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一體化管理論文范文第1篇

一．發(fā)達(dá)國際與發(fā)展中國家經(jīng)濟(jì)一體化

發(fā)達(dá)國家與發(fā)展中國家的技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平相差較大，但是彼此互補(bǔ)性很大，因此發(fā)達(dá)國家與發(fā)展中國家經(jīng)濟(jì)融合后，會導(dǎo)致兩國需求大幅度增加，而供給在短時間內(nèi)增加較少，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷深化調(diào)整，需求增幅會放小，而供給增幅會放大，與此同時，價格的增速會由快到慢，最終趨于穩(wěn)定，同時，兩國的福利水平是不斷增加的。

如圖，兩國經(jīng)濟(jì)一體化后，需求由D1移動到D2，供給由S1移動到S2,此時價格由P0上升到P1，接著隨著資源的優(yōu)化配置，使生產(chǎn)力逐步提高，需求也不斷增加，因此需求曲線又由D2增加到D3，但幅度減少，供給由S2增加到S3，幅度增大，此時，價格上升到P2，幅度減少，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，最終D與S趨于穩(wěn)定，價格通脹率逐步減小直至穩(wěn)定，社會總福利水平穩(wěn)定提高。

二．發(fā)達(dá)國家之間經(jīng)濟(jì)一體化

發(fā)達(dá)國家之間技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平比較相近，資源互補(bǔ)性也較相近，因此兩國經(jīng)濟(jì)一體化后，會促進(jìn)生產(chǎn)力的快速發(fā)展，同時會刺激需求的快速增加。需求與供給的同步性增長使價格基本上保持不變，同時，社會福利水平是不斷提高的，并且增長幅度大于發(fā)達(dá)國家與發(fā)展中國家經(jīng)濟(jì)一體化的增長幅度。

如圖，兩國經(jīng)濟(jì)一體化后，需求會由D1增加到D2，供給由S1增加到S2，兩者增加幅度相近，隨著資源的優(yōu)化配置，生產(chǎn)力進(jìn)一步發(fā)展，需求不斷提高，會由D2增加到D3，供給由S2增加到S3，在此過程中，價格增幅較小，社會福利水平大幅度增加。

通過以上兩種情況的分析，得到一些結(jié)論：

1.兩國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平相差越大，價格線越高，即通脹率越高。

2.社會福利水平不僅來源于價格優(yōu)勢，隨著經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，更取決于均衡量的不斷增加以及商品多樣性的精神滿足。

3.兩國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平越相近，社會福利水平增長越快。

4.隨著兩國資源的優(yōu)化配置，新一輪的需求與供給是不斷前進(jìn)的，因此，經(jīng)濟(jì)是在持續(xù)波動中發(fā)展的。

一體化管理論文范文第2篇

(一)提高了安全保障

近年來，黨和國家一再重申不要帶血的煤炭，強(qiáng)力推進(jìn)本質(zhì)安全型礦山建設(shè)，通過先進(jìn)的技術(shù)手段和智能化設(shè)備，達(dá)到發(fā)生故障時預(yù)知預(yù)報的目的，減少不必要的傷害，降低發(fā)生事故的概率，保證了員工的安全。

(二)增加經(jīng)濟(jì)效益和職工的收益

機(jī)電一體化設(shè)備雖然初期投資大，但是它的應(yīng)用使設(shè)備故障大大降低，處理故障時間大大縮短，分析解決問題的程序大大簡化，制定應(yīng)急措施的能力大大加強(qiáng)。這樣煤炭產(chǎn)量較之過去大大增加，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益明顯提升，同樣使員工的勞動收入有所提高，改善了員工的生活質(zhì)量。

二、基于機(jī)電一體化的煤礦設(shè)備管理

(一)煤礦的機(jī)電一體化模式

在煤礦生產(chǎn)中，應(yīng)用機(jī)電一體化思想，可以將煤礦生產(chǎn)、安全建設(shè)以及管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而使得管理人員可以實現(xiàn)對于生產(chǎn)、安全等信息的實時采集，及時準(zhǔn)確地掌握信息發(fā)展變化的趨勢，為全面建設(shè)數(shù)字化煤礦和信息化煤礦奠定堅實的基礎(chǔ)。在機(jī)電一體化的影響下，煤礦企業(yè)應(yīng)該及時抓住機(jī)遇，加大機(jī)械化建設(shè)的力度，結(jié)合計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)等，推動煤礦生產(chǎn)的自動化和智能化，實現(xiàn)高產(chǎn)、優(yōu)質(zhì)、高效、安全的機(jī)電一體化煤礦生產(chǎn)目標(biāo)。

(二)管理措施

1．做好設(shè)備選型

在對煤礦機(jī)械設(shè)備進(jìn)行選擇時，需要結(jié)合煤礦生產(chǎn)的實際需求，從質(zhì)量、規(guī)格、性能、價格等方面進(jìn)行綜合考慮。一方面，要在保證設(shè)備質(zhì)量的前提下，對其性價比進(jìn)行對比分析，選擇生產(chǎn)廠商信譽(yù)良好，同時成本相對低廉的機(jī)械設(shè)備;另一方面，可以從技術(shù)性能進(jìn)行考慮，引進(jìn)國外先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備，通過不斷的探索和實踐，對設(shè)備進(jìn)行合理搭配。這樣，不僅能夠提高煤礦生產(chǎn)的效率和質(zhì)量，還可以不斷更新煤礦行業(yè)陳舊的作業(yè)方式，提升煤礦生產(chǎn)過程的安全性和可靠性，提升煤炭產(chǎn)品的質(zhì)量，更可以帶動國內(nèi)煤礦機(jī)械制造行業(yè)的發(fā)展，加快煤礦機(jī)械設(shè)備的國產(chǎn)化進(jìn)程。通過對煤礦設(shè)備的合理選型，可以充分滿足實際作業(yè)環(huán)境的需求，在保證煤礦生產(chǎn)正常進(jìn)行的同時，降低因設(shè)備故障引發(fā)的安全事故，促進(jìn)機(jī)械設(shè)備質(zhì)量和技術(shù)的不斷發(fā)展，提升煤礦生產(chǎn)的安全性。

2．改進(jìn)設(shè)備性能

煤礦設(shè)備的安全性能對于設(shè)備管理而言是十分重要的。縱觀煤礦生產(chǎn)中的安全事故，很大一部分原因都是由于機(jī)械設(shè)備缺乏安全性。因此，在保證設(shè)備質(zhì)量和性能的前提下，應(yīng)該采取相應(yīng)的措施，改進(jìn)設(shè)備的安全生產(chǎn)性能，尤其對于容易出現(xiàn)設(shè)備傷人的部位，更要重點關(guān)注，設(shè)置相應(yīng)的安全防護(hù)措施。同時，要根據(jù)煤礦生產(chǎn)的實際需求，加快對于新型機(jī)械設(shè)備的研究和開發(fā)，不斷提升設(shè)備的安全性能。而對于煤礦設(shè)備的生產(chǎn)廠商而言，同樣應(yīng)該加大設(shè)備革新力度，使得設(shè)備的性能在煤礦生產(chǎn)中可以得到最大程度的發(fā)揮，在保證生產(chǎn)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，創(chuàng)造出最大的經(jīng)濟(jì)效益。

3．強(qiáng)化安全管理

在機(jī)電一體化技術(shù)不斷發(fā)展的帶動下，煤礦設(shè)備的管理工作在煤礦生產(chǎn)中占據(jù)著日益重要的地位，對于機(jī)電設(shè)備的管理質(zhì)量直接影響著煤礦生產(chǎn)的質(zhì)量和水平。因此，為了提高煤礦生產(chǎn)的管理水平，需要從幾個方面，制定相應(yīng)的強(qiáng)化管理措施:其一，人員管理。人員管理是針對煤礦全體人員而言的，在管理中，要實施從上而下，從管理層到基層員工的全員管理，落實生產(chǎn)責(zé)任制度，將責(zé)任落實到每一個部門，每一個崗位，每一個員工，利用績效工資等方式，將員工的個人利益與生產(chǎn)責(zé)任相互連接，激發(fā)員工的工作熱情。同時，要加強(qiáng)對于員工的教育和培訓(xùn)，全面提升員工的綜合素質(zhì)。其二，設(shè)備管理。要安排專業(yè)人員，定期對煤礦設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保每一臺設(shè)備都處于良好的工作狀態(tài)或者待機(jī)狀態(tài)，制定健全完善的管理制度，嚴(yán)把設(shè)備質(zhì)量關(guān)，避免因設(shè)備質(zhì)量問題引發(fā)安全事故。在設(shè)備維護(hù)中，如果發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在故障或問題，需要進(jìn)行維修或者更換，要提前制定相應(yīng)的計劃，由專業(yè)人員進(jìn)行維修，確保設(shè)備的安全性。其三，系統(tǒng)管理。要結(jié)合煤礦生產(chǎn)的特點，構(gòu)建合理完善的設(shè)備管理運(yùn)行系統(tǒng)，通過系統(tǒng)化的管理和控制，確保設(shè)備始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)，創(chuàng)造出最大的效益。

三、結(jié)語

一體化管理論文范文第3篇

在一體化項目管理中，各種管理制度均進(jìn)行了調(diào)整優(yōu)化，從而使得整個一體化體系也得以科學(xué)的健全完善。在管理模式中，巡檢主要是指由工程總負(fù)責(zé)人組織安排人員進(jìn)行工程巡檢，對其建設(shè)施工進(jìn)度、投資成本、施工質(zhì)量等多方面工作進(jìn)行巡檢管理，從而有效確保整個工程建設(shè)的順利進(jìn)行，各工作的巡檢頻率為：工程進(jìn)度巡檢每周一次；投資質(zhì)量巡檢每月一次。另外，在工程例會中，組織各管理區(qū)域負(fù)責(zé)人對各負(fù)責(zé)工程進(jìn)度、存在問題具體狀況進(jìn)行匯報，對其原因進(jìn)行分研究，并制定出有針對性的解決辦法。

二、一體化的通信工程項目管理組織模式的應(yīng)用建議

2.1加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通，提升管理效率

在一體化管理模式的實施中，各個監(jiān)理部門需加強(qiáng)彼此之間的協(xié)調(diào)溝通。如果出現(xiàn)一些細(xì)微的矛盾沖突問題，則應(yīng)及時運(yùn)用一個耐心、認(rèn)真的態(tài)度予以解決。在傳統(tǒng)的監(jiān)理工作中，各單位之間存在問題的協(xié)調(diào)處理通常是交由建設(shè)管理人員解決。而當(dāng)實施了一體化管理模式后，各個區(qū)域、項目的總控制人員便需承擔(dān)起監(jiān)理部門的協(xié)調(diào)責(zé)任。具體表現(xiàn)在于各區(qū)域、項目的無線設(shè)備管理負(fù)責(zé)人員需對自身負(fù)責(zé)范圍內(nèi)容的事務(wù)協(xié)調(diào)工作進(jìn)行負(fù)責(zé)承擔(dān)。如果在一個區(qū)域中，存在多個監(jiān)理部門各自負(fù)責(zé)不同專業(yè)事務(wù)的情況，就需從其中選出一家建立單位進(jìn)行總控，其它監(jiān)理部門對其予以幫助支持。

2.2應(yīng)用設(shè)計支撐系統(tǒng)，健全完善管理體系

所謂一體化設(shè)計支撐系統(tǒng)主要是指建設(shè)、建立、設(shè)計單位通過此軟件平臺，對相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸、反饋及決策的制定實施。此支撐系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)用對于一體化設(shè)計項目具有極為重要的意義。支撐系統(tǒng)的主要建設(shè)目的是通過大量信息數(shù)據(jù)的傳輸幫助各單位的負(fù)責(zé)人對整個工程建設(shè)狀況全面掌握了解。此時便需要進(jìn)行各單位負(fù)責(zé)人信息傳輸載體的建立，此承載體可以為項目控制表單?？刂票韱蔚慕⑹沟脽o論是建設(shè)、監(jiān)理還是設(shè)計部門都可以對整個項目的建設(shè)進(jìn)度，處于哪個環(huán)節(jié)清楚了解，對工程建設(shè)進(jìn)行全面跟蹤。與此同時，監(jiān)理及設(shè)計單位也可將工程建設(shè)進(jìn)度作為依據(jù)，對下一步的施工工作進(jìn)行提前安排，在第一時間對工程進(jìn)行管理。

三、結(jié)語

一體化管理論文范文第4篇

關(guān)鍵詞： 文檔；電子檔案；模式；管理

中圖分類號：G271；TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-4311（2012）04-0129-010引言

所謂一體化的管理，就是把文件工作和檔案工作整合為一個工作系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理。其實質(zhì)就是將檔案管理的若干功能提前，實現(xiàn)文件、檔案的前端控制和全程管理。文件與檔案是同一事物的不同存在階段，它們在物質(zhì)形態(tài)、社會本質(zhì)及其所含信息的本源性上是完全同一的，兩者只有運(yùn)動階段的區(qū)別而無本質(zhì)的不同。傳統(tǒng)檔案理論把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對其進(jìn)行分別管理，這種作法在手工操作時期可能具有一定的合理性。但電子文件的產(chǎn)生，使兩者之間的界限模糊了。電子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于這種一體化管理模式的管理策略。對電子文件的全程管理中，計算機(jī)軟硬件的配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的確定以及索引的編制都需要從文件形成階段開始統(tǒng)籌設(shè)計，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的檔案管理性工作也需要在文件的形成階段或運(yùn)轉(zhuǎn)階段進(jìn)行。因此，電子檔案的管理必須選擇文件、檔案一體化管理模式。

1文檔一體化模式下電子檔案管理步驟

檔案管理工作是指在整個文件生命周期中一系列有聯(lián)系的管理活動，包括鑒定、歸檔、整理、保護(hù)、檢索（著錄和查詢）、提供利用等多項業(yè)務(wù)內(nèi)容。與紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理工作正在發(fā)生著顯著的變化，很多為檔案學(xué)者和檔案工作者所熟知的經(jīng)典管理環(huán)節(jié)正在經(jīng)歷多方位的改變。具體來講，檔案管理工作環(huán)節(jié)的變革主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 積累與收集工作電子檔案的收集和積累可以由計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動完成，電子檔案的積累與收集根據(jù)計算機(jī)工作模式可以分為兩種類型：一種是對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上形成的電子檔案，信息的復(fù)制和傳輸可以通過電子信號的形式在網(wǎng)上進(jìn)行，這種系統(tǒng)一般都設(shè)計有自動記錄的功能；另一種是對于單機(jī)形成的電子檔案，其工作的措施和方法與紙質(zhì)檔案大致相似，表現(xiàn)為存儲載體的積累與收集。

1.2 整理工作首先將載體上的電子檔案信息輸入計算機(jī)內(nèi)，然后再計算機(jī)上對電子檔案進(jìn)行整理，使之有序化，然后將有序化的電子檔案脫機(jī)保存在載體上。在整個整理過程中，傳統(tǒng)案卷的概念（包括形式和內(nèi)涵）已經(jīng)消亡，取而代之的是“邏輯卷”的概念。最終的整理結(jié)果是對全部檔案形成一個“邏輯目錄樹”。

1.3 保管工作電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它們對檔案庫房的防塵、防有害氣體和防光條件也有更高的要求。目前最常見的方法就是通過異地保管的方法進(jìn)行存儲，由于分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)的運(yùn)用，使得這一種技術(shù)手段得以實現(xiàn)。

1.4 編目和編研工作隨著分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)的普遍應(yīng)用，有些檔案館甚至可以不保存電子檔案的載體，只需接收在線歸檔的電子檔案即可。這樣，檔案館的工作中心就轉(zhuǎn)移到搞好編目和編研工作，更好地為利用者提供檔案信息服務(wù)上來。

2文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項

2.1 統(tǒng)計工作隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛發(fā)展，它被逐漸應(yīng)用于檔案管理工作之中，這樣既減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，又可以保證統(tǒng)計的準(zhǔn)確性。電子檔案管理系統(tǒng)功能的日益完善，自動化程度也將越來越高。

2.2 鑒定工作由于電子文件極易篡改、偽造，而且不留痕跡，因而鑒定工作存在很大困難，需要從內(nèi)容和技術(shù)兩個方面進(jìn)行鑒定。其中內(nèi)容鑒定與傳統(tǒng)檔案鑒定的含義大體相同，即審閱檔案的內(nèi)容，甄別其科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實的價值，進(jìn)而確定其保管期限。

2.3 保密工作由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，因此保密工作也不同于傳統(tǒng)檔案的保密工作，電子檔案的保密與傳統(tǒng)檔案保密的含義完全相同，但是其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，存在著更多的安全隱患。電子檔案的保密工作主要包括兩方面。

2.3.1 存儲在聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)中的檔案的保密因特網(wǎng)針對不同的利用者提供不同級別的服務(wù)，網(wǎng)上數(shù)字化檔案館站點的檔案信息非常容易泄露。因此，數(shù)字化檔案館站點必須將保密檔案和公開檔案分級保存。因特網(wǎng)是一個完全開放的網(wǎng)絡(luò)，為了防止計算機(jī)“黑客”竊取和合法用戶越權(quán)利用帶有密級的檔案信息，我們要做好網(wǎng)計算機(jī)中的檔案的保密工作。

2.3.2 傳輸中的檔案的保密目前，許多因特網(wǎng)站點都為自己增設(shè)安全保護(hù)機(jī)制，以防未授權(quán)的用戶看到這些站點發(fā)送和接收的信息。這些站點通常稱為“安全島”。當(dāng)然，僅僅采用這一保密措施是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，加密方法有兩種，一種是硬件加密；另一種是軟件加密。硬件加密的速度要快于軟件加密。

參考文獻(xiàn)：

[1]石桂華．淺析信息時代電子檔案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.

[2]李爽．信息時代電子檔案管理應(yīng)采取的對策[J].蘭臺縱橫，2011，（5）：45-46.

一體化管理論文范文第5篇

以往的高校文書工作者習(xí)慣于將文書處理與檔案管理各自獨立；然而，受到計算機(jī)全面普及與網(wǎng)絡(luò)信息共享的大勢所趨，傳統(tǒng)的文書處理和檔案管理方式也相應(yīng)發(fā)生了變化。可以說，當(dāng)前的高校文書處理中，這兩項工作已然相互滲透，融為一體。本人一直從事文書處理和檔案管理工作，多年的工作經(jīng)驗表明：文書處理和檔案管理之間雖有各自的獨立性與特殊性，但由于文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿，兩者間締結(jié)的關(guān)系仍然是難以割裂的。因此，要實現(xiàn)文檔管理的一體化，必須堅持一貫以來的“規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化”工作原則，在此基礎(chǔ)上逐步改變、完善傳統(tǒng)的工作方式，讓文書處理和檔案管理實現(xiàn)同步化、一體化，以便使二者能夠相輔相成，互相促進(jìn)。

二、高校文檔一體化賴以實現(xiàn)的條件

（一）高校文檔構(gòu)建機(jī)制是實現(xiàn)文檔一體化的基石。文秘工作的協(xié)調(diào)部門主要是學(xué)校辦公室與黨委辦公室，部分高校還將這二者合并為一體，合署辦公。校長辦公室成為學(xué)校文書處理和檔案管理工作的主管部門，對全校的文秘工作者進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)配、領(lǐng)導(dǎo)，并通過制定相對完善的管理措施和規(guī)章制度對文檔工作進(jìn)行管理。通過校長辦公室在具體工作中對高校文書流轉(zhuǎn)進(jìn)行把控與監(jiān)管，有效地為文檔一體化建設(shè)給予組織領(lǐng)導(dǎo)方面的保證。

（二）高校文檔的處理方式為文檔一體化提供便利。高校的文檔資料一般由文秘人員處理，有序的專業(yè)訓(xùn)練使其對文檔資料處理的各個環(huán)節(jié)十分熟悉。可以毫不夸張地說，每一份文檔資料都是經(jīng)過專業(yè)文秘人員收集、整理、立卷、鑒定、保管、編研等整理歸檔而形成的，也正是經(jīng)歷過這些流程，文書資料才能演變成文檔資料，完成從零散的文件到檔案的整個過程。因此，文秘工作者完全可以在文檔一體化建設(shè)的過程中跳脫出文件與檔案相隔離的窠臼，利用計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，把文件工作和檔案工作整合為一。雙管齊下的工作方式有助于亦文亦檔的實現(xiàn)，這樣既可節(jié)省工作流程，又可加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)的整體性。

（三）現(xiàn)代化技術(shù)配備是文檔一體化建設(shè)的硬件保證。高校的各個部門，基本上都有計算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)配備。目前我國高等院校辦公自動化也隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及而漸趨完善、成熟，文書管理部門、檔案管理部門也都利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行工作。電子文件管理系統(tǒng)隸屬于計算機(jī)諸多信息管理系統(tǒng)中的一種，在文件形成的初始階段，電子文件便可同時被錄入檔案管理系統(tǒng)，從而為文檔工作提供智能化的便捷。現(xiàn)代化技術(shù)配備能夠讓各職能部門快速地實現(xiàn)文書處理、滿足對文件和檔案存儲及調(diào)閱的需求，這些都成為文檔一體化建設(shè)的硬件。

三、實現(xiàn)高校文檔一體化管理的必要性

（一）高校文檔一體化的實現(xiàn)是緊跟時展、適應(yīng)現(xiàn)有學(xué)院機(jī)構(gòu)和信息時代的必然要求。同時，也有利于節(jié)省工作流程，加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)的整體性，進(jìn)而確保文檔一體化的規(guī)范管理。

（二）高校文檔一體化為高校各部門提供更為快速和方便的信息共享，且有利于減輕各部門的工作量和節(jié)省資源。文書錄入成為電子文檔后，各職能部門的工作人員可以隨時隨地查閱，下載原文后亦可反復(fù)使用。目前，我國高校的文件電子化工作已相對成熟，方便、快捷、時效長成為其主要特點。例如：我校若要查閱某份關(guān)于獎勵某年考取并入學(xué)就讀碩士研究生學(xué)生的決定的文件，僅需在校園網(wǎng)的辦公自動化系統(tǒng)中“查詢方式”框輸入上述文件標(biāo)題的任何一個關(guān)鍵詞，便可以方便、快捷地找到這一份文件而不用花費(fèi)很多時間去檔案室查找。

（三）信息時代文檔工作管理模式的與時俱進(jìn)，是適應(yīng)電子文件管理發(fā)展的應(yīng)有之義。高校文書工作是學(xué)校黨政辦公室或者文秘部門的一項常規(guī)工作，但目前有的高校機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對其重要性認(rèn)識不足、有的文書工作人員的工作不夠?qū)I(yè)、有的經(jīng)常轉(zhuǎn)換工作崗位，這些均在不同程度上導(dǎo)致文書處理比較混亂，甚而在文件管理過程中時有紕漏出現(xiàn)。俗話說“千里之堤毀于蟻穴”，早期文書撰寫和收發(fā)工作中存在的瑕疵將會對文書的后續(xù)管理工作造成很大的麻煩。因此，實現(xiàn)文檔工作的一體化，不僅是為了適應(yīng)時代的變化和要求，更是為了解決傳統(tǒng)文書處理存在問題的有效方法。

四、高校文檔一體化管理實現(xiàn)的途徑

（一）完善計算機(jī)硬、軟件和流暢的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)?！肮び破涫卤叵壤淦鳌?，要實現(xiàn)高校文檔一體化管理，首先要有設(shè)備完整的計算機(jī)硬、軟件和流暢的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。傳統(tǒng)的文件、?n案管理都是靠工作人員人工管理的，如果沒有計算機(jī)的硬、軟件和網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，工作人員將再也無法對電子化的文件進(jìn)行人工管理。在計算機(jī)工作普及化和信息共享性日益凸顯的今天，計算機(jī)系統(tǒng)是電子文件制作、處理，以及歸檔后的所有管理活動賴以實現(xiàn)的重要依托，沒有這一媒介，文檔管理者可謂“巧婦難為無米之炊”，不要說對電子文件進(jìn)行管理，就算是識讀都做不到。

此外，不兼容的計算機(jī)和應(yīng)用軟件對電子文件的交換、流通及使用都會帶來很大的困難。所以，對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及時更新以適應(yīng)新系統(tǒng)，才能確保該文件的可讀性和可管理性。

（二）妥善保存電子文件的元數(shù)據(jù)。所謂“元數(shù)據(jù)”，是指電子文件上下文的關(guān)系和結(jié)構(gòu)的描述，簡單點來說，就是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔而言，元數(shù)據(jù)一般直接體現(xiàn)在其形態(tài)上，比如說：復(fù)印、打印好的文件資料等。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不同，電子文件的元數(shù)據(jù)先天性內(nèi)在地附屬于文件的信息中，脫離了文件信息的依歸，元數(shù)據(jù)就無法恢復(fù)電子文件的原貌。眾所周知，計算機(jī)平臺的更新?lián)Q代周期一般為18個月，一旦超過此周期，后來新的計算機(jī)設(shè)備將很難讀出已過時的軟件中所保存的信息。要保證電子文件的長期可使用性，最直接的方法是把電子文件轉(zhuǎn)存到新的存儲載體上（例如：新的硬盤、U盤等等）。

另外，與電子文件相關(guān)的各種系統(tǒng)說明、運(yùn)作環(huán)境說明、硬、軟件設(shè)備說明等，通通不可掉以輕心，隨意放置，而是應(yīng)該將其與電子文件一起打包保存，以便將來的計算機(jī)可以閱讀。電子文件和紙質(zhì)文件的處理過程還有一個很大的區(qū)別：紙質(zhì)文件在流通過程中始終伴隨著人們面對面交接的一系列動作，因此體現(xiàn)閱讀者和工作者之間的元數(shù)據(jù)也就清楚地記錄在文件上面；電子文件的操作是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，在電子文件的傳閱過程中，人們并不需要實際的見面行為，故而體現(xiàn)文件閱讀者和工作者之間相互關(guān)系的元數(shù)據(jù)也就不是那么完璧無暇了。假如沒有辦法提供或者補(bǔ)充這些元數(shù)據(jù)，電子文件的原始性就會遭到質(zhì)疑，也有可能給電子文件的保管和長期使用造成困難。

（三）建立并規(guī)范文檔一體化管理體系。 由于工作方式的改變，舊的檔案管理制度就不是很適合現(xiàn)在的工作管理體系；因此，建立并規(guī)范新的文檔一體化管理體系是現(xiàn)階段文檔一體化工作順利開展的有力保證。紙質(zhì)文檔的形成、管理是在手工環(huán)境下，按照一定的順序逐步進(jìn)行的，例如：先生成、積累、立卷、鑒定，后歸檔、分類，再著錄等。電子文件則是在電子文件保管系統(tǒng)內(nèi)形成并流轉(zhuǎn)的，此過程中的很多程序是要同步進(jìn)行的，這也使得電子文件的一部分管理功能提前到了電子文件的形成階段。上述區(qū)別促使各部門機(jī)構(gòu)的計算機(jī)水平、組織機(jī)構(gòu)、管理制度以及管理者的理念等各個層面發(fā)生相應(yīng)的變化。因此，對于電子文檔一體化管理而言，應(yīng)從嚴(yán)申明管理職責(zé)、完善管理制度、樹立管理理念、規(guī)范管理流程和提升管理者業(yè)務(wù)水平等方面多管齊下，面面俱到，才能更好地適應(yīng)現(xiàn)階段高校文檔一體化工作的要求。

（四）高素質(zhì)管理人才為實現(xiàn)“文檔一體化”提供智力保障。提高文檔工作者計算機(jī)能力、業(yè)務(wù)水平和法律意識，是更好地做好文檔一體化工作的關(guān)鍵。文檔工作者和管理者要改變傳統(tǒng)的檔案觀念和工作方式，打破部門分割、各自為政的管理方式，將各部門工作緊密地聯(lián)系在一起，對于相同環(huán)節(jié)的一些工作可以同時進(jìn)行，減少工作流程，節(jié)約成本和精力。文檔工作者最好是科班出身，既懂得系統(tǒng)的檔案理論，具備文檔編排管理能力，又有較高的計算機(jī)應(yīng)用水平和操作能力。各高校還可以廣納賢才，招聘一些多功能高層次的復(fù)合型人才，并且對于原有的一些初級和中級檔案工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力，灌輸新的文檔一體化管理觀念，改變管理者傳統(tǒng)的管理意識。俗話說：“冰凍三尺非一日之寒”，只有我們檔案工作者和管理者在實際工作實踐中，將理論和實踐相結(jié)合，才能摸索出一套適合現(xiàn)階段文檔一體化的管理模式，才能促進(jìn)高校的教學(xué)科研和整體的事業(yè)更好地發(fā)展。

五、結(jié)語