計算機管理
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計算機管理范文第1篇
檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，在醫療、教學、科研等活動中的作用日益顯著，檔案信息資源的創新與利用也愈加受到人們的重視。本文主要就我院實行醫院檔案計算機化的現狀及存在問題及解決的辦法作一嘗試性的論述。
【關鍵詞】 醫院檔案 計算機化管理 分析與對策
隨著信息時代的到來和網絡技術的迅猛發展，計算機技術的應用已深入到各個領域，醫院檔案管理也不例外。而檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，在醫療、教學、科研等活動中的作用日益顯著，檔案信息資源的創新與利用也愈加受到人們的重視。醫院的計算機網絡化管理為實現醫院檔案管理的現代化、規范化和制度化提供了保證。尤其在我國醫療保障制度的改革中，對加強醫院管理、提高工作效率、完善醫療質量等方面發揮了重要的作用。因此，建立醫院檔案信息管理系統是時代的要求，也是醫院管理現代化的必由之路。本文就我院實行醫院檔案計算機化的現狀及存在問題及解決的辦法作一嘗試性的分析。
1 醫院應用計算機進行檔案管理的現狀及存在的問題
在國家檔案局、衛生部、國家中醫藥管理局、市（縣）檔案局，市（縣）衛生局的要求與指導下，全國醫療衛生行業實行了檔案目標管理，成立了綜合檔案室，對檔案實行了集中統一管理。同時以檔案升級達標為契機，對歷年的檔案作了大量的基礎性工作，檔案由原來零散的、殘缺不全的、單一的、部門自然管理的狀態，逐步納入了醫院的發展規劃，并形成由副院長直接分管，院辦公室主任責、各部門負責人和專兼職檔案人員共同組成的醫院檔案三級網絡管理模式，實行了統一領導、統一機構、統一集中的管理模式。檔案管理工作有了根本性發展。但是，目前醫院檔案管理工作還是跟不上醫、教、研等科技信息的快速步伐，影響了醫療工作的發展節奏，我國醫院檔案管理在計算機應用方面還不能適應形勢的發展，主要表現在以下幾方面。
1.1 重視不夠
近年來，衛生系統信息化建設發展迅速，醫院信息管理系統建設如火如茶，并建立了計算機局域網、HIS系統、醫學影像傳輸系統。但醫院信息化建設主要涉及醫療、統計、設備、成本核算、財務等管理方面，對檔案信息現代化管理還沒有引起足夠的認識，投入還不積極，各醫院發展也不平衡［1］。
1.2 應用受限
我院在2007年購置今易醫院檔案信息管理系統（2005版），在手工管理的基礎上進行簡單的目錄輸入、檢索管理，即便是運用了管理軟件大大提高了檔案管理的工作效率，但由于網絡系統的應用需要較大的人力、物力、財力的投入以及習慣、觀念及軟件操作可行性等諸多原因，致使網絡系統在醫院檔案管理中受到一定限制，還未實現真正意義上的檔案計算機管理。
1.3 管理欠佳
在新形勢下，醫院檔案管理從管理的硬件(如設備、環境)到軟件(管理思維、理念方式)都存在著較大的差距。醫院有些珍貴的文字、影像或證書證件等資料只有l份，一旦對原件造成毀損或遺失，便會造成難以估量的損失，甚至無法補救和挽回。但在這些檔案資料的管理方式上卻沒有很大的變化，有些可以及時輸入計算機的檔案數據，也因擔心輸入工作量大，預處理工作繁雜，怕增加工作負荷和經濟負擔而未能及時輸入。
1.4 軟件缺乏
目前，我國檔案信息管理軟件研發非常多，其中不泛優秀軟件，但在實用性、通用性方面還未形成系統性，尤其是適合醫院檔案信息管理特點的軟件尚缺乏專業性開發，致使在醫院檔案管理中使用軟件系統不能及時、有效地處理醫院檔案管理中出現的新問題，進而影響到部分操作人員使用計算機的積極性。
2 檔案管理計算機化的優點
2.1 檢索快捷
進行計算機檢索主題詞時檔案人員或利用者不需要把查找的文件轉換為按類目系統編制的代碼，只要將查找的文件的有關主題詞進行組配輸入計算機，就很快能得出結果。由于我們大多數室藏檔案是按問題立卷的，所以在主題檢索時，再設職能部門名稱加以限制，這樣，檢索速度將大大提高。
2.2 管理方便
利用計算機管理檔案不但能幫助檔案人員檢索、統計，而且還可以幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄，其速度與效果是人工無法相比的，并且可以在避免差錯的同時又可減少工作量。
2.3 借閱靈活
檔案借閱實行計算機管理，查找方便靈活，直觀性強。系統采用菜單形式，利用者把借閱單位、借閱人和檔案號輸入計算機，靈活組配輸入，可以即刻得到結果。當借閱的檔案到期沒有歸還，也無需檔案人員逐頁核對和填寫催還單，只要通過計算機便可打印出催還單，節省了利用者和管理人員的時間，方便了管理，提高了檢準率。利用計算機可以實現聯網管理，進一步提高檔案文獻的利用率。
2.4 便于保存
利用計算機，工作人員和利用者不需進入庫區。查閱利用檔案不需直接接觸檔案原件，可避免檔案損傷，延長檔案壽命。甚至利用者也可以通過計算機網絡終端在檔案室以外的地方查閱利用檔案信息，打破了科室限制。
3 醫院計算機檔案管理工作的對策
3.1 強化意識
檔案作為“記錄歷史、傳承文明、服務現實”的一種不可或缺的社會公共資源，發揮著不可替代的重要作用［2］。因此，必須廣泛宣傳檔案工作的重要性，增強全體醫務人員的檔案意識，特別是醫院領導的檔案意識。使大家充分認識到檔案工作連著你我他，與自己的日常工作和生活息息相關，要更好地支持檔案管理工作。同時，醫院要從實際出發，創造條件，結合醫院電子病歷的使用和醫院信息管理系統以及電子文檔的普及，充分利用計算機管理的優勢，對醫院檔案實行計算機網絡化管理，實現檔案管理的自動化、網絡化和現代化。
3.2 更新知識
由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與計算機檔案管理處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷人員尚不適應工作發展的需要，要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起計算機檔案管理工作的重任。電子文檔來源廣泛，形成者不僅有臨床業務科室、行政科室、承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。應將電子文檔歸檔工作納入醫院的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，嚴格檢查考核。與紙質文檔相比，醫院電子文檔歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案科室獨家很難完成，應采取電子文檔形成科室、檔案科室、HIS管理科室三結合的方法解決歸檔問題。
3.3 加強管理
嚴格各項管理制度完整系統的檔案資料對研究借鑒醫院管理和發展的歷史經驗有很大參考價值，同時對醫院的學術進步，對涉及醫療問題的結論和處理也有重要意義。在檔案服務于醫院整體工作的同時，嚴格按照各項管理制度把好關，有法可依，用法律去調整。這樣才能更大限度地滿足醫院各方面的需要，才能更好地服務于醫院。
3.4 開發軟件
醫院檔案管理信息系統是醫院信息系統的組成部分，軟件的開發和應用不應該局限于單機，而應該面向支持整個醫院乃至大環境管理信息系統。軟件的設計要求具有通用性，與醫院信息系統中的子系統之間的信息充分共享，能夠支持多種通用的數據庫環境，推行文檔一體化管理。此外，網絡化對工作效率的提高有重要意義，計算機管理的網絡化是當今信息化社會發展的必然趨勢，醫院檔案管理網絡操作系統應該根據醫院信息系統的整體規劃來選擇［3］。
綜上所述，建立醫院檔案信息管理系統是實現醫院檔案規劃化、科學化管理的必然途徑，已成為醫院現代化進程不可缺少的重要環節。只要我們不斷提高對檔案管理意義的認識，健全檔案管理制度，建立醫院信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，以滿足醫療、教學、科研工作的需要，就能使縣醫院檔案網絡化，達成檔案信息資源的共享，屆時醫生坐在科室就能觀看學術講座的視頻檔案，使檔案信息資源能更好的服務于醫院，為醫院現代化建設添磚加瓦。
參考文獻
［1］胡代英.醫院檔案管理工作中存在的問題及對策［J］.中國醫藥導報，2007，4（32）：122～123.
計算機管理范文第2篇
改藥劑人員劃價為收款員劃價，這是實現微機管理必須解決的一個關鍵問題。由于所有藥品的品名、別名、規格、單位、單價和包裝單位等內容全部儲存在微機中，只要全院醫生處方書寫標準化，而收款員按處方、輔助檢查單或處置單的內容輸人相應的編碼、數量和醫師編號，即可以完成劃價。藥品劃價時系統自動顯示藥品庫存量和患者應付款項。門診收款時輸人患者實付金額，提示找零并打印收據;住院登帳時自動提示預交金額，并打印病員備查聯。打印的票據美觀整齊，數字準確，分項規范，結算迅速，而且收費員工作結束時能在30秒以內打印出“門診收人繳款日報表”、“住院預交金日報表”、“住院結算日報表”等財務匯總類報表，及時向會計部門交款報帳，真正做到了‘舊清月結”。
2.藥品管理真正實現了“實耗實銷”
《醫院財務制度》要求醫院藥品實行“金額管理、數量核計、實耗實銷”的管理方法，但在手工劃價條件下根本無法實現。因為各藥房工作人員數量不同，掌握價格的準確率、工作時的責任心等都不同;其次藥房藥品不是全部數量管理，藥品價格波動頻繁，不能正確計算調價金額，結果既達不到“金額管理”，又做不到“實耗實銷”。成了醫院藥品管理的“瓶頸”，是財務管理難以逾越的障礙。我們的做法是:
2.1門診藥房住院藥房配置查詢核對的工作站，病人到藥房取藥時，藥劑人員輸人“科室聯”的流水號，即可以顯示劃價處方內容，防止和監控收款員劃價差錯，經核查無誤后發藥，藥房庫存數量隨之減少。如果藥房不認真查對產生差錯，后果由藥房負責。
2.2藥劑科配置工作站負責處理藥庫藥品的驗收、發出所需要的數量、金額等核算，還具有對藥房的領藥、調價、報損、盤盈、盤虧等功能，做到了隨時反映最新最準的藥品動態，達到了對藥品核算準確和嚴密控制的目的。實行微機管理以后，取消了過去的定期人工盤存方法，只需不定期進行隨機抽查即可，隨便到藥房換藥、借藥的現象得到了徹底遏制，處方劃價準確率達到了100%。
3.核算快捷準確，為分配改革提供了資料
過去我院為了核算分配，專設核算科室，但仍不能按時進行分配。上微機以后，系統內設置有較全的統計功能，自動歸集各項發生的費別和歸屬科室及個人，隨時可以了解并動態歸集打印出各種需要的類別、金額、數量等資料性報表。院領導從查詢系統上可以對全院的門診、住院、藥房、藥庫等所有經濟情況了如指掌，徹底改變了過去依靠各科室“盲人摸象”型的匯報情況，而現在掌握的都是第一手資料。
4.社會、經濟綜合效益顯著
據筆者在實踐工作中掌握的情況，只要是綜合性醫院沒有上微機管理的收費人員手中都不同程度地持有未及時上交的現金，數量不定，少則幾萬，多則幾十萬的公款私存。登帳、記帳的存在有空蓋收費章，蓋章不記帳，記帳不結帳，而白白進行檢查或拿走藥品;開發票存在大頭小尾、冒名頂替、張冠李戴等現象。藥品盤存手工操作盤盈、盤虧的數額完全由人為控制，名日升益一萬，實則暗虧二萬，領導卻未必清楚等等。“跑、冒、滴、漏”現象比比皆是。而實行了微機管理后，這些問題都得到了徹底解決并維護了醫院發票的嚴肅性，方便了患者和有關單位的查詢、調檔，提高了醫院的社會形象，為交通、保險、醫保等選擇定點醫院創造了條件。
5.實踐工作過程的幾點經驗體會
5.1主要領導要決心大，態度明，手腕硬，才能順利辦妥辦好這件事。
5.2要有一個責任心強，對本單位各個管理環節精通，辦事公平，有顧全大局觀念的人專司負責協調、組織工作。否則，各部門只圖方便，各司其職，就會使開發公司的工程技術人員在硬件布局和軟件設置上無所適從，不知所措。
5.3在系統運行之前，應嚴格要求全院醫師書寫處方規范化。
5.4應根據藥房發藥的具體情況，制定藥品的計量標準，藥房計量單位要統一以發藥包裝單位為準(支、瓶、片、板、盒)，視具體藥品制定。
計算機管理范文第3篇
一、總則
為推動現代化管理，使管理規范化、程序化、迅速快捷，特制定本制度。
二、管理原則和體制
1.按集中與分散相結合原則，有條件的可設立中心機房，各部門配備電腦系統。
2.條件成熟時，建立計算機內部網絡系統。
3.計算機系統本著一次總體規劃、分步建設方式實施。
4.計算機系統建設應綜合考慮成本、費用、效率、效果、先進性、適用性，選擇最優技術經濟方案。
三、電腦系統選取型及采購
1.局機關辦公室負責電腦系統統一采購。
2.按照計算機系統規劃和工作需要，各部門或有關部門提出購置電腦系統的申請，列入固定資產投資計劃，經局務會議批準方可采購。
3.電腦系統選取型須基于廣泛的市場調研，在掌握各類電腦性能、價格之后選擇合格的機型 。
4.涉及重大電腦設備的選購，須邀請專業公司招標或咨詢，確保電腦的功能升級，以及維修服務的承諾。
5.電腦采購過程中，做好硬件的驗機工作和軟件測試工作，確保電腦系統的可行性。
四、電腦使用和管理
1.落實電腦管理責任部門和責任人，負責電腦管理的各種工作。
2.未經許可，任何人不得隨便支用電腦設備。
3.未經許可，任何人不得更換電腦硬件和軟件，拒絕使用來歷不明的軟件和光盤。
4.嚴格按規定程序開啟和關閉的電腦系統。
開機流程：
1.接通電源；
2.打開顯示器、打印機等外設；
3.開通電腦主機；
4.按顯示菜單提示，鍵入規定口令或密碼；
5.在權限內內對工作任務操作。
關機流程：
1.退出應用程序、各個子目錄；
2.關斷主機；
3.關閉顯示器、打印機；
4.關斷電源。
五、鼓勵干部職工使用電腦。在不影響工作情況下，干部職工應學習能熟練地進行電腦操作。
六、禁止使用、傳播、編制、復制電腦游戲，嚴禁上班時間玩電腦游戲。
七、電腦維護
1.機關確立專職或兼職工作人員負責電腦系統的維護。
2.電腦發生故障時，使用者作簡易處理仍不能排除的，應立即報告電腦主管。
3.電腦維修維護過程中，首先確保對電腦中的工作信息資料進行拷貝，并不遺失。
4.電腦軟硬件更換需經分管財務的副主任同意，如涉及金額較大的維修，應報局黨組批準。
5.UPS只作停電保護之用，在無市電情況下，迅速作存盤緊急操作；嚴禁將UPS作正常電源使用。
6.外請人員對電腦進行維修時，應有人自始至終地陪同。
7.凡因個人使用不當所造成的電腦維護費用和損失，酌情由使用者賠償。
八、機房管理制度
機房安全規定：
1.機房（工作臺）不得攜入易燃、易爆物品；
2.機房主內嚴禁吸煙；
3.機臺不準吃飯、吃零食或進行其他有害、污損電腦的行為；
4.機房嚴禁亂拉接電源，以防造成短路或失火；
5.安裝堅固門鎖系統，防止電腦被盜。
機房凈化規定：
1.機房內不得有衛生死角、可見灰塵；
2.調節適合電腦的溫度、濕度、負離子濃度，定時換風；
3.門窗密封，防止外來粉塵污染；
4.機房內不準帶入無關物品，不準睡覺休息；
5.機房用品定期清潔。
機房參觀管理的規定：
1.經局領導批準，外來人員才予安排參觀。
2.外來人員參觀機房，須有局領導指定人員陪同。
3.電腦處理秘密事務時，不得接待參觀人員或靠近觀看。
4.操作人員按陪同人員要求可以在電腦演示、咨詢；對參觀人員不合理要求，陪同人員應婉拒，參觀人員不得擅自操作。
5.經同意，參觀人員可以實地操作電腦，但須有機關工作人員的認可，不得調閱機密文件。
6.參觀人員不得擁擠、喧嘩，應聽從陪同人員安排。
7.參觀結束后，操作人員應整理如常。
九、計算機保密
1.不同密級文件存放于不同電腦中；
2.設置進入電腦的密碼；
3.設置進入電腦文件的密碼或口令；
4.設置進入入電腦文件的權限表；
5.對電腦文件、數據進行加密處理。
1）、為保密需要，定期或不定期地更換不同保密方法或密碼口令。
2）、經特殊申報批準，才能查詢、打印有關電腦保密資料。
3）、電腦操作員對保密信息嚴加看管，不得遺失、私自傳播。
十、電腦病毒的防治
1.購買使用公安部頒布批準的電腦殺毒產品。
2.未經許可證，任何人不得攜入軟件使用，防止病毒傳染。
3.凡需引入使用的軟件，均須首先防止病毒傳染。
4.電腦出現病毒，操作人員不能殺除的，須及時報電腦主管處理。
5.在各種殺毒辦法無效后，須重新對電腦格式化，裝入正規渠道獲得的無毒系統軟件。
計算機管理范文第4篇
【關鍵詞】計算機 會計檔案
隨著我國計算機技術的不斷發展，如何做好運用計算機管理會計檔案工作，以使其發揮更好的作用。根據本單位工作的實踐，將如何做好會計檔案的管理工作，談談個人的看法。
一、運用計算機管理會計檔案的特點
傳統的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，是記錄和反映 經濟 業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。單位實行會計軟件以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。運用計算機管理會計檔案具有以下一些顯著特點：
1、運用計算機管理會計檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的數據及其他磁性介質或光盤存儲的數據。即會計檔案存儲的范圍和領域擴大了。
2、傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，才具有生命力。即會計檔案的調用需要一定的軟、硬件環境。
3、運用計算機管理會計檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。
4、運用計算機管理會計檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計檔案的安全性、完整性要求更高。
5、實行運用計算機管理會計檔案的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計檔案更需要 科學 地管理。
二、如何做好運用計算機管理會計檔案工作
為了更有效地做好運用計算機管理會計檔案工作，我們必須根據計算機管理會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。
1、 計算 機管理 會計 檔案的收集。所謂計算機管理會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統、 網絡 操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
2、計算機管理會計檔案的保存。由于計算機管理會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即采用“ab備份法”進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個電算化會計系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
此外，還應注意計算機管理會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，筆者建議計算機管理會計檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱巨的。
3、計算機管理會計檔案的利用。即會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(l)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計軟件系統版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案通過計算機軟件系統中的檔案調閱（或數據恢復）功能進行調閱即可；(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計軟件系統版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的計算機系統，然后再進行調閱。
三、運用計算機會計檔案的整理與再利用
計算機管理范文第5篇
【關鍵詞】計算機 會計檔案
隨著我國計算機技術的不斷發展，如何做好運用計算機管理會計檔案工作，以使其發揮更好的作用。根據本單位工作的實踐，將如何做好會計檔案的管理工作，談談個人的看法。
一、運用計算機管理會計檔案的特點
傳統的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。單位實行會計軟件以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。運用計算機管理會計檔案具有以下一些顯著特點：
1、運用計算機管理會計檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的數據及其他磁性介質或光盤存儲的數據。即會計檔案存儲的范圍和領域擴大了。
2、傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，才具有生命力。即會計檔案的調用需要一定的軟、硬件環境。
3、運用計算機管理會計檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。
4、運用計算機管理會計檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計檔案的安全性、完整性要求更高。
5、實行運用計算機管理會計檔案的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計檔案更需要科學地管理。
二、如何做好運用計算機管理會計檔案工作
為了更有效地做好運用計算機管理會計檔案工作，我們必須根據計算機管理會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。
1、計算機管理會計檔案的收集。所謂計算機管理會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
2、計算機管理會計檔案的保存。由于計算機管理會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個電算化會計系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
此外，還應注意計算機管理會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，筆者建議計算機管理會計檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱巨的。
3、計算機管理會計檔案的利用。即會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(l)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計軟件系統版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案通過計算機軟件系統中的檔案調閱（或數據恢復）功能進行調閱即可；(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計軟件系統版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的計算機系統，然后再進行調閱。
三、運用計算機會計檔案的整理與再利用
