前言：本站為你精心整理了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化管理范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

[摘要]本文首先介紹了會(huì)計(jì)電算化的工作原理,指出了會(huì)計(jì)電算化的局限性;然后分析了ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的三個(gè)特點(diǎn):即時(shí)性,集成性和遠(yuǎn)見性;最后比較了會(huì)計(jì)電算化和ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理之間在應(yīng)用中存在的差異。

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)電算化;ERP系統(tǒng);財(cái)務(wù)管理

一、會(huì)計(jì)電算化及其局限性

會(huì)計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)傳輸和通訊設(shè)備作為數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的核心,完成從原始數(shù)據(jù)的搜集,以及經(jīng)由記錄、驗(yàn)證、分類、登記、計(jì)算、匯總、報(bào)告等一系列會(huì)計(jì)工作。在此過程中,會(huì)計(jì)人員只進(jìn)行一些輔助性的操作,即只需把會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以規(guī)定的要求輸入處理系統(tǒng),計(jì)算機(jī)即可按照事先編制好的程序,自動(dòng)完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理,并將最終結(jié)果———財(cái)務(wù)報(bào)告打印出來。會(huì)計(jì)電算化是把系統(tǒng)工程、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)等科學(xué)與會(huì)計(jì)理論和方法融為一體,通過貨幣計(jì)量信息和其他有關(guān)信息的輸入、存儲(chǔ)、運(yùn)算和輸出,以現(xiàn)代機(jī)器工作取代手工操作,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作方式的變革和人的解放,提供計(jì)劃和控制經(jīng)濟(jì)過程需要的會(huì)計(jì)信息。

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)使得會(huì)計(jì)人員從財(cái)務(wù)賬冊(cè)中解放出來,但并未從根本上提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量。電算化系統(tǒng)的信息源基本依靠手工錄入或部分的數(shù)據(jù)導(dǎo)入,從宏觀層面講,會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)的作業(yè)方式,長(zhǎng)期以來主要體現(xiàn)在事后收集和反映會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)上,僅記錄業(yè)務(wù)結(jié)果。另外,系統(tǒng)的信息處理一般都是對(duì)手工會(huì)計(jì)職能的自動(dòng)化,系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)是面向任務(wù)和職能的,這對(duì)滿足會(huì)計(jì)核算的要求來說已經(jīng)足夠,但在業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控和與其他系統(tǒng)的集成性上還需要加以完善。會(huì)計(jì)電算化在管理控制和決策支持方面的功能相對(duì)較弱,不論是時(shí)效性上,還是針對(duì)性上,都難以展現(xiàn)作用。當(dāng)企業(yè)發(fā)生危機(jī)時(shí),它又總是首先反映在財(cái)務(wù)危機(jī)上,不是缺少現(xiàn)金,就是缺乏持續(xù)經(jīng)營(yíng)所需的資本。在這種情況下,產(chǎn)生于上個(gè)世紀(jì)90年代的ERP系統(tǒng)成了企業(yè)的一個(gè)新選擇。

二、ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的特性分析

企業(yè)資源計(jì)劃(EnterpriseResourcesPlanning,簡(jiǎn)稱ERP)的基本思想是將企業(yè)的運(yùn)營(yíng)流程看作一個(gè)緊密連接的供應(yīng)鏈,包括供應(yīng)商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡(luò)和客戶等,其目標(biāo)是充分協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部資源,確立企業(yè)全面競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。ERP系統(tǒng)是個(gè)較完整的集成化管理信息系統(tǒng),包括分銷、制造、財(cái)務(wù)、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、運(yùn)輸管理等子系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)以業(yè)務(wù)為中心來組織,根據(jù)物流、資金流、信息流的連續(xù)運(yùn)動(dòng)和反饋來設(shè)計(jì),能跨越職能領(lǐng)域的邊界,實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息的集成。在ERP系統(tǒng)中,財(cái)務(wù)子系統(tǒng)只是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個(gè)有機(jī)組成部分,與其他子系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系。ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理的特點(diǎn)主要包括三個(gè)方面:

(一)即時(shí)性:資料管理功能實(shí)現(xiàn)之基礎(chǔ)

在ERP的狀態(tài)下,資料是聯(lián)動(dòng)的而且隨時(shí)更新,每個(gè)有關(guān)人員都可以隨時(shí)掌握即時(shí)的資訊,這在過去只能依賴大量的人力與時(shí)間才能完成。一般說來,影響企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力固然有許多因素,但一個(gè)很重要的因素,在于它對(duì)企業(yè)內(nèi)部各種信息的把握,以及對(duì)外部市場(chǎng)的資訊、現(xiàn)狀變化的了解。在當(dāng)今信息社會(huì)里,不僅要知己知彼,還要貴在“即時(shí)”。

ERP系統(tǒng)中資金管理對(duì)會(huì)計(jì)科目的分層使之相對(duì)于其他會(huì)計(jì)軟件確立了絕對(duì)的優(yōu)勢(shì),即不需要任何人工分析,系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)時(shí)生成《現(xiàn)金流量表》。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的資金管理模塊將會(huì)計(jì)科目分為三個(gè)層次:

1.現(xiàn)金層:包含貨幣資金和短期投資等科目,它相當(dāng)于《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則—現(xiàn)金流量表》(略作《現(xiàn)金流量表》)中對(duì)于現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物的定義,即庫(kù)存現(xiàn)金。它是能隨時(shí)支取的銀行存款和其他貨幣資金以及三個(gè)月內(nèi)到期的短期債券等期限短、流動(dòng)性強(qiáng)、易于轉(zhuǎn)換為已知金額現(xiàn)金、價(jià)值變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)很小的投資。

2.收入支出層:包含的科目代表了企業(yè)現(xiàn)金流量的起源。比如產(chǎn)品銷售收入代表了現(xiàn)金流入的起源,固定資產(chǎn)、庫(kù)存商品代表了現(xiàn)金流出的起源。而長(zhǎng)期投資、應(yīng)交稅金的明細(xì)科目則分別代表了現(xiàn)金流入和流出。所有的權(quán)益類和損益類科目都應(yīng)包含在這一層。這一層對(duì)應(yīng)于《現(xiàn)金流量表》中現(xiàn)金流量的分類或者說直接反映了《現(xiàn)金流量表》的主要內(nèi)容,即經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、籌資活動(dòng)產(chǎn)生的現(xiàn)金流量以及匯率變動(dòng)對(duì)現(xiàn)金的影響額(包括明細(xì)項(xiàng)目)。

3.應(yīng)收應(yīng)付層:不僅包含應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款,而且還包含預(yù)收和預(yù)付賬款、其他應(yīng)收和應(yīng)付款、應(yīng)收和應(yīng)付票據(jù)等科目。這一層的科目反映了收入和支出在形成現(xiàn)金流量之前以短期債權(quán)債務(wù)存在的臨時(shí)狀態(tài)。它對(duì)應(yīng)《現(xiàn)金流量表指南》中計(jì)算各表項(xiàng)時(shí)的調(diào)整項(xiàng)。

(二)集成性:財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)可靠性之保證

在ERP系統(tǒng)中,財(cái)務(wù)子系統(tǒng)只是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個(gè)有機(jī)組成部分,與其他子系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系,如分銷、制造子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),通過信息集成,可直接傳入財(cái)務(wù)子系統(tǒng)。財(cái)務(wù)集成是指在采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)的處理過程中,系統(tǒng)自動(dòng)采集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),自動(dòng)選擇總賬科目和分賬科目,自動(dòng)生成記賬憑證。ERP系統(tǒng)的集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理,包括采購(gòu)集成、銷售集成、庫(kù)存集成及生產(chǎn)集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理。其中,采購(gòu)訂單、銷售訂單和生產(chǎn)訂單一般由系統(tǒng)自動(dòng)生成,也可以人工維護(hù)。相應(yīng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)在訂單的處理過程中自動(dòng)生成記賬憑證,進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。

財(cái)務(wù)子系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)的一個(gè)組成部分,實(shí)現(xiàn)與ERP其它子系統(tǒng)之間的信息集成,是財(cái)務(wù)軟件發(fā)展的必然趨勢(shì)。集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的特點(diǎn)主要包括:

1.通過采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)、庫(kù)存與財(cái)務(wù)集成,實(shí)時(shí)反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況,避免了數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入和重復(fù)存儲(chǔ),提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性,實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流相統(tǒng)一,為企業(yè)管理決策提供了及時(shí)準(zhǔn)確的信息。

2.在集成環(huán)境下,對(duì)其他子系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求很高,其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù),如PBOM(生產(chǎn)物料清單)、人工費(fèi)率、物料數(shù)量、工時(shí)等直接影響財(cái)務(wù)子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3.在集成環(huán)境下,財(cái)務(wù)集成參數(shù)對(duì)集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理結(jié)果起關(guān)鍵性作用,要求系統(tǒng)能提供靈活的財(cái)務(wù)集成參數(shù)設(shè)置功能。既要減少設(shè)置財(cái)務(wù)集成參數(shù)的工作量,又要使設(shè)置的財(cái)務(wù)集成參數(shù)能滿足會(huì)計(jì)核算與管理的需要。同時(shí)要確保集成總賬科目、分賬科目、集成關(guān)系準(zhǔn)確無誤,否則會(huì)影響財(cái)務(wù)報(bào)表的可靠性。

(三)遠(yuǎn)見性:先進(jìn)財(cái)務(wù)管理思想之體現(xiàn)

ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)融合在一起,財(cái)務(wù)系統(tǒng)又集財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)于一體。這種系統(tǒng)整合及其系統(tǒng)的信息供給,有利于財(cái)務(wù)做前瞻性分析與預(yù)測(cè),體現(xiàn)了先進(jìn)的計(jì)劃、控制和決策思想。

1.ERP系統(tǒng)體現(xiàn)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)思想。ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)部分將企業(yè)的需求定位在一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)而不是一個(gè)賬務(wù)系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)在定義企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的框架和流程時(shí)結(jié)合考慮了制造管理和供應(yīng)鏈管理的框架和流程。例如,賬目結(jié)構(gòu)的設(shè)置、賬務(wù)流程的處理、接口的設(shè)計(jì)、報(bào)表需求的定義,不完全是從財(cái)務(wù)部門的立場(chǎng)出發(fā),而是從整個(gè)企業(yè)的角度實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)子系統(tǒng)的目標(biāo)。會(huì)計(jì)子系統(tǒng)一方面從其他子系統(tǒng)獲得有助于完成確認(rèn)、計(jì)量、記錄、報(bào)告等各環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),另一方面通過其系統(tǒng)的定義和流程的定義來實(shí)現(xiàn)對(duì)制造和供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)的控制。

2.ERP系統(tǒng)體現(xiàn)的管理會(huì)計(jì)思想。ERP系統(tǒng)體現(xiàn)了先進(jìn)的管理會(huì)計(jì)思想,反映了一套預(yù)測(cè)、計(jì)劃、決策、控制、分析、考核的管理模式,強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制和事后反饋。這些計(jì)劃功能和控制功能已完全集成到整個(gè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)中。一方面,ERP系統(tǒng)通過定義與事務(wù)處理相關(guān)的會(huì)計(jì)核算科目和核算方式,使系統(tǒng)在處理事務(wù)的同時(shí)自動(dòng)生成記賬憑證,保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性,從而改變了資金信息滯后于物流信息的狀況,便于企業(yè)實(shí)行事中控制并實(shí)時(shí)做出決策;另一方面,計(jì)劃、事務(wù)處理、控制與決策功能都在整個(gè)供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實(shí)現(xiàn)。ERP系統(tǒng)遵循整體預(yù)算架構(gòu),更多地采用客戶訂單來啟動(dòng)生產(chǎn)計(jì)劃和材料采購(gòu)計(jì)劃。

3.ERP系統(tǒng)體現(xiàn)的成本管理思想。ERP系統(tǒng)的成本管理包括成本預(yù)測(cè)、計(jì)劃決策、控制、分析和考核,強(qiáng)調(diào)成本預(yù)算(標(biāo)準(zhǔn)成本的確定)、成本控制與分析、責(zé)任成本管理等。典型的ERP系統(tǒng)成本管理涉及產(chǎn)品成本核算、成本中心會(huì)計(jì)、訂單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)、獲利能力分析、利潤(rùn)中心會(huì)計(jì)以及輔助管理決策的執(zhí)行信息系統(tǒng)。成本中心會(huì)計(jì)包括標(biāo)準(zhǔn)成本的確定、標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際成本之間的差異對(duì)比、成本報(bào)告與分析。訂單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)用于歸集某一訂單或項(xiàng)目的實(shí)際成本,并將其與計(jì)劃成本進(jìn)行比較,以實(shí)現(xiàn)對(duì)訂單或項(xiàng)目的監(jiān)控。獲利能力分析可以回答哪一類產(chǎn)品或市場(chǎng)會(huì)產(chǎn)生最好的效益,一份特定訂單的利潤(rùn)是怎樣構(gòu)成的等問題。

三、會(huì)計(jì)電算化與ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)之應(yīng)用差異

(一)組織設(shè)置。組織設(shè)置是系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ),是系統(tǒng)應(yīng)用中最關(guān)鍵的因素之一。電算化系統(tǒng)通常對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)主體與賬套、獨(dú)立核算單位與會(huì)計(jì)主體設(shè)置,企業(yè)無法選擇其他更適應(yīng)于業(yè)務(wù)原型的組織設(shè)置方案。ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以支持復(fù)雜的多組織體系并支持財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)獨(dú)立的組織架構(gòu)。

(二)會(huì)計(jì)科目。會(huì)計(jì)科目是財(cái)務(wù)信息記錄、分類、匯總、統(tǒng)計(jì)的依據(jù),但電算化系統(tǒng)與ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)在會(huì)計(jì)科目設(shè)置上存在較大差異。

1.結(jié)果型與過程型。電算化系統(tǒng)根據(jù)手工核算原理設(shè)置成結(jié)果型會(huì)計(jì)科目,僅記錄業(yè)務(wù)結(jié)果。而ERP財(cái)務(wù)強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)一致性,記錄業(yè)務(wù)價(jià)值流全過程,利于實(shí)時(shí)監(jiān)控、溯源查詢,科目設(shè)置屬于過程型。先進(jìn)的與業(yè)務(wù)集成的ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)需要設(shè)置一些過渡科目,用于記錄價(jià)值流過程中財(cái)務(wù)核算暫不體現(xiàn)的業(yè)務(wù)動(dòng)作。這些保證賬實(shí)實(shí)時(shí)相符的調(diào)整科目是確保企業(yè)管理決策層更實(shí)時(shí)、更真實(shí)、更透明地了解企業(yè)運(yùn)營(yíng)信息的基礎(chǔ)。ERP財(cái)務(wù)設(shè)置的過渡科目反映包括待檢、驗(yàn)收、移庫(kù)、出庫(kù)、投產(chǎn)等一系列庫(kù)存狀態(tài)的過渡科目。這是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的前提。

2.核算型與管理型。電算化系統(tǒng)的科目設(shè)置是核算型的,而ERP財(cái)務(wù)的科目是管理型的。以最常見的債務(wù)類科目———應(yīng)付賬款為例,電算化系統(tǒng)采用了與手工核算一樣的方式,即在一級(jí)科目應(yīng)付賬款下設(shè)置供應(yīng)商明細(xì)科目。這種方式易于理解,但無法對(duì)債務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)層面的監(jiān)管,僅能滿足簡(jiǎn)單的核算需求。相反ERP財(cái)務(wù)通過啟用專門監(jiān)管應(yīng)付債務(wù)的供應(yīng)商子賬管理應(yīng)付賬款,把供應(yīng)商與采購(gòu)業(yè)務(wù)集成管理,通過長(zhǎng)期供應(yīng)商與一次供應(yīng)商的差別方案有效記錄、跟蹤、管理供應(yīng)商及往來款項(xiàng),內(nèi)在的集成性確保總賬與子賬的實(shí)時(shí)一致性。同理可擴(kuò)展至客戶管理、存貨管理、固定資產(chǎn)管理、資金管理等,由于這些子賬與業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)集成,為業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)共有,所以管理功能強(qiáng)大,方便融入業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)部門的管理思想。

(三)兩系統(tǒng)間管理會(huì)計(jì)層面基本上沒有可比性。因?yàn)橐猿杀竟芾頌楹诵牡墓芾頃?huì)計(jì),在模仿手工核算的電算化系統(tǒng)或非集成應(yīng)用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中根本無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層關(guān)注的內(nèi)部管理及內(nèi)部控制。ERP財(cái)務(wù)融入了管理會(huì)計(jì)內(nèi)的成本中心會(huì)計(jì)、產(chǎn)品成本會(huì)計(jì)、利潤(rùn)中心會(huì)計(jì)、獲利分析會(huì)計(jì)、集團(tuán)控制會(huì)計(jì)等,并通過業(yè)務(wù)信息倉(cāng)庫(kù)構(gòu)建包含管理駕駛艙、績(jī)效管理、業(yè)務(wù)計(jì)劃＆預(yù)測(cè)模擬等內(nèi)容的企業(yè)戰(zhàn)略管理平臺(tái)。

參考文獻(xiàn):

[1]呂文清.ERP制造與財(cái)務(wù)管理[M].廣洲:廣東經(jīng)濟(jì)出版社,2003.

[2]林姍姍.ERP在會(huì)計(jì)與與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用[EBOL].http:∥www.e521.comztjj2004-07-29.

[3]方言.ERP中的財(cái)務(wù)管理[EBOL].http:∥www.cnmeans.com2005-03-12.