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1.較強的禮貌性
在國際間的經濟業務貿易中,難免會出現業務糾紛和摩擦的情況,所以,要想有效的處理經濟業務,減少貿易糾紛和摩擦,就應該要對此類問題進行禮貌性的處理。因此,相關部門在寫外貿英語函電的時候,無論是要表達何種的意見,都要注意好自己書寫內容的語氣,不管是要向對方索賠、抱怨還是拒絕接受對方的某種觀念,都要采用禮貌性的語言,注意語氣的溫和性。同時,書信的措辭一定要心平氣和、力求表達客氣的態度,語氣要盡量委婉,要盡可能的減少在書信中使用帶有直接命令性的語言。只有這樣,才能保證寫出的書信既能夠充分的將自己的觀念表達出來,還可以通過溫和的語言表現出對對方人格的尊重與利益的關系。對此,可以采用以下幾種句式:一是,采用被動式的語句。在對同一件事進行敘述時,不同的語氣會表達出不同的感覺,如果使用主動式的語句,會讓對方有一種被譴責的感覺;但是如果使用被動式的語句,則可以起到緩和語氣的作用,讓對方能夠有被尊重的感覺。二是,使用肯定式的語句。在對同一件事進行敘述時,如果過多的出現帶有否定性的詞語,則會讓對方有不愉快的感覺;但是如果將其改為肯定式的語氣,則會很容易的讓對方感覺到好感。三是,采用過去時與進行時的英語語法。在英語中,有一些詞語是可以用來表示人的態度的,例如,hope,want,wonder,think等此類的單詞。這些單詞的過去時具有試探的態度,可以將寫作者的建議、勸告等于語言行為表達出來,其表達方式比現在進行時更加委婉。并且,此類成語的進行時能夠也具有委婉表達態度的性質,其表達方式比一般進行時更加的客氣。
2.采用準確平實的表達方法
在對外貿英語函電進行書寫時,人們往往會使用可以明確表達個人態度、語句通順流暢、邏輯關系明朗的方法來表達,例如,inorderto,asaresult等類型的詞語來表達上下文之間的邏輯關系。同時,人們在書寫此類函電時,對語言的簡潔性也十分的注意,特別是在發送傳真時。這樣,一些比較常用的概念就會經常被書寫者利用詞組的形式來表現,從而明確的表達出自己的觀念,例如cashwithorder,primaryindustry等類型的詞組。此外,外貿英語函電具有的準確平實的表發方法的特點,在其用詞的正確性方面也有著明顯的體現。因為,外貿英語函電的主要作用是傳遞商業上的信息,將商務的事實全面的陳述出來,并且與企業的經濟利益息息相關。所以,在書寫函電時一定要注意詞語的選擇,盡可能的少使用那些十分華麗的辭藻,應該選擇十分正規、具有較強表現力的法律性詞語。
3.具有行業性特點
與其他類型英語相比,外貿英語函電帶有一種獨特性的行業性質,很多用于函電書寫的日常英語詞語都會在函電中被賦予新的意義。因此,要想對函電中運用的英語的意義和含義有一個充分全面的了解,其研究者則必須要具備商務理論和實務兩方面的專業知識。相對于用于其他領域中的英語,外貿函電英語在書寫時的幾個詞匯的特點是與普通英語不相同的,例如,order的意思不是“命令”而是“訂單”;offer的意思不是“提供”,而是“報盤”;againsrt的意思不是“反對”,而是“用什么東西來交換”。面對此種情況,要想深入的理解函電中每個英文單詞的具體含義,不能只是單純的更改詞匯在普通英語語境中的意思,而是要將其與函電所要表示的內容以及商務實務相結合,從而充分掌握其內涵。
二、外貿英語函電的應用
伴隨信息、多媒體和網絡技術的不斷發展,人類社會也邁入了信息時代。在二十一世紀,人們已經逐漸的棄掉了信函在業務溝通中占據的主導地位,互聯網、傳真、電子郵件等傳播速度快、成本低等新型交流方式成為了當今時代信息傳播的主流技術。雖然當今時代,新型通信手段占據了當前信息傳播的主導地位,但是從信息的傳播內容和傳播形式方面來看,無論是信息的基本格式,還是其表達的內容和方式,都沒有發生根本上的變化。由此可以看出,信息時代只是將信函式的信息傳播手段變為了網絡式的傳播方式,國際貿易的業務交流也隨之變得更加便利。特別是電商的出現和發展,更是為我國的進出口貿易提供了便捷的交易渠道,使得經濟一體化的世界經濟格局逐漸形成。伴隨這一經濟格局的出現,國際間的商務貿易合作也愈發的強烈起來,自我國進入世貿組織后,我國企業同其他成員國之間的商業經濟往來也逐漸增多。作為當今社會國際間貿易交流的重要手段,外貿英語函電的社會地位也隨著國際間貿易的發展而不斷的提升,并逐漸成為國際間商務貿易交流的重要組成內容,在貫穿于商務貿易的各個環節之中。無論企業間建立良好的業務交流關系、達成交易,還是對合同的執行以及在執行過程中發生的矛盾和糾紛,都需要利用函電來溝通和解決,這也使得國際貿易被稱為單據貿易。另外,國際貿易在對實務進行操作時,其字各個貿易環節中進行的函電交往,都是其商務交流重要的法律依據,當出現貿易糾紛時,這些函電內容將成為解決糾紛的關鍵點,會對糾紛的結果產生重要的影響。
三、結語
總而言之,隨著我國外貿經濟的不斷發展,外貿英語函電在國際貿易中的地位也隨之不斷提升,成為了我國對外貿易的重要組成部分,推動著國際間的貿易溝通和交流。在國際貿易中,外貿英語函電對促進企業國際間的溝通交流,提高合作概率,降低合作過程中的損失,減少失誤,促進新老客戶間的交流具有極高的促進作用。因此,將外貿英語函電廣泛的應用到我國的對外貿易經濟業務合作中,對于促進我國對外貿易的發展,提高對外貿易的經濟效益具有重要的作用。
作者:黃秋琴單位:海南師范大學