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摘要：為了更好地規范我國住房保障檔案管理，需要引進先進的信息化管理技術來實施信息化管理模式。基于此，本文主要闡述了住房保障檔案的特點，并依據目前我國現狀分析了住房保障檔案信息化管理的必要性，同時提出了推進住房保障檔案信息化管理的幾條措施。

關鍵詞：住房保障；檔案；信息化管理

一、前言

住房保障檔案的管理對保障性住房政策的實施非常必要。通過文字、表格等形式對住房信息進行統計整理形成檔案保存，有利于對后續保障性住房管理工作進行有依據性、有效的管理。雖然目前我國各地區政府及相關管理部門對住房保障檔案做了統一的管理工作，但是目前隨著我國人口不斷增多，住房保障信息量越來越大，以往紙質版形式的檔案保管和管理出現了一些問題。雖在一定程度上采取了一些措施，但是檔案破損、丟失的情況時有發生，檔案信息的保存和共享工作也較難，因此進一步加快住房保障檔案的信息化進程勢在必行。

二、住房保障檔案的特點

住房保障檔案一般必須遵循真實性原則，但是除了真實性，住房保障檔案還具有復雜性、專業性、實用性和動態性這四大特點。從復雜性來看，住房保障的內容必須真實記錄房源、住房對象的真實情況，這些材料需要由公安部門、民政單位或者街道辦事處提供。檔案內的所有資料必須真實記錄在案，有必要時可以向相關部門申請調取資料。從專業性來看，國家檔案局對住房保障檔案進行調整，配以專業的主管部門行使管理權力，住房保障管理涉及到我國方針政策及法律法規等方面內容，具有較強的專業性。從實用性來看，住房保障檔案是一項重要的參考憑證，當住房出現產權變更、拆遷、用途更改或產權糾紛等問題時，住房保障檔案作為查詢憑證，能夠更好地解決問題。從動態性來看，住房保障的形式處于多元化局面，隨著保障住房的檔案內容、申請手續、管理制度的不斷改變，住房保障管理也隨之變化。

三、住房保障檔案信息化管理的必要性

1.減少住房保障檔案管理工作量

有關住房保障相關的業務審核以及管理事務工作，涉及到各個區域各個單位的住房保障機構部門，辦事流程和材料準備非常復雜，大大降低了辦事人員的辦事效率，也為工作人員帶來巨大的工作量。住房保障檔案信息化管理能夠顯著提高信息化水平，提高工作人員的工作效率，同時規范化管理流程能大大縮減辦事人員的辦事流程，不僅保證了資料信息的安全性，更提高了辦事進程。因此住房保障檔案的信息化管理對減少檔案管理工作量非常重要，相關部門應當整合檔案基礎信息同步業務辦理系統，實現綜合管理信息平臺。

2.滿足住房保障工作管理的需要

住房保障業務的辦理網點眾多，分布在我國數百個街道中，且住房保障審核職能部門也高達數十個。此外，住房保障業務辦理設計的部門眾多，橫跨部門就包括銀行、民政等多個部門，因此在處理業務中，各個部門對材料的重復性審核就延長了辦理業務時長，也使住房保障工作復雜化。審核的各個部門要對申請者的紙質材料進行審閱，審批效率非常低，也為審批材料的保管和管理帶來了巨大壓力。如果審查部門能夠通過審閱電子化處理的業務資料，并在共同平臺中共享，就會大大減少了受理、初審、復審、輪候、選房、租售等全過程的時間。最后，住房保障管理工作的信息化也降低了前臺業務辦理人員的工作難度，避免由于業務能力問題引起的業務流程擱置的窘況。

3.適應檔案管理的發展趨勢

隨著互聯網和計算機技術的快速發展，網絡技術已經滲透到各行各業中，檔案管理從紙質版檔案向電子檔案過渡也勢在必行。但是，目前住房保障檔案管理的信息技術還是比較淺顯，一般來說檔案管理有收集、整理、保管、鑒定、統計和利用六個環節，現在大多數信息技術的使用還停留在管理層面。不過隨著業務數量增多和管理系統的升級，檔案管理系統數據庫平臺的建成也是必然的。住房保障檔案管理系統像是一個巨大的“蓄水池”，將歸檔的住房信息收集到管理系統中，最終匯聚成海量信息庫。

四、推進住房保障檔案信息化管理的措施

1.實現住房保障檔案建設數字化

住房保障檔案建設數字化是實行檔案信息化管理的首要前提，對檔案管理各個過程中包含的相關材料、各項證明、各層審批及表格資料的管理也都進行數字化處理。還可以通過掃描條形碼或者二維碼的方法，讓已經建檔的資料迅速收錄和查找，讓已經入檔的資料能夠快速的在檔案信息管理庫中獲得查找信息。此外，為規范住房保障檔案工作過程的操作和流程，通過運用數字信息高科技手段實現住房保障業務和檔案管理有效對接，縮短工作流程，實現可視化辦公。最后，住房保障檔案錄入信息等各種材料提交，可以通過掃描方式將信息快速錄入到檔案管理信息管理系統中來，其中，申請對象的證明材料包括身份證、戶口簿、婚姻證、房產證、收入財產證明等，各類申請材料包括申請表、初審審批表、復審審批表、經濟狀況核對報告、復核表等都能夠迅速錄入，不需要業務人員手動輸入。大大提高了辦事效率，并減少了錯誤機率。

2.制定更加完善的住房保障檔案信息化方案

完善住房保障檔案信息化方案可以從優化兩個流程來解決，首先，優化住房保障檔案的業務管理流程，為適當調整和優化業務的管理流程，首先要結合基礎的檔案管理工作，作為管理工作中最重要的一個環節，只有做好檔案管理才能更好的開展后期工作；其次，要優化住房保障檔案信息化管理的數據的處理流程，數據處理是檔案信息化管理的重要內容。當然，這離不開工作人員對相關資料的記錄，通過信息化手段上傳數據庫，對后續資料查詢、清晰數據流程處理都具有高效提升的作用。

3.優化業務管理流程

根據目前住房保障業務管理的需求，目前的業務流程進行了一定的調整。新型的檔案管理和業務管理相結合的方式，不僅凸顯了檔案管理的重要性，更有助于檔案管理融入到業務流程中來，更能有效地開展具體的業務管理，可以說整個業務管理流程離不開檔案管理。住房保障部門是整個管理流程的源頭，也是數據產生的開端，通過對材料的采集和錄入，要對所有紙質版檔案錄入為電子信息然后傳輸到數據庫中。檔案數據庫中的信息一般由檔案條目數據庫和影響數據庫兩個方面組成，這兩類信息都是通過先進的信息化手段轉化完成的，然后再通過住房保障管理系統進行調用，完成業務審核工作。

4.加強檔案工作人員的自身素質的提升

檔案管理人員的自身素質和業務水平與住房保障檔案信息化的管理密切相關，并直接影響住房保障檔案信息化的建設，因此，住房保障檔案管理單位對工作人員的業務水平和素質水平必須提出更高的要求。作為一名合格的檔案管理人員，必須要嚴格要求自我，不斷提升自身的綜合素質能力，具備良好的專業工作技能。如此一來，才能夠保持嚴謹的工作作風，并在住房保障檔案管理信息化建設過程中不斷地創新，更快實現管理化模式的轉變。

5.住房保障檔案信息化管理的綜合管理系統

數據管理是一個復雜的過程，不僅要求對各項數據進行有效性管理，還要將檔案管理和業務流程聯系結合起來。為了更好地對住房保障檔案進行管理，科學的先進信息技術首選是必不可少的，網絡技術的應用尤其是GIS技術的使用使管理體系更加完善，住房檔案信息化管理也更完美。由于檔案管理信息系統的廣泛性特點，高效地提升了住房保障檔案信息化管理水平，能夠讓各項數據得到有效管理，大大縮減辦事流程。此外，數據管理的內容還同民政、銀行、公安等部門完成了更好的信息交流和共享對接，雖然這種方式可能會導致數據關系變得更加復雜化，但是這種信息來源的擴大也更好的完善了信息資料。所以，此時綜合住房保障檔案信息管理系統就顯得尤為重要，更好地實現了信息共享，并統一整合數據關系。

五、結束語

綜上所述，住房保障檔案記載了民生的住房保障管理過程中所產生的所有檔案記錄，對人民和國家來說都是寶貴的資料。因此，住房保障檔案管理單位必須要管理好、利用好這些檔案，并結合信息化進程，做好住房保障管理信息化發展的工作，進一步推進住房保障檔案的信息化管理工作。

參考文獻

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[2]王喆.住房保障檔案信息化管理工作的探討[J].人力資源管理，2017，（7）：112.

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作者:伍琴 單位:中國計量科學研究院