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前言

人事檔案管理所涉及的范圍較廣，不僅包括單位職工的學籍學歷檔案，而且含有入職、升職等職場檔案，是記錄著單位職工學業、事業發展的重要信息數據庫。由于我國人口基數大、人員流動量大，傳統的人事檔案管理暴露出信息處理速度慢、管理人員負擔重等弊端，已無法適應快速發展的時代。目前，隨著大數據的普及，數字信息化已成為促進各個單位高效開展人事檔案信息管理的必要方式，同時，建設人事檔案管理數字信息化成為各行業中的熱門話題。為了順應時代發展，相關部門應建立起時效性、完整度、有效性高的數字信息化體系。管理人員應在正確的管理理念的基礎上自覺接受相關的培訓工作，不斷提高、優化自身檔案管理的能力，提高與相關部門的配合度。同時，需要提高管理人員的操作技能，以保障人事檔案數字信息化管理的安全。只有這樣，才能加速傳統人事檔案管理向現代化、規范化的轉變，最終實現人事檔案數字信息化管理。

一、轉變人事檔案管理理念

人事檔案管理理念是促進數字信息化進程的重要前提。絕大部分單位各項工作已經跟隨時代腳步進行現代化轉變，包括線上開會、線上面試等，但由于人事檔案管理不能給單位帶來直接可觀的效益，加上日常檔案工作具有一定的重復性與復雜性，因此存在一定的錯誤理念，容易忽視數字信息化在人事檔案管理中的應用，從而減緩數字信息化的進程[1]。如當地人才市場在處理大學畢業生的檔案資料時，若單位對其不給予重視，易出現學生個人學位學歷、家庭住址、指紋信息等重要檔案資料缺漏或丟失，將會對學生學業繼續深造、出國留學、就業等方面產生極大影響。針對此現象，首先單位應明確人事檔案管理對個人發展的重要性，并重視領導的帶頭作用，形成良好的檔案管理工作氛圍。其次加強管理人員對數字信息化的理解，讓其明白傳統信息管理的缺點，明白做好數字信息化的工作將會給管理工作帶來的便利，如檔案管理數字信息化可加快查找資料的速度，一定程度上節約借閱與信息錄入的時間，對提高管理人員的工作效率起積極的作用。最后，單位在正確認識自身工作性質的基礎上，進行正確的觀念轉變，不能照搬其他單位對檔案信息化處理的措施。例如，醫院人事檔案管理實現數字信息化，需要提高檔案管理人員對人事檔案管理的重視度，醫院領導可以舉辦人事檔案數學信息化管理的交流會或專題講座，組織醫院從事人事檔案管理的員工參加。交流會或講座的主要內容應包括檔案學、計算機技術、數字信息化交流模式等，讓管理人員充分認識人事檔案數字信息化管理的內涵以及應用意義，以促進管理人員的傳統檔案管理理念向數字信息化的新型檔案管理理念轉化。還可以采用醫院的官方微博或微信公眾號等，向醫院全職員工普及《檔案法》《干部檔案條例》等，大力宣傳人事檔案數字信息化管理的工作，提高醫院全體職員的檔案意識，同時增強其他部門與人事檔案管理部門的配合度。通過轉變人事檔案管理理念，讓醫院全體職員形成正確的人事檔案管理理念，提高人事檔案管理的準確性、全面性。

二、優化人事檔案管理體系建設

優化人事檔案管理體系建設是提升數字信息化應用質量的關鍵環節，由于受到傳統檔案管理方式的影響，大部分單位的數字信息化人事檔案管理體系沒有得到健全，仍堅持使用傳統檔案的紙質管理方式，存在現代化設備配套不全、管理方式缺乏規范化等。為了解決以上問題，應積極對人事管理體系進行優化，讓數字信息化發揮作用。單位應在信息檔案體系建設前做好規劃，并對檔案人員進行推廣，及時完成傳統檔案管理模式向數字信息化檔案管理模式過渡，鼓勵管理人員在信息化檔案管理過程中提出建議，這樣對優化管理體系的建設起到積極的效果。相關部門應對信息錄入系統進行優化，設置自動分類、自動檢索等程序步驟，管理人員應及時將收集到的人事檔案信息錄入系統，保證時效性的同時減少查找紙質資料的時間，提高信息管理的現代化程度。相關部門必要時應對人事檔案管理投入一定的資金和人力資源，購置具有存儲量大、性能好的計算機，避免計算機卡頓、死機等問題出現，減少檔案數據丟失或損壞等情況發生，配置人事檔案管理的專業人員，以減輕管理人員的工作強度，由此提高工作效率。相關部門應根據自身工作性質以及需求，建立規范化程度高的分類、管理等方式，將傳統檔案管理繁瑣的流程進行優化，并列出標準化的錄入、借閱等工作明細，強調嚴格執行，以保障檔案信息的安全性[2]。例如，由于高校人事檔案管理涉及教師的入職、個人評優等，對教師的發展影響很大，因此應用數字信息化十分必要。首先，受到傳統檔案管理模式的影響，目前學校在處理教師檔案信息時，大多采用紙質檔案，大大降低了檔案管理工作的效率。對此，學校可以投入專項資金，以完善人事檔案數字信息化管理的各類設施，購置計算機人事檔案管理系統、計算機以及掃描儀等，以必要的軟件、硬件設備作為基礎，這樣能夠從根本上讓傳統人工收集、整理紙質檔案的形式向電子檔案轉變。其次，在學校需要對教師進行評優時，人事檔案管理人員可以采用大數據提取與篩選技術，將在職教師的各項檔案一一羅列，能夠避免出現檔案與本身不對應的情況出現。管理人員可以應用相應的軟件技術，將在職教師的履歷快速生成與制作，并整理歸檔，以方便后續集中提取檔案信息。最后，以往的紙質填寫檔案容易產生檔案模板或填寫內容未能按照要求的情況，不規范、不標準的檔案資料不利于管理人員整理與提取檔案信息，管理人員可以通過線上讓教師填寫檔案的方式，讓檔案模板實現統一化、標準化。這樣不僅減少了紙質檔案的使用，避免了紙質檔案在保存過程中易損壞的情況，而且提高了整體檔案管理的效率。

三、加強對人事檔案管理人員的培訓

加強培訓檔案管理人員，是促進人事檔案管理數字信息化的有效手段。檔案管理人員的工作能力、效率等對各個單位的檔案管理存在很大的影響，由于人事檔案具有保密性、特殊性的特點，是否能夠保證檔案的安全是單位人事檔案工作是否有效的關鍵，因此加強管理人員的培訓，有助于推進數字信息化在人事檔案管理中的應用。相關部門需根據不同權限的檔案管理人員進行不同的培訓，在培訓過程中需強調檔案信息安全以及明確工作流程等內容，以適應數字信息化檔案管理模式，并進行實際操作，以鞏固檔案錄入、讀取、分類等理論知識。待數字信息化人事檔案管理培訓后，管理人員需要定期進行測試，若測試分數未達標，則需要增加培訓學習的時長，以提高檔案管理的專業素養與實操能力[3]。同時，由于數字化信息技術更新換代速度快，加上人事檔案管理具有時效性的特點，有關管理部門應根據技術、信息等內容更新或調整培訓內容。除此之外，培訓工作還需要按照管理人員的接受能力以及工作領域的不同，進行分層次或針對性強的培訓內容。例如，在地質部門人事檔案管理中應用數字信息化，要求管理人員不僅具備較強的檔案管理專業知識，而且需要精通計算機技術，這樣才能保證管理人員能夠在數字信息化背景下滿足人事檔案管理崗位的要求。相關部門可以給予管理人員提供更多的學習檔案管理知識與培養專業技能的平臺，除了組織開展培訓工作外，可通過開設網課的形式，讓管理人員能夠在不受時間、地點的限制下學習專業管理知識。為了提高檔案管理學網課的教學效果，待管理人員上完課后，網課軟件給出訓練題，若訓練題正確率未達到90%，則需要重新觀看網課。必要時，地質部門可以將檔案管理人員的學歷、從業資格證等級、專業考核內容等與績效掛鉤，以提高管理人員學習專業檔案管理知識的主動性與積極性。由于檔案管理人員大多屬于中年人群，容易出現對計算機的操作不熟練而導致失職的情況，因此培訓學習內容還需要包括計算機操作知識，以提高管理人員掌握數字信息化技術的水平。同時，要將檔案管理專業知識與計算機操作知識轉化為工作中的實際操作，相關部門可以不定期舉行數字信息化人事檔案管理比賽，開展多樣性的學習活動，提高地質部門人事檔案管理人員數字信息化工作的參與度，對實現人事檔案管理整體數字信息化起到推動的作用。

四、提高人事檔案管理的安全性

人事檔案管理的安全性，是順利進行數字信息化的重要保證。數字信息化給人事檔案管理帶來便利的同時，在一定程度上存在安全隱患。相對傳統的人事檔案管理模式而言，數字信息化提高了計算機的使用頻率，若管理人員在使用計算機時操作不當或計算機軟件安全系數較低，則容易受到計算機病毒的侵襲或被不法分子利用，導致檔案數據丟失、泄露[4]。因此，在人事檔案管理提升數字信息化時，管理人員需要提高自身的操作技能，加強計算機系統硬件與軟件的管理，及時排查計算機系統可能存在的危險因素，以提升人事檔案管理整體的安全性。首先，從人事檔案管理人員的安全意識出發，明確儲存與應用檔案信息數據的法律法規，以提升管理人員對檔案資料的保密意識，避免因受到外界不良信息影響出現操作不當，甚至違法犯罪的行為。其次，規范培訓管理人員的工作內容，培訓內容不僅包括檔案管理工作的法律規范，而且需要包含對管理人員的專業知識與實操能力的內容，以此來提升管理人員的操作水平，這樣能夠在提高管理效率的同時，對加強操作安全性起到積極作用[5]。最后，相關部門需要開展日常維護工作，定時對人事信息系統進行檢測、更新與優化，加強風險防控，以提高信息系統的安全系數。例如，由于干部人事檔案包括個人成長經歷、工作實績、政治思想、勤政廉潔等內容，因此在干部人事檔案管理工作中落實數字信息化，需要提高操作的保密性。對此，管理部門可將數據加密技術應用于干部人事檔案管理中，采用相應密鑰對軟件進行加密、解密，管理人員在啟動檔案管理系統前需要采用密鑰進行解密，使用結束后又用密鑰進行加密。通過采用數據加密技術，在一定程度上實現了對電子人事檔案病毒與非法入侵者的“嚴防死守”。管理部門可以在檔案管理系統設置防火墻，阻擋外界的干擾，同時也阻止資料信息的泄露。除此之外，管理部門還可以在采用加密技術和防火墻的基礎上，利用指紋識別、數字標識、人臉識別以及電子簽名等保密技術來限制保密權限，實現雙重加密。

五、結語

為了順應大數據時代的發展，各單位應將數字信息化應用于人事檔案管理，并不斷地優化，以提高應用效果。對此，管理人員應積極轉變傳統的管理理念，樹立數字信息化意識。相關部門應不斷完善管理體系建設，做好管理人員的業務培訓工作。同時，管理人員需要重視數字信息化下人事檔案管理的安全性，保證人事檔案管理工作能夠在網絡環境下，高質量且有序地發展。

參考文獻：

[1]柯燕萍.人事檔案信息化管理問題及策略[J].人力資源,2020(6):78-79.

[2]黃珊珊.探索事業單位人事檔案管理信息化建設路徑[J].人力資源,2020(8):10-11.

[3]甘春燕.人才市場人事檔案管理中數字信息化的有效運用分析[J].就業與保障,2020(12):29-30.

[4]肖旭.互聯網+時代事業單位人事檔案管理的信息化發展[J].人才資源開發,2022(9):43-44.

[5]劉曉寧.信息化背景下人事檔案管理發展路徑研究[J].黑龍江檔案,2022(1):93-95.

作者:林雨 單位:河北省優撫醫院