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所謂經濟效益，指社會經濟活動中對勞動耗費和勞動成果的比較，也就是投入產出之比。贏利狀況是經濟效益的綜合指標。目前，檔案工作中通常所稱“經濟效益”，實際是上述概念的引申之義。其含義系指發揮檔案對經濟建設的作用，使檔案工作在參與社會經濟活動中創造物質財富。它的值的量化以貨幣形式表現。

引進“經濟效益”概念，對于推動檔案工作緊密圍繞經濟建設這一中心任務，融入社會發展的主流，創造社會主義物質文明，無疑具有非常現實的積極意義。但是，“經濟效益”并非一種萬能的公式，只要與經濟活動相關，便可以不問何時、何地、何種情況，一律套用。為什么這樣講?其一，“經濟效益”的實質就是利益主體對物質利益的取得。改革開放以來，我國出現了以公有制為主體多種經濟成分并存的局面;而且隨著改革的進一步深化，市場經濟對單純計劃經濟的突破，就是在全民所有制內部，從微觀上看，各經濟實體的利益也將趨于本位化。這對促進社會主義經濟發展是有利的，同時，也在客觀上構成了不同經濟成分之間，相同經濟成分中各經濟組織之間，以及國家、集體、個人之間利益主體的多元性。其二，由于檔案部門的隸屬關系、服務范圍及層次劃分不同，形成了事實上的利益認可的不一致，也必然會妨礙對“經濟效益”的認同。特別是綜合性檔案館，由于服務對象具有社會的廣泛性，更使得在涉及“經濟效益”問題上難以用一種尺度衡量。比如，在一方認為取得了效益，而變換個角度，就可能認為沒有效益。認識上的相對性，正是利益差別這一客觀現實的反映。由此，我們不難設想，以上兩種因素交織所構成的復雜的利益關系。這就是判斷“經濟效益”的難度所在。

那么，判斷是否取得“經濟效益”有沒有客觀標準呢?回答是肯定的。筆者認為綜合性檔案館在參與社會經濟活動中，確定“經濟效益”有以下幾條標準:

1.國家利益高于一切。檔案館的利用服務活動，只有與國家利益一致時，所創造的物質財富才能夠視為“經濟效益”。這是個大前提，任何時候都必須堅持。

2.為地區經濟發展或地方行政部門的經濟工作提供服務，起到積極作用，而且不影響全局利益。

3.為企事業單位、各種團體等經濟實體、利益實體提供服務，使這些部門在社會經濟活動中受益，并且不影響第三方利益。

4.為解決利益糾紛提供服務的經濟效益問題比較復雜，涉及所有制、行政區域諸因素，需要具體情況具體分析。一般應把握兩點:

①對同一地區相同所有制成分的部門，不管糾紛雙方誰的利益得到保護，檔案館都無所謂經濟效益，因為，這時檔案館應處在超脫的位置上，不以糾紛的任何一方利益為利益，從公允的立場出發，依據事實保護合法一方的權益。如果屬于不同地區，本地區的合法經濟利益得到保護，通常可以視為取得經濟效益，因為檔案館的區域性、經費來源與所在地區的密切聯系，決定了事實上存在著為本地經濟建設服務的責任。

②對不同所有制成分的部門，檔案館應按照局部服從大局，個別服從整體以及國家、集體、個人的順序，從糾紛當事者之間所有制關系方面判定是否創造了經濟效益。這樣講，并非提倡檔案館搞片面服務，而僅僅從檔案館經濟效益統計角度提出來的。檔案館為社會經濟活動服務是全面的，只要是受法律保護的合法利益，不論哪種所有制成分，都應依據事實予以維護。但解決此類糾紛，在某些情況下，與其說“經濟效益”，不如說是社會效益。

以上所述僅僅為一般標準，并不能完全適用檔案館為之服務的豐富多樣的社會經濟現象。特別是遇有一些特殊情況，更需要深入分析研究后，再作出結論。

既然如此，由于受各方面條件的制約，檔案館為社會經濟活動提供服務，其結果就不一定非要產生經濟效益，不產生效益或產生負效益的可能性也同時存在。因此，這三種可能性中任何一種情況的出現，都不能簡單地作出服務效果好，還是不好的評價。因為，按《檔案法》規定，檔案館“是集中管理檔案的文化事業機構。”檔案館代行國家管理檔案，所從事的是一項國家事業，具有公共性質。它的立足點應該是國家和全民的利益，而不是某一個團體或組織。

由此，檔案館在為經濟建設服務時，不可能也不應該把“經濟效益”作為單純的追求目標，而要把服務結果置于大環境中進行實事求是的考察。確實屬于經濟效益范圍的，當仁不讓;不屬于這個范圍的，也不要牽強附會。否則，不恰當地強調經濟效益，無限制地擴展其適用范圍，便容易導致偏離方向，造成服務功能的畸型和服務對象的局限，并派生出一系列弊端。

一是助長本位主義思想，搞片面服務。在為經濟工作服務中從本位出發，凡是對本地區有利的就積極主動熱情;凡是不屬于本地區范圍，對本地區無利或者不利的，就消極對待，甚至于拒之門外。

二是滋長狹隘的利益觀念，服務中以“利”劃線。主要表現在過于看重“經濟效益”，不顧客觀實際和社會需求的全面性，偏重于經濟信息的開發，忽視其他信息資源的開發，使檔案館的服務工作失衡;在解決經濟糾紛時抱有傾向性，親疏之分，遠近之別，人為地造成不平等，使當事人的正當利益得不到維護。

三是破壞檔案工作尊重事實，維護歷史的職業準則。檔案館基本任務是維護黨和國家歷史真實面貌，這不僅僅表現在宏觀方面，而且在每個具體問題上都必須遵守。這是檔案工作性質所決定的，我們的檔案工作者通過長期的實踐，也已經養成這種優良品質并形成傳統。檔案館引進“經濟效益”工作內容后，對拓展利用領域，為現實服務，提高知名度，無疑是有利的。但是，事物都具有兩面性，過度強調“經濟效益”，處理不當，就必然會走向其反面，產生消極影響，從而損害檔案館的聲譽，動搖檔案工作賴以立身于社會的根基。

檔案館為社會服務的“效益”是多方面的，一般比較完整的理解應包括社會效益和經濟效益兩部分。但從兩者的關系看，決不是平行的，前者無論從外延，還是內涵，都要比后者廣泛得多，豐富得多;檔案和檔案館的特點看，其政治屬性始終占據首位，具體反映到服務工作上，就必須堅持以社會效益為最高準則。因此，檔案館在開展利用工作，為社會服務時，要正確處理社會效益與經濟效益的關系，決不可離開社會效益而單純追求經濟效益;當兩個效益發生矛盾時，經濟效益要服從社會效益。這樣才能保證我們的工作不致于走偏方向。

贅述至此，概言之，國家綜合性檔案館在為社會主義經濟建設服務，發揮檔案的“經濟效益”的過程中，由于其自身的特殊性，就更需要全面而準確地把握“經濟效益”的適用性，注意其局限性，以避免簡單化和“一窩蜂”的傾向，使這項新的、而且很有潛力的工作，從一開始就處于健康發展狀態。