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摘要：民事檔案記錄了人民群眾生活、工作中方方面面的信息，它涉及群眾切身利益，關系民計民生，是發揮政府職能，服務百姓生活，抓好民生工作的信息基礎和資料依據。長期以來，我國政府一直將關注民生、保障民生、改善民生作為政府工作中的重點，對于民事檔案的收集、保護、管理和利用也一直是政府檔案部門重要的工作內容。在不斷變化的社會和經濟形勢下，人民群眾對于民事檔案工作的要求越來越高，然而在目前民事檔案工作的某些環節和方面還有很多不足的地方，難以適應社會的發展和人民群眾對檔案信息的需求，亟待改進和解決。本文主要對當前民事檔案收集與管理中存在的問題以及改善解決措施進行了分析和探討。

關鍵詞：民事檔案；收集與管理；問題對策研究

群眾利益無小事，民生問題大于天。民生問題是關系國家社會和諧穩定、經濟繁榮昌盛、人民安居樂業的頭等大事，而民事檔案作為重要的民生信息資料則在民生工作中發揮著信息參考、服務指導、決策依據等方面的作用，服務民生已成為政府檔案工作的重要職能。隨著社會經濟的不斷發展，民事檔案的內容范圍越來越廣，檔案資料使用人數越來越多，民事檔案管理的任務重了；同時，民事檔案的工作的特點也發生了變化，涉及房產、土地、婚姻方面的檔案使用量大幅增加，這些都對當前民事檔案工作提出了更新、更高的要求。在新的形勢要求面前，民事檔案工作則稍顯滯后，在基礎設施、人才建設等方面還存在一些問題，影響了其服務民生、改善民生作用的發揮。解決當前民事檔案管理中存在的問題，提高民事檔案管理水平，對于維護廣大人民群眾切身利益，緩和社會矛盾，促進社會穩定和諧具有重要的作用。

一、民事檔案的概念和特征

民事檔案是指機關、社會組織和個人在各種社會活動中形成的各類與人民群眾切身利益、生活生計有著密切聯系的各種形式的信息檔案，包括醫療衛生、社會保障、勞動就業、婚姻生育等各類檔案，是政府開展各項民生工作的得力助手。民事檔案是政府檔案工作中的重要組成部分，從概念、內容以及服務對象方面來講，它是區別于物價管理、質量監督、環境監測這類政府工作檔案的，雖然這類檔案也與民生有一定的關系，但從檔案服務的直接性來看，還是稍有差異的。民事檔案除了具有一般檔案所具有的原始性、準確性、社會性和憑證性等特征外，還有著其自身的特征：1.大眾性。從服務對象來看，民事檔案的服務和利用對象主要是各個階層的廣大人民群眾，并且都與他們的日常生活工作緊密聯系，直接與他們的切身利益密切相關，從這方面來看其具有明顯的大眾性。2.廣泛性。從檔案內容來看，民事檔案幾乎涉及涵蓋了群眾百姓生活工作的方方面面，從婚姻生育到工作就業，從醫療衛生再到社會保障等等，都屬于民事檔案的范疇，其廣泛性特征要明顯強于其他類型檔案。3.實用性。民事檔案在各項民生活動中可以作為重要的憑證材料來使用，并且民事檔案較強的準確性和與各項民生活動的密切相關性，使其能夠為百姓的日常工作生活提供很多實用性的信息幫助。

二、民事檔案管理工作中存在的問題

1.部分單位對民事檔案工作缺乏足夠的重視。民事檔案是與民生工作息息相關的，但是在實際的工作中，部分單位和部門對民事檔案的重要性卻缺乏足夠的認識，認為這是“軟任務、拖得起”，從而在檔案的收集征集工作中顯得拖拖拉拉，能放就放，工作缺乏效率。一些部門對于民事檔案的管理意識比較淡薄，在處理民生問題、管理民事檔案時，只顧眼前使用方便，沒有從工作的長遠性和全局性去考慮，沒有建立起針對民事檔案的管理制度。檔案不用時隨意放置在一邊，用時則慌亂查找甚至遺失，整個工作處于一個無序、凌亂、低效的狀態。還有一些部門法制意識淡薄，將民事檔案視為壟斷資源，既不向社會提供，也不依法向檔案部門移交，給檔案的收集、保護和使用帶來了一定的障礙。

2.民事檔案管理工作基礎配套設施滯后。有些單位本身經費就比較緊張，有限的資金多用于一些日常性的開銷和支出中，致使投入到檔案管理中的經費更加不足，導致了檔案管理基礎配套設施的滯后。有的單位檔案保管設施老化，配套不完善，一些檔案長時間在潮濕的環境中或與其他雜物混合放置，造成了檔案的霉變、蟲蛀等問題；有的單位檔案保管室消防設備設施配套不齊全，存在一定的火災隱患。

3.民事檔案工作隊伍建設有待加強。民事檔案工作內容較多，管理任務繁重，但很多單位檔案人員的配置卻較為緊張，沒有針對民事檔案的專門的管理人員，很多人員往往是身兼數職，工作無法集中精力，且缺乏對民事檔案管理的專門的培訓；再加上檔案人員的頻繁調動，管理職責的不明確，造成了部分單位在民事檔案工作業務不精通，管理水平不高的情況。另一方面，隨著檔案管理信息化的發展，檔案隊伍中既懂檔案管理、又懂計算機操作的專業人才比較匱乏，這也是未來檔案隊伍建設中需要加強的。

4.民事檔案管理分散，不利于資源共享利用。民事檔案屬于公共信息資源，社會保障、養老醫療等檔案都與群眾日常生活密切相關，檔案的使用較為頻繁。同時，民事檔案的來源也比較分散，很多檔案分散保存在相關單位部門。但由于檔案管理利用手段的落后，形成了各單位民事檔案各自為政、多頭管理的局面，民事檔案資源無法形成一個有效的、完整的信息整體，不利于檔案信息資源的共享。這就給檔案的查閱和使用帶來了諸多的不便，難以統一向公眾開放，難以真正做到為民所用。

三、加強民事檔案管理的措施

1.加大檔案宣傳力度，提高民事檔案管理意識。在當前一些單位中還存在著檔案法律意識淡薄、對民事檔案重要性缺乏認識的情況。針對這個問題，重點就是要加強檔案宣傳力度，充分利用書刊、電視、網路等媒體平臺，大力宣傳檔案法律法規，以及民事檔案在民生工作中的重要性，全面提高各單位檔案法律意識和民生意識，把民事檔案管理上升到民生問題的高度，從而提高檔案工作的積極性，杜絕工作中的散漫、拖沓的情況。

2.完善民事檔案資源管理制度體系。民事檔案與百姓生活緊密相關，甚至會影響一個人的一生，但由于民事檔案來源的多樣性和內容的繁雜性而使檔案的收集、管理等工作存在較大的難度。因此，政府部門必須站在民生工作的角度，以高度負責的態度，制定針對民事檔案的專門的管理制度措施，提出目標、劃清任務、明確標準、落實責任，推進民事檔案工作制度化、流程化、標準化、規范化；從各單位建檔源頭上抓起，做好檔案文件材料的收集、整理、保護、歸檔等工作，全面提高民事檔案管理水平。

3.強化業務培訓，抓好民事檔案隊伍建設。建設一支業務扎實、思想過硬的高水平的檔案隊伍是做好民事檔案工作的基礎。應不斷選拔學歷高、責任心強、不怕吃苦、甘于風險的優秀人員充實到檔案隊伍中，保證工作人員充足，隊伍穩定；抓好檔案人員的業務培訓，尤其是鄉村兩級檔案人員培訓，以適應新形勢下民事檔案工作的需要，推進民生檔案工作提質量、創業績。

4.加強民生檔案信息化建設，促進檔案資源共享。以縣為單位，在全縣建立民事檔案數據庫網絡體系，加強民事檔案資源的互聯互通，擴大信息資源的共享范圍；在豐富檔案部門民事檔案的基礎上，針對各類民事檔案，集中力量，做好歸置，編制相關的專題目錄，建立起民事檔案完整的數據庫和便捷的信息查詢使用平臺，真正實現民事檔案為民所用。

四、結語

民事檔案管理是一項復雜的系統性的工作，隨著社會的發展，其管理任務將更加繁重。檔案工作者應不斷加強學習，不斷發現并解決民事檔案工作中的各種問題，才能切實提高民事檔案管理的水平，適應社會發展，滿足民生工作需要。

參考文獻：

[1]宋贊.淺談如何做好民生檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011（189）.

[2]張秋霞.如何做好民生檔案[A].2009年甘肅省檔案工作者年會論文集[C].2009.

作者：王亞平