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［摘要］人事檔案能夠完整地顯示員工的核心信息，包括任職的履歷、學習生活情況、家庭成員和主要社會關系等。在人事管理的整體工作流程中，檔案管理是十分重要的一個組成部分，它能夠實現用人單位對員工整體信息的把握，也能夠在人才選拔的層面起到積極的促進作用。文章通過闡述人事檔案管理的重要性，分析了目前人事檔案管理中常見問題，進而提出實現人事檔案優化的路徑。

［關鍵詞］人事檔案；重要性；優化路徑；管理方式

人事檔案管理工作在傳統觀念中就是收集內部員工的基本信息，需要的時候進行調取。但是在新時期，尤其是在互聯網技術飛速發展的背景下，需要在傳統人事檔案管理的基礎上進行升級，能夠實現檢驗事業單位整個工作的質量和員工工作效率的作用。從這個角度出發，就需要深入地分析公司人事檔案管理的現實情況，查找目前工作中存在的問題，把握工作中需要注意的細節，從而實現提升工作效率的目的，提升企業的綜合實力。

1人事檔案管理的重要性

對于任何人來說，檔案都是極其重要的，它記錄了一個人的成長歷史，從學校到工作崗位的人生軌跡，在這份檔案中也體現了家庭關系和社會關系，對未來職業晉升和職稱評定有指導性作用。

11人事檔案為人才的選拔提供有效的憑證

不管是什么類型單位的人力資源從業者都需要盡可能地做到知人善任，為單位選拔最合適的人才，在選拔的過程中全面的掌握求職者的信息就顯得十分重要。人事檔案就為此項工作提供了支持，在這個過程中需要對檔案的內容進行及時的更新與維護，確保信息的真實性，當然在這個過程中也需要對信息本身進行保密處理，保護好檔案所有者的隱私。另外，人事檔案管理者還需要結合檔案的內容為事業單位的決策給出指導性的建議，為員工的職業發展提供數據上的支持。在事業單位進行擇優和升職的過程中，利用人事檔案清晰地反映出每個人的工作能力和業務水平，在原始材料的支持下，為事業單位做出判斷提供科學的依據。

12人事檔案能夠為事業單位實現人力資源的最佳配置

人事檔案能夠為每一個人提供最為公平和客觀的歷史資料，但是隨著時間的推移，事業單位的實際運營情況也會隨著時間發生一定的變化，這就要求單位的人力資源管理者需要結合單位員工的實際情況進行人事調整和崗位調整，這符合事業單位未來發展的趨勢。在這個過程中，人事檔案就能幫助人力資源從業者提供數據的支持，能夠對每個員工進行科學的評價和預測，在崗位調整的過程中讓人力資源實現最優的配置。

13招聘新員工過程中人事檔案提供的信息是最真實可靠的

作為個人歷史最真實的記錄者，人事檔案在事業單位新員工招聘中的意義就比較大了，在實際的工作中經常會遇到學歷、工齡、待遇、職稱等信息出現沖突的情況，原始檔案在這個時間點的作用就顯現出來，結合原始資料仔細的核查，對新員工的聘用提供真實信息的支持。在員工正式聘用后也需要結合實際的表現對檔案信息進行更新，這樣事業單位才能在未來的人事工作中做到知人善任，信息的豐富也不應該停留在表現基礎信息上，還應該把員工的思想品德、能力素養提升、業務水平定位等不能量化的標準以文字的形式來記錄，為日后職位的晉升提供基礎數據。

2人事檔案管理中常見問題的分析

21人事檔案歸檔的及時性有待提升

目前大多數事業單位的人事檔案記錄的都是員工在參與本職工作前的基本信息，包括年齡、學歷、參加工作時間、主要社會關系和家庭關系等。有些單位會在固定的時間對檔案信息進行更新，但是更新的內容較為單一，一般是在工作中的獎勵、入黨資料和職稱晉升資料等能夠量化的數據材料。但是從單位的發展角度出發除了這些基本的信息外還需要更新員工的專業技能水平、近期取得的科研成果、業務能力等，只有這些信息得到了補充才能客觀且全面地反映一個員工實際情況。例如，某位員工的人事檔案中記錄著其學歷是博士，也取得了相關的職業資格認證，各項基本信息都是完善的，但是卻沒有記錄近些年的學術情況和本專業技能比賽的獲獎情況，就會讓人覺得近些年此員工的職業技能水平并沒有進步，作為一個博士學歷的高素質人才并沒有在工作中得到更好的發展，這明顯是不合理的，人事檔案的更新需要豐富這些材料，在日后的崗位晉升和職稱評定的過程中能夠拿出有利的證據來證明其專業技術水平。

22人事檔案資料需要在完整性和真實性上提升

人事檔案中收集的資料需要真實的反映每一個員工的真實情況，在原始資料整理的過程中也盡可能地讓每一份佐證材料完整。例如，某位員工入黨后，檔案中除了文字性的記錄外，還需要歸檔其入黨時的基本材料和入黨申請書；某位領導干部的檔案中也必須要有干部任免的文件和考察文件的原始資料。若這些資料的內容不完整或者真實性不強，就會對日后的人事管理工作造成很大的障礙。有些事業單位對檔案管理工作不重視，在信息化錄入電腦的過程中甚至還會出現前后矛盾的情況，常見的問題例如時間重合、年齡不符等，這對人事檔案管理系統造成了較大的壓力。

23人事檔案的書寫不規范，歸檔材料的格式不統一

人事檔案的一些表格需要手動的填寫，有些員工在填寫的過程中字跡不清晰，書寫不規范，這也會給原始數據的積累帶來一定的麻煩，管理者若是沒有嚴格的要求，員工在填寫時用了除黑色外其他顏色的簽字筆，甚至是鉛筆來填寫，在檔案后期的保護中更加會造成字跡看不清楚，甚至消失等不可挽回的后果。另外，在人事檔案填寫的表格的紙張也需要統一，這樣不但容易保存，還為日后檔案的調取提供便利。

24檔案管理工作的硬件和軟件都需要改善

檔案管理對于任何一家事業單位來說都是一項規范性強、政策性也強的工作，需要具備較高的業務能力和政治素養的人才來擔任此項工作。目前，有些事業單位對檔案管理工作不重視，承擔此項工作的管理者都不是專業出身，甚至是以兼職的身份來工作，沒有經過專業的培訓，在此項工作中投入的精力也不是很多。在紙質檔案的儲存上，目前大部分事業單位都采用“因地制宜”的原則，但是很多儲存的檔案室設備都過于陳舊，環境不能滿足發展的需求，甚至房屋潮濕在一定程度上造成檔案發潮、發黃的現象，這些問題也是目前大多數事業單位需要首要解決的問題。

3實現人事檔案優化的路徑探索

31制定高效的人事檔案管理制度

制定高效的人事檔案管理制度是優化人事檔案管理工作的前提，只有根據事業單位自身的實際情況制定切實可行的制度，所有工作人員按照制度執行才能把人事檔案的管理工作層層落實。在設定的工作中首要保證的就是制定的規范性，這會為后續的工作帶來非常大的便利性，也可以借鑒國內一些檔案管理工作做得比較好的單位的經驗，結合自身的特點和現狀形成適合的制度。在設定獎懲條例時，需要充分考慮員工工作的積極性，制度的設立應該傾向那些工作效率高且態度認真的員工，給予其制度上最大力度的支持。制度落地的過程中一定要保證執行力，不能“上有政策，下有對策”，嚴格落實獎罰制度，盡量把工作做全做細，實現制度真正的作用。

32提升人事檔案管理人員的綜合能力

管理人員的業務水平直接決定了人事檔案管理工作的效果，所以強調管理者業務能力是十分必要的，從實際的角度出發，事業單位對人才培養的方式往往從以下三個方面著手：首先，對檔案管理的人才合理的資源分配，尤其是每年新員工的招聘工作是必不可少的，新員工的加入可以增加部門的活力，大大地提升工作的效率，年輕人之間的交流沒有障礙，能夠讓部門之間的信息交流和互動更加和諧。其次，事業單位的檔案管理部門應該定期組織培訓，培訓的形式可以采取內部和外部相結合的方式，內部讓有經驗的老員工對新員工進行經驗的交流，外部培訓則邀請目前行業中技術專家傳授領先的管理思想和管理技術，這樣的內外培訓讓所有的工作人員都能夠結合自己的業務水平找到不足之處，從而實現全員能力的提升。最后，在每年適當的時間組織檔案管理人員進行專業技能的比賽，單位提供獎勵政策，這樣既有競爭又有互相的促進，讓大家都有提升自己能力的意識。

33創新人事檔案管理方式

科學的人事檔案管理方法能夠讓人事檔案管理工作起到事半功倍的效果，結合事業單位自身特點創新合理的管理方式也是當代人事管理工作中較為重要的一個內容。一些規模較大的事業單位在工作中將所有的員工按照一定的原則分組分片管理，每個組都設置指定負責人，按照計劃對檔案信息進行更新和整理，這樣落實到人的管理方式能夠將信息的及時性和真實性發揮到最大，扁平化的管理縮短了工作時間，工作質量得到了保證。另外，在人事檔案整理的過程中需要用到大量的表格，表格的設計也需要結合當下的需求，用創新的思維實現表格功效的最大化。當然在設計表格的過程中除了要求有一定的專業技術外，還需要清晰明了，在日后檔案調取的過程中更加的方便。

34加強檔案信息化管理力度

人事檔案管理在新時期需要用更加科學和客觀的手段來獲得認可，信息化手段是實現這一目標的重要手段，事業單位自身也需要意識到信息化手段能夠給自身帶來的收益，并在資金和物質上予以最大程度的支持。例如，事業單位可以引進檔案管理數字化技術，這樣就可以建立自己的人才信息庫，用高效的手段挖掘檔案信息中的價值，讓檔案資源發揮其最大的效用。目前較為常見的是將檔案信息電子化，用計算機進行儲存，但是隨著時間的推移、科技的進步，更多的事業單位需要在此基礎上實現技術的更新換代，建立自己的檔案管理信息系統，不僅將資料以電子版的形式存入電腦，還將資料存入大數據平臺，這樣數據就有了雙重保障，安全性也得到了提升。

4結語

綜上所述，人事檔案管理工作是人事管理工作中十分重要的組成部分，需要事業單位的領導到基層都重視起來，只有從思想上重視才能在執行的過程中實現預期的效果。完善和規范原始資料是人事檔案管理的基礎，設定科學的管理制度能夠讓檔案管理工作在合理的框架下執行。目前我國人事檔案管理工作還處于發展階段，需要行業內所有的從業者不斷地創新和突破，秉承與時俱進的思想，為人事檔案管理工作的未來做出自己的貢獻。

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作者:梁笛 單位:邯鄲市第一醫院