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摘要：隨著現代社會信息技術的飛速發展，數字信息化技術已經融入人們生活的方方面面。醫院人事檔案管理是醫院管理工作中極其重要的部分，醫院必須加以重視，如果能夠把數字信息化技術融入醫院人事檔案管理，將在很大程度上提高醫院的工作效率，對于醫院今后的長遠發展具有深遠意義。因此，為了適應數字化時代的發展要求，數字化管理模式已經逐步成為我國醫院建設的重點。但在實際建設過程中，醫院還存在著各種各樣的問題，探索一條合適的醫院人事檔案管理的數字信息化道路已經成為醫院管理的當務之急。

關鍵詞：數字信息化；醫院；人事檔案管理

當今世界已經進入了數字化、信息化時代，隨著5G技術、大數據等各項新技術的大規模應用，各行各業的人事檔案管理工作也在悄然間發生了轉型。醫院人事檔案管理一直存在著檔案信息龐大、統計工作復雜、人事信息變更頻繁等棘手問題，實施數字化模式可以有效簡化傳統的人事檔案管理模式，提高人事檔案管理的工作效率，推動醫院更好地發展。

一、醫院人事檔案數字信息化管理存在的問題

1.資金投入不足

現階段，我國許多醫院依然采取傳統的人事檔案管理方式，歸根結底還是因為缺乏政策支持，導致許多醫院資金投入不足。醫院人事檔案管理在數字信息化的過程中離不開完善的硬件設備和軟件系統，但由于缺乏足夠的資金，目前我國醫院在數字化建設過程中普遍缺乏完善的設備設施，嚴重制約了數字信息化在醫院人事檔案管理中的應用。即使是那些已經進行了數字信息化建設的醫院，建設設備設施應運而生速度慢、技術基礎薄弱、數據庫建設不完整等問題層出不窮，究其原因還是因為醫院的重視程度不夠，未能投入足夠的資金。在醫院傳統的觀念中，醫院的主要任務是救死扶傷，而檔案管理被認為是沒有實際意義的工作，資金應該主要花費在醫療器材購買和醫務人員的培養等能夠提升醫院醫療水平的工作中，忽視了醫院人事檔案管理的重要性。只有那些財力雄厚、規模龐大的重點醫院才愿意投入大量資金到醫院人事檔案管理數字信息化中，而那些規模較小的醫院即使有充足的資金也會優先投入其他地方，不會在檔案管理中投入太多資金。現階段，我國大部分醫院的人事檔案管理缺乏政策支持，得不到足夠的重視，因此缺乏足夠的資金投入。

2.缺乏數字管理的專業人才

醫院人事檔案數字信息化的過程中既需要完善配套的軟硬件設備設施，也離不開數字化管理的專業人才。如果缺乏專業的數字化管理人才，那么再完善的設施也很難發揮出作用，嚴重影響醫院人事檔案管理的正常運行。然而目前，我國大部分醫院依舊沿用傳統的人事檔案管理方式，這種方式對人才的要求并不高，許多醫院的檔案管理人員多為年齡偏大或調動人員。隨著數字信息技術在醫院管理中的應用，這些工作人員的檔案管理觀念依舊停留在傳統的檔案管理階段，他們的思想比較保守，對數字信息新技術的應用有一定的抵觸心理。他們不善于緊跟時代發展潮流學習數字化信息管理技術，即使在培訓過程中，他們對于新技術的理解與認識也與專業的數字化管理人才存在著較大差距，造成醫院人事檔案管理人員普遍缺乏足夠的計算機技術知識，對數字化信息軟件應用不夠熟練。此外，在醫院的管理體系中，人事檔案管理一直被視為可有可無的存在，醫院在該崗位人才分配中也并未給予足夠的重視，工作人員的檔案管理專業性較差，導致該崗位工作人員綜合素質普遍達不到數字信息化管理的要求。

3.缺乏數字信息化的長遠規劃

數字信息化技術是一項近幾年來隨著網絡計算機技術發展的新興技術，對于這項技術的多方面應用還普遍處于探索階段。對于醫院人事檔案管理來說，過去一直使用的是紙質人事檔案存儲信息，而數字信息化技術雖然有著諸多便利，但在應用過程中，因為數字信息化技術發展尚未成熟且前景缺乏長遠規劃。醫院人事檔案管理工作如果一開始就缺乏長遠、科學、合理的規劃，那么在以后的發展中，最終的發展方向就會偏離原先制定的目標，很難取得實質性進步。醫院缺乏數字信息技術應用的經驗，也找不到成熟的應用案例，只能把更多的注意力放在眼前的利益上，這就導致醫院的數字信息化應用只能便捷地查找很短一段時間內的檔案信息，如果時間線拉長則存在著檔案信息查找困難或者查找錯亂的風險。此外，數字信息化在醫院人事檔案管理應用過程中缺乏明確的管理規范，在信息查找方面也比較困難，如何利用好信息化技術依然需要醫院在不斷實踐過程中尋找答案。綜上，出于種種原因，部分醫院并未以長遠的眼光來看待數字信息化技術的應用，從而在數字化建設過程中失去了先機。

二、數字信息化在醫院人事檔案管理中應用的意義

1.能夠實現醫院內部信息共享

數字信息化的一大特點就是加快了信息流通的速率，因此醫院在應用數字信息化技術進行人事檔案管理過程中，可以整合醫院的各種人事資源，將人事信息整理得井井有條。通過人事檔案數字化技術、人事檔案數字化管理系統等無紙化平臺，能夠將醫院各部門的工作信息清晰地呈現在計算機中，有利于實現各部門的信息交流，保持各部門之間的相對開放性。通過實時的互聯網信息，實現醫院的智能化升級，確保醫院的各項工作更加具有時效性，避免了以往各部門因為信息共享困難而出現的問題。人事檔案數字化管理，為醫院信息的快速流通提供了有利條件，從而促進醫院的信息化建設。

2.顯著提高醫院人事檔案管理效率

在我國傳統的人事檔案管理模式中，人事檔案管理的工作周期較長，各類信息查詢檢索速度極慢，無法對整體檔案數據進行系統化分析，嚴重影響了醫院人事檔案管理工作效率。通過在醫院人事檔案管理中應用數字信息化技術，如果醫院出現頻繁的人事調動，檔案管理人員只要在計算機上就能便捷地查詢到相關人員的檔案信息，進一步降低了人事管理的難度。只要把醫院工作人員的檔案信息錄入計算機系統，即可隨時隨地對工作人員的檔案信息進行查詢，即便管理檔案的人員離職，新職工也可以在計算機上檢索到相關信息。

3.有利于醫院人事檔案的持久保護

傳統的檔案管理方式都是以館藏的形式存在，不僅占用了寶貴的空間，而且原始檔案很容易發生折舊磨損。紙張檔案很容易受到環境的影響而被損害，在現實生活中，如果頻繁借閱、翻閱檔案材料，很容易提高人事檔案的損害率。數字化檔案管理把各種檔案信息存儲到云端，可以實現檔案資料的長期無紙化存儲，擺脫傳統紙質文件存儲方式的束縛。數字化管理通過把紙質檔案的信息錄入計算機系統儲存到云端，有效降低對檔案信息查找的次數，節約查找檔案信息的時間，同時在一定程度上也能避免人為隨意篡改檔案信息，有利于檔案信息在較長時間內保存完好。

三、數字信息化在醫院人事檔案管理中應用的措施

1.提高對醫院人事檔案數字化管理的重視程度

隨著數字化技術的發展，各行各業都加大了對數字信息化技術的重視程度，以便在未來競爭激烈的市場環境中脫穎而出。醫院人事檔案管理普遍存在著重復性工作多、紙質材料泛濫等問題，醫院急需引入數字信息化技術加強對人事檔案的管理。醫院負責人要帶頭重視數字化管理工作，制定相關規章制度，鼓勵檔案管理人員積極學習數字信息化技術。數字化建設過程中離不開各種數字信息化設備和專業人才，醫院要加大數字信息化的資金投入力度，除了配備完善的硬件和軟件設備設施外，還需要投入大量資金組織工作人員培訓數字化知識，培養檔案管理人員用數字化思維去處理檔案管理中的各種問題。針對檔案管理人員在數字化應用過程中遇到的各類問題，醫院負責人要高度重視，組織相關專家對存在的問題進行詳細解答與指導。總而言之，醫院必須改變傳統的人事檔案管理觀念，結合自身的發展特點，制定出一套完備的數字化檔案管理改革方案，推動醫院的數字信息化建設。

2.提高人事檔案管理人員素質

在數字信息化建設過程中，人才建設一直是整個建設過程的關鍵一環。目前，我國醫院的人事檔案管理人員結構不太合理，缺少計算機技術方面的專業人才，很難保證醫院數字信息化建設能夠順利完成。因此，醫院要加大信息化人才引進力度，吸引優秀的數字化人才到醫院任職，參與人事檔案管理，從而加快醫院的數字信息化建設速度。醫院在招聘人事管理工作人員時除了要注重人事管理方面的專業能力外，還要考察其對數字信息化的了解程度，要求具備一定的計算機軟件應用能力，能夠熟練掌握工作過程中需要具備的數字信息化知識。檔案管理人員必須充分了解醫院內部人事檔案相關規定和政策，具備良好的創新意識和創新能力，挖掘檔案管理的深層次需求，保證能在最大程度上發揮人事檔案管理的價值，為醫院的醫療水平、科研教學等活動的開展創造條件，從而提高醫院經濟效益。醫院還要積極組織人事檔案管理工作人員接受相關知識的培訓，重點對職工的數字信息化檔案管理能力進行培訓，確保職工的工作能力符合醫院數字信息化要求。

3.規范醫院人事檔案數字化管理

在數字化建設過程中，醫院除了要加強軟硬件設備設施的建設外，還需要提高醫院人事檔案數字化管理水平。目前，我國醫院的數字化建設尚未成熟，但隨著數字化成為未來醫院建設的主流趨勢，數字化管理制度會越來越完善。為了確保數字化系統的正常運行，要制定相應的規章管理制度，嚴格規定檔案信息的錄入、變更、移動、刪除等流程。在紙質檔案數字化的過程中，必須嚴格審核檔案信息的真實性，杜絕虛假信息錄入系統，盡可能避免因為管理混亂而出現虛假信息的現象，信息審核的過程也必須堅持公正公開原則，除非有明確的證據，否則不能對檔案信息進行訂正，只能依據紙質檔案的信息如實錄入。在信息錄入計算機的過程中，如果個別檔案信息在此時發生了變更，要及時利用數字化管理的優勢，根據相關規定對個人檔案信息進行更改。醫院要完善檔案審核制度，制定嚴格的人事檔案信息審核程序，防止隨意篡改檔案信息的事件發生。對于人事檔案管理中的棘手問題，要進行系統與理性的思考，根據合理的程序進行處理。不同于其他傳統行業，醫院對人事檔案信息的管理應該更加嚴格，因此必須制定明確的管理制度作為檔案管理的基本準則。醫院要盡可能避免在檔案管理過程中出現重大失誤，即使出現個別檔案管理問題，也能迅速找到問題的根源，確定檔案管理責任人。

4.樹立人事檔案信息管理安全意識

在數字信息化背景下，雖然該技術為人們日常生活帶來了諸多便利，提高了工作生活的質量，但信息安全問題一直是現代社會不可忽視的重大隱患。當今社會，隨著醫院數字信息化的建設，越來越多的人事信息被錄入了計算機系統，一旦被不法分子網絡攻擊，很可能造成大量人事檔案信息泄露，對我國的醫療系統產生不利的影響。為了規避信息安全風險，醫院必須時刻保持警惕，樹立信息管理安全意識，采取各種有效措施來保障信息安全。醫院要加強對檔案管理人員的審核，制定嚴格的檔案信息保密制度，督促檔案管理人員樹立信息安全意識，確保所有工作人員能夠嚴格按照醫院規定對人事檔案信息進行處理。醫院要加大對信息軟件系統的檢查力度，更換為安全的網絡端口來提高數字信息系統的防御病毒能力。對重要的人事檔案數據需要進行額外的備份，可以通過集中存儲、數據離線存儲、數據冷備份、異地鏡像備份、計算機操作入口身份認證等方法，確保人事檔案信息的安全。檔案管理人員還需要根據信息重要程度進行分類，加大對重要的檔案信息的保護力度，為不同的檔案文件設置不同的瀏覽權限，確保重要核心的檔案信息不會被一般人員接觸到，加強檔案信息保密功能。此外，醫院還需要做好數字信息化設備的維護工作，定期對醫院的硬件設備和檔案管理系統軟件進行全方位的檢查，確保設備能夠長久穩定工作。此外，雖然要鼓勵醫院在檔案管理方面實施數字信息化，但醫院同時要繼續處理好紙質檔案與電子檔案之間的關系，需要對紙質檔案做好防護工作。

5.提升人事檔案的信息利用率

醫院開展人事檔案管理數字信息化主要目的之一就是為了提高醫院處理檔案信息的工作效率，因此醫院必須把提升信息化人事檔案綜合利用率作為主要目標。首先，醫院要對人事檔案的創建過程進行優化，在檔案信息收集、檔案借閱、檔案保存等過程中實施數字化改革，確保在整個過程中能夠高效處理醫院人事檔案信息，實現檔案管理信息化建設的相關工作能夠快速平穩過渡。醫院在收集檔案信息的過程中需要對人事檔案信息嚴格檢查，保證檔案信息的真實性和完整性，避免收集的資料出現信息遺漏和錯誤，避免出現檔案信息重復收集，提高信息收集效率。醫院要制定嚴格的信息劃分標準，將收集的信息準確錄入計算機中，明確每位工作人員的工作職責。醫院要發揮數字化優勢，將信息檢索快、信息更新及時等優勢轉化成檔案利用效率的提高。此外，在醫院人事檔案信息的提取過程中必須高度重視信息的安全性，還要確保所提取的信息內容適配準確無誤。

四、結語

在數字信息化發展的過程中，傳統的人事檔案管理工作已經無法滿足現代社會的發展需求，因此醫院必須抓住數字化發展機遇，加快推進醫院人事檔案管理的數字化進程。醫院要充分重視數字信息化技術在醫院檔案管理中的作用，通過融入數字化技術提高醫院檔案管理的工作效率，為醫院在新時期長遠健康地發展奠定良好的基礎。

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作者:張黎一 單位:河南省生殖健康科學技術研究院