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為保證系全面工作的順利進行，辦公室主任在系主任、黨支部的領導下，全面負責系辦公室的各項工作，其職責范圍如下：

一，根據系辦公室各個成員的職責范圍，檢查落實，確保各項工作任務的完成，負責分配辦公室的臨時性的工作。

二，做好辦公室成員的考勤考核工作，負責全系教職工長期病、事假的上報工作。

三，主持系辦公室會議，制定行政方面的工作計劃或年度總結，定期向系主任匯報工作。

四，協助主管系主任搞好計、內經費的管理工作，包括教師的差旅費、資料費及學生實習費等的管理。

五，協助主管系主任管理好計劃外資金，擔任出納工作，做好系各種計劃外經費的開支和發放登記工作。

六，協助主管系主任調配辦公用房，負責公用家具的使用、放火、防盜工作、辦理電話、傳真、派車等事項。負責全系辦公室清潔衛生工作的安排、檢查。

七，協助系主任做好成教的行政管理、成教學生工作及教學安排和教務教材工作。協助系主任搞好教工生活福利方面的工作。

八，及時向系主任、黨支部反映有關信息，做到上傳下達、下情上達，當好系黨政領導的參謀和助手。

九，負責系復印機的管理和使用。按系有關規定，面向全系教職工做好資料復印，登記工作。

十，兼售系磁帶復制券。負責外語系教職工集體活動的考勤。

十一，完成學校有關部門和系主任臨時交給的其他工作。