［提要］隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步完善，很多企業(yè)都開(kāi)始走向現(xiàn)代化管理的道路，對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行較為深入的改革。對(duì)于房產(chǎn)檔案來(lái)講，使用現(xiàn)代化管理模式能夠更好地提高管理效率，降低管理人員工作量。本文圍繞房產(chǎn)檔案管理相關(guān)內(nèi)容開(kāi)展論述，介紹房產(chǎn)檔案的管理特點(diǎn)及現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而提出促進(jìn)房產(chǎn)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理的創(chuàng)新路徑。希望為我國(guó)房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)新路徑的實(shí)現(xiàn)提供可參考意見(jiàn)和建議。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；現(xiàn)代化管理；創(chuàng)新

一、房產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

房產(chǎn)檔案與傳統(tǒng)的檔案不同，在管理方面有著自己的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在：第一，較強(qiáng)的法律性特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)所有人具有的法律方面的證明材料，房產(chǎn)所有人在申請(qǐng)和使用其他權(quán)利的過(guò)程中，可能需要使用房產(chǎn)檔案進(jìn)行相關(guān)的證明，因此房產(chǎn)檔案具有較強(qiáng)的法律性特點(diǎn)；第二，動(dòng)態(tài)屬性，雖然說(shuō)房產(chǎn)檔案的內(nèi)容一般是不需要改變的，但是當(dāng)遇到特殊情況時(shí)，也會(huì)對(duì)其中的信息進(jìn)行變動(dòng)。所以，還需要對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行妥善的管理，變更的內(nèi)容需要及時(shí)地提交并體現(xiàn)出來(lái)；第三，多元化服務(wù)的特性，這是因?yàn)閷?duì)于房產(chǎn)檔案來(lái)講，在很多地方都需要使用這些信息進(jìn)行相關(guān)的操作，所以需要多種類型的服務(wù)。因此，房產(chǎn)檔案的管理需要滿足這些需求，從而提供更加多元化的服務(wù)；第四，壟斷的屬性，對(duì)于房產(chǎn)檔案來(lái)講，一般某個(gè)地區(qū)的房產(chǎn)檔案都由當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，所以這些房產(chǎn)檔案具有壟斷的屬性。其他地區(qū)只有通過(guò)特定的流程才能夠獲取房產(chǎn)檔案的內(nèi)容。

二、房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的意義

（一）提高房產(chǎn)檔案管理效率。目前，隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的逐漸加快，很多居民的住房都需要進(jìn)行房產(chǎn)檔案的登記和管理，從而在一定程度上增加了房產(chǎn)檔案管理的工作量。同時(shí)，目前很多地方都需要對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行查閱工作，所以必須要更好地提高房產(chǎn)檔案的管理效率。而對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，能夠有效地提高其管理效率，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案檢索的效率增加，在過(guò)去主要是采用人工的方式，對(duì)房產(chǎn)檔案的紙質(zhì)版本進(jìn)行管理，效率比較低下；修改紙質(zhì)檔案的流程比較復(fù)雜，效率比較低，處理流程比較長(zhǎng)；同時(shí)，人工管理的方式，很多處理流程都需要相關(guān)人員的介入，需要大量的人力物力進(jìn)行維護(hù)。第二，目前使用現(xiàn)代化管理的方式對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，則可以實(shí)現(xiàn)對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行電子版的管理方式，修改、復(fù)制、打印、備份等日常操作都比較方便；同時(shí)，現(xiàn)代化的管理方式使得很多管理流程都能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化，從而能夠更好地降低人工處理的工作量，進(jìn)一步提高房產(chǎn)檔案的管理效率。（二）解決目前房產(chǎn)檔案管理中的問(wèn)題。目前，房產(chǎn)檔案在進(jìn)行管理的過(guò)程中，還存在一些問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，目前房產(chǎn)檔案管理中抗風(fēng)險(xiǎn)的能力比較低，紙質(zhì)版的資料其應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力比較低，這是因?yàn)椋汉芏喾慨a(chǎn)檔案都具有區(qū)域化的特點(diǎn)，在某個(gè)省市或者地區(qū)都只有一份，如果遭遇地震、火災(zāi)、洪水等不可抗的自然災(zāi)害時(shí)，這些紙質(zhì)版的資料抵抗風(fēng)險(xiǎn)的能力比較低。另外，雖然現(xiàn)在很多房產(chǎn)檔案都使用電子版的方式對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，但是在管理過(guò)程中缺乏定時(shí)備份或者遠(yuǎn)程存儲(chǔ)機(jī)制，在面對(duì)斷電或者其他自然災(zāi)害時(shí)，抗風(fēng)險(xiǎn)能力依然比較低；第二，房產(chǎn)檔案管理人員不僅僅需要對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行管理，而且還應(yīng)該提供多種服務(wù)，供相關(guān)人員方便地進(jìn)行查閱工作。然而，目前房產(chǎn)檔案管理工作依然無(wú)法實(shí)現(xiàn)這些功能，所以需要進(jìn)一步促進(jìn)其現(xiàn)代化管理流程的創(chuàng)建，進(jìn)而能夠更好地為相關(guān)人員提供個(gè)性化的服務(wù)；第三，房產(chǎn)檔案管理的安全問(wèn)題，對(duì)于房產(chǎn)的擁有者來(lái)講，相關(guān)的房產(chǎn)信息屬于隱私信息，所以管理部門需要對(duì)這些信息進(jìn)行保護(hù)。然而，目前很多房產(chǎn)檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，還存在安全方面的問(wèn)題。而現(xiàn)代化的管理方式，能夠有效地提高管理人員的安全意識(shí)，從而更好地對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行安全性地保護(hù)和管理。

摘要:

測(cè)繪文書檔案管理是測(cè)繪單位檔案存在的基礎(chǔ)和重要資源的放出地，是衡量單位水平的標(biāo)準(zhǔn)，也是所有檔案工作中重要的組成部分。本文針對(duì)測(cè)繪文書的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析探討，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決辦法，加強(qiáng)文書檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞:

測(cè)繪文書檔案管理;問(wèn)題;解決策略

房產(chǎn)測(cè)繪文書檔案是測(cè)繪工作中重要的組成部分，是對(duì)測(cè)繪工作的一種真實(shí)的工作記錄，是測(cè)繪管理和技術(shù)發(fā)展中記錄的載體，以及促進(jìn)測(cè)繪事業(yè)發(fā)展進(jìn)步的重要財(cái)富，也是對(duì)后人的傳承和借鑒提供了寶貴的資料。測(cè)繪檔案在當(dāng)前國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)中起到了越來(lái)越大的作用，從而引起了社會(huì)各地區(qū)的關(guān)注。房產(chǎn)的測(cè)繪無(wú)疑是和國(guó)家的建設(shè)工作緊密相連，因此，在管理上的工作更是重中之重。

1測(cè)繪文書檔案管理中文在的問(wèn)題分析

一、房產(chǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）房產(chǎn)檔案管理工作具有明顯的時(shí)代性伴隨著經(jīng)濟(jì)與前沿科技的快速發(fā)展，目前我國(guó)的房產(chǎn)檔案管理工作也在不斷的推陳出新，房產(chǎn)的檔案管理可以說(shuō)具有著非常明顯的時(shí)代性，體現(xiàn)著時(shí)代的特征。然而，在我國(guó)大部分的房產(chǎn)檔案管理相關(guān)的人員中，其專業(yè)素質(zhì)較低，對(duì)于業(yè)務(wù)的管理能力也較低，同時(shí)對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題也做不到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，更不能做到及時(shí)的解決，所以對(duì)于房產(chǎn)檔案的管理工作的不規(guī)范性就會(huì)時(shí)常發(fā)生。尤其是在科技欠發(fā)達(dá)的歷史階段，房產(chǎn)的檔案是由紙張做成的，而且在檔案的記載中對(duì)于房產(chǎn)的描述也過(guò)于簡(jiǎn)單，一般情況下只有平面的結(jié)構(gòu)圖，對(duì)于房產(chǎn)周圍的一些情況尤其是細(xì)節(jié)的情況描述很少甚至沒(méi)有。

（二）房產(chǎn)檔案的存在形式較為單一對(duì)于一個(gè)完整的房產(chǎn)檔案資料，必須包括圖表和文字，除此之外還應(yīng)該包括錄音、重要的照片以及相關(guān)的數(shù)據(jù)或是一些影像資料與底板。然而，隨著歷史階段的不同與時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案中的這些資料在一定程度上已經(jīng)不能夠滿足對(duì)于用戶的需求，同時(shí)又由于房產(chǎn)檔案具有的特殊性，資料在保管的過(guò)程中需要特殊的載體，若是載體受到了不同程度的損壞，對(duì)于整個(gè)的管理工作會(huì)帶來(lái)許多不必要的麻煩。所以，對(duì)于保密性強(qiáng)或是非常重要的房產(chǎn)檔案材料要指定專門的工作人員進(jìn)行管理，使房產(chǎn)檔案的存在形式多元化，并且還要制定詳細(xì)周密的相關(guān)管理制度。

二、房產(chǎn)檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策

（一）對(duì)于房產(chǎn)檔案資料進(jìn)行整合集中管理整合房產(chǎn)資源進(jìn)而建立整體的管理網(wǎng)，逐步加強(qiáng)房產(chǎn)檔案庫(kù)的建設(shè)和管理。不斷的收集并及時(shí)的整理出房屋的各種變化情況，進(jìn)而詳細(xì)的記錄材料。與此同時(shí)，將圍繞著房屋的建設(shè)、修繕、使用以及發(fā)生房改等各種方面房產(chǎn)檔案材料，需要按照職能來(lái)進(jìn)行分類立卷，并做好整理以及編號(hào)等細(xì)節(jié)工作。在管理的模式上，房產(chǎn)檔案資料進(jìn)行整合集中管理，并建立與產(chǎn)權(quán)相關(guān)的登記以及交易管理的相關(guān)模塊，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)來(lái)加強(qiáng)管理，如數(shù)字化管理的方式，進(jìn)而大大的提高管理工作的質(zhì)量以及效率。

（二）提高房產(chǎn)檔案管理信息化管理的水平隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與計(jì)算機(jī)的普及，信息化的發(fā)展速度的非常迅速的，如果將信息化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在房產(chǎn)檔案的管理工作上，檔案管理工作的職能將會(huì)發(fā)生著變化，即要從保管以及利用的職能向信息采集、管理及服務(wù)的職能方向發(fā)生轉(zhuǎn)化，進(jìn)而使房產(chǎn)的檔案管理信息的相關(guān)資源更加豐富，也將使管理的方式更加科學(xué)合理，很大程度上提高了房產(chǎn)檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。相關(guān)部門還可建立相應(yīng)的數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)而使檔案信息的服務(wù)工作呈現(xiàn)出極大的開(kāi)放性，以及與用戶極好的交互性。

（一）物理件和電子件的協(xié)同發(fā)展

采取兩種檔案并存管理方式，達(dá)到雙保險(xiǎn)的目的。通過(guò)大量的實(shí)踐證明，在目前這個(gè)信息時(shí)代下，若只是依靠傳統(tǒng)手工方式來(lái)進(jìn)行紙質(zhì)檔案的收集與處理，不僅使得其工作量增大，同時(shí)還容易出現(xiàn)人為因素的錯(cuò)誤，且滿足不了時(shí)展的要求。但是在信息時(shí)代下進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理時(shí)，若完全將傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式拋棄掉，一味進(jìn)行電子信息化管理，所引起的后果也是不容忽視的。針對(duì)這種情況，筆者認(rèn)為在檔案管理中，應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理第利用，將紙質(zhì)文件作為其管理的依據(jù)，利用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)來(lái)收集和整理信息，通過(guò)縮微技術(shù)來(lái)保存原始紙質(zhì)文件，或者通過(guò)掃描復(fù)制技術(shù)來(lái)達(dá)到異地調(diào)閱原始文件這一目的。這種方式不僅滿足社會(huì)發(fā)展的規(guī)律，同時(shí)在很大程度上還可確保檔案的安全，實(shí)現(xiàn)雙保險(xiǎn)目的。在房產(chǎn)檔案管理創(chuàng)新上，實(shí)現(xiàn)電子信息管理具有以下優(yōu)勢(shì)：首先其工作效率高，在查找資料時(shí)，只需在計(jì)算機(jī)中相應(yīng)的位置進(jìn)行查找與打印即可；其次準(zhǔn)確性高，在房產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，不會(huì)存在頁(yè)面受損或者歸檔差錯(cuò)等問(wèn)題；此外，實(shí)施電子信息化管理，可使房產(chǎn)檔案管理更為透明化，在管理過(guò)程中，只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，所有的資料均一目了然。

（二）檔案管理數(shù)字化發(fā)展的規(guī)劃

檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)服務(wù)周期長(zhǎng)、工作量大且工作種類多的大型工程，進(jìn)行該工程建設(shè)時(shí)，應(yīng)該從以下三個(gè)方面來(lái)進(jìn)行考慮。第一，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，以此提供更為全面的檔案信息服務(wù)。在房產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，其所涉及到內(nèi)容有很多，而這也就要求檔案管理工人員必須要具備扎實(shí)的理論知識(shí)，不斷擴(kuò)展其自身知識(shí)領(lǐng)域，提高其信息意識(shí)，掌握相應(yīng)的基礎(chǔ)知識(shí)。同時(shí)，還應(yīng)不斷提高其自身的業(yè)務(wù)水平和能力，掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)與操作技能，這樣才能夠更好地適應(yīng)信息時(shí)代下房產(chǎn)檔案管理的各種需求。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)該積極參與關(guān)于房產(chǎn)主題的各種講座，及時(shí)了解和掌握當(dāng)前房產(chǎn)的發(fā)展情況，提高其自身的信息素養(yǎng)，從而更好地解決在檔案管理過(guò)程中所遇到的問(wèn)題。第二，由于房產(chǎn)檔案的管理和民生有著非常密切的關(guān)系，因此在管理過(guò)程中，其數(shù)據(jù)必須要準(zhǔn)確和詳實(shí)。相關(guān)部門應(yīng)制定并出臺(tái)關(guān)于房產(chǎn)行業(yè)檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，從而使其管理工作的進(jìn)行有章可循且有法可依，推動(dòng)該項(xiàng)工作的持續(xù)發(fā)展，在制定這一標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)在國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，結(jié)合本地區(qū)的實(shí)際情況來(lái)制定，確保其標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一且規(guī)范。此外，在信息時(shí)代下，還有一個(gè)非常重要的特點(diǎn)就是信息的共享，基于這一特點(diǎn)，在進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理時(shí)，應(yīng)增強(qiáng)各地房產(chǎn)檔案信息的共享和信息管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的融合，建立一個(gè)系統(tǒng)且統(tǒng)一的房產(chǎn)檔案通道。第三，在實(shí)施方案管數(shù)字化建設(shè)時(shí)，還應(yīng)注重其安全性。在房產(chǎn)檔案中，其主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，即檔案原件與檔案數(shù)據(jù)，其中在電子件中，其安全性又包括數(shù)據(jù)安全級(jí)別與設(shè)備運(yùn)行的可靠。基于此，在安全級(jí)別上，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)來(lái)應(yīng)用不同的數(shù)據(jù)，從而確保其數(shù)據(jù)的安全性；而在設(shè)備運(yùn)行可靠性上，應(yīng)該采用高性能設(shè)備，同時(shí)為了以防萬(wàn)一，可構(gòu)建相應(yīng)的備份檔案，從而確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性以及其存貯的安全性。

作者：劉雪梅單位：湖南省益陽(yáng)市赫山區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局

一、專業(yè)履職情況

（一）提高認(rèn)識(shí)，取得領(lǐng)導(dǎo)工作支持

檔案是人類活動(dòng)的記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。首先，自己能夠全面、正確認(rèn)識(shí)房產(chǎn)檔案管理在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理中的重要地位和作用。認(rèn)識(shí)到房產(chǎn)檔案是房屋權(quán)屬登記活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，也是房屋確權(quán)的重要依據(jù)。加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理，直接關(guān)系到依法保護(hù)權(quán)利人的合法權(quán)益，關(guān)系到房產(chǎn)登記發(fā)證機(jī)關(guān)行政行為的合法性、有效性和權(quán)威性。檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。近年來(lái)，城市建設(shè)、舊城改造、司法訴訟等一系列活動(dòng)，對(duì)房產(chǎn)檔案及其管理工作提出了新的、更高的要求。因此，為了切實(shí)貫徹建設(shè)部《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》和省、市建設(shè)局有關(guān)文件精神，自己千方百計(jì)取得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，上下左右都重視這項(xiàng)工作，采取切實(shí)措施，加大管理力度。在檔案管理的硬件建設(shè)上，我們還先后投入萬(wàn)元按照檔案管理工作的要求配置了平方米的檔案密集柜，購(gòu)買了檔案專用電腦、激光打印機(jī)、激光復(fù)印機(jī)、電腦傳真機(jī)和攝錄一體機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)等先進(jìn)儀器設(shè)備，同時(shí)，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)改造時(shí)，也為我室安裝了網(wǎng)線，為我們房產(chǎn)檔案信息化管理進(jìn)一步創(chuàng)造了必要的條件。

（二）夯實(shí)基礎(chǔ)，做好檔案收集整理

沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。建立健全房產(chǎn)檔案管理制度，是日常管理的需要。在檔案管理制度建設(shè)中我們按照市檔案局及市房管局的規(guī)定結(jié)合自身情況實(shí)際情況，分別制定了《檔案員職責(zé)》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》和聲像材料立卷歸檔制度》以及《實(shí)物歸檔制度》等規(guī)章制度。同時(shí)還制定了各門類檔案的分類方案和保管期限表，使公司檔案管理工作基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

同時(shí)，為了提高檔案管理的工作效率，我們按照市檔案局的要求和規(guī)定來(lái)完成檔案的收集、整理、鑒定及統(tǒng)計(jì)工作，在檔案收集管理中我們按照規(guī)定將基本資料、上級(jí)下發(fā)文件、公司上報(bào)文件及各部室、車間的有留存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行了積極主動(dòng)的收集和征集，對(duì)收集到的檔案資料全部作到認(rèn)真整理、裝訂入庫(kù)。保證了檔案資料的完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)及時(shí)。