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酒店是一個(gè)集餐飲、居住、娛樂(lè)、購(gòu)物于一體的綜合性、多元化服務(wù)企業(yè),幾乎囊括了全部服務(wù)業(yè)及商業(yè)行業(yè)。具有營(yíng)業(yè)部門(mén)多、收入金額大、財(cái)產(chǎn)物資分散等特點(diǎn)。而在現(xiàn)代酒店的經(jīng)營(yíng)管理中最核心的內(nèi)容便是酒店財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制。

財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度是以確保會(huì)計(jì)資料真實(shí)性、可靠性與保護(hù)財(cái)產(chǎn)物資為目的,用于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和與之相關(guān)的其他業(yè)務(wù)管理方面的方法、措施和程序,并予以規(guī)范化、系統(tǒng)化,使之組成一個(gè)有效的控制機(jī)制。下面以內(nèi)部控制理論為基礎(chǔ),抓住酒店收入、成本費(fèi)用支出等財(cái)會(huì)方面最容易出現(xiàn)問(wèn)題的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)分析。

一、收入環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

1.客房收入的內(nèi)部控制要點(diǎn)

(1)嚴(yán)格把控客房保證金、預(yù)收定金的內(nèi)部控制。保證金、預(yù)收定金的內(nèi)部控制主要體現(xiàn)在收取及退回時(shí)的財(cái)務(wù)操作流程的合理性設(shè)計(jì),手續(xù)要完備,會(huì)計(jì)處理時(shí)應(yīng)當(dāng)單獨(dú)列賬。保證金、預(yù)收定金的內(nèi)部控制要求酒店財(cái)務(wù)稽核人員每天審核客人賬戶余額,若客人預(yù)付定金或信用卡授權(quán)不足支付下一天房費(fèi)或其他消費(fèi),應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)人員補(bǔ)收定金或補(bǔ)授權(quán)。在客人退房時(shí),如客人定金單據(jù)遺失,除要求客人在定金遺失單上簽字外,尚須提供身份證明,前臺(tái)收銀員必須復(fù)印一份隨定金遺失單一并交財(cái)務(wù)部門(mén)。

(2)嚴(yán)格把握客房收入稽核的內(nèi)部控制。酒店客房收入稽核的難點(diǎn)表現(xiàn)在與財(cái)務(wù)內(nèi)部控制有關(guān)的所有數(shù)據(jù)都要逐步、逐筆核查。一是對(duì)前臺(tái)的收銀工作、客房部房間的出租情況、房租過(guò)賬三者應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審查和勾對(duì)。二是對(duì)當(dāng)天客人客房收益匯總表形成二次核查。三是對(duì)離店客人消費(fèi)明細(xì)表的最終核對(duì),形成有利于賬款催收的有效、合理的數(shù)據(jù)。

(3)嚴(yán)格把控房?jī)r(jià)折扣權(quán)限的內(nèi)部控制。酒店客房產(chǎn)品的特征,一是不可存儲(chǔ)性,二是時(shí)效性。客房產(chǎn)品如果當(dāng)天未能銷售出去,就意味著當(dāng)天客房?jī)r(jià)值永遠(yuǎn)失去。為了有效利用、發(fā)揮好客房的時(shí)效性,酒店往往會(huì)制訂當(dāng)天或一段時(shí)間內(nèi)房?jī)r(jià)折扣制度,吸引更多客源。房?jī)r(jià)折扣權(quán)限的具體操作有一定靈活度,也容易產(chǎn)生失控。加強(qiáng)房?jī)r(jià)折扣管理,一是要檢查每日房費(fèi)過(guò)賬前客房收入的折扣情況。二是檢查折扣是否符合規(guī)定、是否有越權(quán)批準(zhǔn)的折扣。三是檢查折扣的實(shí)際比例與房金的收入情況是否一致。四是檢查預(yù)定人是否和入住人一致以及折扣計(jì)算是否正確等。

(4)嚴(yán)格把控?fù)Q房?jī)?nèi)部控制。酒店客房產(chǎn)品有多種類型,以適應(yīng)不同需求、不同檔次客戶的使用。酒店不同類型的客房產(chǎn)品,其投入與維護(hù)成本不同,客人可能因各種原因?qū)υ蓄A(yù)訂或在住客房提出更換要求。換房運(yùn)作的內(nèi)部控制也應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范。一是嚴(yán)格權(quán)限。要制訂嚴(yán)格的換房權(quán)限制度。二是同類互換,換房時(shí)應(yīng)以同類房型更換為主。三是嚴(yán)格差價(jià)管理,非同類房型更換應(yīng)補(bǔ)差價(jià)。四是嚴(yán)格操作,不管哪種換房均應(yīng)填寫(xiě)換房單,更換房卡,并將原客房中的消費(fèi)轉(zhuǎn)入新房間。五是嚴(yán)格審核,稽核人員在每日客房收入過(guò)賬前,應(yīng)檢查有關(guān)批準(zhǔn)手續(xù)是否完備、原房間消費(fèi)是否已全部轉(zhuǎn)入新房間。

2.餐飲收入的內(nèi)部控制要點(diǎn)

(1)票、卡的保管與領(lǐng)用。領(lǐng)位記錄卡和點(diǎn)菜小票都應(yīng)順序連續(xù)編號(hào),并由財(cái)務(wù)人員登記保管,餐廳應(yīng)由專人領(lǐng)用。所有作廢的小票應(yīng)將三聯(lián)單同時(shí)上繳財(cái)務(wù)部門(mén),財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)每天將收銀員和廚房上繳的小票銷號(hào)。

(2)小票的檢查核對(duì)。稽核人員應(yīng)檢查廚房上繳的小票,廚房聯(lián)與收銀員上繳的收銀聯(lián)項(xiàng)目是否一致,有無(wú)遺漏。

(3)發(fā)票與小票檢查核對(duì)。稽核人員將小票收銀聯(lián)與收銀賬單(銷售清單或發(fā)票)進(jìn)行核對(duì),檢查收銀員是否漏收或少收客人餐費(fèi)。

(4)發(fā)票與餐廳領(lǐng)位記錄核對(duì)。餐廳領(lǐng)位記錄詳細(xì)記錄了當(dāng)天就餐客人的數(shù)量、臺(tái)號(hào)以及上座率、翻臺(tái)率等。稽核人員將發(fā)票與餐廳領(lǐng)位記錄進(jìn)行核對(duì)的目的是防止餐廳“走餐”或“走單”等現(xiàn)象的發(fā)生。

(5)優(yōu)惠折扣制度。稽核人員在審核賬單時(shí),應(yīng)檢查折扣優(yōu)惠是否符合本酒店的規(guī)定,如有不符合規(guī)定的,應(yīng)記錄在案,明確責(zé)任,嚴(yán)肅處理。

3.其他收入的內(nèi)部控制。主要包括房間小酒吧、洗衣收入、商務(wù)中心、商場(chǎng)、汽車服務(wù)等收入的內(nèi)部控制。在酒店的整個(gè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中以上收入所占份額較小,內(nèi)部控制的方法在比照上述客房收入和餐飲收入內(nèi)部控制方法基礎(chǔ)上可以適當(dāng)?shù)暮?jiǎn)化。

二、成本費(fèi)用環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

1.餐飲成本內(nèi)部控制的要點(diǎn)

酒店餐飲經(jīng)營(yíng)成本比客房、娛樂(lè)經(jīng)營(yíng)成本要高,餐飲成本控制十分重要。餐飲成本控制要建立標(biāo)準(zhǔn),防止浪費(fèi)和欺騙。餐飲部各餐廳菜單上的每一道菜肴,都必須有一份標(biāo)準(zhǔn)的成本核算單。每一道菜肴的標(biāo)準(zhǔn)份量、烹飪規(guī)格、操作方法、所有原料和輔助配料的名稱、分量、單價(jià)都必須一一核算并記錄在案。“標(biāo)準(zhǔn)菜單配方”是各個(gè)餐廳廚師日常操作的樣板,主要菜單經(jīng)過(guò)試制整盤(pán),還要拍照立樣,存入菜單資料庫(kù)。成本控制部門(mén)據(jù)此進(jìn)行成本核算和控制,分析實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本的差異,發(fā)現(xiàn)有不正常或不合理成本差異時(shí)要查明原因,及時(shí)采取改進(jìn)措施。

2.采購(gòu)成本內(nèi)部控制的要點(diǎn)

采購(gòu)是酒店最難監(jiān)控的難點(diǎn)之一,酒店物品質(zhì)量要求一般較高,儲(chǔ)存周期短,采購(gòu)次數(shù)多,所用采購(gòu)人員多,一部份物品需要從境外購(gòu)進(jìn),這種情況決定了酒店采購(gòu)內(nèi)部控制有別于其他行業(yè)采購(gòu)的控制模式。在酒店采購(gòu)內(nèi)部控制中采購(gòu)環(huán)節(jié)較容易出現(xiàn)舞弊行為。故而。采購(gòu)內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和難點(diǎn)是采購(gòu)業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)控制流程的合理設(shè)置、人員素質(zhì)的管理。在控制中強(qiáng)調(diào)請(qǐng)購(gòu)、報(bào)批、訂貨、驗(yàn)收、最后核準(zhǔn)付款的控制。在食品的采購(gòu)中重點(diǎn)應(yīng)對(duì)每日食品存購(gòu)一覽表的操作控制、倉(cāng)庫(kù)與廚房的雙重驗(yàn)收控制。對(duì)于采購(gòu)物品的價(jià)格控制最好采用三方報(bào)價(jià)的控制方式。

3.人力資源成本內(nèi)部控制的重點(diǎn)

人是酒店經(jīng)營(yíng)管理的根基,配備高素質(zhì)、高效率員工,加強(qiáng)員工培訓(xùn)才能提升酒店服務(wù)質(zhì)量,增加顧客資產(chǎn),創(chuàng)造利潤(rùn)。只有提供高質(zhì)量服務(wù),才能在激烈競(jìng)爭(zhēng)中獲得更大市場(chǎng)份額。

4.工程費(fèi)用內(nèi)部控制的重點(diǎn)

工程管理是酒店財(cái)務(wù)控制重要組成部分,是維持酒店核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。要控制好酒店能源耗費(fèi)、日常維修備件備料、設(shè)施設(shè)備翻修改造工程費(fèi)用支出。