴隨發(fā)生會(huì)計(jì)檔案收集整理、數(shù)據(jù)化（影像化，掃描）、流轉(zhuǎn)過程管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、成檔等多項(xiàng)工作。會(huì)計(jì)檔案管理的工作范圍與從前局限在成檔后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理相比，又向前延伸到會(huì)計(jì)檔案成檔前的多個(gè)環(huán)節(jié)；從以前僅僅局限于某屬地，進(jìn)一步延伸到FSSC提供財(cái)務(wù)共享服務(wù)的全范圍。

3.從工作內(nèi)容上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅是事后收集整理，以及由此延伸出來的標(biāo)準(zhǔn)制訂和執(zhí)行監(jiān)督工作，還包括組織、協(xié)調(diào)會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)會(huì)計(jì)檔案中可能體現(xiàn)、包含的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行甄別、處理、控制，包括會(huì)計(jì)檔案信息的整合及多角度、全方位、長(zhǎng)距離的充分、有效利用，包括會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)保管模式、標(biāo)準(zhǔn)的研制與革新。

4.從政策條件配合上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理觀念、歸檔手段、存儲(chǔ)方式等的改革要求與現(xiàn)行相對(duì)滯后的法律法規(guī)要求存在一定差距，仍需要一定時(shí)期的磨合；政策方面對(duì)財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)涵、方式、范圍、觀念、要求等方面缺乏認(rèn)識(shí)，短期內(nèi)難以突破和創(chuàng)新。

5.會(huì)計(jì)檔案介質(zhì)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介為主轉(zhuǎn)向紙質(zhì)和電子媒介并重，從屬地化紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)走向紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)并行且日趨分離。由于財(cái)務(wù)共享模式下工作的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，日趨分離的會(huì)計(jì)檔案并行流轉(zhuǎn)流程實(shí)際上成為會(huì)計(jì)稽核體系和會(huì)計(jì)檔案管理工作重構(gòu)的客觀條件。

（二）財(cái)務(wù)共字模式下，會(huì)計(jì)欄案管理工作的內(nèi)涵

根據(jù)對(duì)財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境變遷的認(rèn)識(shí)，以及會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了實(shí)質(zhì)變化。財(cái)務(wù)共享環(huán)境下的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作應(yīng)該跳出傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理觀念，從會(huì)計(jì)檔案的縱向流程和成檔鏈條上的多環(huán)節(jié)、多崗位角度考慮，從風(fēng)險(xiǎn)控制、質(zhì)量保證和會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)三方面重新確定會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)涵。

1.財(cái)務(wù)共享模式下，原來屬地財(cái)務(wù)管理體系下的會(huì)計(jì)稽核責(zé)任被取消并由FSSC取而代之，F(xiàn)SSC核算會(huì)計(jì)依賴影像系統(tǒng)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行局部會(huì)計(jì)稽核，進(jìn)入FSSC的各種紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性，其與相關(guān)影像資料是否保持一致，是否遵循統(tǒng)一的法律法規(guī)或內(nèi)部規(guī)定，對(duì)原來不相一致的業(yè)務(wù)處理和會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)重新標(biāo)準(zhǔn)化等問題成為財(cái)務(wù)共享模式下需要面對(duì)的新的內(nèi)控防范點(diǎn)，不加以防范可能會(huì)影響核算整體質(zhì)量并造成支付風(fēng)險(xiǎn)。

因此，風(fēng)險(xiǎn)控制成為財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)涵的第一項(xiàng)，主要解決隨會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)進(jìn)入FSSC的外部風(fēng)險(xiǎn)。

2.財(cái)務(wù)共享模式是基于流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)模化處理，以求節(jié)約成本。大量存在均衡性、標(biāo)準(zhǔn)化差異的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)入FSSC進(jìn)行處理，其處理結(jié)果和質(zhì)量是否能保持基本一致、并且在對(duì)外輸出時(shí)不影響核算質(zhì)量及內(nèi)控監(jiān)管成為需要考慮的重要問題。質(zhì)量保證就是希望通過標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化手段控制在FSSC內(nèi)部流轉(zhuǎn)的會(huì)計(jì)檔案的加工處理質(zhì)量，防止處理偏差，防范自身操作失誤可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)，最終保證財(cái)務(wù)共享整體服務(wù)質(zhì)量。

因此，質(zhì)量保證是財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)涵的第二項(xiàng)，主要解決FSSC內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案處理質(zhì)量瑕疵、失誤或不一致性的風(fēng)險(xiǎn)。值得一提的是，財(cái)務(wù)共享模式下出現(xiàn)的紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并存情形，使保證雙方品質(zhì)和一致性并得到政府行業(yè)管理部門認(rèn)可成為日后推廣以電子會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱為主、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱為補(bǔ)充的檔案使用模式的基礎(chǔ)。

3.剔除和控制會(huì)計(jì)檔案外部風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部質(zhì)量問題后需要考慮的是集中化管理會(huì)計(jì)檔案服務(wù)質(zhì)量和感知如何提升、延伸和革新會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)和規(guī)范管理等問題，具體包括紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)、備份、日常保管、調(diào)閱及遠(yuǎn)程調(diào)用、整合利用，以及原有存儲(chǔ)模式革新和低碳化問題等。

會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)屬于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作范圍，但結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理工作電子化、低碳化、遠(yuǎn)程調(diào)閱和決策支撐等行業(yè)變化新趨勢(shì)，這項(xiàng)工作被賦予新的內(nèi)涵。

究其實(shí)質(zhì)，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作其實(shí)就是財(cái)務(wù)共享實(shí)施過程中各類會(huì)計(jì)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化及檔案信息綜合利用，是基于會(huì)計(jì)檔案生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)形成的會(huì)計(jì)稽核和內(nèi)控系統(tǒng)。

三、未來之路：基于共享模式的判斷

20世紀(jì)80年代，西方經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢，為追求成本節(jié)約，福特汽車在歐洲設(shè)立第一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。從那時(shí)起，財(cái)務(wù)共享模式成為全球絕大多數(shù)跨國(guó)公司、500強(qiáng)企業(yè)節(jié)約成本的重要工具，經(jīng)濟(jì)全球化及網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)推動(dòng)了這一趨勢(shì)不斷增強(qiáng)。

中國(guó)企業(yè)推行財(cái)務(wù)共享模式對(duì)節(jié)約企業(yè)成本、增強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管控力度等方面也有很大好處，但由于傳統(tǒng)管理理念以及特殊的發(fā)票管理體制等原因，中國(guó)企業(yè)推行財(cái)務(wù)共享模式的同時(shí)也面對(duì)國(guó)家對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、特別是會(huì)計(jì)檔案工作更加嚴(yán)格的管理，構(gòu)成了中國(guó)推行財(cái)務(wù)共享模式不可避免的成本。

既然不可避免，就要努力轉(zhuǎn)化。可能路徑有：

（一）擴(kuò)大處理規(guī)模

在財(cái)務(wù)共享的基本模式下，進(jìn)一步整合與會(huì)計(jì)檔案各環(huán)節(jié)相關(guān)聯(lián)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，在綜合平衡寄送、存儲(chǔ)、溝通的成本基礎(chǔ)上，建設(shè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化處理平臺(tái)，通過規(guī)模效應(yīng)平衡與會(huì)計(jì)檔案處理工作相關(guān)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作成本；而在規(guī)?；A(chǔ)上的標(biāo)準(zhǔn)化形成國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)后，大型企業(yè)FSSC會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)處理能力甚至可以考慮對(duì)外承接更多會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化處理工作，加快回收建設(shè)FSSC所投入的成本。

（二）增加處理事項(xiàng)

在財(cái)務(wù)共享的基本流程上，綜合利用會(huì)計(jì)檔案的生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)增加提取或處理審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)控制、其它業(yè)務(wù)管理等部門所需要的基礎(chǔ)信息或事項(xiàng)并進(jìn)行初步加工，作為上述部門日常管理和發(fā)現(xiàn)問題的數(shù)據(jù)來源，減少上述部門日常基礎(chǔ)檢查工作成本及頻繁調(diào)用會(huì)計(jì)檔案導(dǎo)致的成本。比如在檔案形成后進(jìn)行檔案稽核，不僅可以檢查以前環(huán)節(jié)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作質(zhì)量和存在的問題，還可以通過統(tǒng)計(jì)手段和標(biāo)準(zhǔn)化方式提取、記錄、整理會(huì)計(jì)檔案中體現(xiàn)的、不同業(yè)務(wù)處理可能存在的問題、瑕疵或征兆，尋找業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并定期出具檢查結(jié)果報(bào)告提供給相關(guān)職能部門進(jìn)行共享。

在中國(guó)特定國(guó)情下推行的財(cái)務(wù)共享模式，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作從原來橫向、屬地化處理特征轉(zhuǎn)化為縱向、流程化處理特征，并與縱向處理流程各環(huán)節(jié)進(jìn)一步融合。無論從形式還是內(nèi)涵上看，會(huì)計(jì)檔案管理工作都已發(fā)生變化，需要以新的眼光審視和積極把握。在財(cái)務(wù)共享模式剛剛起步的今天，最需要的就是盡快探索并推出基于新環(huán)境、新內(nèi)涵的會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

【參考文獻(xiàn)】

［1］ 上海國(guó)家會(huì)計(jì)學(xué)院.成為勝任的CFO

――中國(guó)CFO能力框架研究報(bào)告[M].經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2006.

檔案管理基本流程范文第3篇

摘要：評(píng)價(jià)建筑工程的總體質(zhì)量時(shí)，不可僅僅關(guān)注工程實(shí)際的性能和相關(guān)硬件條件，還要看有關(guān)的工程檔案是否真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。本文立足于目前我國(guó)工程檔案管理中的現(xiàn)狀分析，并基于筆者多年從事園林項(xiàng)目工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提出了有積極意義的工程檔案管理新模式。

關(guān)鍵詞：工程檔案管理 項(xiàng)目管理 現(xiàn)狀分析 對(duì)策

一、傳統(tǒng)工程檔案管理模式的特點(diǎn)

（一）重視保管工作，忽視檔案的重要價(jià)值，園林知識(shí)薄弱。檔案的管理人員主要以工程文件、實(shí)體檔案保管為重點(diǎn)，且具有較強(qiáng)的封閉性，無法發(fā)揮檔案管理對(duì)工程項(xiàng)目監(jiān)管的重要價(jià)值，也沒有體現(xiàn)利用工程文件和檔案為工程項(xiàng)目建設(shè)提供有效的服務(wù)的理念。有些園林檔案管理者對(duì)園林知識(shí)缺乏認(rèn)識(shí)，只是憑借一些常規(guī)的理解去收集資料和檔案，一直以來收集的檔案不齊全，更談不上完整和系統(tǒng)。所收集的綠化工程檔案不能真實(shí)、全面、客觀地反映園林綠化建設(shè)種植的主要活動(dòng)過程，直接影響了綠化工程檔案的整體質(zhì)量和價(jià)值。

（二）大多是事后控制，缺乏全局性的控制。檔案管理工作在單位管理運(yùn)行中處于“雞肋”的地位，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，缺乏工作積極性。在文件的收集方面，檔案管理人員一般不會(huì)提前介入工程文件的管理，缺乏全局性管理的理念。同時(shí)，大多企事業(yè)有關(guān)部門“各自為政”，這就造成文件收集的不完整和檔案信息的極為分散，利用也極其不便。

（三）單方面追求經(jīng)濟(jì)效益而忽視檔案管理。目前，工程項(xiàng)目管理相關(guān)部門忽視工程文件的收集、整理、保管、利用。企、事業(yè)單位通常將經(jīng)濟(jì)效益放在日常工作的首位，但是，這種傾向使企、事業(yè)單位忽視了對(duì)工程文件和檔案的全面管理，不利于企、事業(yè)單位的健康有序發(fā)展。

二、基于項(xiàng)目管理的工程檔案管理模式的特色

園林綠化檔案作為園林綠化科技，生產(chǎn)活動(dòng)的記錄，是在各項(xiàng)城市園林工作中所形成的的檔案與其他檔案相比，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。一般會(huì)運(yùn)用基于項(xiàng)目管理的工程檔案管理模式。其是指在有限的時(shí)間和資源條件下，以項(xiàng)目管理的理念和原則為理論指導(dǎo)，將工程文件、檔案管理和工程項(xiàng)目建設(shè)的程序和流程進(jìn)行有機(jī)地結(jié)合起來，運(yùn)用相關(guān)管理技術(shù)、方法使工程文件、檔案管理與工程項(xiàng)目管理之間相互推動(dòng)。這主要包括以下三個(gè)方面：

（一）高效完成工程文件和檔案的管理職責(zé)?；陧?xiàng)目管理的工程檔案管理模式是一種高效的行動(dòng)，也正是園林綠化工程文件、檔案和工程建設(shè)的基本要求。園林檔案管理人員應(yīng)在一項(xiàng)工程開展之前就要了解工程文件和工程檔案的全部信息，并進(jìn)行及時(shí)地匯總和歸檔。這項(xiàng)工作可以順利地保證工程文件和工程檔案的完整性，有助于有效完成工程文件、檔案的收集和歸檔等工作，并為下一步工作做好鋪墊。

（二）規(guī)范完成工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)流程及各項(xiàng)業(yè)務(wù)。綠化效果的最佳狀態(tài)不是在建成之時(shí)，而是在日后。所以園林工程檔案人員要充當(dāng)工程建設(shè)活動(dòng)的“監(jiān)察員”。工程文件和檔案管理人員能夠利用工程文件和檔案的流程來控制工程項(xiàng)目的有效運(yùn)行。這是因?yàn)楣こ涛募蜋n案的各項(xiàng)工作要經(jīng)過檔案管理人員的審閱和批準(zhǔn)，而工程文件的生成、流轉(zhuǎn)和利用分別指導(dǎo)著工程項(xiàng)目建設(shè)過程中不同工作環(huán)節(jié)的具體工作的施行。當(dāng)一項(xiàng)工程建設(shè)的基本工作結(jié)束后，工程文件和檔案管理人員應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)工作人員提交合格的工程文件的信息和數(shù)據(jù)，若文件未及時(shí)整合，整個(gè)工程建設(shè)是無法進(jìn)入下一個(gè)階段的。

（三）為檔案管理工作及工程項(xiàng)目建設(shè)出謀劃策，提供多項(xiàng)渠道。園林綠化檔案的載體不僅有紙質(zhì)、感光材料、磁性材料等制成的檔案，還有一些實(shí)物，獎(jiǎng)杯，圖片，光盤之類的需要存檔的資料，這給檔案管理增加了難度，這需要園林檔案管理人員創(chuàng)新自己的工作方式和為本工作出謀策劃，提高本職工作以及工程項(xiàng)目建設(shè)的效率。這種特性是工程文件和工程檔案最大價(jià)值的體現(xiàn)，也是檔案管理工作的最終目標(biāo)。在“基于項(xiàng)目管理的工程檔案管理模式”下，工程文件和工程檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步挖掘工程文件和檔案內(nèi)在價(jià)值，并將相關(guān)工程文件在適宜的時(shí)間提供給需要的單位或個(gè)人，以實(shí)現(xiàn)有效地配置和優(yōu)化工程文件和工程檔案信息資源。

三、構(gòu)建基于項(xiàng)目管理的工程檔案管理模式的對(duì)策

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)的工程檔案

有效進(jìn)行和開展工程檔案管理工作，必須建立標(biāo)準(zhǔn)的工程檔案。其一，在填寫相關(guān)工程檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)依照標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容進(jìn)行填寫，明確提交工程文件方的責(zé)任，保證工程檔案中的信息和數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)度；其二，改革工程檔案的管理制度。項(xiàng)目管理建設(shè)時(shí)，是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的工程。必須制定有效的管理制度，日常規(guī)范工程檔案管理工作，不斷促進(jìn)工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

（二）建立項(xiàng)目管理的組織文化

1、明確工作目標(biāo)。為確保工程檔案管理工作能夠順利開展，檔案管理工作人員首先應(yīng)全面分析工程檔案的意義和作用，并明確制定管理的目標(biāo)和方向，然后分工協(xié)作來完成檔案管理工作的任務(wù)，通過管理人員工作上的溝通與交流，有利于創(chuàng)造良好的工作氛圍，有助于不斷創(chuàng)新管理方式，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率。

2、 建立健全相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高管理人員的專業(yè)知識(shí)。相關(guān)企業(yè)和部門應(yīng)建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，以提升管理人員的工作熱情，使他們能夠更加重視檔案工作的重要性，最大程度刺激管理人員發(fā)揮他們的創(chuàng)造力，優(yōu)化管理方式和工作流程。而且要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，特別是對(duì)園林、綠化方面的知識(shí)，促使從事檔案管理的工作者能夠清楚的了解本行業(yè)的相關(guān)運(yùn)作流程，更利于做好本職工作

3、增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，構(gòu)建和諧的企業(yè)文化。檔案管理工作不僅是檔案部門的工作，也是全體工作人員都應(yīng)該參與的工作，增強(qiáng)部門之間溝通與交流，增強(qiáng)他們對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)，有利于不斷完善檔案管理部門的工作，為工程建設(shè)的開展提出有效地建議。總之，項(xiàng)目管理是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)地系統(tǒng)工程，必須從易到難、有順序地開展。

參考文獻(xiàn)：

檔案管理基本流程范文第4篇

關(guān)鍵詞：任職教育；教學(xué)檔案管理；流程優(yōu)化；全壽命周期

一、任職教育教學(xué)檔案管理需求分析

（一）任職教育教學(xué)檔案特點(diǎn)

任職教育以崗位任職能力需求為牽引，施訓(xùn)對(duì)象具有明顯的層次性，施訓(xùn)周期具有明顯的階段性，施訓(xùn)模式具有明顯的多樣性。任職教育施訓(xùn)教學(xué)形式靈活、內(nèi)容豐富、方法創(chuàng)新，常運(yùn)用案例式、研討式、想定式、啟發(fā)式、任務(wù)驅(qū)動(dòng)式、理實(shí)一體化等多種創(chuàng)新教學(xué)方式。因此，任職教育教學(xué)檔案產(chǎn)生周期短、內(nèi)容豐富多樣、形式種類廣、參考價(jià)值高、收集范圍大，這對(duì)教學(xué)檔案的收集和管理提出了很高的要求。

（二）任職教育教學(xué)檔案管理問題

教學(xué)檔案管理是任職教育教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，各級(jí)教學(xué)單位設(shè)有檔案管理員，負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集、保存、匯編、裝訂等工作，目前教學(xué)檔案管理存在的主要問題有：一是歸檔不及時(shí)、不完整、不規(guī)范。由于某些教學(xué)活動(dòng)組織參與者檔案管理意識(shí)不高，教學(xué)檔案選取范圍不準(zhǔn)確，教學(xué)檔案歸檔不及時(shí)，教學(xué)檔案內(nèi)容不統(tǒng)一，檔案格式標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)造成檔案遺漏、遺失、質(zhì)量不高等問題，影響了檔案完整性、實(shí)時(shí)性、可信性。二是檔案管理工作任務(wù)量大、效率低。任職教育教學(xué)檔案產(chǎn)生的源泉多，大多院校教學(xué)檔案保存采用臨時(shí)案卷和定期案卷形式，臨時(shí)案卷主要收集平時(shí)產(chǎn)生教學(xué)檔案，實(shí)時(shí)的放置在文件盒內(nèi)。待學(xué)期或?qū)W年結(jié)束再進(jìn)行檔案選取、目錄編排、裝訂封存等工作后轉(zhuǎn)為定期案卷。檔案員進(jìn)行檔案收集和整理時(shí)，持續(xù)周期時(shí)間長(zhǎng)，檔案篩選、補(bǔ)交、修改工作多，部門間檔案管理協(xié)同程度低，一個(gè)檔案可能存在多種格式和重復(fù)收集等問題，給檔案提供者和管理員帶來很多費(fèi)時(shí)費(fèi)力工作。三是不滿足數(shù)字化建設(shè)要求。目前大多院校教學(xué)檔案存檔采用紙質(zhì)版，紙質(zhì)文檔在打印、排版、裝訂、保存、借閱等過程存在諸多不便，而且若在教學(xué)評(píng)價(jià)、教學(xué)監(jiān)察或和各種評(píng)比競(jìng)賽活動(dòng)中需要提供教學(xué)檔案電子版，則需要對(duì)紙質(zhì)版進(jìn)行掃描、拍照、圖像處理等，過程極其繁瑣。隨著院校數(shù)字校園推廣使用與大型教學(xué)活動(dòng)數(shù)字化程度普及，傳統(tǒng)教學(xué)紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的需求。

（三）教學(xué)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

傳統(tǒng)檔案管理模式存在種種弊端，廣大院校教學(xué)檔案管理者對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行了研究，提出了多種數(shù)字化檔案管理模式，開發(fā)了不同技術(shù)類型的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，解決了教學(xué)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檔案檢索、數(shù)據(jù)處理、系統(tǒng)構(gòu)建、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用等問題。這些檔案管理系統(tǒng)檔案處理流程如圖1所示，教學(xué)檔案管理中的產(chǎn)生、收集、錄入、篩選等工作量大的部分由人工完成，沒有融入到管理系統(tǒng)中，不能滿足數(shù)字化檔案管理自動(dòng)化、簡(jiǎn)潔化、系統(tǒng)化的要求。

二、教學(xué)檔案全壽命周期管理

（一）全壽命周期管理思想

在教學(xué)檔案管理的全壽命周期各階段，各職能部門既是獨(dú)立的，又是相互傳承的。全壽命周期管理是一條不可分割的管理鏈，各階段的管理是管理鏈中的一環(huán)，越是前端的環(huán)節(jié)，起到的決定性作用越強(qiáng)，它不但要管理好本環(huán)節(jié)，還要全面系統(tǒng)地為下一環(huán)節(jié)的管理著想，直至末端環(huán)節(jié)。而下一環(huán)節(jié)則須承襲上一環(huán)節(jié)的原則和設(shè)想，根據(jù)本環(huán)節(jié)在全壽命周期內(nèi)的功能制定更有效的更符合實(shí)際的管理方案和措施。只有如此，一環(huán)扣一環(huán)地延續(xù)下去才能達(dá)到周期內(nèi)管理目標(biāo)的最大化。

（二）教學(xué)檔案全壽命周期系統(tǒng)

教學(xué)檔案全壽命管理系統(tǒng)是指覆蓋檔案產(chǎn)生、篩選、收集、編存、修改、流轉(zhuǎn)、刪除等全壽命過程，以高質(zhì)量檔案內(nèi)容和高效化管理模式為目標(biāo)的檔案信息計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。全壽命檔案管理系統(tǒng)檔案管理流程中包含了檔案全壽命周期前段的建立文檔、檔案判斷、檔案錄入等環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)在由系統(tǒng)引導(dǎo)用戶進(jìn)行，也就是用戶建立文檔時(shí)就已經(jīng)納入到了檔案管理流程，解決了傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)教學(xué)文檔產(chǎn)生、收集、錄入等工作脫離系統(tǒng)單獨(dú)進(jìn)行工作繁雜的問題。

三、教學(xué)檔案全壽命管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想

1.全壽命管理流程優(yōu)化采用全壽命流程化處理設(shè)計(jì)，對(duì)教學(xué)檔案全壽命周期中的“產(chǎn)生、分類、編號(hào)、傳遞、編排、借閱”等環(huán)節(jié)，基于流程管理方式進(jìn)行協(xié)同優(yōu)化，避免了傳統(tǒng)檔案管理中人為操作的工作量大、管理效率低、不協(xié)同問題，保證了檔案質(zhì)量，提高檔案管理效率。2.編程易實(shí)現(xiàn)、操作簡(jiǎn)單構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)采用B/S互聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)，基于SQLServer數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)系統(tǒng)與ASP.NRT網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)系統(tǒng)編程實(shí)現(xiàn)，人機(jī)交互界面良好，操作方式簡(jiǎn)單，用戶可以通過校園網(wǎng)登錄系統(tǒng)進(jìn)行教學(xué)文檔的編寫、收發(fā)、查閱等基本辦公處理，檔案收集、目錄編排、數(shù)據(jù)處理等復(fù)雜環(huán)節(jié)則系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行。3.數(shù)字化推廣實(shí)用性好建立了一種全面、全員、網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)檔案收集、共享、傳遞途徑，滿足各部門檔案管理及使用要求。同時(shí)，教學(xué)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)也可以嵌入到數(shù)字校園系統(tǒng)中去，推廣實(shí)用性好。

（二）系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

教學(xué)檔案全壽命管理系統(tǒng)主要有文檔編寫、檔案判斷、檔案保存、檔案管理、檔案流傳五大功能。文檔編寫主要通過嵌入各類辦公應(yīng)用程序應(yīng)用，建立或上傳各類格式的教學(xué)文檔；檔案判斷主要是依照各部門出臺(tái)的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)所建立、上傳、接收的文檔進(jìn)行是否屬于教學(xué)檔案，如果不是則建立文檔先保存在文檔庫(kù)，如果是則需進(jìn)一步判斷屬于哪類教學(xué)檔案；檔案保存主要是在建立在檔案分類后，由系統(tǒng)根據(jù)檔案類別和日期，依據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索要求進(jìn)行文件編號(hào)和命名后保存到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；檔案管理主要是修改檔案內(nèi)容、分類，生成檔案目錄，檔案管理員還可以對(duì)檔案進(jìn)行刪除；檔案流傳主要是系統(tǒng)不同用戶之間進(jìn)行檔案?jìng)鬟f、接收。

（三）用戶與職能設(shè)計(jì)

系統(tǒng)用戶主要分為兩類：第一類是普通用戶，主要職能是進(jìn)行教學(xué)檔案初步判斷，建立新檔案，編排本人檔案，接收他人檔案，查閱部門檔案等，但普通用戶沒有刪除檔案權(quán)限；第二類是檔案員用戶，檔案員用戶除了具有普通用戶所有權(quán)限與職能外，還承擔(dān)著對(duì)被普通用戶篩除掉的非檔案的文檔進(jìn)行再次判斷與選取。另外，管理員具有刪除更改部門所有檔案的權(quán)限。

四、教學(xué)檔案全壽命管理流程優(yōu)化

教學(xué)檔案數(shù)字化管理全壽命周期所包含工作主要有建立檔案、檔案保存、檔案編輯、檔案?jìng)鬟f、檔案刪除等工作，系統(tǒng)采用“全員參與、協(xié)同合作、優(yōu)化流程、自動(dòng)處理”設(shè)計(jì)思路，根據(jù)不同用戶職責(zé)規(guī)劃系統(tǒng)功能模塊，優(yōu)化不同功能模塊之間處理流程，保證教學(xué)檔案收集范圍大、歸檔專業(yè)強(qiáng)、管理自動(dòng)化、使用效率高。所有教學(xué)文檔在建立時(shí)必須先進(jìn)行教學(xué)檔案判定，若屬于教學(xué)檔案進(jìn)行檔案編號(hào)、保存、數(shù)據(jù)生產(chǎn)等流程化處理，從檔案收集信息源頭上保證了教學(xué)檔案的完整性；普通用戶與檔案員雙重篩選檔案模式，從收集信息范圍上保證了教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)性；基于數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)訪問技術(shù)的設(shè)計(jì)，人人可以通過校園網(wǎng)登錄系統(tǒng)進(jìn)行檔案編寫、查閱、傳遞、管理，從信息使用途徑上，保證了教學(xué)檔案的利用率。系統(tǒng)功能框架與處理流程圖設(shè)計(jì)如圖4所示。系統(tǒng)進(jìn)行檔案建立、檔案管理、檔案?jìng)鏖喌墓ぷ髁鞒倘缦?/p>

（一）檔案建立流程

系統(tǒng)進(jìn)行檔案建立時(shí)主要進(jìn)行的工作有建立文檔、檔案判斷、檔案分類、檔案編號(hào)、入庫(kù)保存。

（二）檔案管理流程

檔案管理主要進(jìn)行的工作分為普通用戶和檔案員有兩種，普通用戶進(jìn)行的主要工作有檔案修改、檔案查詢、目錄生成，檔案員進(jìn)行的主要工作有檔案修改、檔案查詢、目錄生成，同時(shí)還有可以進(jìn)行檔案刪除以及對(duì)系統(tǒng)普通文檔庫(kù)檔案再次檔案判斷選取。

（三）檔案?jìng)鏖喠鞒?/p>

檔案?jìng)鏖喠鞒讨饕瑱n案?jìng)鬟f和檔案接收兩部分工作，

五、檔案全壽命管理系統(tǒng)使用制度

（一）用戶端使用控制

院校機(jī)關(guān)出臺(tái)系統(tǒng)使用管理規(guī)定，強(qiáng)制要求所有教學(xué)活動(dòng)參與者必須通過該系統(tǒng)進(jìn)行教學(xué)文檔處理。信息管理部門則對(duì)辦公計(jì)算機(jī)進(jìn)行office等辦公軟件的限制使用，同時(shí)視情將該系統(tǒng)融入到數(shù)字校園管理系統(tǒng)中，培養(yǎng)用戶的良好使用習(xí)慣，避免脫離檔案管理系統(tǒng)處理教學(xué)文檔現(xiàn)象發(fā)生。

（二）制定檔案參考標(biāo)準(zhǔn)

院校級(jí)教學(xué)檔案管理部門，制訂出各部門教學(xué)檔案收集范圍、檔案格式等標(biāo)準(zhǔn)，為用戶在進(jìn)行檔案選取和檔案編制提供指導(dǎo)，提高檔案質(zhì)量。

（三）定期組織檔案數(shù)據(jù)評(píng)比

定期組織對(duì)各部門系統(tǒng)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行公示與評(píng)比，重點(diǎn)是檔案內(nèi)容、用戶使用、檔案數(shù)量、查閱次數(shù)等方面內(nèi)容，配套相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，提高全員檔案管理規(guī)范化、自覺化意識(shí)。

參考文獻(xiàn)

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檔案管理基本流程范文第5篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理；檔案管理；人力資源

一、醫(yī)院檔案的安全利用工作

在醫(yī)院的檔案管理工作中，檔案管理工作涉及內(nèi)容比較多，檔案內(nèi)容復(fù)雜，包括員工的個(gè)人檔案、醫(yī)院內(nèi)部的各種檔案資料等，這些都是醫(yī)院檔案資料管理的重要內(nèi)容。檔案資料在利用過程中，需要經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)，在此期間，如何保障檔案資料被安全利用，是醫(yī)院檔案管理工作中需要關(guān)注的一個(gè)重要問題。要做好醫(yī)院檔案管理的安全利用工作，檔案管理部門要做好對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)檔案管理工作的協(xié)調(diào)，針對(duì)檔案利用的每一個(gè)工作流程進(jìn)行合理的評(píng)估和調(diào)研，研究出最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案調(diào)用工作方法。同時(shí)，還要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理工作人員，對(duì)檔案利用的管理工作流程進(jìn)行全面系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作系統(tǒng)有深入的理解和認(rèn)知，這樣，才能在醫(yī)院檔案利用的過程中，為檔案管理工作提供更好的服務(wù)。對(duì)于檔案管理工作的安全利用還需要強(qiáng)化保障能力，對(duì)于醫(yī)院而言，各種檔案的內(nèi)容牽涉到的關(guān)系復(fù)雜，出現(xiàn)的檔案利用中的問題風(fēng)險(xiǎn)較大，為了更好地規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，未來在檔案管理過程中，應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案利用方面的管理和考核，有針對(duì)性地對(duì)檔案利用方面的工作采取進(jìn)一步的考核，全面強(qiáng)化檔案的深入管理，對(duì)于檔案利用方面的管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化，提升考核要求，通過多種渠道和方式對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行管理，提高他們?cè)诠ぷ髦袑?duì)檔案利用的保密能力和保密意識(shí)，全方位提升醫(yī)院檔案管理的安全性和安全水平。

二、醫(yī)院檔案保密管理需要借助信息化的保密手段

相關(guān)技術(shù)部門在進(jìn)行檔案管理方面的技術(shù)支持過程中，要針對(duì)檔案管理工作的開展情況進(jìn)行具體的技術(shù)升級(jí)創(chuàng)新方面的探索，如進(jìn)行電子化的檔案管理信息技術(shù)的推廣和支撐，同時(shí)，提高檔案管理技術(shù)中信息化和電子化檔案保密系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，一方面幫助檔案管理工作人員做好對(duì)基本檔案的管理保護(hù)工作，另一方面，對(duì)檔案管理信息化技術(shù)的分析研究和推廣，也是提升檔案管理工作效率的重要支持力量。對(duì)于檔案管理工作人員而言，檔案管理工作的質(zhì)量和效率與管理方式手段密不可分，醫(yī)院檔案管理工作更是如此，除了基本的員工檔案外，醫(yī)院的檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，管理程序也比較繁瑣。技術(shù)部門如果能夠有針對(duì)性地研發(fā)出支持檔案管理工作發(fā)展的管理技術(shù)，對(duì)于檔案管理工作來說也將是提升管理工作效率和質(zhì)量的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案管理工作水平的發(fā)展提升將是一個(gè)重要支持。

三、強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的管理能力

教育對(duì)于檔案管理人員的管理工作，醫(yī)院檔案管理部門要有針對(duì)性地對(duì)員工做好教育培訓(xùn)工作。從員工的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能等方面來進(jìn)行具體的管理和培養(yǎng)。在具體的工作中，檔案管理部門要有針對(duì)性地豐富和完善部門內(nèi)部的檔案管理流程和基本職業(yè)素養(yǎng)內(nèi)容，對(duì)于員工要定期開展檔案管理工作職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的全面深刻的認(rèn)識(shí)，同時(shí)，針對(duì)檔案管理工作的發(fā)展情況，檔案管理工作部門還要不定期地對(duì)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)要求進(jìn)行調(diào)整和改變，提升檔案管理人員對(duì)自身職業(yè)素養(yǎng)的全面認(rèn)識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)地讓自己的認(rèn)識(shí)更加適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。檔案管理工作技能方面，檔案管理工作不斷發(fā)展和變化，工作的方法手段及形式也不斷變化，因此，檔案管理工作要有針對(duì)性地進(jìn)行調(diào)整和改變。其中，一個(gè)重要方面就是檔案管理人員對(duì)職業(yè)技能方面的培養(yǎng)。未來，在醫(yī)院檔案管理工作的開展過程中，要對(duì)部門內(nèi)部的員工進(jìn)行檔案管理工作新技能的培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員掌握各種信息化手段和信息化技術(shù)的培養(yǎng)，讓在職員工在工作中更好地適應(yīng)技術(shù)的變革和創(chuàng)新，讓他們自身的工作能力和工作技能能夠跟上檔案管理工作發(fā)展的時(shí)代要求。同時(shí)，在整體的檔案管理工作技能培訓(xùn)方面，要針對(duì)檔案管理工作的具體發(fā)展情況對(duì)工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，同時(shí)也可以加入考核，通過技能培訓(xùn)和考核的方式來提升檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，提高他們?cè)诠ぷ髦械哪芰驼w水平。

四、結(jié)語

未來，檔案管理工作的開展還有很多方向可以探索，醫(yī)院的檔案管理工作開展還有很多需要不斷完善的地方。檔案管理工作應(yīng)在發(fā)展中不斷創(chuàng)新，這需要每一位員工的不懈努力。

參考文獻(xiàn)

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