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第一篇

一、人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）人事檔案是企業(yè)單位進(jìn)行某些決策時(shí)的重要參考依據(jù)企業(yè)單位中的績效考核機(jī)制是要依靠企業(yè)單位中的人事檔案才能有效施行的。績效考核關(guān)系到員工的資薪情況、福利、保障、晉升或獎(jiǎng)懲，只有對(duì)應(yīng)到個(gè)人，企業(yè)單位才能很好地進(jìn)行資薪配置或是獎(jiǎng)優(yōu)懲劣。績效考核要依照人事檔案進(jìn)行員工的個(gè)人績效評(píng)估。依據(jù)人事檔案中記錄的員工信息及過往的考核記錄，人力資源管理人員才能準(zhǔn)確掌握員工的綜合素質(zhì)、績效情況和個(gè)人工作能力等情況，然后進(jìn)行有效的分析管理，從而做出最準(zhǔn)確的獎(jiǎng)懲分配，保證企業(yè)單位中制度的公平、公正、公開及以后決策的科學(xué)性。

（二）人事檔案推動(dòng)人力資源開發(fā)人事檔案是在人力資源管理過程中形成的，記錄了人員信息、工作表現(xiàn)、績效情況、個(gè)人經(jīng)歷、個(gè)人綜合素質(zhì)等一系列資料信息的用以歸檔保存的文字、表格或其他表現(xiàn)形式的歷史記錄,可以客觀地反映出員工的素質(zhì)及其工作能力的優(yōu)劣。人力資源管理中對(duì)于工作人員的選拔、組織安排等都會(huì)參考人事檔案中的相關(guān)歷史信息，全面了解人員的能力、專業(yè)、個(gè)人素養(yǎng)等情況之后做出最適當(dāng)?shù)娜藛T配置，因此人力資源管理工作與人事檔案密切相關(guān)。人力資源管理過程中產(chǎn)生的多種信息資料都會(huì)反映在人事檔案中，成為以后人事選拔或人事調(diào)動(dòng)的重要參考依據(jù)。因此，企業(yè)單位中的人力資源開發(fā)必須依靠人事檔案，人事檔案的存在和完善能夠極大地推動(dòng)人力資源的良性開發(fā)。

（三）人事檔案幫助企業(yè)單位有針對(duì)性地設(shè)定員工培訓(xùn)項(xiàng)目企業(yè)單位對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)之前，可以根據(jù)員工的信息資料，如教育背景、經(jīng)歷、年齡等，設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)項(xiàng)目，有針對(duì)性地對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。比如，企業(yè)單位通過檔案資料了解到一些年齡大的員工可能不喜歡那些知識(shí)性的培訓(xùn)，就可以選擇對(duì)他們進(jìn)行健康保健類培訓(xùn)，讓他們的身心更健康，同時(shí)也讓他們感受到集體的關(guān)懷，促進(jìn)員工更好地工作。

（四）人事檔案提供真實(shí)可靠的信息，優(yōu)化人力資源配置企業(yè)單位要想充分了解員工的個(gè)人能力、長處、專業(yè)技能等相關(guān)因素，做到知人善任，人盡其才，充分挖掘企業(yè)單位人力資源的潛能，將人力資源發(fā)揮的力量最大化，就必須要依賴人事檔案來對(duì)員工進(jìn)行最全面的個(gè)人信息和個(gè)人經(jīng)歷了解。人事檔案中詳細(xì)記錄了員工的個(gè)人相關(guān)信息、文化程度、專業(yè)技能、特長、工作經(jīng)驗(yàn)等資訊，企業(yè)單位的人事部門或人力資源管理部門通過查閱人事檔案，對(duì)員工的工作歷史或個(gè)人經(jīng)歷進(jìn)行了全面而詳盡的了解，從而做出最佳的人事調(diào)動(dòng)，優(yōu)化人力資源的配置方式。人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人力資源與非人力資源的結(jié)合，提高人力資源的利用效率和利用價(jià)值的重要方式之一。人力資源的主體是人，人與物的最大不同是物件在長久適用過程中除了虧損，基本上不會(huì)出現(xiàn)其他變化，但人在工作過程中接受各方影響，會(huì)產(chǎn)生自我的變化，有的員工會(huì)不斷自我增值，能力和素養(yǎng)都不斷提高，有的員工會(huì)逐漸安于現(xiàn)狀，不再努力爭(zhēng)取向上；團(tuán)隊(duì)工作中也會(huì)出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)、職位升降等各種變化，集團(tuán)企業(yè)中還會(huì)出現(xiàn)人員外派等等情況。因此，人力資源管理具有流動(dòng)性，人員的變動(dòng)不是一成不變，隨著時(shí)間的推移和環(huán)境的變化，人員會(huì)有或大或小幅度的變動(dòng)。由于優(yōu)勝劣汰，企業(yè)單位中人員大批清走或大批引入的情況也不少見。但人事檔案卻不變，員工的所有人事調(diào)動(dòng)經(jīng)歷都會(huì)如實(shí)記錄在案，而這份人事檔案隨著員工的變動(dòng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)單位內(nèi)的人力資源信息共享，能夠幫助人力資源管理者根據(jù)企業(yè)單位的需要預(yù)測(cè)人力資源的配置情況，促進(jìn)人才的科學(xué)流動(dòng)，保證人力資源配置適得其所。

二、提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

（一）切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)代化的企業(yè)單位中的人力資源管理需要現(xiàn)代化的人力資源管理模式，傳統(tǒng)的人力資源管理模式已經(jīng)無法適用于現(xiàn)代的市場(chǎng)、社會(huì)環(huán)境。人力資源的利用比過去更多元化，更能實(shí)現(xiàn)員工的個(gè)人價(jià)值，而員工之間的競(jìng)爭(zhēng)也比過去更激烈。有能者在其位，無能者在實(shí)踐工作中會(huì)自然地被環(huán)境淘汰掉。企業(yè)單位要切實(shí)地掌握住人力資源的力量，就必須要全面革新人力資源管理模式，革新管理理念。過去企業(yè)單位在挑選職工時(shí)常常有走后門、攀關(guān)系等情況，或者是忽視職工的相關(guān)專業(yè)資格證明，而這些挑選職工的違規(guī)錯(cuò)誤行為在今天競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的社會(huì)中已經(jīng)不能再繼續(xù)，企業(yè)單位為了切實(shí)提高自身的綜合實(shí)力，必須要嚴(yán)格把好用人關(guān)。檔案管理人員掌握著企業(yè)單位重要的人力資源資料，在挑選素質(zhì)人才前必須要確定人才的相關(guān)文憑、專業(yè)資格證書等資料，保證職工具備崗位必須的專業(yè)技能和知識(shí)；挑選好的員工在正式上崗前必須接受嚴(yán)格的上崗培訓(xùn)，包括在職培訓(xùn)、道德培訓(xùn)、法制教育等，企業(yè)單位要重視對(duì)人員培訓(xùn)的投資，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強(qiáng)他們對(duì)環(huán)境變化的適應(yīng)力；要激發(fā)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，化被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)密切各部門的聯(lián)系，及時(shí)有效地開展人事檔案管理工作，為人力資源管理提供最有力的協(xié)助。

（二）加強(qiáng)溝通與信息傳達(dá)，有效發(fā)揮人事檔案的價(jià)值人事檔案管理人員要密切與各部門相關(guān)人力資源管理人的聯(lián)系，彼此之間加強(qiáng)溝通，當(dāng)人事檔案管理人員發(fā)現(xiàn)檔案中存在的人員問題時(shí)，要及時(shí)向人力資源管理人或企業(yè)單位的相關(guān)人事管理人進(jìn)行匯報(bào)反饋，幫助人力資源管理人員及時(shí)進(jìn)行人員問題的修正。例如，當(dāng)發(fā)現(xiàn)企業(yè)單位內(nèi)某員工的職稱評(píng)定與檔案上的相關(guān)報(bào)備資料不符時(shí)，人事檔案管理人員應(yīng)第一時(shí)間向人事部門匯報(bào)，阻止該名員工的職稱評(píng)定，與該名員工核實(shí)情況后，才能判定到底該名員工是否有資格進(jìn)行職稱評(píng)定。要不斷為企業(yè)單位中發(fā)展企業(yè)單位的人力資源事業(yè)提供有力的協(xié)助，妥善整理保管好員工的人事檔案，保證企業(yè)單位做出決策時(shí)能夠提供最完整、最準(zhǔn)確的人事信息作為決策依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)者在聘用人事檔案管理人員時(shí)，要有疑人不用、用人不疑的精神，充分信任人事檔案管理人員做出的檔案研究成果，做出人事決策時(shí)，要當(dāng)機(jī)立斷，充分體現(xiàn)人事檔案的價(jià)值和肯定人事檔案管理人員的工作成果。

（三）加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性和現(xiàn)代化管理上文提到，人力資源并非一成不變，企業(yè)單位中的工作人員會(huì)不定時(shí)地出現(xiàn)崗位變化、人員調(diào)動(dòng)等情況，因此人事檔案中對(duì)于員工的記錄也要及時(shí)更新，關(guān)于員工的一切經(jīng)歷變化都要進(jìn)行嚴(yán)格篩選后，實(shí)事求是地記錄在員工的人事檔案中，保證員工的人事檔案與員工的人事變動(dòng)是實(shí)時(shí)同步變化的，增強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性。我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化管理時(shí)代，在人事檔案管理上也應(yīng)該引進(jìn)信息化管理手段，采用高科技手段管理人事檔案，提高人事檔案管理的自動(dòng)化程度，從而提高人力資源管理的自動(dòng)化程度；建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫，連接企業(yè)單位內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人力資源信息的有效共享；將人事檔案從過去的紙質(zhì)存檔逐漸變更為電子檔案，大大節(jié)省人事檔案管理中的辦公資源，而且降低了對(duì)人事檔案的管理成本，提高了人事檔案管理員的整理保管人事檔案信息的工作效率。

（四）提高信息化水平和研究水平，綜合思考，全方位掌握要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員信息化管理工作的培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的信息化管理水平，提高人事檔案管理人員對(duì)一系列信息分析軟件、整理保存軟件的應(yīng)用水平，提高對(duì)人事檔案的研究精準(zhǔn)度。

三、結(jié)語

人事檔案在人力資源管理中扮演著非常重要的角色，企業(yè)單位正確識(shí)別出需要的優(yōu)秀人才、選拔出人才及員工編排無一不需要人事檔案作為信息依據(jù)支持。科學(xué)的人事檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)單位的人力資源開發(fā)和使用，提高企業(yè)單位的人力資源利用效率，更好地發(fā)揮出人力資源的強(qiáng)大作用。

作者：賈夢(mèng)澤單位：中國人民大學(xué)

第二篇

一、人事檔案的具體作用

（一）能夠?yàn)槿肆Y源管理決策提供參考人事檔案管理可以掌握單位職工的詳細(xì)個(gè)人特點(diǎn)、工作能力等資料，可以為企業(yè)單位人力資源管理決策提供必要參考。例如，企業(yè)在實(shí)行績效考核制度時(shí)，員工的評(píng)價(jià)考核直接關(guān)系到員工晉升以及獎(jiǎng)懲，因此對(duì)員工進(jìn)行準(zhǔn)確、公正、真實(shí)的考核評(píng)級(jí)至關(guān)重要。而企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行考核的依據(jù)就是員工的日常表現(xiàn)、同事評(píng)價(jià)等，而這些資料信息均被記錄在員工人事檔案中，因此企業(yè)單位參考人事檔案就可以對(duì)員工的工作業(yè)績、綜合素質(zhì)以及個(gè)人能力進(jìn)行準(zhǔn)確、真實(shí)的評(píng)價(jià)，從而確定如何獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰員工，使績效考核制度達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

（二）能夠使人力資源合理配置得以優(yōu)化人力資源配置是促使人與物之間的結(jié)合得以實(shí)現(xiàn)，能夠使人力資源使用效率以及使用價(jià)值得以提高。人力資源與其他資源一樣都是企業(yè)發(fā)展的必需資源，因此人力資源配置的高低直接關(guān)系到企業(yè)的正常發(fā)展。然而，人力資源又與其他資源不同，它是一種隨時(shí)間推移、環(huán)境變化而不斷運(yùn)動(dòng)的資源，因此人力資源的配置一直是企業(yè)管理工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)。企業(yè)借助人事檔案可以準(zhǔn)確把握內(nèi)部人力資源的整體狀況，通過對(duì)人力資源信息的共享，預(yù)測(cè)企業(yè)生產(chǎn)各環(huán)節(jié)對(duì)人力資源的需求，從而合理配置企業(yè)人力資源，提高人力資源的利用效率。

二、如何促進(jìn)人事檔案管理的運(yùn)用

隨著現(xiàn)代企業(yè)改革的不斷深入，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理工作觀念以及難以滿足市場(chǎng)和企業(yè)發(fā)展的具體要求，因此企業(yè)要轉(zhuǎn)變現(xiàn)有工作觀念，采取合適的措施以提升人事檔案管理在人力資源管理中的應(yīng)用效果。

（一）核實(shí)人事檔案信息由于人事檔案是企業(yè)進(jìn)行人力資源管理決策的主要參考，因此確保人事檔案的真實(shí)性十分重要。對(duì)此企業(yè)需要做到：第一，在現(xiàn)有人事檔案資料信息的基礎(chǔ)上，對(duì)員工信息進(jìn)行核查，提出無效虛假資料信息，提高人事檔案信息的真實(shí)性。第二，企業(yè)要對(duì)人事檔案信息進(jìn)行合理保存，建立專門的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)人事信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并由專業(yè)人員對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，從而提高數(shù)據(jù)庫的安全性避免人事信息出現(xiàn)丟失。第三，企業(yè)要改變傳統(tǒng)的人事信息調(diào)查收集方式，在對(duì)人事信息進(jìn)行書面文字記錄的基礎(chǔ)上，還要利用多媒體技術(shù)收集有關(guān)員工人事信息的影音資料，從而使收集的信息更加全面，真實(shí)性更高。第四，企業(yè)要分清人事檔案建立工作重點(diǎn)，重點(diǎn)收集對(duì)企業(yè)有重要貢獻(xiàn)或者重要人員的人事信息，從而進(jìn)一步提高人事檔案的真實(shí)性，為企業(yè)人力資源管理決策提供精準(zhǔn)參考。

（二）增強(qiáng)檔案信息的時(shí)效性隨著時(shí)間的推移，個(gè)人的發(fā)展成長，企業(yè)職工的個(gè)人信息是不斷發(fā)展的、動(dòng)態(tài)的，因此企業(yè)人事檔案的建立管理工作要跟上個(gè)體發(fā)展的腳步，具體要做到：第一，定期核對(duì)職工的人事檔案信息與職工實(shí)際信息，并將職工個(gè)人的最新信息添加到人事檔案中，同時(shí)剔除發(fā)生變化的、失去價(jià)值的信息，這樣既能確保人事檔案信息的真實(shí)性又能夠增強(qiáng)信息的時(shí)效性。第二，企業(yè)除了要收集職工當(dāng)前的最新信息，還要持續(xù)發(fā)掘職工過去的，有關(guān)其個(gè)人發(fā)展的重要?dú)v史信息，從而做到對(duì)員工的全方位、立體化了解，進(jìn)而提高企業(yè)人力資源管理決策的科學(xué)性。

（三）采用現(xiàn)代化管理方式管理人事檔案隨著社會(huì)科技經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的提高，傳統(tǒng)的依靠人工對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的方法已經(jīng)不再符合時(shí)代潮流，因此企業(yè)需要采用現(xiàn)代化的管理手段對(duì)人事檔案進(jìn)行管理。第一，逐漸減少紙質(zhì)檔案的比例。傳統(tǒng)中紙質(zhì)檔案是人事檔案的重要形式，但是隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大、人員的增多，紙質(zhì)檔案的數(shù)量越來越多，導(dǎo)致檔案占據(jù)大量的空間。另外，紙質(zhì)檔案的管理工作不斷會(huì)耗費(fèi)大量的人工勞動(dòng)，而且還會(huì)消耗大量紙張，不符合節(jié)能環(huán)保的發(fā)展理念。因此，企業(yè)要有意識(shí)的減少紙質(zhì)檔案數(shù)量，轉(zhuǎn)而采用數(shù)據(jù)化的人事檔案。第二，企業(yè)建立統(tǒng)一的人事檔案信息管理平臺(tái)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立專業(yè)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，不但克服了紙質(zhì)檔案占用空間大的缺點(diǎn)，而且還有利于實(shí)現(xiàn)資源共享，從而提高檔案管理工作效率。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)人事檔案管理工作需要人員的執(zhí)行，因此管理人員素質(zhì)的高低人事檔案管理工作成效有直接影響：第一，企業(yè)要制定相應(yīng)的檔案管理工作規(guī)章制度，嚴(yán)格規(guī)范管理人員的行為，避免工作失誤的出現(xiàn)。第二，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理法律法規(guī)、檔案管理知識(shí)，并且對(duì)人員進(jìn)行技能操作培訓(xùn)，從而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保檔案管理工作的順利開展。

三、結(jié)語

在企業(yè)不斷發(fā)展過程中，人力資源管理有著十分重要的作用，對(duì)企業(yè)的繼續(xù)向前發(fā)展具有很大的推動(dòng)作用。在人力資源管理中，人事檔案的管理是提高人力資源管理的一種重要方法及途徑，在人力資源管理中占據(jù)重要地位。傳統(tǒng)人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中越來越不能適應(yīng)，因此需采取有效方法及措施使人事檔案管理的質(zhì)量以及效率得到改變。本文關(guān)于如何提高人事檔案管理的作用提出一些方法，希望上文中所闡述的內(nèi)容對(duì)企業(yè)內(nèi)人力資源管理工作者能夠有一定幫助。

作者：趙漪單位：吉林省白城市人力資源和社會(huì)保障局