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高級檔案管理范文第1篇

一、中學檔案管理工作存在的問題

隨著現(xiàn)代社會中的信息技術不斷迅速發(fā)展，檔案管理工作相較存在滯后現(xiàn)象，不能滿足現(xiàn)代社會對檔案信息資源的要求。主要表現(xiàn)在：一是學校領導除了關注教學，沒有重視檔案管理的問題，對于檔案管理的認識欠缺。二是管理制度建立不完善，在傳統(tǒng)檔案的形式上也存在變化問題，管理工作出現(xiàn)前所未有的缺陷。三是管理人員工作能力偏低，有些是兼職人員，根本不懂得如何管理檔案，專業(yè)素質(zhì)較低，整理、收集及保管方面的能力也存在一定程度的欠缺，甚至給檔案管理工作帶來阻礙，導致無法推進先進檔案信息管理技術。四是中學領導忽視了學校管理制度要求和檔案管理工作規(guī)范，沒有添置信息化設備，造成檔案管理信息化程度偏低。

二、相關改進措施

（一）建立健全檔案管理制度。為了讓學校檔案管理工作能在正常的條件下運行，要重視檔案管理的制度建立健全。管理人員對學校的實際情況進行全面的調(diào)查，經(jīng)過調(diào)查得知；為了檔案的管理工作能夠順利進行，事前充分理解（檔案法）的重要性及規(guī)定中的合理科學規(guī)章制度的原則。在管理檔案中保證要遵從已制定規(guī)章制度的原則，一是收集檔案信息、歸檔、整理、保存、篩選……按照制定的環(huán)節(jié)標準進行。二是管理檔案時，通過有序化來進行有序移交檔案、改編、接收等，并按照工作中的需要辦理手續(xù)，做好入檔記錄。三是為了進行檢索，需要對檔案管理進行索引，在管理檔案中做好過程匯總，且配合相關的檢索進行管理檔案工作，以提高查看檔案的效率。

（二）提高管理人員技能素養(yǎng)。為了更好地進行檔案管理工作，提出了重要條件，要求相關部門定期對工作人員進行培養(yǎng)。尤其是派遣管理檔案的人員，并給予一些相關學習的資料，要求學習過程中能夠充分理解管理檔案的重要知識；同時提高工作人員的實踐技能（計算機技術）、維護網(wǎng)絡及管理數(shù)據(jù)，加強管理經(jīng)驗的提高，并讓檔案管理人員了解管理檔案方面的重要性；加強培養(yǎng)相關人員的管理及監(jiān)督專業(yè)水平，減少難點，運用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術收集管理中的相關信息，把現(xiàn)代信息技術融入新時期檔案管理工作的發(fā)展當中。

（三）管理檔案中的注意事項。檔案管理人員在整理或保存檔案時，對于從前的紙質(zhì)化檔案用日常的處理方式接手即可，因為在檔案管理當中很少存在重紙質(zhì)文件。但是屬于特殊性的數(shù)字化文件，如果采取處理方法出現(xiàn)失誤，會導致大量文件丟失，最后也很難以找回原處。所以，建議在保存及整理檔案時，要認真核對是否屬于數(shù)字化文件，再進行收集。為了方便使用計算機網(wǎng)絡（Computer）來發(fā)送相關郵件及文件，相關單位該為中學校提供“網(wǎng)絡”（The internet），通過先進網(wǎng)絡技術來把文件安全發(fā)送給檔案管理人員。此外，在收集檔案資料時注意一些方面：進行檢查資料的質(zhì)量保證，避免出現(xiàn)破損或水漬的痕跡，對于不合格的資料一概拒絕接收。

（四）現(xiàn)代化管理方式的應用。隨著現(xiàn)代社會信息資源的不斷推進，檔案資源利用率及開發(fā)較為廣泛，將其在管理中成為了不可缺少的重要部分。因?椋?每年各個中學的競爭力不斷加強，為了在一定程度上提升目標，采取相應的手段對信息資源及企業(yè)信息進行程度上的競爭。然而科學技術利用高速發(fā)展的時代提高了生產(chǎn)力，所以，在社會管理及經(jīng)濟建設當中信息技術已成為了其中不可缺少的基本部分，而且在一定程度上不斷刺激與提高信息化，將檔案管理工作促進先進技術發(fā)展上。但隨著時代的發(fā)展要求對傳統(tǒng)的（方式方法、管理理念及管理機制）不再被廣泛利用，對此方面需要加強提高。為了擴大信息溝通的渠道，在檔案信息的開發(fā)上加強優(yōu)化，并建立一種相應的開發(fā)機制，使信息管理技術及傳統(tǒng)檔案配合所謂方式進行改進。同時讓豐富的形式滿足現(xiàn)代信息的要求，加強重視收集檔案方面工作的重要性，例如：正確保存檔案（電子、紙質(zhì)），也要把相關資料一同收集（文字、錄像），并確保收集檔案工作的質(zhì)量。

高級檔案管理范文第2篇

一、高校聲像檔案數(shù)字化的類型

數(shù)字化技術是實現(xiàn)信息數(shù)字化的技術手段，它是計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的基礎。數(shù)字化技術給高校聲像檔案帶來了兩個方面的改變：一是新型數(shù)字化載體成為聲像檔案信息的承載體。二是對以傳統(tǒng)材料為載體的聲像檔案進行數(shù)字化轉換工作，并實現(xiàn)與新型數(shù)字化載體的聲像檔案相統(tǒng)一，由計算機進行管理。高校傳統(tǒng)聲像檔案數(shù)字化的處理工作，就是通過數(shù)字化的方式將以傳統(tǒng)材料為載體的聲像檔案信息進行數(shù)據(jù)存儲和備份，轉為數(shù)字化聲像檔案信息。主要包括以下三種類型：

（一）實現(xiàn)傳統(tǒng)底片、照片檔案的數(shù)字化。傳統(tǒng)底片檔案的材質(zhì)為銀鹽膠片，是經(jīng)過照相機拍照后保存在膠卷上的原始圖片信息。傳統(tǒng)照片檔案是對底片進行化學沖洗后所形成的成型品。實現(xiàn)傳統(tǒng)底片、照片檔案的數(shù)字化工作需要使用的設備為：高分辨率的專業(yè)底片掃描儀、A4幅面的專業(yè)照片掃描儀等數(shù)據(jù)轉換設備，光盤、硬盤等存儲設備，具有刻錄光盤功能的計算機設備。實現(xiàn)傳統(tǒng)底片、照片檔案的數(shù)字化工作流程為：確定掃描分辨率（找到分辨率與電子文件大小的平衡點），掃描檔案，處理圖像，存儲圖像（光盤存儲的為TIFF格式，上傳到網(wǎng)絡服務器的為JPEG格式）四個程序。

（二）實現(xiàn)音頻檔案的數(shù)字化。音頻檔案是以聲音為信息表達方式的檔案材料，包括以唱片、錄音帶為材料載體的純音頻檔案和含音頻檔案。實現(xiàn)音頻檔案的數(shù)字化管理需要一些必備的電子存儲設備，包括錄音機、唱機等播放設備，聲頻采集卡、音頻采集編輯軟件等數(shù)據(jù)轉換設備，光盤、硬盤等。此外，還有具有刻錄光盤功能的計算機設備也是音頻檔案數(shù)字化管理必不可少的設備。在具備以上設備的前提下，可以進行音頻檔案的數(shù)字化工作，其共有五個基本流程，首先是處理音頻檔案，其次連接音頻設備，然后采集音頻，接著編輯音頻文件，最后存儲音頻文件（光盤存儲的為WAV格式，上傳到網(wǎng)絡服務器的為MP3格式）。（三）實現(xiàn)視頻檔案的數(shù)字化。視頻檔案是指以磁帶、磁盤和光盤等為載體，利用錄像設備和技術，記錄下來的運動圖像(或稱視頻圖像)檔案。目前，以磁帶為載體的錄像檔案，大多數(shù)是模擬信息，而以磁盤和光盤為載體的視頻檔案，本身就是數(shù)字化信息。實現(xiàn)視頻檔案的數(shù)字化工作需要使用的存儲設備有錄像機等播放設備，視頻采集卡、視頻采集編輯軟件等數(shù)據(jù)轉換設備，以及光盤、硬盤等，此外還需要具有刻錄光盤功能的計算機設備。視頻檔案進行數(shù)字化的工作流程為：處理視頻檔案，連接視頻設備，采集視頻，編輯視頻文件，存儲音頻文件（光盤存儲的為WAV格式，上傳到網(wǎng)絡服務器的為MP3格式）五個程序。

二、高校聲像檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)路徑

（一）高校聲像檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)目標。高校聲像檔案數(shù)字化管理的目標是基于數(shù)字化校園信息管理平臺，設計與實現(xiàn)一個信息安全可靠、安裝方便快捷、操作簡單易學、且易于擴展的聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)可以實行管理員和普通用戶分層管理，可以實現(xiàn)照片、音頻、視頻三種類型聲像檔案的統(tǒng)一管理，不僅可以完成聲像檔案的收集、整理、著錄，還可以完成保管、利用、統(tǒng)計，以及打印、銷毀等管理工作的全部功能。此外，還可以滿足用戶在一定范圍內(nèi)對與聲像檔案有關的相關信息進行查詢的需要。

（二）高校聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)。主要有以下幾點：

1.基本流程。高校聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)將用戶分為管理員和普通用戶。其基本流程是：用戶訪問高校聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，進入用戶登錄的界面，系統(tǒng)在用戶登錄成功以后會進行身份判別，身份判別是按照訪問者的身份和權限進行的，身份得到判別的用戶自動進入相應的操作界面。系統(tǒng)最高權限的用戶則是管理員，他對整個系統(tǒng)負責。當管理員進入管理員界面后，他不僅具有添加、刪除用戶的權限而且還具有修改普通用戶信息的權限，此外還具有發(fā)表聲像檔案、修改聲像檔案、刪除聲像檔案的權限，以及批復用戶申請，進行用戶權限分配等等；普通用戶登錄驗證進入普通用戶界面后，既可以查看或預覽聲像檔案，又可以檢索或下載聲像檔案，還可以經(jīng)管理員授權申請聲像檔案，修改個人信息等。

2.系統(tǒng)結構及其功能。高校聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)由五個模塊組成，分別為檢索模塊、管理模塊、用戶模塊、申請模塊和權限模塊。各模塊擁有各自的控制器和功能頁面，系統(tǒng)遵守高內(nèi)聚低耦合的模塊設計原則，正因如此，系統(tǒng)里模塊與模塊之間，彼此既相互聯(lián)系，又獨立運行。（1）檢索模塊。該模塊業(yè)務是本系統(tǒng)的核心業(yè)務，因此本系統(tǒng)中的首頁面被設置為檢索頁面。當用戶登錄成功，進入檢索界面以后，可以實現(xiàn)對聲像檔案的檢索，每頁顯示的檢索條目數(shù)可以進行設置。檢索頁面還可以與其他頁面進行超鏈接，檢索結束后選擇退出窗口等。檢索模塊主要有以下可實現(xiàn)的功能：第一個可實現(xiàn)的功能是對文檔進行全文檢索，主要包括：元數(shù)據(jù)全文搜索，系統(tǒng)儲存文檔內(nèi)容的全文搜索。第二個可實現(xiàn)的功能是高級檢索，主要包括：檢索詞自行聯(lián)想提示，同音詞檢索，同義詞檢索，對象分類檢索，以及根據(jù)時間、創(chuàng)建修改時間、格式、大小等條件對資源進行高級檢索。第三個可實現(xiàn)的功能是結構化搜索功能，即針對搜索結果進行二次篩選，它是根據(jù)搜索類別資源進行屬性篩選。第四個可實現(xiàn)的功能是基于位置的檢索功能，基于位置的檢索表示，系統(tǒng)每個目錄結構導航都有一個路徑索引，可把搜索限制在某個文件夾范圍內(nèi)，這樣不僅搜索速度更快，而且搜索效果更佳。（2）管理模塊。該模塊是本系統(tǒng)賦予管理員的獨有功能，在此管理員可以對整個系統(tǒng)進行管理。管理模塊可實現(xiàn)的主要功能有：第一，可實現(xiàn)用戶管理的功能，主要包括添加新用戶、刪除用戶、修改用戶信息。第二，可實現(xiàn)聲像檔案管理的功能，主要包括添加聲像檔案、刪除聲像檔案、修改聲像檔案。第三，可實現(xiàn)用戶管理的功能，即查看和批復用戶申請，授予各級用戶權限。（3）普通用戶模塊。普通用戶登錄成功后進入該模塊，此模塊可實現(xiàn)的主要功能有：第一，可實現(xiàn)查看聲像檔案的功能，主要滿足普通用戶查閱聲像檔案。第二，可實現(xiàn)檢索聲像檔案的功能，用戶可以檢索到所需要的視頻、音頻、圖像等檔案信息。第三，可實現(xiàn)申請聲像檔案的功能，用戶對于搜索到的視頻、音頻、圖像等檔案，可以向系統(tǒng)管理員提出申請下載，等待管理員授權。第四，可實現(xiàn)聲像檔案在線預覽的功能，用戶對檢索到的視頻、音頻、圖像檔案可分別進行閱覽。第五，可實現(xiàn)聲像檔案下載的功能，用戶向系統(tǒng)管理員提出的聲像檔案下載申請，須經(jīng)管理員授權后，才可以進行下載操作。第六，可實現(xiàn)修改個人信息的功能，主要滿足普通用戶對本人相關信息的修改操作。(4）申請模塊。該模塊的主要功能是：用戶在檢索聲像檔案成功以后，可以通過在線預覽所檢索到的聲像檔案資源，如果符合用戶需要，則用戶需填寫申請此聲像檔案資源下載原因，填寫完下載理由就可以向系統(tǒng)管理員提出下載申請。只有在管理員通過在線對用戶申請進行批復，即通過管理員批復授權后，用戶才能下載此聲像檔案資源；經(jīng)批復但未獲授權，則不能實現(xiàn)對此聲像檔案資源的下載。

三、結語

高校聲像檔案既是記載學校發(fā)展歷史、也是服務學校現(xiàn)實工作、更是承接學校未來發(fā)展的重要載體，在高校教學管理過程中發(fā)揮著不可替代的作用。對這些寶貴的聲像檔案信息資源，實行數(shù)字化管理，以達到最大化的社會資源共享，是高校檔案管理工作順應時代進步和社會發(fā)展的客觀選擇，是加速高校檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)實要求，是提升高校檔案信息服務水平的必由之路。

作者:梁驍 單位:賀州學院校長辦公室

參考文獻:

[1]梁驍.高校聲像檔案數(shù)字化管理策略研究[J].傳承,2016（01）:112-113.

高級檔案管理范文第3篇

[關鍵詞]高校　檔案管理　觀念　管理隊伍

[中圖分類號]G627　[文獻標識碼]A　[文章編號]1006-5962(2012)02(a)-0117-01

高校檔案是伴隨著高校的發(fā)展而不斷積累形成的重要信息資源，不僅對高校自身的建設和發(fā)展起著重要的作用，同時也為國家經(jīng)濟建設的發(fā)展與社會的進步做出應有的貢獻。知識經(jīng)濟時代的到來，給高校檔案管理工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn)，同時，高校檔案管理工作者也面臨著轉變工作觀念的考驗。本文擬分析新時期檔案工作的幾個變化和檔案管理人員隊伍存在的問題，提出了應該轉變的幾個觀念。認為應觀念先行，促進高校檔案管理工作水平的提高。

1檔案工作管理隊伍的現(xiàn)狀

1.1整體文化程度水平偏低

目前，高校檔案工作者大專以上文化程度的約占三分之二，研究生更是鳳毛麟角。整體文化水平偏低導致現(xiàn)有的高校檔案管理隊伍難以適應新時期工作的要求，難以擔負高校檔案信息工作的重任。

1.2專業(yè)水平偏低

由于長時期以來，我國培養(yǎng)的檔案管理專業(yè)人才數(shù)量過少，導致高校檔案工作中檔案專業(yè)人才一直比較缺乏。其他接受過檔案工作短期專業(yè)培訓的人員數(shù)量也不過整體數(shù)量的一半，在專業(yè)水平上也難以適應檔案工作的要求。

1.3專業(yè)技術職稱結構不合理

一是檔案工作高級職稱的比例過小，一般的普通高校甚至沒有；二是中級職稱的獲得者所持有的大多不是檔案管理工作系列的技術職稱。

1.4知識構成老化

現(xiàn)代科學技術的發(fā)展突飛猛進，日新月異，知識更新的周期也變得越來越短。檔案管理學科也得到了飛速的發(fā)展，出現(xiàn)了許多新的理念和實踐知識。然而，大多數(shù)的高校檔案管理者還停留在傳統(tǒng)的管理方法和管理模式中，對于現(xiàn)代化管理知識、電腦知識、微縮攝影和光盤等等了解不多。

1.5檔案工作者的積極性未得到充分發(fā)揮

由于高校檔案管理工作相對于高校的教學、科研工作而言，不能及時體現(xiàn)它的服務功能和經(jīng)濟效益，所以長期以來在高校中未能得到足夠重視，檔案工作者的地位和待遇問題沒有得到妥善解決，挫傷了部分檔案工作者的積極性。

2相關對策――轉變工作觀念

高校檔案管理模式的轉變，給檔案管理工作帶來全新的變化，這種變化必須促使檔案管理者思想觀念的轉變。只有實現(xiàn)思想觀念上的轉變，才能有實踐上的根本轉變，樹立新的價值觀念是今后相當時期的重要任務。

2.1要樹立現(xiàn)代檔案信息服務社會化觀念

現(xiàn)代信息服務業(yè)的出路是向社會化方向發(fā)展，單一、封閉的服務模式已不能適應現(xiàn)代檔案信息服務以社會、市場為導向，面向經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場的要求。因此，迫切需要轉變觀念，加快高校檔案信息服務原有體制、機制的改革步伐，擺脫傳統(tǒng)的服務模式，盡快建立起廣泛的開放性的社會化的新服務體系，樹立起全局觀念、整體觀念、開放觀念和面向社會化發(fā)展的全新觀念。在面向高校教學科研及管理服務的同時，向社會開展全方位的信息服務。

2.2樹立現(xiàn)代檔案信息服務網(wǎng)絡化、資源共享觀念

隨著網(wǎng)絡的普及，要樹立起網(wǎng)絡化服務的觀念，積極利用網(wǎng)絡技術、計算機技術及多媒體技術，抓好檔案數(shù)據(jù)庫建設，加強館際協(xié)作，建立完整的社會信息系統(tǒng)，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源共知、共建、共享、共開發(fā)的觀念。

2.3樹立服務創(chuàng)新的觀念

當前，高校檔案信息服務的方式方法大多還比較單一，被動性大。要改變落后的工作方式，滿足各方面對檔案信息的需求，首先要樹立創(chuàng)新的服務觀念。結合高校檔案信息工作不僅體現(xiàn)服務性，更要富有創(chuàng)造性的新特點，要有超前意識，預測利用者需求，捕捉信息，把握時機，采用不同媒體形式，對原始檔案分析研究再創(chuàng)造，及時推出系統(tǒng)、集中、對路和超前的編研結果，使檔案信息服務工作真正體現(xiàn)出信息資源加工、服務創(chuàng)新性的工作。

2.4樹立高素質(zhì)人才隊伍觀念

高級檔案管理范文第4篇

關鍵詞:高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。

1.1檔案信息時展的要求

首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國經(jīng)濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計算機網(wǎng)絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡為基礎的新經(jīng)濟，其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入極好的良性循環(huán)之中。

以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次，使高校檔案業(yè)務工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中，各級部門可根據(jù)自己的權限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。

1.2高校檔案信息數(shù)字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網(wǎng)絡環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。計算機網(wǎng)絡化管理的出現(xiàn)，使計算機從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。

1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化的條件已經(jīng)基本成熟

1.3.1通訊技術和計算機網(wǎng)絡迅速發(fā)展;90年代以來，我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)(Chinanet)、中國教育科研網(wǎng)(caep.cetinnet)、中國科技網(wǎng)(CSTnet)和中國金橋網(wǎng)(ChinaGBnet)，并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET， 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡化建設提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效

自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數(shù)據(jù)庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。 轉貼于

2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化存在的問題

2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題

事實上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在:首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關系，它只為檔案部門內(nèi)部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。

2.2高校檔案館網(wǎng)絡化建設中存在的問題

2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡化建設和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網(wǎng)絡化的進程。

2.2.2標準化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡化建設和資源共享造成隱患。

2.2.3數(shù)據(jù)庫建設滯后;

經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實質(zhì)性的資源司共享。

2.2.4經(jīng)費保障率低

目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡化建設的經(jīng)費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網(wǎng)絡，更談不上對設備的及時更新。目前經(jīng)費仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡化發(fā)展的最大障礙。

3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構想

3.1采用客戶機/服務器(Client/Server)體系結構模式;客戶機/服務器結構模式是通過網(wǎng)絡把分散的計算機系統(tǒng)連接起來，系統(tǒng)把這些計算機根據(jù)其功能劃分為服務器與客戶機C/S結構系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫，并將這些部分交給多臺機器(包括工作站、一個或多個服務器)分別執(zhí)行，共同實現(xiàn)整體應用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面，當前臺需要調(diào)用某些數(shù)據(jù)時，工作站向被稱為后臺的數(shù)據(jù)庫服務器(Server)發(fā)出請求，服務器即對此做出響應，并把處理的結果返回給前臺，這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫服務器的客戶(Client)。C/S模式實際上是一種軟件運行和組織方式，不是指工作站、服務器等硬件結構系統(tǒng)，它必須依賴網(wǎng)絡系統(tǒng)而存在，并且充分利用了網(wǎng)絡的資源優(yōu)勢，但它對具體的網(wǎng)絡硬件、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)并無嚴格的要求。在Windows NT、Netware上均可以構造起實用C/S結構系統(tǒng)。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。 轉貼于

高級檔案管理范文第5篇

【關鍵詞】高校 檔案管理 創(chuàng)新 數(shù)字化問題

創(chuàng)新就是人類社會和國家發(fā)展的重要依據(jù)。隨著社會經(jīng)濟的有效提升，科技技術的不斷創(chuàng)新，促使高校的檔案管理工作也出現(xiàn)了一定的改變，并且進入到全新的管理形式，解決了以往的高校檔案管理工作出現(xiàn)的問題，同時滿足了現(xiàn)階段高校學生和人們的需求，有效的推動了檔案管理工作的實施。檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，主要是依據(jù)數(shù)字轉換、掃描、壓縮等網(wǎng)絡技術將以往的檔案素材歸納到完善的檔案庫中，從而有助于高校學生、教師以及研究者等進行閱讀和下載，從而保障了檔案素材的完善性和有效性。但是，實際發(fā)展的過程中，高校實施的檔案管理工作較為落后，因此需要實時創(chuàng)新，從而滿足現(xiàn)階段高校發(fā)展的需求。

一、高校檔案管理創(chuàng)新和檔案管理數(shù)字化具備的含義

高校檔案管理的創(chuàng)新和檔案管理數(shù)字化是依據(jù)現(xiàn)代管理方案為依據(jù)，全面依據(jù)現(xiàn)代管理觀念和形式，結合優(yōu)質(zhì)的管理形式和設施，突破以往的管理形式，促使高校檔案管理更具備創(chuàng)新觀念，引導高校管理走向科技、數(shù)字、系統(tǒng)化的管理形式。

高校檔案管理的現(xiàn)代化與以往的管理形式對比分析，有非常多的特點，例如占據(jù)的空間相對要小，減少了資源的流失和浪費，信息儲存的形式多變，同時數(shù)量也在不斷地增加，個性化的管理形式不斷的推廣，還加大了信息的傳播速度。在實際發(fā)展的過程中可以提升高校檔案資料的傳播速度，保障信息資料傳播的有效性，提升檔案管理工作的工作質(zhì)量。高校檔案數(shù)量和時間也在不斷地改善。因此，現(xiàn)代化的管理形式是發(fā)展的必然方向。

二、高校檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化管理中存在的問題

在實際發(fā)展的過程中，想要到達創(chuàng)新，進行數(shù)字化管理并不是簡單的工作，需要實施工作的人員堅持實施。在目前的高校檔案管理中還存在一定的問題。

（一）檔案標磚缺少完善性。由于不同高校的發(fā)展時間和形式也不相同，促使檔案管理工作在實施的過程中也存在一定的差異性。依據(jù)高校來說，其時間的差異性，促使技術也存在一定的不同，從而導致檔案管理工作無法統(tǒng)一，設施應用的效率和時間等也存在不同，這些都影響著整體檔案管理工作實施的有效性和完善性。

（二）管理形式缺少創(chuàng)新性。高校的檔案管理發(fā)展形勢逐漸向數(shù)字化挺進，這是時展的需求，具備一定的連續(xù)性。從信息技術的發(fā)展初期到現(xiàn)階段，我國越來越關注檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，但是隨著科技技術和社會經(jīng)濟的不斷提升，在實施高校檔案管理工作的過程中，大部分的高校沒有滿足時展的需求，缺少一定的創(chuàng)新觀念?？萍及l(fā)展的越來越快，促使檔案管理也需要具有創(chuàng)新觀念，從而滿足時代和人們的需求。

（三）數(shù)據(jù)庫構建缺少實用性。現(xiàn)階段，國家在投資高校管理經(jīng)濟上，依據(jù)對檔案管理工作的投資非常的少，因為投資金額較少，但是大部分的高校實施工作也存在一定的限制，無法及時更新優(yōu)質(zhì)的設備，促使大部分構成的檔案數(shù)據(jù)庫形式較小。大部分的高校檔案數(shù)據(jù)庫管理都缺少實用性，數(shù)據(jù)庫模式的減少，標準不完善，形式單一化，同時沒有規(guī)范的管理，以此無法滿足時代人們的需求，從而減少了高校檔案管理的有效性和完善性。

三、高校檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化檔案管理的方案

（一）完善檔案管理的系統(tǒng)，減少網(wǎng)絡影響。要想實施高校檔案管理數(shù)字化，最先要完善管理系統(tǒng)的軟件，從而奠定有效的基礎，以此高校需要提升軟件的開發(fā)工作，開發(fā)有效的高校檔案管理軟件。一個優(yōu)質(zhì)的檔案管理數(shù)字化技術，需要具備以下幾個特點：第一，滿足各種形式的檔案需求。第二，可以保障檔案管理信息不受到網(wǎng)絡技術和平臺的約束。第三，應用技術簡單方便。在實施管理工作的過程中，依據(jù)上述三點實施創(chuàng)新，不但要提升軟件的有效性，還要滿足工作人員的需求。例如，可以構建優(yōu)質(zhì)的專屬服務器，促使校外的人員可以進行搜查。并且定期更新數(shù)據(jù)庫信息，確保信息的有效性。

（二）構建數(shù)字化檔案管理，促使文書檔案自動化應用。構建數(shù)字化的檔案館是科技技術發(fā)展的重要組成部分，并且改變了檔案管理工作形式、目標以及方向等。因此，在實際發(fā)展的過程中需要依據(jù)信息和網(wǎng)絡形式構建數(shù)字化的檔案館。最先需要將高校以往的館藏信息和資源進行數(shù)字化管理，有助于校內(nèi)外的人員進行閱讀和下載。工作者可以依據(jù)掃描、手工錄入的形式將有效的信息資源儲存到光盤、U盤等系統(tǒng)中。在最開始實施數(shù)字化檔案管理工作的時候較為復雜和艱難，需要制定完善的工作方案，有效的實施工作。之后，現(xiàn)階段的檔案工作都將實施數(shù)字化，需要工作者依據(jù)數(shù)字化技術和系統(tǒng)的要求將文書工作轉化為數(shù)字化的形式，從而自動化管理文書。文書檔案管理是進行自動化管理的重要基礎。但是其實施的時間較長，不僅是工作人員的錄入工作轉換為數(shù)字化的形式，還要將整體的管理工作轉換為數(shù)字化的形式。這需要數(shù)字管理的構建融入管理，依據(jù)系統(tǒng)管理人員的錄入可以明確哪些工作沒有完善，以及及時解決問題，保障數(shù)字化管理工作的質(zhì)量。

（三）提升數(shù)字班培訓，提升檔案工作者的信息管理能力。為了滿足新檔案管理工作的需求，需要制定有效的檔案數(shù)字班培訓工作，從而提升工作者數(shù)字化管理能力。工作者依據(jù)培訓班，可以學習新的知識，優(yōu)化自身具備的知識系統(tǒng)，并且掌控新的計算機管理能力，滿足檔案數(shù)字化管理的要求，提升整體工作的質(zhì)量和效率。

結束語：綜上所述，計算機技術和網(wǎng)絡平臺的不斷發(fā)展，促使人們的生活和學習形式都發(fā)生了一定的改變，信息數(shù)字化已經(jīng)是現(xiàn)階段社會發(fā)展的重要組成部分，更是創(chuàng)新的重要依據(jù)。高校檔案管理是檔案管理數(shù)字化管理中組成部分，結合了創(chuàng)新的理念，滿足了現(xiàn)階段時展的人們需求，同時也推動了檔案管理數(shù)字化理念的發(fā)展和應用。

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