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企業(yè)受控文件管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：工程文件 文件控制管理 工程項目 處理流程

中圖分類號：K826.16 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

工程項目文件管理的主要任務(wù)與目標(biāo)是通過建立合理有效的文件管理機(jī)制和順暢運(yùn)行的控制系統(tǒng)，實現(xiàn)文件收發(fā)及時準(zhǔn)確，傳遞跟蹤快速可靠，版次更新及時完整，原件保存無錯漏，查閱檢索快捷方便，確保部門之間的信息溝通準(zhǔn)確流暢，監(jiān)督文件執(zhí)行力度及時到位，使文件的全生命周期都具有可控制性和可追溯性。同時，有效地保護(hù)和利用資料，保證項目順利執(zhí)行并支持保障項目后期索賠工作。[【1】邵化梅. 總承包項目文控管理初探. 勘測設(shè)計. 76-80 ]【1】

文件是工程運(yùn)行的載體和表現(xiàn)形式，工程文件涉及項目的方方面面，因此，文控管理的重要性也不容忽視。但是，文控管理由于其技術(shù)含量不高，因此很少受到重視。事實上，文控在整個項目實施過程中是非常重要且不可或缺的。從項目伊始的文件報批至項目尾聲的竣工資料搜集與整理，文控部門掌握了項目各個階段最為全面的信息。項目工作涉及眾多的活動，眾多的相關(guān)方需要互相合作，沒有任何部門可以在沒有其他部門的支持下而獨立完成工作。在項目的運(yùn)行過程中，信息變得至關(guān)重要，負(fù)責(zé)信息和收集，并負(fù)責(zé)監(jiān)督信息交流是否順暢的文控部門也在項目的實施過程中發(fā)揮出越來越多作用，文控管理的意義也凸顯出來。[【2】楊妍. 淺論國際合作項目中文控人員應(yīng)必備的素質(zhì). 江漢石油職工大學(xué)學(xué)報. 第23卷第6期]【2】

實踐表明，巴西管道項目的文控管理體系完備，運(yùn)行順暢，在總體上滿足了項目運(yùn)作的要求，為項目順利運(yùn)行并實現(xiàn)最終索賠目標(biāo)提供了有力支持和保障。巴西管道項目的合同中明確規(guī)定在項目執(zhí)行過程中，由于施工工作量增加或巴西法律改變而導(dǎo)致的總包商/施工分包商的損失可以向業(yè)主提出變更、索賠要求；而與業(yè)主的會議紀(jì)要、來往信件中提出的超出合同范圍的要求和規(guī)定而導(dǎo)致的總包商/施工分包商的遭受嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失可以向業(yè)主提出索賠。因此，在巴西管線施工過程中變更、索賠的支持材料的價值和意義也在于此。完整的變更、索賠資料，是依據(jù)也是有利的證據(jù)，對于整個項目的圓滿完工有著非常重要的意義。巴西管道項目的文控管理就是一個非常成功而又具有現(xiàn)實意義的探索。在使用EIKON（文件控制）軟件的基礎(chǔ)上，巴西項目的文控管理全方位的服務(wù)于整個項目，完成了最基礎(chǔ)也是最具有價值的工作使命。

一、建立文控管理體系

在巴西管道項目初期，依據(jù)合同條款建立文控管理框架和管理制度，為項目啟動和實施做好充分的保障和準(zhǔn)備工作。隨著項目的運(yùn)行，文件管理也從項目前期準(zhǔn)備階段的規(guī)范化管理，向項目執(zhí)行階段的深入和細(xì)化管理過渡。在這個過程中，文件的歸檔和可追溯性是基礎(chǔ)，監(jiān)督文件的及時處理和回復(fù)以及確保文件處理情況的無障礙溝通將文控工作提高到一個新的高度。在這個體系的基礎(chǔ)上，設(shè)立文控中心，各現(xiàn)場、部門配備專兼職文控人家負(fù)責(zé)文控管理，文控中心代表整個項目部，成為文件接收和發(fā)出的唯一機(jī)構(gòu)和出口。[【3】 王少琴、孫紅. 合資煉化EPC總承包項目的文件管理.工程建設(shè)項目管理與承包. 2011年第1期]【3】

整個項目部的文控工作依據(jù)《項目部文件管理規(guī)定》和業(yè)主批準(zhǔn)的《項目文控程序文件》進(jìn)行管理和運(yùn)行。

《項目部文件管理規(guī)定》對文控管理工作的組織體系、機(jī)構(gòu)設(shè)置、主文控和部門文控崗位職責(zé)進(jìn)行了劃分；制定了文件收發(fā)登記處理程序、規(guī)范了文件編碼和模板、規(guī)范了所有部門的文件傳遞管理程序，在文件的保存、查閱和控制管理等方面均給予了全面的規(guī)定，從制度上保證了文件的處理、控制和歸檔的規(guī)范有效。它重點強(qiáng)調(diào)了文控工作的管理制度、工作職責(zé)，并對程序文件未能涉及的幾個方面進(jìn)行了程序規(guī)定，如合同管理、信函管理、公司制度文件以及與上級單位之間的往來文件等等的控制與管理。

《項目文控程序文件》是項目部嚴(yán)格按照ISO質(zhì)量管理體系要求，結(jié)合業(yè)主在合同中對于程序文件的控制規(guī)定而制定的。主要針對項目的專業(yè)技術(shù)文件，對于包括設(shè)計、采辦、施工、QHSE等方面的內(nèi)部和外部（與業(yè)主和分包商往來）專業(yè)技術(shù)文件的制作、傳遞、文件分發(fā)、版本控制、文件存檔及查閱等全過程制訂了全面而詳細(xì)的要求；在文件分類、文件格式、編碼方式、制作過程、處理流程、存檔方式、分類等方面有標(biāo)準(zhǔn)化和具體化的要求。

二、規(guī)范、優(yōu)化文控工作流程

在巴西管道項目中對文件進(jìn)行分類、編碼，并統(tǒng)一文件格式是對文件及其處理過程進(jìn)行形式上的規(guī)范，這是實現(xiàn)有效文件控制與管理的基本要素；以制度形式統(tǒng)一文件分類（包括電子文件和紙質(zhì)文件）、編碼和工作流程，并在文控工作運(yùn)行中根據(jù)實際工作需要不斷優(yōu)化、完善工作流程，提高工作效率、保障文控資料的安全性和保密性。兩者的結(jié)合保障了文檔管理工作的順暢運(yùn)行。

在實際的項目運(yùn)行中，工作流程劃分為普通文件的工作流程和項目程序文件的工作流程。在巴西管道項目中，文控管理規(guī)定對于每個工作流程又劃分出文件接收子流程、文件發(fā)出子流程和文件存檔查閱子流程。子工作流程中，又明確劃分了每個工作環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)可控、可查，確保了文件的安全流通。

顯而易見，工作流程中每個步驟的詳盡規(guī)定是文控管理順暢運(yùn)行的基礎(chǔ)。而根據(jù)實際情況和工作需求，不斷調(diào)整并優(yōu)化工作流程，則是保證整個文控管理有效、保障文檔流通順暢的關(guān)鍵。在巴西管道項目中，根據(jù)實際工作需求，不斷調(diào)整并優(yōu)化文控管理程序也是文檔管理的特色之一。

例如，在巴西管道項目部的文件管理規(guī)定中，明確規(guī)定施工現(xiàn)場辦公室不保存文件原件，只保存掃描件，文件原件及時郵遞項目總部文控中心統(tǒng)一歸檔。但是，項目開工后，現(xiàn)場辦公室增加6個，施工戰(zhàn)線拉長，文件的郵寄遞交工作緩慢，且有丟失危險。為提高文控工作效率，保證文件安全，又重新明確現(xiàn)場辦公室可以保存和存檔現(xiàn)場發(fā)出和接受的文件原件，將掃描件發(fā)主文控，項目完工后最終移交主文控。

還有，在文控中心收到的大量的信函中，部分信函的附件是程序文件、計量報告、發(fā)票等例行文件原件，這些原件沒有必要在文控中心保留原件，原件而是由由項目部相關(guān)部門及其負(fù)責(zé)人處理，文控中心支保留復(fù)印存檔。在項目內(nèi)部，任何從文控中心拿到文件原件的人都需要信函原件上寫明文件去向，以便于追溯，而且避免了扯皮和責(zé)任推諉。

小小的改動，不但使部門、項目現(xiàn)場和整個項目的文控管理更加順暢，同樣也提高了工作效率，避免了重復(fù)勞動，保障了文件管理的安全性和有效性。

三、受控文件狀態(tài)的監(jiān)控

為了確保對文件狀態(tài)的及時掌握，以防疏漏，管理規(guī)定確立了文件狀態(tài)報告制度。巴西管道項目中，文控部門利用EIKON軟件（專業(yè)文控軟件）每周生成受控文件狀態(tài)表并寫入周會紀(jì)要。受控文件狀態(tài)包括項目部每周收發(fā)文記錄及相應(yīng)的文件處理情況，如，各部門收、發(fā)的文件數(shù)量，文件處理狀態(tài)（是否延誤處理）等等。

圖一：EIKON軟件的優(yōu)勢與特點

如圖一所示，項目引進(jìn)使用的EIKON軟件操作界面簡單；可以實現(xiàn)全球信息即時共享；對于流程中的受控文件可以全程進(jìn)行監(jiān)控；另外，不需要單獨配備軟件管理人員進(jìn)行維護(hù)，可以隨時與當(dāng)?shù)剀浖救藛T進(jìn)行溝通，修改或添加軟件功能。EIKON軟件（專業(yè)文控軟件）在巴西管道項目中全面負(fù)責(zé)信息和反饋意見的收集，并通過專業(yè)軟件生成的受控文件狀態(tài)表單對相關(guān)文件進(jìn)行監(jiān)督，在很大程度上保障了信息溝通的順暢，也保障了信息的安全性和可追溯性，同時也保障了文檔的完整性。

使用文檔管理軟件進(jìn)行文件管理的一個主要特點是，可以隨時對受控文件的狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控。利用EIKON軟件，可以根據(jù)需要在任何地方依據(jù)工作權(quán)限時時查看文件控制狀態(tài)，包括文件的接收人、涉及相關(guān)人員的處理要求、當(dāng)前處理情況，主文控中心可以根據(jù)文件處理要求，向相關(guān)人員發(fā)出提醒。同時，文控中心可以定期生成受控文件狀態(tài)表隨時提醒相關(guān)人員，或者在項目的每周例會上進(jìn)行通報，用以敦促相關(guān)人員及時完成文件要求的工作任務(wù)。受控文件狀態(tài)包括每周收發(fā)文記錄及相應(yīng)的文件處理情況，如，各部門收、發(fā)的文件數(shù)量，文件處理狀態(tài)（是否延誤處理）等等。

利用專業(yè)化軟件對項目受控文件進(jìn)行監(jiān)控是該工程項目的特色之一。巴西管道項目的文控管理特別強(qiáng)調(diào)了對設(shè)計文件、程序文件、采辦文件等受控文件的版本控制，這些文件的狀態(tài)表包括受控文件目錄，文件的版次，更新的文件版次等，都是每周會紀(jì)要中的一部分內(nèi)容。設(shè)計文件、程序文件、采辦訂單狀態(tài)是整個項目運(yùn)行的基礎(chǔ)文件，這些文件被業(yè)主批復(fù)了多少，或者廠商交貨是否及時都決定了項目能否如期完工。受控文件狀態(tài)的清晰決定了項目，尤其是部門需要努力的方向、需要緊急處理的問題，有效的順暢了整個項目的運(yùn)行狀態(tài)。

四、巴西管道項目文控管理的效果

工程文件通常都具有時效性強(qiáng)、針對性強(qiáng)的特點，文件溝通是否順暢、文件保存是否完整直接影響工程進(jìn)度、質(zhì)量。用文件工作來保證和證明工程管理工作，就是國際工程管理總承包模式下的文件工作的實質(zhì)。[【4】蔡同偉/王俊峰. 解析國際工程項目管理模式下的文控工作.中國檔案2010. 58-60]【4】

巴西管道項目的文檔管理工作是通過制定規(guī)定與制度、控制與管理、優(yōu)化與細(xì)化這三部曲完成最終的文檔管理目標(biāo)與任務(wù)（圖二）。

圖二：巴西管道項目文檔管理操作模式

巴西管道項目主合同中明確規(guī)定：項目執(zhí)行過程中，由于施工工作量增加或巴西法律改變而導(dǎo)致的總包商或施工分包商的損失可以向業(yè)主提出變更、索賠要求；而業(yè)主的會議紀(jì)要、來往信件中提出的超出合同范圍的要求和規(guī)定而導(dǎo)致的總包商或施工分包商的遭受嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失可以向業(yè)主提出索賠。憑借著完善的文控管理制度，巴西管道項目的索賠，文控中心為管道項目中幾十次的索賠談判工作提供了完整的資料支持，最終索賠金額遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過預(yù)期目標(biāo)。

五、國際項目文控管理帶來的思考

順利完工的巴西管道項目也證實了該文檔管理模式的可操作性。但是，管理中出現(xiàn)的一些缺陷和漏洞也引發(fā)了更深刻的思考。也藉此思考，推動和優(yōu)化國際項目的文控管理，為更多的國際工程項目提供服務(wù)和保障。

首先，專業(yè)化文控人員是建立文檔管理的基礎(chǔ)。所謂專業(yè)文控人員的，不僅需要懂得工程整體運(yùn)行的狀況，還要了解和掌握該國和業(yè)主對文檔管理的基本要求，并能夠結(jié)合這些要求制定完整的文檔收發(fā)、傳閱、歸檔、查閱流程，并在文檔管理制度運(yùn)行中根據(jù)工作需要不斷調(diào)整和完善管理制度。

有國際項目文檔管理經(jīng)驗的文控人員，對于整個項目的運(yùn)行是非常關(guān)鍵的。專業(yè)文控人員，能夠抓住文控管理流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在紛繁復(fù)雜的流程中保障文檔的完整和流通順暢。

其次，依靠先進(jìn)的文控管理軟件進(jìn)行文件管理和控制是國際工程項目文檔管理的發(fā)展趨勢。從巴西管道項目的文控管理來看，原有的EIKON軟件，在不斷的磨合使用和功能添加中，基本能夠滿足公司文檔管理需要。但是，對于大型的工程項目來說，如煉化項目，EIKON軟件的功能又過于簡單，不能勝任大型項目全方位的文檔管理需要。[【5】賈琦/吳蘭學(xué)/托博. 國際化工程中一體化管理的研究與實踐. 石油天然氣學(xué)報. 第32卷第5期]【5】

一個能與專業(yè)軟件（如P3、P6、PDMS等專業(yè)軟件）進(jìn)行對接、易于維護(hù)（軟件注冊、運(yùn)維費(fèi)用、成本等問題均可輕易解決）、且數(shù)據(jù)庫可以設(shè)置在當(dāng)?shù)兀ㄖ饕鉀Q速度問題）的功能全面的文檔管理軟件是非常必要的，為此我們設(shè)想了今后大型工程項目文檔管理架構(gòu)圖（見圖三）。

從使用過數(shù)個文控軟件的經(jīng)驗來看，文控軟件最好還是在項目所在國當(dāng)?shù)刭徺I。一來，在軟件使用前根據(jù)項目需要隨時對該文控軟件進(jìn)行流程的修改或者添加；二來，軟件運(yùn)行中的故障可以隨時找當(dāng)?shù)毓具M(jìn)行解決；三來，軟件數(shù)據(jù)庫放當(dāng)?shù)兀子诠芾恚粫艿竭h(yuǎn)程存取速度的影響；最后，利用當(dāng)?shù)赜布④浖Y源，可以有效節(jié)約成本。

圖三：大型工程項目文檔管理架構(gòu)設(shè)想圖

綜上所述，我們知道文檔管理的主要使命和目標(biāo)就是通過合理的制度、恰當(dāng)?shù)挠媱潯⒔M織、協(xié)調(diào)和控制，使參與其中的各部門、各環(huán)節(jié)實現(xiàn)最好的運(yùn)作，達(dá)到預(yù)期的效益目標(biāo)。公司層面的文檔管理可以依靠嚴(yán)格的制度來保障，而工程項目的文檔管理是一個需要不斷總結(jié)和完善的管理。在工程項目合同履行過程中，任何一個階段、所有部門的工作都與文檔管理發(fā)生聯(lián)系，做好公司和項目文件資料的管理，對各類文件資料進(jìn)行分析歸類，系統(tǒng)整理，不但為項目試運(yùn)行提供數(shù)據(jù)支持、為索賠工作提供材料支持。同時也為解決潛在的合同爭端的提供依據(jù)和技術(shù)支持。[【6】吳蘭學(xué). 淺談合同文控索賠一體化管理. 石油管道報. 2011年第003版

]【6】

依靠專業(yè)文檔管理人員并充分利用文檔管理軟件等手段來完善的文件管理體系，發(fā)揮文檔管理的控制作用，能夠保障文檔管理有條不紊，繁而不亂，從而更好地服務(wù)于公司和項目。

朱振中（1973.10―），男，安徽阜陽人，中國石化巴西有限公司綜合管理部副經(jīng)理，原山東礦業(yè)學(xué)院（山東科技大學(xué)）資源環(huán)境區(qū)劃與管理專業(yè)大學(xué)本科畢業(yè)，高級經(jīng)濟(jì)師，從事企業(yè)行政管理，人力資源管理。

參 考 文 獻(xiàn)

邵化梅. 總承包項目文控管理初探. 勘測設(shè)計. 76-80

楊妍. 淺論國際合作項目中文控人員應(yīng)必備的素質(zhì). 江漢石油職工大學(xué)學(xué)報. 第23卷第6期.

王少琴、孫紅. 合資煉化EPC總承包項目的文件管理. 工程建設(shè)項目管理與承包. 2011年第1期

蔡同偉/王俊峰. 解析國際工程項目管理模式下的文控工作. 中國檔案2010. 58-60

企業(yè)受控文件管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：施工企業(yè) 文件管理 有效方法

0 引言

施工企業(yè)大多面臨施工項目分散、點多面廣的局面，因此文件管理要與自身特點相結(jié)合才能做到公文處理及時、準(zhǔn)確、安全，保證政令暢通，使公文在管理過程中成為具有法定效力和規(guī)范體式的文書，使企業(yè)公文管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

1 加強(qiáng)文件專/兼職人員的管理

1.1 統(tǒng)籌安排、提高效率

施工企業(yè)應(yīng)配備專職文件管理人員，但是由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，大多數(shù)人員是兼職文件管理者，在這種情況下如何統(tǒng)籌安排工作，做到即節(jié)約時間又不會貽誤工作是有效管理文件的目標(biāo)。首先是合理安排時間，隨著網(wǎng)絡(luò)辦公的普及，我們可以在網(wǎng)上下載接收文件，根據(jù)具體情況確定每天上午兩次、下午兩次到網(wǎng)上查看信息接收文件，如果企業(yè)規(guī)定了統(tǒng)一交換文件的時間，那么就在規(guī)定時間內(nèi)上網(wǎng)交換文件，這樣可以大大提高工作效率。然后對下載的文件進(jìn)行及時處理，需要轉(zhuǎn)交部門的應(yīng)及時轉(zhuǎn)交，需要領(lǐng)導(dǎo)批示的應(yīng)及時報送領(lǐng)導(dǎo)，確保文件不遺漏。對于正在批閱流轉(zhuǎn)的文件每天定時進(jìn)行查看，這樣可以及時把批示信息傳達(dá)給相應(yīng)部門。

1.2 做好記錄，程序嚴(yán)密

記錄是文件管理的基礎(chǔ)，是控制文件管理體系有效運(yùn)行的方法。不論是接收到文件還是發(fā)放文件都應(yīng)做好相應(yīng)記錄。建立收發(fā)登記本，及時填寫文件信息，記錄填寫要做到字跡清晰、內(nèi)容完整、項目齊全、手續(xù)完備，真實準(zhǔn)確的記載文件信息。

文件管理還應(yīng)遵守程序步驟，文件管理人員可以根據(jù)實際情況制定相應(yīng)程序，但是都要保證文件可以得到及時、準(zhǔn)確、妥善的處理。

例如：

接收到外來文件：文件管理人員進(jìn)行記錄交由辦公室主任簽署擬辦意見返回文件管理人員根據(jù)擬辦意見交由領(lǐng)導(dǎo)批示返回文件管理人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示交由主責(zé)部門辦理。

制定下發(fā)文件：發(fā)文部門起草文件部門核稿領(lǐng)導(dǎo)會簽領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件管理人員登記編號稿紙用印套紅頭文件文件格式校對文件用印文件分發(fā)文件歸檔。

1.3 提高文件管理人員素質(zhì)

施工企業(yè)文件的有效控制關(guān)鍵是看文件管理人員如何去做。也就是文件管理人員是否有強(qiáng)烈的責(zé)任心。端正思想不要忽視這個崗位的重要性。施工企業(yè)肩負(fù)著安全生產(chǎn)工程質(zhì)量的大任，文件的上傳下達(dá)對于保證企業(yè)生產(chǎn)有著至關(guān)重要的作用，文件管理人員要提高認(rèn)識強(qiáng)化責(zé)任感。

文件管理人員要熟悉掌握公文處理辦法和文件格式細(xì)則，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，了解掌握施工企業(yè)專業(yè)知識，這樣在工作中才會得心應(yīng)手，更好更準(zhǔn)確的處理文件，提高工作效率。

文件管理人員還應(yīng)提高自身修養(yǎng)，忠于職守，廉潔正派，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密制度。

2 加強(qiáng)基層項目部管理

施工企業(yè)文件管理的重點在技術(shù)文件，而技術(shù)文件管理的重點在基層項目部。上級文件最終要到達(dá)基層去執(zhí)行，而企業(yè)形成的檔案也是由基層文件匯總上來的。因此項目部文件管理體系的運(yùn)行直接影響著整個企業(yè)的文件管理水平。

2.1 加強(qiáng)宣傳教育，重視文件管理

很多項目部不重視文件的管理，常常認(rèn)為文件管理是文秘的工作，與施工生產(chǎn)無關(guān)。事實上文件管理是項目管理的基礎(chǔ)，項目的過程管理控制最終是通過文件的形式來記錄和考核的。項目部應(yīng)加大宣傳力度，通過多種形式的宣傳教育，提高員工特別是領(lǐng)導(dǎo)干部對文件管理工作的認(rèn)識。進(jìn)一步完善文件管理體制，普及宣傳文件記錄、保存、移交的重要性，著力推動文件管理水平。

2.2 分工協(xié)作，重點加強(qiáng)技術(shù)文件的收集

項目部的文件管理工作不僅要靠文件管理員的努力，還需要其他部門的通力協(xié)作，文件管理員有責(zé)任對各部門進(jìn)行督促指導(dǎo)。除了日常的文件接收發(fā)放工作，更重要的是對技術(shù)文件收集整理工作，這也是文件管理的重要組成部分。項目部在施工生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的記錄都屬于文件的范圍，應(yīng)妥善保管，及時移交給文件管理人員或者在項目結(jié)束后及時移交給文件管理人員，這也是確保工程項目自計劃開始至目標(biāo)完成全過程受控，促進(jìn)施工企業(yè)項目管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。項目部應(yīng)把文件管理工作納入到績效考核中，建立完善的責(zé)任體系，把工作落實到位。

2.3 確保文件管理人員相對穩(wěn)定

項目部人員流動大，頻繁的人員變動影響正常工作，項目部應(yīng)配備德才兼?zhèn)涞娜藛T擔(dān)任專/兼職文件管理員，保持人員的相對穩(wěn)定性。對于文件管理人員一是要明確崗位職責(zé)，根據(jù)工作需要詳細(xì)制定工作內(nèi)容，做好文件日常管理等工作。二是明確工作流程，按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定確定工作流程，嚴(yán)格按照流程辦事。三是完善離職手續(xù)，員工離職時一定要辦好工作交接手續(xù)，涵蓋與工作有關(guān)的內(nèi)容。內(nèi)容必須詳細(xì)、清楚，這樣才能更細(xì)致地完成交接工作，盡量避免工作損失。

3 加強(qiáng)企業(yè)整體管理水平

3.1 部署細(xì)化實施辦法，文件管理上水平

通常我們在一些籠統(tǒng)的要求面前不知道該如何做才可以達(dá)到要求，或是執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一樣產(chǎn)生的結(jié)果也不一樣，造成管理過于混亂。要想提高文件管理水平，就應(yīng)細(xì)化措施辦法，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，完善規(guī)章制度。從推行現(xiàn)場標(biāo)準(zhǔn)化管理入手，在現(xiàn)有制度體系基礎(chǔ)上進(jìn)一步制定完善切實可行的規(guī)章制度，結(jié)合企業(yè)“三標(biāo)一體”管理體系工作要求，努力實現(xiàn)文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。通過制定完善一系列制度并強(qiáng)力推行落實，把文件管理滲透到日常工作過程中，使文件管理更加規(guī)范有序，實現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化。

3.2 定期開展培訓(xùn)

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的發(fā)展，對文件管理工作的要求越來越高。培訓(xùn)工作是讓員工掌握最新知識和具備相應(yīng)技能的重要手段。員工培訓(xùn)是提升員工技術(shù)、能力水準(zhǔn)，達(dá)到人與“事”相匹配的有效途徑，是建立學(xué)習(xí)型組織的最佳手段。企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理實際需要，以“三個代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹“人才強(qiáng)企”方針，立足當(dāng)前，面向未來，結(jié)合實際，進(jìn)一步加大培訓(xùn)工作力度，加強(qiáng)企業(yè)文化引導(dǎo)、專業(yè)基礎(chǔ)知識考試和實做培訓(xùn)等實用化培訓(xùn)力度，進(jìn)一步提升員工隊伍的實用性和對企業(yè)的責(zé)任感、忠誠度。

3.3 編制文件匯編

企業(yè)可以根據(jù)自身的實際情況，按照一定的目的和標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行分類，整理匯編成冊，并在企業(yè)內(nèi)部共享。這樣做可以使我們在工作中重點突出，思路清晰，在千頭萬緒的工作中提取精華，具有參考價值；匯編后使用者能在一個地方得到所有權(quán)威的資料，方便在日后工作中查找資料，節(jié)省了查找文件的時間；同時，根據(jù)不定期的更新，可以保證使用者都能夠得到最新版本的文件，便于統(tǒng)一管理。

企業(yè)受控文件管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：企業(yè)；行政管理；職能；意義

1行政管理工作的職能

行政管理部門通常簡稱辦公室，主要負(fù)責(zé)收發(fā)文、機(jī)要檔案管理、組織會議、收集處理各類信息、內(nèi)外部協(xié)調(diào)、后勤服務(wù)和工作跟蹤督辦等工作。行政管理主要通過協(xié)調(diào)、服務(wù)、管理職能來保障企業(yè)的正常運(yùn)行。1.1協(xié)調(diào)職能。協(xié)調(diào)職能是指各層級、各部門之間的協(xié)調(diào)工作，以促進(jìn)和保證企業(yè)各項業(yè)務(wù)工作順利有效運(yùn)行。行政管理部門要善于溝通，通過充分有效的溝通來消除矛盾和沖突，消除不和諧因素，實現(xiàn)有效協(xié)調(diào)，從而保證公司指令能夠準(zhǔn)確傳達(dá)并執(zhí)行到位。在協(xié)調(diào)過程中要善于傾聽各方的聲音，收集分析各類信息，調(diào)查了解事情的全貌，抓住問題的關(guān)鍵點，采用最有效的溝通策略消除各方矛盾，融合各方意見形成統(tǒng)一的思想，保證行動的高度一致。1.2服務(wù)職能。服務(wù)職能是指提供人力資源、生產(chǎn)、生活條件、辦公環(huán)境等方面的服務(wù)，確保各業(yè)務(wù)部門的高效運(yùn)作。行政管理部門也是后勤服務(wù)部門，不管是對事的服務(wù)還是對人的服務(wù)，都要講究藝術(shù)性，不同的個體有不同的個性，作為行政管理部門在處理事情時要有包容性，要注意對人的尊重，要讓工作更有人性關(guān)懷，既要按制度執(zhí)行，又不能局限于條條框框，要善于用柔性去處理剛性問題，讓工作關(guān)系更加和諧。1.3管理職能。管理職能是指保證企業(yè)的命令得到執(zhí)行、政策得到貫徹，企業(yè)執(zhí)行的短期、中期、長期計劃和目標(biāo)能夠按質(zhì)、按量、按時完成。管理的核心是科學(xué)決策。行政管理部門不能僅僅是在日常事務(wù)上做好管理者的參謀和助手，還要參與到企業(yè)經(jīng)營、市場分析、內(nèi)部管控、政策研究、戰(zhàn)略投資等方面。現(xiàn)代企業(yè)中行政部門的領(lǐng)導(dǎo)已不能僅僅滿足于做一個事務(wù)性管理者，還要做一個有思想、有創(chuàng)新、善于學(xué)習(xí)的領(lǐng)導(dǎo)者，不僅僅要善于精于事、更要善于精于人，管理上要有戰(zhàn)略性思維，站在全局的角度，為管理者做好科學(xué)決策提供有效的信息支撐。

2企業(yè)加強(qiáng)行政管理的現(xiàn)實意義

2.1有利于行政管理更加規(guī)范化。過去企業(yè)中的行政管理主要是負(fù)責(zé)辦文、辦事、辦會，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，對企業(yè)行政管理的要求更高，為了提升企業(yè)行政管理水平，需要建立健全行政管理的內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)和規(guī)范化表格，通過規(guī)范化的管理，改善工作質(zhì)量，提高工作效率。目前很多企業(yè)為了規(guī)范內(nèi)部基礎(chǔ)管理，提高企業(yè)核心競爭力，都在推行IS09000國際質(zhì)量管理體系。推行IS09000國際質(zhì)量管理體系的意義在于，一是規(guī)范文件管理。明確受控文件和非受控文件，建立受控文件清單和記錄清單，確保過程中使用的文件是充分與適宜的，起到了溝通意圖、統(tǒng)一行動的作用。二是梳理完善管理流程和內(nèi)部規(guī)章制度。明確業(yè)務(wù)交叉和職責(zé)不清的問題，清晰地再現(xiàn)公司各項工作流程，便于各層級了解企業(yè)運(yùn)作程序并遵照執(zhí)行。三是有效溝通，增加客戶滿意度。四是提高員工素質(zhì)、梳理企業(yè)形象。2.2有利于人才和崗位的科學(xué)配置。企業(yè)的管理都離不開人，人員的素質(zhì)和職業(yè)技能直接影響著企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，高效的企業(yè)往往特別重視人員的合理配置。通過人員的合理配置實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的最大化，是行政管理事務(wù)的主要內(nèi)涵。目前，現(xiàn)代化企業(yè)都在積極加強(qiáng)內(nèi)控制度管理，重要的崗位在管理內(nèi)部實行輪崗制或者采用AB崗，保證重要崗位不會因為人員的臨時缺位，而影響公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。許多企業(yè)都忽視了對行政管理人員的潛能開發(fā)，沒有開展后續(xù)職業(yè)技能培訓(xùn)和激勵機(jī)制，缺乏創(chuàng)新意識的管理理念，有些企業(yè)仍在墨守成規(guī)，十分不利于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。要提高企業(yè)整理管理水平，就必須建立科學(xué)、高效、創(chuàng)新的管理團(tuán)隊，加強(qiáng)學(xué)習(xí)型組織的建設(shè)，將崗位和人才科學(xué)配置，才能真正發(fā)揮人才最大的潛能，有效的促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。2.3有利于行政管理更加科學(xué)合理。行政管理已經(jīng)不單單是過去的執(zhí)行和協(xié)調(diào)，更多的是參與管理。行政管理涉及到企業(yè)各各環(huán)節(jié)，從企業(yè)戰(zhàn)略的制定、計劃的實施、到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，工作的跟蹤督辦、成果的檢查，只有依靠科學(xué)的管理體系，通過科學(xué)分工、合理授權(quán)和管理層次來提升管理效率。2.4有利于企業(yè)的和諧健康發(fā)展。企業(yè)之間的競爭不僅僅是市場、技術(shù)和創(chuàng)新的競爭，企業(yè)文化建設(shè)也極其重要的，員工思想和實踐上的不利因素也是阻礙企業(yè)發(fā)展的因素，行政管理必須加強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力，同內(nèi)外部建立良好的溝通合作關(guān)系，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的發(fā)展空間和外部環(huán)境，幫助企業(yè)做強(qiáng)、做大。在內(nèi)部建立和諧的團(tuán)隊氛圍，加強(qiáng)對困難員工的關(guān)心和愛護(hù)，使員工都能融入到企業(yè)大團(tuán)隊中。通過實踐證明，行政管理工作有利于企業(yè)的和諧健康發(fā)展，提高企業(yè)的競爭力和可持續(xù)發(fā)展的動力。

企業(yè)受控文件管理范文第4篇

通過流程分解，對機(jī)加工零部件的生產(chǎn)過程進(jìn)行系統(tǒng)化。圖1描述了實現(xiàn)產(chǎn)品要求的全過程。

1識別客戶要求

在探討“客戶要求”前，先回顧在質(zhì)量管理中“要求”的正式含義。ISO9001和GB/T19001對“要求”的定義:明示的、通常隱含的或必須履行的要求或期望。而“客戶要求”主要是通過各種產(chǎn)品要求的實現(xiàn)作為載體來滿足的。只有明確了“客戶要求”，才有可能實現(xiàn)“客戶要求”，這是一個基本認(rèn)識。a)“客戶要求”的含義:1)明示的:往往是指客戶以文件化的形式提供給供應(yīng)商的必須滿足的要求。通常以訂單或合同的形式來明確產(chǎn)品的要求。以機(jī)加工零部件行業(yè)來說，產(chǎn)品的圖樣，技術(shù)規(guī)范，采用的標(biāo)準(zhǔn)等就是明示的要求。同時，有許多企業(yè)在與客戶溝通時經(jīng)常采用傳真，郵件等方式對產(chǎn)品的要求進(jìn)行進(jìn)一步的解釋和說明。2)隱含的:有些要求，客戶并不會告知供應(yīng)商，因為這是一個默認(rèn)的要求，需要企業(yè)自己去收集并理解。譬如:當(dāng)提品到另一個國家時，你需要了解這個國家對這種產(chǎn)品的進(jìn)口要求是什么?有沒有強(qiáng)制性的法律法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn)要求?把產(chǎn)品銷往這個國家需要什么樣的手續(xù)和文件等?3)必須履行的:也就是說這些要求是強(qiáng)制性的，需要被執(zhí)行的。b)本階段常見問題:1)由于客戶通用質(zhì)量要求不總是體現(xiàn)在客戶的采購訂單中，導(dǎo)致企業(yè)對產(chǎn)品的要求收集遺漏。2)客戶訂單中產(chǎn)品要求所涉及到的圖樣規(guī)范等被更新，但供應(yīng)商訂單評審人員未意識到更新，并未向客戶索要新版文件，導(dǎo)致使用舊版文件。3)在訂單評審階段，會涉及到客戶和供應(yīng)商之間對圖樣、規(guī)范要求的探討和確認(rèn)，一些涉及產(chǎn)品的要求是通過傳真、郵件等方式進(jìn)行的，但這些文件未被視作產(chǎn)品圖樣等價的要求，并未按文件管理程序進(jìn)行管理。4)產(chǎn)品要求文件和規(guī)范的收集工作職責(zé)沒有在企業(yè)中明確界定，導(dǎo)致多個部門的人員多頭管理相關(guān)文件使客戶的要求不能確保完整收集。5)相關(guān)人員將客戶要求保留在本人使用的電子計算機(jī)里，沒有及時將要求傳遞給文件管理部門，導(dǎo)致文件丟失。特別是在人員流動和變化時。6)對隱含要求沒有進(jìn)行識別。譬如，當(dāng)產(chǎn)品需要發(fā)運(yùn)到國外時，歐洲國家要求原木制品包裝需要進(jìn)行熏蒸并出具證明等。c)解決方法1)在質(zhì)量體系文件“崗位職責(zé)”中明確客戶和產(chǎn)品要求收集的職能部門和崗位，并在上崗前進(jìn)行培訓(xùn)。2)在文件管理程序中對客戶要求的相關(guān)文件類型予以明確界定，并制定文件的收集、歸檔、發(fā)放、回收、保管、處置和管理流程。3)對客戶訂單的處理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)使其明確相關(guān)的操作流程，特別是在相關(guān)崗位員工發(fā)生變化時。4)客戶服務(wù)人員加強(qiáng)與客戶的溝通，了解進(jìn)口國的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等要求。了解相關(guān)國際貿(mào)易的流程和要求。

2整合客戶要求

收集客戶要求的相關(guān)人員應(yīng)及時將要求傳遞給文件管理部門。許多獲得ISO9001認(rèn)證的企業(yè)通常會設(shè)置一個文件控制中心(簡稱文控)或部門來統(tǒng)一管理質(zhì)量體系中明確要求的文件和記錄。文控部門應(yīng)對產(chǎn)品的所有要求進(jìn)行整合。如果涉及到不同語言的要求，而公司內(nèi)部的相關(guān)職能部門沒有能力理解的，應(yīng)在公司管理層的授權(quán)下組織專業(yè)人員進(jìn)行翻譯。a)本階段常見問題1)與產(chǎn)品要求有關(guān)的圖樣、規(guī)范未及時更新。2)新要求未及時傳遞到相關(guān)部門進(jìn)行評審。3)文件歸檔缺少系統(tǒng)性。文件查閱和檢索時間較長。4)文件和記錄的保管缺少明確的具體規(guī)定。在文件管理程序中對文件管理的要求比較籠統(tǒng)，沒有具體到每一份文件的類型和使用的表單名稱。5)在新產(chǎn)品試制過程中與客戶的產(chǎn)品要求溝通記錄沒有予以保留。6)非本土語言的要求和規(guī)范沒有進(jìn)行翻譯導(dǎo)致相關(guān)職能部門人員理解困難。b)解決方法1)在文件和記錄管理程序中對質(zhì)量體系需要管理的文件和記錄予以細(xì)化并明確相關(guān)的編制、評審、使用、收集和保管部門和崗位。并明確保存的期限。2)建立一套易于檢索的文件和記錄管理體系。3)建立產(chǎn)品檔案，將產(chǎn)品有關(guān)的要求全部予以登記并及時更新。4)在新產(chǎn)品試制和量產(chǎn)過程中的要求變更和實施記錄予以保留。5)明確對非本土語言的翻譯管理職責(zé)。

3評審客戶要求

文件管理部門應(yīng)確保相關(guān)職能部門及時得到有關(guān)產(chǎn)品要求的圖樣、規(guī)范等。同時客戶服務(wù)部門應(yīng)組織協(xié)調(diào)有關(guān)職能部門對訂單或合同進(jìn)行評審。在對客戶訂單進(jìn)行確認(rèn)前，企業(yè)應(yīng)確保相關(guān)職能部門對產(chǎn)品的要求已進(jìn)行了仔細(xì)的評審。評審過程中所發(fā)現(xiàn)的不清楚事項已得到客戶的反饋和確認(rèn)。在訂單評審過程中，可采用《開口問題清單》來對產(chǎn)品要求中的相關(guān)問題進(jìn)行跟蹤。同時應(yīng)根據(jù)新產(chǎn)品和量產(chǎn)產(chǎn)品的區(qū)別制定不同的流程來簡化訂單評審過程。a)本階段常見問題1)訂單評審記錄沒有按ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的要求予以保留。2)訂單評審中出現(xiàn)的問題沒有記錄并予以跟蹤解決。3)產(chǎn)品的要求沒有予以仔細(xì)地閱讀和理解就簽字確認(rèn)。4)評審流于形式，或技術(shù)理解有偏差，或測量方法未進(jìn)行溝通。b)解決方法1)根據(jù)產(chǎn)品的制造流程制訂詳細(xì)的訂單評審表。按照采購、質(zhì)量、技術(shù)、生產(chǎn)、包裝、發(fā)運(yùn)等類別加以詳細(xì)的說明。2)對訂單評審過程設(shè)定KPI(keyprocessindicator)指標(biāo)并分解到相關(guān)職能部門。KPI指標(biāo)的完成結(jié)果與個人的收入掛鉤。3)質(zhì)量體系維護(hù)人員應(yīng)定期對訂單評審流程進(jìn)行檢查并及時對不符合要求的內(nèi)容進(jìn)行跟蹤改正。4)提高員工工作責(zé)任性，并對工作質(zhì)量進(jìn)行考評。5)在前期加強(qiáng)與客戶在測量方法和技術(shù)方面的溝通并達(dá)成一致。

4詮釋并轉(zhuǎn)化客戶要求

客戶要求的實現(xiàn)最終是通過技術(shù)和質(zhì)量部門對要求進(jìn)行內(nèi)部轉(zhuǎn)化而實現(xiàn)的。通常情況下，客戶的要求會通過具體的工藝技術(shù)文件得到完整的體現(xiàn)。所以對于技術(shù)和質(zhì)量部門人員的能力要求較高，應(yīng)在崗位職責(zé)中予以明確。以機(jī)加工行業(yè)為例，技術(shù)部門往往會有以下工作:1)編制原料采購規(guī)范和接受標(biāo)準(zhǔn)。2)制定加工工藝流程圖。3)編制每一個工步的加工規(guī)范(作業(yè)指導(dǎo)書)。其中包括要加工的尺寸和要求，所用的設(shè)備，工裝夾具編號(需要時)，刀具型號和規(guī)格，切削參數(shù)(cuttingparameter)包括進(jìn)給量(feedrate)，切削深度(cuttingthickness)和回轉(zhuǎn)速度(rotatin，r/min)，數(shù)控程序編號等。4)加工工時的計算。5)制訂產(chǎn)品包裝規(guī)范等。a)本階段常見問題1)產(chǎn)品要求在轉(zhuǎn)化過程中被遺漏。2)產(chǎn)品要求被錯誤理解和轉(zhuǎn)化。3)制訂的工藝文件簡單，現(xiàn)場操作人員有較大的自由解釋和理解空間。b)解決方法1)加強(qiáng)技術(shù)人員的培訓(xùn)和考核。2)制定KPI(keyprocessindicator)指標(biāo)并確保其結(jié)果與員工的收入掛鉤。3)其他技術(shù)人員進(jìn)行并行審核和資深人員的抽檢審批制度。4)細(xì)化工藝文件并進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。確保現(xiàn)場員工的自由操作空間在受控范圍內(nèi)。5)對客戶要求進(jìn)行編號，確保沒有遺漏。在內(nèi)部的工藝文件中將該編號編制在內(nèi)。

5客戶要求實現(xiàn)的策劃

技術(shù)部門通過工藝文件將客戶要求轉(zhuǎn)化為制造要求。質(zhì)量部門需要對要求的實現(xiàn)進(jìn)行質(zhì)量保證的策劃。a)以機(jī)加工行業(yè)為例，質(zhì)量部門往往需要以下工作1)根據(jù)加工工藝流程圖對每個工步進(jìn)行風(fēng)險識別并制定相應(yīng)的措施來降低風(fēng)險。可以考慮使用汽車行業(yè)的產(chǎn)品失效模式和后果分析(PFMEA)。2)編制產(chǎn)品的流程控制計劃(processcontrolplan)。將客戶的要求在控制計劃中予以完整描述并規(guī)定其控制和記錄方法。3)針對關(guān)鍵尺寸和要求應(yīng)建立測量系統(tǒng)分析計劃(MSA)并予以實施。4)編制原材料的檢驗和測試指導(dǎo)書。5)制訂首件產(chǎn)品檢驗、過程巡檢和末件產(chǎn)品的檢驗規(guī)范。6)制訂檢驗和測試人員的培訓(xùn)計劃。7)制訂產(chǎn)品質(zhì)量目標(biāo)b)本階段常見問題1)沒有測量系統(tǒng)的分析計劃。2)沒有檢驗和測試人員的培訓(xùn)計劃。3)沒有編制產(chǎn)品的過程控制計劃。4)與技術(shù)部門溝通不暢，制定的質(zhì)量文件與工藝文件的要求不一致。5)沒有設(shè)定產(chǎn)品的質(zhì)量目標(biāo)。c)解決方法1)在新產(chǎn)品開發(fā)流程中對各職能部門的工作活動按流程進(jìn)行細(xì)化并明確相關(guān)文件要求。2)成立項目小組(至少包括技術(shù)，生產(chǎn)和質(zhì)量部門)定期對新產(chǎn)品的開發(fā)進(jìn)行評審和總結(jié)。3)根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量目標(biāo)的實現(xiàn)情況對項目小組進(jìn)行考核。4)質(zhì)量體系維護(hù)部門對新產(chǎn)品開發(fā)流程定期進(jìn)行檢查并確保不符合項及時關(guān)閉。

6客戶要求的實現(xiàn)

客戶要求的實現(xiàn)最終是通過產(chǎn)品要求的實現(xiàn)得到體現(xiàn)的。為了確保技術(shù)部門和質(zhì)量部門所制定的工藝和質(zhì)量文件得到準(zhǔn)確地實施，在新產(chǎn)品開發(fā)階段，技術(shù)和質(zhì)量人員應(yīng)與現(xiàn)場操作員工一起參與新產(chǎn)品的制造。a)在產(chǎn)品的實現(xiàn)過程中，以下活動必須進(jìn)行1)新產(chǎn)品的試制過程應(yīng)予以完整記錄和保留。在試制過程中所進(jìn)行的修改應(yīng)及時予以確認(rèn)。2)制定的人員培訓(xùn)計劃應(yīng)及時進(jìn)行。測量系統(tǒng)能力分析應(yīng)在新產(chǎn)品試制階段完成。3)在量產(chǎn)階段，技術(shù)部門和質(zhì)量部門應(yīng)不定期對工藝文件的實施情況進(jìn)行抽檢。4)產(chǎn)品的所有要求必須按計劃進(jìn)行檢查，驗證和確認(rèn)。為了保證測量結(jié)果的準(zhǔn)確性，生產(chǎn)人員和檢驗部門的人員盡量不要使用同一臺儀器和設(shè)備。5)用于產(chǎn)品檢驗的專用檢具在使用前應(yīng)進(jìn)行檢查確保符合設(shè)計和產(chǎn)品要求。6)產(chǎn)品入庫前的檢測推薦使用客戶提供的圖樣和規(guī)范以避免由于內(nèi)部要求轉(zhuǎn)化錯誤而發(fā)生的問題。b)本階段常見問題1)在新產(chǎn)品制造階段，工藝文件的制訂人員未參與新產(chǎn)品的試制導(dǎo)致時間的浪費(fèi)。2)新產(chǎn)品的試制過程未予以記錄和保留。3)在量產(chǎn)階段，操作人員未遵守工藝文件;檢測人員未經(jīng)許可更改檢測方法。4)在量產(chǎn)階段，未收集產(chǎn)品的相關(guān)質(zhì)量數(shù)據(jù)(如合格率，首次通過率，流通合格率質(zhì)量目標(biāo)完成情況等)來確保后續(xù)的數(shù)據(jù)分析供持續(xù)改進(jìn)。5)試制和量產(chǎn)采用不同的工藝。比如試制時由于時間和投資制約采用常規(guī)通用加工方法，批產(chǎn)時由于規(guī)模經(jīng)濟(jì)性才投入專用設(shè)備、專用夾具、和專用量具。這種轉(zhuǎn)換帶來質(zhì)量的波動。c)解決方法1)在相關(guān)技術(shù)和質(zhì)量人員的崗位描述中明確新產(chǎn)品試制階段的職責(zé)和要求。2)在新產(chǎn)品開發(fā)流程中明確相關(guān)的活動和記錄要求。3)質(zhì)量體系維護(hù)人員加強(qiáng)工藝文件的執(zhí)行檢查。4)在數(shù)據(jù)分析程序中，明確需要采集的數(shù)據(jù)部門和分析人員等。5)新的工藝投入(批產(chǎn)時由于規(guī)模經(jīng)濟(jì)性才投入專用設(shè)備、專用夾具、和專用量具)應(yīng)等同于產(chǎn)品試制，采用產(chǎn)品試制或變更批準(zhǔn)的流程來管理。

7客戶要求滿足的記錄和反饋

客戶要求滿足與否應(yīng)由數(shù)據(jù)來說明。因此在產(chǎn)品實現(xiàn)的過程中，生產(chǎn)和質(zhì)量人員應(yīng)對制造過程進(jìn)行記錄并確保其可追溯性。質(zhì)量部門的人員應(yīng)根據(jù)客戶要求比對產(chǎn)品的檢驗、測試記錄確保客戶要求得到完全的滿足。以機(jī)加工行業(yè)為例，質(zhì)量人員必須根據(jù)客戶訂單或合同對以下記錄進(jìn)行核查:1)原材料出廠證明;2)進(jìn)貨檢驗和測試記錄(如果適用);3)產(chǎn)品制造記錄(包括原材料的領(lǐng)用記錄確保可追溯性);4)產(chǎn)品的檢驗和測試記錄;5)特殊過程的加工和測試記錄(如果適用);6)檢具的測試記錄等。在產(chǎn)品制造過程中發(fā)生的變更批準(zhǔn)等必須由相關(guān)授權(quán)人員批準(zhǔn)。a)本階段常見問題1)新產(chǎn)品的制造、檢驗和測試記錄由各部門分別保管導(dǎo)致檢索困難。2)新產(chǎn)品試制過程中發(fā)現(xiàn)的問題和解決方法沒有及時反饋并更新在工藝文件中。3)產(chǎn)品制造的質(zhì)量數(shù)據(jù)沒有被分析并用于后續(xù)的持續(xù)改進(jìn)。b)解決方法1)在新產(chǎn)品的開發(fā)流程中明確新產(chǎn)品制造、檢驗和測試記錄由技術(shù)部門或質(zhì)量部門保管。2)在新產(chǎn)品試制過程中使用措施一覽表進(jìn)行跟蹤。3)在數(shù)據(jù)分析程序中明確對質(zhì)量數(shù)據(jù)的分析和利用，并建立持續(xù)改進(jìn)的機(jī)制，如開展QCC(qualitycontrolcircle)，TQC(totalqualitycontrol)，LSS(leansixsigma)等活動。

結(jié)語

企業(yè)受控文件管理范文第5篇

【關(guān)鍵詞】軟件配置管理 基線 軟件配置項 變更控制

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，軟件開發(fā)的規(guī)模隨之?dāng)U大，而軟件在開發(fā)和使用過程中其版本也在不斷的發(fā)生著變化。但是在軟件開發(fā)和變更的過程中仍然面臨著一定的問題，例如開發(fā)軟件的重復(fù)利用幾率較低，可靠性差等。另外在軟件開發(fā)過程中缺乏必要的軟件開發(fā)跟蹤和記錄備案，這些都給軟件后續(xù)的維護(hù)和升級帶來困難，增加軟件項目的風(fēng)險，由此突出了對軟件進(jìn)行管理的重要性。軟件管理配置是對軟件開發(fā)進(jìn)行管理的一套辦法和活動準(zhǔn)則。它通過對軟件系統(tǒng)進(jìn)行特定的表示來實現(xiàn)軟件配置的系統(tǒng)更改，并在軟件的整個生命過程中維護(hù)其配置的完整性和跟蹤性。

1 軟件配置管理的概念

1.1 軟件配置管理的內(nèi)涵和其涉及的內(nèi)容

軟件配置管理是用來標(biāo)識、組織和控制軟件系統(tǒng)的一種技術(shù)，其主要目的是降低軟件錯誤，提高其生產(chǎn)效率。軟件配置管理是一套科學(xué)的管理規(guī)范，是對軟件進(jìn)行更改的一個關(guān)鍵支持過程。它貫穿整個軟件生命周期，用于控制軟件在其生存周期內(nèi)的改變并減少這種改變對軟件造成的影響，最終確保軟件產(chǎn)品的質(zhì)量。軟件配置管理所涉及到的內(nèi)容主要由以下幾點：

（1）對系統(tǒng)中的標(biāo)識項進(jìn)行標(biāo)識和定義，同時制定與其相關(guān)的基線。

（2）控制軟件系統(tǒng)中的配置項，或是對其配置項進(jìn)行變更。

（3）記錄軟件系統(tǒng)中軟件配置項的運(yùn)行狀態(tài)和修改請求進(jìn)行記錄。

1.2 軟件配置項（SCI）

軟件配置項在軟件配置管理中的主要作用是集合軟件各個周期內(nèi)個階段中產(chǎn)生的不同版本的文檔程序、數(shù)據(jù)和環(huán)境。軟件配置項通常作為一個軟件配置中的一個元素，并作為一個單位來看待軟件成分以達(dá)到配置管理的目的。

1.3 基線

在軟件系統(tǒng)中開發(fā)設(shè)立基線的主要目的是為了軟件的配置管理。基線的設(shè)立標(biāo)志著軟件開發(fā)過程中一個階段的結(jié)束，在任意軟件配置項中，若是形成文檔并通過審議時，便形成了基線。基線是軟件配置的交付，更是軟件配置管理中進(jìn)行軟件測試過程的里程碑。和基線同時建立的有產(chǎn)品庫和受控庫。利用統(tǒng)計配置管理在被管理的軟件中形成各種基線并控制各種基線的進(jìn)入和輸出。通常情況下，在對軟件進(jìn)行測試管理時需要建立以下幾種基線：第一，軟件測評功能基線，此基線的建立在寄到委托方的相關(guān)資料后執(zhí)行，建立的基線將作為整個軟件測評的初始基線；第二，需求基線，此基線的建立根據(jù)委托方資料中的要求以及軟件測試的需求進(jìn)行建立。

1.4 版本

在對被指定的軟件進(jìn)行測試的過程中，軟件測評中每個受控文檔都有其相應(yīng)的版本號，設(shè)置文件版本號的主要目的是為了進(jìn)行軟件配置管理時更加清晰的辨別文檔的修訂情況。在軟件配置管理中，一些配置項文件在變更后被保存并形成新的版本，而此版本與之前的舊版本同時存在，這樣的保存管理形式便于文檔的查詢。

2 軟件配置管理的實施

2.1 軟件配置管理計劃的制定

管理計劃是一個軟件項目進(jìn)行配置管理的前提，管理活動正是在此計劃的引導(dǎo)下開展的。否則，軟件配置管理在實施的工程中將會出現(xiàn)過程混亂，進(jìn)而影響到軟件項目的順利開展，所以說軟件配置管理計劃不但能夠保證軟件配置管理的順利實施，同時它還是軟件配置管理測試的基礎(chǔ)。

2.2 創(chuàng)設(shè)軟件配置管理環(huán)境

軟件配置管理環(huán)境創(chuàng)設(shè)的兩個必要條件就是管理工具和管理系統(tǒng)。其中軟件配置管理系統(tǒng)在構(gòu)建時需要運(yùn)用到與該軟件相關(guān)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和文件管理技術(shù)，此系統(tǒng)建立時我們采用C/S結(jié)構(gòu)，并充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)這一管理工具來實現(xiàn)。在建立軟件管理系統(tǒng)時客戶端的功能設(shè)置中包含開發(fā)庫、受控庫和產(chǎn)品庫，通過這幾個數(shù)據(jù)庫的建立來保證軟件配置項在不同的測試階段存放于不同的庫中。

2.3 配置標(biāo)識

配置標(biāo)識既是軟件管理中的基礎(chǔ)，又是軟件管理的重要組成部分。在對軟件項目進(jìn)行配置項管理時，其操作權(quán)利都會受到嚴(yán)格的管理，其管理過程中不同類型的基線都設(shè)置有一定的權(quán)限，所以測試人員要根據(jù)個人權(quán)限管理相應(yīng)的基線。在軟件管理中配置標(biāo)識主要用于標(biāo)識系統(tǒng)中被測試樣品、工具、文檔以及記錄報告的類型和名稱。

2.4 版本控制

軟件配置管理活動的核心內(nèi)容便是版本控制。在對軟件進(jìn)行管理時，軟件配置管理系統(tǒng)中的管理對象在測評過程中所產(chǎn)生的內(nèi)容和數(shù)據(jù)都會以文檔的形式進(jìn)行保存，保存時系統(tǒng)會對其進(jìn)行版本標(biāo)識。而且在此軟件當(dāng)中新舊兩個版本同時存在，這樣便于文檔的查找。而對于配置管理系統(tǒng)中的基線控制項，需要根據(jù)基線的保密程度以及其存在的位置設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，以保證軟件使用的安全性。

2.5 變更控制

在對軟件進(jìn)行管理測評時會發(fā)生變更現(xiàn)象，產(chǎn)生此現(xiàn)象的原因包含兩個方面：第一是被測試件出現(xiàn)問題，此時需要對原有的軟件系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，因此便需要對其進(jìn)行變更；第二，變更后的軟件系統(tǒng)其形成的文檔也要隨之做出相應(yīng)的變更管理。

2.6 配置狀態(tài)報告

軟件配置管理中設(shè)置有配置狀態(tài)報告，此配置狀態(tài)報告的設(shè)置主要是用用激勵和報告軟件配置管理中基線的變化情況，通過對此狀態(tài)報告的觀察為測試人員提供可靠的參考依據(jù)，并通過對此報告的分析來加強(qiáng)對軟件項目的配置管理。

3 結(jié)束語

軟件配置管理的有效實施保證了軟件的整體質(zhì)量和軟件測評工作的順利完成。軟件配置管理作為軟件項目管理中的重要組成部分，因此在實施工程中對操作人員和使用工具都具有嚴(yán)格的要求，并且此項工作貫穿軟件管理測試的整個周期，所以采取有效、合理的配置管理對整個測試工作都有著重要的作用。自日后的工作當(dāng)中要結(jié)合軟件系統(tǒng)的具體情況逐步完善配置管理工作，提高配置管理工作效率。

參考文獻(xiàn)

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