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一、館藏研究生學(xué)位檔案管理的主要內(nèi)容

研究生學(xué)位檔案主要是指高校或科研機(jī)構(gòu)在培養(yǎng)研究生的過(guò)程中產(chǎn)生的有價(jià)值的材料和歷史記錄。它包含的內(nèi)容很多，大致有：研究生學(xué)籍卡片（或叫作研究生學(xué)籍總表）、研究生科研計(jì)劃書(shū)、研究生中期進(jìn)度及考核表、研究生課程學(xué)習(xí)記錄、研究生社會(huì)實(shí)踐和科研實(shí)踐書(shū)、研究生學(xué)位論文開(kāi)題報(bào)告、發(fā)表高水平科研成果目錄、達(dá)到授予相應(yīng)學(xué)位的外語(yǔ)水平等級(jí)證書(shū)、學(xué)位論文、學(xué)位申請(qǐng)書(shū)、答辯情況表、評(píng)閱意見(jiàn)表（含匿名評(píng)審意見(jiàn)）、答辯決議等。研究生學(xué)籍卡片記錄了研究生的個(gè)人綜合信息和學(xué)緣結(jié)構(gòu)，是研究生整體信息的“晴雨表”。它記錄了在學(xué)習(xí)期間的各類(lèi)必修課及選修課的成績(jī)和學(xué)分完成情況，是研究生學(xué)習(xí)過(guò)程的直觀反映。研究生科研計(jì)劃書(shū)是研究生攻讀碩士或博士學(xué)位的基本目標(biāo)和研究方向，是學(xué)位論文的標(biāo)桿和前奏，一般有導(dǎo)師和研究生的共同參與，是研究生在校期間學(xué)習(xí)和科研的重要指導(dǎo)思想。研究生中期進(jìn)度及考核表是對(duì)研究生完成必修環(huán)節(jié)的客觀考核，包含對(duì)思想政治狀況和科研進(jìn)度的綜合考察。研究生課程學(xué)習(xí)記錄是對(duì)研究生學(xué)習(xí)成績(jī)的記載。研究生社會(huì)實(shí)踐和科研實(shí)踐是對(duì)研究生實(shí)踐能力的考察。研究生論文開(kāi)題報(bào)告、學(xué)位論文、評(píng)閱意見(jiàn)和答辯決議都是研究生學(xué)位水平的直接反映，也是研究生能否獲得相應(yīng)學(xué)位的綜合反映。

從館藏研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容看，學(xué)位檔案內(nèi)容存在“多樣性”和“學(xué)術(shù)性”的特點(diǎn)。所謂多樣性是指研究生學(xué)位檔案所包含的內(nèi)容涉及教和學(xué)兩方面的記載，涉及研究生指導(dǎo)教師、研究生指導(dǎo)小組、匿名評(píng)審專(zhuān)家、校院兩級(jí)學(xué)位評(píng)定機(jī)構(gòu)等，學(xué)位檔案的參考價(jià)值大，能夠客觀地反映出研究生綜合能力和學(xué)術(shù)水平。所謂學(xué)術(shù)性是指研究生學(xué)位檔案基本上都是圍繞研究生學(xué)術(shù)論文的學(xué)術(shù)價(jià)值而產(chǎn)生的，無(wú)論是開(kāi)題報(bào)告還是中期篩選，都是對(duì)研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學(xué)位論文正是研究生對(duì)所研究課題的創(chuàng)新性思考和實(shí)踐，無(wú)論是基礎(chǔ)理論的推進(jìn)還是現(xiàn)實(shí)命題的發(fā)掘，都是科研成果的重要資源，都是科學(xué)研究的重要積淀和學(xué)術(shù)積累，是推動(dòng)科技創(chuàng)新的重要信息來(lái)源，具有重要的借鑒作用。

二、館藏研究生學(xué)位檔案管理中面臨的困境

1.周期性存儲(chǔ)的限制。館藏研究生學(xué)位檔案一般都是在研究生完成整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程后才能逐漸形成，目前研究生培養(yǎng)年限最低需要兩年的時(shí)間，一般都需要三年甚至四年的時(shí)間，研究生學(xué)位檔案的形成是逐漸形成的，如學(xué)籍卡片是對(duì)研究生整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程的記錄，只有在順利通過(guò)答辯后才能形成，而科研計(jì)劃書(shū)則往往在研究生培養(yǎng)之初就完成了，兩者相隔的時(shí)間很長(zhǎng)。有的檔案材料是不斷完善并逐漸形成的結(jié)果，如學(xué)位論文的撰寫(xiě)和定稿。而學(xué)位檔案材料之間是互相銜接的，缺少任何一個(gè)環(huán)節(jié)，都會(huì)對(duì)學(xué)位檔案的真實(shí)性產(chǎn)生不良的影響。一份完整的學(xué)位檔案材料需要完成研究生培養(yǎng)的整個(gè)過(guò)程才會(huì)形成，因此，研究生學(xué)位檔案形成的周期較長(zhǎng)，很多原始的檔案材料很容易因保管不善出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。在館藏研究生學(xué)位檔案的實(shí)踐中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閬G失而不斷補(bǔ)充材料的情況，造成數(shù)據(jù)的真實(shí)性缺失。

2.存儲(chǔ)方式單一。研究生學(xué)位檔案的存儲(chǔ)一般都是以紙質(zhì)版的形式存儲(chǔ)，受存儲(chǔ)時(shí)間和空間的限制較大。現(xiàn)狀是：一方面隨著研究生教育規(guī)模的擴(kuò)張，研究生人數(shù)不斷增多，由此造成了大量的學(xué)位檔案的產(chǎn)生。另一方面研究生學(xué)位檔案包含內(nèi)容繁多、門(mén)類(lèi)復(fù)雜、材料眾多，需要大量的人力物力長(zhǎng)時(shí)間地分類(lèi)整理才能存儲(chǔ)妥當(dāng)，而手工管理的傳統(tǒng)方式也約束了學(xué)位檔案的有效利用，館藏方式單一給相關(guān)檔案管理部門(mén)造成很大的壓力，有很多高校和科研機(jī)構(gòu)因?yàn)槭艿綍r(shí)間、空間的約束，放棄存放學(xué)位論文，只存放部分清單，缺失了學(xué)位檔案本身的嚴(yán)密性和真實(shí)性。

3.開(kāi)發(fā)利用不足。長(zhǎng)期以來(lái)，受到傳統(tǒng)觀念的影響，研究生學(xué)位檔案的管理存在重收集輕利用的現(xiàn)象。很多檔案管理部門(mén)對(duì)研究生學(xué)位檔案的管理存在誤區(qū)，認(rèn)為是學(xué)術(shù)研究的重要內(nèi)容，主觀地加入了保密的籌碼，只允許查看，不允許借用，甚至不允許復(fù)印和傳播。研究生學(xué)位檔案是對(duì)研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學(xué)位論文正是研究生對(duì)所研究課題的創(chuàng)新性思考和實(shí)踐，無(wú)論是基礎(chǔ)理論的推進(jìn)還是現(xiàn)實(shí)命題的發(fā)掘，都是科研成果的重要資源，都是科學(xué)研究的重要積淀和學(xué)術(shù)積累，是推動(dòng)科技創(chuàng)新的重要信息來(lái)源，具有重要的理論價(jià)值和實(shí)際借鑒作用。因此，對(duì)研究生學(xué)位檔案的有效利用非常重要，這項(xiàng)工作在高校完成研究生培養(yǎng)過(guò)程后幾乎無(wú)人問(wèn)津，只是停留在對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)中，沒(méi)有通過(guò)內(nèi)部的加工處理和信息化建設(shè)，造成了大量學(xué)位檔案的資源浪費(fèi)。

三、館藏研究生學(xué)位檔案管理創(chuàng)新的建議

1.加強(qiáng)管理，提高檔案意識(shí)。對(duì)研究生學(xué)位檔案的重視必須從全方位多角度進(jìn)行宣傳和教育入手，既要提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，更要面向研究生和指導(dǎo)教師進(jìn)行檔案管理的專(zhuān)題教育，使他們將對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和重視提高到科學(xué)研究的水平，重視研究生培養(yǎng)過(guò)程中檔案材料的積累和整理，保證研究生學(xué)位檔案材料的真實(shí)性和完整性。對(duì)專(zhuān)門(mén)從事學(xué)位檔案管理的人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，實(shí)行“雙崗考核”和“持證上崗”，加強(qiáng)管理水平和有效利用先進(jìn)手段進(jìn)行檔案管理的能力，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，不斷提高檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。加大監(jiān)督檢查，成立院校兩級(jí)檔案管理督查小組，對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督，通過(guò)制定詳盡的考評(píng)機(jī)制，提高檔案管理的綜合水平。

2.創(chuàng)新管理，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。隨著信息技術(shù)的不斷普及，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛地運(yùn)用于研究生培養(yǎng)的全過(guò)程，目前，全國(guó)各大高校的研究生培養(yǎng)部門(mén)都使用了研究生教育信息系統(tǒng)，這一教育信息平臺(tái)有效地促進(jìn)了研究生培養(yǎng)過(guò)程的科學(xué)化和規(guī)范化水平。研究生教育信息系統(tǒng)包含了研究生培養(yǎng)過(guò)程中產(chǎn)生的所有信息，科學(xué)的整理和有效的儲(chǔ)存，可輕松地建立研究生學(xué)位檔案電子信息庫(kù)，研究生檔案管理部門(mén)可在此基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)更優(yōu)化的流程，編制更有效的檔案管理軟件，設(shè)計(jì)有效利用檔案信息的程序，除一些必要的環(huán)節(jié)如論文結(jié)題、答辯決議要保留紙質(zhì)原始檔案信息外，其他信息可逐漸做到數(shù)字化存儲(chǔ)，不斷推進(jìn)并實(shí)現(xiàn)研究生學(xué)位檔案信息的數(shù)字化。

3.深化管理，不斷開(kāi)發(fā)研究生學(xué)位檔案資源。研究生學(xué)位檔案內(nèi)容豐富，具有很高的利用、開(kāi)發(fā)和傳播價(jià)值。高校研究生學(xué)位檔案管理部門(mén)應(yīng)充分利用這一資源，創(chuàng)新現(xiàn)有的管理體制，建立可供分享的資源平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)位檔案資源共享和有效利用。一方面，在圖書(shū)館或者閱覽室開(kāi)辟研究生學(xué)位檔案專(zhuān)柜，對(duì)優(yōu)秀研究生學(xué)位檔案進(jìn)行宣傳報(bào)道，鼓勵(lì)研究生在有效利用學(xué)位檔案中提高學(xué)位論文的學(xué)術(shù)水平和科研實(shí)力。另一方面，要充分利用校園網(wǎng)、無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)等新媒體手段，在教師和研究生教學(xué)和科研過(guò)程中，提高閱覽、訪(fǎng)問(wèn)和使用的效果。在學(xué)校主頁(yè)上開(kāi)辟學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)位論文電子存檔及開(kāi)放查詢(xún)。另外，應(yīng)該加強(qiáng)與兄弟院校學(xué)位檔案開(kāi)發(fā)和利用的合作，在保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)和開(kāi)放共贏的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)的共享和使用。還需要進(jìn)一步加強(qiáng)研究生學(xué)位檔案信息的開(kāi)發(fā)和傳播，通過(guò)評(píng)聘專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員和高級(jí)開(kāi)發(fā)人員，對(duì)有效資源進(jìn)行深入的加工和編研，將龐雜的研究生學(xué)位檔案信息系統(tǒng)化、有序化處理，提高產(chǎn)、學(xué)、研的效果，不斷促進(jìn)科技和經(jīng)濟(jì)的深度融合，提高科技生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化。

近年來(lái)，國(guó)家教育部投資建設(shè)了立足于高校學(xué)位論文共享的平臺(tái)———“CALIS”即“高校學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)”，這是研究生學(xué)位檔案信息化的重要體現(xiàn)，有效地促進(jìn)了不同地域和不同高校之間檔案信息傳播的效率和渠道，對(duì)高校或科研機(jī)構(gòu)在新形勢(shì)下提高研究生學(xué)位檔案管理創(chuàng)新提供了有益的借鑒。作為國(guó)民教育的頂端，研究生教育是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的智力支撐和有效保障，為保證研究生教育質(zhì)量的不斷提高，我們必須加快研究生學(xué)位檔案工作的創(chuàng)新管理，為教育發(fā)展注入更強(qiáng)大的動(dòng)力，使研究生學(xué)位檔案更好地服務(wù)社會(huì)。

作者：馬林剛單位：青島大學(xué)研究生院