一、某空管單位在新機(jī)場空管建設(shè)工程檔案管理基本經(jīng)驗

（一）建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案

工作是做好檔案管理重要前提某空管工程建設(shè)指揮部成立之時，負(fù)責(zé)建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)就意識到檔案管理重要性，從建立健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)入手，選好配齊檔案管理人員，制訂具體制度。一是在指揮下成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由一名指揮部領(lǐng)導(dǎo)分管，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工程檔案質(zhì)量審核、竣工驗收工作。設(shè)立專職檔案員，在各部門確定一名專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，參建單位必須明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，確定一名專（兼）職檔案員，建立集中統(tǒng)一的工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)。二是制訂具體措施。根據(jù)空管工程進(jìn)度表，制訂出的工程項目檔案工作計劃，規(guī)定了檔案管理的基本原則，基本工作程序，在措施當(dāng)中，規(guī)定出檔案管理的基本思想，人員構(gòu)成，各階段的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，有收集檔案的表單，以及監(jiān)督責(zé)任。做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。

（二）下發(fā)分局基建檔案管理暫行辦法

做到工程建設(shè)檔案管理有章可循根據(jù)單位工程建設(shè)任務(wù)重，檔案管理工作復(fù)雜，及時下發(fā)（分局基建檔案管理暫行辦法）共五章四十四條，系統(tǒng)規(guī)范工程建設(shè)、規(guī)劃、設(shè)計、施工、管理、改建、擴(kuò)建和維修等方面檔案管理工作，明確工程項目各個階段檔案管理的職責(zé)和操作規(guī)則，為新機(jī)場空管工工程項目建設(shè)檔案管理提供基本依據(jù)，也成為檔案管理人員學(xué)習(xí)基本材料。

（三）及時對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)應(yīng)急培訓(xùn)

一、建筑施工中項目管理的意義

從宏觀上說，項目已成為我國當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要構(gòu)成要素，項目管理作為管理科學(xué)的重要分支已滲透到各行各業(yè)。在當(dāng)今項目林立的時代，項目管理不僅是大型、復(fù)雜項目管理的有效方法，而且已成為21世紀(jì)政府或企業(yè)組織和管理的一種主要形式。

項目管理在建筑施工中的益處

1、合理安排項目進(jìn)度，有效使用項目資源，確保項目能夠按期完成，并降低成本。通過項目管理中的工作分解、網(wǎng)絡(luò)圖和關(guān)鍵路徑PDM、資源平衡、資源優(yōu)化等一系列項目管理方法和技術(shù)的使用，可以盡早地制定出項目的任何組成，并合理安排各項任務(wù)的先后順序，有效安排資源的使用，特別是項目中的關(guān)鍵資源和重點資源，從而保證項目的順利實施，并有效降低項目成本。

2、加強(qiáng)項目總包與分包的合作，提高項目施工力量的綜合戰(zhàn)斗力。項目管理提供了一系列人力資源管理、溝通管理的方法，可以增強(qiáng)各施工力量的合作精神，提高項目全體人員的士氣和效率。

3、降低項目風(fēng)險，提高項目實施成功率。項目管理中重要的一部分是風(fēng)險管理，通過風(fēng)險管理可以有效降低不確定因素對項目的影響。

一、研究重點

圍繞基建檔案管理實務(wù)要求，本文著重研究基建檔案管理機(jī)制、范圍管理、歸檔方法等，力圖建立一套相對科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的管理體系。

(一)基建檔案管理機(jī)制研究從管理層面分析，基建檔案管理是一個閉合循環(huán)漸進(jìn)完善的體系。鑒于此，本文運用“PDCA循環(huán)法則”，按照統(tǒng)分結(jié)合（“業(yè)主方制定管理總體計劃—各責(zé)任主體制定并實施具體管理計劃—業(yè)主方驗查并總結(jié)”）的思路，開展基建檔案管理機(jī)制研究。

1.PDCA循環(huán)法則概述PDCA循環(huán)又被稱為“戴明環(huán)”，是由美國質(zhì)量統(tǒng)計控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而來，經(jīng)美國質(zhì)量管理專家戴明改進(jìn)并加以宣傳而獲得普及。它是全面質(zhì)量管理計劃制訂和組織實現(xiàn)應(yīng)遵循的科學(xué)程序。PDCA循環(huán)法是按照Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Act（處理）順序依次開展工作，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的一種質(zhì)量管理基本方法。經(jīng)過PDCA循環(huán)，成功經(jīng)驗應(yīng)加以肯定并推廣，推進(jìn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化；失敗教訓(xùn)要加以總結(jié)，以應(yīng)用到下一個循環(huán)，實現(xiàn)基建檔案管理能力的階梯式上升。

2.基建檔案管理流程分析基于PDCA循環(huán)法則，將基建檔案管理流程分解為計劃制定、管理實施、對照檢查以及經(jīng)驗總結(jié)四個階段。

（1）計劃制定。基建檔案管理計劃包括總體計劃和實施計劃兩類。總體計劃由業(yè)主方制定，是基建檔案管理的總綱。總體計劃制定是基建檔案全過程管理的起點，始于項目生命周期中“提出項目概念”階段，主要內(nèi)容包括：一是明確檔案管理是項目管理的必要組成，要求其他建設(shè)相關(guān)方[7]必須重視基建檔案收集與整理，界定清楚各方管理責(zé)任；二是明確其他建設(shè)相關(guān)方的檔案歸檔范圍以及檔案移交業(yè)主方的時間；三是明確檔案管理的組織方式，包括歸檔程序、移交程序、借閱程序、復(fù)印程序等；四是明確檔案管理抽檢制度、約束制度以及獎懲措施。實施計劃是其他建設(shè)相關(guān)方結(jié)合本單位實際情況制定的具體工作計劃。實施計劃必須與總體計劃保持一致。其他建設(shè)相關(guān)方制定的實施計劃須報經(jīng)業(yè)主方批準(zhǔn)同意后，方能生效。

一、審計工作經(jīng)歷和業(yè)務(wù)成果

1.1995年12月至1997年5月任福清市審計局財政金融審計股長，擔(dān)任大中型審計項目主審8次,主要有：

(1)負(fù)責(zé)編制1995年度、1996年度預(yù)算執(zhí)行審計總方案，起草審計結(jié)果報告，審計可增加財政收入3031萬元。福清市委宋書記作了重要批示，市人大常委會高度評價，市政府做出審計工作專題會議紀(jì)要，各部門認(rèn)真落實審計意見。

(2)1995年度財政有償使用資金審計報告被福州市審計局專報福州市委，福清市委宋書記對福州市委辦公廳《福州信息專報》作出批示，督促各部門落實整改，市政府下發(fā)了《加強(qiáng)財政周轉(zhuǎn)金回收工作的意見》文件。

(3)1995年度鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政決算審計調(diào)查報告在福州市審計局和審計學(xué)會會議上交流，獲“優(yōu)秀論文”二等獎。市委、市政府發(fā)出了《關(guān)于加強(qiáng)獎金補(bǔ)貼發(fā)放工作的通知》文件。

(4)1996年預(yù)算外資金管理審計調(diào)查報告被市委、市政府采納，出臺了《福清市本級預(yù)算外資金管理暫行規(guī)定》等三份文件。

一、電算化系統(tǒng)一般控制的檢查

數(shù)據(jù)處理方式由機(jī)械處理向自動化處理的轉(zhuǎn)變，需要改進(jìn)傳統(tǒng)的審計方法“自動化數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的復(fù)雜性和范圍的廣泛性，要求審計人員給予處理數(shù)據(jù)的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)本身更多的關(guān)注。如果系統(tǒng)在安全性方面得到合理的保證并具有足夠的控制，審計人員就可以信賴被處理的報告的數(shù)據(jù)。審計人員應(yīng)該區(qū)別一般控制和應(yīng)用控制。”一般控制通常適用于系統(tǒng)進(jìn)行的大部分?jǐn)?shù)據(jù)處理，而應(yīng)用控制則可能因應(yīng)用項目而異，而要分別加以檢查。在檢查個別應(yīng)用控制時，審計人員應(yīng)考慮被查系統(tǒng)一般控制的效果；

1.組織控制。職權(quán)和責(zé)任的分配必須以能夠保證有效果、高效率地實現(xiàn)組織目標(biāo)的方式進(jìn)行。審計人員應(yīng)該檢查被審單位的組織結(jié)構(gòu)、職權(quán)和責(zé)任的分配與分工情況、其目的在于確定職責(zé)分工是否能夠提供有力的內(nèi)部控制，例如，程序與系統(tǒng)開發(fā)、計算機(jī)操作、輸入數(shù)據(jù)的控制、以及保持應(yīng)用控制的控制小組等職責(zé)，在可行的情況下應(yīng)予以分離。同時，審計人員應(yīng)從“整個系統(tǒng)”的角度加以考慮。

在檢查職責(zé)分工情況時，審計人員應(yīng)該評價控制的強(qiáng)度并報告由于職責(zé)分工不夠而暴露的弱點。職工定期輪換工作崗位及強(qiáng)制性休假等制度有利于管理部門維持足夠的職責(zé)分工。審計人員應(yīng)對這些制度的執(zhí)行情況加以檢查。

2.設(shè)施、人員和安全控制，擁有足夠的實物設(shè)施和其他資源（如訓(xùn)練有素的人員等）是一個單位實現(xiàn)其數(shù)據(jù)處理目標(biāo)所必需的。審計人員應(yīng)該確定被審單位是否擁有滿足數(shù)據(jù)處理需要的足夠資源。

人事管理，包括監(jiān)督、激勵和員工的職業(yè)發(fā)展，是成功的數(shù)據(jù)處理的組成部分。審計人員應(yīng)該評價有關(guān)的管理方針和慣例，以確定是否制訂了必要的方針及方針的執(zhí)行情況。例如，由于整個計算機(jī)領(lǐng)域迅速發(fā)展，一個組織的人事管理部門需要制訂包括數(shù)據(jù)處理人員在內(nèi)的教育和培訓(xùn)計劃。該計劃應(yīng)該能夠保證職工跟上最新發(fā)展，以使他們能夠以最佳效果和最高效率履行職責(zé)，并能夠在工作中采用已經(jīng)證明為具有成本效益的新方法。數(shù)據(jù)處理人員培訓(xùn)和發(fā)展計劃不當(dāng)可能會阻礙組織目標(biāo)的實現(xiàn)。