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檔案管理方案范文第1篇

自南京城市職業(yè)學院成立以來，從學校教務部門到各教學單位都對教學檔案建設愈加重視，逐步走上了規(guī)范化的軌道，但從整體上來看仍存在一定的問題，如：教學單位對檔案建設沒有統(tǒng)一的管理制度，部分教師對日常教學管理檔案收集不夠重視，檔案收集手段單一，經(jīng)費投入不足等。緊扣高職院校評估指標初建計算機應用專業(yè)檔案信息化管理方案蔡潔（南京城市職業(yè)學院，江蘇南京2110038）1.檔案管理制度不健全檔案管理在南京城市職業(yè)學院由校長辦公室專人負責，每年對學校各個部門的文書檔案進行歸檔管理，并負責對教學部門的教學過程檔案、學生活動檔案、設備檔案進行檢查。同時，學校教務部門、科研部門、財務部門又會專門針對教學教務、科研資料、費用資料進行更為細致的檢查。這樣就造成了一個教學單位在一個學期中，大部分的時間都在整理資料，準備檢查，且一個教學單位的檔案會由學校的多個行政部門管理，既花費了大量的人力物力，也影響了檔案管理的統(tǒng)一性、標準性。2.教師對檔案收集不夠重視南京城市職業(yè)學院的專職教師除了要承擔教學任務以外，還要擔負著一定的教學管理工作，其中就包括教學資料的收集整理、歸納總結的工作。但高校教師們受傳統(tǒng)因素影響，認為教師就是以教書育人為主，檔案收集的工作應該歸教學管理人員負責，致使他們在教學過程中忽視了教學資料的收集，往往出現(xiàn)為了應付檢查而突擊“制造”教學資料的情況，這種現(xiàn)象顯然不能達到高職院校的評估標準。3.檔案收集手段單一隨著學校對教學檔案原始資料的愈加重視，教學單位一般都能自覺地保存好各個教學活動的原始資料。但這種“保存”是無序的、資料是雜亂的、存放是隨意的，更談不上歸納總結、多媒介保存、建立檔案目錄。這里就進入了一個誤區(qū)，就是對教學檔案收集的目的不明確的誤區(qū)。教學檔案的收集不光要把原始資料保留下來，更重要的是通過對原始數(shù)據(jù)的歸納和總結，使今后工作開展更有科學依據(jù)。4.經(jīng)費投入不足檔案信息化的建設在人力、物力上都要抓。一支高素質的教學團隊如果只有滿腔的工作熱情和積極性，而沒有足夠的經(jīng)費支持，那也不能很好地做好檔案信息化建設。那種完全由手工操作編制檔案，紙質文檔保存的方式已越來越不適應當前數(shù)字、網(wǎng)絡信息化的時代了。前面說過，檔案不是只為了保存，而是為了用來共享信息，這就需要一定的計算機設備、網(wǎng)絡設備的支持。目前看來，用于檔案信息化建設的經(jīng)費顯然是不足的。

二、加快緊扣高職院校評估指標的專業(yè)檔案

信息化建設的必要性專業(yè)檔案，是指高職院校某個專業(yè)中教學、科研、黨政管理、學生工作等各種活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種圖、文、聲、像等不同形式的歷史記錄。它不僅真實地體現(xiàn)了學院的歷史面貌，同時也是衡量教學單位教學質量、管理水平、師資力量、科研水平、人才培養(yǎng)質量的一個重要標志。沒有專業(yè)檔案，就不能科學、有效、實事求是地開展高職院校的評估工作。高職院校人才培養(yǎng)工作水平評估是對高職高專院校以教學工作為核心的人才培養(yǎng)工作的全方位、全過程、全息式的綜合性評估，是促進高職院校健康發(fā)展的重要手段和措施。評估工作的關鍵是系統(tǒng)地搜集學院人才培養(yǎng)工作的主要信息，在準確地了解實際情況的基礎上，實事求是地進行科學分析，做出正確的價值判斷。高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估指標體系中有6個一級指標，15個二級指標，其中有8個重要指標，36個觀測點。其中與教學單位專業(yè)建設相關的一級指標有教學建設與改革、教學管理、教學效果。相關的二級指標有產(chǎn)學研結合、師資隊伍結構、專業(yè)、課程、職業(yè)能力訓練、素質教育、管理隊伍、質量控制、知識能力訓練、就業(yè)與社會聲譽。相關的觀測點有學生與教師比例、專任教師結構、兼職教師數(shù)量與結構、校內(nèi)實訓條件、校外實訓基地、職業(yè)技能鑒定、專業(yè)設置、教學計劃、專業(yè)教學改革試點工作、教學內(nèi)容與課程體系改革、教材建設、教學方法與手段改革、實踐訓練體系、職業(yè)能力考核、全面推進素質教育的工作狀態(tài)和效果、教學管理與學生管理情況、錄取新生報到率及畢業(yè)生就業(yè)率、社會對畢業(yè)生的綜合評價等。為了更好地做好院校評估工作，真實、完整、準確地收集專業(yè)檔案勢在必行。對于第一線的教學單位來說，必須針對評估指標，合理地制定專業(yè)檔案建設方案，利用計算機技術，建立專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)的文書檔案、教學檔案、人事檔案等轉換成數(shù)字檔案。利用計算機網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)檔案資料的實時共享，以加強交流、提高工作效率，最終更好地為評估組的專家提供第一手的原始教學資料。

三、專業(yè)檔案信息化建設的措施

1.學習評估指標，提高教師自覺收集檔案的意識隨著南京城市職業(yè)學院的報備成功，五年一輪的教學評估盡在眼前，全體教師都必須高度重視。教學單位除了要注重原始教學資料的收集，更要結合評估指標的學習，對資料進行必要的整理和分析。同時，還要加強檔案信息化建設的宣傳、培訓和指導，使全校教職員工統(tǒng)一思想認識，充分認識到專業(yè)教學檔案信息化建設對專業(yè)評估、教學改革、人才培養(yǎng)質量都有十分重要的影響，從而在平時的工作中養(yǎng)成隨時積累檔案資料的習慣，關心檔案、重視檔案。2.學校制定方案，組織檔案信息化建設的實施專業(yè)檔案信息化建設是全校性的一項系統(tǒng)工程，不是某一個系的特色，尤其針對專業(yè)評估的要求，該項工作必須做全局化的考慮。在實施前，制定好實施方案，明確全校各部門在檔案信息化建設中的任務，明確建設目標、內(nèi)容、范圍、步驟，數(shù)據(jù)載體的形式、大小、參數(shù)等，按計劃有條不紊地開展。3.健全檔案信息化管理制度，以評促建檔案信息化建設的良好開展，離不開科學合理、切實可行的管理制度。為了更好地達到評估要求，必須嚴格落實檔案信息化過程管理的責任。可由分管院長負責，教務部門、教學單位明確各自的分工和職責，對各級檔案配備專門的檔案管理責任人，對檔案工作進行監(jiān)督、檢查。4.提高檔案管理的技術手段先進的檔案管理手段不但可以提高檔案工作的效率，還能更好地實現(xiàn)信息共享，是保障檔案信息化建設的基本前提。院校應適時地根據(jù)需要加強檔案信息化建設軟硬件的投入，加大計算機設備的配備，信息化管理軟件的開發(fā)和利用，建立全校統(tǒng)一的電子文檔綜合管理目錄和檔案信息數(shù)據(jù)庫，為不同的電子資料設置不同的訪問權限，加強保密工作。記錄下每個文件的變更過程，對文件進行實時歸檔、備份等，在校內(nèi)實現(xiàn)信息最大化的交流、共享，在校外也是一個展現(xiàn)院校良好管理制度的窗口。

四、計算機應用專業(yè)檔案信息化管理實施方案

教育部《普通高等學校高職高專教育專業(yè)設置管理辦法》提出，高職院校設置專業(yè)要以社會實際需求為依據(jù)，對人才需求進行廣泛深入的調(diào)查研究、預測和可行性論證，努力減少粗放性和盲目性；把學科專業(yè)發(fā)展規(guī)律和市場經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律結合起來，正確處理適應需求變化多樣性和保持專業(yè)的相對穩(wěn)定性的關系；設置專業(yè)應符合學科專業(yè)發(fā)展和建設規(guī)劃，應與本校的辦學方向、層次、特色和規(guī)模相適應；應該具備相應的辦學條件，有科學、合理的人才培養(yǎng)方案。南京城市職業(yè)學院計算機應用技術專業(yè)是南京市重點建設學科，其專業(yè)建設的內(nèi)容嚴格按照評估標準來開展。為了很好地體現(xiàn)專業(yè)建設過程，該專業(yè)十分重視教學檔案的收集、歸納和整理工作，通過對高職院校專門評估指標的學習，逐步制定了適合學校發(fā)展和評估要求的專業(yè)檔案信息化建設的管理方案。具體做法是：針對高職高專評估指標，制定檔案目錄，設定目錄及用戶規(guī)范，由專門教師負責制定目錄資料的收集整理。同時在計算機上設立檔案存放目錄，并為每個目錄指定教師訪問權限，利用局域網(wǎng)和FTP技術，實時將原始資料上傳至FTP服務器，分管領導不定期抽查歸檔情況。

五、總結

檔案管理方案范文第2篇

隨著計算機的廣泛普及，當前各單位積極使用計算機進行業(yè)務設計，在一定程度上也使用計算機開展科學活動。隨著我國現(xiàn)代化建設進程的逐漸推?M，社會中科技建設項目越來越多，造成科技檔案數(shù)量越來越多、種類越來越繁雜，傳統(tǒng)使用的手工檔案管理手段無法滿足社會需求，因而建立了管理系統(tǒng)，借助自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化的檔案系統(tǒng)進行科技檔案管理。本文結合當前該管理系統(tǒng)的應用現(xiàn)狀，詳細分析了該管理系統(tǒng)運行問題的解決方法，這有助于社會發(fā)展。

二、科技檔案概述

科技檔案是科學技術檔案的簡稱，它主要是指在基本建設自然科學研究以及生產(chǎn)技術等活動中形成的證書、圖表、圖紙、聲像資料、文字材料以及計算材料等。這些資料不僅是我國進行相關科學活動的有效記載，同時也是眾多科學技術人員智慧的結晶以及勞動的成果，是我國開展有效經(jīng)濟建設的主要依據(jù)。任何一項技術的發(fā)展都離不開對原有科技活動的分析，只有全面地記錄科技檔案、有效地管理科技檔案，才能使其為我國經(jīng)濟建設以及科技水平的發(fā)展提供有力支持。[1]從當前社會的發(fā)展情況來看，各科學技術研究部門工作量越來越大，且當前研究手段越來越多，研究結果所能夠呈現(xiàn)出的形式也實現(xiàn)了多樣化。基于此，要想更有效地保存和管理有價值的科技檔案，相關單位就需要加強對科技檔案管理工作的重視，建立完善的科技檔案管理系統(tǒng)。

三、科技檔案管理方式的發(fā)展歷程

科技檔案管理方式主要經(jīng)歷了三個發(fā)展歷程：一是手工管理方式。這種方式是當前使用時間最長的一種科技檔案管理方式，但是該種方式具有管理效率低、管理消耗成本大、不易檢索與維護的缺點，它主要是通過借助科技檔案管理人員的力量，在了解每一項檔案的實際內(nèi)容后，將檔案進行分類，同時對檔案的主題進行記錄，并將檔案進行有效的管理。[2]由于手工方式管理的檔案為紙質版檔案，不便于保存以及備份，特別是當檔案出現(xiàn)丟失情況時，紙質版檔案無法有效找回，因而管理效率相對較低。二是計算機中心管理。該種方式有效地結合計算機管理方式與手工管理方式，通常相關部門會將科技檔案管理工作分配給專人，使其運用計算機進行檔案的單機管理，因此該種管理方式也被稱為信息孤島式管理方式。雖然該種管理方式與手工管理方式相比，具有檢索方便的優(yōu)勢，但是同時也具有安全性低、共享性差、管理效率低的缺點。三是分步自助式計算機檔案管理方式。為了有效地彌補以上兩種方式的不足，在科學技術水平不斷提高的基礎上，人們提出了分步自助式計算機檔案管理方式，使用該種方式可以借助專門的檔案管理軟件，實現(xiàn)對科技檔案的集中管理。它不僅擁有共享性強、安全性高的特點，同時還能夠節(jié)省檔案的管理時間，提高科技檔案的管理效率。

四、科技檔案管理系統(tǒng)運行問題的解決方案

（一）明確并滿足社會對科技檔案管理系統(tǒng)的需求

雖然當前在使用專業(yè)性強的科技檔案管理軟件后，與以往相比，管理效率得到了有效提高，檔案安全性也得到了提高。但是在各科技部門工作量逐漸增加、科技活動越來越多的基礎上，科技檔案管理系統(tǒng)無法有力支持檔案管理工作，因而需要加以改善。筆者在分析當前使用的科技檔案管理系統(tǒng)后，建議要想使其能夠得到更有效的利用，首先就要明確社會對科技檔案管理系統(tǒng)的需求，并在此基礎上找出滿足社會需求的方法。

現(xiàn)階段社會對檔案管理系統(tǒng)的需求主要包括以下幾方面：一是需要嚴格按照國家檔案管理條例及相關規(guī)定進行分類，并對檔案中所包含的數(shù)據(jù)進行有效的分析；二是科技檔案數(shù)據(jù)需要提交給相關的技術質量處理部門，在其進行審核編排以后，才能將檔案資料傳至科技檔案數(shù)據(jù)庫，以完成檔案數(shù)據(jù)的輸入工作；三是在檔案錄入數(shù)據(jù)庫完成歸檔前，科技檔案管理系統(tǒng)需要明確該檔案是否全面，保證科技檔案的全面性，促使后期能夠得到有效的利用；四是明確劃分檔案每一個級別的名稱，提高后期檢索的效率；五是完善數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，使檔案文件數(shù)目、檔案數(shù)據(jù)量大小以及檔案使用頻率可以得到體現(xiàn)；六是適合的科技檔案交互界面，使其能夠滿足相關人員的使用需求。

（二）優(yōu)化科技檔案管理系統(tǒng)模塊以及功能設計

在分析當前所使用的科技檔案管理系統(tǒng)后，筆者建議需要優(yōu)化科技檔案管理系統(tǒng)中以下幾個模塊：一是基本模塊，該模塊主要負責檔案瀏覽以及系統(tǒng)設置工作，在優(yōu)化該模塊時，需要全面分析當前其存在的程序化不足問題，從而明確檔案管理人員以及用戶在使用過程中擁有的權限，促使其可以為科技檔案管理人員提供有力的管理支持，同時也為科技檔案使用者提供有效的檢測環(huán)境；二是科技檔案歸檔模塊，只有將檔案進行有效的歸檔才能保證后期的使用效率，因此系統(tǒng)完善人員需要使用戶能夠在自身檔案提交客戶端上完成數(shù)據(jù)歸檔工作，促使科技檔案歸類更加準確；三是數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊，該模塊主要是檔案管理部門使用，通過這個模塊可以更加了解各檔案的使用情況，從而做好科技檔案的統(tǒng)計工作；四是借閱模塊，保存檔案的主要目的不僅是記錄當時的科技活動，更是為后期工作提供有力的資料支持，因此需要完善當前借閱管理模塊，使用戶可以借助該系統(tǒng)完成檔案借閱以及歸還操作，同時也使檔案管理人員借助該模塊可以查看到借閱信息。在完善以上模塊后，科技檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化人員還需要結合每一個模塊的功能做好其功能設計工作，促使該系統(tǒng)能夠發(fā)揮出更大的作用。

（三）做好科技檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設計與維護工作

通過上文的分析，我們能夠了解到當前所使用科技檔案管理系統(tǒng)時，其存在的最嚴重問題為科技檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫不夠完善，現(xiàn)階段科技檔案數(shù)量越來越多，相關技術人員在完善系統(tǒng)時需要強化對數(shù)據(jù)庫的設計，一方面需要擴大當前所擁有的數(shù)據(jù)庫，另一方面需要做好數(shù)據(jù)庫的維護工作。在完成數(shù)據(jù)庫設計與維護后，信息系統(tǒng)需要擁有更強的數(shù)據(jù)分析能力，促使數(shù)據(jù)庫能夠更有效地包含相關單位所提供的科技檔案信息。除此以外，由于當前科技檔案所存在的形式相對較多，因此為了保證科技檔案管理系統(tǒng)能夠更有效地打開所有形式的檔案，并對其進行分析與數(shù)據(jù)處理，這就要求科技檔案管理人員以及用戶需要擁有瀏覽其他格式文件的軟件。

建立完善的科技檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，有助于檔案管理系統(tǒng)更有效地運行，其能夠為使用人員提供更有效地保管與查詢服務。只有高效地做好檔案管理統(tǒng)計工作，才能為科學技術的發(fā)展作出貢獻。

五、結語

檔案管理方案范文第3篇

關鍵詞：機關單位；檔案管理；優(yōu)化；創(chuàng)新

檔案的顯著特點是真實性、權威性和依據(jù)性，做好檔案管理工作是確保每個單位各項事務性工作開展的基本前提。結合當前我國機關事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，其在檔案管理上都還存在管理觀念落后欠缺、管理制度不規(guī)范、監(jiān)管工作不到位、相關人員素質及能力偏低以及信息化建設步伐緩慢等問題。對此，通過仔細分析，查閱大量資料，提出以下改進意見：

1 與時俱進，致力轉變傳統(tǒng)檔案管理模式

推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉變。檔案工作基本的要求是建好管好檔案，保障檔案安全。但管理的目的在于利用，其價值的體現(xiàn)也在于利用如何把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”，最大限度地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益，是新時期檔案管理工作者的重要任務。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中“沙里淘金”、發(fā)現(xiàn)價值，把對單位有益的東西充分挖掘利用起來，使其潛在價值得到充分實現(xiàn)，為推動單位發(fā)展發(fā)揮積極作用。

比如，繞推動文化大發(fā)展大繁榮，檔案管理要發(fā)揮自身優(yōu)勢，積極提供文化資源服務，主動參與有關文化課題研究、文化項目建設、文化展覽活動、文藝作品創(chuàng)作以及文化產(chǎn)品生產(chǎn)等.當好先進文化建設的生力軍。曾經(jīng)風靡一時的系列圖書《老照片》、創(chuàng)下高收視率的電視劇《闖關東》等優(yōu)秀文化產(chǎn)品，其創(chuàng)作過程中都參閱了大量館藏資料，檔案部門給予了有力支持，這些成功范例為檔案工作參與文化建設提供了有效借鑒。

2 拓展思路，創(chuàng)新單位檔案管理服務新格局

檔案管理在服務上應由封閉型向開放型轉變，尤其要清晰地意識到新時期檔案工作的覆蓋面會更寬、受眾更廣，體現(xiàn)出更強的社會性、全民性和公益性。一是檔案利用不再局限于工作查考和學術研究，越來越多的普通公民為掌握信息或維護自身合法權益走進檔案館、登錄互聯(lián)網(wǎng)。這就要求盡快建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，這也是當前檔案工作區(qū)別于以往的重要內(nèi)容。二是檔案事業(yè)只有走出神秘象牙塔，聯(lián)系于社會、根植于大眾、服務于現(xiàn)實，才能有廣闊的發(fā)展空間，走向真正意義上的現(xiàn)代化。這就要求改變目前檔案資料“鎖在深閨人不識”的狀況，積極履行政府信息公開職責，通過規(guī)范有序地公開檔案目錄、卷宗，舉辦陳列展覽等有效形式，使社會各界與人民群眾更多地了解、利用檔案資源。三是要優(yōu)化檔案服務措施，方便人們查閱利用。這就要求做好與群眾關系密切的民生檔案以及社會文化檔案等工作，及時公開有關信息，使檔案工作更加貼近群眾、便民利民。四是要改進服務方式，探索發(fā)展諸如信息導航服務、增值服務、推送服務等以用戶為中心的檔案服務新模式。

3 多措并舉，提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作枯燥、繁瑣，因此在大多數(shù)人的認知中，檔案管理工作不僅負擔重，且沒有前途。特別是在一些公立機關單位中，檔案管理工作者晉升空間則不大，且晉升難度相對較高。因此很多機關單位檔案管理人員都多半為實習人員，或者臨時聘用人員，在編制內(nèi)的正式職工則相對較少。正因如此，當前大多數(shù)機關單位檔案管理人員都存在學歷低、工作經(jīng)驗少、專業(yè)技能欠缺等問題，所以機關單位檔案管理的優(yōu)化還需進一步提高管理人員專業(yè)技能和綜合素質[3]。

基于此，一是機關單位要重視對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)知識的培訓，鼓勵其加強繼續(xù)教育，定期對其展開培訓，并且注重培訓工作的針對性，結合管理人員自身實際情況制定專業(yè)性強、針對性強以及可行度高的培訓計劃。二是結合員工結構情況，為檔案管理人員創(chuàng)設繼續(xù)教育條件，不僅要重視提高其專業(yè)知識水平，更要重視檔案管理人員綜合素質的提升。三是引入具有信息化技術知識背景的檔案管理人員，提高機關事業(yè)單位檔案管理人員政策待遇、生活待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，用相對優(yōu)厚的條件吸引人才、留住人才，全面提高管理人員綜合素質。四是作為檔案管理工作者，其新形象就是知識領域工作者的高修養(yǎng)、高情操以及檔案服務部門應有的氣質與風范。理想當中的形象并非是一朝一夕的事情，作為檔案工作者就應該不斷的陶冶情操，通過博學和良好的職業(yè)道德素質來贏得社會公眾的敬重，這樣才能夠充分發(fā)揮好檔案的利用功能以及社會功能。五是為滿足檔案發(fā)展的需求，檔案管理工作者必須拓寬自身的知識面，以時不我待的精神學習新的技能，掌握相關領域知識，不斷創(chuàng)新管理理念，從具體的管理、服務和制度等多個方面去努力，以期適應檔案學科最新的發(fā)展動態(tài)。

4 崇尚科技，加強現(xiàn)代信息技術使用

以往機關事業(yè)單位檔案多為紙制檔案，在管理上也通常都是采用手動管理，不僅需要占據(jù)大量空間位置，檔案還極易受潮、損壞，不利于的保存和二次利用，使得機關事業(yè)單位檔案管理工作質量和效率始終難以提升，因此機關事業(yè)單位必須加強檔案管理的現(xiàn)代化建設。一是提高檔案管理的信息化程度，借助先進科技方法建立電子檔案，利用視頻、文字、條碼及射頻技術對機關單位檔案進行備份。二是創(chuàng)新機關事業(yè)單位檔案管理技術優(yōu)點是方便、辯解，不僅能夠借助服務器直接進行檔案收集、歸類、儲存，且檔案不易受環(huán)境影響，更利于檔案的保存。三是借助信息技術進行檔案管理還有利于檔案的二次利用，為檔案利用者提供更優(yōu)質服務。四是借助現(xiàn)代科技手段可以進行檔案建檔、識別、輸入、輸出、存儲及檔案總結分析等，讓檔案管理人員從傳統(tǒng)繁瑣檔案工作中解脫出來，大大提高檔案管理工作效率，從而騰出更多時間為單位、甚至為社會提供優(yōu)質高效的服務，真正使檔案信息資源共享工作落在實處。

5 結語

簡言之，機關事業(yè)單位檔案管理是一項長期的、任重而道遠的工作，單位領導，尤其是單位具體分管領導必須高度重視，切實認識到檔案管理對單位發(fā)展的重要意義，積極引導檔案管理人員樹立工作信心，擺正位置，全身心做好崗位工作，同時要有的放矢組織協(xié)調(diào)相關部門、檔案工作者適時對檔案管理的方法進行優(yōu)化更新，保證檔案管理工作的健康開展，促使檔案信息資源充分發(fā)揮出應有作用，進而促進單位各項工作的全面發(fā)展。

參考文獻

[1]李金苓.淺談如何做好機關文書檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2016，（02）：94.

檔案管理方案范文第4篇

關鍵詞：城建檔案；信息化；管理；方案

1 城建檔案信息化管理方案

1.1 加快和加強城建檔案管理的數(shù)字化建設

數(shù)字城建檔案管是城建檔案管理技術、網(wǎng)絡技術、計算機技術以及多媒體技術等多種現(xiàn)代化技術相互結合的產(chǎn)物，同時也是城建檔案管理信息化的一種表現(xiàn)形式，在一定程度上象征著城建檔案事業(yè)未來的發(fā)展方向。2001年，數(shù)字城建檔案管這一概念正式被提出，先后一些列的標準規(guī)范也相繼出臺。因而，各個地方理應該加強和加快積累數(shù)字城建檔案信息的工作，同時不斷促進數(shù)字化檔案信息利用程度的有效提升。而加快和加強城建檔案管理的數(shù)字化建設可以從以下兩個方面著手：

第一，城建檔案館應該實事求是，堅持從實際的經(jīng)濟能力和需要出發(fā)，結合全部管藏檔案信息管理信息數(shù)字化、珍貴檔案現(xiàn)代數(shù)字化、重點選擇某類檔案信息數(shù)字化以及高頻率使用檔案數(shù)字化等等途徑，將現(xiàn)在擁有的實體檔案資源轉變?yōu)閿?shù)字信息化的形式，實事求是、積極主動地不斷推進城建檔案管館藏檔案的數(shù)字化工作。具體要做到兩點：首先要充分而且要積極開展和利用電子檔案接受、利用以及保管的技術方案，制定出規(guī)范、合理的電子城建檔案信息管理的方案；其次就是要不斷加強和加快電子文件的歸類、歸檔整理，也就是要加大對電子城建檔案信息的接收、利用管理力度，爭取從源頭上促進城建檔案信息數(shù)字化管理問題的解決，借助于電子城建檔案信息管理的絕對優(yōu)勢將城建檔案轉化為信息，完善利用服務。

第二，城建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建立和建設應該借助GIS電腦軟件，建立數(shù)據(jù)庫，從而將城市地上建筑、地下管線和設施等等相關的各種信息的空間分布特征真實、完整、全面的反映出來，這是源于對城建檔案自身特征的特殊性和差異性的考慮。再就是，根據(jù)GIS軟件所建立的數(shù)據(jù)庫還方便于信息數(shù)據(jù)的管理、檢索、查詢、進一步提取數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)的進一步加工和輸出。信息資源數(shù)據(jù)庫的信息主體同時還得包括城建資料的內(nèi)容信息、城建檔案以及二次信息，而且和建設項目空間位置可以連接組成一個不斷的空間數(shù)據(jù)庫。背景數(shù)據(jù)庫作為城市基本比例尺地形圖，有利于在一定程度上確保其和城市以及其它系統(tǒng)用一樣的地理位置定位系統(tǒng)。數(shù)據(jù)的種類十分廣泛和負責，包括城市建筑、城市規(guī)劃、地下綜合管線、市政公用設施、環(huán)保、城市園林綠化以及地名等等。

1.2 進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規(guī)劃和領導工作

換句話說就是城建檔案信息管理工作還需要工作主管部門的不懈努力，進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規(guī)劃和領導，對有關城建檔案基本工作標準、規(guī)范貫徹執(zhí)行，加以落實的信息化予以一定的監(jiān)督，從而在一定程度上確保城建檔案信息化工作建立于扎實、統(tǒng)一的基礎平臺的上面。此外，工作主管部分還應該不斷建立和健全工作體制的信息化，確定專職的部門來負責和管理信息化建設的協(xié)調(diào)和組織工作，向組織城建檔案信息化建設的總體目標進軍，完善城建檔案信息的生成、傳播以及利用等等服務工作。

1.3 加快和加強城建檔案信息的網(wǎng)絡化建設

伴隨著《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》的頒布，各地城建檔案網(wǎng)站也進入了不斷建設和完善的狀態(tài)，為社會各界提供了越來越多的城建檔案信息資料，因而幫助他們解決了不少實際難題，而城建檔案資源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和開闊。現(xiàn)階段，為了進一步加強和促進城建檔案信息的網(wǎng)絡化建設，還應該將其逐步納入政府電子政務建設的整體框架體系中，力求和電子政務建設同步，加快公文、城建檔案管理的一體化和標準規(guī)范化。再就是要充分發(fā)揮電子政務平臺的作用，促進城建檔案信息網(wǎng)上查詢服務的積極開展以及城建檔案利用服務質量和利用效率的全面提高，從而做大限度地滿足社會各界對其的利用需求。具體做法有以下三點：第一，要積極爭取相關方面來加大對其經(jīng)費上的投入，促進城建檔案館信息化基礎設施的建設能夠和政府政務網(wǎng)同步，實現(xiàn)一體化，進一步推動其信息管理化建設的跨越式前進、發(fā)展；第二，不斷建設和完善城建檔案信息網(wǎng)，熟悉社會需求、分析新趨勢、研究新課題、開放新動態(tài)，迅速將經(jīng)過整合后的信息在網(wǎng)上予以，實現(xiàn)資源的共享，從而促進城建檔案信息網(wǎng)絡化建設的穩(wěn)定化前進；第三就是要主動學習和借鑒其它的有關檔案館信息化管理的經(jīng)驗，將城建檔案信息化建設事項提到議事日程中來，尤其是重視城建檔案信息化管理的建設和政府電子政務建設的統(tǒng)一、同步協(xié)調(diào)向前發(fā)展，從而促進自身的進步。

2 總結

總的來說，為了促進信息管理服務功能的早日實現(xiàn)，響應城市建設發(fā)展的現(xiàn)實需求，應該而且必須要進一步加強和加快城建檔案信息化管理建設的速度，以確保城建檔案現(xiàn)代化、信息化、科學化、規(guī)范化目標的進一步實現(xiàn)。

參考文獻

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[2]張世東.本市舉行“2008上海國際檔案信息化暨現(xiàn)代辦公技術以及設備展覽會.[J].上海檔案2008(12)

檔案管理方案范文第5篇

一、嚴格的工作人員進出檔案管理庫制度

對檔案采取安全管理工作，首先需要對工作人員的進出進行嚴格的管理和控制。因為檔案管理科室是檔案管理部門中最為重要的地方，相關的工作人員必須要根據(jù)制定的嚴格制度進出。科室的制度主要包括這樣幾個內(nèi)容：非檔案管理科室工作人員嚴禁出入檔案管理科室，如果遇到緊急情況必須要進入科室就需要做好詳盡的登記記錄；在檔案管理室內(nèi)禁止出現(xiàn)明火，做好消防安全保護工作；下班后要對檔案管理室進行嚴密的巡視和關閉窗門等，保護整個檔案管理室的安全性。

二、做好檔案管理室內(nèi)溫度和濕度的控制工作

現(xiàn)階段我國檔案資料多數(shù)仍然為紙質資料，這就對檔案管理室內(nèi)的溫度和濕度提出嚴格的要求，必須要將其控制在良好的室內(nèi)溫度和濕度中，這樣才能延長檔案資料使用壽命。檔案管理室內(nèi)一般設置有控制室內(nèi)溫度和濕度的設備，要及時對其進行查看，確保室內(nèi)的溫度和濕度保證在一定的范圍之內(nèi)。根據(jù)相關部門制定的規(guī)則，檔案管理室內(nèi)的溫度一般要控制在十四攝氏度到二十四攝氏度之間，相對濕度則保持在45%-60%之間。一旦在檢查過程中，出現(xiàn)任何溫度和濕度異常的情況，要立刻采取及時有效的措施加以調(diào)整和制止，從而使得溫度和濕度恢復到正常的狀況。

同時，還有一些相對于高檔的檔案管理室選擇利用恒溫的機器設備來確保檔案管理室內(nèi)溫度和濕度，從而不斷延長檔案的使用壽命。

三、檔案管理室內(nèi)的“八防”措施

許多檔案管理科是在對檔案進行管理和保護過程中，從八個方面加以注意和保護，這八個方面被稱之為檔案管理的“八防”措施。

（一）防火消防措施。檔案資料一般為紙質資料，所以防火工作是保護檔案安全的重中之重。這就要相關的工作人員一定要經(jīng)常性的檢查檔案管理室內(nèi)的電路，避免因為線路老化導致引發(fā)的火災。同時，要在檔案管理室內(nèi)設置專門的火災預防制度，并且在檔案管理室內(nèi)安放大量滅火設備和滅火器材等。

（二）防水措施。檔案庫房應該建立在十燥的環(huán)境下，盡量設置在辦公區(qū)的高層，遠離低地勢；庫房內(nèi)不設供水管道；檔案管理工作人員盡量不要在庫房內(nèi)喝水，以防損壞檔案

（三）防潮措施。檔案庫房管理工作人員應該嚴格控制檔案庫房的溫度和濕度，避免檔案潮濕現(xiàn)象的出現(xiàn)，保障檔案庫房的通風性良好，常對庫房進行防潮處理，確保檔案庫房干燥通風。

（四）防霉措施。檔案發(fā)霉現(xiàn)象在檔案庫房中經(jīng)常出現(xiàn)，其原因是在檔案庫房內(nèi)密集陰暗環(huán)境的影響下，微生物極易發(fā)生霉變。因此檔案庫房要及時清理檔案庫房內(nèi)的各種垃圾和灰塵；經(jīng)常對庫房進行通風，保障檔案庫房的十燥；對檔案庫房進行空氣凈化，保障檔案庫房內(nèi)空氣清新；進行一些防霉處理；確保檔案庫房內(nèi)的溫度和濕度在合理的范圍內(nèi)。

（五）防蟲措施。首先在檔案庫房的選址時，最好遠離潮濕陰暗的環(huán)境，遠離易產(chǎn)生蟲害的廚房、貨倉等地；其次，在進行檔案入庫前，要對庫房進行防蟲害預處理，在角落內(nèi)放置驅蟲藥物，做好預防措施；最后，一旦發(fā)現(xiàn)蟲害現(xiàn)象，要及時處理，對受害的檔案也要進行處理，盡最大可能的減少損失。

（六）防光措施。光的直接照射對檔案具有破壞性，尤其是紫外線，會導致紙質變脆，壽命降低。檔案庫房應盡量建設在沒有窗戶的房屋內(nèi)，減少光照。

（七）防塵措施。灰塵會對檔案造成隱形的破壞與污染，在檔案管理工作中，檔案管理人員不可忽視灰塵對檔案的破壞作用。檔案管理工作人員應該經(jīng)常對檔案進行清理，保持其清潔度；盡量采取一些行之有效的空氣凈化措施；減少人員的出入，避免帶來更多的灰塵。

（八）防盜措施。檔案庫房應該安裝防盜報警系統(tǒng)，設立安全預警機制；檔案管理工作人員進出庫房要及時鎖好門窗并確保門窗的牢固性，發(fā)現(xiàn)安全隱患，及時上報，及時解決

四、定期檢查、清點檔案

檔案人員在進行檔案管理工作時應該遵循相關工作制度和規(guī)范定期對庫房內(nèi)的檔案進行檢查和清點工作。尤其是在進行檔案遷移或更換庫房的工作時，一定要認真、細致地做好庫房的檢查、清點工作，確保庫房內(nèi)檔案無問題。

五、檔案應急管理

檔案的應急管理工作十分重要，檔案的應急管理是指在發(fā)生災害時，及時對檔案信息資源進行搶救，盡最大可能的減少災害損失在檔案管理工作中，管理部門應該根據(jù)具體情況設立檔案應急管理方案，組織專人進行培訓和預演，加強檔案管理工作人員的危機處理能力。