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摘要：2007年7月，省檔案局對《湖北省企業、科技事業單位檔案工作規范管理等級評定辦法》進行了重新修訂，從而為推動檔案工作規范管理等級評定工作在全省的全面鋪開提供了制度依據，為提高我省企業、科技事業單位檔案工作管理水平，更好地為企業、科技事業單位改革和發展服務起到了目標規范作用。

一、高校檔案工作參與規范管理等級評定的意義

當今世界已經進入了一個以創造和分配信息為基礎的信息時代，社會對信息的需求越來越廣泛，越來越迫切。檔案信息化要緊跟社會信息化的發展步伐，高校檔案，是高校改革發展的重要組成部分，是高校滿足師生信息需求和提供社會服務的重要工具，參與檔案工作規范管理等級評定，能夠提升檔案服務管理創新水平。

1．參與評定，學校的檔案管理工作能夠得到重視。以往，許多高校對檔案工作缺乏認識，沒有給予檔案工作足夠的重視和支持，檔案工作機構的設立、人員的配備和功能建設等難以得到保證。參加評定升級，高校能夠站在一個全新的角度以宏觀地戰略眼光去看待新形勢下的檔案工作，能夠充分認識到高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一。

2．參與評定，師生員工的檔案意識能夠得到提高。在平時工作中，檔案人員常遇到的問題是檔案材料收集難，案卷材料不齊全、不完整，一些極具查考利用價值的檔案散存在承辦部門或流落在個人手中。究其原因，主要是群體檔案意識薄弱。若參與評定，在迎評過程中的檔案建設需要各方面、各層面的人員積極參與。全員參與的過程有助于全面促進對檔案工作的認識深化，從這個意義上說，迎評對師生員工的檔案意識的影響是十分廣泛的。

3．參與評定，檔案部門的服務意識能夠得到強化。服務中心、服務大局是檔案工作的永恒主題和根本任務。檔案工作的價值任務在于及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息服務，檔案的作用也在利用中產生和發揮。因此，高校檔案部門要找準檔案工作服務于師生、服務高校、服務于社會的切入點，提高服務質量，滿足快速地檢索、調取并有效利用檔案信息的要求，這在無形中強化了檔案部門的服務意識。

4．參與評定，檔案編研工作的力度能夠得到加大。高校檔案編研工作，是以高校檔案館室藏為對象，以滿足高校和社會利用檔案的需求為目的，在研究檔案內容的基礎上，按照一定的目標，對檔案資料進行收集、挑選、編輯和評價，以多種形式提供檔案信息服務的一項重要工作。參與檔案規范管理等級評定，能夠深刻感受到編研是檔案工作的薄弱環節，各高校要加大這方面的工作力度，高校檔案編研工作要更具有計劃性、適用性、真實性和研究性。

5．參與評定，各項評估檔案的建設能夠得到加強。無論對本科院校的教育教學評估，還是對高職高專院校的人才培養工作水平評估，各項評估檔案資料的整理是一個非常重要的環節。檔案是學校在教學實踐中逐步積累形成的一系列原始資料，它是學校教學管理工作的縮影，直接或間接地展現了學校教學工作的全貌，是衡量學校質量、學術水平、管理水平的重要依據。只有在日常教學和管理工作中做好檔案的收集和整理工作，充分發揮檔案的作用，才能進一步提高高等學校的辦學質量和辦學效益，也才能使學校各項評估工作順利通過。

二、全面提升高校檔案工作規范服務管理水平

在《湖北省企業、科技事業單位檔案工作規范管理等級評定標準及自檢、評審表》中，科學地將評定內容分了“管理機制”、“業務建設”和“信息服務”三大評定范圍。全面提升高校檔案工作的管理創新水平也將從這三個方面進行建設。

1．積極創新科學地檔案管理機制。創新科學地檔案管理機制，要做到四個“建立健全”：一是要建立健全檔案管理網絡。各高校要加強領導，精心組織，統一部署，總體規劃，真正形成黨委行政領導、檔案部門主管、相關部門配合、全校廣泛參與的檔案工作領導體制和管理網絡。二是要建立健全檔案管理細則。要大力宣傳、貫徹執行國家有關檔案工作法律、法規；制定歸檔范圍，規定歸檔時間，編制保管期限表；建立檔案的接收、整理、修改、補充、保管、鑒定銷毀、統計、保密、利用、庫房管理等制度；落實檔案人員“四參加”制度，即檔案部門參加產品定型會、科研課題鑒定會、設備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會。三是要建立健全檔案控制措施。檔案工作計劃和專項經費列入學校年度工作計劃和領導工作議事日程；文件材料的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用工作要列入有關人員崗位責任制，納入有關工作程序，強化目標責任制。四是要建立健全檔案干部隊伍。檔案工作人員進行必要的培訓，不斷提高檔案工作人員的政治覺悟、創新精神、專業水平、業務能力，培養造就一批政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質、復合型檔案管理人員。

2．積極創新規范地檔案業務建設。創新規范地檔案業務建設，要做到四個“管理達標”：一是檔案的歸檔范圍管理要達標。近5年來各種門類和載體的文件材料立卷歸檔率達標；重大科研課題、設計項目、重要基建項目及高、精、尖設備檔案，按項目歸檔范圍完整率達標；永久、長期保存的科技檔案中有相關責任人填寫并經有關負責人審查簽字的手續完備情況達標。二是檔案的案卷質量管理要達標。各類檔案管理要符合有關規定和規范的要求，編目規范，編號科學，排架合理，其中科技檔案案卷質量達到國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》。三是檔案的保管條件要達標。檔案安全是檔案工作的生命線，檔案的安全、保護和庫房管理要符合國家要求；有配備完善的檔案專用庫房、辦公室和閱覽室，有使用符合國家標準的載體存儲歸檔電子文件，載體的保管條件符合國家要求。四是檔案的數據統計管理要達標。對檔案數量、機構、人員、庫房、設備、庫藏結構等檔案管理基本情況、檔案利用及反饋情況的統計要全面、準確。

3．積極創新完善地檔案信息服務。創新完善地檔案信息服務，要確立檔案的“四個中心”：一是要確立檔案部門為檔案的信息中心。檔案部門必須積極收集、保存與本單位密切相關的多種形式信息，成為本單位檔案資料的信息中心。二是要確立檔案利用為檔案的工作中心。科學編制適用的、多途徑的檢索工具。三是要確立檔案信息化為檔案的技術中心。高校檔案的信息化建設要成為數字校園建設的重要組成部分，將檔案資料信息的現代化管理納入本單位的信息化建設之中；普及使用計算機和符合國家規范的檔案管理專用軟件管理檔案，在確保安全保密的前提下，要健全網絡體系，提供高效、便捷的檔案查詢，利用計算機網絡逐步實現檔案信息網上傳輸、在線服務和資源共享；采取有效的防護措施確保計算機檔案管理系統或網絡的安全。四是要確立檔案編研為檔案的效益中心。積極制度開發檔案信息實施方案，利用檔案信息編研對學校建設與發展產生較好社會或經濟效益的成果。