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人事檔案管理的效能提升研究

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人事檔案管理的效能提升研究

一、當前人事檔案管理的現狀及問題

(一)缺乏完備的人事檔案管理制度

目前,我國人事檔案的管理工作缺乏健全的規章制度,甚至有些根本未建立自己的檔案管理章程、制度,這衍生出許多問題。要提升人事檔案的管理水平,首先就要提高人事檔案的規范化管理水平。當前主要缺乏人事檔案管理工作的指導檢查工作,沒有一套可行的完善的規范化的管理辦法。

(二)人事檔案管理缺乏規范性、時效性

在一些企業、機關中,人事檔案的相關管理檔案的材料過于陳舊,事件的記錄時間較為久遠。長期擱置的且已經歸入人事檔案中的許多材料并沒有得到認真的鑒定,普遍出現信息過時的問題。同時,許多單位中的檔案材料只是應付、走程序工作,沒有進行有效的管理,對現實工作以及現實的人事反映較少,反而阻礙了人力資源管理部門工作的有效開展。與此同時,當前人事檔案管理缺乏完整的法律法規的規范工作,缺少人事檔案的管理小組,缺乏人事檔案管理工作的宏觀指導,缺乏系統完整的規范方法。此外,相關工作人員的培訓較少,導致其工作方法較為陳舊、老套,工作效率低。

二、提升人事檔案管理效能的對策

(一)建立健全人事檔案管理制度

高效能的人事檔案管理工作需要制度的支撐與保障。根據本企業、機關、組織機構自身的特點建立符合自身的人事檔案管理制度,并在運行中不斷進行修改與完善。在工作中,嚴格按照人事檔案管理的制度來辦事,要做到有章可循,有法可依、有法必依、執法必嚴。并定期對人事檔案管理工作進行督導檢查,成立工作領導小組,并制定工作小組的具體工作計劃,每年不定期地進行各管檔單位的抽檢,查看檔案管理工作的開展情況,并依據問題提出相關的詳細的的工作建議,進一步提高管檔單位的人事檔案管理水平。

(二)提升人員管理意識和人員素質

人事檔案管理工作需要得到領導者的重視,不能再被輕視。同時管理人事檔案的工作人員的素質也有待提高。人事檔案管理不是簡單的工作,它的開展需要工作理人員具備較高的工作素質。人事檔案管理工作要求工作人員具備較強的業務性、扎實的實踐經驗,人事檔案的管理人員要適應新時代要求,掌握先進且科學的管理方式,注重理論學習與實踐操作相結合,與時俱進,在學習中,不斷提升自身的素質。同時加強對工作人員的政治業務素質的培訓,“請進來”與“走出去”相結合,組織檔案管理人員到一些先進單位進行觀摩學習,同時積極組織工作人員參加一些檔案法知識競賽,不斷提高其業務素質和人事檔案的管理服務水平。

(三)夯實基礎,規范人事檔案管理

在人事檔案管理工作的開展過程中,要求各部門自身進行部門立卷制度,嚴格各部門間人事檔案的交接手續,從源頭上確保檔案的規范性和完整性。人事檔案相關材料的管理要嚴格執行責任分工制,將人事檔案的管理具體到各部門、各個人體。人事檔案的管理可以堅持“集中與分散”、“定期與不定期”的兩種方式,跟蹤收集信息、資料,資料分類編目、立卷保管。

(四)整體創新人事檔案管理工作

在檔案管理中,不斷進行探索,積極創新,推進人事檔案信息化管理。建設人事檔案數字化信息管理系統,開展數字化管理,實現檔案實體管理向檔案信息化的轉化,建立人事檔案資源平臺,提供高效化、精準化管理,使人事檔案管理工作走上標準化、時效化、規范化、信息化的工作軌道。

作者:賈洪慧單位:赤峰市紅山區人力資源和社會保障局

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