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一.公路行業(yè)人事檔案的管理與利用分析

1注重規(guī)范化管理，改善人事檔案的利用質(zhì)量

規(guī)范化管理人事檔案是保證檔案得到充分利用及提高人事檔案利用工作質(zhì)量的關(guān)鍵，為了確保公路行業(yè)的人事檔案得到規(guī)范化管理，則在實際工作中可以采用以下措施：

（1）在收集好檔案材料后，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容及用途

嚴(yán)格篩選及鑒別相關(guān)材料，及時對材料進行歸檔處理。在對檔案進行審核時要注意清理掉部分無用及重復(fù)的材料，及時補充缺少的檔案材料，發(fā)現(xiàn)檔案材料出現(xiàn)涂改或造假問題時應(yīng)登記及上報。另一方面，要對各類檔案資料進行準(zhǔn)確分類，保證人事檔案完整齊全。例如，黨團材料應(yīng)包括入黨或入團志愿書、申請書及組織推薦信等；學(xué)歷材料應(yīng)包括入學(xué)通知、學(xué)生信息登記表、成績表及畢業(yè)信息登記表等。

（2）為了方便查找及利用人事檔案，則應(yīng)做到嚴(yán)格排序及編目

在排序及編目時可以根據(jù)利用要求采用主次關(guān)系或時間順序等排序法，排序后及時編寫好目錄，保證檔案材料目錄與具體內(nèi)容相符。在整理人事檔案時，如發(fā)現(xiàn)材料存在載體變質(zhì)、文字不清及字跡模糊等問題，則應(yīng)及時安排相關(guān)人員進行復(fù)制、抄寫或打印；如材料規(guī)格不符合統(tǒng)一裝裱標(biāo)準(zhǔn)，則采用加邊、裱糊、折疊或剪切等方法統(tǒng)一規(guī)格，以便使檔案材料變得整齊美觀，方便于裝訂、保管及利用。如檔案中有金屬制品，則拆除金屬制品后進行歸檔，以避免檔案材料使用壽命受到影響。此外，在整理好檔案材料后應(yīng)裝訂成卷，將裝訂孔打在材料左側(cè)，采用統(tǒng)一的卷盒及卷皮，在卷盒上填寫相關(guān)信息，包括檔案號、檔案人姓名、出生年月及籍貫等，裝訂后進行審核校對，無質(zhì)量問題后方可入庫。

2做好信息化管理工作，提高人事檔案利用效率

加快人事檔案管理的信息化建設(shè)可以為檔案資源的傳遞及共享提供有利條件，同時還能夠使人事檔案的利用效率得到有效提高。

（1）應(yīng)積極強化公路行業(yè)人事檔案專用數(shù)據(jù)庫的研究及開發(fā)工作

可以根據(jù)公路管理部門對于人事檔案的利用要求及國家對于人事檔案所提出的具體要求，積極研發(fā)公路行業(yè)人事檔案專用管理系統(tǒng)，并保證管理系統(tǒng)具有較強的可靠性、適用性、先進性及通用性，避免因各級單位單獨設(shè)計而導(dǎo)致檔案資源無法實現(xiàn)有效傳遞與共享。在建立專用管理系統(tǒng)時，要注意先將紙質(zhì)或其他載體的檔案材料輸入計算機中，以便形成電子檔案，電子檔案信息應(yīng)包括人員基本信息、誠信記錄、學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的基本情況、任免獎勵、論文、專利及科研成果等，進而將檔案材料信息庫與人才資源信息庫結(jié)合在一起，以便通過信息化管理為人才交流、檔案材料的綜合利用提供合理途徑。此外，要注意對數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)進行更新與完善，保證管理系統(tǒng)具有良好的利用效能。

（2）在對公路行業(yè)的人事檔案實行信息化管理的過程中要注意做好分級管理工作

在研發(fā)及建設(shè)好信息管理系統(tǒng)后要注意強化系統(tǒng)分級管理，以保障檔案信息安全。應(yīng)根據(jù)公路行業(yè)人事檔案中各類信息的保密性與安全性要求，嚴(yán)格界定檔案資料的保密等級，對于不同的檔案利用人員、利用部門及利用單位應(yīng)在管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的訪問權(quán)限，使人事檔案利用人員僅能夠在被授權(quán)范圍內(nèi)查看檔案資料，從而保證人事檔案可以在公路管理局中的各個部門、上下級管理部門、各個公路管理處之間實現(xiàn)共享。

3完善利用服務(wù)工作，充分發(fā)揮人事檔案的作用

利用人事檔案的目的在于對檔案中信息資源進行開發(fā)，為了有效開發(fā)檔案資源，則必須注重完善檔案利用服務(wù)工作。

（1）應(yīng)明確檔案利用范圍及方式

例如，對于公路行業(yè)中的干部檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定，除各級組織調(diào)動、任免或考察干部及干部個人入黨等特殊情況之外，一般不得擅自使用。在利用人事檔案時必須嚴(yán)格遵循查閱及借閱規(guī)定，保證利用過程的規(guī)范性。為了優(yōu)化人事檔案的利用方式，可以將被動服務(wù)與主動服務(wù)結(jié)合在一起，不但要做好檔案材料的查閱及使用工作，同時還應(yīng)定期對人事檔案的變動情況進行登記，在登記造冊的基礎(chǔ)上將變動信息及時錄入系統(tǒng)，從而為檔案使用人員提供準(zhǔn)確的信息。

（2）要注重優(yōu)化人事檔案的利用環(huán)境

除了建立檔案利用信息系統(tǒng)之外，如條件允許，則可以建立人事檔案閱覽室，讓利用者可以在閱覽室中查閱相關(guān)的檔案資料。經(jīng)實踐證明，設(shè)置專門的人事檔案資料閱覽室不但能夠保證公路行業(yè)人事檔案處于安全狀態(tài)及保密狀態(tài)，避免出現(xiàn)損壞、丟失及泄密情況，同時還能夠提高檔案服務(wù)水平。例如，方便于管理人員有效監(jiān)督與檢查檔案的使用情況，同時也可以直接指導(dǎo)檔案利用人員查閱相關(guān)信息及答復(fù)咨詢者的問題等。此外，要注意強化服務(wù)意識，主動為人力資源的開發(fā)及利用工作提供必要的信息。

二.結(jié)束語

綜上所述，管理好公路行業(yè)的人事檔案是提高公路部門內(nèi)部人員管理水平的重要途徑。為了有效管理及利用人事檔案，則應(yīng)重視積極轉(zhuǎn)變舊有管理模式，根據(jù)新時期的檔案管理要求建立新型檔案管理模式，以便充分開發(fā)及利用檔案資料，加快檔案利用的規(guī)范化、科學(xué)化及法制化建設(shè)進程。

作者：何桂珍單位：廣西壯族自治區(qū)邕寧公路管理局