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摘要醫院個人專業技術檔案是醫院專業技術人員考核考評、職務職稱晉升、學習教育、科研、經驗總結的記錄和憑證,是醫院檔案的重要組成部分。個人專業技術檔案在醫院人事管理工作中起著不可替代的重要作用,同時,在科研及其他方面也發揮著特有的作用。
關鍵詞醫院;專業技術;檔案;管理
Discussion of management and utilization of hospital personal professional technical file
Yan Qin,Ceng Xiufeng
The People’s Hospital of Changji City,Xinjiang 831118
AbstractThe hospital personal professional technical file is the records and documents of assessment and evaluation,position and technical title promotion,learning education,scientific research and experience summary of hospital professional technical personnel.It is an important part of hospital archives.Personal professional technical file plays an irreplaceable important role in hospital personnel management work.At the same time,it also plays a unique role in scientific research and other aspects.
Key wordsHospital;Professional technical;File;Management
醫院個人專業技術檔案,是個人在醫院工作實踐的歷史記載,是個人工作經歷、學習教育、科研能力、經驗總結的記錄和憑證材料等材料,以及考核考評材料,是專業技術人員在從事工作活動中積累的。它不僅能夠對個人的專業素質、技術能力給予客觀地反映,而且能間接反映出醫院整體醫療技術水平、科研工作能力,因此它具有重要的保存和利用價值[1]。它是一種專門檔案,主要對個人情況進行反映,具有檔案的基本屬性,與文書、科技和人事檔案之間具有一定的差別,但又有一定的聯系。
醫院個人專業技術檔案的主要特點
完整性:①必須為醫院所有專業技術人員建立專業技術檔案,不得遺漏。②專業技術檔案必須能清晰反映個人在一定時期內學歷、職務、專業技術職稱、科研能力、學術水平等變動情況。
真實性:即專業技術檔案內的所有材料必須都是真實的、準確的、無誤的。其中,包括組織上的考核考評材料和個人提供的材料,都是絕對不應該存在修改和偽造的,必須實事求是,不能弄虛作假。
保密性:專業技術檔案具有一定的保密性,可能會涉及個人重要的科研項目,所以應正確處理好保密和利用的關系。
內容的廣泛性:專業技術檔案記載和反映一個人在單位工作的經歷、能力和品德等信息,是用人單位不可缺少的重要信息依據。記載有學歷、年度考核、職業道德、進修、培訓、繼續教育、職務、職稱晉升、獎懲情況、科研等,內容十分廣泛。
醫院個人專業技術檔案的收集
個人專業技術資料的收集是專業技術檔案工作的重要基礎環節。專業技術檔案的歸檔范圍貫穿于臨床醫療、教學科研等專業技術活動的全過程。如果沒有收集工作,檔案管理工作就失去了根基,其他環節的工作就無從做起。
專業技術歸檔資料的收集方法:①經常性收集:在人事檔案管理工作中,收集專業技術歸檔資料是工作的起點,為了更加有效地管理檔案,人事部門應該建立完善的相關規章制度,通過各種渠道收集歸檔資料,同時,經常對個人專業技術檔案進行核查,對所缺資料及時與本人或相關部門聯系,予以補充。②隨時收集:為及時補充專業技術檔案,根據日常工作,隨時發現,隨時收集[3]。③定時集中收集:根據醫院工作,人事部門每年集中時間收集年度考核、繼續教育、科研成果、獎懲情況等歸檔資料。
收集工作的要求:①全面及時:對專業技術人員的歸檔資料進行全部、及時、完整地收集,并且及時將歸檔資料移交給檔案室。②把好歸檔資料接收關:檔案管理人員加強責任心,對接收的歸檔資料嚴格把關,無保存價值和利用意義的一律不歸檔;歸檔資料必須完整,不得缺頁漏項。
醫院個人專業技術檔案的保管和利用
個人專業技術檔案的保管:專業技術歸檔資料經收集、整理、分類、編號、裝訂后,建立索引目錄,方便查找,并及時歸入檔案庫房。保管過程中,要保持庫房清潔衛生,控制好庫房內溫度和濕度,做好“八防”(防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲蛀、防鼠咬)措施。
個人專業技術檔案的利用:在個人專業技術檔案的利用中,借閱是最主要、最基本的形式。借閱分為內部借閱和外部借閱,其中內部借閱又分為個人借閱和單位借閱,個人只限于借閱本人檔案;醫院人事部門、科研部門因工作所需,借閱個人專業技術檔案較多,但不得帶出檔案室,如需要相關資料,在不違背保密原則的前提下,可以復制。借閱部門及個人應嚴格遵守檔案借閱制度。
綜上所述,醫院建立個人專業技術檔案的最終目的就是利用,為了充分發揮個人專業技術檔案的作用,檔案管理部門必須不斷提高對檔案的認識,不斷轉變管理思路,建立現代檔案管理模式,多途徑、多渠道地開發利用檔案信息資源,提高其利用效率,為醫院管理服務,為臨床醫療服務,為教學科研服務,使專業技術檔案在醫院發展過程中發揮更大的作用。
參考文獻
醫院技術檔案管理系統在醫院的發展中具有重要的作用。因為醫院專業技術檔案的管理工作是整個醫院的后勤大腦中樞,它記錄著醫院技術人員的一些重要實踐資料和經驗、技術,還有對于一些疑難雜癥的講解,體現了醫院工作者的專業技術水平和工作成效,所以醫院領導對技術檔案管理高度重視,這是醫院的寶貴財富,代表了醫院的形象和整體醫療水平。
1加強醫院專業技術檔案管理的意義
1.1 為專業技術人員自身提高提供依據 醫院專業技術檔案管理工作方便了醫院專業技術人員的工作。由于專業技術檔案記下了工作人員的點點滴滴,從他們剛走進醫院的簡歷,到成長期獲得的一些證書、獎項,再到中期的職稱評定、科學研究等都是以檔案為依據的。另外,通過專業技術檔案的整理,可以讓員工發現自身的不足,進行專業技能的提升。
1.2 為醫院晉升人才提供參考 由于專業技術檔案包含了專業技術人員的方方面面,所以醫院領導晉升人員的時候,也可以依照專業技術檔案進行篩選,因為這是最有效、最直接的手段。這既體現了醫院領導的公平、公正原則,也為醫院選拔了一批真正優秀的人才。
2 醫院專業技術檔案管理存在的問題
2.1 對專業技術檔案的重視程度有待加強 不論是醫院的領導還是員工對專業技術檔案的重視程度有待加強。因為專業技術檔案記錄著員工在醫院的一切,它相當于員工工作中的“身份證”,對于員工的職稱評定、薪資待遇、職位晉升有著非常重要的作用,同時也是醫院的身份象征。但現在不論是領導還是員工都沒有意識到。致使個人專業檔案資料經常出現問題,不是丟失就是損壞,影響了個人的考評和晉升,造成了人力和精力的浪費。
2.2 專業技術檔案資料缺乏真實性 目前,由于我國醫療衛生事業的不斷發展,很多醫院引進了大批人才,這就需要對這些人員進行技術檔案管理。但目前在行業中存在一種非常不好的現象,專業技術檔案的管理缺乏真實有效性。很多人員的檔案沒有經過專門部門的審查,僅僅靠的是印象,檔案制定過程中存在虛假現象,專業技術檔案的制定有時只是一種形式。如果不對這種不良現象加以制止,會嚴重影響醫院檔案管理工作的進行。
2.3 管理制度不健全 目前醫院管理制度不健全,這是影響醫院專業技術檔案建設的重要因素。這使得醫院的資料整理和收集工作得不到保障,也影響了醫院檔案建設的真實性,甚至造成了技術檔案的丟失。
3 加強醫院專業技術人員管理的措施
3.1 加強檔案意識宣傳,加快人事檔案管理信息化建設 首先,除了要加強檔案管理制度的建設外,還要做好宣傳工作,加強員工的檔案管理意識,增強員工對檔案管理重要性的認識。其次,在員工做好宣傳工作的同時,還要加強員工對檔案整理方面的要求和知識,從而建立良好的學習環境,促進醫院檔案管理工作的有效進行。最后,要建立統一的包括職工、病人、手術、科研等各項信息的數據庫系統,并按照數據庫的格式分類整理存放,通過數據庫進行分析整理,歸納總結,使得研究人員能夠減少工作量,加快成果的轉化。
3.2 完善醫院檔案管理制度 要想加快醫院信息化管理的建設進程,完善醫院的人力資源檔案管理是必不可少的一項重要工作。而要想做好檔案管理工作,完善的檔案管理制度則是基礎性工作,這就要求各醫院要根據經濟社會的發展狀況以及醫院的實際情況,不斷修改完善醫院的檔案管理制度,利用信息化手段建立現代化的管理系統,并制定符合實際發展需要的規章制度,進行人性化、高效率的管理,保障人才資源的合理開發和利用。
3.3 規范專業技術人員業務檔案資料管理 每個人的業務資料檔案都關系著其個人的發展進步,如果業務資料檔案出現問題,其個人的發展進步就會受到很大的影響。因此,業務檔案的管理是檔案管理工作的重中之重。醫院應當建立規范的業務檔案資料管理制度,按照流程仔細對檔案資料進行核對,同時密切與相關部門的聯系交流,確保業務檔案資料的及時準確、真實可靠。為了不出現以次充好、欺上瞞下的現象,醫院還要教育監督檔案管理人員嚴格按照規章制度進行業務檔案更新與管理工作,要確保在檔案資料整理歸檔時符合規定。最后,還要規范檔案資料的借閱制度,防止出現以借閱的方式私自修改檔案資料,也防止業務檔案的流失,確保業務資料檔案的安全。
檔案管理人員對專業技術人員的檔案進行管理時,首先要樹立嚴謹的工作態度。同時,要和各部門保持密切的聯系,這樣才能保證資料的及時更新。另外,在材料的復印件上要印上公章,確保材料的真實性。
醫院職稱評聘是對醫務人員專業技術水平、綜合業務能力、文化素質、職業道德等各方面的綜合考核。在2009年的職稱評聘中,我院領導意識到以前的職稱評聘存在著過于注重對學歷、論文、科研、榮譽等常規硬性指標的考核,而對專業技能和實際工作能力的考查較少的制度缺陷。由此就造成了醫務人員將主要精力都放到提升學歷、撰寫論文、從事科研、爭取榮譽上,而忽視了臨床診療技術的提高,隨之出現了很多考試強實踐差的高分低能“人才”,嚴重影響了醫院人才梯隊建設、診療水平提升和醫療安全。因此,我院領導高瞻遠矚,決定對現行的職稱評聘制度進行改革,加大了對醫務人員專業技能和實際工作能力的考查。但新的問題又出現了,如何對醫務人員的專業技能和日常工作情況進行真實、準確的考核呢?為此,我院檔案工作人員積極建議嘗試利用記錄有醫務人員專業技能和日常工作情況的聲像檔案作為考查依據。我院領導經過研究認為可以在當年的職稱評聘中試行。我院檔案工作人員不辭辛苦,把參評的內科醫生和護理人員的查房錄像,外科醫生的手術錄像,交給人事科,由他們播放給外地評審專家,專家根據錄像進行雙盲式打分,成為醫務人員職稱評聘臨床技能考核部分的得分,并計入職稱評聘量化考核的總體成績。當年職稱評聘結束后,醫院對利用聲像檔案服務專業技術職稱評聘的合理性進行了問卷調查,共向專業技術人員發放問卷800份,在有效時間收回問卷720份,其中676人認為非常合理或合理,僅44人認為不合理,可見絕大多數專業技術人員認可這種形式。所以,從2009年開始聲像檔案服務專業技術職稱評聘的形式一直延續至今,共有700多名專業技術人員參與醫院職稱評聘,雖然在崗少人多的情況下必然存在著淘汰,但沒有一人對評聘結果產生質疑,沒有一人對評聘過程不滿。
通過分析總結,我們認為之所以能夠利用聲像檔案作為職稱評聘技能操作評價打分的客觀依據,是因為聲像檔案具有如下特點:一是聲像檔案客觀真實,原原本本、完完整整地再現當時發生的情形,避免人為干預造假。二是聲像檔案直觀形象、信息多元,使平常不注意或不易暴露的問題全部展現出來。比如醫務人員在探查、分離、結扎血管、術中止血等簡單、常規操作中的不規范;在刷手、鋪無菌單、穿手術衣、戴手套中無菌觀念差;在查房考試中個別醫務人員沒有針對下級醫師提出的問題回答,而是只講述自己有準備的知識點,導致答非所問。三是聲像檔案可以反復利用,專家點評、評審過程中可隨時暫停播放,詳盡指出發現的臨床質量缺陷、臨床技能考核中暴露的問題等。
利用聲像檔案服務職稱評聘不僅保證了評審的公平、公正、公開,更重要的是從技術角度支持了以專業技能作為職稱考核標準,進行職稱評聘考核制度的改革。通過改革引導醫務人員在注重學歷、科研、論文等基本要素的同時,更加注重鉆研技術、提高技能和改善服務。2012年,我院在全省醫療基本技能大賽中取得優異成績:獲河北省醫療理論技能比賽團體總分第三,六個專業獲得集體一等獎,兩個專業獲得集體三等獎;參賽的26名選手中,11人獲得個人一等獎,5人獲得個人二等獎,8人獲得個人三等獎。在河北省衛生廳護理比賽中獲得了理論考核團體總分第一名,技能考核團體總分第四名。個人技術水平的提升必然拉動醫院整體醫療水平的提高,實現了社會效益和經濟效益的雙提升:醫院行風評議連續6年優秀,獲得了“河北省群眾滿意的醫療衛生機構”、“全國百姓放心百家示范醫院”、“河北省地市級區域醫療中心”等榮譽稱號,在河北省2013年度質量評價檢查中取得了唐山和秦皇島地區第一名。
2009年我們醫院的工作做得相對來說極為順利,各項工作完成的較為成功,所以在今后的工作中,我們要繼續做好這一切,要以2009年的工作為榜樣,一定要做好我們的工作,在接下來的一年中,我們要做到最好,這是我們一直以來不斷堅持努力的結果,相信我們一定能夠做好!
2009在院領導的大力支持下,醫務科在醫療質量、服務質量、醫療安全等各方面都取得了較大提高,2009年醫務科將一如既往的在院委會的領導下,以科學發展觀統領醫療工作發展全局,照例增強自主創新能力,繼續深入開展“醫院管理年”和“兩好一滿意”活動實踐,不斷將醫務科各項工作推向深入。
一、防止醫療事故 確保醫療安全
認真做好醫療質量考核工作,嚴格安醫院制定的管理規范、工作制度和評改細則,開展管理工作、嚴格執行醫療防范措施和醫療事故處理預案,實行醫療缺陷責任追究制,嚴格按醫療操作規程標準開展醫療活動。組織院內職工學習有關醫療法律法規各項條例。加強對重點環節、重點科室的質量管理,把醫療質量管理工作的重點從醫療終末質量評價擴展到醫療全過程中每個環節質量的檢查督促上去。重點包括:(1)強調入院告知書、授權書、各種診療知情同意書的規范完整書寫。(2)真實、準確做好“死亡病例討論”“危重病例討論”“搶救危重病人討論”的各種記錄及醫師交接班;(3)組織科室加強對診療規范及相關法律法規的學習與考核。(4)進一步轉變工作作風強化服務意識,做到“多解釋、多安慰、多理解、多溫暖、多幫助”,使醫院服務質量更上一層樓;(5)加強對診療計劃、用藥安全性的檢查力度。
二、醫療質量管理
1、加強科室自身建設
根據零八年全市工作檢查針對我科所提出的不足,我們將在2009年繼續加強自身的質量及制度建設,主要包括:完善和更新各項委員會活動、會議記錄;加強科室檔案管理;轉變工作作風,強化服務意識,由經驗化管理逐步向科學化管理轉變,由人情管理轉向制度管理,增強自主創新能力,與時俱進。
2、參加醫院質控管理委員會進行查房 每周四上午定期到某一科室進行全程查房,全院所有臨床科室輪流循環進行。查房內容包括:醫師交接班,包括科室實際交接班進行狀況和書面記錄的進行;科室三級查房,重點督促科室教學查房和主任查房的規范落實;住院病歷的書寫質量;科室五討論制度的落實,包括危重病例討論、疑難病例討論、死亡病例討論,詳細了解其記錄及執行情況;聽取科室主任對科室醫療運轉、質量管理、科研教學等情況,針對不足提出合理改進意見。
3、病案質量管理
(1)環節質量 每周一、周二到臨床科室抽查4-6分環節病歷,嚴格按照《山東省醫療文書書寫規范》對病歷中三級查房、五討論、會診(科內會診、院內會診和院外會診)、醫囑病情的查對等方面進行監控;另外嚴格規范醫師交接班,抽查科室月質量教育分析,幫助科室查出問題,提出改進方案,并督導三基三嚴學習記錄和政治學習記錄。
(2)終末病歷 每月到病案室抽查各科10份出院病歷,每半年對抽查的終末病例進行展評,并嚴格按“陵縣人民醫院醫療文書質量考核獎懲辦法”獎優罰劣。
4、重點科室監管
(1)針對icu質量的監控,每周不定期對icu進行抽查,重點抽查內容:嚴格規范危重患者的病歷書寫及醫護人員交接班記錄;科室實際查房情況;危重患者上報制度的落實;實際觀看醫務人員對危重患者各項技術操作的熟練度、規范度;
(2)對麻醉科的監控,每月定期到麻醉科進行檢查,主要內容包括:術前麻醉訪視的實際進行情況;完善各種麻醉協議的簽署;嚴格查對制度及麻醉藥品管理的執行。
對重點科室的監控,醫務科將嚴格做到查有所記、查有所對,并將每次對差內容進行總結、比較、評價,共同探討相應的改進措施,在提高科室質量的同時杜絕安全隱患。
三、繼續醫學教育
1、加強對新進人員的培訓 針對上年新近人員在病歷書寫不規范、法律知識薄弱、工作思想欠端正等缺點,醫務科在零九年會進一步加大對新近人員的培訓,培訓主要分為病歷書寫、執業醫師法、如何做好一名臨床醫生三大版塊,通過分期講座的形式進行,醫務科全程監控,并抽查培訓人員學習記錄,并在階段學習后進行現場提問和書面形式考核,不合格者不允許上崗。
2、加強科室科研工作 每科在完成日常工作之余,要有計劃、有針對性的組織1-2項科研課題,主治醫師以上人員撰寫發表科研論文不得少于兩篇,醫務科在督促可是科研工作的同時,盡最大努力為科室創造有利條件。
3、嚴格院外進修、實習人員管理 在接受德州衛校、現代醫學院、杏林醫學院、泰安醫學院等高校實習生以及各鄉鎮衛生院進修人員的同時進一步加強組織紀律性的管理,并強調其基礎知識、基本理論和基本技能的訓練。
4、強化專業技術人員業務培訓 根據我院院情,在按需培訓的原則和醫院經濟條件許可的情況下,選派醫務人員到上級醫院學習,吸收先進技術,提高技術水平。中級職稱專業技術人員要緊密結合自己專業,鼓勵通過自學、脫產學習自覺嚴格補充,增長本專業技術的新理論、新技術、新方法,掌握交叉學科和相關學科的知識。初級職稱的專業技術人員要結合本職崗位,進行專業技術知識和技能的職務培養,熟練掌握專業技術,參與科研、能解決較復雜的疑難病癥,爭取以請進來、派出去、自己學的原則想方設法提高專業隊伍的業務素質,在院委會的批準和支持下邀請上級專家對我院進行專業技術指導,以查房、手術、講課等形式不斷提高我院業務水平,并支持各科邀請專家指導開展新技術、新業務。共2頁,當前第1頁1
5、繼續加強業務學習管理 嚴格周一、周各科室業務學習,醫務科不定期抽查各科室實際學習情況并結合學習記錄進行現場提問。另外,每周四安排專門針對年輕醫師的專業講座,由各科主任輪流授課,醫務科全程參與并做好記錄,不定期進行現場考核。
6、強調院內外學術講座活動的重要性,對上級醫院教授來源授課等是以醫務科一律即使安排相關工作,保證相關專業人員均能參加。
7、每半年組織一次“三基三嚴”理論考核,并與九月份正式進行本院實踐技能考核工作,對“三基三嚴”的培訓工作分季度進行,具體為:第一季度,對全員中低年資醫師進行心肺復蘇、呼吸機、電除顫的應用培訓;第二季度,進行導尿、各種穿刺、插管等臨床常用技術培訓和第一次理論考核;第三季度,進行麻醉藥品、抗菌藥品的全員知識培訓;第四季度,進行第二次理論考核和實踐技能的考核,并針對弱項進行專項培訓。
在機關各部室和會屬單位及各盟市殘聯的大力支持下,全體黨員干部共同努力、扎實工作、履職盡責,較好地完成了年初制定的殘疾人就業服務工作任務。
(一)超額完成殘疾人就業任務。2019年全區城鎮殘疾人就業應完成3300人,實際完成4183人,完成任務數的 126.7%;農村牧區殘疾人就業應完成3300人,實際完成4200人,完成任務數的 127.2%;培訓殘疾人應完成8000人,實際完成8950人,完成任務數的 111.8%。
(二)殘疾人按比例就業工作持續向好。自2018年《殘疾人按比例就業審核系統》建立以來,信息化發揮了強大優勢,殘疾人按比例就業工作持續向好發展。2019年全區審核用人單位11.7萬家186萬人、征收保障金8.65億元,比2018年分別增長了85.2%、52.5%、26.6%。通過征收保障金,進一步提高了用人單位扶殘助殘的意識,有力推動了殘疾人按比例就業工作的深入開展,全區接受審核的用人單位按比例安排殘疾人10750人。
(三)參加第六屆全國殘疾人職業技能競賽取得較好成績。
10月29日在浙江嘉興舉辦的第六屆全國殘疾人職業技能競賽活動中,我區28名選手參加了26個項目中的1 8個項目的競賽,是歷屆我區參賽人數和項目最多的一次,競賽成績在全國33個代表隊中排名第1 9位,比第五屆全國競賽排名上升了3位,其中了3個項目進入前8名的有4人,6人獲得優秀技能獎,6人獲得銳意拚搏獎,內蒙古代表團被全國競賽組委會授予團結協作獎。